ANALISIS KESESUAIAN METODE ACTIVITIES BA

ANALISIS KESESUAIAN METODE ACTIVITIES BASED

MANAGEMENT (ABM) TERHADAP PROSES OPERASI PENYALURAN

LPG : STUDI KASUS PADA DEPOT LPG CILACAP

Ratna Mentari

Sekolah Tinggi Energi dan Mineral ( STEM Akamigas) mentari.na21@gmail.com

PENDAHULUAN

Saat ini tengah berlangsung era globalisasi, yang ditandai dengan terjadinya perubahan perubahan secara pesat di segala sektor. Keadaan ini menuntut masyarakat untuk mampu beradaptasi terhadap perkembangan yang terjadi seperti perkembangan teknologi dan ekonomi yang begitu pesat. Perkembangan tidak dapat dihindari bagi para pelaku ekonomi dan industri sehingga meraka harus mampu bersaing terhadap kompetitornya. Hal ini menuntut pelaku industri untuk mampu menyiapkan strategi yang tepat guna menghadapi segala tantangan yang bermunculan.

Era globalisasi semakin terasa ketika kebijakan Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) mulai masuk di Indonesia. MEA diartikan sebagai bentuk intergrasi ekonomi di kawasan ASEAN, yang mana masing masing negara di kawasan ASEAN dapat melakukan perdagangan secara bebas. Kondisi ini juga menyentuh sektor industri migas di Indonesia. Indonesia merupakan penghasil migas yang cukup besar di dunia, berdasarkan data SKK Migas menyatakan bahwa 0,4% minyak dan 1,6% gas di dunia terdapat di Indonesia. Keadaan ini tidak menutup kemungkinan untuk industri asing ingin menanamkan modalnya di Indonesia. (Kompas,2015)

Era MEA mulai diberlakukan di Indonesia pada tanggal 1 Januari 2016. Kondisi ini memberikan dampak positif dan negatif pada perkembangan ekonomi pada suatu negara. Namun, Indonesia khususnya di sektor migas belum cukup matang menyiapkan strategi menghadapi MEA. Hal ini ditunjukan oleh kegiatan eksplorasi dan produksi migas baik onshore maupun offshore masih dikuasi oleh perusahaan asing walaupun Indonesia memiliki perusahaan migas dalam negeri namun belum cukup mampu di bidang teknologi. (Kompas,2017)

Dampak MEA terhadap industri migas tidak hanya pada hulu migas namun juga pada industri hilir migas. PT Pertamina Persero berdasarkan UU No 22 Tahun 2001 dinyatakan sebagai perusahaan negara yang memegang andil dalam kegiatan industri migas di Indonesia, baik hulu dan hilir. Kegiatan industri hilir migas meliputi kegiatan usaha pengolahan, pengangkutan, penyimpanan dan niaga. Hingga kini industri hilir migas di Indonesia masih dikuasai oleh PT Pertamina Persero, namun akibat masuknya MEA di Indonesia tidak menutup kemungkinan untuk perusahaan asing beroperasi di industri hilir migas. Petrochina salah satu perusahaan asing yang berasal dari China sudah mulai menyiapkan bisnis hilir migas di Indonesia setelah sebelumnya PetroChina sukses pada bisnis hulu migas. Selain Petrochina, terdapat beberapa kompetitor PT Pertamina di bidang downstream seperti Petronas, Aneka Kimia Raya (AKR), dan Shell. Keadaan ini menuntut PT Pertamina untuk menyiapkan strategi untuk mampu bersaing di era MEA. (Okezone,2017)

yaitu terminal otomatis pengisian BBM di wilayah Bangka Belitung. Strategi lain yang diterapkan yaitu competitive product dengan meluncurkan produk Pertalite yang menguasai pangsa pasar sekitar 90%. PT Pertamina juga berani menginvestasikan sebesar 5 M untuk membangun gedung riset yang berlokasi di ITB guna menunjang pengembangan pengetahuan dan membentuk sumber daya manusia yang handal dalam menghadapi era MEA. (Marketeers,2015)

Inovasi yang telah dicanangkan tidak cukup apabila tidak dibarengi dengan perbaikan sistem perusahaan. Perusahaan dituntut untuk mampu mengikuti perkembangan teknologi, pengembangan metode penghitungan biaya produksi sehingga perusahaan mampu berproduksi secara efektif dan efisien. Penerapan Activity Based Management (ABM) merupakan salah satu metode yang dapat diaplikasikan oleh perusahaan untuk menghemat biaya produksi dengan cara menganalisis aktivitas yang memberikan nilai tambah dan fokus pada peningkatan nilai yang dapat diterima oleh pelanggan (costumer value). Kondisi ekonomi yang dinamis mengharuskan perusahaan termasuk PT Pertamina meninggalkan metode akutansi tradisional yang hanya terfokus pada pengelolaan biaya dan pengalokasian biaya overhead pabrik ke produk dan pelanggan yang didasarkan pada volume produksi, padahal tidak semua pemicu biaya adalah volume produksi tetapi aktivitas yang menyebabkan biaya.

Observasi kesesuaian metode ABM dilakukan pada operasi penyaluran LPG di salah satu plant PT Pertamina Persero yaitu Depot LPG Cilacap. Saat ini bisnis LPG berkembang sangat pesat, demand LPG dari tahun ke tahun mengalami kenaikan. Keadaan ini menuntut perusahaan untuk mampu memberikan pelayanan yang memuaskan kepada masyarakat, walaupun pemenuhan LPG di masyarakat masih dipegang oleh PT Pertamina namun tidak menutup kemungkinan perusahan komptitor mengambil alih bisnis LPG.

Operasi penyaluran LPG merupakan proses yang cukup penting dalam upaya pemenuhan energi masyarakat. Operasi ini terbagi menjadi dua yaitu penyaluran LPG rumah tangga berupa kemasan tabung dan penyaluran industri berupa bulk. Operasi penyaluran tersusun dari aktivitas aktivitas yang memakan biaya produksi. Perbaikan sistem dengan cara pengidentifikasian aktivitas atau menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah ( non value added activity) dan memperbaiki aktivitas yang bernilai tambah (value added activity) sehingga dapat mengurangi biaya produksi dan memberikan kualitas produk yang lebih baik.

METODE PENELITIAN

Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif yang tidak menguji hubungan antar variable. Penelitian ini dilakukan untuk menangkap fenomena dalam penelitian yaitu analisis kesesuaian metode Activity Based Management (ABM) terhadap Standard Operasional Procedure (SOP) pada operasi penyaluran LPG di Depot LPG Cilacap

Teknik Pengumpulan Data

Data mengenai kesesuaian metode ABM terhadap operasi penyaluran LPG berupa data primer yang dikumpulkan melalui observasi pelaksanaan standard SOP penyaluran LPG baik berupa Bulk maupun ritel kemasan tabung. Observasi dilakukan dengan menggunakan check list yang terdiri atas 2 kriteria yaitu (1) jika prosedur di SOP dilaksanakan di lapangan, dan (2) jika prosedur di SOP tidak dilaksanakan. Tabel 1, 2, 3 menunjukan check list yang digunakan dalam observasi

Tabel 1. Check List SOP LPG Bottle Distribution N

o

Aktivitas Ya Tidak

1 Sopir memarkirkan mobil berisi tabung kosong 

2 Memeriksa keabsahan SO dan SA 

3 Mencetak LO atas alokasi yang telah dilakukan penebusan ole agen



4 Pemeriksaan truck dan dicatat no LO dan no polisi  5 Perhitungan jumlah tabung yang masuk dengan LO dan

surat jalan 

6 Pemeriksaan dokumen penyaluran yang telah di

regristrasi administrator 

7 Perhitungan jumlah tabung yang diangkut oleh truck  8 Pemeriksaan kondisi tabung dan rubber seal  9 Pemindahan tabung dari truck ke lokasi pengisian UFM 

10 Penyortiran tabung tidak layak pakai 

11 Pengisian LPG menggunakan UFM 

12 Pengecekan tabung isi 

13 Penyortiran tabung bocor dan gagal isi 

14 Evakuasi tabung bocor dan gagal isi 

15 Pemasangan rubber seal 

16 Pengangkutan tabung isi ke dalam truck 

Tabel 2. Check List SOP LPG Bulk Distribution

No Aktivitas Ya Tidak

1 Armada parkir dan menunggu antrian di lapangan pakir skid tank



2 Pemeriksan aspek safety oleh petugas HSE  3 Pengukuran berat kosong skid tank dengan jembatan

4 Proses pengisian LPG ke skid tank  5 Operator memonitor LPG yang dimuat dari roto gauge  6 Pengukuran berat isi skid tank yang dikenal dengan

Weight Out 

7 Penyetak surat jalan yang diberikan kepada AMT armada  8 Penyegelan terhadap valve in dan out LPG  Sumber : SOP Penyaluran Depot LPG Cilacap

TINJAUAN PUSTAKA

Konsep yang digunakan untuk menganalisis kesesuaian SOP operasi penyaluran LPG terhadap metode Activity Based Management (ABM) yaitu dengan konsep Activity Based Costing (ABC) dan Process Value Analysis (PVA). Metode ABM dianggap sebagai sistem informasi yang bertujuan untuk memperbaiki pengambilan keputusan dengan menginformasikan biaya dan mengurangi biaya guna mendukung usaha perbaikan secara bekelanjutan. Keseluruhan tujuan konsep ABM yaitu untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan yang didapatkan dari peningkatan mutu produk dengan mengurangi aktivitas yang tidak bernilai tambah sehingga sistem lebih efisien.

Konsep ABM digambarkan dalam dua dimensi yaitu PVA dan ABC. Dalam prosedur PVA, konsep ini menggunakan 3 langkah proses dengan analisis sebagai berikut (1) analisis penggerak, (2) analisis aktivitas dan (3) pengukuran kinerja aktivitas. Analisis penggerak yaitu proses untuk mengidentifikasi berbagai faktor yang menjadi akar pemicu biaya aktivitas. Hasil analisis ini yaitu mengetahui penggerak pada masing masing aktivitas. Analisis aktivitas yaitu proses untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Hasil dari analisis aktivitas ini berupa jenis aktivitas, sumber daya manusia pada aktivitas, waktu dan tempat serta penilaian terhadap aktivitas tersebut. Analisis terakhir yaitu pengukuran kinerja aktivitas. Dimensi utama pada analisis ini yaitu efisiensi, kualitas, dan waktu.

Ada hal yang penting pada prosedur PVA, yaitu pengidentifikasian jenis aktivitas menjadi dua golongan yaitu (1) aktivitas yang bernilai tambah, (2) aktivitas tak bernilai tambah. Tujuan penggolongan aktivitas ini yaitu untuk perbaikan berkelanjutan yang mana berdampak pada pengurangan biaya. Aktivitas dapat digolongkan dalam aktivitas bernilai tambah apabila memenuhi ketiga syarat berikut yaitu (1) aktivitas yang menghasilkan perubahan kondisi, (2) perubahan kondisi yang tidak dapat dicapai melalui aktivitas sebelumya dan (3) aktivitas yang memungkinkan berbagai aktivitas yang lain dilakukan. Sedangkan aktivitas yang tergolong tidak bernilai tambah tidak mampu memenuhi ketiga syarat tersebut. Aktivitas ini sering dipandang tidak perlu oleh perusahaan sehingga banyak perusahaan yang mencoba untuk mengeliminasi untuk mengurangi biaya yang tidak perlu.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Identifikasi Penggerak (Driver) Aktivitas

Tabel 3. Driver Operasi Penyaluran LPG Kemasan Tabung

No Aktivitas Driver

1 Sopir memarkirkan mobil berisi tabung kosong Waktu Tunggu

2 Memeriksa keabsahan SO dan SA Kuantitas dokumen

3 Mencetak LO atas alokasi yang telah dilakukan

penebusan oleh agen Kuantitas LO

4 Pemeriksaan truk dan dicatat no LO dan no polisi Jam pemeriksaan 5 Perhitungan jumlah tabung yang masuk dengan

LO dan surat jalan

Kuantitas tabung

6 Pemeriksaan dokumen penyaluran yang telah di regristrasi administrator

Jam pemeriksaan

7 Perhitungan jumlah tabung yang diangkut oleh truk

Kuantitas Tabung

8 Pemeriksaan kondisi tabung dan rubber seal Kuantitas Tabung 9 Pemindahan tabung dari truk ke lokasi pengisian

UFM

Kuantitas Tabung

10 Penyortiran tabung tidak layak pakai Kuantitas Tabung

11 Pengisian LPG menggunakan UFM Jam Mesin

12 Pengecekan tabung isi Kuantitas Tabung

13 Penyortiran tabung bocor dan gagal isi Kuantitas Tabung 14 Evakuasi tabung bocor dan gagal isi Jam mesin

15 Pemasangan rubber seal Kuantitas Tabung

16 Pengangkutan tabung isi ke dalam truk Kuantitas Tabung

Tabel 4. Driver Operasi Penyaluran LPG jenis bulk

N

o

Aktivitas

Driver

1

Armada parkir dan menunggu antrian di lapangan

pakir skid tank

Waktu Tunggu

2

Pemeriksan aspek safety oleh petugas HSE

Jam pemeriksaan

3

Pengukuran berat kosong skid tank dengan

jembatan timbangdikenal dengan sebutan Weight In

Jam mesin

4

Proses pengisian LPG ke skid tank

Jam mesin

5

Operator memonitor LPG yang dimuat dari roto

gauge

Jam TKL

6

Pengukuran berat isi skid tank yang dikenal

dengan Weight Out

Jam mesin

7

Penyetak surat jalan yang diberikan kepada AMT

armada

Kuantitas surat

Penilaian Aktivitas

Penilaian aktivitas dalam golongan bernilai tambah (added value activity) dan tidak bernilai tambah ( non added value activity) penting dilakukan untuk perbaikan sistem berkelanjutan, selain analisis driver aktivitas, pemilihan aktivitas yang nantinya berfokus pada eliminasi aktivitas golongan non added value activity sehingga didapatkan pengurangan biaya. Berikut ini merupakan check list penggolongan aktivitas yang ditampilkan pada tabel 5 dan 6.

Tabel 5. Penggolongan Aktivitas pada Operasi Penyaluran LPG Tabung N

o

Aktivitas +

-1 Sopir memarkirkan mobil berisi tabung kosong  2 Memeriksa keabsahan SO dan SA

3 Mencetak LO atas alokasi yang telah dilakukan

penebusan ole agen 

4 Pemeriksaan truck dan dicatat no LO dan no polisi  5 Perhitungan jumlah tabung yang masuk dengan LO dan

surat jalan



6 Pemeriksaan dokumen penyaluran yang telah di regristrasi administrator



7 Perhitungan jumlah tabung yang diangkut oleh truck 

8 Pemeriksaan kondisi tabung dan rubber seal 

9 Pemindahan tabung dari truck ke lokasi pengisian UFM 

10 Penyortiran tabung tidak layak pakai 

11 Pengisian LPG menggunakan UFM 

12 Pengecekan tabung isi 

13 Penyortiran tabung bocor dan gagal isi 

14 Evakuasi tabung bocor dan gagal isi 

15 Pemasangan rubber seal 

16 Pengangkutan tabung isi ke dalam truck 

Tabel 6. Penggolongan Aktivitas pada Operasi Penyaluran LPG Bulk

No Aktivitas +

-1 Armada parkir dan menunggu antrian di lapangan pakir

skid tank 

2 Pemeriksan aspek safety oleh petugas HSE 

3 Pengukuran berat kosong skid tank dengan jembatan timbangdikenal dengan sebutan Weight In



4 Proses pengisian LPG ke skid tank 

5 Operator memonitor LPG yang dimuat dari roto gauge  6 Pengukuran berat isi skid tank yang dikenal dengan

Weight Out 

Berdasarkan hasil penilaian aktivitas operasi penyaluran melalui tabung bahwa aktivitas yang dikategorikan bernilai tambah hanya 5 (poin) dari 16 (poin) atau sebesar 30% dari keseluruhan operasi penyaluran. Sedangkan pada operasi penyaluran melalui bulk yang dikategorikan bernilai tambah yaitu 5 (poin) dari 8 (poin) atau sebesar 62,5% dari aktivitas keseluruhan.

Aktivitas yang tidak bernilai tambah pada operasi penyaluran tersebut yaitu aktivitas pemeriksaan. Berdasarkan pedoman metode ABM, bahwa aktivitas pemeriksaan tidak bernilai tambah, namun dalam hal ini berdasarkan SOP bahwa aktivitas pemeriksaan harus dilakukan. Menurut SOP kegiatan ini sangat penting dilakukan karena produk yang dilayani berupa produk gas yang mana memiliki tingkat bahaya yang cukup tinggi, sehingga penerapan prosedur terutama yang berkaitan dengan keamanan dan keselamatan kerja merupakan hal utama pada proses operasi.

Namun, terdapat beberapa aktivitas yang murni tidak memiliki nilai tambah yaitu aktivitas tunggu dan aktivitas pengisian ulang. Hal ini memang harus dihindari dan dieliminasi, terlebih pada observasi dapat diketahui bahwa waktu tunggu/antri pengisian bulk mencapai 4 jam, yang mana kegiatan ini sangat merugikan konsumen dan perusahaan. Selain aktivitas antri, aktivitas pengisian ulang juga merupakan aktivitas tidak bernilai tambah. Kegagalan dalam pengisian yang disebabkan oleh bocornya valve merupakan penyebab kebocoran tabung. Keadaan ini menuntut operator harus mengevakuasi isi tabung dan mengisi kembali. Apabila kuantitas kebocoran tabung banyak, maka operasi pengisian tabung memakan waktu lebih lama dari seharusnya.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, metode ABM tidak secara murni dapat diimplementasikan di Depot LPG Cilacap khususnya pada operasi penyaluran. Hal ini dikarenakan aktivitas penyaluran telah berpedoman pada prosedur yang disebut dengan SOP. Prosedur ini sudah dipertimbangkan dari segala aspek mengingat produk ini tergolong produk yang mudah meledak, dan terbakar sehingga perlu penanganan khusus terutama pada aspek safety. Namun pada aktivitas yang tidak berkaitan dengan produk, misalnya seputar perkantoran metode ABM sangat tepat untuk diterapkan dengan didukung dengan sistem atau inovasi yang lebih efisien. Hal ini selain mengurangi biaya operasi tetapi juga dapat mendorong peningkatan kualitas produk dan pelayanan sehingga lebih menguatkan eksistensi perusahaan di pasar.

PENUTUP