TUGAS AKHIR
RANCANG BANGUN
SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERGUDANGAN
(STUDI KASUS: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN
DAN KELUARGA BERENCANA
KABUPATEN PROBOLINGGO)
Oleh :
Made Dwi Novitasari
04209115
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER
SURABAYA 2011
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERGUDANGAN (STUDI KASUS: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA
BERENCANA KABUPATEN PROBOLINGGO) Oleh: Made Dwi Novitasari
Dosen Pembimbing: Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom. ABSTRAK
Sistem Informasi Administrasi Pergudangan merupakan program aplikasi yang di rancang sebagai upaya untuk mengoptimalkan pengelolaan administrasi di gudang Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten. Sistem yang di rancang dibatasi hanya menangani perekaman data-data yang berkaitan dengan transaksi alat kontrasepsi berupa maintenance data barang, data klinik, data sumber dana, dan data user, serta menangani pembuatan dan pencetakan dokumen yang berkaitan dengan transaksi alat kontrasepsi.
Hasil dari proses implementasi yaitu terbentuknya sebuah Sistem Informasi Administrasi Pergudangan terkomputerisasi yang mampu menangani transaksi yang telah disebutkan diatas. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL.
WAREHOUSING ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM DESIGN (CASE STUDY: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA
BERENCANA KABUPATEN PROBOLINGGO) By: Made Dwi Novitasari
Guidence by: Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom. ABSTRACT
Warehousing Administration Information System is an application program that is designed as an attempt to optimize the management of administration in the warehouse of Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo. The system is designed to handle only limited data recording, data pertaining to transactions maintenance of contraception in the form of goods data, clinical data, the data sources of funding, and user data, as well as handle the manufacture and printing of documents related to the transaction of contraceptives.
The results of the implementation process of the formation of an Information System that is able to handle computerized warehousing transactions that have been mentioned above. The system is built using the PHP programming language and MySQL database.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus, karena berkat pertolongan-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Pergudangan (Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo)” ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Sistem Informasi pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama Surabaya.
Kelancaran penyusunan tugas akhir ini tak lepas dari adanya dukungan, bimbingan dan kerjasama berbagai pihak. Oleh karena itu, sudah sepantasnyalah pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Ir. Tony Hartono Bagio, MT., MM., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama.
2. Bapak Cahyo Darujati, ST., MT., selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama.
3. Ibu Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom., selaku dosen pembimbing yang dengan sabar membimbing dan memberikan waktu serta masukan yang sangat berarti bagi penulis.
4. Bapak dan Ibu Dosen beserta seluruh Staf Tata Usaha di lingkungan Program Studi Sistem Informasi, yang telah banyak membantu dan membagikan pengetahuan kepada penulis.
5. Mama, Wawan, Asti, Mbak Uut, Leo, Fefe dan Mas Rah, Bu Yunir sekeluarga, dan Kay, yang telah memberi dorongan semangat dan doa yang tak pernah putus.
6. Neng Ujiek ‘n the genk (domo arigato, mau ikut mikirin programku), Opik, Lusi, Onny, Dwiyono, Jabbie, Sjunan (teman-teman seperjuangan), Indah, Ari, Evi, Ryo, Arip, Mas Hery, Zainul, Mas Teguh, Pak Benny, Erwin, Iwan, Arai, Andre (makasi atas dukungannya dan kesediaannya jadi temanku), serta semua rekan se program studi, yang namanya tidak dapat disebutkan satu per satu, atas semua dukungan, bantuan, pengertian dan persahabatan selama hampir dua tahun ini.
7. Bapak Kepala Badan dan Bapak Sekretaris Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo, atas permaklumannya.
8. Rekan-rekan di BPPKB Kabupaten Probolinggo, khususnya Pak Rudy dan Pak Anam, atas semuanya.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, atas`segala bantuannya.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki banyak kekurangan. Untuk itu penulis sangat berterimakasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penyusunan laporan-laporan selanjutnya. Penulis juga memohon maaf jika selama penyusunan tugas akhir, penulis melakukan banyak kesalahan. Akhir kata, semoga tugas akhir ini bermanfaat.
Surabaya, Agustus 2011
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN... iii
SURAT PERNYATAAN ... iv
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL ... xv BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 2 1.3 Batasan Masalah ... 3 1.4 Tujuan ... 3 1.5 Manfaat ... 3 1.6 Metodologi Penelitian ... 3 1.7 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ... 7
2.2 Pengertian Informasi ... 7
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 9
2.5 Alat Perancangan ... 10
2.6 Kamus Data ... 21
2.7 Basis Data ... 21
2.8 Normalisasi ... 22
2.9 Profil BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 23
2.10 Alat Kontrasepsi ... 26
BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 3.1 Gambaran Umum Manual ... 39
3.2 Document Flowchart ... 41
3.3 System Flowchart ... 49
3.4 Diagram Berjenjang ... 55
3.5 Data Flow Diagram ... 57
3.6 Desain Database ... 65
3.7 Desain Input/Output ... 72
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM 4.1. Implementasi Sistem ... 88 4.2. Evaluasi Sistem ... 88 BAB V PENUTUP 5.1. Simpulan ... 105 5.2. Saran ... 106 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 10
Gambar 2.2. Simbol-simbol Dalam Diagram Aliran Data ... 11
Gambar 2.3. Aliran Data Minimal Mengandung Satu Proses ... 15
Gambar 2.4. Tahapan Normalisasi ... 23
Gambar 2.5. Struktur Organisasi BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 24
Gambar 3.1. Document FlowchartPenerimaan Barang ... 42
Gambar 3.2. Document FlowchartPengeluaran Barang ... 44
Gambar 3.3. Document FlowchartLaporan Stock Opname ... 45
Gambar 3.4. Document FlowchartLaporan Bulanan ... 46
Gambar 3.5. Document FlowchartLaporan Sumber Dana ... 47
Gambar 3.6. Document FlowchartKartu Persediaan Barang ... 48
Gambar 3.7. Document FlowchartKartu Barang ... 49
Gambar 3.8. System Flowchart Login ... 50
Gambar 3.9. System FlowchartMaster Data ... 51
Gambar 3.10. System FlowchartPenerimaan Barang ... 52
Gambar 3.11. System Flowchart Pengeluaran Barang ... 53
Gambar 3.12. System Flowchart Pelaporan ... 54
Gambar 3.13. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 56
Gambar 3.14. Diagram Konteks Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 57
Gambar 3.15. DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 59
Gambar 3.16. DFD Level 1 Proses Master Data Sistem Informasi Administrasi
Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 60
Gambar 3.17. DFD Level 1 Proses Transaksi Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 61
Gambar 3.18. DFD Level 1 Proses Pelaporan Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 63
Gambar 3.19. CDM Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 65
Gambar 3.20. PDM Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di BPPKB Kabupaten Probolinggo ... 66
Gambar 3.21. Desain Form Login ... 73
Gambar 3.22. Desain Form Menu Utama ... 73
Gambar 3.23. Desain FormSumber Dana ... 74
Gambar 3.24. Desain Form EntrySumber Dana ... 75
Gambar 3.25. Desain Form Daftar Klinik ... 75
Gambar 3.26. Desain Form EntryKlinik ... 76
Gambar 3.27. Desain Form Daftar Alkon ... 77
Gambar 3.28. Desain Form Entry Alkon ... 77
Gambar 3.29. Desain Form Daftar Pengguna ... 78
Gambar 3.30. Desain Form Entry Pengguna... 79
Gambar 3.31. Desain Form Daftar BAPB ... 79
Gambar 3.32. Desain Form Entry BAPB ... 80
Gambar 3.33. Desain Form EntryAlkon BAPB ... 81
Gambar 3.34. Desain Form Daftar SBBM ... 81
Gambar 3.35. Desain Form EntrySBBM ... 82
Gambar 3.37. Desain Form Daftar SPMB ... 83
Gambar 3.38. Desain Form Entry SPMB ... 84
Gambar 3.39. Desain Form Daftar SBBK ... 85
Gambar 3.40. Desain Form Entry SBBK ... 85
Gambar 3.41. Desain Form Pencarian SPMB ... 86
Gambar 3.42. Desain Form Daftar BAPB Yang Belum Dibuat SBBM ... 87
Gambar 3.43. Desain Form Daftar SPMB Yang Belum Dibuat SBBK ... 87
Gambar 4. 1. Form Login ... 89
Gambar 4.2. Form Menu Utama ... 90
Gambar 4.3. FormSumber Dana ... 91
Gambar 4.4. Form Entry Sumber Dana ... 91
Gambar 4.5. Form Daftar Klinik ... 92
Gambar 4.6. Form Entry Klinik ... 93
Gambar 4.7. Form Daftar Alkon ... 94
Gambar 4.8. Form Entry Alkon ... 94
Gambar 4.9. Form Daftar Pengguna ... 95
Gambar 4.10. Form Entry Pengguna... 96
Gambar 4.11. Form Daftar BAPB ... 97
Gambar 4.12. Form Entry BAPB ... 97
Gambar 4.13. Form Entry Alkon BAPB ... 98
Gambar 4.14. Form Daftar SBBM ... 99
Gambar 4.15. Form Entry SBBM ... 100
Gambar 4.16. Form Daftar SPMB ... 100
Gambar 4.18. Form Daftar SBBK ... 102
Gambar 4.19. Form Entry SBBK ... 103
Gambar 4.20. Daftar BAPB Yang Belum Dibuat SBBM ... 103
Gambar 4.21. Daftar SPMB Yang Belum Dibuat SBBK... 104
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dunia teknologi informasi berkembang cepat dan terus-menerus. Hal ini diakibatkan kebutuhan sistem informasi yang semakin kompleks. Upaya untuk meningkatkan efisiensi biaya, tenaga dan berbagai sumber daya menjadikan teknologi komputer lebih memasyarakat dan dibutuhkan oleh sebuah instansi. Salah satu instansi tersebut adalah Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana (BPPKB) Kabupaten Probolinggo.
Pengolahan data yang dahulu dilakukan secara manual, sudah tidak mungkin lagi untuk dilanjutkan karena memakan waktu yang cukup lama, tidak efisien dan menghasilkan data dengan tingkat akurasi rendah. Untuk mengatasi hal-hal tersebut diperlukan perubahan dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi.
Keberhasilan Program Keluarga Berencana (KB) selama ini tidak lepas dari adanya dukungan manajemen perlengkapan dan perbekalan (logistik) yang sudah berjalan secara baku dan terpelihara dengan baik. Tanpa adanya dukungan manajemen logistik, sulit diketahui secara jelas keadaan alat kontrasepsi (alkon) di
setiap tingkatan wilayah. Kondisi ini harus tetap dipelihara dan bahkan perlu ditingkatkan agar manajemen perlengkapan dan perbekalan dapat berjalan lebih efektif dan efisien.
Sebagai upaya untuk meningkatkan pengelolaan administrasi gudang, diperlukan suatu alat bantu berupa sebuah sistem administrasi pergudangan terkomputerisasi. Hal ini dituangkan dalam Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo. Sistem ini mampu mengatasi beberapa kendala yang dihadapi pada pengerjaan secara manual. Sebagai contoh, meminimalkan pengunaan alat tulis kantor (ATK) berupa kertas yang tidak efisien. Hal ini dikarenakan seringnya terjadi kesalahan (perulangan) pemberian nomor pada surat bukti barang keluar (SBBK) yang masih dikerjakan secara manual, sehingga pencetakannya harus dilakukan berulang kali. Dampak lainnya adalah pemborosan waktu dan tenaga untuk melakukan suatu pekerjaan yang sama secara berulang-ulang.
1.2. Rumusan Masalah
Bertitik tolak dari latar belakang yang telah dikemukakan, maka permasalahan yang akan dibahas adalah “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo?”
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah sistem yang di rancang adalah sebagai berikut:
1. Menangani perekaman data-data yang berkaitan dengan transaksi alkon berupa
maintenancedata barang, data klinik, data sumber dana, dan data user;
2. Menangani pembuatan dan pencetakan dokumen yang berkaitan dengan transaksi alkon.
1.4. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo.
1.5. Manfaat
Dengan dibangunnya Sistem Informasi Administrasi Pergudangan yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu Bendahara Barang dan Kasubbag. Perencanaan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
1.6. Metologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam kasus ini adalah : 1. Studi literatur
Sebagai langkah awal, dilakukan studi literatur. Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca literatur yang mendukung dan berhubungan dengan administrasi pergudangan. Langkah ini sangat membantu dalam memahami alur data dan informasi dari sistem informasi administrasi di gudang secara umum.
2. Pengumpulan data
a. Observasi dan Survei
Penelitian yang dilaksanakan langsung pada obyek yang diteliti yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas tentang sistem yang sedang berlangsung.
b. Wawancara
Pengumpulan data dengan cara langsung bertatap muka dan mencari keterangan ke responden (Bendahara Barang dan Kepala Sub Bagian Perencanaan).
3. Analisa Sistem
Mengidentifikasi masalah yang dihadapi pada pengerjaan secara manual, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem. Mempelajari sistem manual yang telah ada dengan tujuan merancang sistem baru yang mampu memperbaiki kekurangan dari sistem sebelumnya.
4. Perancangan sistem
Setelah memperoleh data dan informasi yang cukup, maka dilanjutkan dengan proses perancangan Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo. 5. Implementasi sistem
Setelah sistem selesai di rancang, maka proses selanjutnya adalah pengimplementasian rancangan tersebut menjadi sebuah Sistem Informasi Administrasi Pergudangan terkomputerisasi dengan menggunakan case tool yang telah ditetapkan sebelumnya.
Aktivitas yang juga penting dalam analisa dan perancangan sistem adalah dokumentasi. Berisikan kumpulan dokumen yang berhubungan dengan sistem yang dirancang. Mulai dari hasil pengumpulan data, analisa sistem dan hasil dari perancangan sistem. Selain sebagai back up, dokumentasi juga dapat digunakan sebagai dasar perbaikan dan pengembangan sistem di kemudian hari.
1.7. Sistematika Penulisan
Rancangan sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut: Bab I. Pendahuluan
Pendahuluan berisi hal-hal yang melatarbelakangi pemilihan topik penulisan, rumusan masalah yang akan dibahas, batasan ruang lingkup sistem, tujuan dirancang dan dibangunnya sistem, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II. Landasan Teori
Landasan teori berisi berbagai teori yang berkaitan dengan rancang bangun Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo
Bab III. Analisis dan Desain Sistem
Pada bab ini dilakukan analisis terhadap spesifikasi sistem yang diinginkan pengguna untuk kemudian dilakukan perancangan atau mendesain sistem secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis tersebut.
Pada bab ini dituliskan hasil implementasi dari rancangan yang telah dibuat pada bab sebelumnya, dengan menggunakan case tool yang telah ditentukan.
Bab V. Penutup
Pada bab ini dituliskan simpulan yang diperoleh, serta dituangkan saran-saran untuk pengembangan desain dan atau implementasi sistem di masa mendatang.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto HM, 2005, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi 3, Andi Offset, Yogyakarta.
Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid 1 dan Jilid 2, Edisi ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat.
O’ Brien, J.A., 2005, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12, Penerbit Salemba Empat.
Raymond McLeod, Jr. Jilid 1, Edisi Bahasa Indonesia, 1995, Penerbit Andi, Yogyakarta.
