[Summary] Sistem Informasi Perusahaan Chapter 5

[Summary]

Sistem Informasi Perusahaan

Chapter 5

 Tasks (tugas) adalah tahapan individual yang terkait dalam penyelesaian suatu event dalam suatu perusahaan

 Events adalah tasks; tetapi tidak semua tasks boleh direpresentasikan sebagai events

 Task yang pengukurannya tidak mungkin dilakukan atau tidak berbiaya efektif, tidak boleh direpresentasikan sebagai events

 Tasks adalah berbagai aktivitas yang dapat dirubah atau dihilangkan tanpa mengubah

karakteristik perusahaan secara substansial

 Tujuan pemodelan pada level ini, bukan untuk merancang suatu basis data, tetapi untuk mendokumentasikan aliran data dalam suatu perusahaan

 Belum ada suatu pola yang teridentifikasi pada task level

System Flowchart

 Mendokumentasikan sistem informasi secara grafis  Meringkas halaman-halaman narasi dalam format diagram  Fokus pada aspek fisik dari aliran dan proses informasi

System Flowcharts: Elemen Dasar

 System flowcharts dapat digambarkan secara manual ataupun dengan menggunakan

alat bantu plastic flowchart template/stencil

 System flowcharts dapat pula dibuat dengan menggunakan perangkat lunak computer.

Contoh: SmartDraw, Visio, ABC Flowcharter, Microsoft Word and Powerpoint

 System flowcharts menggabungkan tiga elemen dasar grafis untuk merepresentasikan

berbagai jenis aliran dan proses informasi fisik.

Flow Lines

 Flow lines (garis aliran) digunakan untuk menghubungan berbagai simbol pada

document flowchart

 Garis yang tidak putus-putus menggambarkan aliran suatu dokumen atau obyek

 Garis titik-titik, atau garis putus-putus menggambarkan suatu aliran informasi, bukan aliran dokumen fisik

 Beberapa flowchart juga menggambarkan aliran komunikasi, seperti komunikasi dengan menggunakan modem telepon atau satelit

 Tanda panah digunakan bila aliran dokumen atau informasi bukan dari kiri ke kanan ataupun dari atas ke bawah

 Areas of responsibility (Wewenang tanggung jawab) digambarkan agar pembaca

flowchart dapat dengan jelas mengetahui perpindahan tanggung jawab seiring dengan

aliran dokumen dalam sistem

 Dalam flowchart, areas of responsibility direpresentasikan dengan menggunakan kolom-kolom terpisah yang diberi label

 Areas of responsibility dapat berupa departemen, seksi dalam dalam suatu

departemen, ataupun karyawan suatu departemen

 Pertimbangkan dengan benar pemilihan tingkat subdivisi yang direpresentasikan oleh suatu kolom

Flowchart Preparation Conventions

 Left-to-right , Top-to-bottom

 Semua dokumen harus memiliki asal dan tujuan (“cradle to grave documentation”). Setiap duplikat dari dokumen harus menuju:

 Suatu simbol file permanen

 Suatu simbol yang melambangkan titik keluar dari sistem, atau  Penghubung (connector) ke halaman berikutnya

 Suatu simbol yang melambangkan penghancuran dokumen (kotak hitam kecil)  Sudut dari originating symbol dapat digelapkan sebagai indikasi dari

introduksi terhadap sistem  Buatlah flowchart dengan rapi

 Letakkan responsibility area dengan frequent interchange bersebekahan satu sama lain

 Tuliskan narasi hanya di dalam simbol

 Hindari penjelasan dengan narasi yang tidak perlu

 Pastikan bahwa setiap dokumen memiliki aliran yang jelas. Gambarkan suatu dokumen

 Sebelum dan sesudah tiap proses  Masuk dan keluar suatu file

 Masuk dan pindah (keluar) halaman atau area of responsibility  Pastikan bahwa flowchart dibuat secara lengkap

Ringkasan system flowchart

Kelebihannya:

 Flowcharts relatif mudah dimengerti oleh pelanggan dan manajer informasi

 Flowcharts membantu auditor untuk memahami business and systems controls

Kekurangannya:

 Flowcharts terikat pada aliran informasi dan karakteristik sistem yang menutupi

intisari prosedural suatu sistem

 Flowcharts dapat bersifat artifactual dan terikat pada teknologi informasi yang sudah

kadaluarsa

Jenis Data

 Master files (file induk). Berisikan balance atau status dari entitas. Contoh: vendors, credit customers, persediaan, assets, karyawan.

 Transaction files (file transaksi). Berisikan data tentang aktivitas. Contoh: pesanan, penjualan, pembayaran.

 History or archive files (file arsip). Berisikan data historis atau data masa lalu yang tidak aktif.

 Reference files (file acuan). Berisikan informasi yang dibutuhkan untuk tujuan referensi. Contoh: kurs, harga, kode pos, chart of accounts .

 Suspense files. Berisikan data yang menunggu diproses, errors, dan informasi yang hilang

Penyimpanan dan Akses Data

Penyimpanan sekuensial dan akses sekuensial

 Untuk mengakses suatu record, perangkat aksesnya harus membaca semua record yang disimpan sebelum record yang diinginkan

 Tape cartridges dan open reel tapes menggunakan penyimpanan dan akses data

sekuensial

Penyimpanan secara acak (random Storage) & akses langsung

 Records disimpan secara acak (tidak berurutan)

 Setiap record dapat diakses secara langsung tidak bergantung pada posisi fisiknya pada media penyimpanan; perangkat akses tidak harus membaca semua records sebelum record yang diinginkan

 Pada hard-disk, floppy disk, zip disk, CD-ROM, DVD-ROM, penyimpanan data dilakukan secara acak, dan akses data dapat dilakukan secara langsung

Media Kertas

 Media yang umum digunakan  Mudah digunakan

 Tidak bergantung pada listrik

 Kekurangan: Bulk (untuk disimpan), Tidak memiliki kemampuan mencari dan pemrosesan otomatis dan Mudah rusak

 Penyimpanan sekuensial (dapat diberi indeks untuk akses sekuensial berdasarkan indeks)

 Dapat diperbaharui pada media input fisik yang sama  Menambahkan informasi pada dokumen yang sama

Pita magnetik (magnetic tape)

 Pita kaset audio, pita VHS, kaset video kamera 8mm menggunakan pita magnetik  Penyimpanan sekuensial dan akses sekuensial

 Pengurutan (sorting) sangat penting untuk pemrosesan (file transaksi harus diurutkan untuk mencocokkan dengan urutan master file)

 Media fisik terpisah harus digunakan untuk input dan output pada proses update. Contoh : Master file lama, master file baru

 Mudah di-backup

 Bergantung pada listrik dan perangkat keras. Tidak dapat dibaca atau diproses secara langsung oleh manusia

Media digital (disks)

 hard disk komputer, floppy disks, zip disks, CDs, DVDs, dan memory cards

 Penyimpanan secara acak. Informasi dapat disimpan di bagian manapun dari media, dapat dibagi-bagi dan disimpan di beberapa lokasi. Contohnya : “Defragging” suatu

hard drive adalah proses untuk mengurutkan data dan menghubungkan kembali

semua bagia untuk pemrosesan yang lebih efisien

 Akses langsung. Dengan indeks, perangkat keras dapat langsung mengakses informasi yang diinginkan dan kemudian memprosesnya.

 Media fisik yang sama dapat digunakan untuk input dan output pada suatu proses

update (kecuali bila medianya sudah penuh).

 Mudah di-backup

 Bergantung pada listrik dan perangkat keras

 Tidak dapat dibaca atau diproses secara langsung oleh manusia

Metode Pemrosesan

 Batch: mengakumulasikan data untuk suatu periode waktu. Kemudian semua

transaksi pada file transaksi di-posting ke master file dalam suatu processing run (pemrosesan pita selalu dilakukan secara batch)

 Online: bermakna perangkat input komputer terhubung ke CPU sehingga master file

di-update pada saat data transaksi dimasukkan

 Real-time: bermakna respon langsung terhadap pengguna informasi; data transaksi dimasukkan dan diproses untuk meng-update master file yang berkaitan, dan suatu respon dengan cepat diberikan pada personil yang menyelenggarakan event bisnis sehingga mempengaruhi hasil dari event tersebut

 Report-time: data yang digunakan untuk membuat laporan (report) diproses seiring dengan pembuatan laporan

Data Flow Diagrams (DFD)

 Simbol DFD digunakan untuk berbagai tujuan analisis sistem, termasuk penggambaran secara grafis alur logika data dalam suatu proses

 Tidak seperti flowcharts yang merepresentasikan komponen fisik suatu sistem informasi, DFD dapat memberikan gambaran non-fisik yang lebih konseptual dari pergerakan data dalam suatu sistem

 DFDs mengabaikan hal-hal seperti unit organisasi, komputer tempat data diproses, dan media penyimpanan data

 Pergerakan data melalui berbagai kantor dan departemen dalam suatu sistem tertentu tidak direpresentasikan

Proses

 Lingkaran digunakan untuk mewakili proses yang mengambil data inflow dan mengubahnya menjadi information outflow.

 Tiap lingkaran memiliki dua label : Nomor proses dan Nama proses.

 Notasi alternatif yang dapat digunakan adalah kotak persegi empat dengan sudut lengkung.

Data Sources and Sinks

 Persegi empat (atau bujur sangkar) melambangkan data (inflow) sources dan

(information outflow) sinks

 Persegi empat diberi label nama dari data source atau sink/destinasi (contoh pelanggan, vendor, lembaga pemerintah)

 Sources dan sinks adalah agen eksternal (atau diluar cakupan) sistem yang

direpresentasikan dalam diagram  Menjelaskan batasan system

Data Flow Lines

 Data flow lines menggambarkan rute data inflow dan information outflow

 Data flows biasanya diberi label dengan nama data (contoh pesanan pelanggan, tagihan, dll)

 Panah menunjukkan arah aliran data

Data Stores

 Dua garis paralel digunakan untuk menunjukkan suatu penyimpanan (store) atau koleksi data

 Data stores adalah data yang diistirahatkan

 Deskripsi tentang isi data store dituliskan di dalam simbol

 Data store digunakan bila output suatu proses harus disimpan terlebih dahulu sebelum

dikirimkan ke proses yang berikutnya

 Notasi alternatif yang dapat digunakan adalah kotak persegi empat yang terbuka di satu sisinya

Constraints: Aturan Umum

1) Setiap proses harus memiliki nama unik

 Bila dua data flow lines (atau data stores) memiliki label yang sama, keduanya harus mengacu pada data flow (atau data store) yang sama

2) Input suatu proses harus berbeda dari output-nya

3) Setiap DFD tidak boleh memiliki lebih dari tujuh proses

Constraints: Process rules

4) Tidak bolah ada proses yang hanya memiliki output saja (karena hal tersebut mengindikasikan bahwa proses menghasilkan informasi dari nol). Bila suatu obyek hanya memiliki output maka obyek tersebut pasti suatu source.

5) Tidak boleh ada proses yang hanya memiliki input saja (atau “black hole”) - Bila suatu obyek hanya memiliki input, maka obyek tersebut suatu sink 6) Proses harus diberi label frase kata kerja

Constraints: Data stores

7) Data harus dipindahkan oleh suatu proses; data tidak dapat langsung pindah dari satu data

store ke data store lainnya.

8) Data harus dipindahkan oleh proses yang menerima data dari sources dan menempatkannya pada suatu data store; data tidak dapat langsung pindah dari outside

source ke suatu data store

9) Data harus dipindahkan oleh suatu proses; tidak dapat berpindah langsung dari data store ke suatu outside sink

10)Data store harus diberi label dengan frase kata benda

11)Data tidak dapat berpindah langsung dari suatu source suatu sink. Data harus dipindahkan oleh suatu proses bila data berkaitan dengan sistem. Bila data berpindah langsung dari suatu source ke suatu sink (dan tidak melibatkan pemrosesan) maka diluar cakupan sistem dan tidak diambarkan pada diagram DFD system data flow.

12)suatu source/sink memiliki label frase kata benda

Constraints: Data flow

13)suatu data flow hanya boleh memilliki satu arah diantara dua simbol. Data boleh bergerak dalam dua arah antara suatu proses dan suatu data store untuk menunjukkan bahwa dibaca dulu sebelum di-update. Untuk menggambarkan hal tersebut secara efektif, gambarlah dua panah terpisah karena dua langkah (pembacaan dan updating) terjadi pada waktu yang berbeda.

14)Pencabangan pada data flow berarti data yang sama (contoh duplikat tagihan) bergerak dari suatu lokasi yang sama ke dua atau lebih proses, data stores, atau sources/sinks yang berbeda

15)Penggabungan pada data flow berarti data yang sama bergerak dari dua atau lebih proses,

data stores, atau sources/sinks yang berbeda , ke lokasi yang sama.

16)Suatu data flow tidak boleh langsung kembali ke proses yang sama. Paling tidak harus ada satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan data flow lain, dan mengembalikan data flow aslinya ke proses awal.

17)Suatu data yang bergerak ke suatu data store, bermakna meng-update (menghapus, menambahkan atau merubah)

18)Suatu data flow dari suatu data store bermakna retrieve or menggunakan.

19) Suatu data flow memiliki frase kata benda. Boleh ada lebih dari satu frase kata benda

data flow pada satu tanda panah, selama semua aliran pada panah tersebut bergerak

bersama sebagai satu paket.

DFD Levels

 DFD dibagi menjadi beberapa level agar ukuran dan kompleksitasnya dapat dikendalikan

 Context level adalah DFD yang menunjukkan paling sedikit hal-hal yang rinci (detail)

 Tiap level berikutnya (Level Zero, Level One, Level Two, dst) membagi suatu proses pada diagram sebelumnya menjadi lebih rinci

 Keseimbangan (balance) antar levels harus selalu dijaga

 Semua inflows dari dan outflows ke sources/sinks eksternal harus sama dari level ke

Context level DFD

Diagram konteks menggambarkan satu proses (merepresentasikan keseluruhan sistem) dan

sources/ sinks yang merepresentasikan batasan sistem.

Contoh DFD Level One

Membandingkan DFD dan Flowchart Perbedaan utama antara flowchart dan DFD:

 Representasi karakteristik fisik dan logika dalam suatu sistem

 Flowchart menggambarkan karakteristik fisik sistem

 DFD mengabaikan atribut fisik sistem

 Sebagai ilustrasi: misalkan kita ingin mendokumentasikan data flow pada skenario sistem manual berikut:

 Seorang supervisor pada suatu pabrik mengumpulkan kartu absen dari para pekerja di departemennya dan me-review kalkulasi total waktu kerja untuk minggu tersebut

 Supervisor tersebut mengirimkan kartu absensi pada bagian accounting

payroll, yang akan digunakan oleh seorang clerk untuk merekam (record)

upah mingguan pada record file upah tiap karyawan, kemudian kartu absensi tersebut di-arsipkan secara alfabetis

Ringkasan

 Pemodelan task level merepresentasikan aliran kerja berbagai aktivitas dalam sistem informasi perusahaan

 Pemodelan task level sangat bermanfaat untuk merepresentasikan tahap2 individual yang membentuk suatu events, namun tahap2 tersebut dapat dirubah, karenanya tidak boleh dijadikan sebagai elemen dasar pada arsitektur basis data perusahaan

 System flowcharts dan data flow diagrams adalah dua alternatif cara untuk

merepresentasikan model-model task level. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan

 Untuk membuat model task level, kita harus memahami media fisik, jenis file dan metode pemrosesan