Judul: Pengaruh komunikasi kantor terhadap efektivitas kinerja mahasiwa praktik kerja lapangan
Penulis :Rangga Awal Rizkia
Alamat Blog: https://polan.academia.edu/RanggaAwalRizkia Abstract:
Abstract
The purpose of this research is discovering The outcome of communication on the effectiveness in an internship activity of English Department Polban college student ..The aspects that explored are the communication,office communication,elements of communication, and barriers of
communication.Communication as a semantic meaning is “to make same” meaning and
understanding. on a daily basis human cannot be separated on the principles of communication either directly or indirectly even consciously or unconsciously. The image of an individuals,
groups,organizations, and even countries can be judged by the way communication is used. Without good communication a settled goal will be difficult to achieve In the office, communication is an aspect that greatly affect the productivity activities. Communications have some elements because communication is a process of delivering information.In the communication process in the office,there are various obstacles encountered that affect the effectiveness of the performance of students who are doing the internship in the office
In this context,the college student have to practice the effective communication in the office. There are several aspect and barriers that regulary occurs in office activity.Consequently,as an English language communicator the student must anticipate it by understanding the aspect of communication.The result of this research is understanding of the value of communication and creating a good impact of
professional mannerism between college student and the office.
Key words: Communication,semantic,aspect,barriers,image
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang
Komunikasi adalah salah satu unsur penting dalam hubungan interaksi antar manusia karena hakikatnya manusia adalah mahluk sosial.Komunikasi secara semantik bahasa berakar dari bahasa Latin,yaitu ‘communis’ yang berarti sama secara makna atau dalam Bahasa Inggris adalah to make common.Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak bisa terlepas pada prinsip-prinsip komunikasi baik secara langsung maupun tidak langsung ataupun secara sadar maupun tidak sadar. Citra individu,grup,kelompok,organisasi,bahkan negara dapat dinilai dari cara berkomunikasi yang dipakai.Tanpa adanya komunikasi yang baik suatu tujuan yang telah ditetapkan akan sulit tercapai. Dalam suatu kantor ,komunikasi adalah aspek yang berpengaruh besar terhadap produktivitas kegiatan.Komunikasi memiliki beberapa elemen karena komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi.Dalam proses komunikasi di sebuah kantor terdapat berbagai hambatan yang ditemui yang berpengaruh terhadap efektivitas kinerja mahasiswa yang melaksanakan praktik kerja lapangan di kantor tersebut.
1.2.Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan terdapat rumusan masalah sebagai berikut: 1.2.1 Apa yang dimaksud dengan komunikasi?
1.2.2 Apa saja unsur Komunikasi ? 1.2.3 Apa hambatan saat berkomunikasi?
1.2.4 Apa yang dimaksud dengan komunikasi kantor
Untuk menjawab rumusan masalah tersebut penulis akan menjabarkan di bagian Bab II
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Definisi Komunikasi
Secara bahasa kata atau istilah komunikasi berakar dari bahasa Latin communis.secara makna kata communis berarti berbagi atau sama dalam konteks makna.secara terminologi komunikasi merujuk terhadap proses penyampaian pesan atau pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.Komunikasi juga terbagi menurut beberapa situasi dan kondisi ruang serta waktunya berikut ini adalah pengertian komunikasi menurut ahli:
a.
Menurut Barker (1987:5) komunikasi adalah : Communication as a process of interrelated elements working together to achieve a desired outcome or goal.Since communication is a process,it is dynamic ,ever changing and unending. Atau dapat diartikan menjadi komunikasi adalah proses menghubungkan elemen satu dengan yang lain yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan.b.
(Barnlund-1968) menyatakan bahwa komunikasi timbul oleh karena adanya dorongan kebutuhan seseorang untuk mengurangi rasa ketidakpastian, untuk bertindak secara efektif, dan untuk mempertahankan atau memperkuat ego.c.
Menurut (B.F.Skinner:1957) komunikasi dapat didefinisikan sebagai prilaku verbal atau simbolik dimana pengirimnya berusaha mendapatkan efek yang dikehendakinya dari penerima.d.
Dalam buku ‘a history of communication (Everett M. Rogers:1997)’, mendefinisikan komunikasi sebagai proses pengalihan ide dari sumber ke penerima, dengan tujuan untuk mengubah tingkah laku penerima tersebut.a. suatu proses komunikasi tidak akan bisa berlangsung tanpa didukung oleh unsur-unsur: pengirim (source), pesan (message), saluran/media (channel), penerima (receiver), dan akibat/ pengaruh (effect). Unsur-unsur ini bisa juga disebut komponen atau elemen komunikasi. (Cangara,2012:25)
b. (Claude Shannon:1948) semua komunikasi hakikatnya memiliki unusur yang sama yaitu: a source produces the message.
a transmitter translates the message into a signal that can be sent through a particular medium. a medium, over which the signal is sent.
Noise interfering with the signal across the medium.
a receiver, which receives the signal and translates it back into a format that the destination can understand.
a destination, for which the message is intended.
c. (Ellen F.N, Marry K.O.:9) dalam buku praktek organisasi – Petunjuk untuk kelas pekerja
sosial untuk memahami pelayanan manusia menjelaskan bahwa terdapat 5 unsur komunikasi; 1.Source/Encoder
Adalah yang memutuskan untuk berkomunikasi.Sumber juga menentukan tujuan dari pesan yang akan disampaikan entah itu berupa informasi,ajakan,atau candaan.Sumber menciptakan pesan berdasarkan pengalaman pribadinya,persepsipnya,dan perasaanya.
2. Message
Adalah pesan yang ingin disampaikan.Setelah penerima menerima pesan maka penerima pesan akan menggunakan sebuah simbol untuk mendapatkan intisari pesan tersebut.Simbol yang paling efektif adalah kata yang merepresentasikan sebuah objek,ide,dan perasaan.untuk kelangsungan komunikasi yang baik sebuah pesan harus dipahami baik oleh sumber dan penerima pesan.
3.Channel
Channel berarti media yang digunakan untuk proses berkomunikasi.Umumnya media tersebut bersifat verbal dan non verbal baik merupa kata kata ataupun gestur.Media yang ada dalam raga kita adalah ke 5 indra kita yang harus mampu dimaksimalkan dalam proses berkomunikasi.
4.Receiver/Decoder
Seseorang yang menerima informasi disebut receiver atau decoder.Informasi yang diterima kita lewat media indra kita tetapi seringkali kita memproses pesan menggunakan penglihatan dan pendengaran kita.
5.Feedback
Unsur komunikasi yang lain adalah timbal balik. Kita bertukar pesan dan informasi bersifat berkelanjutan dan memerlukan balasan. Dalam hubungan timbal balik terdapat 3 elemen yaitu: Positive feedback,negative feedback,dan ambiguous feedback
2.3 Hambatan Komunikasi
1.Hambatan Fisik
Bilik, dinding, dan pintu melakukan kerjanya dengan baik. Maksudnya,meskipun aspek ini penting untuk memastikan ruang kerja pribadi, konsentrasi yang memadai, dan percakapan pribadi, aspek tersebut dapat menjadi penghalang komunikasi. Pegawai menganggap hal ini sebagai tamu yang tak diundang dan tidak ramah. Problem ini mungkin juga terjadi kepada karyawan anda yang telah bersama organisasi Misalnya, Mark dari divisi kas sepertinya tidak pernah merasa termotivasi untuk berinteraksi dengan Paul dari penagihan karena mereka bekerja dalam dua sayap yang berbeda. Cara terbaik untuk mengatasi penghalang ini adalah dengan memanipulasi ruang kantor karyawan agar lebih terbuka dan menarik atau menjadi tuan rumah berbagai acara organisasi yang memungkinkan karyawan untuk berinteraksi satu sama lain.
2.Hambatan Bahasa
Dalam masyarakat kita yang terus berubah dan terdiversifikasi, kita melihat semakin banyak orang memasuki tempat kerja yang memiliki bahasa Inggris sebagai bahasa kedua, yang dapat menjadi penghalang. Selain itu, karyawan dari berbagai daerah di negara yang sama, atau bahkan kota yang sama, dapat memiliki gaya berkomunikasi yang berbeda dan menggunakan kata-kata yang berbeda dengan arti yang sama. Manajer SDM dapat mengambil langkah tambahan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan menyadari dan menerima perbedaan bahasa dan budaya setiap orang. Ini dapat dicapai melalui program khusus seperti pelatihan cross cultural understanding.
3.Hambatan status
Hambatan status terbukti berpengaruh dalam organisasi di mana budaya konteks tinggi dan budaya konteks rendah ada. Dalam budaya konteks-tinggi, pangkat penerima dalam suatu organisasi benar-benar memengaruhi cara pesan diterima dan ditafsirkan. Sebagai contoh, seorang praktisi perawat akan melakukan tugas yang ditugaskan oleh petugas medis kepala dengan keseriusan dan urgensi lebih besar daripada jika ditugaskan oleh seorang siswa di tempat tinggal. Dalam budaya dengan konteks rendah, pangkat penerima dalam suatu organisasi mungkin atau mungkin tidak mempengaruhi cara pesan diterima dan ditafsirkan. Sebagai contoh, dalam budaya konteks rendah, praktisi perawat akan melakukan pendekatan dengan keseriusan dan urgensi yang sama terlepas dari apakah kepala petugas medis atau siswa di residensi yang ditugaskan tugas. Untuk mengatasi hambatan status, manajer harus menegaskan kembali bahwa organisasi adalah tim dan peran masing-masing anggota adalah signifikan dan bermanfaat bagi organisasi tanpa memandang pangkat.
4.Hambatan Gender
menilai masalah dengan tenaga kerja, dan menerapkan solusi untuk masalah tersebut. Ini akan menjadi upaya berkelanjutan untuk departemen SDM dan perusahaan secara keseluruhan.
2.4 Komunikasi Kantor:
a. Sebelum mendefinisikan komunikasi kantor penulis akan menjabarkan sedikit tentang organisasi yang berkaitan dengan komunikasi kantor
Organizations are defined as collected groups of individuals constructed and reconstructed to strive for specific goals that could not be met by individual acting alone
Types of Organization
Mutual benefit Organization:political parties,labor unions,fraternal organization Business Organization: bank,retail store,restaurant
Service Organization: social work agencies Commercial Organization: public interest
b. J.C Denyer Dalam bukunya office management 1975 membagi komunikasi ke dalam bentuk yang sistematis yaitu:
1.Sistem komunikasi tulisan (written communication) informasi ini disampaikan dalam bentuk teks dan atau surat baik melalui penghantar sendiri,telegram,atau warkat tertulis lainya
2.Sistem komunikasi lisan (oral communication)
Bentuk komunikasi ini meliputi semua aspek komunikasi lisan baik internal maupun eksternal
Media umumnya adalah telepon, radio, atau hanya corong suara maupun indra pendengar 3. Sistem mekanis (mechanical system)
Meliputi alat alat komunikasi mekanis seperti pipa udara,ban berjalan,teleks,sampai televisi. d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu. Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :
Komunikasi Internal
o Jaringan Komunikasi Formal
Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.
o Downward
Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan informasi berupa intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, masalah intern.
o Upward
Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan informasi berupa laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran terhadap pimpinan.
o Horizontal
Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam konteks kerja.
o Jaringan Komunikasi Informal
Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai mahluk sosial. Menurut penelitian komunikasi yang terjadi di suatu organisasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapangan dalam jaringan komunikasi informal contoh konkrit pada dewasa ini adalah
penggunaan media sosial Whatsapp yang memudahkan dan mempercepat proses komunikasi kantor
o Komunikasi diagonal
Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan
pelayanan terhadap perusahaan.
Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.
a. Komunikasi Verbal
Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakaan kata- kata tentunya dibutuhkan aturan–aturan tata bahasa dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.
b. Komunikasi Non verbal
menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa ungkapan.
c. Komunikasi Tulisan
Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi legalitas. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas
dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Efektivitas komunikasi mahasiswa pada saat praktik kerja lapangan dipengaruhi beberapa hal yaitu Proses komunikasi,unsur komunikasi,hambatan komunikasi,dan komunikasi kantor. Mahasiswa harus dapat mengantisipasi performanya dengan harus mengetahui prinsip komunikasi yang telah
dijabarkan..Dibawah ini adalah beberapa rangkuman:
a. Komunikasi merupakan aspek nilai makna bersama yang sangat penting dalam kegiatan kantor yang bertujuan menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan yang menghasilkan kinerja yang produktif dan keuntungan yang baik antar mahasiswa dan organisasi tersebut.
b. Proses Komunikasi itu terdiri dari beberapa tahap dimulai dari pembuatan informasi yang berdasarkan pengalaman,perasaan,atau pikiran yang sedang dialami,lalu diterima oleh penerima informasi yang akan mengurai pesan tersebut sesuai dengan pemahaman yang disepakati bersama tanpa terikat aturan,walaupun jenjang mahasiswa dan rekan kantor tersebut terdapat beberapa perbedaan tetapi harus menhasilkan kesepahaman sehingga terjadi proses komunikasi yang berkelanjutan.
c.Dalam proses komunikasi diperlukan pemahaman antara dua belah pihak sehingga terjadi komunikasi yang efektif yang diinginkan dan minim hambatan.
e. Komunikasi mempunyai fungsi penting dalam melakukan pekerjaan kantor
yaitu sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi, dan fungsi emosi, serta fungsi informasi.
f. Komunikasi dalam kantor dapat dibentuk secara sistematis yaitu sistem
komunikasi tulisan, sistem komunikasi lisan, sistem mekanis, sistem panggilan petugas. bentuk komunikasi lainnya, seperti komunikasi internal dan komunikasi eksternal serta komunikasi verbal, komunikasi non verbal dan komunikasi tulisan
g. Komunikasi yang efektif ialah komunikasi yang akan meningkatkan
produktivitas, bagi mahasiswa atau perusahaan. Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang rasional , mengkoordinasikan arus kerja, mengevaluasi , membangun citra ,membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Selain itu pesan yang efektif itu dapat menyediakan informasi yang praktis, memberikan fakta dibandingkan kesan, mengklarifikasi dan menyingkat informasi, bisa menyatakan tanggung jawab secara jelas, dapat membujuk dan menyedikan rekomendasi.
h. Didalam berkomunikasi terdapat pula hambatan yang dapat mempengaruhi
kualitas komunikasi yang kita lakukan di kantor itu yaitu hambatan fisik,bahasa,status,gender,dan persepsi serta pengalaman yang berbeda oleh karena itu pelaku komunikasi harus menetapkan standar rasional berdasarkan dalil dalil masing masing antar dua belah pihak sehingga akan terjadi
komunikasi yang efektif
i. Di dalam era modern saat ini sebagai seorang mahasiswa kita dituntut untuk lebih dapat
berkompetensi dalam segala hal, di dalam dunia komunikasi saat ini juga terdapat tantangan yang perlu dihadapi seperti adanya perkembangan teknologi, berkembangnya globalisasi dan perbedaan antarpegawai serta terdapat organisasi yang berbasis tim Sehingga kita dituntut untuk tanggap dan responsif terhadap masalah komunikasi agar terjadi produktivitas.
j. Ketika ingin berkomunikasi secara efektif dengan seseorang yang mempunyai
tanggung jawab dan posisi yang lebih tinggi di dalam organisasi maka umumnya berbentuk laporan,saran,keluhan,dll pergunakanlah kaidah bahasa yang sopan dan formal . Hindarilah berkomunikasi selain konteks kerja pada saat jam kerja.Hal tersebut akan menciptakan citra professional yang berpengaruh terhadap kinerja anda dan institusi Pendidikan mahasiswa tersebut.
k. Kemampuan mahasiswa berhubungan dengan orang yang melaporkan hal–hal yang krusial untuk kesuksesan mahasiswa dan kesuksesan kantor. Anda bertanggung jawab untuk menghasilkan kinerja baik bagi mereka dan mereka mendukung anda dalam memenuhi tanggung jawab Anda. Dimulai dengan tujuan dan targer sebuah kantor atau organisasi.
BAB 4 DAFTAR PUSTAKA REFERENCES
[ CITATION Lar87 \l 1033 ] “Communication” New Jersey Prentice hall.
(Courtland L.c and John V.T 2016) “Business communication today 13th edition Boston Pearson. (Barnlund,1968) “Interpersonal communication” Boston Houghton Miffin.
(B.F.Skinner, 1957) “Verbal behavior” New York Appleton Century crofts (Everett M. Rogers:1997) “a history of communication” New York The free press (Marchena Chendeka) 4 common communication barriers in the workplace (blogspot) J.C Denyer, (1969)”.Office management’’London Macdonal and Evans.
