Memilih HRIS yang ideal
Ringkasan: Ada banyak pilihan dari software HRIS. Tetapi bagaimanakah anda tahu software HRIS mana yang terbaik? Artikel ini menyoroti fitur kunci yang akan dicari ketika memilih software HRIS.
Kriteria yang seperti apakah yang menentukan Software HRIS yang ideal? Ada banyak software HRIS di pasaran saat ini, dan kebanyakan dari mereka adalah kuat, penawaran yang layak yang dapat memberikan nilai luar biasa. Tapi, ketika memilih salah satu yang tepat untuk bisnis anda, ada beberapa karakteristik kunci tertentu yang anda perlu waspadai. Hal
ini akan membantu untuk memastikan bahwa software HRIS yang anda pilih secara efektif akan memenuhi kebutuhan Anda baik sekarang maupun di masa depan. Dukungan untuk tenaga kerja Global
SDM dan pedoman manajemen karyawan sangat bervariasi di setiap negara. Selain itu, ada banyak perbedaan budaya, dan jika tidak ditangani dengan
tepat, dapat menghambat dampak negative pada moral dan hubungan
kerja antara manajer dan anggota staf. Itu sebabnya, ketika memilih software HRIS anda perlu untuk mencari tahu salah satu yang memiliki kemampuan
untuk mendukung kegiatan tenaga kerja yang
menjangkau beberapa lokasi geografis. Carilah fitur seperti konversi mata uang untuk penggajian, serta fasilitas akan kepatuhan terhadap hukum tenaga kerja internasional dan lokal.
Integrasi dengan Payroll Sytem
Sementara banyak software HRIS menawarkan modul untuk
otomatisasi penggajian, banyak perusahaan telah memiliki sistem seperti ini. Atau, mereka melakukan outsourcing sistem payroll mereka untuk dilayani pihak
ketiga. Itulah mengapa sangat penting bahwa solusi pengelolaan HR yang anda pilih adalah terbuka dan fleksibel, menyediakan integrasi dan data-sharing dengan payroll management software package lainnya. Hal ini akan menghilangkan kebutuhan akan penginputan data yang duplikat (misalnya, waktu re-keying dan informasi kehadiran), sementara secara dramatis mengurangi waktu yang diperlukan untuk persiapan penggajian. Employee Self-Service
Beberapa solusi HRIS (tetapi tidak semua) menawarkan fitur
dan kemampuan untuk mendukung employee self-service. Hal ini penting bagi departemen HR yang sangat dibebani dengan tingginya volume pertanyaan dan permintaan. Kemampuan self-service ini memungkinkan perusahaan
untuk membuat dasar informasi HR (seperti dokumen manfaat-terkait, kebijakan perusahaan, dll) yang
Keamanan
Semua Departemen HR mempunyai data perihal informasi karyawan yang sifatnya rahasia dan pribadi, seperti nomor social security, hasil dari tes obat-obatan, hasil dari pengecekan latar belakang, informasi account bank (untuk tujuan deposit) dan banyak lagi. Jadi, ini adalah sesuatu hal yang cukup vital bahwa organisas anda memilih software HRIS yang mempunyai teknik-teknik keamanan yang paling canggih, seperti proteksi password,akses role-based untuk fungsi system daninformasi, firewalls (untuk web application) dan data encryption untuk menjaga dan melindungi informasi data karyawan, itu akan membantu perusahaan memastikan kepatuhan terhadap seluruh petunjuk privasi.
( Human Resources Information System / HRIS ) atau Sumber Daya Manusia Sistem Informasi adalah perangkat lunak atau solusi online untuk entri data, data pelacakan, dan informasi data kebutuhan Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis. Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource Information System) atau HRIS . Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM / HRIS ) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Semakin baik Sumber Daya Manusia Sistem Informasi ( HRIS ) menyediakan keseluruhan:
1. Manajemen Semua Informasi Karyawan 2. Pelaporan dan Analisis Informasi Karyawan
3. Perusahaan dokumen terkait seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat dan pedoman keselamatan
4. Manfaat Administrasi termasuk Pendaftaran, Perubahan Status dan Informasi Pribadi di update
5. Lengkap Penggajian dan Integrasi dengan perangkat lunak perusahaan lain keuangan dan sistem akuntansi
Dengan HRIS yang tepat, staf Sumber Daya Manusia memungkinkan karyawan untuk melakukan update sendiri manfaat pengobatan dan perubahan alamat, sehingga membebaskan staff HR untuk fungsi-fungsi yang lebih strategis. Selain itu, data yang diperlukan untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan karir dan pengembangan juga perlu untuk difasilitasi. Akhirnya, manajer dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk secara legal, etis, dan efektif untuk mendukung keberhasilan karyawan mereka dalam pelaporan. HRIS Proses & Implementasinya
Beberapa kriteria yang harus dimiliki oleh HRIS yang akan dipilih :
1. “Web Service Applications” yang hanya mempergunakan Browser (Internet Explorer, Mozzila, dsb) untuk mengaksesnya. Arti kata lain sudah lebih mudah mengimplementasikan HRIS walaupun lokasi yang tersebar.
2. Integrated HRIS dengan Modular approach, sehingga memiliki HRIS yang solid namun dapat di implemantasikan secara bertahap module demi module.
3. Training dan alih teknologi dari Vendor HRIS kepada HRD dan IT team. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan kesiapan dalam mempergunakan HRIS tersebut dan juga mengurangi ketergantungan team HRD atau IT kepada HRIS vendor-nya.
4. Vendor HRIS memiliki program Software Applications/Technical Support yang baik demi menjaga keberlangsungan HRIS di perusahaan pasca-implementasi.
5. Flexibilitasdari HRIS applications-nya, dalam menyesuaikan kebutuhan bisnis yang ada.
6. Scalability dari HRIS applications-nya, sesuai dengan kebutuhan perusahaan sampai 3-5 tahun ke depan.
Jika kita ingin mengimplementasikan HRIS di perusahaan, yang paling penting ditentukan adalah menentukan bisnis proses apa yang akan dilaksanakan terlebih dahulu. Biasanya di dalam HRIS terdapat beberapa module yang dapat diimplementasikan secara bertahap. Hal ini tergantung prioritas kita dalam kebutuhan bisnis yang ada.
Biasanya tahapan implementasi HRIS dapat dilakukan seperti di bawah ini, walaupun hanya sebagai contoh:
Tahap 1 – Core HR: Employee Data, Organisation Management (Job & Position), Payroll & Benefits, Absence Management
Tahap 2 – Talent Management: Recruitment, Performance Management, Career/Succession Plan, Learning Management
Ada beberapa hal yang perlu dilakukan menjelang proses implementasi:
1. Definisikan bisnis proses HR yang ada di perusahaan dan dokumentasikan. 2. Rapihkan data HR yang ada dan lakukan “Data Clean Up” sehingga memiliki
konsistensi format yang ada. semua orang yang bekerja di perusahaan. Proses komunikasi dan “Change Management”harap sangat diperhatikan.
6. Pilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resources Information System ( SISDM / HRIS )
HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut : 1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
5. Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS
PRO Int
Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :
1. Employee Database Management
Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.
2. Performance Management
3. Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.
Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented).
6. Compensation & Benefit Management System
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
Timely (tepat waktu) Accurate (akurat) Concise (ringkas) Relevant (relevan) Complete (lengkap)
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu : 1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
