37
PROJECT PROFILE
3.1 Company Overview
Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai latar belakang perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara.
3.1.1 Company Profile
PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan sebuah perusahaan yang menawarkan jasa dalam bidang periklanan di Indonesia yang berlokasi di jalan. M T. Haryono Kav. 58-60, Jakarta Timur.
Saat ini, PT. Tiga Cipta Pariwara mengidentifikasi bahwa terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhi persaingan bisnis yaitu teknologi, kreativitas, dan inovasi.
Dalam mencapai tujuan perusahaan perlu didukung oleh faktor teknologi informasi yang handal, dengan demikian PT. Tiga Cipta Pariwara selalu melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap peralatan sistem yang tersedia, serta membuat perencanaan teknologi yang disesuaikan dengan proses bisnis pada PT.Tiga Cipta Pariwara.
Perencanaan ini menekankan pada perbaikan proses bisnis secara menyeluruh melalui penerapan sistem ERP ( Entreprise Resources
Kreativitas dan Inovasi sangat dibutuhkan dalam persaingan bisnis karena PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan perusahaan yang menawarkan solusi bagi client dalam memperbesar pangsa pasarnya melalui iklan-iklan di media cetak dan media elektronik sehingga penjualan diharapkan dapat meningkat.
3.1.2 Company Background
PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan sebuah perusahaan yang menawarkan jasa yang bergerak di bidang periklanan melalui media cetak, media elektronik, dan media lainnya.
PT. Tiga Cipta Pariwara memiliki business unit yang saling menawarkan jasa secara spesifik yaitu : Creative Juice, TBWA, dan Tequila digital.
Creative Juice merupakan business unit yang menawarkan jasa seperti membangun strategi periklanan untuk client dari wilayah indonesia.
TBWA\Indonesia merupakan business unit yang menawarkan jasa seperti strategi pengembangan brand, pengembangan kreatifitas periklanan, Perencanaan komunikasi, Pengembangan Produk Baru yang ditujukan untuk Global Client.
Tequila Digital merupakan business unit yang menyediakan jasa strategi pemasaran langsung, strategi digital, produksi kreativitas digital
3.1.3 Vision and Mission of Company
Visi dan M isi PT. Tiga Cipta Pariwara adalah sebagai berikut : a. Visi PT. Tiga Cipta Pariwara :
Perusahaan periklanan yang memberikan keunggulan kompetitif untuk tumbuh dan mengalami perkembangan yang signifikan dalam menjadi perusahaan periklanan terkemuka di dunia.
b. M isi PT. Tiga Cipta Pariwara :
M enyediakan jasa yang dapat memberikan solusi bisnis bagi client terkait dalam bidang periklanan melalui media cetak, media elektronik, dan media lainnya.
3.1.4 Company Organization S tructure
Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan struktur organisasi yang bersifat fungsional yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai visi dan misi PT. Tiga Cipta Pariwara tersebut.
Struktur organisasi PT.Tiga Cipta Pariwara dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Tiga Cipta Pariwara
(Sumber : PT. Tiga Cipta Pariwara)
Dari struktur organisasi diatas, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan, yaitu :
1. Director
Director bertugas untuk menjalankan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan dengan baik dan bisa mendapatkan keuntungan yang di harapkan serta mengambil keputusan jangka panjang. Director juga mempunyai tanggung jawab atas seluruh keputusan jangka panjang yang diambil.
2. General M anager
General M anager bertugas untuk melaporkan semua kejadian dan amsalah yang terjadi secara garis besar kepada Director, mengambil keputusan jangka pendek serta menggantikan posisi Direktur apabila berhalangan. General M anager juga bertanggung jawab atas keputusan jangka pendek yang diambil kepada Director dan perusahaan.
3. Creative Division
Divisi ini bertugas untuk mengatur kinerja proyek – proyek dalam pembangunan suatu image produk atau jasa perusahaan client yang didukung oleh Creative Director, Grouphead, Art Director, serta Copywriter.
4. Creative Director
Creative Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal memberikan pengawasan terhadap semua aspek desain produk atau jasa perusahaan client yang terkait dan memberikan interpretasi strategi komunikasi yang tepat dalam dunia periklanan.
5. Grouphead
Grouphead memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal mengatur sumber daya manusia yang ada di suatu proyek terkait dengan pengetahuan terhadap image produk atau jasa client.
6. Art Director
Art memiliki tugas dan tanggung jawab dalam membuat konsep yang disesuaikan dengan kebutuhan klien atau image dari suatu produk maupun jasa perusahaan klien dengan menggunakan media baik media cetak, media elektronik, dan segala macam bentuk komunikasi lainnya dalam dunia periklanan.
7. Copywriter
Copywriter memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menulis naskah iklan, baik untuk iklan cetak (print ad), iklan televisi (TV Commercial), iklan radio (Radio Commercial) dan segala macam bentuk komunikasi lainnya dalam dunia periklanan.
8. Client Service Division
Divisi ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dan memberikan solusi bisnis terhadap keluhan client terhadap produk dan jasa mereka. Client Service Division terdiri dari Client Service Director, Account Director, Account Service.
9. Client Service Director
Client Service Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga hubungan baik antara client dengan perusahaan dengan memberikan pelayanan yang terbaik, dan memberikan
10. Account Director
Account Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menjaga kreditibilitas seorang client dalam keseluruhan operasional penggunaan jasa atas image produk atau jasa perusahaan client.
11. Account Service
Account Service memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani keluhan pelanggan dalam kreditibilitas seorang client dalam keseluruhan operasional penggunaan jasa atas image produk atau jasa perusahaan client.
12. Production Division
Production Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional produksi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client. Divisi ini dihandle oleh traffic. 13. Traffic
Traffic memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kebutuhan perusahaan client dalam modul produksi dengan membuat cost estimate yang berisi produk jasa serta perkiraan harga.
14. M edia Division
Production Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional periklanan dalam media cetak, media elektronik yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client. Divisi ini dihandle oleh M edia Director dan Planner.
15. M edia Director
M edia Director memiliki tugas dan tanggung jawab dalam membuat kesepakatan terhadap jasa yang ditawarkan PT. Tiga Cipta Pariwara yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client dalam penggunaan media cetak, media elektronik, dan media lainnya.
16. M edia Planner
M edia Planner memiliki tugas dan tanggung jawab dalam merencanakan proses kesepakatan yang sudah disetujui oleh media director dengan client dengan membuat perencanaan media yang berkaitan dengan supplier media yang tersedia (media cetak, media elektronik, media lainnya ) dan juga merealisasikan perencanaan media yang sudah dibuat.
17. Purchasing Division
Purchasing Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional produksi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan client. Divisi ini dihandle bagian purchasing.
18. Purchasing
Purchasing Division memilliki tugas dan tanggung jawab dalam melayani kegiatan operasional produksi seperti melakukan pembelian atas Cost Estimate yang telah dibuat oleh bagian
19. Business Unit Division
Divisi ini mengatur bagaimana sebuah proyek periklanan ditentukan sesuai dengan kebutuhan client dan spesifikasi keahlian yang dapat digunakan dalam business unit dalam memperkenalkan image produk atau jasa perusahaan client. Divisi ini terdiri dari satu Account Executive dalam satu business unit.
20. Account Executive
Account Executive memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menghubungkan antara klien dengan agency dan menjalankan kampanye-kampanye iklan atas produk atau jasa perusahaan client terkait serta mendidik para pemilik bisnis tentang bagaimana teknologi media dapat membantu client dalam mengembangkan bisnis mereka.
21. Finance Division
Bagian Finance memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal mengatur kegiatan operasional perusahaan dalam lingkup keuangan, menyusun laporan akhir tahun yang disediakan bagi para pimpinan perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara.
22. Finance Staff
Bagian ini bertanggung jawab atas penerimaan uang serta pengeluaran biaya oleh perusahaan yang kemudian akan dilaporkan kepada Finance Division untuk dibuatkan laporan untuk di serahkan kepada pihak executive.
3.1.5 Business Model Context
Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara membutuhkan pihak – pihak yang turut berpartisipasi dalam proses bisnis terkait yaitu sebagai berikut :
a. Client
Pelanggan dari PT. Tiga Cipta Pariwara terdiri dari perusahaan produksi dan perusahaan jasa yang berjumlah kurang lebih 300 perusahaan.
b. Business Unit
Business Unit yang terdapat pada PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan penyedia jasa periklanan yang memiliki spesifikasi terhadap kualitas jasa yang ditawarkan. PT. Tiga Cipta Pariwara memiliki beberapa business unit yaitu :
1. Creative Juice
Creative Juice merupakan business unit yang menawarkan jas a seperti membangun strategi periklanan untuk client dari wilayah indonesia.
2. TBWA
TBWA\Indonesia merupakan business unit yang menawarkan jasa seperti strategi pengembangan brand, pengembangan kreatifitas periklanan, Perencanaan komunikasi, Pengembangan Produk Baru yang ditujukan untuk Global Client.
3. Tequila Digital
Tequila Digital merupakan business unit yang menyediakan jas a strategi pemasaran langsung, strategi digital, produksi kreativitas digital, juga social media terhadap produk perusahaan client sehingga dengan adanya jasa tersebut diharapkan dapat memberikan keuntungan bagi client.
c. Service/ Products
Layanan utama yang diberikan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara kepada pelanggannya sudah dapat dipastikan dalam bentuk jasa periklanan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai berikut :
1. Production ( Pembuatan Konsep Iklan, Printing Desain, Event Production, dan lain-lain).
2. M edia ( M edia Advertising, Pemasangan Iklan TV/Radio/Koran)
3. Social M edia ( Web Desain, Web Developer, Web Advertising )
4. Copywriting d. Supplier
Supplier dari PT. Tiga Cipta Pariwara adalah supplier dari dunia pertelevisian, radio, majalah, banner, produksi periklanan.
e. Partner
Untuk meningkatkan kualitas jasa yang ditawarkan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara. Perusahaan ini menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari supplier penyedia jasa media elektronik, media
cetak baik skala nasional maupun internasional. Kerjasama ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama yang secara garis besar inisiatif kerjasama dilakukan di lebih 30 negara serta meningkatkan kualitas jasa yang ditawarkan.
3.2 Problem Identification
Dalam Bagian ini, ada di identifikasi masalah-masalah baik dalam aspek internal maupun eksternal. Dimana masalah yang dapat di identifikasikan sehubungan dengan modul Sales Order M anagement dan Purchasing managmement yakni :
Production Division :
1. Penyesuaian Penggunaan M ata Uang Pada Proses Ordering dan Pembayaran
2. Credit Limit Control 3. Executive Reporting 4. Order M onitoring
5. Item Information M anagement and M endukung Penyediaan Data Untuk Proses Price Ratio Analysis.
M edia Division :
6. Seringnya Perubahan dalamPembuatan M edia 7. Program Yang Tidak Terupdate
3.2.1 Internal Aspect of Organization
Strength 1. PT. Tiga Cipta Pariwara dikenal sebagai agency periklanan terkemuka
2. PT. Tiga Cipta Pariwara dikenal sebagai agency periklanan terkemuka yang sudah melayani berbagai perusahaan client dalam menciptakan image produk sehingga diingat oleh masyarakat. 3. Jaringan perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara
merupakan jaringan periklanan terkemuka dalam dunia periklanan yaitu perusahaan TBWA. 4. PT. Tiga Cipta Pariwara berada di lokasi yang
menguntungkan bagi kegiatan operasional PT. Tiga Cipta Pariwara.
5. Dengan banyaknya kerja sama yang dilakukan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara dengan external supplier membuat penawaran jasa PT. Tiga Cipta Pariwara menjadi lebih murah.
Weakness 1. Sistem yang digunakan PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung role pattern yang baik sehingga ruang lingkup tanggung jawab pekerjaan kurang jelas.
2. Sumber daya manusia PT. Tiga Cipta Pariwara
belum mendukung kemajuan teknologi informasi yang diterapkan pada perusahaan sehingga proses bisnis kurang berjalan secara baik.
3. Sistem pelaporan PT. Tiga Cipta Pariwara belum memberikan dukungan penyediaan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajerial. 4. Isi dokumen pada Divisi M edia sangat dinamis
sehingga user lebih cenderung menggunakan program Microsoft Excel dalam pembuatan dokumen Media Plan.
5. Kualitas orang yang bertanggung jawab dalam operasional sistem perusahaan sebagai bagian dari sumber daya intelektual masih sangat terbatas dan harus dibina dan dikembangkan secara terus menerus yang diselaraskan dengan visi dan misi organisasi.
1.2.2 External Aspect of Organization
Opportunity 1. Dengan dukungan sumber daya manusia yang yang mengerti proses bisnis dari PT. Tiga Cipta Pariwara sehingga memudahkan kegiatan operasional perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara. 2. Dengan penawaran jasa PT. Tiga Cipta Pariwara yang murah membuat kepuasan tersendiri bagi client dalam mempercayakan image produk mereka kepada PT. Tiga Cipta Pariwara.
3. Dengan banyaknya business unit dalam perusahaan tersebut yang masing-masing memiliki keunggulan membuat kepercayaan client terhadap PT. Tiga Cipta Pariwara terus meningkat.
Threat 1. Sumber daya manusia di PT. Tiga Cipta Pariwara cenderung terbiasa menggunakan proses manual sehingga dapat mengganggu dalam peningkatan kualitas sumber daya perusahaan yang dapat menggunakan fasilitas teknologi informasi perusahaan
2. Banyaknya perusahaan jasa yang bergerak dibidang periklanan yang mulai berkompetisi dalam mencari Client.
3. Perkembangan teknologi yang semakin maju
membuat perusahaan harus membuat sumber daya manusianya terus menerus diberikan pelatihan untuk mendukung penerapan teknologi informasi yang akan digunakan oleh perusahaan. 4. Banyaknya pesaing PT. Tiga Cipta Pariwara
yang juga memberikan fasilitas baik kepada
Client sehingga mempengaruhi pangsa pasar
yang telah disegmentasi oleh PT. Tiga Cipta Pariwara.
Tabel 3.2 External Aspect of Organization
3.2.2 Problem To S olved
Permasalahan-permasalahan yang ditemukan dari proses bisnis yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara adalah :
1. Penyesuaian Penggunaan Mata Uang Pada Proses Ordering dan Pembayaran
Pada saat ini sistem pada PT. Tiga Cipta Pariwara sudah memiliki fungsi untuk penyesuaian mata uang tetapi belum kepada proses untuk mendukung pencatatan dokumen accounting sehingga pihak Finance perlu melakukan penyesuaian secara manual terhadap mata uang asing sesuai dengan aturan pencatatan proses accounting
2. Credit Limit Control
Sistem pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum memiliki control pada sisi Client Credit Limit Platform maka setiap client dapat melakukan order tanpa batas kredit yang ditentukan, pihak Finance hanya mencatat jumlah piutang yang harus ditagih kepada client tertentu secara manual.
3. Executive Reporting
Sistem pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung proses pelaporan terhadap hasil kinerja perusahaan sesuai dengan keinginan para pihak eksekutif sehingga setiap kali ada permintaan pelaporan maka user melakukan proses reporting secara global, sedangkan kita ketahui bahwa PT. Tiga Cipta Pariwara merupakan perusahaan akuisisi dengan PT. M erah Putih sehingga pihak eksekutif menginginkan pelaporan yang bersifat terpisah sesuai dengan kinerja masing-masing anak perusahaan.
4. Order Monitoring
Pada sistem yang dipakai oleh PT. Tiga Cipta Pariwara belum mencakup dalam proses Order Monitoring untuk mengontrol barang masuk dan keluar sebagai akibat adanya order dari client sehingga jika ada barang yang di terima/dikirim secara parsial tidak dapat dikontrol.
5. Item Information Management and Mendukung Penyediaan
Data Untuk Proses Price Ratio Analysis
Sistem yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung proses Item Information M anagement serta Price Ratio analysis yang dimana Item Information M anagement diperlukan dalam mengendalikan proses ordering sehingga mendukung dalam proses pemilihan supplier dan penentuan harga pada tiap-tiap supplier berdasarkan item yang dipilih, sedangkan Data Price Ratio Analysis diperlukan untuk analisa perubahan harga item pada periode tertentu sehingga pihak Finance dapat mengendalikan laju perputaran uang pada perusahaan.
6. Transaksi Pembuatan Media yang dinamis
Sistem yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara seringkali terjadi perubahan sehingga data yang dihasilkan oleh transaksi media plan, media order, dan media actual berbeda. Oleh karena itu, media planner lebih memilih menggunakan aplikasi microsoft office dalam setiap transaksinya.
7. Program Yang Tidak Terupdate
Sistem yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara belum mendukung proses M edia pada bagian Program dimana Program setiap station
3.2.3 Establishment of Problem’s S olution
Berdasarkan permasalahan yang ada maka diperlukan beberapa solusi untuk pemecahan masalah. Alternatif pemecahan masalahnya adalah :
1. M erancang sebuah sistem yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan PT. Tiga Cipta Pariwara yaitu dengan penerapan sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) berbasis WEB sehingga dapat
melakukan kontrol/pengendalian pada segi proses bisnis, pengendalian
order serta keuangan perusahaan dan juga membantu perusahaan dalam
melakukan proses Item Management dan Price Ratio Analysis
2. M embuat format laporan sesuai dengan kebutuhan para pihak eksekutif sehingga dapat dijadikan bahan untuk pengambilan keputusan strategis. 3. Dengan membuat sistem yang memuat log file(history file) sehingga
memudahkan pihak media planner untuk melakukan pelacakan atas media yang telah dibuat.
4. Dengan membuat master data Program dimana program tersebut akan terus ter-update sehingga meminimalisir perbedaan antara media order dengan media actual.
3.2.4 Role of The Project Implementation
3.2.5.1 Project Member Responsibility
Gambar 3.2 S truktur Project Member
1. Project M anager
Project M anager adalah orang yang mengatur jalannya proyek, mengkoordinasikan dengan semua unit terkait. Project M anager memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal :
a. M engelola manajemen proyek. b. M engelola portofolio aplikasi.
c. M engelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap pengunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis.
d. M emastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data. e. M enjaga hubungan baik dengan stakeholder.
h. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna. i. M engelola timeline schedule agar tepat waktu. j. M engelola tim proyek.
k. M endefinisikan,menganalisa dan menyelesaikan masalah. l. M enyiapkan presentasi untuk manajemen.
m. M enetapkan status proyek. n. M enyelesaikan konflik.
o. M enyiapkan sumber daya yang diutuhkan oleh proyek. p. M elakukan proses kontrol dan pengawasan proyek.
q. M enyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan sistem dan melaporkannya kepada manajemen.
r. M elakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek.
2. Business Analyst
Business Analyst adalah pihak yang membantu project manager dalam hal pengerjaan proyek mengenai proses bisnis perusahaan terkait. Business Analyst memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. M elakukan pengumpulan data kebutuhan untuk sistem yang akan
dibangun pada perusahaan.
b. M enyusun dokumen kebutuhan proses bisnis dari user.
c. M elakukan pemeriksaan kesesuaian sistem dengan kebutuhan user. d. M enyusun laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan
kepada Project M anager.
f. M enyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada
pimpinan perusahaan terkait.
g. M elakukan survey terhadap sistem yang akan digunakan kepada user.
3. Programmer
Programmer adalah orang yang membangun sistem dalam project ini berdasarkan pada dokumentasi yang telah di buat oleh Business Analyst. Programmer memiliki tugas dan tanggung jawab dalam hal :
a. M embuat program sesuai dokumentasi proses bisnis dari sistem sistem yang akan dipakai.
b. M emodifikasi program.
c. M embuat perubahan yang disetujui oleh perusahaan terkait. d. M enganalisa kinerja program.
e. M engambil tindakan dalam memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna.
f. M elakukan Data Migration dari sistem lama ke sistem baru yang akan dipakai.
3.2.5.2 Project Implementation Phase
Gambar 3.3 Implementation S trategy Phase
1. Pre-selection Screening ( Project Kick Off)
Pada tahap ini pihak management PT. Tiga Cipta Pariwara melakukan meeting dengan pihak vendor dari Erasys Consulting dimana pada meeting ini pihak vendor melakukan identifikasi gambaran awal proses bisnis yang ada dalam PT. Tiga Cipta Pariwara serta melakukan
2. Project Planning
Pada tahap ini vendor melakukan persiapan dalam pengembangan sistem yang akan dibuat dimana akan melakukan pembagian tugas serta tanggung jawab terhadap tim implementasi yang terdiri dari
Programmer dan Business Analyst serta menetapkan timeline untuk
mengatur proses project tersebut. 3. Gathering User Requirement
Pada tahap ini pihak PT. Tiga Cipta Pariwara melakukan meeting dengan Erasys Consulting untuk melakukan pengumpulan kebutuhan akan sistem yang diinginkan oleh end user sehingga proses bisnis yang dilakukan dapat terpenuhi.
4. System Interface
Pada tahap ini Business Analyst melakukan perancangan awal terhadap
interface yang akan dipakai dalam sistem yang akan dikembangkan
sesuai dengan hasil Gathering User Requirement yang sudah dilakukan dan akan diminta Feedback dari End-user untuk pengembangan
Interface selanjutnya sampai seluruh proses bisnis dalam layar user
terpenuhi.
5. Business Logic ( Data Flow M odel)
Pada tahap ini tim melakukan perancangan database serta proses alur data yang akan dipakai disetiap proses bisnis yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara yang selanjutnya akan disesuaikan dalam Form
6. Business Blueprint
Pada tahap ini tim membuat rancangan awal terhadap sistem yang akan dikembangkan yang disebut Business Blueprint secara keseluruhan sesuai dengan alur dokumen serta proses bisnis yang ada pada PT. Tiga Cipta Pariwara beserta fungsi dan laporan yang akan dihasilkan.
7. Development Phase
Pada tahap ini tim Programmer melakukan pembuatan kode program yang didasarkan pada PHP Framework serta menggunakan software database SQL Server dengan perancangan yang telah dibuat sebelumnya serta melakukan konversi data yang akan digunakan kedalam database yang baru.
8. Testing and Feedback
Pada tahap ini tim project akan melakukan testing terhadap hasil dari
Development Phase yang dilakukan oleh Programmer dengan
menyesuaikan dengan Business Blueprint yang ada serta melakukan
Debug untuk meminimalisir error pada kode program.
9. End-user Training
Pada tahap ini tim Erasys Consulting melakukan pelatihan kepada end-user yang menggunakan sistem guna memberikan arahan dalam pemakaian sistem program sesuai dengan manual yang diberikan sehingga end-user dapat menyesuaikan dengan sistem yang baru dengan lebih mudah.
10. Go Live
Pada tahap ini sistem akan diimplementasikan ke dalam perusahaan dan digunakan dalam melakukan proses bisnis dan sistem lama akan perlahan mulai ditinggalkan.
11. Post-implementation Phase
Pada tahap ini pihak vendor akan melakukan controlling terhadap sistem serta melakukan maintenance untuk pemeliharaan sistem serta melakukan update jika diperlukan dalam menanggulangi kesalahan pada program.
3.2.5.3 Timeline Project
3.2.6 Existing Condition Business Processes
3.2.6.1 An Organization Process View
Gambar 3.5 Organization Relationship Map
3.2.6.2 List of End To En d Processes 1. General Proccess
a. Registrasi Client
b. Registrasi S upplier
Proses ini mencakup proses penyimpanan data Supplier kedalam database master yang akan digunakan setiap ada pembelian produk kepada Supplier.
c. Registrasi Produk
Proses ini mencakup penyimpanan data produk / item kedalam database master yang akan digunakan dalam proses bisnis di perusahaan.
d. Supplier Item Management
Proses ini mencakup penyimpanan data item yang tersedia pada supplier yang dipilih serta melakukan penyimpanan data Supplier Information Info Record.
e. Registrasi Program ( Media Section )
Proses ini mencakup penyimpanan data program yang diberikan dari station untuk selanjutnya dilakukan pengisian order sesuai dengan jadwal program yang telah diberikan oleh station.
f. Registrasi S tation ( Media Section )
Proses ini mencakup penyimpanan data station yang nanti digunakan dalam melakukan order terhadap jadwal program yang dipesan oleh client.
2. S ales Order Management
a) Production
Gambar 3.6 Production (Order Management And Purchasing Management) Document Flow
i. Pembuatan Cost Estimated
Pembuatan Cost Estimated mencakup pengecekan credit
limit yang dimiliki Client jika limit masih memungkinkan
untuk melakukan order maka Cost Estimate dapat dibuat tetapi jika limit sudah tidak mencukupi maka pihak
Finance akan melakukan Tracking terhadap performa
Client yang nanti akan dilakukan tindak lanjut terhadap
kebijakan financial setelah itu maka akan dilakukan penentuan penentuan Business Unit yang menerima pesanan dari Client serta pemilihan produk berdasarkan kategori tipe produk yang dipesan serta produk mana yang akan dipesan kepada Supplier dan dibuatkan Purchase
Order sehingga dapat diketahui harga yang sudah
dikenakan pajak produksi dan jasa serta penentuan
Currency oleh perusahaan dimana pada proses ini status
Cost Estimated menjadi “ Estimated “ lalu diberikan
kepada Client untuk disetujui dan akan dilanjutkan pada proses produksi pada tahap status Cost Estimated menjadi “ Approved “.
ii. Pembuatan Invoice untuk Client (Account Receivable ) Pembuatan Invoice untuk Client mencakup pembuatan tagihan Invoice dengan menetapkan Due Date atau tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh Client dengan melakukan kesepakatan mengenai berapa kali
Invoice akan ditagihkan serta jumlah yang akan ditagih di
setiap Invoice yang dibuat lalu akan diprint dan dikirim kepada Client, pada tahap ini status Cost Estimated menjadi “ Billed “.
iii. Pembuatan Delivery Order Untuk Pengiriman Invoice Pembuatan Delivery Order mencakup membuat surat jalan untuk mengirim Invoice yang akan dikirim kepada Client dimana dalam Delivery Order terdapat nama pengirim, nomor Invoice yang dikirim, tanggal pembuatan Delivery
Order , tanggal pengiriman Delivery Order, dan tanggal
diterima oleh Client, serta jumlah tagihan dalam nomor
Invoice yang dikirim.
iv. Penerimaan Pembayaran dari Client ( Incoming Payment )
Penerimaan Incoming Payment atas pembayaran tagihan
Invoice yang ditagih kepada Client sesuai dengan tanggal
pembayaran yang dilakukan oleh Client dan jumlah pembayarannya dimana Invoice tersebut masih dalam tanggal jatuh tempo, pada tahap ini status Cost Estimated menjadi “ Paid “.
v. Penerimaan Incoming Payment Dari Bunga Dan Pendapatan Lainnya Yang Mengakibatkan Kas Perusahaan Bertambah.
Proses ini mencakup penerimaan pembayaran yang mengakibatkan kas perusahaan bertambah dari pendapatan diluar pendapatan penjualan jasa kepada Client dengan mengentry tanggal serta keterangan dan jumlah pemasukan kas.
b) Media
Gambar 3.7 Media (Order Management and
vi. Pembuatan Media Plan
Proses ini mencakup pengecekan limit credit client jika limit Client mencukupi maka Media Plan dapat dibuat tetapi jika sudah mendekati atau melebihi limit maka akan diajukan terlebih dahulu kepada bagian Finance untuk dilakukan Tracking atau peninjauan terlebih dahulu terhadap performa Client yang nanti akan dilakukan kebijakan terhadap limit finansial dari Client lalu pembuatan perencanaan jadwal pemasangan iklan pada spot-spot yang telah di sediakan oleh Station dengan spesifikasi harga per spot serta jadwal acara yang disediakan untuk pemasangan iklan dan juga perhitungan perkiraan biaya untuk penayangan iklan dari Client berikut dengan pajak dan perhitungan jasa pemasangan iklan oleh PT. Tiga Cipta Pariwara yang nanti akan disetujui oleh Client.
vii. Pembuatan Media Actual sebagai Tagihan kepada Client
Proses ini mencakup membuat tagihan kepada Client sesuai dengan Log Prove yang diterima dari Station yang merupakan tagihan atas iklan yang telah ditayangkan.
3. Purchasing Management
c) Production
viii. Penetapan Supplier
Penetapan Supplier mencakup dalam pemilihan Supplier serta melakukan negosiasi harga dan memilih harga
Supplier yang paling murah yang selanjutnya akan dibuat
Purchase Order.
ix. Pembuatan Purchase Order
Pembuatan Purchase Order mencakup proses penentuan
Supplier yang dapat memenuhi pesanan produk yang
kemudian akan dilakukan negosiasi harga untuk produk yang dipesan sesuai Currency yang disetujui serta perhitungan pajak dan diskon yang diberikan oleh Supplier.
x. Penerimaan Supplier Invoice ( Account Payable ) Penerimaan Supplier Invoice mencakup menerima Invoice yang dikirim oleh Supplier dan mengentry nomor Supplier
Invoice yang diberikan serta membuat nomor Account
Payable dalam sistem lalu akan dientry jumlah serta waktu
pembayaran jatuh tempo yang diberikan oleh Supplier. xi. Pembayaran In voice S upplier ( Outgoing Payment )
dilakukan selama Due Date atau jatuh tempo dengan mengentry tanggal pembayaran serta jumlah yang dibayarkan dimana dapat dilakukan lebih dari satu kali pembayaran.
xii. Pembuatan Account Payable Yang Mengakibatkan Hutang Perusahaan
Proses ini mencakup pencatatan hutang perusahaan terhadap barang/produk yang dibeli dengan memberi penjelasan tanggal pembuatan, jumlah harga dan keterangan tentang hutang perusahaan yang dibuat tersebut.
xiii. Pembayaran Outgoing Payment Atas Hutang Perusahaan dan Beban Lainnya
Proses ini mencakup pembayaran hutang perusahaan terhadap pembelian barang/jasa diluar proses pembelian produk untuk kebutuhan pemenuhin proses ordering di perusahaan.
d) Media
xiv. Pembuatan Media Order kepada S tation
Proses ini mencakup pembuatan order kepada Station sesuai dengan Media Plan yang disetujui oleh Client dengan jadwal hari, acara, spot dan harga per spot yang telah ditentukan untuk dipesan.
xv. Penerimaan Log Prove Sebagai Tagihan atas Iklan Yang Telah Ditayangkan
Proses ini mencakup penerimaan Log Prove yang merupakan laporan atas penayangan iklan yang telah dilakukan sesuai dengan Media Order dan dicatat sebagai tagihan dari Station.
3.2.6.3 Identification of Existing Relevant Legacy S ystems
Legacy system yang dipakai dalam modul Sales Order
Management dan Purchasing Management pada PT. Tiga Cipta
Pariwara antara lain sebagai berikut:
PT. Tiga Cipta Pariwara Sistem Informasi Yang Digunakan
1. Production 2. Sysad : merupakan sistem
informasi yang mencakup dalam registrasi Client, Supplier, Business Unit, Produk serta mencakup dalam proses bisnis perusahaan dalam transaksi membuat Cost Estimated, Purchase Order, Invoicing,
pencatatan Account Payable, Account Receivable, Incoming Payment, Outgoing Payment.
3. Media 1. Sysad : mencakup dalam proses
pembuatan Media Plan, Media
Order, Media Actual untuk
proses transaksi bisnis pemesanan penayangan iklan oleh Client serta pembuatan
Order kepada station untuk
penanyangan iklan sesuai dengan Media Plan lalu proses
Accounting seperti : penerimaan
Log Prove dari Station yang
merupakan bukti atas penayangan iklan yang telah ditayangkan yang sekaligus sebagai tagihan dari Station, lalu pembuatan Media Actual sebagai tagihan kepada Client serta pembuatan Invoice.
Keterangan : Untuk Proses sekarang ini bagian M edia tidak banyak menggunakan Sysad ini karena banyaknya data yang berubah/dinamis sehingga bagian media menggunakan M s.Office seperti Excel untuk membuat Media
Plan, Media Order, dan Media
Actual.
Tabel 3.4 Legacy S ystems S ales Order Management and Purchasing Management
