31 BAB III
PERSIAPAN IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE HANA
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Gambaran Umum PT Anugrah Visi Inti Teknologi
PT Anugrah Visi Inti Teknologi, atau biasa dikenal sebagai Visi-Intech, telah bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan di Indonesia yang di dalam proses bisnisnya menggunakan sistem ERP. PT Anugrah Visi Inti Teknologi merupakan perusahaan konsultan IT yang memiliki fokus untuk membantu menjawab kebutuhan dan permasalahan bisnis klien, khususnya melalui proses implementasi sistem ERP. PT Anugrah Visi Inti Teknologi juga merupakan SAP VAR Partner, terutama untuk SAP Business One. Untuk menjaga efisiensi biaya maupun waktu selama implementasi SAP Business One, PT Anugrah Visi Inti Teknologi menggunakan pendekatan metodologi yang sudah terbukti best practices untuk diterapkan. Selain implementasi SAP Business One, PT Anugrah Visi Inti Teknologi juga melakukan Research & Development guna menemukan pengembangan proses bisnis yang lebih efektif. Sebagai pendukung, PT Anugrah Visi Inti Teknologi juga menyediakan jasa IT Outsourcing untuk mendukung bisnis dari klien melalui para professional di bidang IT.
3.1.1.1 Visi
PT Anugrah Visi Inti Teknologi memiliki visi untuk menjadi perusahaan IT yang terpercaya dan menjadi pilihan nomor satu dalam menyediakan solusi IT yang terbaik pada perusahaan skala UKM di Indonesia.
3.1.1.2 Misi
Berikut adalah misi yang dimiliki PT Anugrah Visi Inti Teknologi untuk mencapai visi di atas :
People
Menjadi tempat terbaik untuk bekerja, di mana semua individu terinspirasi untuk melakukan yang terbaik yang bisa diberikan kepada perusahaan.
Low Cost
Memberikan solusi IT dengan nilai investasi yang seminim mungkin, sehingga UKM di Indonesia dapat menggunakan teknologi informasi yang powerful yang bisa menunjang perkembangan bisnisnya.
Portfolio
Terus berinovasi dalam perkembangan jenis produk dan layanan yang dapat menunjang perkembangan bisnis UKM di Indonesia. Service Quality
Memberikan pelayanan yang terbaik dengan memberikan solusi yang tepat atas dasar kejujuran dan profesionalitas.
Deliverable
Memastikan solusi yang diberikan menjawab kebutuhan dari client dan memastikan Time Frame yang se-efektif mungkin. Human Resource
Meningkatkan kualitas, kreativitas, dan pengetahuan dari setiap elemen di perusahaan baik hard skill maupun soft skill yang berorientasi pada peningkatan mutu pelayanan.
Partner
Menjalin kerjasama dengan client dan vendor untuk terus tumbuh bersama dan berkembang, saling menghargai dengan menjunjung tinggi profesionalitas.
Edukasi
Memberikan edukasi IT kepada kalangan UKM yang berkesinambungan dan pelatihan yang berkualitas kepada kalangan pelajar atau mahasiswa sehingga bisa mengikuti tuntutan perkembangan teknologi dalam dunia kerja.
.
3.1.1.3 Key Behavior
Berikut adalah 5 sikap utama yang dimiliki oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi :
Live The Company Value
Company value which is Visi Intech, tetapi dari semua value tersebut, integrity harus menjadi karakter atas semua hal yang
33
dilakukan. Kami ingin semua orang yang berhubungan dengan perusahaan mengetahui bahwa kita melakukan berbagai hal dengan cara yang benar di Visi-Intech, bukan mengambil jalan pintas.
Focus on Operating Excellence
Kita harus fokus pada kualitas performance dari setiap sumber daya perusahaan dalam menjalankan operasional perusahaan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Act with Speed
Visi-Intech merupakan sebuah perusahaan yang sedang berkembang. Kedepannya semakin besar tantangan yang akan dihadapi. Untuk itu kita harus menghindari keterlambatan dalam pengambilan keputusan, harus senantiasa gesit untuk bertindak lebih cepat dari pesaing kita. Perilaku ‘Perusahaan Kecil’ ini menandai Visi-Intech sampai dengan saat ini dan merupakan salah satu yang harus dipertahankan.
Communicate Openly
Kami ingin hal yang baik untuk membuat perkembangan perusahaan semakin cepat. Kita perlu berhati-hati tentang pentingnya masalah kejujuran berkomunikasi. Semakin cepat kita mengkomunikasikan masalah yang ada, semakin mudah kita untuk mengumpulkan sumber daya perusahaan untuk solve the problem.
Collaborate accross the company
Kekuatan Visi-Intech berasal dari orang-orang berbakat. Dengan bekerja sama dan berbagi pengetahuan satu sama lain dengan lancar, kita dapat membuat perusahaan kami semakin kuat.
3.1.1.4 Struktur Perusahaan
Berikut ini struktur perusahaan PT Anugrah Visi Inti Teknologi:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Anugrah Visi Inti Teknologi Chief Executive Officer (CEO)
CEO memiliki tanggung jawab sebagai pimpinan dan mengkoordinasikan setiap kegiatan yang akan dilakukan oleh keseluruhan pegawai maupun mengendalikan setiap sumber daya dari PT Anugrah Visi Inti Teknologi.
HRD
HRD atau biasa lebih dikenal sebagai bagian sumber daya manusia memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya manusia di dalam PT Anugrah Visi Inti Teknologi. Secara spesifik, bagian HRD memiliki tugas:
1. Melakukan proses seleksi bagi calon karyawan.
2. Mengkomunikasikan dengan CEO sebelum menentukan karyawan yang hendak di rekrut.
3. Memastikan adaptasi karyawan dengan iklim kerja di perusahaan dapat berjalan baik.
35
Marketing
Bagian marketing secra umum bertugas untuk mempromosikan PT Anugrah Visi Inti Teknologi melalui berbagai media. Tugas bagian marketing secara umum yaitu:
1. Memperkenalkan perusahaan kepada publik agar dapat mengenal service apa saja yang dimiliki oleh perusahaan. 2. Menjalin hubungan baik dengan client dan public serta
menjadi jembatan natara perusahaan dengan public.
3. Menyerap informasi dari publik dan menyampaikan kepada perusahaan tentang hal-hal yang dapat mendukung peningkatan service yang dapat diberikan perusahaan (bias melalui riset atau pengembangan dari apa yang telah ada).
Chief Consultant
Chief consultant berperan sebagai pemimpin dari setiap konsultan di PT Anugrah Visi Inti Teknologi. Chief consultant memiliki tanggung jawab, yaitu:
1. Mengkoordinasikan pertemuan dengan client.
2. Membuat jadwal dari proyek-proyek yang akan ditangani oleh para konsultan.
3. Memastikan adanya progress dari proyek yang berlangsung.
4. Mengambil keputusan apabila ada masalah terkait proyek yang sedang berjalan.
5. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan progress proyek kepada CEO.
Functional Consultant
Functional consultant berperan dalam memastikan kesiapan proyek dari segi functional-nya agar tim proyek dapat memperoleh business requirement dari client. Functional consultant memiliki tanggung jawab, yaitu:
1. Mengkoordinasikan pertemuan dengan client.
3. Memberikan solusi atas permasalahan dari proses bisnis client melalui sistem yang ditawarkan.
4. Memastikan agar sistem dapat menjawab requirement dari client.
5. Membuat to-be document sebagai blueprint, yaitu kerangka untuk melakukan implementasi sistem.
Technical Consultant
Technical consultant berperan dalam memastikan kesiapan proyek dari segi teknikal-nya agar sesuai dengan requirement yang sudah dibahas dan disepakati sebelumnya. Technical consultant memiliki tanggung jawab, yaitu:
1. Melakukan customizing atas aplikasi.
2. Memastikan semua fitur di aplikasi dapat berjalan sesuai requirement yang sudah ditetapkan di to-be document. 3. Menyusun query untuk blocking, alert, approval, dsb. 4. Membuat report.
5. Mengkoordinasikan setiap pekerjaan yang dilakukan kepada chief consultant maupun functional consultant. 6. Melaporkan kepada chief consultant jika terjadi masalah.
3.1.2 Gambaran Umum PT MSJ
PT MSJ merupakan bagian dari Anugerah Corporation. Produk yang dikeluarkan PT MSJ berfokus pada bidang farmasi dan kesehatan yang terintegrasi. Aktivitas bisnis PT MSJ cukup variatif, mulai dari perdagangan, produksi, hingga distribusi. Fokus market PT MSJ yaitu di Indonesia. Divisi yang terdapat pada PT MSJ yakni pharma, non-pharma, cosmetic, dan feed.
Saat ini PT MSJ menggunakan sistem informasi yang dikembangkan oleh internal perusahaan, sistem tersebut bernama SKYE. Sistem SKYE dikembangkan dengan VB dan Microsoft Access sebagai platform-nya.
Setiap admin menjalankan fungsi di 3 divisi. Masing-masing divisi punya rumah masing-masing. Sistem saat ini masih memiliki kekurangan yakni ada beberapa proses yang masih manual dan beberapa proses bisnis yang belum sepenuhnya ter-cover oleh sistem yang lama.
37
Untuk dapat bersaing di era yang kompetitif ini maka pihak management PT MSJ memutuskan untuk melakukan pengembangan pada sistem informasi dengan melakukan implementasi SAP Business One HANA.
SAP Business One HANA memiliki kemampuan in memory computing yang mampu memproses data dalam jumlah besar dalam kurun waktu yang sangat singkat dan real time. Untuk dapat melakukan implementasi maka perlu diketahui dulu proses bisnis yang sudah ada.
3.1.2.1 Visi
Sebagai mitra untuk meningkatkan gizi dan kesehatan
3.1.2.2 Misi
Menyediakan sumber daya dan jasa dengan kualitas yang terbaik
3.1.2.3 Struktur Perusahaan
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT MSJ
PT MSJ memiliki struktur organisasi perusahaan seperti gambar di atas dan memiliki peranan masing-masing. Perananan ataupun roles yang dimiliki oleh setiap bagian adalah sebagai berikut:
Direktur
Direktur memiliki tanggung jawab untuk memimpin dan mengatur setiap divisi yang berada di bawahnya. Pada akhir bulan direktur akan mendapatkan laporan dari setiap divisi. Laporan yang diterima
dari setiap divisi ini akan dijadikan sebagai bahan acuan untuk pengambilan keputusan maupun pembuatan strategi maupun target yang hendak dicapai oleh PT MSJ ke depannya.
Purchasing
Bagian Purchasing memiliki tanggung jawab untuk mengurusi pembelian barang yang akan dijual oleh perusahaan.
Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian Purchasing diantaranya: 1. Meminta informasi kepada vendor untuk mengecek
ketersediaan barang, harga, quantity, tanggal pengiriman, informasi pembayaran.
2. Menyampaikan informasi harga kepada admin sales.
3. Membuat Purchase Order (PO) sebagai dokumen formal untuk pemesanan barang pada vendor.
4. Mengawasi PO agar dapat terealisasi dengan baik.
5. Meminta persetujuan manager sales jika terjadi overstock. 6. Mengisi aplikasi import sebagai acuan untuk kalkulasi biaya
tambahan atas pembelian barang import.
7. Melakukan komplain dan meminta retur kepada vendor jika terjadi ketidakcocokan antara barang yang masuk dengan barang pesanan maupun jika ada kerusakan.
8. Menghubungi dan meminta persetujuan vendor jika terjadi pengembalian barang.
Warehouse
Bagian gudang memiliki tanggung jawab untuk memastikan stok di gudang PT MSJ agar terjaga dengan baik serta mengontrol keluar masuknya barang.
Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian gudang diantaranya: 1. Menerima barang masuk dan invoice yang dikirimkan
vendor.
2. Melakukan pencatatan quantity dan batch pengiriman saat ada barang masuk di dalam dokumen Goods Receipt.
39
3. Menyampaikan informasi barang masuk ke bagian accounting.
4. Melakukan quality control terhadap barang masuk.
5. Melakukan stock opname untuk mengetahui stok barang dalam periode waktu tertentu.
6. Menerima informasi seputar barang yang akan keluar dari gudang melalui dokumen Sales Order dari bagian Sales. 7. Melakukan pencatatan quantity saat ada barang yang keluar
dari gudang melalui dokumen Goods Issue.
Finance
Bagian finance memiliki tanggung jawab untuk mengurus keluar masuknya uang dari kas pada PT MSJ.
Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian finance diantaranya: 1. Menerima uang penagihan dan membuat bukti kas masuk dan
kemudian mencatat di dalam buku kas.
2. Mengatur dan memantau penggunaan petty cash di setiap divisi.
3. Membuat laporan cashflow setiap bulannya. 4. Membuat bank reconciliation setiap bulannya.
5. Berkoordinasi dengan bagian accounting untuk memastikan pencatatan keuangan berjalan dengan baik dan valid.
Sales Pharma & non-Pharma
Bagian sales pharma memiliki tanggung jawab untuk mengurusi penjualan terhadap semua barang pharma. Sementara bagian sales non-pharma memiliki tanggung jawab mengurusi penjualan semua barang diluar kategori pharma yaitu barang feed dan cosmetic. Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian sales pharma maupun non-pharma diantaranya:
1. Melakukan kegiatan pre-sales yaitu untuk memberikan informasi tentang barang yang dijual kepada customer. 2. Membuat Sales Quotation (SQ) sebagai bentuk penawaran
3. Membuat Sales Order (SO) untuk memenuhi permintaan pembelian dari customer.
4. Meminta bagian accounting untuk mengecek piutang customer agar SO dapat diproses lebih lanjut.
5. Membuat modem sebagai surat perintah agar bagian gudang melakukan pengiriman.
6. Membuat nota retur apabila ada customer yang menginginkan retur atas barang yang dibeli.
7. Membuat laporan penjualan setiap bulannya.
Accounting
Bagian accounting memiliki tanggung jawab terhadap pencatatan atas semua transaksi yang dilakukan oleh divisi-divisi di PT MSJ. Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian accounting diantaranya:
1. Mengawasi dan memastikan pengeluaran perusahaan tidak keluar dari anggaran yang sudah ditentukan.
2. Memeriksa dan memastikan keabsahan dokumen-dokumen yang diterima dari setiap transaksi. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan keluar masuknya kas ini harus dilengkapi dengan bukti yang faktual kemudian baru diserahkan ke bagian General Ledger untuk diproses.
3. Pada proses Purchasing, bagian accounting akan mengecek kecocokan antara barang yang masuk dengan list barang di purchase order dan membuat dokumen sebagai konfirmasi quantity barang masuk.
4. Melakukan konfirmasi hutang kepada vendor.
5. Membuat daftar hutang dimiliki perusahaan kepada bank. 6. Membuat laporan keuangan dengan data-data yang valid.
IT
Bagian IT memiliki tanggung jawab mempersiapkan infrastruktur IT yang baik agar dapat mendukung jalannya proses bisnis di seluruh bagian PT MSJ.
41
Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian IT diantaranya:
1. Mengembangkan sistem yang efektif untuk mendukung setiap divisi
2. Menyusun anggaran terhadap realisasi perencanaan infrastruktur IT di setiap divisi
3. Memastikan keamanan data dan sistem PT MSJ
4. Menjalankan fungsi sebagai hardware support apabila terjadi masalah terhadap hardware di PT MSJ
5. Berperan sebagai IT helpdesk yang membantu setiap divisi di PT MSJ apabila mengalami kesulitan terkait masalah IT
3.2 Fase 1: Project Preparation
Pada fase ini konsultan akan mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan project management seperti tujuan, ruang lingkup, tim proyek, timeline, dan general setting. Proyek akan berjalan ketika fase ini berakhir.
3.2.1 Project Goals
Tujuan dari implementasi proyek pada PT. MSJ akan dibahas pada awal fase ini. Tujuan ini akan menjadi landasan dalam implementasi sistem yang baru. Berikut tujuan dari proyek ini:
1. Meningkatkan kinerja sistem dengan menggunakan sistem ERP berbasis SAP Business One HANA
2. Melakukan migrasi data dari sistem lama ke sistem baru (sistem ERP) 3. Memastikan semua pihak terkait menggunakan solusi yang disediakan
3.2.2 Project Scope
Ruang lingkup perihal implementasi proyek pada PT MSJ akan digambarkan pada project scope. Project scope ini merupakan kesepakatan kedua belah pihak antara klien dengan konsultan. Tujuan menentukan Project Scope adalah agar implementasi SAP Business One HANA tidak keluar dari scope yang ditentukan. Berikut adalah gambar secara garis besar dari modul yang menjadi ruang lingkup proyek.
Tabel 3.1 Project Scope
FINANCE BANKING PURCHASING INVENTORY
AP Invoice Outgoing Payment Purchase Requisition Purchase Order Pre-calculation Goods Receipt Inventory Transfer Stock Opname Goods Return
3.2.3 Project Team Organization 3.2.3.1 Konsultan
Gambar 3.3 SAP Business One Implementation Project Member
Gambar diatas merupakan rancangan dari struktur project team pada pihak konsultan. Tim konsultan terdiri dari 7 orang, dengan komposisi satu orang project manager, satu orang technical consutlant, dua orang functional consultant, dan tiga orang project member. Project team berfungsi untuk adanya pembagian peranan dan tanggung jawab dalam pelaksanaan implementasi SAP Business One HANA pada PT MSJ.
43
3.2.3.2 PT MSJ
Gambar 3.4 SAP Business One Implementation Project Member
Gambar diatas merupakan siapa saja yang terlibat dalam implementasi PT MSJ untuk bekerjasama dengan pihak konsultan. Project team PT MSJ terdiri dari steering committee, project manager, dan local champion.
3.2.4 Project Team Roles 3.2.4.1 Konsultan
Berikut ini penjelasan mengenai tanggung jawab dari setiap peran yang terdapat di dalam struktur project team konsultan:
Project Manager
Project manager konsultan bertanggung jawab atas pelaksanaan dan keberhasilan proyek implementasi. Project manager melakukan kegiatan operasional manajemen proyek serta manajemen resiko. Project manager juga mengatur jadwal pertemuan selama proyek dijalankan, berkoordinasi dengan project manager dari PT MSJ. Selain itu project manager juga mengawasi kinerja dan kemajuan proyek.
Functional Consultant
Functional consultant bertanggung jawab untuk mampu memperoleh business requirement yang dimiliki oleh PT MSJ di dalam setiap meeting yang dilaksanakan. Functional consultant juga harus dapat memberikan solusi-solusi strategis atas masalah-masalah yang sedang dihadapi ataupun timbul akibat implementasi SAP Business One HANA yang dilakukan. Functional consultant bekerjasama dengan technical consultant untuk mendapatkan solusi-solusi dari sisi teknikal.
Project Member
Project member secara struktural terletak di bawah functional consultant. Project member memiliki peranan untuk membantu functional consultant memecahkan masalah berkaitan dengan business requirement yang dibahas dengan PT MSJ. Project member juga bertugas untuk mendukung koordinasi dari functional consultant ke technical consultant.
Technical Consultant
Technical consultant bertanggung jawab untuk mendukung keberhasilan proyek dari sisi teknikal. Technical consultant membantu functional consultant untuk melakukan settings maupun customization terhadap SAP Business One HANA agar dapat memenuhi business requirement yang telah disepakati dengan PT MSJ.
3.2.4.2 PT MSJ
Berikut ini penjelasan mengenai tanggung jawab dari setiap peran yang terdapat di dalam struktur project team di PT MSJ:
Steering Committee
Steering committee berisikan pada para petinggi di PT MSJ. Steering committee akan mendapatkan laporan dari setiap meeting yang dilaksanakan dengan konsultan sehingga dapat memantau perkembangan proyek. Steering committee berwenang
45
untuk menjadi pengambil keputusan atas masalah-masalah yang sifatnya korporat dan sangat penting. Dalam setiap keputusan yang diambil oleh project manager, steering committee harus mendapatkan laporan atas hal tersebut.
Project Manager
Project manager PT MSJ bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan tim proyek dan berperan dalam pengambilan keputusan. Untuk masalah-masalah yang sifatnya korporat dan sangat penting, project manager harus berdiskusi dahulu dengan steering committee sebelum mengambil keputusan. Project manager melakukan kegiatan operasional manajemen proyek serta manajemen resiko. Project manager juga mengatur jadwal meeting selama proyek dijalankan. Selain itu project manager bertugas untuk memastikan setiap departemen untuk hadir dan terlibat dalam meeting bersama konsultan guna mendiskusikan business requirement. Setiap perkembangan dari proses implementasi proyek harus dilaporkan oleh project manager kepada steering committee.
Local Champion
Local champion merupakan perwakilan-perwakilan dari setiap departemen yang diundang oleh project manager untuk menghadiri meeting yang digelar bersama dengan konsultan guna mendiskusikan business requirement. Setiap local champion harus membawa data-data seputar departemennya (print out laporan, data-data terkait departemen, dsb) untuk mendukung konsultan memperoleh business requirement.
3.2.5 Project Timeline
Tabel 3.2 Project Timeline Implementasi SAP Business One HANA di PT MSJ
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES
0 SAP Business One HANA Implementation at PT MSJ 132 hari 15-07-2013 28 -02-2014
1 Project Preparation 6 hari 15-07-2013 24-07-2013
1.1 Project Plan Preparation 1 hari 15-07-2013 15-07-2013
1.2 Project Organization 1 hari 16-07-2013 16-07-2013 1.1
1.3 Existing Process Discussion 2 hari 17-07-2013 18-07-2013 1.2
1.4 Administration (Initialization, Setup) Discussion 1 hari 19-07-2013 19-07-2013 1.3
1.5 Project Kick Off 0,5 hari 22-07-2013 22-07-2013 1.4
2 Business Blueprint 21 hari 25-07-2013 3-09- 2013 1
2.1 Existing Process Documentation (Internal) 2 hari 25-07-2013 26-07-2013 1.5
2.2 Get Detailed Customer’s Business Process and Separate it
into Subjects 12 hari 29-07-2013 22-08-2013 2.1
2.2.1 Accounting 2 hari 29-07-2013 30-07-2013 Currency,
Spearator, OA
47
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES
2.2.3 Purchase Order Document 1 hari 1-08-2013 1-08-2013 2.2.2
PO, GR PO,
Landed Cost, AP Invoice
2.2.4 Master Data 1 hari 12-08-2013 12-08-2013 2.2.3
Warehouse, Item
Group, Item
Master Data
2.2.5 Purchasing Import 2 hari 13-08-2013 14-08-2013 2.2.4
2.2.6 Inventory Management 1,5 hari 15-08-2013 19-08-2013 2.2.5 Inventory
transfer, Stock
2.2.7 Production Mixing 0,5 hari 19-08-2013 19-08-2013 2.2.6
2.2.8 Sales Process 2 hari 20-08-2013 21-08-2013 2.2.7
2.2.9 Banking 1 hari 22-08-2013 22-08-2013 2.2.8 AP Invoice, AP
Down Payment
2.3 Document 7 hari 26-08-2013 3-09- 2013 2.2
2.3.1 Business Process Document 5 hari 26-08-2013 30-09- 2013
2.3.2 Review and Sign Off Business Process Document 2 hari 2-09- 2013 3-09- 2013 2.3.1
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES 3.1 Technical Environment Setup 2 hari 4-09- 2013 4-09- 2013 2.3
3.1.1 Database Installation 1 hari 5-09- 2013 5-09- 2013
3.1.2 Database Service Pack 1 hari 6-09- 2013 6-09- 2013 3.1.1
3.1.3 Install Server Tools 0 hari 6-09- 2013 6-09- 2013 3.1.2
3.1.4 License Installation 0 hari 6-09- 2013 6-09- 2013 3.1.3
3.2 System Initialization 7 hari 9-09- 2013 17-09- 2013 3.1
3.2.1 Create Customer Databases 1 hari 9-09- 2013 9-09- 2013
3.2.2 System Initialization & Definition in SAP Business One 1 hari 10-09- 2013 10-09- 2013 3.2.1
3.2.3 Define GL Account Determination 1 hari 11-09- 2013 11-09- 2013 3.2.2
3.2.4 System Initialization 1 hari 12-09- 2013 12-09- 2013 3.2.3
3.2.5 Form Setting 3 hari 13-09- 2013 17-09- 2013 Form Settings
3.3 Technical Development 26 hari 18-09- 2013 25-10- 2013 3.2
3.3.1 Customizing 7 hari 18-09- 2013 26-09- 2013
3.3.1.1 Listing User Defined Fields, User Defined Tables,
Queries, FS 2 hari 18-09- 2013 19-09- 2013
3.3.1.2 Create User Defined Fields and User Defined Tables 1 hari 20-09- 2013 20-09- 2013 3.3.1.1
3.3.1.3 Create Queries as Defined (alert, approval, blocking) 2 hari 23-09- 2013 24-09- 2013 3.3.1.2
49
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES
3.3.2 Master Data Migration 9 hari 27-09- 2013 9-10- 2013 3.3.1
3.3.2.1 Import Master Data Business Partner Group 0.5 hari 27-09- 2013 27-09- 2013
3.3.2.2 Import Master Data Business Partner (Vendor) 0.5 hari 27-09- 2013 27-09- 2013 3.3.2.1
3.3.2.3 Import Master Data Bank 0.5 hari 27-09- 2013 27-09- 2013 3.3.2.2
3.3.2.4 Import Master Data Warehouse 1 hari 30-09- 2013 1-10- 2013 3.3.2.3
3.3.2.5 Import Master Data Item Group 1 hari 1-10- 2013 2-10- 2013 3.3.2.4
3.3.2.6 Import Master Data Item 1 hari 2-10- 2013 3-10- 2013 3.3.2.5
3.3.2.7 Import Master Data User 0.5 hari 3-10- 2013 3-10- 2013 3.3.2.6
3.3.2.8 Import Master Data User Authorization 2 hari 4-10- 2013 7-10- 2013 3.3.2.7
3.3.2.9 Master Data Validation 2 hari 8-10- 2013 9-10- 2013 3.3.2.8
3.3.3 Form and Report Development 19 hari 27-09- 2013 25-10- 2013 3.3.1
3.3.3.1 Form Development 5 hari 27-09- 2013 3-10- 2013
3.3.3.2 Report Development 10 hari 4-10- 2013 21-10- 2013 3.3.3.1
3.3.3.3 Analytic Development 14 hari 4-10- 2013 25-10- 2013 3.3.3.1
3.3.4 System Configuration 5 hari 10-10- 2013 18-10- 2013 3.3.2
3.3.4.1 Create Users and Authorizations 2 hari 10-10- 2013 11-10- 2013
3.3.4.2 Define Approval Procedures in Administration Module 1 hari 16-10- 2013 16-10- 2013 3.3.4.1
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES 3.4 Internal Testing and Bug Fixing 5 hari 21-10- 2013 25-10- 2013 3.3
3.5 Server Installation (Database & SAP) 3 hari 28-10- 2013 30-10- 2013 3.4
3.5.1 Install Operating System 0.5 hari 28-10- 2013 28-10- 2013
3.5.2 Install SAP HANA & Crystal Report 1 hari 28-10- 2013 29-10- 2013 3.5.1
3.5.3 Install SAP Server & Client 1 hari 29-10- 2013 30-10- 2013 3.5.2
3.5.4 Install SAP Business One Analytics 0.5 hari 30-10- 2013 30-10- 2013 3.5.3
3.6 Create Training Scenario 2 hari 31-10- 2013 1-11-2013 3.5 3.7 Internal Testing Before Training 5 hari 5-11-2013 8-11-2013 3.6
4 Final Preparation 21 hari 11-11-2013 9-12-2013 3
4.1 Training and User Testing 17 hari 11-11-2013 3-12-2013 3.8
4.1.1 Simulate All Major Business Processes Define Above 9 hari 11-11-2013 21-11-2013
4.1.1.1 Master Data 1 hari 11-11-2013 11-11-2013
4.1.1.2 Purchasing 1 hari 12-11-2013 12-11-2013 4.1.1.1
4.1.1.3 Sales 1 hari 13-11-2013 13-11-2013 4.1.1.2
4.1.1.4 Inventory Management 1 hari 14-11-2013 14-11-2013 4.1.1.3
4.1.1.5 Financials and Chart of Accounts 1 hari 15-11-2013 15-11-2013 4.1.1.4
51
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES
4.1.1.7 Banking 1 hari 19-11-2013 19-11-2013 4.1.1.6
4.1.1.8 Administration 2 hari 20-11-2013 21-11-2013 4.1.1.7
4.1.2 Piloting 8 hari 22-11-2013 3-12-2013 4.1.1
4.1.3 User Manual Creation 8 hari 22-11-2013 3-12-2013 4.1.1
4.2 Final Configuration and Bugs Fixing 8 hari 25-11-2013 3-12-2013 4.1.1.8
4.2.1 Accepted Latest Master Data 1 hari 25-11-2013 25-11-2013
4.2.2 Import Latest Master Data 4 hari 26-11-2013 29-11-2013 4.2.1
4.2.3 Finalize Configuration 5 hari 22-11-2013 28-11-2013 4.2.2
4.2.4 Bugs Fixing 3 hari 29-11-2013 3-12-2013 4.2.3
4.3 Create or Import Opening Balances 4 hari 4-12-2013 9-12-2013 4.2
4.3.1 Data Validation 1 hari 4-12-2013 4-12-2013
4.3.2 Opening Balance 3 hari 5-12-2013 9-12-2013 4.3.1
4.3.3 Customer Opening Balance 0.5 hari 5-12-2013 5-12-2013 4.3.1
4.3.4 Vendor Opening Balance 0.5 hari 5-12-2013 5-12-2013 4.3.1
4.3.5 Inventory Opening Balance 1 hari 6-12-2013 6-12-2013 4.3.4
4.3.6 GL Account Opening Balance 0.5 hari 9-12-2013 9-12-2013 4.3.5
4.3.7 Obtain Client Sign Off for Imported Data 0.5 hari 9-12-2013 9-12-2013 4.3.5
NO. TASK NAME DURATION START END PRED NOTES
5 Go Live and Support 34 hari 10-12-2013 28-02-2014 4
5.1 System Review According to Post Go Live Checklist 0.5 hari 10-12-2013 10-12-2013
5.2 Go Live Meeting 0.5 hari 10-12-2013 10-12-2013
5.3 Implementation Go Live 0 hari 10-12-2013 10-12-2013
5.4 Project Sitting 11 hari 11-12-2013 27-12-2013 5.3
5.5 Provide Support for Operational Activities after Go
Live Support 30 hari 11-12-2013 30-01-2014
5.1, 5.2, 5.3
5.6 Perform a Month Closing Together to Review
Reporting and System 20 Jan 2014 1 hari 20-01-2014 20-01-2014 5.4
5.7 Perform a Month Closing Together to Review
Reporting and System 18 Feb 2014 1 hari 18-02-2014 18-02-2014 5.5
53
Durasi Implementasi Fase Pertama
Tabel 3. 3 Durasi Implementasi Fase Pertama
Dalam fase pertama, Project Preparation, tidak ada kegiatan yang dilakukan secara parallel. Aktivitas yang paling membutuhkan banyak waktu adalah membahas proses bisnis berjalan dikarenakan banyaknya proses yang harus dibahas. Sedangkan Project Kick Off yang merupakan tanda awal mulai sebuah project paling memakan sedikit waktu.
Gambar 3.5 Grafik Impelementasi Tahap Pertama
NO. TASK NAME DURATION
1 Project Preparation
1.1 Project Plan Preparation 1 hari
1.2 Project Organization 1 hari
1.3 Existing Process Discussion 2 hari
1.4 General Setting – Company Details – Basic Format 1 hari
1.5 Project Kick Off 0,5 hari
Durasi Implementasi Fase Kedua
Tabel 3.4 Durasi Implementasi Fase Kedua
NO.
TASK NAME
DURATION
2
Business Blueprint
2.1 Existing Process Documentation (Internal) 2 hari 2.2 Get Detailed Customer’s Business Process 12 hari
2.3 Document 7 hari
Total 21 hari
Dalam fase kedua, Business Blueprint, tidak ada aktivitas yang dilakukan secara parallel. Aktivitas yang paling membutuhkan banyak waktu adalah mengumpulkan detail dari proses bisnis klien dikarenakan setiap modul harus dibahas secara mendalam. Sedangkan mendokumentasikan proses berjalan hanya memakan waktu 2 hari karena hanya tingal memindahkan catatan meeting sebelumnya ke dokumen yang formal.
55
Durasi Implementasi Fase Ketiga
Tabel 3.5 Durasi Implementasi Fase Ketiga
NO.
TASK NAME
DURATION
3
Project Realization
3.1 Technical Environment Setup 2 hari
3.2 System Initialization 7 hari
3.3 Technical Development 26 hari
3.4 Internal Testing and Bug Fixing 5 hari
3.5 Server Installation (Database & SAP) 3 hari
3.6 Create Training Scenario 2 hari
3.7 Internal Testing Before Training 5 hari
Total 50 hari
Dalam fase ketiga, Project Realization, ada beberapa aktivitas yang dilakukan secara parallel yakni pada tahap technical development. Aktivitas yang dilakukan secara parallel adalah migrasi data dan pembuatan laporan. Aktivitas yang paling membutuhkan banyak waktu adalah technical development dikarenakan butuh waktu lebih lama dalam analisa dan konfigurasi.
Durasi Implementasi Fase Keempat
Tabel 3.6 Durasi Implementasi Fase Keempat
NO.
TASK NAME
DURATION
4
Final Preparation
4.1 Training and User Testing 17 hari
4.2 Final Configuration and Bugs Fixing 8 hari 4.3 Create or Import Opening Balances 4 hari
Total 21 hari
Dalam fase keempat, Final Preparation ada beberapa aktivitas yang dilakukan secara parallel yakni pada tahap training dan final configuration. Aktivitas dilakukan secara parallel sebab aktivitas tersebut saling terkait dan berkesinambungan. Aktivitas yang paling membutuhkan banyak waktu adalah training dan user testing sebab training akan menyangkut pembahasan tiap modul secara detail kepada masing user yang bersangkutan. Sedangkan aktivitas tersingkat dilakukan ketika membuka akun perusahaan.
57
Durasi Implementasi Fase Kelima
Tabel 3.7 Durasi Implementasi Fase Kelima
NO.
TASK NAME
DURATION
5
Go Live and Support
5.1 System Review According to Post Go Live Checklist 0.5 hari
5.2 Go Live Meeting 0.5 hari
5.3 Implementation Go Live 0
5.4 Project Sitting 11 hari
5.5 Provide Support for Operational Activitie 30 hari
5.6 Review Reporting and System I 1 hari
5.7 Review Reporting and System II 1 hari
5.8 Project Closing 1 hari
Total 34 hari
Dalam fase kelima, Go Live and Support, aktivitas project sitting dan support dilakukan secara parallel. Kedua aktivitas tersebut berhubungan dengan user yang akan menggunakan sistem baru. Konsultan wajib mendukung user dalam penggunaan sistem.
Durasi Implementasi Keseluruhan Project
Tabel 3.8 Durasi Implementasi Keseluruhan
NO.
TASK NAME
DURATION
1 Project Preparation 6 hari
2 Business Blueprint 21 hari
3 Project Realization 50 hari
4 Final Preparation 21 hari
5 Go Live and Support 34 hari
Total 132 hari
59
3.2.6 Administration
3.2.6.1 Company Detail (General)
Nama Perusahaan PT MSJ
Alamat Perusahaan Jl. Kemanggisan, Jakarta Barat 11160 Nomor NPWP 01.632.348.6.053.010
Telepon 021-1234567
Fax 021-7654321
Web-Site www.MajuSedapJaya.com
E-mail info@ptmsj.com
3.2.6.2 Company Detail (Basic Initialization) 1. Period Indicator: Per Year
Penomoran dokumen-dokumen akan dilakukan restart setiap tahun dengan tahun anggaran baru.
2. Posting Period: Jan-Dec; Sub period: Per Month
Periode pencatatan akutansi yang akan digunakan yaitu per bulan dengan rentang waktu antara bulan-01-sampai desember.
3. Use Negative Amount in reverse Transaction
SAP Business One HANA akan melakukan posting jurnal dari pembalikan dengan jumlah negatif. Hal ini berlaku untuk empat hal yaitu credit memo, pembatalan pembayaran, dan pembatalan jurnal.
4. Inventory System: Perpetual Inventory
Setiap transaksi yang dilakukan, proses pencatatatn akutansi persediaan transaksi tersebut akan dilakukan secara otomatis oleh SAP Business One HANA. Jurnal otomatis ini akan meujuk pada GL account-nya pada saat GL Determination.
5. Stock Valuation: Moving Average Price
Item Cost atas barang dagang maupun non dagang akan di evaluasi dengan menggunakan metode Moving Average System.
Dengan metode ini maka harga diperoleh dengan membagi total nilai dari barang dengan jumlah yang ada di dalam inventory. 6. Managed Item Cost: Warehouse Level
Nilai Item cost akan sama di setiap warehouse. Semua inventory yang masuk ke dalam satu warehouse akan mempengaruhi item cost di warehouse tersebut yang akan dihitung dengan stock valuation yang digunakan.
7. Allow Negative Inventory: No
Aturan akuntansi yang ditetapkan tidak mengijinkan persediaan negatif. Pada saat tidak terdapat stock (di bawah 0) maka pengeluaran barang tidak dapat dilakukan.
3.2.6.3 Departemen
Pada PT MSJ terdapat 4 departemen: Non Pharma
Pharma Cosmetic Feed
3.2.6.4 Mata Uang (Currency)
Currency adalah mata uang yang digunakan oleh PT MSJ sebagai nilai tukar untuk setiap transaksi baik itu transaksi pembelian atau penjualan barang. Beberapa klasifikasi currency yang akan digunakan yaitu:
Local Currency (Mata Uang Lokal): IDR System Currency: USD
Foreign Currency (Mata Uang Asing): USD, EUR,SGD, GBP, CNY, INR,KPW (WON Korea)
Rate Pembukuan : Rate Pajak 3.2.6.5 General Settings (BP, Budget, Services)
1. Terdapat Budget Setup
Pengaturan untuk anggaran yang berhubungan dengan financial. Seperti misalnya anggaran PO dan juga anggaran GR.
61
Pengaturan untuk pemberian approval. Misalnya approval untuk PO agar dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.
3. Terdapat Credit Limit Setup
Pengaturan untuk batas kredit customer. 4. Default Payment Term (Beli): Cash Basis
Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master vendor yang baru. Namun hal ini tidak mengganti metode pembayaran yang sudah ditandai sebagai default untuk vendor yang ada.
5. Default Payment Term (Jual): Cash Basis
Digunakan untuk memberikan nilai awal (default) untuk payment setiap catatan master customer yang baru. Namun hal ini tidak mengganti metode pembayaran yang ditandai sebagai default untuk customer yang sudah ada.
6. Mandatory Cost Center
Setiap transaksi harus menggunakan cost center agar dapat dihitung laba dan rugi melalui setiap profit center-nya.
7. Display Recurring on Excecution
Sistem akan menampilkan Open Recurring Transaction yang terjadi pada tanggal yang bersangkutan
3.2.6.6 General Settings (Display)
a. Format Tanggal: dd-mm-yyyy b. Format Waktu: 24 hour c. Unit of Measurement (UoM)
Tabel 3.9 Unit of Measurement (UoM)
BELI JUAL INVENTORY
Bou Bou Kg
Gram Kg Gram
Kg Gram Liter
Liter Liter Mg
Box Ons Ons Konversi UoM: 1 kg = 1000 gram 1 bou = 1,159 kg 1 kg = 1.000.000 miligram Tipe kemasan: 1 sack = 20 kg dan 25 kg 1 drum = 20 kg dan 25 kg 1 pail = 20 kg dan 25 kg 1 bag = 20 kg dan 25 kg d. Format Alamat
Bentuk penulisan alamat perusahaan baik untuk perusahaan customer maupun vendor :
Nama Jalan (Lengkap) Kota Kode Pos
Negara
e. Decimal Places:
Jumlah dan letak angka desimal yang digunakan oleh PT MSJ i. Amount: 2 untuk total line dan doc total
Jumlah desimal yang digunakan untuk format local currency, Contoh: Rp 150.500,78
ii. Quantity: 3
Jumlah desimal yang digunakan untuk format perhitungan jumlah barang.
Contoh: 10,000 kg iii. Exchange Rate: 2
Jumlah desimal yang digunakan untuk format Foreign Currency.
63
Contoh: 1 USD = 9.400 rupiah iv. Price: 3 untuk unit price
Jumlah desimal yang terdapat pada pencatatan terhadap harga.
Contoh: Rp 170.000,777
Beberapa Item menggunakan harganya 3 digit desimal. v. Percentage: 2
Jumlah desimal yang digunakan untuk nilai persen. Contoh: 50.77 %
vi. Separator: ”,”
Pemisah atau separator yang digunakan untuk memisahkan nilai desimal menggunakan koma.
vii. Thousand separator: ”.”
Pemisah atau separator yang digunakan untuk memisahkan nilai ribuan menggunakan titik.
3.2.6.7 Document Settings
Penentuan data dan fungsi yang akan ditampilkan atau dijalankan untuk dokumen yang telah ditentukan.
1. Base Price origin: Item Cost
Yang menjadi dasar atas nilai jual suatu barang ditentukan oleh nilai biaya yang dikeluarkan untuk suatu barang tersebut.
2. Calculation gross profit %: Profit/Sales Prices
Perhitungan persentase laba kotor terhadap suatu unit dari barang. 3. Release Inventory Below Minimum Level: ”Warning”
Penentuan jumlah minimal suatu stok barang sebagai batas bawah, jika sudah di bawah batas itu apakah barang akan tetap dijual atau tidak.
4. Document Remarks: Number Base Document
Keterangan atau informasi yang terdapat di kolom remarks suatu proses transaksi untuk memberikan data tambahan suatu transaksi didapat dari dokumen tertentu.
Jenis pengaturan yang dipakai perusahaan untuk menentukan jurnal otomatis yang akan dilakukan oleh sistem terhadap setiap item master data yang terdapat pada sistem. G/L account untuk transaksi persediaan akan ditentukan oleh bagian warehouse.
3.2.6.8 Financials Setup - Chart of Accounts (COA)
Gambar 3.xx Chart of Accounts Window 1. Struktur COA
a. Struktur COA yang dipakai akan memiliki 5 level b. Format penomoran account yang terdapat di PT MSJ:
Level 1: X 1 untuk penomoran level 1.
Account level 1 mencakup Asset, Liabilities, Capital, Turnover, dsb.
Level 2: XY 11 untuk penomoran level 2.
Account level 2 mencakup Current Asset, Other Asset, Fixed Asset
65
Level 3: XYZZ 1101 untuk penomoran level 3. Account level 3 mencakup Cash & Cash Equivalent Level 4: XYZZAA 110101 untuk penomoran level 4.
Account level 4 mencakup Cash on hand.
Level 5: XYZZAA-BBB 110101-001 untuk penomoran level 5.
Account level 5 mencakup Cash on Hand-Dollar
2. Catatan:
Semua nama account yang digunakan oleh PT MSJ penamaannya menggunakan Bahasa Inggris.
Untuk level 1, kode digit maupun nama COA yang digunakan tidak dapat di-custom dikarenakan COA merupakan pengaturan yang mandatory dari SAP. Namun kode digit dan nama COA untuk level berikutnya dapat ditentukan sendiri. Active account adalah account aktif yang digunakan dalam
setiap transaksi yang dilakukan PT MSJ
Control account adalah account yang digunakan untuk menampung hutang / piutang dari business partner (vendor / customer) saat terjadi transaksi. Account ini tidak dapat diposting secara langsung melalui journal entry.
Expenditure account adalah semua account yang berhubungan dengan pengeluaran di PT MSJ. Sebagai contoh, laci ke-6 pada COA isinya adalah Salary, Overtime, Bonus, Transport Allowance, dsb.
Sales Account adalah semua account yang berhubungan dengan penjualan serta menghasilkan turnover pada perusahaan. Sebagai contoh, laci ke-4 pada COA isinya Gross Sales, Sales Return dsb.
Other account adalah semua account yang termasuk bagian dari neraca, sebagai pengecualian, account yang berhubungan dengan penjualan aktiva tetap.
Jika sistem sudah Go Live dan PT MSJ hendak melakukan penambahan account baru, maka account baru dapat
langsung ditambahkan ke dalam list COA. Namun, penambahan yang dilakukan harus mengikuti aturan struktur kode COA yang sudah disepakati di atas.
3.2.6.9 Financial Setup - Tax Groups
Jenis tax code yang akan digunakan pada saat sales dan purchasing.
Tabel 3.10 Tabel List Tax Groups
KODE DESKRIPSI PERSENTASE KETERERANGAN
S0 No Output Tax 0
S1 10 % Output Tax 10% Masuk ke account
VAT/PPN
P0 No Input Tax 0
P1 10 % Input Tax 10% Masuk ke account
TAX Payable - VAT
P2 10 % B4 10%
Untuk ppn yang tidak dapat dikreditkan,
akan masuk ke account Construction
In Progress
Catatan terkait kode: S=Penjualan P=Pembelian 0=Exclude Tax 1=Include Tax
PPN Masukan
Untuk semua transaksi pembelian yang dilakukan PT MSJ, khususnya pembelian domestik (lokal) akan mengikuti aturan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di dalam SAP Business One HANA PPN akan muncul pada transaksi A/P Invoice atau A/P Credit Memo, sehingga ketika dokumen tersebut dibuat
67
maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN masukkan.
Jurnal yang terbentuk :
Good Receive Not Invoice Clearing Dr
Tax Payable VAT Dr
Trade Payable Cr
PPN Keluaran
Untuk semua transaksi penjualan yang dilakukan PT MSJ, khususnya penjualan domestik (lokal) mengikuti aturan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Di SAP Business One HANA PPN akan muncul pada transaksi A/R Invoice atau A/R Credit Memo, sehingga ketika document tersebut dibuat maka sistem akan membuat jurnal secara otomatis yang termasuk dengan akun PPN Keluaran.
Jurnal yang terbentuk :
Trade Receivable Dr.
VAT/PPN Cr.
Gross Sales Cr.
3.2.6.10 Financial Setup - Witholding Tax Pajak Penghasilan:
Untuk semua transaksi pembelian jasa mengikuti regulasi aturan yang berlaku di Indonesia. Pada SAP Business One HANA jenis PPh dipilih saat menerima tagihan dari vendor. Dimana jurnalnya akan otomatis muncul saat melakukan pembayaran ke vendor (jumlah yang dibayar akan otomatis dikurangi dengan jumlah yang dipotong dalam PPh). PPH akan diposting pada saat dilakukan Payment.
Berikut tarif PPh yang berlaku menurut UU Pajak Penghasilan Nomor 36 tahun 2008 yang mulai berlaku sejak 1-01-2009:
Tabel 3.11 Pajak Penghasilan
KODE PPh G/L ACCOUNT REMARKS
23 Tax Payable - PPH Ps.23 Untuk Jasa Rate : • 2% • 4% 21 Tax Payable - PPH Ps.21
Untuk professional fee Rate :
• 50% (dari dpp) * 5% = 2.5% • 50% * 6% = 3% 4 ayat 2 Tax Payable - PPH
Ps.4(2)
Untuk sewa bangunan Rate :
• 10%
Pajak Penghasilan di atas adalah Tarif PPh yang berhubungan dengan pihak vendor dari PT MSJ. Sehingga atas setiap tagihan yang diterima berupa jasa yang meliputi jasa yang tersebut pada UU PPh
3.2.6.11 Penomoran Dokumen
Struktur penomoran dokumen untuk masing-masing tipe dokumen. Kode Departemen: 10 = Pharma, 20 = Non Pharma, 22 = Cosmetic, 30=Feed
Struktur Document Numbering :
XX XX XXXXXX
69
Contoh: 1013000001 10 : Kode Department 13 : Tahun
000001 : No. Urut
Tabel 3.12 List Kode Dokumen
NO NAMA DOKUMEN KODE
SAP
CATATAN
1
AR Invoice Inventory
ARI10 Untuk penjualan inventory Pharma ARI20 Untuk penjualan inventory Non Pharma ARI22 Untuk penjualan inventory Cosmetic ARI30 Untuk penjualan inventory Feed AR Invoice Non
Inventory
ARN Untuk penjualan Non Inventory
2 AR Down Payment Inventory
RDP10 Untuk AR Down Payment Pharma RDP20 Untuk AR Down Payemnt Non Pharma RDP22 Untuk AR Down Payment Cosmetic RDP30 Untuk AR Down Payment Feed
3
AR Credit Memo Inventory
CNI10 Untuk penjualan inventory Pharma CNI20 Untuk penjualan inventory Non Pharma CNI22 Untuk penjualan inventory Cosmetic CNI30 Untuk penjualan inventory Feed AR Credit Memo Non
Inventory CNN Untuk penjualan Non Inventory 4 Delivery Order DOI10 Untuk delivery inventory Pharma
Inventory
DOI20 Untuk delivery inventory Non Pharma DOI22 Untuk delivery inventory Cosmetic DOI30 Untuk delivery inventory Feed
5 Return Inventory
DR10 Untuk return Pharma DR20 Untuk return Non Pharma DR22 Untuk return Cosmetic DR30 Untuk return Feed
6
Sales Order Inventory
SO10 Untuk sales order Pharma SO20 Untuk sales order Non Pharma SO22 Untuk sales order Cosmetic SO30 Untuk sales order Feed Sales Order Non
Inventory SON Untuk sales order Non Inventory
7 Sales Quotation Inventory
SQ10 Untuk sales quotation Pharma SQ20 Untuk sales quotation Non Pharma SQ22 Untuk sales quotation Cosmetic SQ30 Untuk sales quotation Feed
8
AP Invoice Import Inventory
API10 Untuk AP Invoice Import Pharma API20 Untuk AP Invoice Import Non Pharma API22 Untuk AP Invoice Import Cosmetic API30 Untuk AP Invoice Import Feed
AP Invoice Lokal Inventory
APL10 Untuk AP Invoice Lokal Pharma APL20 Untuk AP Invoice Lokal Non Pharma APL22 Untuk AP Invoice Lokal Cosmetic
71
APL30 Untuk AP Invoice Lokal Feed
AP Invoice Non Inventory
APN10 Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory Pharma
APN20
Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory Non Pharma
APN22
Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory Cosmetic
APN30 Untuk AP Invoice Lokal Non Inventory Feed
9
AP Down Payment Inventory Import
PDI10 DP Import Pharma PDI20 DP Import Non Pharma PDI22 DP Import Cosmetic PDI30 DP Import Feed
AP Down Payment Inventory Lokal
PDL10 DP Lokal Pharma PDL20 DP Lokal Non Pharma PDL22 DP Lokal Cosmetic PDL30 DP Lokal Feed 10 11 AP Credit Memo Import Inventory
DNI10 Untuk Debit Note Import Pharma DNI20 Untuk Debit Note Import Non Pharma DNI22 Untuk Debit Note Import Cosmetic DNI30 Untuk Debit Note Import Feed
AP Credit Memo Lokal Inventory
DNL10 Untuk Debit Note Lokal Pharma DNL20 Untuk Debit Note Lokal Non Pharma DNL22 Untuk Debit Note Lokal Cosmetic DNL30 Untuk Debit Note Lokal Feed
AP Credit Memo Non Inventory
DNO10 Untuk Debit Note Non Inventory Pharma
DNO20 Untuk Debit Note Non Inventory Non Pharma
DNO22 Untuk Debit Note Non Inventory Cosmetic
DNO30 Untuk Debit Note Non Inventory Feed
Goods Receipt PO Import Inventory
GRI10 Untuk Good Receipt PO Import Pharma
GRI20 Untuk Good Receipt PO Import Non Pharma
GRI22 Untuk Good Receipt PO Import Cosmetic
GRI30 Untuk Good Receipt PO Import Feed
Goods Receipt PO Lokal Inventory
GRL10 Untuk Good Receipt PO Lokal Pharma
GRL20 Untuk Good Receipt PO Lokal Non Pharma
GRL22 Untuk Good Receipt PO Lokal Cosmetic GRL30 Untuk Good Receipt PO Lokal Feed 12 Goods Return GRP Untuk Good Return
13
Purchase Order Import Inventory
POI10 Untuk Purchase Order Import Pharma
POI20 Untuk Purchase Order Import Non Pharma
POI22 Untuk Purchase Order Import Cosmetic POI30 Untuk Purchase Order Import Feed
Purchase Order Lokal Inventory
POL10 Untuk Purchase Order Lokal Pharma POL20 Untuk Purchase Order Lokal Non
73
POL22 Untuk Purchase Order Lokal Cosmetic POL30 Untuk Purchase Order Lokal Feed
Purchase Order Non Inventory
PON10 Untuk Purchase Order Non Inventory Pharma
PON20 Untuk Purchase Order Non Inventory Non Pharma
PON22 Untuk Purchase Order Non Inventory Cosmetic
PON30 Untuk Purchase Order Non Inventory Feed
14
Purchase Quotation
Import Inventory PQI Untuk Purchase Quotation Import Purchase Quotation
Non Inventory PQN Untuk Purchase Quotation Non Inventory
15
Purchase Request
Import Inventory PRI Untuk Purchase Request Import Purchase Request Non
Inventory PRN Untuk Purchase Request Non Inventory
16 Incoming Payment
BCAI Cash In Bank - BCA TA I
BCAO Cash In Bank - BCA TA O BNIU Cash In Bank - BNI U$
BCAU Cash In Bank - BCA U$
BCAE Cash In Bank - BCA EUR
DNMI Bank DanamonRp. (Tabungan)
DNMG Bank Danamon - GiroRp.
DNMU Bank Danamon - U$
MNDI Bank Mandiri– Rupiah
MNDU Bank Mandiri - U$
COHU Cash On Hand – Dollar
CITI Cash In Transit –Pusat
17 Deposit DEP
18 Journal Entry JU
19 Outgoing Payment
BCAI Cash In Bank - BCA TA I BCAO Cash In Bank - BCA TA O
BNIU Cash In Bank - BNI U$ BCAU Cash In Bank - BCA U$ BCAE Cash In Bank - BCA EUR
BNII Cash In Bank - BNI Rp. DNMI Bank DanamonRp. (Tabungan) DNMG Bank Danamon - GiroRp. DNMU Bank Danamon - U$
MNDI Bank Mandiri– Rupiah MNDU Bank Mandiri - U$
75
CITI Cash In Transit –Pusat 20 Goods Receipt BPB Bukti Penerimaan Barang 21 Goods Issue BKB Bukti Keluar Barang
22 Inventory Transfer IT Transfer antar bin
23 Inventory Transfer
Request RT Request Transfer antar bin
25 Landed Cost LC
26 Inventory Revaluation IR
28 Fixed Asset
Capitalization Credit FAC 29 Fixed Asset Retirement FAR
3.3 Fase 2: Blueprint
Pada fase blueprint tim konsultan akan mengumpulkan business requirement kemudian memetakan proses bisnis tersebut ke dalam proses bisnis blueprint yang sudah menggunakan SAP Business One.
3.3.1 Proses Bisnis Procurement Berjalan di PT MSJ
Gambar 3.11 Siklus Procurement Berjalan
Proses bisnis pada PT MSJ yang akan dibahas yaitu proses procurement yang mencakup Purchasing, Inventory, dan Finance. PT MSJ melakukan pembelian barang yang kemudian akan distribusikan kepada customer. Proses Procurement menyangkut 6 tahap dimulai dari Permintaan Barang, Pemilihan Vendor, Pemesanan Barang, Penerimaan Barang, Tagihan Pembelian, dan Pelunasan Tagihan. Selanjutnya akan dibahas masing-masing tahap tersebut secara mendalam. Untuk Permintaan Barang, Pemilihan Vendor, dan Pemesanan Barang masuk ke dalam proses Purchasing, Penerimaan Barang masuk ke dalam proses Inventory, sedangkan untuk Tagihan Pembelian, dan Pelunasan Tagihan akan dibahas dalam proses Finance.
77
Sistem Operasi Manual Kondisi
Dokumen Proses
Notasi :
3.3.1.1 Modul Purchasing
79
Purchasing barang dagang yang terjadi pada PT MSJ dapat berupa pembelian dari vendor lokal maupun dari vendor luar. Proses Purchasing dimulai dengan bagian marketing meminta informasi ke admin sales, dengan kondisi hanya mengecek harga barang atau ada permintaan barang yang stoknya tidak mencukupi.
Untuk pengecekan harga, admin sales akan mencatat item yang diminta marketing. Kemudian admin sales menghubungi bagian purchasing untuk melakukan cek harga. Setelah mendapatkan harga, bagian purchasing akan memberikan informasi tersebut kepada bagian sales lewat email. Admin sales akan meneruskan informasi ke bagian marketing yang bersangkutan.
Jika customer hendak membeli barang yang stoknya tidak mencukupi maka Admin Sales langsung membuat Purchase Request (PR). Selanjutnya Admin sales akan meminta bagian Purchasing untuk mendapatkan informasi dari berbagai macam vendor. Bagian purchasing akan menghubungi vendor untuk mengecek ketersediaan barang, harga, dan tanggal pengiriman. Informasi dari vendor ini akan diberikan kembali oleh admin sales kepada bagian marketing secara manual. Setelah dilakukan pengecekan, jika customer sepakat untuk melakukan pembelian maka admin sales akan memilih barang yang akan dibeli dan vendor tujuan secara manual.
Selanjutnya admin sales membuat Form Pengadaan Barang (FPB1). FPB yang telah selesai diproses akan diserahkan kepada manager sales untuk dilakukan meminta persetujuan. FPB yang telah disetujui akan diberikan kepada bagian Purchasing untuk dimintakan persetujuan pada direktur Purchasing. Bedasarkan FPB, bagian Purchasing akan membuat PO. Saat pembuatan PO, bagian Purchasing mengisikan jenis Letter of Credit (LC).
Apabila PO yang baru dibuat tersebut jatuh tempo pada minggu dimana nilai pada minggu tersebut sudah mencapai limit akibat PO terakumulasi sebelumnya maka bagian purchasing akan memberikan peringatan kepada manager sales dan bagian finance. Kondisi lain yang dapat terjadi, ketika PO sudah dibuat dan terjadi perubahan Estimated Time Delivery (ETD), perubahan tersebut menyebabkan overlimit pada minggu yang diganti. Untuk melanjutkan proses Purchasing dibutuhkan approval bagian finance.
1 FPB merupakan form yang berisi detail barang yang akan dibeli dan harus mendapat persetujuan sebelum proses pembelian dilanjutkan
Setelah PO dicetak, PO dikirimkan ke vendor dan ke bagian finance sebagai pemberitahuan. Ketika bagian import menerima informasi bahwa barang tiba di pelabuhan, bagian purchasing akan membuat PIB dan menggunakan aplikasi import. Aplikasi ini berfungsi sebagai informasi internal untuk controlling dan monitoring seperti biaya angkut, bea cukai, estimasi barang datang, tanggal jatuh tempo pembayaran. Semua akan dijadikan untuk memperhitungkan Landed Cost pada HPP.
Ada kasus tertentu pada proses purchasing tanpa harus membuat FPB. Kondisi ini terjadi jika ada pembelian atas perintah direktur purchasing secara langsung. Dalam kasus ini, bagian purchasing menghubungi vendor untuk mendapatkan informasi. Setelah itu bagian purchasing akan membuatkan PO dan kelanjutan prosesnya mengikuti sistem seperti biasanya.
3.3.1.2 Modul Inventory
G ambar 3.14 Proses Penerimaan Barang Berjalan
81
Gambar 3.15 Skema Lokasi Inventory
Proses pencatatan inventory – kedatangan barang di PT MSJ akan dijelaskan pada subbab berikut. Pertama bagian quality control (QC) pada gudang menerima surat jalan dan invoice dari ekspedisi. Barang yang masuk akan dicatat quantity dan batch pengirimannya ke dalam Bukti Penerimaan Barang (BPB). Batch dari barang tersebut di input secara manual. Satu batch kedatangan berasal dari satu vendor dengan nomor kedatangan yang unik (untuk menentukan umur inventory). Untuk nomor kedatangan belum ada dokumen formalnya. Setelah barang masuk maka admin warehouse akan menginformasikan kepada bagian accounting dan bagian QC segera melakukan quality control.
Apabila ada barang tidak lolos QC maka bagian QC meminta admin warehouse untuk membuat Bukti Keluar Barang (BKB) sebagai bukti berkurangnya stok akibat dipindahkan ke gudang karantina. Jika barang yang datang hilang atau di buat sample oleh bea cukai maka admin warehouse akan membuat BKB sesuai jumlah barang yang hilang atau dibuat sample. Apabila barang lolos QC maka bagian QC akan menempel stiker lolos QC kemudian barang akan dipindahkan dari bagian QC ke gudang utama.
Setelah proses quality control selesai maka bagian accounting akan membuka form untuk melakukan konfirmasi quantity. Barang yang sudah dikonfirmasi akan segera dilakukan kalkulasi untuk menghitung HPP. Setelah itu bagian accounting melakukan confirm AP yang artinya pihak perusahaan menyetujui utang kepada pihak vendor.
Stock Opname
Bagian accounting menentukan barang mana saja yang akan di stock opname. Setelah menentukan kemudian bagian accounting print form Perhitungan Barang. Bagian warehouse melakukan stock opname di gudang dengan menghitung fisik di gudang sesuai item yang dicetak. Setelah selesai dihitung bagian warehouse menandatangani form Perhitungan Barang. Bagian accounting melakukan update jumlah fisik ke sistem hasil opname tersebut. Jika stok barang fisik lebih banyak maka admin akan mengeluarkan Bukti Penerimaan Barang (BPB). Sebaliknya jika stok barang fisik lebih sedikit maka admin akan mengeluarkan Bukti Keluar Barang (BKB).
Goods Return
Barang yang tersimpan dalam gudang karantina akibat tidak lolos QC dapat dimusnahkan maupun dikembalikan. Setelah bagian QC memberitahu admin Purchasing tentang ketidaksesuaian barang, admin Purchasing akan menanyakan kepada vendor apakah bisa dilakukan retur. Jika dapat dilakukan retur maka admin warehouse akan membuat membuat BKB untuk pengembalian barang.
83
3.3.1.3 Modul Finance
Proses bisnis finance pada bagian pembelian dapat disertai uang muka (DP) maupun tanpa DP. Untuk proses dengan DP dimulai dengan admin finance melakukan pengecekan pada purchase order yang memiliki ToP2. Jenis ToP (Term of Payment) yang biasanya digunakan adalah:
1 kali pembayaran dimuka sebelum BPB 2 kali pembayaran dimuka sebelum BPB Pembayaran secara penuh sebelum BPB
Setelah itu, admin finance akan membuat AP invoice dengan keterangan DP berdasarkan dengan ToP yang tercantum pada purchase order. Kemudian admin finance akan membuat pelunasan tagihan berdasarkan AP invoice tersebut. Untuk pembelian tanpa DP, maka admin finance tidak perlu membuat invoice setelah proses pembuatan purchase order.
Setelah barang masuk gudang maka admin finance akan membuat AP invoice berdasarkan Bukti Penerimaan Barang (BPB) yang mendapat tagihan dari vendor. Jika setelah AP Invoice diposting ternyata ada kesalahan harga atau jumlah barang dari vendor, maka yang dilakukan oleh admin finance adalah melakukan pembatalan (canceled) AP invoice tersebut. Jika pada AP invoice masih ada outstanding pembayaran yang masih harus dibayarkan ke vendor, maka admin finance setelah melakukan pembayaran dilanjutkan dengan membuat pelunasan tagihan.
Pengurangan Tagihan
Setelah admin warehouse melakukan proses pengembalian barang, admin warehouse akan memberikan informasi kepada bagian accounting. Bagian accounting melihat BKB sebagai bukti pengembalian barang dan melakukan konfirmasi quantity dan kemudian konfirmasi AP setelah disesuaikan dengan barang yang akan dikembalikan.
Pada saat akan dilakukan pembayaran terhadap tagihan berikutnya yang didapat dari vendor. Maka admin finance membuat outgoing payment berdasarkan tagihan yang sudah dipotong tersebut.
2
Termin pembayaran yang diizinkan bagi pembeli untuk melakukan pembayaran sejumlah uang atas order yang dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang sudah dibicarakan sebelumnya dengan pihak penjual
85
Pelunasan Tagihan
Proses pelunasan tagihan dapat menggunakan bank atau cash maupun cek atau giro. Pada proses pelunasan tagihan, admin finance menerima tagihan vendor baik untuk uang muka pembelian maupun tagihan pembelian. Admin finance melakukan pelunasan tagihan atas AP down payment atau AP invoice vendor. Admin finance mengisi cara pembayaran dengan melalui bank transfer atau uang tunai maupun mengeluarkan giro atau cek. Untuk pelunasan tagihan memakai giro atau cek, admin finance akan mengecek rekening bank dan mengetahui kapan cek atau giro yang sudah dicairkan oleh vendor. Apabila cek atau giro belum dicairkan maka admin finance membuat reconciliation journal setiap akhir tutup buku akhir bulan.
3.3.2 Permasalahan dan Kebutuhan di PT MSJ
Masih banyak proses yang dilakukan secara manual sehingga memakan lebih banyak waktu.
Gudang belum diklasifikasikan sehingga controlling pada barang menjadi sulit.
Kesulitan maintain credit limit. Vendor mengirim barang secara acak dan tidak sesuai dengan tanggal delivery FPB mengakibatkan pengiriman tertunda sehingga waktu payment berubah.
Terjadi perbedaan tanggal dengan invoice yang diterbitkan supplier karena invoice dimasukkan ketika GR (Goods Receipt) bukan ketika BL (Bill of Lading).
Satu barang yang sama dapat mempunyai kode barang yang berbeda untuk membedakan departemen yang bertanggung jawab atas barang tersebut. Hal ini menyebabkan adanya redudansi data.
Pencatatan Landed Cost selalu dilakukan di akhir bulan sehingga jika ada barang yang baru dibeli datang sebelum akhir bulan tetap dijual dengan harga lama.
