- i - ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI 1.1 UNIT PEROLEHAN 1. Lampiran UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK 2-5

(1)

(2)

- i -

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

1.1 UNIT PEROLEHAN 1

Lampiran 1

1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK 2 - 5

Lampiran 1

Lampiran 2

1.3 UNIT KOLEKSI KHAS 6

2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/200200)]

2.1 UNIT PEROLEHAN 7

(3)

- ii -

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

3.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

3.1 UNIT PEROLEHAN 8 – 9 Lampiran 1 Lampiran 2 Lampirann 2a Lampiran 2b Lampiran 3 Lampiran 4

(4)

(5)

1 LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI

BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER JANUARI – JUN 2008

1.0 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI 1.1 UNIT PEROLEHAN

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan

1. Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar [AKT (BPD)/PSZ/74] i. Menguruskan pembelian dan penerimaan bahan 80% daripada

peruntukan yang diterima pada tahun semasa.

ii. Memproses pembayaran invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

ia. Peratus pembelian bahan mencapai 59.67% iaitu meningkat sebanyak 11.25% berbanding 2007 bagi tempoh yang sama.

ib. Peratus penerimaan bahan mencapai 64.53% dengan peningkatan sebanyak 23.59% berbanding 2007 bagi tempoh yang sama.

ii. 100% proses pembayaran invois dapat dibuat selepas lengkap bahan diterima.

Penambahbaikan

Bagi melihat tempoh sebenar yang diambil dari bahan yang diterima sehingga bahan disemak penggunaan cop Tarikh semakan PmP dan

Tandatangan PmP bermula pada bulan Julai 2008 (Lihat Contoh).

Rujuk Lampiran 1 (Jadual 1)

Rujuk Pekeliling Bendahari Bil.1/2007 para 2.2 Rujuk Lampiran 1 (Jadual 2) Contoh Tarikh Semakan PmP:………. Tandatangan PmP:……….

(6)

Lampiran 1 2008 2007 2008 2007 Januari 255,981.87 286,764.10 544,164.55 9,781.03 Februari 436,392.61 111,995.66 552,477.53 150,712.32 Mac 468,823.16 354,947.82 405,591.96 377,033.68 April 476,592.05 345,227.82 433,479.09 247,635.07 Mei 515,246.20 520,771.92 407,947.93 499,424.64 Jun 531,960.43 559,268.54 560,166.46 557,741.40 Jumlah 2,684,996.32 2,178,975.86 2,903,827.52 1,842,328.14 Peratus (%) 59.67 48.42 64.53 40.94 Jumlah 1 - 7 8 - 14 > 14 (Invois) Januari 97 84 49 230.00 Februari 287 0 0 287.00 Mac 222 44 0 266.00 April 416 0 0 416.00 Mei 338 0 0 338.00 Jun 370 0 0 370.00 Jumlah 1730 128 49 1,907.00 Peratus (%) 90.72 6.71 2.57 100%

Bulan Tempoh Pembayaran Invois (Hari)

Jadual 2 : Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari Jadual 1 : Peratus Pembelian dan Penerimaan Bahan

Januari - Jun 2008

(7)

(8)

(9)

2 1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK

1. Prosedur Unit Jurnal dan Media Elektronik

i) Memastikan bahan diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa 7 hari bekerja dari tarikh

penerimaan.

ii) Memastikan inbois yang tiada bermasalah diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam

jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois diterima.

a) Jurnal bercetak

Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. Hasil analisa mendapati100% atau 1,008 isu bercetak yang diterima ini telah dapat diproses penerimaan dalam jangkamasa 1-2 hari.

b) Pangkalan Data Cakera Padat

Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam

jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. 100% isu diproses penerimaan dalam jangkamasa 1-2 hari.

a) Sejumlah 99.58% iaitu 234 inbois yang diterima telah berjaya diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois tersebut diterima. Namun terdapat satu inbois yang gagal diproses dalam jangkamasa yang ditetapkan kerana menunggu kelulusan pembayaran dari pihak Bendahari. Ianya melibatkan pembayaran

pendahuluan pangkalan data IEEE yang akan dilanggan oleh

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

Rujuk Lampiran 1

(10)

3

Cadangan Penambahbaikan UJME berusaha untuk memperbaiki proses kerja dari masa ke semasa. Daripada penelitian, aktiviti memproses inbois untuk pembayaran dapat

ditingkatkan dengan cadangan berikut :-

1) Memandangkan proses mencetak nombor siri hanya boleh dilakukan oleh seorang pembantu di Unit Perolehan, UJME mencadangkan agar seorang lagi staf sokongan diberi tanggungjawab membantu proses tersebut. Daripada lampiran, dapat dilihat bahawa sejumlah 45 inbois diproses dalam jangkamasa 11-12 hari kerana pembantu berkenaan bercuti.

Sedangkan secara normalnya ia dapat diproses dalam jangkamasa tidak lebih dari 6 hari. Dengan penambahan seorang lagi staf, maka ia akan dapat melancarkan proses pembayaran inbois di UJME.

(11)

4

2. Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses Jurnal AK(MB)/PSZ/75.3.5 3. Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses Bahan Media Elektronik AK(MB)/PSZ/75.3.6 1. Menerima dan memantau semua pemprosesan bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak) kecuali bahan terbitan UTM dalam tempoh 30 hari bekerja.

2. Mengkatalog semua bahan hadiah (bercetak dan tidak bercetak) dan juga jurnal langganan baru (bercetak dan atas talian (online)). Maksima 60 judul sebulan

berasaskan bahan yang diterima

3. Menyemak dan

mengemaskini keaktifan langganan jurnal atas talian (online journal) yang terdapat di INFOLAN2

Bagi bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak), sebanyak 959 bahan telah diproses Penerimaannya. Jumlah ini dipecahkan kepada dua bahan hadiah iaitu majalah dan buku. Dari Jan - Jun, sebanyak 799 bahan telah diterima. Jumlah ini adalah termasuk judul yang baru dan judul yang sedia ada. Bahan hadiah majalah ini boleh dipecahkan kepada beberapa jenis iaitu laporan tahunan, bulletin, makalah dan sebagainya. Sebanyak 160 buah buku telah diterima bagi Jan – Jun.

Sasaran 60 judul sebulan tidak tercapai kerana penerimaan bahan baru adalah kurang bagi Jan-Jun 2008.

(12)

5

Semakan dibuat adalah untuk melihat samada url yang diberikan itu

berfungsi atau tidak. Jika tidak berfungsi,

kemaskini akan

dilakukan. Tag500 adalah untuk menerangkan tentang tahun langganan sesuatu jurnal elektronik. Ia membantu pengguna untuk mengetahui tentang teks penuh sesuatu jurnal.

(13)

1 - 2 HARI 3 - 4 HARI 5 - 6 HARI 7 - 8 HARI EBSCO 60 24 60 KOOP UM 111 33 111 KOOP UTM 107 12 107 UBS 86 21 86 SWETS 157 44 157 TERUS 183 33 183 IBS 304 71 304 Jumlah Jurnal Bercetak 1008 238 1008

Pangkalan Data Cakera Padat

23 9 23

JANGKAMASA PROSES PENERIMAAN BAHAN

JANUARI - JUN 2008

Lampiran 1

JANGKAMASA PROSES

PEMBEKAL JUMLAH ISU

DITERIMA

JUMLAH JUDUL

(14)

JUMLAH

INBOIS 1-2 HARI 3-4 HARI 5-6 HARI 7-8 HARI 9-10 HARI 11-12 HARI 13-14 HARI > 14 HARI

JANUARI 160 61 55 44 FEBRUARI 8 8 MAC 20 12 7 1 APRIL 15 7 4 4 MEI 27 16 10 1 JUN 5 4 1 JUMLAH 235 108 77 4 45 1 PERATUSAN % 45.96% 32.77% 1.70% 19.15% 0.42% TARIKH INBOIS DITERIMA (BULAN)

JANGKAMASA MEMPROSES INBOIS

JANUARI - JUN 2008

JANGKAMASA PROSES

(15)

6 1.3 UNIT KOLEKSI KHAS

Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas

Mendapatkan dan

menginput bahan khas UTM ke dalam Modul ACQ dengan peningkatan sebanyak 5 % dari Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pustakawan Koleksi Khas.

( Sasaran tahun 2008= 4,326 judul)

Bagi tempoh Jan – Jun 2008, jumlah judul yang perlu diinput adalah

sebanyak 50% iaitu 2,163.

i) Menginput Koleksi Khas

Sebanyak 2,231 judul (2,314 naskhah) bahan koleksi khas telah diinput. (Lihat Jadual 1)

ii) Menginput Koleksi Khas Hadiah Sebanyak 19 judul (30 naskhah) bahan hadiah telah diinput (Lihat Jadual 2). ( Pembantu Perpustakaan Hadiah dan Pertukaran-UKK juga membuat kerja menginput bahan tesis, mikrofilem dan cakera padat tesis).

Jumlah keseluruhan bahan yang telah diinput bagi tempoh Januari - Jun 2008 adalah 2,250 judul (2,344 naskhah). Jika 100% adalah 2,163 judul , Oleh itu jika jumlah bahan yang diinput adalah 2,250 judul adalah bersamaan dengan 104.02 %.

Cadangan Penambahbaikan; Setiap bahan yang baru diterima di Unit Koleksi Khas akan dibuat pemantauan dari segi tarikh terima dan tarikh diproses mengikut peringkat. Cth: Tempoh bahan diterima oleh Pustakawan, tempoh diinput oleh Pembantu Perpustakaan dan tempoh untuk aksesen sehingga ditukar status ‘In Cataloguing’ akan dipantau.

Sila rujuk keterangan lanjut di Jadual 1 & 2.

(16)

Jadual 1 : Jumlah Bahan Koleksi Khas Yang Telah Diinput Ke Dalam Modul ACQ SEHINGGA BULAN JUN 2007

JENIS BAHAN

JUDUL NASKHAH Koleksi Khas Am:

Buku 49 108

Makalah 12 36

Koleksi Khas Projek 964 964

Tesis Sarjana 175 175

Tesis PhD 13 13

Koleksi Khas Radas:

Mikrofilem 76 76

Cakera Padat 942 942

JUMLAH 2,231 2,314

Jadual 2 : Bahan Hadiah

Judul Naskhah Monograf: Buku 16 25 Makalah 2 4 Hadiah Radas: Cakera Padat 1 1 JUMLAH 19 30 JUMLAH BESAR

(17)

(18)

7 2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)]

JANUARI – JUN 2008

2.1 UNIT PEROLEHAN

Prosedur Ketidakpatuhan Produk Hasil Sisiatan Punca Masalah Pencegahan Prosedur Mengurus

Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar

[AKT (BPD)/PSZ/74]

Ketidakpatuhan produk berlaku terhadap proses aksesan berikut:

1. Tiada cop kotak nombor panggilan. 2. Tiada strip

keselamatan. 3. Tiada kotak cakera

padat.

(Rujuk Lampiran 1)

Jumlah keseluruhan bahan di aksesan Januari – Jun 2008 seperti berikut:

9 Buku = 13,875 naskhah

9 Bahan Pandang Dengar = 1,036 unit 9 Lain-lain = 139 unit

Jumlah Keseluruhan = 15,050

Jumlah keseluruhan bahan diaksesan meningkat sebanyak 1,360 berbanding tahun 2007 (13,690) bagi tempoh yang sama.

Hasil Siasatan

Ketidakpatuhan produk proses aksesan menurun dari 8 jenis aksesan kepada hanya 3 jenis aksesan sahaja.Walaupun peratus keseluruhan ketidakpatuhan produk meningkat 0.1% iaitu dari 0.44% (2007) kapada 0.54% Januari – Jun 2008. Namun begitu, ketidakpatuhan produk masih pada tahap yang sangat rendah iaitu kurang dari 1%.

Ketidakpatuhan berlaku kepada cakera padat yang melampiri buku berkulit keras yang diletakkan di bahagian dalam buku. Buku yang melampiri cakera padat akan diletakkan penanda selepas proses penerimaan sebelum diserahkan kepada seksyen aksesan.

(19)

Tiada Cop Kotak No. Panggilan Tiada Strip Keselamatan Tiada Kotak Cakera Padat Januari 0 0 0 0 Februari 0 3 1 4 Mac 0 2 0 2 April 2 0 4 6 Mei 0 0 0 0 Jun 0 0 0 0 Jumlah 2 5 5 12 Peratus (%) 0.01 0.03 0.50 0.54

Jumlah Bahan Segera = 652.00

Jumlah Bahan Biasa = 13,223.00

1,036.00

Lain-lain = 139.00

Jumlah keseluruhan = 15,050.00

Lampiran1

Jumlah Bahan Pandang Dengar =

Jumlah dan Peratus Ketidakpatuhan Produk Mengikut Jenis Aksesan Januari - Jun 2008

Bulan

Jenis Aksesan