Integrasi Sistem Informasi Dan Strategi Bisnis Dalam Mendukung Perkembangan Bisnis PT Graha Sarana Duta (GSD)

(1)

101 Lampiran 1 : Format Pertanyaan Analisis Lima Ancaman Porter

Faktor Penentu

Tinggi Rendah

Pengalaman dalam menggeluti bisnis Penjelasan :

Tarif/harga pelayanan Penjelasan :

1. Kemungkinan Masuknya Pemain Baru

Faktor Penentu

Skala Ekonomis Penjelasan :

Product Differentiation Penjelasan :

Kebutuhan akan Modal Penjelasan :

Biaya Berpindah (Switching Cost) Penjelasan :

Tingkat Kesetiaan Pelanggan Penjelasan :

Kekuatan Preferensi Merek Penjelasan :

Akses mendapatkan pengetahuan akan teknologi dan kemampuan khusus

Penjelasan :

Kendali atas jalur distribusi oleh perusahaan yang telah ada

(2)

102

Lokasi

Penjelasan :

Potensi kejenuhan pasar Penjelasan :

Serangan balasan dari perusahaan yang sudah mapan Penjelasan :

2. Persaingan Antar Perusahaan Sejenis

Faktor Penentu

Jumlah Kompetitor Penjelasan :

Tingkat pertumbuhan industri Penjelasan :

Fixed Cost Penjelasan :

Product Differentiation Penjelasan :

Switching Cost Penjelasan :

Kekuatan Preferensi Merek Penjelasan :

(3)

103

3. Kekuatan Tawar Supplier

Faktor Penentu Tinggi Rendah

Ketersediaan Jasa Substitusi Penjelasan :

Jumlah Pemasok Penjelasan :

Kemampuan Pemasok Penjelasan :

Kompetisi Antar Pemasok Penjelasan :

Biaya Berpindah ke Pemasok Lain (Switching Cost) Penjelasan :

4. Kekuatan Tawar Buyer (Pembeli)

Jumlah Pembeli Jasa Penjelasan :

Skala Kemampuan Pembeli dalam Membeli Jasa Penjelasan :

Pengetahuan Pembeli akan Jasa Penjelasan :

5. Ancaman Jasa Substitusi

(4)

104

Harga Jasa Substitusi yang Ditawarkan

Penjelasan :

Kualitas dan Kinerja Jasa Substitusi Penjelasan :

Tingkat Kesulitan Pembeli dalam Berpindah ke Jasa Substitusi

(5)

105 Lampiran 2. Format Pertanyaan Analisis Critical Success Factor (CSF)

What do you want to be?Vision / Mission / Strategic Goals /

Critical Success Factors

Vision / Mission / Profile

What do we want to become / what is our purpose:

Mission: Vision:

Strategic Goals

What do we have to do to get there:

Strategic Goal #1:

Outcomes / Critical Success Factors

How we will get there:

1.1

1.2 Strategic Goal #2:

Outcomes / Critical Success Factors

How we will get there:

2.1

2.2 Strategic Goal #3:

Outcomes / Critical Success Factors

How we will get there:

(6)

106 Lampiran 3. Format Pertanyaan Analisis Rantai Nilai Sistem Teknologi Informasi

1. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem teknologi informasi sudah

mempunyai peran menciptakan atau menam-bah nilai di rantai nilai?

2. Apakah peran sistem teknologi informasi sudah optimal atau masih dapat

ditingkatkan di kegiatan-kegiatan yang sudah memanfaatkannya?

3. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem teknologi informasi masih belum

mempunyai peran menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai?

4. Apakah sistem teknologi informasi dapat diterapkan di kegiatan-kegiatan

(7)

107 Lampiran 4. Pertanyaan Kepada Pemasok, Pelanggan, Dan Pesaing

Untuk Mengidentifikasikan Peluang-Peluang Menggunakan

Sistem Teknologi Informasi Yang Strategik

Pemasok

1. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memperoleh

tambahan manfaat dari pemasok?

-

Meningkatkan kekuatan tawar perusahaan terhadap pemasok?

-

Mengurangi kekuatan tawar pemasok?

2. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengurangi biaya

pembelian?

-

Mengurangi biaya pemesanan order?

-

Mengurangi biaya penagihan dari pemasok?

3. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk

mengidentifikasi alternatif dari sumber-sumber sediaan?

-

Menempatkan produk pemasok?

-

Mengidentifikasi harga terendah para pemasok?

4. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan

mutu barang dan jasa yang diterima dari para pemasok?

-

Mengurangi waktu tunggu order pesanan?

-

Memonitor kualitas?

-

Penambahan kegunaan data pelayanan dari pemasok untuk digunakan

melayani yang lebih baik bagi pelanggan?

5. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memberikan akses

mengenai para pemasok yang akan membantu mengurangi biaya-biaya?

-

Pilih produk yang paling sesuai?

-

Rundingkan harga kesepakatan?

-

Memonitor kemajuan perkerjaan dan mengatur kembali jadwal?

-

Menilai pengendalian mutu?

(8)

108 -

Lakukan pertukaran data elektronik untuk mengurangi biaya mereka?

-

Sediakan pengendalian untuk perubahan jadwal produksi?

Pelanggan

7. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk mengurangi biaya

pelanggan berbisnis dengan perusahaan?

-

Mengurangi pekerjaan yang berhubungan dengan kertas dalam

memesan atau membayar?

-

Menyediakan status informasi dengan cepat?

-

Dengan mengurangi harga dan biaya dari perusahaan?

8. Dapatkah menyediakan beberapa informasi unik kepada pelanggan yang akan

membuat mereka membeli barang dan jasa?

-

Data penagihan atau status rekening?

-

Pilihan berubah ke penggantiyang memberikan nilai lebih banyak?

-

Dengan menjadi yang pertama dalam keunikan yang memberikan nilai

tambah?

9. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk meningkatkan

biaya-biaya pelanggan yang berpaling kepada pemasok baru?

-

Dengan menyediakan kepemilikan perangkat keras atau perangkat lunak?

-

Dengan membuat mereka bergantung pada perusahan?

-

Dengan membuat layanan pelanggan yang lebih personal?

10. Dapatkah menggunakan sumber database eksternal untuk belajar lebih

banyak tentang pelanggan dan menemukan ceruk pasar yang sesuai?

-

Dengan meneliti perilaku pembeli untuk membeli produk lain?

-

Dengan

analisis

interaksi

pelanggan

dan

pertanyaan

untuk

mengembangkan beragam barang dan jasa atau metoda dalam menjawab

ke kebutuhan pelanggan?

11. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membantu

pelanggan menaikkan pendapatannya?

-

Dengan menyediakan data kepemilikan kepada mereka?

(9)

109

Pesaing

12. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk menghalangi

masuknya pesaing baru dalam pasar?

-

Dengan meredifinisi corak produk dalam komponen teknologi informasi?

-

Dengan menyediakan pelayanan konsumen lewat teknologi

informasi?

13. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membedakan

barang dan jasa milik perusahaan?

-

Dengan menyoroti pembeda yang ada?

-

Dengan menciptakan pembeda yang baru?

14. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk membuat gerakan

mengalahkan lebih dulu dalam kompetisi?

-

Dengan menawarkan sesuatu yang baru karena perusahaan memiliki data

kepemilikan?

15. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk menyediakan

pengganti?

-

Dengan mensimulasi produk lain?

-

Dengan mempertinggi produk perusahaan yang sudah ada?

16. Dapatkah menggunakan sistem teknologi informasi untuk memenuhi

penawaran dari pesaing lain?

(10)

110 Lampiran 5. Analisis Swot Untuk Penilaian Sistem Teknologi Informasi

1. Indetifikasi kekuatan-kekuatan sistem teknologi informasi perusahaan dan

kemampuan-kemampuan sumber-sumber daya informasinya

• Keahlian atau kepandaian yang

ber-hubungan dengan sistem

teknologi informasi yang

penting.

Ada

Tidak

• Aktiva fisik teknologi informasi

yang bernilai

Ada

Tidak

• Aktiva organisasi yang bernilai,

misalnya sistem produksi yang

canggih

Ada

Tidak

• Suatu prestasi atau atribut yang

meletakkan perusahaan di posisi

menguntungkan

di

pasar

menjadi terkemuka di pangsa

pasar, misalnya yang pertama

menerapkan

order

secara

online.

Ada

Tidak

• Kerja

sama

antar

sistem

teknologi

informasi

dengan

perusahaan lain yang saling

menguntungkan.

(11)

111

2. Indetifikasi kelemahan-kelemahan sistem teknologi informasi perusahaan

dan kecacatan-kecacatan sumber-sumber daya informasinya

• Kekurangan-kekurangan

di

keahlian atau kepintaran tentang

sistem teknologi informasi yang

bermanfaat untuk kompetisi

Ya

Tidak

• Aktiva-aktiva fisik, manusia,

organisasi atau tidak berwujud

yang berhubung-an dengan

sistem teknologi informasi yang

penting untuk kompetisi

Ya

Tidak

• Anggaran untuk peningkatan

sistem teknologi informasi

Ya

Tidak

• Kepuasan organisasi terhadap

sistem teknologi informasi saat

ini

Ya

Tidak

3. Identifikasi kesempatan-kesempatan pasar yang dapat diraih dengan

menggunakan sistem teknologi informasi

• Pertumbuhan internet yang pesat

dapat dimanfaatkan sebagai

media mendekati ke pelanggan

dengan lebih efisien dan efektif

Ya

Tidak

• Semakin murahnya nilai sistem

teknologi informasi dan

komunikasi

(12)

112

4. Identifikasi ancaman-ancaman yang dihadapi oleh kehadiran teknologi

informasi di masa depan

• Pertumbuhan teknologi informasi

yang sangat cepat yang membuat

teknologi ini cepat usang dan

harus cepat diganti dengan yang

baru, membutuhkan dana yang

besar yang tidak cukup di

anggaran sekarang

Ya

Tidak

• Perusahaan bukan perusahaan

terbesar di industri, sehingga

pertumbuhan

teknologi

yang

cepat dapat dimanfaatkan oleh

pesaing yang mampu membeli

teknologi

tersebut

dan

memeliharanya

Ya

Tidak

• Jasa yang lebih baik dan lebih

baru yang dikenalkan oleh

pesaing-pesaing karena dirancang

dan diproduksi dengan teknologi

informasi

(13)

113 Lampiran 6. Analisis Porter 5 Ancaman Untuk Analisis Penggunaan

Teknologi Informasi Di Industri

1. Apakah teknologi informasi sudah digunakan sebagai senjata persaingan diantara

penjual-penjual kompetitif yang sudah ada dan bagaimana caranya?

2. Apakah teknologi informasi di industri mampu berfungsi sebagai halangan-halangan

untuk masuk (barriers to enrty) terhadap pesaing-pesaing baru yang potensial? Jika

belum, dimana posisi teknologi informasi ini dan bagaimana seharusnya?

3. Apakah teknologi informasi di industri mampu berfungsi sebagai halangan-halangan

untuk masuk (barriers to enrty) terhadap pesaing-pesaing baru yang potensial? Jika

belum, dimana posisi teknologi informasi ini dan bagaimana seharusnya?

4. Apakah teknologi informasi perusahaan dan industri sudah dapat menciptakan

biaya-biaya berpindah (switching costs) untuk mengatasi kekuatan menawar dari

pelanggan-pelanggan?

5. Apakah teknologi informasi perusahaan dan industry sudah dapat mengontrol

(14)

114

PT. GSD

BRANCH OFFICE AREA I SUMATERA

No. Ref : PP/G01

Hal : 3 dari 5

PEDOMAN PROSEDUR

PEMBUATAN KONTRAK / PERJANJIAN

Aliran Aktivitas Penanggung Jawab dan

Dokumen

Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager

Property Services Manager SPPH

SPH RKS / TOR

Berita Acara Penjelasan / Aanwizing

Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi

Surat Penunjukan Surat Kesanggupan Jaminan Pelaksanaan Jaminan Uang Muka Check list Kelengkapan

Dokumen (FM/G01/01) Check list Paraf

Persetujuan (FM/G01/02)

GM. Area

Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager

Property Services Manager

Draft Dokumen Perjanjian Check list kelengkapan

Dokumen (FM/G01/01) Check list Paraf

Persetujuan (FM/G01/02) Menerima data-data Perjanjian

(catatan 1)

Menginventarisasi dan mengevaluasi data-data perjanjian

Cek Kelengkapan

Lengkap ?

Lengkapi dengan unit terkait

Membuat draft perjanjian

Koreksi draft internal (catatan 2)

Sesuai ? Kirim ke

Pihak Lain

Pihak Lain Setuju ?

Koreksi eksternal (catatan 3)

(15)

115

PT. GSD

No. Ref : PP/G01

Hal : 4 dari 5

PEMBUATAN KONTRAK / PERJANJIAN

Dokumen

GM. Area

Support Manager Assman HR & Logistik Building Manager Property Services Manager

Dokumen Perjanjian Check list Paraf

Persetujuan (FM/G01/02) G3 (FM/H01/07) Penandatanganan Perjanjian

(catatan 4)

Distribusi Perjanjian A

Pemasok, Landlord, Kantor Pusat, SDM

(16)

116

PT. GSD

No. Ref : PP/A01

Hal : 3 dari 5

PEDOMAN PROSEDUR PEMASARAN JASA PENGELOLAAN PROPERTY

Dokumen

Marketing Executive Building Manager Property Services Manager

Data Potensi Bisnis (FM/A01/01)

Data Survey Peluang Bisnis (FM/A01/02)

GM. Area Marketing Representative Manager,

Marketing Executive Building Manager Property Services Manager

Data Survey Peluang Bisnis (FM/A01/02) Identifikasi data potensi bisnis

berkaitan dengan jasa pengelolaan property

(catatan 1)

Survey peluang bisnis

Mengevaluasi dan menganilisis hasil survey jasa pengelolaan property

Layak ? File

Eksisting / Baru (Ekspan)?

Melakukan analisa ulang perhitungan biaya Service Charge

dan Base Rent

B

(17)

117

Dokumen

Representative Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager

Surat Pendaftaran Tender

RKS SPH

Proposal Penawaran Jasa Pengelolaan Property

GM. Area Marketing

Representative Manager, Marketing Executive Building Manager Property Services Manager

RKS SPH

Proposal Penawaran Jasa Pengelolaan Property

Berita Acara Kesepakatan Laporan Melakukan Klarifikasi

dan Negosiasi

Sepakat ?

Menyusun dan Menganalisa data

untuk bahan evaluasi

Membuat Berita Acara Kesepakatan Proses

Tender

Mengikuti proses tender

Lulus Tender File

Penawaran Proposal (catatan 2) A

B

(18)

118

PT. GSD

No. Ref : PP/E01

Hal : 3 dari 4

PEDOMAN PROSEDUR EVALUASI DAN SELEKSI

PEMASOK

Dokumen

General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic Bulding Manager

Property Services Manager Proposal dari Pemasok Daftar Klasifikasi

Pemasok (FM//E01/01) Check List Evaluasi

Administrasi Pemasok (FM/E01/02)

Property Services Manager Officer Logistic Check

List Evaluasi

Administrasi Pemasok (FM/E01/02)

Check List Evaluasi Administrasi Pemasok (FM/E01/02)

Evaluasi Performansi Pemasok (FM/E01/05) Surat Pemberitahuan

Daftar Pemasok Terseleksi (FM/E01/03) Daftar Pemasok tidak

Terseleksi (FM/E01/04) Mengiventarisir dan

Mengklarifikasi Pemasok

Melakukan evaluasi performansi Pemasok

(catatan 2) Menginformasikan

kepada Pemasok bersangkutan Pemasok

G01

Cukup Melakukan Evaluasi administrasi

baik terhadap Pemasok baru dan lama

(catatan 1)

Performansi Memenuhi

Syarat

Menyusun daftar Pemasok terseleksi

(19)

119

PT. GSD

No. Ref : PP/E02

Hal : 3 dari 5

PEDOMAN PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN

ATAU JASA

Dokumen

Ya

General Manager Area Support Manager Assman HR and Logistic Building Manager

Justifikasi

Permintaan Barang / Jasa (sesuai takah)

Form Permintaan Barang (FM/E02/01) Surat Pesanan

(sesuai takah)

General Manager Area Support Manager

Assman HR and Logistic Building Manager

Surat Permintaan Penawaran Harga (sesuai takah) Surat Permintaan

Harga (sesuai takah)

Menerima Permintaan pengadaan barang / jasa

(catatan 1)

Membuat SPPH Meneruskan Justifikasi ke Support

Manager untuk pengesahan Mengevaluasi Justifikasi / Nota

Permintaan Barang / Jasa

Mengirim SPPH kepada Pemasok terseleksi

Menerima SPH

(20)

120

PT. GSD

No. Ref : PP/E02

Hal : 4 dari 5

PEDOMAN PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN

ATAU JASA

Dokumen

Surat Penawaran Harga (sesuai takah) Data Harga Barang /

Jasa

Daftar Pemilihan Pemasok

(FM/E02/02)

Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi (sesuai takah)

SPK/ Perjanjian / Surat Pesanan Daftar monitoring

Schedule Pengadaan Barang/Jasa

(FM/E02/03 Mengevaluasi SPH yang masuk

Membuat Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi

Mengundang Pemasok terseleksi untuk klarifikasi dan

negosiasi

Menandatangani SPK/ Perjanjian / Surat Pesanan

Barang / Jasa

Mengesahkan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi

Mengirim PKS / SPK / Perjanjian / Surat Pesanan Barang / Jasa

(21)

121

Dokumen

Y

T

General Manager Area, Support Manager

Surat Pengantar Barang (sesuai takah)

SPK / Surat Pesanan /

Perjanjian (sesuai takah)

Berita Acara Serah Terima Barang (sesuai takah) Berita Acara

Pemeriksaan Prestasi Pekerjaan (sesuai takah)

Berita Acara Serah Terima Barang (sesuai takah) Kartu Persedian

Barang (FM/E03/01)

PT. GSD

No. Ref : PP/E03

Hal : 3 dari 3

PEDOMAN PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

Menerima Surat Pengantar Pengiriman Barang

Melakukan cek Volume Menerima Barang dan atau Jasa E01

Membuat Berita Acara pengujian dan Penerimaan barang dan atau

jasa

Mengidentifikasikan barang yang diterima

Perlu Tim UT ?

Membentuk Tim UT

Mengklasifikasikan barang yang diterima

Mencatat barang yang diterima

Menyimpan Barang E04

Pemasok, E02

(22)

122

PT. GSD

No. Ref : PP/E04

Hal : 3 dari 3

PENGELUARAN BARANG

Dokumen

Tidak

Ya

Form Permintaan Barang

(FM/E02/01)

Property Services Manager Menerima Permintaan Barang

Mencatat mutasi barang Mengecek pada kartu persediaan

barang

Menyiapkan barang yang diminta uni terkait

Menyerahkan barang Barang tersedia ?

User

Menandatangani persetujuan Form Permintaan Barang Semua Unit

E03

E02

(23)

123

PT. GSD

BRANCH OFFICE

AREA I SUMATERA _{No Ref : PP/C07}

Hal : 3 dari 4

PEDOMAN PROSEDUR PELAYANAN LEMBUR

Aliran Aktivitas Penanggung Jawab

dan Dokumen

Customer Service

Mekanikal Elektrikal Spv. Nota Dinas / Telepon Form Permintaan

Lembur (FM/C07/01) Monitoring Pelaksanaan

Lembur (Sesuai Takah)

Customer Service Form Permintaan

Lembur (FM/C07/01)

tenant

Building Manager Chief of Operation Customer Service

Form Permintaan Lembur (FM/C07/01) BA Lembur (sesuai

takah) Rekapitulasi

Pelaksanaan Lembur (FM/C07/02)

Building Manager Chief of Operation

BA Lembur (sesuai takah) Rekapitulasi Pelaksanaan

Lembur (FM/C07/02) Menerima Permintaan Lembur

Tenant

(Catatan 1)

Mencatat permintaan lembur dalam Monitoring Pelaksanaan

Lembur

Membuat rekapitulasi permintaan lembur dalam format lampiran BA Pelayanan

Lembur / Overtime Melakukan evaluasi

permintaan lembur Tenant,

C07

Meminta tanda tangan tenant untuk penegasan pada pada form permintaan

lembur

Membuat Berita Acara Lembur Disetujui

?

Menandatangani Berita Acara Lembur dan Rekapitulasi Pelaksanaan Lembur

Tidak

Ya

F02

Mengirimkan Berita Acara Lembur & Rekapitulasi Pelaksanaan Lembur

(24)

124 PT. GSD

No Ref : PP/C08 Hal : 4 dari 6

PEMELIHARAAN SIPIL / ARSITEKTUR

Aliran Aktivitas

Penanggung Jawab Dan Dokumen

C12

Chief Of Operation Spv Engineering Koordinator Civil Work Petugas Teknik

Jadwal Kerja Pemeliharaan dan Pemeriksaan Sipil (DP/C08/02)

Form Pemeriksaan Sipil (FM/C08/01)

Kriteria Pengisian Formulir (DP/C08/01)

Petugas Teknik

Work Order

Chief Of Operation Spv Engineering Koordinator Civil Work Petugas Teknik

Formulir

Penanggulangan Gangguan Sipil (FM/C08/02) Menyusun jadwal kerja

Pemeliharaan dan pemeriksaan Sipil& Plumbing

Melaksanakan pemeriksaan Sipil & Plumbing

RKA

A03, B02

Complain ?

A

Perbaikan ?

Merencanakan penanggulangan Kerusakan

( Catatan1 )

(25)

125

PT. GSD

PEMELIHARAAN SIPIL / ARSITEKTUR

Aliran Aktivitas

Penanggung Jawab dan Dokumen

Building Manager Chief Of Operation Spv Engineering Koordinator Civil Work Petugas Teknik

BA Pengujian dan Pe-nerimaan Barang Perjanjian Kerja Sama

Penyediaan Barang atau Jasa / Kontrak SPK

Laporan pelaksanaan Perbaikan Sipil

(FM/C08/03) Formulir Monitoring

Gangguan Sipil (FM/C08/04)

A

Swakel-ola

E02

Mengadakan barang / material yang

diper-lukan

Melaksanakan Pe-nanggulangan Menginformasikan kepada instansi /unit

kerja terkait

Tidak _Ya

C

Mengajukan permin-taan pengadaan

jasa / PKS

Mengawasi pelak-sanaan pekerjaan

Membuat Berita Acara Hasil

Pemeri-kasaan Pekerjaan

Melaporkan Kondisi siap operasi Pemasok

Melakukan monitoring Pemasok

E02

B

File

(26)

126

PT.GSD

PELAYANAN PARKIR

Aliran Kegiatan Penanggungjawab

dan Interfaces

Spv. Security & Parking Form Permintaan

Stiker Parkir (FM/C09/01) Stiker Parkir

Tidak Ya

Petugas Parkir Karcis / Kartu

Parkir Berbayar Karcis / Kartu

Parkir Tidak Berbayar Mengidentifikasi dan mencatat

Kendaraan Masuk

Melayani formulir permintaan Stiker

Menyerahkan Karcis / Kartu parkir tidak berbayar

Memandu posisi parkir kendaraan

Mempersiapkan Karcis / Kartu Tanda Masuk Parkir

Catatan 1

Menyerahkan Karcis / Kartu berbayar dan menerima

pembayaran Tenant

C10

Stiker?

(27)

127

PT. GSD

PELAYANAN PARKIR

Petugas parkir

Karcis / Kartu Parkir Berbayar Karcis / Kartu

Parkir Tidak Berbayar

Daftar Pendapatan Stiker

Daftar Pendapatan Parkir

Catatan Mobil Menginap (FM/C09/02) Daftar Pengecekan

Kelengkapan Mobil Menginap

(FM/C09/03)

Spv Security & Parkir Chief of Engineering BM

Rekapitulasi Pendapatan Perparkiran Melakukan pencatatan

mobil menginap Catatan 3

Mengumpulkan Karcis / Kartu parkir terpakai

dan menghitung pandapatan

Catatan 2 Memandu kendaraan yang keluar dari area

gedung

Menerima kartu tanda parkir dan memeriksa kesesuaian nomor kendaraan dengan catatan pada Karcis / Kartu

tanda parkir A

Membuat Rekapitulasi Laporan Aktivitas

Parkir Kendaraan mobil

(28)

128

PT. GSD

No. Ref : PP/C10

Hal : 5 dari 9

PELAYANAN SECURITY

Dokumen

Chief of Engginering SPV S & P

Kapok Security

Daftar Piket Petugas Shift Security (FM/C10/06)

Daftar Petugas Security (FM/C10/08)

Program Pemantapan Security (DP/C10/14) Tata Tertib Petugas

Security (DP/C10/15) Buku Mutasi Jaga

(FM/C10/09)

Danru

Petugas Security

Lembar Kontrol Diluar Jam Kerja

(FM/C10/07) Laporan kejadian

kehilangan (FM/C10/01) Membuat jadwal tugas security & program

pemantapan security

Melaksanakan pengecekan kendaraan masuk - keluar masuk terhadap keamanan

(catatan 1) Menyusun dan mempersiapkan personil

keamanan / security

Melaksanakan pengamanan, patroli, dan pengecekkan

Mengamankan kendaraan dan melaporkan terhadap pihak yang berwajib

(catatan 2) Tamu, Ruang &

Kendaraan serta Parkir

Kendaraan Bermasalah

Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada Building

Operation Manager setempat

B A

(29)

129

PT. GSD

No. Ref : PP/C10

Hal : 6 dari 9

Dokumen

Front

Desk

T

Y

Petugas Security

Lembar Kontrol Diluar Jam Kerja

(FM/C10/07)

Melakukan tindak lanjut dan melakukan kaijan terhadap pengunjung ybs

(catatan 4) Melaksanakan pengecekan terhadap

setiap pengunjung gedung dan memeriksa identitas setiap pengunjung

memasuki gedung

(Catatan 3)

Tamu bermasalah

Menginformasikan kepada setiap pengunjung dan tenant untuk WAJIB menggunakan ID Card bila memasuki

area gedung

Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada

Building Manager setempat A

(30)

130

PT. GSD

No. Ref : PP/C10

Hal : 7 dari 9

Dokumen

T

Y

Petugas Security

Daftar Patroli Jam Rawan (FM/C10/04) Buku Mutasi / serah

terima Kunci (FM/C10/05)

Melakukan pengecekan kembali dan mendata ulang kejadian dengan mengamankan lokasi/ruang serta melaporkan kepada pihak yang berwajib

(catatan 6) Melaksanakan pengecekan terhadap semua sisi ruang dan melihat properti

sesuai dengan data properti (catatan 5)

Ruang bermasalah

Mengingatkan kepada owner/tenant untuk tetap waspada terhadap tindak

kejahatan dengan meningkatan kemanan

Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada

Building Manager setempat B

(31)

131

PT. GSD

No. Ref : PP/C10

Hal : 8 dari 9

Dokumen

Tim Evakuasi

Struktur Organisasi Tim Evakuasi Bila Terjadi

Kebakaran / Gempa Jam Kerja (DP/C10/01)

Struktur Organisasi Tim Evakuasi Bila Terjadi Kebakaran / Gempa Hari Minggu / Libur / Malam Hari (DP/C10/02)

Proses Evakuasi Kebakaran (DP/C10/03)

Management Kebakaran Gedung (DP/C10/04) Proses Evakuasi Ancaman

BOM (DP/C10/05)

Management Ancaman BOM (DP/C10/06)

Proses Evakuasi Gempa (DP/C10/07)

Management Terjadi Gempa (DP/C10/08)

Laporan Kejadian Kehilangan (DP/C10/09)

Proses Pengendalian Huru-hara (DP/C10/10)

Management Pengendalian Huru-hara (DP/C10/11) Proses Lift Macet (DP/C10/12) Uraian Tugas Tim Evakuasi

Bila Terjadi Kebakaran/Gempa Dll (DP/C10/13)

Terjadi Bencana Alam, Kebakaran

huru-hara, dll

Melakukan tindak lanjut dan evakuasi serta melaksanakan pengamanan terhadap

owner/tenant/tamu/karyawan

(catatan 7)

Melaporkan kepada pihak

kepolisian/pemadam kebakaran/kodim bila hal ini diperlukan serta menghindari ada nya

korban

Membuat Berita Acara sesuai dengan kejadian dan melaporkan kepada Building

Manager setempat

(32)

132

PT. GSD

No. Ref : PP/C12

Hal : 3 dari 4

PEDOMAN PROSEDUR PENANGANAN GANGGUAN

DAN KOMPLAIN

Dokumen

Y

T

Front Desk , Sekretariat Standart Layanan

Masing-masing BM Buku Catatan

Komplain Acuan Survey

Kepuasan Tenant Pengelolaan Gedung (KD.015/LP.660/GSD-10/2004)

Front Desk Sekretariat

Work Order Buku catatan

komplain (FM/C12/01) Menerima komplain atau permintaan

pekerjaan

Mencatat komplain atau permintaan pekerjaan dalam buku catatan

komplain Tenant

Unit Terkait

Melakukan monitoring penanganan pekerjaan / komplain kepada tenant

dan unit terkait

Selesai di kerjakan

?

B A

Mengisi form Work Order / Tindakan mengatasi ketidakpuasan

Mendistribusikan form Work Order

(33)

133

PT. GSD

No. Ref : PP/C12

Hal : 4 dari 4

PENANGANAN GANGGUAN DAN KOMPLAIN

Aliran Aktivitas Penanggung Jawab

dan Dokumen

Chief terkait Buku Catatan

Komplain (FM/C12/01)

Front Desk Sekretariat Petugas terkait

Laporan

Kunjungan Tamu A

Mengidentifikasikan penyebab ketidakpuasan

Mengarsipkan form work order yang telah selesai dikerjakan

Mencatat waktu penyelesaian dan penyebab dalam catatan komplain

Unit terkait

File

B

Memverifikasi penyelesaian pekerjaan kepada

tenant dan fungsi terkait

Meminta supervisor yang bersangkutan

menyelesaikan peekerjaan atau memberikan solusi

sementara Selesai di

kerjakan ?