SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI DAN BISNIS

SISTEM INFORMASI

DALAM

ORGANISASI DAN

BISNIS

Chapter

Aktivitas Manajemen : menurut Anthony : dikutip Davis.

-Manajemen puncak



Perencanaan Strategis

-Manajemen menengah



_{Pengendalian manajemen}

-Penggiatan operasional



Pelaksana rutin/teknis

-Pengolahan transaksi



Basis data

PANDANGAN SISTEM INFORMASI KE DALAM ORGANISASI/MANAJEMEN

Model Anthony dijabarkan oleh Laudon & Laudon

Sifat2 umum :

1. Makin keatas informasi/data makin tdk terstruktur :Orienta-si ke masa depan; ek:Orienta-sisten:Orienta-si organisa:Orienta-si;Informa:Orienta-si makin terpadu; manajemen puncak; pimpinan atas; aplikasi didu-kung ESS dan DSS ; aplikasi simulasi, data eksternal men-dominasi

2. Manajemen : orientasi pemenuhan sumber daya secara efektif dan efisien; kombinas antara data eksternal & inter-nal; aplikasi kombinasi atas dan bawah/teknis; didukung MIS

3. KL : Dukungan bagi organisasi dan bisa berada dimana saja Laudon menempatkan pd tingkat kedua. Orientasi terus menelusuri model2 SI yg tepat utk dukungan organi-sasi. Data/Informasi terstruktur dan tdk terstruktur 4. Operasional/Teknis. Orientasi data/informasi terstruktur,

ter-duga dan teknis. Masa sekarang dan data historis. 5. Basis data sangat terstruktur dan membina data internal

dan profesional teknis komputer & SI. Membina database.

Perencanaan Strategis Pengendalian Manajemen

Penggiatan Operasinal Pengolahan Transaksi

Fungsi2 Aktivitas

Manajemen Personil Keungan Produksi

• Executive Support Systems (ESS) • Decision Support Systems (DSS) • Management Information Systems (MIS) • Knowledge Work Systems (KWS) • Office Systems

• Transaction Processing Systems (TPS)

Model Dasar dari suatu Sistem Informasi

PENGENDALIAN

Fungsi- a Fungsi-b Fungsi-c

Tiga tujuan utama penggunaan sistem informasi dlm. organisasi :

1. Menangani kebutuhan sekarang

2. Mengingat masa lalu

3. Mempersiapkan masa depan

Keputusan Mengingat masa lalu

Mempersiap-kan masa depan Menangani

Saat sekarang

Manusia dan Teknologi

(1)Menangani saat sekarang :

Mengolah data menjadi informasi. Diawali dgn. transaksi data : mengumpulkan, menata, menyimpan kedlm pool data atau bank Dat atau database.

(2)Mengingat masa lalu :

Menangani saat sekarang melalui proses transaksi adalah Melalukan pengecekan ttg. faktor2 tambahan yg lebih mutakhir, dan kemudian dimasukkan ke dlm. banka data.

(3) Mempersiapkan masa depan :

Apa yg dilaksanakan pada (1) dan (2) menyangkut dimensi masa lalu dan sekarang. Utk masa depan, perlu ditambahkan dgn. mengkombinasikannya dgn pengetahuan manusia dan mempersiapkan organisasi ke masa depan

Data

Keputusan

Pengetahun

Format, fikter,

pengikhtisaran Informarasi Interpretasi, memu-_{tuskan, bertindak} Pengetahuan

Akuulasi pengetahuan

Data Hasil

Data Pengolahan Informasi

Konversi data ke dalam informasi

Jumlah jam

Gaji Karyawan

Daftar gaji Dep. A

Daftar gaji Perusahaan Skala

pendapatan

Gaji Karyawan

Gaji Karyawan

Daftar gaji Dep. A

Daftar gaji Dep. A

Daftar gaji Dep. A

Enam jenis Sistem Informasi Utama

Jenis Sistem SISTEM TINGKAT STRATEGIS

Sistem Informasi Ramalan rencana Ramalan rencana Ramalan anggar- Rencana Rencana

Eksekutip (EIS) 5 thn penjualan 5 thn operasional an 5thn keuntungan SDM SISTEM TINGKAT MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen Pengendalian Anggaran Analisis inves- Analisis

Manajemen (MIS) penjualan inventori tahunan tasi modal relokasi

Decision Support Analisis kaw asan Penjadw alan Analisis biaya Analisis kela- Analisi biaya

System (DSS) pasar Produksi yakan harga kontrak

SISTEM TINGKAT PENGETAHUAN

Sistem Karya Workstation Workstation Workstation

berpengetahuan kerekayasaan Grafis Menagerial

Otomatisasi Wordprocessing Penyimpanan Kalender

Perkantoran Citra Elektronis

SISTEM TINGKAT OPERASIONAL

Tracking Pengendalian Perdagangan Daftar gaji Kompensasi

pesanan mesin sekuritas

Pengolahan Pengolahan Penjadw alan Manajemen arus Hutang Pelatihan &

Transaksi pesanan kegiatan kas pengembangan

Penjualan & Pengendalian Keuangan Piutang Rekaman

pemasaran arus barang karyaw an

Manufaktur Akuntansi SDM

Kriteria karyawan berpengetahuan(knowledge Worker) -Berada pada berbagai tingkat operasional;

umum-nya bantu manajemen dgn. berbagai aplikasi adhok yg menunjang berbagai kebutuhan

-Data tidak terduga namun dapat diambil dari internal atau data eksternal

Kriteria pengolahan transaksi -Teknis dan sangat terstruktur -Rutin dan operasional -Mudah dibakukan -Bersifat pemutakhiran dari

data aplikasi

-Pemakai & pembina tingkat operasional

Kriteria DSS

-Bersifat teknis ilmiah utk. suatu kebutuhan info yg.ter-arah syarat sains & matema-tis,statistik & Op. Research -Antara semiterstruktur &

terstruktur. Waktu sesuai kebutuhan.

Kriteria MIS

-Tergantung penunjangannya Operasional: rutin, teknis, terstruktur, harian/mingguan, masa kini, orientasi profesio-nal. Dal Manajemen : semi terstruktur; masa kini dan nanti; orientasi bina sumberdaya, struktur, mingguan/bulanan; Renstra : masa depan, tdk terstruktur; bulanan/tahun-an; Dukungan aplikasi simulasi dan sejenis.

Jenis Input Peng- Output Pemakai Sistem Informasi olahan Informasi

ESS Data agregat; Grafik, simu- Proyeksi; tang- Manajer internal/ekst. lasi, interaktif gapan thd permin. senior

DSS Volume data kecil; Interaktif, simu- Lap khusus, ana- Profesional, model analisis lasi,analisis lisis, tanggpan staf manajer

thd. Queries

MIS Ikhtisar data tran- Lap. rutin;model Laporan rekap & Manajer saksi, vol. data be- sdrhana;anali- lap eksepsi menengah sar,model sdrhana sis sederhana

KWS Spesifikasi desain, Model2, simu- Model, grafik Profesional, basis pengetahuan lasi staf teknis

OAS Dokumen, penjad- Man. dokumen, Dokumen, jad- Pekerja w alan penjadw alan, w al, surat-menyu- klerikal

komunikasi rat

TPS Transaksi, kejadian Ngurut, ndaftar Lap terinci, ndaf- Personil ope-nyatukan, muta- tar, ikhtisar

rasional,su-khirkan pervisor

Pengolahan Transaksi Daftar Gaji (payroll)

Jenis2 Sistem Pengolahan Transaksi

Knowledge Work Systems (KWS):

Tingkat pengetahuan • Input:Spesifikasi desain • Pengolahan:Modeling • Output:Desain, graphics • Pemakai:Staf Teknis dan

professional

Contoh: Work station perekayasaan

Sistem Informasi Manajemen (MIS):

MIS

-Keputusan terstruktur & semi terstruktur -Berorientasi lap control

-Data historis -Orientasi internal -Proses rancangan yg panjang

DSS

-Tingkat Manajemen -Input : Volume data kecil -Pengolahan : Interaktif -Output: Analisis keputusan -Pemakai: Profesional, Staf Contoh : Anlisis biaya kontrak DSS

Executive Support System (ESS): -Strategic level

-Inputs: Aggregate data -Processing: Interactive -Outputs: Projections -Users: Senior managers -Example: 5-year operating plan

-Top level management -Designed to the individual -Ties CEO to all levels -Very expensive to keep up -Extensive support staff

ESS

Antar hubungan Sistem

Sistem dari perspektif fungsional

-Sistem dari fungsi utama

(-) Manajemen penjualan, riset pasar, promosi, penentuan harga, produk baru -Sistem dari aplikasi utama

(-) Sistem Info pesanan penjualan, sistem riset pasar, sistem harga SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Pengolahan Masukkan, Operasional

pesanan olah, ikuti

Analisis pasar Identifikasi pe- Pengetahuan langgan & pasar Kecendrngn Siapkan ramaln Strategik

penjualan 5 tahun

SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG

Kendalian Kegiatn kendali Operasional

Mesin peralatan

Desain ber- Desain produk Pengetahuan

lands komptr baru

Rencana pro- Keputusan jmlh & Manajemen duksi jadw al produksi

Fasilitasi lo- Keputusan lokasi Strategik

kasi fasilitas

Manufaktur & Sistem Produksi Penjualan & Sistem Pemasaran

Ikhtisar Sistem Inventori Sistem dari fungsi utama -Anggaran,jurnal,pengihan,

akuntansi biaya Sistem dari aplikasi utama: -Jurnal, piutang, hutang,anggaran,

sistem manajemen anggaran Sistem keuangan & anggaran

SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Piutang Kuntil uang pin- Operasional

jaman dr organisasi Analisis port- Desain investasi Pengetahuan

folio perusahaan

Anggaran Siapkan anggaran Manajemen jngka pendek

Rencana ke- Rencana keuntung- Strategik untungan an jngka panjang

Sistem Keungan dan Akuntansi

Sistem SDM

Sistem dari fungsi utama

-Rekaman personil, keuntungan, konpensasi, hubungan buruh, pelatihan

Sistem dari aplikasi utama

-Daftar gaji, rekaman karyawan, sistem keuntungan, sistem jalur karir, sistem pelatihan personil.

SISTEM DESKRIPSI TNGKT ORG Pelatihan & Track pelatihn, tram- Operasional pengembangn pil,peningkatan

Pembinaan Desain jalur karir Pengetahuan kariri karyaw an

Analisis kom- Monitor pendapatan, Manajemen pensasi gaji, tunjangan

Rencana SDM Rencana jngka pan- Strategik jang kebthn buruh

Proses Bisnis

- Kebiasaan diimana kerja diorganisasi, dokoordinasi, dan difokuskan utk. menghasilkan produk atau layanan yang bernilai

Proses Bisnis & Sistem Informasi

-Cara yg unik utk. koordinasi kerja, informasi & pengetahuan -Jalan yg. manajemen dipilih

Pembangunan arsitektur informasi dari organisasi

The last five decades have seen dramatic changes in the technical and organizational configurations of systems. During the 1950s organizations were dependent on computers for a few critical functions. The 1960s witnessed the development of large centralized machines. By the late 1970s and into the 1980s information architecture becase complex and information systems included telecommunications links to distribute information. During the 1990s information architecture is an enterprisewide information utility.

Mengkoordinasi :

1. Kerja profesional lokal & pekerja informasi 2. Kerja dlm organisasi antar tingkat & fungsi 3. Menghubungkan organisasi dgn lingk. Eksternal.

Cabinet Decision-making process with IDSC

Konsumen

Biro

perjalan-an

CRS

Supplier

Business Processes and Information Systems

Information systems help organizations

. Achieve great efficiencies by automating parts of processes . Rethink and streamline processes

. Manufacturing and production:Assembling product, checking quality, producing bills of materials

. Sales and marketing:Identifying customers, creating customer awareness, selling

Examples of Business Processes

. Finance and accounting:Paying creditors, creating financial statements, managing cash accounts

. Human Resources:Hiring employees, evaluating performance, enrolling employees in benefits plans

Cross-Functional Business Processes

. Transcend boundary between sales, marketing, manufacturing, and research and development . Group employees from different functional specialties

to a complete piece of work Example: Order Fulfillment Process

ENTERPRISE APPLICATIONS

Enterprise Applications

. Enterprise systems

. Supply chain management systems . Customer relationship management systems . Knowledge management systems

. Within the business:There are functions, each having its uses of information systems

. Outside the organization’s boundaries:There are customers and vendors

Functions tend to work in isolation

Traditional View of the Systems

Hukum Grosch

Kemampuan (komputer) tumbuh sebanding dgn. kwadrat dari biayanya ==> diyakini antara 1960 - 1970.

bertanggung jawab atas inersia Sentralisasi

Vo

ck Pelaksanaan instruksi dari program komputer terjadi satu kali dalam suatu waktu ==> ada antrean dalam

pengguna-an sumber daya.

1987 pertumbuhan 2 MIPS 1990 32 MIPS 1994 256 MIPS

Hukum Moore

Penampilan dari teknologi keping rangkaian(chip) tergandakan setiap 18 bulan.

Prinsip kanibal : rangkain terpadu menyerap fungsi2 dari komponen diskrit yang ada kedalam keping tunggal, dan mengembalikannya (ke pasar) dengan tampilan yang lebih baik dan harga yang lebih

ren-dah.

Y = 2n

Dimana Y = pertumbuhan (juga penampilan)

Enterprise Systems

. Firm structure and organization: One organization . Management: Firm-wide knowledge-based management process . Technology: Unified platform

. Business: More efficient operations & customer-driven business processes

. Difficult to build:Require fundamental changes in the way the business operates

. Technology:Require complex pieces of software and large investments of time, money, and expertise

. Centralized organizational coordination and decision making: Not the best way for the firms to operate

Challenges of Enterprise Systems

Supply Chain Management (SCM)

. Close linkage and coordination of activities involved in buying, making, and moving a product . Integrates supplier, manufacturer, distributor,

and customer logistics time

. Reduces time, redundant effort, and inventory costs

Supply Chain

. Network of organizations and business processes . Helps in procurement of materials, transformation

of raw materials into intermediate and finished products

Limitations SCM:

. Inefficiencies can waste as much as 25% of company’s operating costs . Bullwhip Effect: Information about the

demand for the product gets distorted as it passes from one entity to next

Value Chain

Sehimpunan proses yang digunakan oleh organisasi bisnis untuk mewujudkan nilai bagi pelanggannya melibatkan proses primeryg. secara langsung memben-tuk nilai yg dipersepsikan oleh pelanggan, dan proses dukungan yg menambahkan nilai secara tdk langsung utk. memudahkan pihak lain melakukan proses primer.

(Steven Alter)

Model yang menonjolkan aktivitas primer atau dukungan yg menambahkan nilai pada produk atau layanan dari sebuah badan usaha dimana sistem Informasi secara tepat dapat dimanfaatkan utk mem-peroleh keuntungan kompetetif.

Aktivitas primer: aktivitas yang hampir keseluruhan-nya secara langsung terkait pada produksi dan distri-busi dari hasil atau pelayanan badan usaha ybs. Aktivitas dukungan: aktivitas yg memungkinkan penyerahan produk dari badan usaha itu terlaksana. Terdiri dari infrastruktur, SDM, teknologi dan pengadaan. (Kenneth C. Laudon)

. Helps in distribution of the finished products to customers

. Includes reverse logistics - returned items flow in the reverse direction from the buyer back to the seller

Supply Chain Management (SCM)

. Decide when, what to produce, store, move . Rapidly communicate orders

. Communicate orders, track order status . Check inventory availability, monitor levels . Track shipments

. Plan production based on actual demand . Rapidly communicate product design change . Provide product specifications

. Share information about defect rates, returns

How Information Systems Facilitate Supply Chain Management

. Supply chain planning system:Enables firm to generate forecasts for a product and to develop sourcing and a manufacturing plan for the product

. Supply chain execution system:Manages flow of products through distribution centers and warehouses

. Uses digital technologies to enable multiple organizations to _{collaboratively design, develop, build, move, and manage} products

. Increases efficiencies in reducing product design life cycles, minimi-_{zing excess inventory, forecasting demand, and keeping partners} and customers informed

Collaborative Commerce

Private Industrial Networks

• Web-enabled networks

• Link systems of multiple firms in an industry • Coordinate transorganizational business processes

CRM

Knowledge Management Systems

. Creating knowledge

Pemasok makanan Pemasok makanan

Kostumer Kostumer

Sebuah perusahaan pemasaran makanan “seafood”, tidak melibatkan diri dalam produksi, penyimpanan, bahkan juga distribusi dari makanan yang dijualnya. Perusahaan ini hanya menghimpun pesanan dari pemasok besar (wholesalers) untuk kemudian diambil oleh perusahaan penyalur komoditas. Perusahaan “seafood” ini memiliki situs Web www.seafoods.comdimana pembeli dapat melihat dan memesan makanan seafood dalam berbagai jenisnya, lengkap dengan penjelasan tentang rasanya. Pemesan membayar dengan kartu kredit seperti yang tertera pada gambar-1. Catatlah perusahaan “seafood” ini sebagai dasar yang akan digunakan dalam penjelasan contoh2 selanjutnya dalam kuliah ini, terutama tugas2 yg harus anda kerjakan.

Bank

Penyalur makanan

Kostumer Pemasok

makanan Seafood

Cek

Statement Kartu Kredit

Jenis makanan Permintaan

layanan Pembataran Beban Kartu Kredit

Pesanan

Jenis makanan

Sumber : Richard T. Watson , Object Oriented Strategy, 1999 spt yg. termuat dalam : Patrick G. McKeown, Information Technology and the Network Economy (Orlando: Hartcourt College Publisher, 2001), pp. 21-22.

Catatan : nama seafood diganti dari Fareastfoods Seafood utk disederahanakan

Bank

_Bank