RANCANG BANGUN APLIKASI DEKSTOP SISTEM PERSEDIAAN BARANG PADA MEDICAL CENTER SUAK LAMPUNG SELATAN

RANCANG BANGUN APLIKASI DEKSTOP SISTEM PERSEDIAAN

BARANG PADA MEDICAL CENTER SUAK LAMPUNG SELATAN

Roly Yansyah

Jurusan Manajemen Informatika, AMIK Dian Cipta Cendikia Bandar Lampung Jl. Cut Nyak Dien No. 65 Durian Payung (Palapa) Bandar Lampung

E-mail: t4p15@yahoo.co.id

ABSTRAK

Medical Center PT. Central Pertiwi Bahari merupakan tempat pelayanan kesehatan karyawan di perusahan Central Pertiwi Bahari di Suak Lampung Selatan. Data – data yang berhubungan dengan persediaan obat dicatat secara manual yang mempersulit pegawai untuk mengecek data obat yang tersedia, keluar masuknya obat sehingga menimbulkan tidak tersedianya obat dan membutuhkan pengarsipan data laporan kepimpinan yang benar dan kesalahan disebabkan faktor pegawai atau alat kerja yang belum memadai. Tujuan dari penelitian ini berusaha mengembangkan sistem khususnya stok barang, sehingga pengolahan data dan laporan yang dihasilkan dapat lebih efektif dilihat dari waktu dan biaya. Guna mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem komputerisasi persediaan barang pada Medical Center PT Central Pertiwi Bahari Suak

Lampung Selatan, peneliti mengusulkan sistem baru yang digambarkan dengan Contex Diagram

untuk menggambarkan alur sistem secara umum, Data Flow Diagram untuk memecah subsistem

kedalam fungsi yang lebih detail, Entity Relationship untuk menggambarkan hubungan antara satu

entity dengan entity yang lain, serta Data Dictionary untuk mendefinisikan komponen dari setiap

entity. Peneliti menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 6.0 dalam pembuatan software

aplikasi. Software yang peneliti buat dapat digunakan untuk pengolahan data barang, menyajikan

laporan barang dan keluar masuknya secara cepat dan tepat pada Medical Center PT Central Pertiwi Bahari Suak Lampung Selatan.

.

Kata Kunci: aplikasi, delphi, borland

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Perlindungan tersebut merupakan hak asasi yang wajib dipenuhi oleh perusahaan Keselamatan dan kesehatan kerja atau yang disingkat dengan K3 merupakan instrumen yang memproteksi pekerja, perusahaan, lingkungan hidup, dan masyarakat sekitar

dari bahaya akibat kecelakaan kerja.

Kesehatan dan keselamatan kerja bagi karyawan adalah karyawan merasa kesehatan dan keselamatan kerja mereka terkamin,

terhindar dari ancaman kesedatan

keselamatan yang berasal dari pekrjaan serta lingkungan kerja dan karyawan merasa aman selama bekerja.

Medical Center PT. Central Pertiwi

Bahari merupakan tempat pelayanan

kesehatan karyawan di perusahan Central Pertiwi Bahari di Suak Lampung Selatan. Lokasi perusahaan yang cukup jauh dari perkampungan bahkan kota menjadi salah satu dilema Medical Center mengenai persediaan obat yang dibutuhkan untuk

melakukan pelayanan kesehatan bagi

karyawan yang bekerja dan tinggal di area perusahaan. Data – data yang berhubungan dengan persediaan obat dicatat secara manual yang mempersulit pegawai untuk mengecek data obat yang tersedia, keluar masuknya obat sehingga menimbulkan tidak tersedianya obat dan membutuhkan pengarsipan data

laporan kepimpinan yang benar dan

kesalahan disebabkan faktor pegawai atau alat kerja yang belum memadai.

1.2 Rumusan Masalah

Masalah yang akan di angkat dibatasi pada : “Bagaimana cara melaksanakan pengolahan data persediaan obat – obatan berbasis komputerisasi dengan menggunakan fasilitas Pemograman Borland Delphi 6.0

secara efektif dan efisien sehingga

1.3 Tujuan dan Sasaran Penelitian

Ingin mengetahui sistem persediaan obat-obatan pada Medical Center pada PT. CPB Suak Lampung Selatan. Ingin melaksanakan salah satu tridarma

perguruan tinggi yaitu penelitian yang

bermanfaat bagi keilmuan dan

masyarakat

Memberikan sumbang saran, serta

pendapat kepada pimpinan Medical Center pada PT. CPB Suak Lampung Selatan.

Sistem yang dikembangkan diharapkan dapat membantu proses persediaan barang/ obat-obatan dagang agar lebih efisien.

Diharapkan dapat membantu literature untuk penelitian selanjutnya.

Mendorong kreatifitas penelitian lain untuk dapat mengembangkan sistem khususnya yang berbasis compute

2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem

Menurut Sutarman (2012:13) [1] , "Sistem informasi adalah sistem yang dapat

didefinisikan dengan mengumpulkan,

memproses, menyimpan, menganalisis,

menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)".

Menurut Sutabri (2012:46)[2], Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengolahan, pengendalian dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi untuk dapat mencapai sasaran dan tujuannya”.

2.2 Persediaan

Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, barang dalam proses yang dimiliki koperasi dengan tujuan untuk dijual atau diproses lebih lanjut” (Rudianto, 2010)[3]. Menurut Mulyadi menjelaskan

bahwa persediaan pun dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu persediaan produk jadi, persediaan barang dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pabrik, persediaan suku cadang (Mulyadi, 2001)[4].

Pengadaan obat dilakukan oleh bagian pengadaan obat. Pengadaan obat dilakukan secara berkala atau dalam periode tertentu sesuai dengan tingkat kebutuhannya. Untuk memenuhi kebutuhan obat di Medical Centre Suak melaksanakan kegiatan perencanaan barang farmasi melalui perencanaan tahunan,

triwulan (pelelangan), bulanan. Secara

umum, sumber data atau informasi

perencanaan harus sudah tersedia dua minggu sebelum proses, perencanaan, sedangkan proses perencanaan membutuhkan waktu paling lambat dua minggu kecuali pengadaan yang bersifat segera.

2.2 Perancangan Sistem

Merancang sistem yang

direkomendasikan dalam tahap desain dari

siklus hidup pengembangan sistem,

penganalisis sistem menggunakan informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai

desain sistem informasi yang logik.

Penganalisis merancang prosedur data entry

sedemikian rupa sehingga data yang

dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi

Metodologi Penelitian

Metode pengembangan sistem yang

digunakan dalam pembahasan skripsi ini menggunakan metode spiral sebagai berikut:

3. PEMBAHASAN

3.1 Analisis Sistem yang Berjalan

Seminggu sekali Bagian Gudang harus melakukan pengecekan stok barang yang ada di gudang melalui kartu – kartu stok yang di buat untuk setiap barang. Jika terdapat barang yang stok-nya habis maka selanjutnya Bagian Gudang akan membuat Kartu Pembelian

Obat (SPO) berdasarkan kartu stok.

Kemudian Bagian Gudang akan

menyerahkan SPO tersebut ke Bagian Pembelian, selanjutnya Bagian Pembelian menyiapkan uang berdasarkan SPO tersebut. SPO beserta uang akan di kirimkan ke Supplier. Berdasarkan SPO tersebut maka Supplier melakukan penyiapan barang dan

kemudian membuat faktur penjualan

sebanyak dua rangkap yang selanjutnya faktur beserta barang akan dikirimkan ke

Bagian Pembelian untuk dilakukan

pengecekan. Jika faktur dan barang sudah

benar maka Bagian Pembelian akan

menandatangani faktur tersebut. Faktur

lembar pertama beserta barang akan

dikirimkan ke Bagian Gudang untuk

dilakukan pencatatan, sedangkan faktur lembar kedua akan dikembalikan kepada Supplier. Dan jika faktur dan barang tidak sesuai maka faktur beserta barang akan dikembalikan ke Supplier untuk dilakukan pengecekan dan penyiapan barang kembali. Sedangkan Bagian Gudang akan melakukan pencatatan terhadap barang masuk, dan jika ada barang keluar akan dilakukan pencatatan juga. Yang kemudian akan membuat data stok barang, dan dilakukan pengarsipan. Setiap satu bulan sekali Bagian Gudang akan membuat laporan persediaan yang akan dikirimkan ke Pimpinan, dan Pimpinan akan mengarsipkan laporan persediaan tersebut sebagai bahan evaluasi.

Gambar 2. Mapping Chart Sistem Persediaan

3.2 Perancangan SI

Perancangan sistem persediaan yang di

usulkan adalah sebuah sistem yang

menggunakan Software yang sistem kerjanya menggunakan computer. Alur sistem tersebut dapat dilihat dalam konteks diagram alir data sebagai berikut : 0 Sis tem Pem belian Obat Supplier Pimpinan SPO + Uang Laporan Stok Barang Fak t ur + Barang Fat ur + Barang Inv alid Fak t ur Tertandatangani

Gambar 3. Diagram Konteks Yang Diusulkan

Gambar 4. Diagram alur data level 0 yangdiusulkan Rancangan Normalisasi Gambar 5. Normalisasi Mencatat data obat masuk

Bagian Gudang Bagian Pe m be lian Supplie r Start Seminggu sekali cek melalui kartu” stok,Jika ada barang yang habis SPO SPO SPO Cek SPO, menyiapkan Barang dan membuat faktur penj ualan 2 rangkap

Faktur Penj ualan Faktur Penj ualan Cek Faktur dan Barang Faktur dan Barang Faktur TTD A A Faktur yg telah di TTD B B B S Membuat SPO berdasarkan kartu Stok Pim pinan Siapkan Uang SPO Menandatangani Faktur C Faktur TTD C Data Stok Barang F Laporan Persediaan F End Jika Ada Obat Keluar Mencatat Data Obat Keluar D Setiap Satu Bulan sekali Membuat Laporan persediaan Laporan Persediaan D Supplier 1 Membuat SPO Pimpinan 2 Siapk an Uang 7 Cetk Lap St ok 3

Cek Fak tur Dan Brng 4 Menandatangani F ak t r 5 Ent ry dt Barng Mask 6 Ent ry Dt Brng Kluar

F ile Data Obat Uang+SPO Laporan Stok F kt ur+Brng Inv alid SPO F ak t r+Barng F ak t ur F ak t r TTD F ak t r TTD Data Brng Dt Brng keluar Data Obt Dat Barng Kluar TbJenis_Obat

Kode_Obat char (6) Unique Not Null Nama_Obat Char (20) Not Null Satuan Char (15) Not Null

TbObat_Masuk

No_Nota_Masuk char (5) Unique Not Null Kode_Obat <FK> char (6) Unique Not Null Nama_Obat Char (20) Not Null Satuan Char (15) Not Null Jumlah_Masuk integer (8) Not Null Harga_Beli Integer (8) Not Null Tgl date

TbData_Obat No Integer (5) Unique Not Null Kode_Obat <FK> char (6) Unique Not Null Nama_Obat Char (20) Not Null Satuan Char (15) Not Null Harga_Beli Integer (8) Not Null Harga_Jual Integer (8) Not Null Stok Integer (10) Not Null Tgl date

TbObat_Keluar

No_Keluar integer Unique Not Null Kode_Obat <FK> char (6) Unique Not Null Nama_obat char (20) Not Null Satuan Char (15) Not Null Jumlah_Keluar integer (5) Not Null Tgl date

3.3 Rancangan Aplikasi

Struktur menu aplikasi yang diusulkan untuk mendukung sistem adalah sebagai berikut :

Gambar 6. Rancangan Struktur Menu Aplikasi

3.4 Pembahasan Aplikasi

Tampilan pertama yang muncul dalam pembuatan program ini adalah password, yang digunakan sebagai pelindung atau pencegah pemakaian orang-orang yang tidak semestinya menggunakan program tersebut.

Kemudian form menu utama, form data

customer, form data barang, form data

penjualan, dan form cetak.

Tombol-tombol yang digunakan dalam pembuatan program sistem komputerisasi persediaan barang di Medical Centre Pada PT. CPB Suak Lampung Selatan adalah sebagai berikut :

Input, tombol ini berfungsi untuk

menyimpan data yang telah kita input.

Edit, tombol ini berfungsi untuk

penambahan data baru.

Hapus, tombol ini berfungsi untuk

mengganti data yang telah kita input.

Simpan, tombol ini berfungsi untuk

menghapus data yang telah kita input.

Exit, tombol ini berfungsi untuk keluar

dari program.

Maju,tombol ini berfubgsi untuk menuju ke awal record.

Mundur,tombol ini berfungsi untuk

menuju ke akhir record.

1. Password

Saat menjalankan program maka pertama kali

muncul adalah form password. Pada form ini

user diminta memasukkan password, jika

benar maka akan menampilkan menu utama dan jika salah maka akan muncul pasan password salah silahkan ulangi kembali dan

user diminta memasukkan password kambali.

Gambar 7. Menu login

2. Form Entry

Gambar 8. Form Entry

3. Form Entry Obat

Gambar 9. Form Entry Obat

4. Cetak Laporan Persediaan/ Stok Barang

Gambar 10. Pilihan Cetak Laporan

Menu Utama Entr y Exit Ceta k Data Obat Jenis Obat Obat Masuk Obat Keluar Lap.Persediaa n/ Stok Obat Keluar Obat

Masuk

MEDICAL CENTER

PT. CENTRAL PERTIWI BAHARI

SUAK – Lampung Selatan

MEDICAL CENTER

4. KESIMPULAN

Dari pembahasan dari bab-bab

sebelumnya dapat diambil kesimpulan bahwa Pemanfaatan pengolahan data elektronik, dapat meminimalkan kegiatan manusia untuk membantu dalam pengolahan data

Pengolahan data elektronik dapat lebih efektif dan efisien karena penginputan data

lebih cepat dan akurat. Kemampuan

komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak. Medical Centre PT. Central Pertiwi Bahari Suak Lampung Selatan dalam pengolahan data persediaan obat/ barang belum menggunakan

sistem komputer. Penerapan sistem

komputerisasi persediaan barang yang

menggunakan bahasa pemrograman Borland

Delphi 6.0 maka diharapkan dapat

menghasilkan suatu pengolahan data yang lebih efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

1. Sutarman. "Buku Pengantar Teknologi Informasi". Jakarta: Bumi Aksara. 2012.

2. Sutabri. “Konsep Sistem Informasi”.

Yogyakarta: Andi Offset.

3. Rudianto. Akuntansi Koperasi. Edisi Kedua. Jakarta: Erlangga. 2010.

4. Mulyadi. .Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. 2001.