8
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen
2.1.1 Pengertian Manajemen
Menurut Pamela S. Lewis, Stephan H. Goodman, dan Patricia M. Fandt dalam bukunya yang berjudul “Management – Challenges For Tomorrow’s Leaders” (2004)
Manajemen adalah:
“Management is defined as the process of administering and coordinating resources effectively, efficiently, and in an effort to achieve the goals of the
organization.” Yang artinya:
“Manajemen didefinisikan sebagai proses dari mengadministrasikan dan mengkoordinasi sumber daya secara efektif, efisien untuk mencapai tujuan organisasi.”
Stephen P. Robbins dan Mary Coulter dalam buku “Management” (2003),
mendefinisikan Manajemen sebagai berikut:
“Management is the process of coordinating work activities so that they are completed efficiently and effectively with and through other people.” Yang berarti:
“Manajemen adalah proses pengkoordinasian aktivitas-aktivitas kerja sehingga dapat diselesaikan secara efisien dan efektif baik bersama maupun melalui orang lain.”
Sedangkan pengertian Manajemen menurut James AF Stoner, yang dialih bahasakan oleh T. Hani Handoko dalam bukunya yang berjudul “Manajemen” (2003) adalah sebagai berikut:
“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa Manajemen adalah proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organization), pengarahan (leading) dan pengawasan (controlling) usaha-usaha aktivitas para anggota organisasi dan mengkoordinasikan sumber daya-sumber daya secara efektif dan efisien secara bersama ataupun melalui organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.1.2 Pengertian Manajemen Operasi
Menurut F. Robert Jacobs, Richard B. Chase dan Nicholas J. Aquilano dalam bukunya yang berjudul “Operation and Supply Management” (2009), Manajemen
Operasi adalah:
“Operation Management (OM) is defined as the design, operation and improvement of the system that create and deliver the firm’s primary products and services.” Yang artinya:
“Manajemen Operasi didefinisikan sebagai desain, operasi dan pelaksanaan sistem pembuatan dan pengiriman produk utama suatu perusahaan dan jasa.”
Sedangkan menurut Jay Heizer dan Barry Render dalam buku “Operation Management” (2006) mendefinisikan Manajemen Operasi sebagai berikut:
“Operation Management is the set of the activities that creates goods and services by transforming inputs into outputs.” Yang berarti:
“Manajemen Operasi adalah serangkaian aktivitas menciptakan suatu barang dan jasa dengan merubah input menjadi ouput.
Jadi dapat disimpulkan Manajemen Operasi adalah serangkaian aktivitas desain, operasi dan pelaksanaan sistem untuk menciptakan suatu barang dan jasa dengan merubah input menjadi output.
2.2 Persediaan
2.2.1 Pengertian Persediaan
Menurut F. Robert Jacobs, Richard B. Chase dan Nicholas J. Aquilano dalam bukunya yang berjudul “Operations and Supply Management” (2009), Persediaan
adalah:
“Inventory is the stock of any item or resources used in an organization”.
Yang artinya:
“Inventory adalah persediaan berbagai jenis barang atau sumber daya yang digunakan dalam suatu organisasi.”
Sedangkan menurut Freddy Rangkuti dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Persediaan, Aplikasi di Bidang Bisnis” (2004), Persediaan adalah:
“Persediaan merupakan bahan-bahan yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.”
Jadi dapat disimpulkan persediaan adalah bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu yang disimpan
dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam bentuk buku perusahaan.
2.2.2 Jenis Persediaan
Menurut Jay Heizer dan Barry Render dalam bukunya yang berjudul “Operation Management” (2006) mengemukakan bahwa ada 4 (empat) Jenis
Persediaan, yaitu:
1. Persediaan Bahan Baku (raw material).
2. Persediaan Barang dalam Proses (work-in-process).
3. Persediaan Barang Sparepart (purchase parts/components). 4. Persediaan Barang Jadi (finished goods).
Sedangkan menurut Freddy Rangkuti dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Persediaan, Aplikasi di Bidang Bisnis” (2004) ada 5 (lima) Jenis Persediaan, yaitu:
1. Persediaan Bahan Mentah (raw material).
2. Persediaan Komponen Rakitan (purchased parts/components). 3. Pesediaan Bahan Pembantu atau Penolong (supplies).
4. Persediaan Barang dalam Proses (work-in-process). 5. Persediaan Barang Jadi (finished goods).
2.2.3 Fungsi Persediaan
Menurut Freddy Rangkuti dalam buku yang berjudul “Manajemen Persediaan, Aplikasi di Bidang Bisnis” (2004) menyebutkan bahwa Fungsi Persediaan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Decoupling
Adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaan dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko dan sebagainya).
3. Fungsi Antisipasi
Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data historis, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories). Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan
permintaan barang-barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan lebih yang disebut persediaan pangaman (safety stock).
2.2.4 Biaya Persediaan
Menurut F. Robert Jacobs, Richard B. Chase dan Nicholas J. Aquilano dalam bukunya yang berjudul “Operations and Supply Management” (2009) ada 4 (empat)
jenis Biaya Persediaan (inventory cost), yaitu:
1. Biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost), yaitu terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah:
Biaya fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pendingin ruangan dan sebagainya).
Biaya modal (opportunity cost of capital), yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan.
Biaya keusangan/kadaluarsa. Biaya perhitungan fisik. Biaya asuransi persediaan. Biaya pajak persediaan.
Biaya pencurian, perusakan atau perampokan. Biaya penanganan persediaan dan sebagainya.
2. Biaya Pemesanan atau Pembelian (ordering cost atau procurement cost). Biaya-biaya ini meliputi:
Proses pemesanan dan biaya pengiriman/ekspedisi. Upah.
Biaya telepon.
Pengeluaran surat menyurat.
Biaya pengepakan dan penimbangan.
Biaya pemeriksanaan (inspeksi) penerimaan. Biaya pengiriman ke gudang.
Biaya utang lancar dan sebagainya.
Pada umumnya, biaya pemesanan (diluar biaya bahan dan potongan kuantitas (discount)) tidak naik apabila kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah pemesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total per periode (tahunan) sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan.
3. Biaya Penyiapan (setup cost)
Hal ini terjadi apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri “dalam pabrik” perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari:
Biaya mesin-mesin menganggur. Biaya penyiapan tenaga kerja langsung. Biaya penjadwalan.
Biaya ekspedisi dan sebagainya.
4. Biaya Kehabisan atau Kekurangan Bahan (shortage cost)
Biaya kehabisan atau kekurangan bahan adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut:
Kehilangan penjualan. Kehilangan pelanggan. Biaya pemesanan khusus. Biaya ekspedisi.
Selisih harga.
Terganggunya operasi.
2.2.5 Pengawasan Persediaan
Adapun tujuan dari Pengawasan Persediaan adalah sebagai berikut:
Menjaga agar jangan sampai terjadi kehabisan persediaan (stock out). Supaya pembentukan persediaan stabil.
Menghindari pembelian kecil-kecilan. Terjadi pemesanan yang ekonomis.
2.3
Q-Model
(
Fixed-Order Quantity Model
)
Menurut F. Robert Jacobs, Richard B. Chase dan Nicholas J. Aquilano dalam bukunya yang berjudul “Operations and Supply Management” (2009), jumlah
pemesanan yang meminimalkan total biaya persediaan disebut Economic Order Quantity (EOQ). Secara klasik model persediaan yang dianggap ideal adalah seperti diperlihatkan Gambar 2.1
Gambar 2.1 Gambar Q-Model
Sumber : F. Robert Jacobs, Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, Operation and Supply Management, 12th ed. (McGraw-Hill International Edition), p.556
(quantity) adalah jumlah pembelian dan ketika pesanan diterima jumlah persediaan sama dengan . Dengan tingkat penggunaan tetap, persediaan akan habis dalam waktu tertentu dan ketika persediaan hanya tinggal sebanyak kebutuhan selama tenggang waktu (lead time) pemesanan kembali (Reorder Point = ROP) harus dilakukan.
Jika tidak terjadi kekurang persediaan (stock out), maka total biaya persediaan per tahun dapat menggunakan rumus sebagai berikut:
Inventory On hand R L L L TIME Q-Model Q Q Q
Dimana:
= Total Biaya (total cost).
= Jumlah Kebutuhan (demand) (dalam unit).
= Biaya Pembelian per unit (cost per unit) (dalam unit). = EOQ (quantity) (dalam unit).
= Biaya Pemesanan (cost of placing an order) per pesan.
= Biaya Penyimpanan (holding cost) per unit dan per tahun.
Untuk memperoleh jumlah pemesanan optimal untuk setiap kali pesan, dapat digunakan rumus EOQ sebagai berikut:
Dimana:
= Jumlah Kebutuhan (demand) (dalam unit).
= Biaya Pemesanan (cost of placing an order) per pesan. = Biaya Penyimpanan (holding cost) per unit dan per tahun.
Pemesanan kembali (ROP) ditentukan berdasarkan kebutuhan selama waktu tenggang (lead time), maka pemesanan kembali harus dilakukan sebanyak Qopt atau
EOQ. Untuk memperoleh jumlah unit untuk melakukan pemesanan kembali (ROP) dapat menggunakan rumus sebagai berikut:
Dimana:
= ROP (dalam unit).
= Rata-rata Permintaan dalam setahun (dalam unit).
= Tenggang Waktu (lead time) (dalam hari/minggu/bulan/tahun). Model EOQ tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan asumsi sebagai berikut:
1. Kebutuhan bahan baku dapat ditentukan, relatif tetap dan terus-menerus. 2. Tenggang waktu (lead time) pemesanan dapat ditentukan dan relatif tetap. 3. Tidak diperkenankan adanya kekurangan persediaan, artinya setelah
kebutuhan dan tenggang waktu (lead time) dapat ditentukan secara pasti berarti kekurangan persediaan dapat dihindari.
4. Pemesanan datang sekaligus dan akan menambah persediaan.
5. Struktur biaya tidak berubah, biaya pemesanan atau penyimpanan sama tanpa memperhatikan jumlah yang dipesan, biaya simpan adalah berdasarkan fungsi linear terhadap rata-rata persediaan dan harga beli atau biaya pembelian per unit adalah konstan (tidak ada potongan (discount)).
6. Kapasitas gudang dan modal cukup untuk menampung dan membeli pesanan.
7. Pembelian adalah satu jenis item.
2.4
P-Model
(
Fixed-Time Period Model
)
Menurut F. Robert Jacobs, Richard B. Chase dan Nicholas J. Aquilano dalam bukunya yang berjudul “Operations and Supply Management” (2009),
mengemukakan sistem pemesanan interval tetap (Economic Order Interval = EOI) sebagai berikut:
Metode P-Model (Fixed-Time Period Model) digunakan dalam menentukan jumlah pemesanan per periode tertentu (dalam mingguan atau bulanan). Menghitung persediaan dan melakukan pemesanan secara periodik berdasarkan kepada situasi seperti ketika vendor membuat rutinitas melakukan kunjungan kepada klien atau pelanggannya dan mengambil pesanan untuk memenuhi kebutuhan produksinya atau ketika pembeli ingin melakukan kombinasi pemesanan untuk memotong biaya transportasi. Tipe sistem pemesanan interval tetap dapat dilihat dalam Gambar 2.2 seperti berikut ini.
Gambar 2.2 Gambar P-Model
Sumber : F. Robert Jacobs, Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, Operation and Supply Management, 12th ed. (McGraw-Hill International Edition), p.560
Untuk menghitung jumlah barang yang akan dipesan menggunakan EOI dapat menggunakan rumus sebagai berikut:
Dimana:
= Jumlah Pemesanan (quantity) (dalam unit).
= Rata-rata Permintaan (dalam unit). = Waktu Tinjauan.
= Tenggang Waktu (lead time) (dalam hari/minggu/bulan/tahun).
Inventory On hand R L Stockout Time Q Range of demand Safety Stock
= Tingkat Kepercayaan/Probabilitas Standart Deviasi. = Standart Deviasi.
= Tingkat Persediaan Sekarang.
2.5 Perbedaan
P-Model
dan
Q-Model
Dalam mengoptimalkan persediaan barang-barang bebas digunakan Order Point System, yang dapat dibagi dalam dua model, yaitu Quantity-based System, yang sering disebut juga dengan Q-Model (Fixed-Order Quantity Models) yaitu pemesanan dilakukan pada saat tingkat pemesan kembali dan Period-Based System, yang sering disebut juga dengan P-Model (Fixed-Time Period Models) dimana pemesanan akan dilakukan ketika sisa stok jatuh sebelum titik pesannya.
Beberapa perbedaan yang mempengaruhi dalam pemilihan model tersebut, antara lain:
1. P-Model memiliki rata-rata persediaan yang lebih besar karena pada model ini harus mempertimbangkan dan mengantisipasi kekurangan barang (stockout) selama periode peninjauan. Sedangkan pada Q-Model
tidak ada periode tinjauan.
2. Q-Model lebih banyak digunakan untuk barang-barang yang cukup mahal karena rata-rata persediaan yang dibutuhkan rendah.
3. Q-Model dibutuhkan pengawasan yang terus menerus, sehingga akan cepat tanggap terhadap kekurangan stok yang terjadi.
4. Pada Q-Model dibutuhkan lebih banyak waktu untuk menjaga tingkat persediaan karena setiap penambahan ataupun penarikan dilakukan secara
logged (bergelondongan).
Tabel 2.1 dibawah ini memberikan ilustrasi singkat mengenai perbedaan yang signifikan antara Model P dan Model Q
Tabel 2.1 Tabel Perbedaan Q-Model dan P-Model Q-Model Fixed-Order Quantity Model P-Model Fixed-Time Period Model
Jumlah pemesanan – Constant. – Variable. Waktu pemesanan – ketika posisi
persediaan jatuh kepada titik reorder point.
– pada saat periode waktu tinjauan.
Recordkeeping Setiap kali ada penarikan
atau penambahan.
Hanya pada saat waktu tinjauan.
Ukuran persediaan Lebih kecil daripada
Fixed-Time Period
Model.
Lebih besar daripada
Fixed-Order Quantity
model. Waktu maintain Lebih tinggi karena
adanya recordkeeping
yang terus menerus. Jenis barang Harga barang yang mahal,
kritis dan penting.
Sumber : F. Robert Jacobs, Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, Operation and Supply Management, 12th ed. (McGraw-Hill International Edition), p.554
Pada Gambar 2.3 dibawah ini memberikan ilustrasi perbedaan sistem
Reordering Point (ROP) pada persediaan antara Fixed-Order Quantity dan Fixed-Time Period.
P-Model
Fixed-Time Period Reordering System
Tidak
Iy Iya Q-Model
Fixed-Order Quantity System
Tidak
Iya
Gambar 2.3 Gambar Perbedaan antara Fixed-Order Quantity dan Fixed-Time Period pada Reordering Point (ROP) Inventory System
Sumber : F. Robert Jacobs, Richard B. Chase, Nicholas J. Aquilano, Operation and Supply Management, 12th ed. (McGraw-Hill International Edition), p.555
Waktu Menunggu
Menunggu untuk permintaan Waktu Menunggu
Menunggu untuk permintaan
Adanya Permintaan
Barang diambil dari persediaan atau pemesanan kembali
Adanya Permintaan
Barang diambil dari persediaan atau pemesanan kembali
Menghitung Posisi Persediaan
Persediaan = barang yang tersedia – pemesanan kembali
Waktu tinjauan telah tiba? Persediaan ≤
titik pemesanan?
Menghitung Posisi Persediaan
Persediaan = barang yang tersedia – pemesanan kembali
Menghitung jumlah pemesanan untuk memenuhi tingkat persediaan tertentu
Membuat pemesanan sejumlah Q unit
Membuat pemesanan sejumlah Q unit
2.6 Perencanaan
2.6.1 Pengertian Perencanaan
Perencanaan merupakan bagian awal dari suatu proses pengambilan suatu keputusan. Sebelum melakukan peramalan harus diketahui terlebih dahulu apa sebenarnya persoalan dalam pengambilan keputusan itu.
Perencanaan adalah pemikiran terhadap suatu besaran, misalnya permintaan terhadap satu atau beberapa produk pada periode yang akan datang. Pada hakekatnya perencanaan hanya merupakan suatu perkiraan, tetapi dengan menggunakan teknik-teknik tertentu, maka peramalan menjadi lebih sekedar perkiraan. Perencanaan dapat dikatakan perkiraan yang ilmiah (educated guess). Setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan dimasa yang akan datang, maka pasti ada perencanaan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut.
Dalam kegiatan produksi, perencanaan dilakukan untuk menentukan jumlah permintaan terhadap suatu produk dan merupakan langkah awal dari proses perencanaan dan pengendalian produksi. Dalam perencanaan ditetapkan jenis produk apa yang diperlukan (what), jumlahnya (how many), dan kapan dibutuhkan (when). Tujuan perencanaan dalam kegiatan produksi adalah untuk meredam ketidakpastian, sehingga diperoleh suatu perkiraan yang mendekati keadaan yang sebenarnya. Suatu perusahaan biasanya menggunakan prosedur 3 (tiga) tahap untuk sampai pada perencanaan penjualan, yaitu diawali dengan melakukan peramalan lingkungan, diikuti dengan peramalan penjualan industri, dan diakhiri dengan perencanaan penjualan perusahaan.
Peramalan lingkungan dilakukan untuk meramalkan inflasi, pengangguran, tingkat suku bunga, kecenderungan konsumsi dan menabung, iklim investasi, belanja pemerintah, ekspor dan berbagai ukuran lingkungan yang penting bagi perusahaan. Hasil akhirnya adalah proyeksi Produk Nasional Bruto, yang digunakan bersama indikator lingkungan lainnya untuk meramalkan penjualan industri. Kemudian, perusahaan melakukan perencanaan penjualan dengan asumsi tingkat pangsa tertentu akan tercapai.
2.6.2 Definisi Tujuan Perencanaan
Tujuan perencanaan dilihat dengan waktu: 1. Jangka pendek (Short Term)
Menentukan kuantitas dan waktu dari item dijadikan produksi. Biasanya bersifat harian ataupun mingguan dan ditentukan oleh Low Management. 2. Jangka Menengah (Medium Term)
Menentukan kuantitas dan waktu dari kapasitas produksi. Biasanya bersifat bulanan ataupun kuartal dan ditentukan oleh Middle Management. 3. Jangka Panjang (Long Term)
Merencanakan kuantitas dan waktu dari fasilitas produksi. Biasanya bersifat tahunan, 5 (lima) tahun, 10 (sepuluh) tahun, ataupun 20 (dua puluh) tahun dan ditentukan oleh Top Management.
2.6.3 Karakteristik Perencanaan yang Baik
Perencanaan sebenarnya upaya untuk memperkecil resiko yang timbul akibat pengambilan keputusan dalam suatu perencanaan produksi. Semakin besar upaya yang dikeluarkan tentu resiko yang dapat dihindari semakin besar pula. Namun upaya memperkecil resiko tersebut dibatasi oleh biaya yang dikeluarkan akibat mengupayakan hal tersebut.
1. Horison Waktu
Ada 2 (dua) aspek dari horison waktu yang berhubungan dengan masing-masing metode perencanaan, yaitu:
Cakupan waktu dimasa yang akan datang
Untuk mana perbedaan dari metode perencanaan yang digunakan sebaiknya disesuaikan.
Jumlah periode untuk mana rencana diinginkan
Beberapa teknik dan metode hanya dapat disesuaikan untuk perencanaan satu atau dua periode dimuka, sedangkan teknik dan metode lain dapat dipergunakan untuk peramalan beberapa periode dimasa mendatang.
2. Tingkat Ketelitian
Tingkat ketelitian yang dibutuhkan sangat erat hubungannya dengan tingkat perincian yang dibutuhkan dalam suatu perencanaan. Untuk beberapa pengambilan keputusan mengharapkan variasi atau penyimpangan atas rencana yang dilakukan antara 10 (sepuluh) persen
sampai dengan 15 (lima belas) persen bagi maksud-maksud yang mereka harapkan, sedangkan untuk hal atau kasus lain mungkin menganggap bahwa adanya variasi atau penyimpangan atas rencana sebesar 5 (lima) persen adalah cukup berbahaya.
3. Ketersediaan Data
Metode yang dipergunakan sangat besar manfaatnya, apabila dikaitkan dengan keadaan atau informasi yang ada atau data yang dipunyai. Apabila dari data yang lalu diketahui adanya pola musiman, maka untuk perencanaan satu tahun ke depan sebaiknya digunakan metode variasi musim. Sedangkan apabila dari data yang lalu diketahui adanya pola hubungan antara variabel-variabel yang saling mempengaruhi, maka sebaiknya dipergunakan metode sebab-akibat (causal) atau korelasi (correlation).
4. Bentuk Pola Data
Dasar utama dari metode perencanaan adalah anggapan bahwa macam dari pola yang didapati data yang diramalkan akan berkelanjutan. Sebagai contoh, beberapa deret yang melukiskan suatu pola musiman, demikian pula halnya dengan suatu pola tren. Metode perencanaan yang lain mungkin lebih sederhana, terdiri dari suatu nilai rata-rata, dengan fluktuasi yang acakan atau random yang terkandung. Oleh karena adanya perbedaan kemampuan metode perencanaan untuk mengidentifikasi pola-pola data, maka perlu adanya usaha penyesuaian antara pola-pola data yang
telah diperkirakan terlebih dahulu dengan teknik dan metode perencanaan yang akan digunakan.
5. Biaya
Umumnya ada 4 (empat) unsur biaya yang tercakup dalam penggunaan suatu prosedur perencanaan, yaitu biaya-biaya pengembangan, penyimpanan (storage) data, operasi pelaksanaan dan kesempatan penggunaan teknik-teknik dan metode lainnya. Adanya perbedaan yang nyata dalam jumlah biaya, mempunyai pengaruh atas dapat menarik tidaknya penggunaan metode tertentu untuk suatu keadaan yang dihadapi. 6. Jenis dari Model
Sebagai tambahan perlu diperhatikan anggapan beberapa pola dasar yang penting dalam data. Banyak metode perencanaan telah menganggap adanya beberapa model dari keadaan yang direncanakan. Model-model ini merupakan suatu deret dimana waktu digambarkan sebagai unsur penting untuk menentukan perubahan-perubahan dalam pola, yang mungkin secara sistematik dapat dijelaskan dengan analisis regresi atau korelasi. Model yang lain adalah model sebab-akibat atau “causal model”, yang
menggambarkan bahwa ramalan yang dilakukan sangat tergantung pada terjadinya sejumlah peristiwa yang lain, atau sifatnya merupakan campuran dari model-model yang telah disebutkan diatas. Model-model tesebut sangat penting diperhatikan, karena masing-masing model tersebut mempunyai kemampuan yang berbeda-beda dalam analisis keadaan untuk pengambilan keputusan.
7. Mudah tidaknya Penggunaan dan Aplikasinya
Satu prinsip umum dalam penggunaan metode ilmiah dari perencanaan untuk management dan analisis adalah metode-metode yang dapat dimengerti dan mudah diaplikasikan yang akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan dan analisa. Prinsip ini didasarkan pada alasan bahwa, bila seorang manajer atau analisa yang dilakukan, maka manajer sudah tentu tidak menggunakan dasar yang tidak diketahuinya atau tidak diyakininya. Jadi, sebagai ciri tambahan dari teknik dan metode perencanaan adalah bahwa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan dari keadaan ialah teknik dan metode perencanaan yang dapat disesuaikan dengan kemampuan dari manajer atau analisis yang akan menggunakan metode perencanaan tersebut.
2.6.4 Jenis Perencanaan
Jenis peramalan dibagi menjadi 2 (dua) model, yaitu: 1. Model kualitatif.
2. Model kuantitatif.
Model kualitatif dibagi menjadi 4 (empat) model, yaitu:
1. Dugaan Manajemen (management estimate) atau Panel Consensus. 2. Metode Delphi.
3. Metode Kelompok Terstruktur (structured group methods). 4. Riset Pasar (market research).
Sedangkan Metode kuantitatif dibagi menjadi 2 (dua) model, yaitu: 1. Time Series.
2. Kausal.
Metode Time-Series dibagai menjadi 5 (lima) model, yaitu: 1. Metode Rata-rata Bergerak (Simpel Moving Average),
2. Rata-rata Bergerak dengan Pembobotan (Weighted Moving Average), 3. Metode Penghalusan secara Eksponential (Exponential Smoothing), 4. Metode Linear Regression.
5. Metode Dekomposisi.
Sedangkan Metode Kausal hanya dibagi menjadi Multiple Regression Analysis.
Metode Time-Series adalah metode yang dipergunakan untuk menganalisis serangkaian data yang merupakan fungsi dari waktu. Metode ini mengasumsikan beberapa pola atau kombinasi pola selalu berulang sepanjang waktu, dan pola dasarnya dapat diidentifikasi semata-mata atas dasar data historis dari serial itu.
Dengan analisis deret waktu dapat ditunjukkan bagaimana permintaan terhadap suatu produk tertentu bervariasi terhadap waktu. Sifat dari perubahan permintaan dari tahun ke tahun dirumuskan untuk merencanakan penjualan pada
masa yang akan datang. Pada penelitian ini, metode yang digunakan adalah Time-Series.
Metode Time-Series dibagi menjadi:
1. Model Rata-rata Bergerak (Moving Average)
Perencanaan rata-rata bergerak atau moving average menggunakan sejumlah data aktual masa lalu untuk dapat menghasilkan peramalan. Moving average berguna jika dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang diramalkan. Secara matematis, simple moving average (merupakan prediksi permintaan periode mendatang) dinyatakan sebagai:
Dimana:
= Peramalan untuk Periode Mendatang. = Jumlah Periode Rata-rata.
= Data Aktual pada Periode yang Lalu.
= Data aktual pada dua, tiga sampai n Periode.
Saat ada tren atau pola terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan penekanan yang lebih pada nilai terkini. Praktek ini membuat teknik peramalan lebih tanggap terhadap perubahan karena periode yang lebih dekat mendapatkan bobot yang lebih berat. Pemilihan bobot merupakan hal yang tidak pasti karena tidak ada
rumus untuk menempatkan mereka. Oleh karena itu, pemutusan bobot yang mana yang digunakan, membutuhkan pengalaman.
Model Weighted moving Average atau rata-rata bergerak dengan pembobotan dapat digambarkan secara matematis sebagai berikut:
Dimana:
= Bobot yang diberikan untuk Data Aktual pada Periode . = Bobot yang diberikan untuk Data Aktual pada Periode . = Bobot yang diberikan untuk Data Aktual pada Periode . = Jumlah Total Periode yang diramalkan.
Dimana bobot yang diberikan harus sama dengan 1.
Baik model simple moving average maupun model weighted moving average
sangat efektif dalam meredam fluktuasi pada pola permintaan untuk menghasilkan prediksi yang stabil. Moving average mempunyai 3 (tiga) masalah:
1. Bertambahnya jumlah (jumlah periode yang dirata-rata) memang meredam fluktuasi dengan lebih baik, tetapi membuat metode ini kurang sensitif terhadap perubahan nyata pada data.
2. Model moving average tidak dapat menggambarkan tren dengan baik. Karena merupakan rata-rata, mereka akan selalu berada dalam tingkat yang sebelumnya dan tidak akan memprediksikan perubahan ke tingkat yang lebih tinggi atau lebih rendah, yang merupakan nilai aktual sesungguhnya.
3. Model moving average membutuhkan data masa lalu yang ekstensif.
2. Model Penghalusan secara Eksponensial (Exponential Smoothing)
Model Exponential Smoothing atau penghalusan secara eksponensial merupakan salah satu dari beberapa teknik matematika yang secara langsung dapat diterapkan pada sistem peramalan. Prosedur peramalan ini memiliki semua sifat dari model moving average, dan peramalan dengan model exponential smoothing tidak memerlukan data historis dalam jumlah besar. model exponential smoothing
memberikan bobot yang semakin menurun pada setiap data historis dimana penurunan bobot ini mengikuti pola eksponensial.
Peramalan dengan menggunakan model exponential smoothing ini akan dipengaruhi oleh faktor pemulusan yang disimbolkan dengan variable α. Biasanya nilai dari α berkisar antara 0 (nol) sampai 1 (satu). Apabila rata-rata permintaan masa yang akan datang diinginkan lebih reaktif terhadap permintaan masa lalunya, maka nilai dari α harus semakin besar dan apabila diinginkan yang sebaliknya maka nilai dari α harus semakin kecil. Bentuk umum yang dapat digunakan untuk menghitung peramalan dengan metode ini adalah sebagai berikut:
Dimana:
= Peramalan exponential smoothing untuk periode t.
= Peramalan exponential smoothing pada periode sebelumnya. = Permintaan aktual pada periode sebelumnya.
= Konstanta smoothing.
Model ini banyak mengurangi masalah penumpukan data, karena tidak perlu lagi menyimpan semua data historis atau sebagian daripadanya (seperti dalam model
moving average). Sepertinya yang harus disimpan hanyalah pengamatan terakhir, ramalan terakhir dan suatu nilai α.
3. Model Regresi Linear (Linear Regression)
Salah satu bentuk perencanaan yang paling sederhana adalah model linear regression. Dalam aplikasi model linear regression diasumsikan bahwa terdapat hubungan antara variable yang ingin direncanakan (variable dependent) dengan variable lain (variable independent). Selanjutnya, perencanaan ini didasarkan pada asumsi bahwa pola pertumbuhan dari data historis bersifat linier (walaupun pada kenyataannya tidak selalu demikian). Pola pertumbuhan ini didekati dengan suatu model yang menggambarkan hubungan yang terkait dalam suatu keadaan. Model tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut
Dimana adalah fungsi terhadap waktu. Sehingga variabel dan adalah parameter yang akan ditentukan dalam perhitungan. Rumus yang dapat digunakan dalam menghitung variable dan adalah sebagai berikut:
Dimana:
= Intercept . = Kemiringan Garis. = Rata-rata Semua . = Rata-rata Semua . = Nilai dari Setiap Data. = Nilai dari Setiap Data. = Jumlah Data.
2.7 ABC
Inventory System
2.7.1
Identifikasi
Material
Menggunakan
ABC Inventory
System
Klasifikasi ABC atau sering juga disebut sebagai ABC Inventory System
merupakan klasifikasi dari suatu kelompok material dalam susunan menurut berdasarkan biaya penggunaan material itu per periode waktu (harga per unit dikalikan volume penggunaan dari material itu selama periode tertentu). Periode waktu yang umum digunakan adalah satu tahun. ABC Inventory System juga dapat ditetapkan menggunakan kriteria lain dan bukan semata-mata berdasarkan kriteria biaya tergantung pada faktor –faktor penting apa saja yang menentukan material
tersebut. ABC Inventory System umum dipergunakan dalam pengendalian inventory
(inventory control). Beberapa contoh penerapan seperti: pengendalian inventory material pada pabrik, inventory product akhir pada gudang barang jadi, inventory
obat-obatan pada apotek, inventory suku cadang pada bengkel atau toko, inventory product pada supermarket atau toko serba ada (toserba), dan sebagainya.
Pada dasarnya terdapat sejumlah faktor yang menentukan kepentingan suatu
material, yaitu:
1. Nilai total biaya dari material. 2. Biaya per unit dari material.
4. Ketersediaan sumber daya, tenaga kerja, dan fasilitas yang dibutuhkan untuk membuat material.
5. Panjang dan variasi tenggang waktu (lead time) dari material, sejak pemesanan material itu pertama kali sampai kedatangannya.
6. Ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan material itu. 7. Resiko penyerobotan atau pencurian material itu.
8. Biaya kehabisan stok atau persediaan (stock out) dari material itu. 9. Kepekaan material terhadap perubahan desain.
2.7.2
Penggunaan
ABC Inventory System
Penggunaan ABC Inventory System adalah untuk menetapkan:
1. Frekuensi perhitungan inventory (cycle inventory), dimana material-material kelas A harus diuji lebih sering dalam hal akurasi catatan (recordkeeping) inventory dibandingkan material-material kelas B atau C. 2. Prioritas engineering, dimana material-material kelas A dan B memberikan petunjuk pada Department Engineering dalam peningkatan
program reduksi biaya ketika mencari material-material tertentu yang perlu difokuskan.
3. Prioritas pembelian, dimana aktivitas pembelian seharusnya difokuskan pada bahan-bahan baku yang bernilai tinggi (high usage). Fokus pada
4. Keamanan: meskipun nilai biaya per unit merupakan indikator yang lebih baik dibandingkan nilai penggunaan (usage value), namun ABC Inventory System boleh digunakan sebagai indikator dari material-material mana (kelas A dan B) yang seharusnya aman disimpan dalam ruangan terkunci untuk mencegah kehilangan, kerusakan atau pencurian.
5. Sistem pengisian kembali (replenishment systems), dimana ABC Inventory System akan membantu mengindentifikasi metode pengendalian yang digunakan. Akan lebih ekonomis apabila mengendalikan material kelas C dengan two-bin system of replenishment dan metode-metode yang lebih canggih untuk material-material kelas A dan B.
6. Keputusan investasi: karena material-material kelas A menggambarkan investasi yang besar dalam inventory, maka perlu berhati-hati dalam membuat keputusan tentang kuantitas pemesanan dan stok pengaman (safety stock) material-material kelas A dibandingkan terhadap material-material kelas B dan C. setidaknya implentasi Just-In-Time (JIT) pada
Department Purchasing diterapkan pertama kali dalam pembelian
material-material kelas A, kemudian material-material kelas B, dan pada akhirnya pada material-material kelas C.
2.7.3
Pengendalian Persediaan dengan Sistem
ABC Inventory
System
Pengendalian Item Kelas A
Pengendalian terdekat dibutuhkan untuk persediaan yang mempunyai harga pengeluaran stok dimana item dihitung untuk fraksi yang luas dari persediaan total. Pengendalian terdekat mungkin dilakukan untuk bahan baku yang digunakan secara terus-menerus dalam volume yang sangat berbeda. Department Purchasing boleh melakukan kontrak dengan supplier untuk kesinambungan supplier bahan baku pada laju pemakaian bahan. Seperti dalam hal ini, membeli bahan baku tidak berpedoman pada jumlah ekonomis atau siklus ekonomi. Menggantikan laju aliran dibuat secara periodik sesuai permintaan dan penggantian posisi persediaan. Pasokan minimum dari pemeliharaan untuk menjaga fluktuasi permintaan dan kemungkinan berhentinya
supplier.
Untuk keseimbangan item kelas A, pesanan periodik diharapkan pada tiap minggu, mengadakan pengawasan ketat tingkat persediaan yang melebihi. Variasi laju pemakaian diserap secara tepat oleh ukuran pemesanan tiap minggu, menurut sistem periodik atau sistem pilihan yang dibicarakan sebelumnya. Juga karena pengawasan ketat, resiko sebuah perpanjangan pengeluaran stok lebih kecil. Walau begitu, safety stock menyediakan tingkat pelayanan persediaan yang baik akan dibenarkan untuk item-item yang mempunyai biaya pengeluaran stok yang besar.
Pengendalian Item Kelas B
Item ini seharusnya dimonitor oleh sistem komputer, dengan tampilan periodik oleh manajemen. Biaya pengeluaran stok kelas B sedikit untuk peraturan dan
safety stock menyediakan pengawasan yang cukup untuk pengeluaran, bahkan pemesanan terjadi sekurang mungkin.
Pengendalian Item Kelas C
Perhitungan item kelas C merupakan bagian terbesar dari item inventory dan memodelkan secara hati-hati, tetapi pengawasan rutin harus memadai. Sistem reorder point (ROP) tidak membutuhkan evaluasi fisik stok, seperti pada sistem “two bin”
yang mencukupi seperti biasa. Untuk tiap item, tindakan dicetuskan ketika persediaan tepat reorder point (ROP). Jika penggunaan dirubah, pesanan akan dilaksanakan lebih awal atau lebih lambat dari waktu rata-rata, menyediakan kompensasi kebutuhan. Semi annual atau tampilan annual dari tiap parameter sistem harus dilaksanakan tepat waktu, memperkirakan tenggang waktu (lead time) memastikan dan biaya hasil yang mungkin pada perubahan dalam EOQ. Secara periodik ditunjukkan pada interval panjang.
