84 BAB 3
ANALISIS STRATEGI, PROSES BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Strategic Goals & Initiatives
Berikut akan dijabarkan perencanaan strategi mengenai visi misi dan strategi bisnis dari PT. Traktor Nusantara.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Berawal di sebuah kantor di Jalan Majapahit, Jakarta pada tanggal 11 Juni 1974, PT. Traktor Nusantara mengawali usahanya dengan menjadi distributor untuk Massey Ferguson Farm Tractor. Selanjutnya berturut-turut PT. Traktor Nusantara menjadi distributor Perkins Engine (1976), Toyota Industrial Equipment (1980), Hitachi Sumitomo Crane (1981), Link Belt Crane (1981), JCB Construction Equipment (2000), SAKAI Road Construction Equipment (2000), PERKINS SABRE Marine Engine (2006) dan Gardner Denver Compressors (2008).
Pada Tanggal 23 Maret 1983, PT. Traktor Nusantara mendirikan anak perusahaan, PT. Swadaya Harapan Nusantara, yang pada awalnya bergerak dalam bidang perakitan Toyota Forklift dan Massey Ferguson Farm Tractor. Dalam perkembangannya, PT. Swadaya Harapan Nusantara merubah bisnisnya dari perakitan menjadi penyewaan Forklift Toyota (1997), distribusi Pembangkit Listrik merk FG Wilson (2000), serta jasa perancangan dan
pengerjaan instalasi yang berhubungan dengan Pembangkit Listrik. Saat ini struktur kepemilikan saham PT. Traktor Nusantara terdiri dari Astra Internasional dan Sumitomo Corporation.
3.1.2 Rencana Strategi
Sejak berdiri tahun 1974 hingga kini memasuki era perdagangan global, PT Traktor Nusantara selalu berusaha memberikan yang terbaik kepada mitra usahanya. Perjalanan panjang Traktor Nusantara ini senantiasa diwarnai dengan slogan “Partner in Progress” yang menjadikan pelanggan bukan hanya sekedar ‘Customer’ akan tetapi mitra usaha yang kepentingannya harus diutamakan. Traktor Nusantara selalu berkomitmen untuk menghasilkan kinerja yang optimal, mulai dari perencanaan, penyerahan sampai pada revitalisasi peralatan.
Dalam perkembangannya, Traktor Nusantara terus mengalami kemajuan baik dalam jaringan pemasaran, distribusi penjualan produk, suku cadang beserta jasa pelayanan. Hal ini dibuktikan dengan akreditasi ISO 9001:2000 yang diperoleh tahun 2002 untuk penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dan daya saing perusahaan.
Dengan memilih produk Traktor Nusantara, para mitra usaha akan memperoleh nilai lebih dalam system pelayanan prima, dukungan mantap yang meliputi pelatihan sumber daya manusia, persediaan dan layanan pengiriman suku cadang yang lengkap dan
cepat, teknisi yang berpengalaman dan didukung oleh jaringan pelayanan di seluruh nusantara, yang kesemuanya itu akan memberikan keuntungan optimal dari investasi yang ditanamkan para mitra usaha.
3.1.2.1 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. Traktor Nusantara adalah menjadi perusahaan terdepan dengan memberikan solusi di bidang industry, pertanian, pembangkit listrik dan konstruksi jalan dengan nilai terbaik.
Misi dari PT. Traktor Nusantara adalah, menciptakan nilai terbaik bagi karyawan dan nilai perusahaan. Motto perusahaan adalah “RAPID”, yang memiliki arti :
• Respect for others
Menghargai dan memiliki semangat pelestarian lingkungan
• Accountable based on integrity
Menunjukan tanggung jawab yang tinggi dalam bekerja.
• Passion for excellence
Melakukan upaya perbaikan secara berkesinambungan.
• Innovative Solution
• Delight Customer
Memberikan pelayanan prima melebihi harapan pelanggan.
3.1.2.2 Strategi Bisnis Perusahaan
Dalam upaya mencapai visinya, perusahaan memiliki komitmen untuk memberikan produk dan dukungan yang handal agar dapat menambah jumlah Customer based dengan cara pencapaian nilai terbaik dan mengoptimalkan performa dalam segala hal, mulai dari perencanaan peralatan, pengiriman, pengoperasian dan pemeliharaan, sampai dengan revitalisasi, melalui :
1. Penyerahan barang tepat waktu kepada
pelanggan sesuai kesepakatan yang telah disetujui bersama.
2. Penyerahan produk yang handal dan
kemampuan untuk mengembangkan aneka produk.
3. Mengelola persediaan suku cadang dan
komponen tukar untuk mempersingkat waktu tunggu perbaikan unit.
4. Berbagai program efisiensi untuk perbaikan
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan tanggapan yang cepat dan penyediaan tenaga ahli yang memadai.
6. Kepuasan berkesinambungan bagi para stakeholder melalui konsep ‘win –win solution’. 3.1.2.3 Produk Yang Dihasilkan
PT. Traktor Nusantara adalah perusahaan yang bergerak pada bidang penyedia alat-alat berat, alat-alat komstruksi dan industrial, dan distributor alat import dari berbagai macam Principle dari manca negara.
3.1.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
3.1.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal
3.1.3.1.1 Analisis Lima (5) Daya Saing Porter
Analisis lima daya porter akan menganalisis lingkungan eksternal sehingga memberikan gambaran bangaimana tingkat persaingan industry yang dihadapi PT. Traktor Nusantara, baik dari komponen pelanggan, pemasok, pesaing, pendatang baru, produk pengganti.
1. ... P elanggan
Sebagai perusahaan penyedia peralatan industri dan alat berat yang di targetkan kepada
Industrial, Pertambangan, Rumah Sakit, Properti, dsb. PT. Traktor Nusantara memberikan pelanggan jaminan akan nilai tambah dalam hal servis, pengoperasian, dan pelatihan perawatan, serta pasokan suku cadang dan unit cadangan yang lengkap dan akurat, dilengkapi dengan teknisi yang berpengalaman serta servis yang menjangkau seluruh pelosok Indonesia. Semua hal itu merupakan persembahan PT Traktor Nusantara demi adanya imbal hasil yang optimal bagi investasi pelanggan. PT Traktor Nusantara telah memberikan yang terbaik kepada semua rekan bisnisnya, berpegang teguh pada prinsip jangka panjang “Partner in Progress” rekan menuju perkembangan dan kesuksesan, berjalan terus ke depan dan tumbuh bersama-sama dengan rekanan bisnisnya.
2. Pemasok
Pemasok atau Principle adalah factor yang sangat penting dalam kegiatan bisnis PT. Traktor Nusantara. Dalam proses pendistribusian Alat2 berat, perusahaan memiliki 5 pemasok yaitu pemasok yang berasal dari manca Negara, dan perusahaan pun
sudah memiliki relasi kerja sama terpercaya dengan para pemasok.
3. Pesaing
PT. Traktor Nusantara merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan alat-alat berat. Perusahaan yang bergerak dibidang penjualan alat berat tentunya tidak hanya PT. Traktor Nusantara saja. Terdapat juga perusahaan-perusahaan lain yang bergerak di bidang penjualan alat berat dan memiliki tujuan yang sama dengan PT. Traktor Nusantara, yaitu untuk memenuhi kebutuhan dan permintaan target marketnya akan alat berat. Hal tersebut menyebabkan terdapatnya persaingan yang ketat dan kompetitif antara PT. Traktor Nusantara dengan perusahaan-perusahaan kompetitor dari PT. Traktor Nusantara. Kompetitor dari PT. Traktor Nusantara beberapa diantaranya adalah PT. Trakindo, PT. Alltrak 78, PT. Intracopenta, PT. Wirtgen Indonesia, PT. Tatindo dan juga PT. Tradisa Mulia.
4. Pendatang Baru
Beberapa perusahaan yang mulai memasuki pasa traktor dan alat berat di
indonesia diantaranya adalah PT. Delapan Baja, PT. Archikon Wiratama, PT. Samitra Gentari
5. Produk Pengganti
Untuk Agro dan konstruksi mungkin produk penggantinya hanya berbeda dalam principle, namun untuk alat industrial, produk pengganti dapat menggunakan alat2 industri yang masih manual.
Gambar 3.1 Analisis 5 daya saing Porter. Produk Pengganti
Alat Bajak Manual Ancaman Pendatang Baru
1. PT. Delapan Baja 2. PT. Archikon Wiratama 3. PT. Samitra Gentari Persaingan Industri 1. PT. Trakindo 2. PT. Alltrak 78 3. PT. Intracopenta Pemasok 1. Used Us 2. Hitachi Sumitomo 3. Toyota 4. Perkins PE 5. Sakai SA 6. Grndr Denver 7. JCB Pembeli 1. Perusahaan industri. 2. Agro Pertanian. 3. Perusahaan Pertambang an 4. Dan Kontruksi
3.1.3.1.2 Analisis PEST
Metode lainnya yang dapat digunakan untuk menganalisa lingkungan eksternal PT. Traktor Nusantara adalah PEST. Analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi dan menilai strategi atau posisi arah perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi perusahaan.
1. Politik
Dinamika serta perubahan politik di Indonesia berpengaruh terhadap PT Traktor Nusantara, seperti kebijakan perundang-undangan pemerintah mengenai perdagangan Import antara lain kebijakan bea cukai, API (Angka Pengenal Import), ISO dan registrasi pada departemen perdagangan. Kebijakan-kebijakan tersebut membuat PT. Traktor Nusantara terus mengikuti perubahan politik serta terus memantau kebijakan-kebijakan yang ada
dan berusaha untuk memenuhi semua peraturan yang diisyaratkan oleh Pemerintah.
2. Ekonomi
Faktor ekonomi merupakan salah satu faktor yang cukup kuat mempengaruhi lingkungan eksternal perusahaan. Perubahaan serta perkembangan perekonomian Indonesia menjadi tolak ukur akan perkembangan pasar yang dapat menjadikan perusahaan penyedia alat berat dan konstruksi di Indonesia terus dapat berkembang. Selain itu pertumbuhan ekonomi yang baik dapat memberikan arahan positif bagi pemerintah akan pelayanan terhadap masyarakat khususnya di bidang industrial dan pembangunan untuk keperluan Industri, Pertanian, Penggerak dan Energi serta Konstruksi Jalan. Sehingga perusahan penyedia alat berat dan industrial dapat terus menyediakan pasokan. Untuk saat ini perusahaan melayani beberapa mata uang yaitu dollar, yen, poundsterling dan euro.
Dikarenakan naik turunnya pertukaran nilai mata uang mengakibatkan harga produk naik dan turun. Ekonomi yang tidak stabil juga berpengaruh kepada perusahaan pemasok dan pelanggan, dikarenakan jika harga produk semakin tinggi maka daya beli menjadi berkurang. Hal-hal tersebut mengakibatkan terhambatnya kinerja perusahaan dikarenakan untuk memasok barang, perusahaan harus berhubungan dengan pemasok-pemasok luar negeri yang memiliki kebijakan ekonomi yang berbeda-beda.
3. Sosial
Dalam menuju “Green Company and Community“. PT. Traktor Nusantara sangat peduli terhadap Keselamatan, Kesehatan Kerja, Lingkungan Hidup ( K3LH ) dan Social Responsibility (SR). Contohnya seperti mengurangi limbah dan mencapai dampak sekecil mungkin terhadap air, tanah dan udara melalui pengendalian lingkungan yang baik, mengaplikasikan standarisasi ISO. 9001-2000 untuk seluruh aktivitas
keselamatan kesehatan kerja serta pengelolaan lingkungan hidup di lingkungan PT. Traktor Nusantara, dan melakukan Kepedulian Sosial bagi internal dan eksternal yang pelaksanaannya disesuaikan dengan situasi dan kondisi Perusahaan.
4. Teknologi
Perusahaan sangat bergantung dengan perkembangan teknologi alat industri, para konsumen perusahaan terus membutuhkan alat industri terkini untuk melengkapi fasilitasnya, sehingga PT. Traktor Nusantara mengikuti seminar dan training agar dapat mempunyai pengetahuan teknologi alat berat dan industrial.
Di faktor internal, PT Traktor Nusantara mempunyai sistem informasi yang mendukung perusahaan dalam kegiatan operasional. Sistem informasi perusahaan merupakan sistem informasi yang berbasis desktop yang dapat membantu perusahaan namun hanya mencakup bagian pembelian dan penjualan
saja. Untuk yang lainnya, perusahaan menggunakan jaringan LAN dan fasilitas internet untuk memasarkan produk melalui web.
3.1.3.2 Analaisis Lingkungan Internal 3.1.3.2.1 IFAS
Berdasarkan analisa terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang telah dilakukan pada sub bab sebelumnya. Pada sub bab ini dilakukan pengelompokan dan pembobotan terhadap faktor-faktor tersebut.
Tabel 3.1 IFAS
FAKTOR STRATEGI
INTERNAL BOBOT RATING
BOBOT X RATING KOMENTAR KEKUATAN Mempunyai kualitas produk dari perusahaan terkenal dengan kualitas dan garansi resmi.
0,15 4 0,6
Produk-produk dari perusahaan yang sudah kompeten dan terkenal di bidangnya serta menyediakan garansi dari setiap produknya
Memiliki loyalitas dan
kualitas karyawan 0,15 3 0,45
Karyawan yang dilatih untuk memberikan kontribusi serta pelayanan yang baik
Memiliki website yang
menjelaskan produk 0,2 3 0,6
Memiliki website yang digunakan untuk menampilkan produk dan digunakan untuk konsultasi produk.
KELEMAHAN
Karyawan senior yang
kurang memahami
teknologi informasi
0,15 2 0,3 Kurangnya pengajaran
terhadap karyawan senior
Kurang efektifnya
penyebaran informasi 0,20 3 0,6
Persebaran informasi hanya masih berdasarkan wacana yang belum dapat di terima oleh bagian lain Operation excellence
menjadi prioritas utama 0,15 3 0,45
Proses yang lain masih di nomor duakan
Total Kelemahan 0,45 1,35
TOTAL IFAS 1,00 2,95
Perhitungan IFAS = Kekuatan : 1,65 Kelemahan : 1,35 Titik X ( Internal ) = Kekuatan - Kelemahan
= 1,65 – 1,35 = 0,30
3.1.3.2.2 EFAS Tabel 3.2 EFAS
FAKTOR STRATEGI
EKSTERNAL BOBOT RATING
BOBOT X
RATING KOMENTAR
PELUANG
Permintaan produk yang
terus meningkat 0,15 2 0,3
Teknologi yang terus meningkat yang membuat produk semakin baik atas spesifikasi
Perkembangan teknologi informasi yang dapat membantu perusahaan dalam aspek bisnis
0,20 3 0,6
Tidak hanya dalam produk yang berkembang, bisnis juga akan berkembang jika teknologi semakin meningkat
Complaint dari Customer belum ditangani secara sistematis
0,10 3 0,3
Sebuah aplikasi untuk menjawab semua keluhkan menjawab
SAP system masih memerlukan banyak remapping process sehingga bisnis menjadi efisien
0,15 3 0,45
Sebuah system yang
digunakan untuk
membackup data bisnis
Total Peluang 0,60 1,65
ANCAMAN
Sistem otomatis yang dirancang masih bergantung kepada orang yang menjalankan system
0,20 3 0,6
Hanya beberapa orang yang dapat menjalankan sistem yang baru dan belum seutuhnya secara otomatis
Keadaan ekonomi dari dalam maupun luar negri yang tidak menentu
0,15 3 0,45
Naik turunnya nilai tukar mata uang sehingga harga produk tidak menentu Virus yang menyebabkan
banyaknya data yang rusak 0,05 3 0,15
Rusaknya data yang diakibatkan virus dari berbagai media
Total Ancaman 0,40 1,20
Perhitungan EFAS = Peluang : 1,65 Ancaman : 1,20 Titik Y ( Eksternal ) = Peluang - Ancaman
= 1,65 – 1,20 = 0,45
3.1.3.2.3 Analisis SWOT
Analisis SWOT dapat membantu PT. Traktor Nusantara dalam menganalisis strategi yang tepat serta memaksimalkan kekuatan dan peluang sehingga dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Berdasarkan survey yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi SWOT pada PT. Traktor Nusantara :
Berdasarkan perhitungan pembobotan SWOT pada sub bab sebelumnya, maka dapat digambarkan bahwa posisi PT. Traktor Nusantara berada pada kuadran I sebagaimana pada gambar dibawah ini
3.1.1 Aa Concepts of Operation Scenario
3.1.2 A Concepts of Operations Diagram
Gambar 3.2 Diagram SWOT
Penjelasan Gambar :
Dengan posisi perusahaan yang terdapat pada kuadran I berarti PT. Traktor Nusantara dapat menggunakan strategi SO (Strength-Oppurtunities) yang maksudnya adalah perusahaan dapat menggunakan semua kekuatan untuk menjawab peluang yang ada seperti perusahaan dapat memanfaatkan keunggulan sebagai agen tunggal dan mempunyai produk yang berkualitas untuk menarik calon-calon konsumen lama dan baru dikarenakan
Mendukung Strategi Agresif 0,45 x : (0,30: 0,45 ) 0,30 Kelemahan Peluang Ancaman Kekuatan
terus meningkatnya pembangunan industrial di Indonesia.
3.1.3.2.4 Matrik SWOT
Matrik SWOT digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan. Berikut adalah matrik SWOT PT. Traktor Nusantara dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini
Tabel 3.3 Matrix SWOT pada PT. Traktor Nusantara
Internal
Eksternal
STRENGTHS
1. Memiliki produk dari perusahaan yang sudah memiliki standarisasi kualitas dan garansi resmi 2. Memiliki loyalitas dan kualitas karyawan yang memenuhi standard 3. Memiliki website yang memberikan informasi tentang produk dan komunikasi dengan pelanggan WEAKNESS
1. Karyawan senior yang kurang memahami teknologi informasi yang semakin berkembang 2. Kurang efektifnya penyebaran informasi 3. Operasional excellence di internal proses masih prioritas utama
OPPORTUNITIES
1. Permintaan produk yang terus meningkat terhadap produk yang ditawarkan 2. Perkembangan teknologi
informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis
3. Customer Relation
(complaint-intimacy) belum ditangani secara sistematis dan terintegrasi. 4. SAP system masih memerlukan banyak remapping process sehingga bisnis proses menjadi lebih efisien dan analisa data menjadi dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
SO
- Menjaga kualitas dan meningkatkan jasa serta pelayanan dalam bisnis konsultasi dan service produk
- Data-data Customer tersimpan dengan baik - Dibuat layanan email pada website untuk memberikan layanan kepada pelanggan - Mempunyai bagian
yang melakukan remapping process untuk SAP system
WO - Penggunaan teknologi informasi untuk menghubungkan informasi ke setiap bagian - Pelatihan karyawan di bidang teknologi informasi di tingkatkan - Menjadikan internal proses dan eksternal proses sebagai prioritas utama
THREATS
1. Sistem otomatisasi yang dirancang dengan baik tetap bergantung kepada orang yang menjalankan sistem.
2. Keadaan ekonomi dari dalam negri maupun luar negri yang tidak menentu. 3. Virus yang menyebabkan
rusaknya data
ST
-Memberikan harga yang kompetitif agar dapat bersaing dengan pasar
-Menggunakan antivirus agar data-data tidak rusak
WT
- Memberikan loyalitas kepada pelanggan dengan jasa dan service terbaik
- Terdapat bagian yang mengatasi proses internal dan eksteral
3.1.3.2.5 Matrik Grand Strategi
Tabel 3.4 Matrik Grand Strategi
Total Skor Faktor Strategi Internal (IFAS)
Total Skor Faktor Strategi Eksternal (Efas)
Berdasarkan Tabel EFAS– IFAS, dengan nilai total skor IFAS = 0,30 dan EFAS = 0,45 maka di dapat hasil dari matrix Internal Eksternal bahwa strategi yang sesuai PT. Traktur Nusantara adalah Konsentrasi melalui Integrasi Horizontal. Artinya, perusahaan memperluas kegiatan lini produk atau membangun di lokasi lain yang tujuannya adalah untuk meningkatkan jenis produk dan jasa. Perusahaan yang melakukan
High (3-4) Medium(2-3) Low(1-2)
High (3-4) (1) Growth Konsentrasi melalui integrasi vertical (2) Growth Konsentrasi melalui integrasi horizontal (3) Retrenchment Turnaround Medium (2-3) (4) Stability Hati – hati (5)Growth Konsentrasi melalui integrasi horizontal Atau Stability Tak ada perubahan profit strategi (6) Retrenchment Captive Company atau Divestment Low (1-2) (7) Growth Difersifikasi Konsentrik (8) Growth Difersifikasi Konglomerat (9) Retrenchment Bangkrut atau Likuidasi
integrasi horizontal ini dapat memperluas pasar, fasilitas produksi maupun teknologi, melalui pengembangan internal maupun eksternal melalui akuisisi, joint venture dengan perusahaan lain dalam industri yang sama.
3.1.3.2.6 Value Chain Services Business (Value Shop) PT. Traktor Nusantara merupakan perusahaan jasa yang bergerak sebagai perusahaan Business Solution untuk pembangunan dan distributor alat berat. Untuk menganalisis hubungan antara perusahaan dengan pemasok atau pelangganya, akan digunakan analisis value chain pada PT. Traktor Nusantara. Dengan analisis value chain, akan terlihat secara jelas semua kegiatan yang dilakukan perusahaan dan apa saja nilai dan manfaat yang diterima dari setiap komponen yang terlibat dalam bisnis. Berikut adalah analisis value chain yang di tampilkan pada gambar
3.1.1.2.7 Balance Scorecard
Gambar 3.4 Strategi Map
Balance scorecard merupakan penjabaran dari misi dan strategi suatu perusahaan. Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan strategi pengukuran kinerja yang diberikan oleh PT.Traktor Nusantara.
Tabel 3.5 Balanced Score Card Perspektif Strategic
Object
KPI Weight KPI
PIC Target Aktual Indeks
Kinerja KPI 2010 2011 2010 2011 2010 2011 C U S T O M E R Kepercayaan pelanggan Persentase dari pelanggan terhadap kepercayaan pelanggan 30% Board of Comissioneer 100% 100% 70% 95% 75% 90% Kualitas pelayanan meningkat Persentase survey pelanggan dalam hal kepuasan pelayanan 40% Human Resources 100% 100% 70% 90% 75% 90% Kostumer bertambah Persentase memperbaiki dalam kualitas pelayanan 50% Board of Comissioneer 100% 100% 80% 90% 85% 90% IN T E R N A L P R O C E S S Kualitas asset menjadi maksimal Persentase pemeliharaan asset berdasarkan SAP 50% Maintenance 100% 100% 70% 80% 75% 90% Mengembangk an integrasi data Persentase proses pengiriman data menjadi optimal 40% Board of Director 90% 100% 60% 70% 65% 90% Meningkatkan proses bisnis perusahaan Persentase pelaksanaan proses bisnis menjadi maksimal 40% Board of Director 100% 100% 80% 90% 85% 95% F IN A C IA L Nilai tambah menjadi maksimal Presentase peningkatan kerja 40% Finance and Accounting 100% 100% 90% 100 % 95% 95% Efisiensi dan efektifitas biaya pengeluaran. Persentase penggunaan asset menjadi maksimal 50% Finance and Accounting 100% 100% 90% 90% 95% 100 % Pertumbuhan pendapatan Meningkatny a pendapatan pada setiap bulannya 40% Finance and Accounting 100% 100% 60% 70% 65% 90% L E A R N IN G A N D G R O W T H Menerapkan dan mengembangka n sistem dan teknologi informasi secara strategis Karyawan mampu melaksanakan tugas pokok pada setiap bagian 40% Human Resources 100% 100% 70% 85% 75% 90% Menggalahkan pendidikan / training kepada karyawan Persentase kemampuan karyawan dalam memahami IT 20% Human Resources 100% 100% 90% 95% 95% 100 % Memberikan training kepada karyawan Peningkatan kompetensi karyawan melalui pelatihan di tunjukan dengan persen 40% Human Resources 90% 100% 50% 70% 65% 80%
3.1.3.3 Concept Of Operation (CONOPS)
Berikut adalah penjelasan dari alur proses pembelian, persediaan dan penjualan yang dijalankan oleh PT. Traktor Nusantara. Analisis CONOPS dilakukan agar dapat mengetahui alur proses dan serta tanggung jawab dari tiap bagian yang terlibat.
3.1.3.3.1 CONOPS Scenario
Berikut adalah penjelasan dari alur proses pembelian, persediaan dan penjualan yang dijalankan oleh PT. Traktor Nusantara. Analisis CONOPS dilakukan agar dapat mengetahui alur proses dan serta tanggung jawab dari tiap bagian yang terlibat
Alur Penjualan
1. Bagian Marketing menawarkan produk kepada Customer
2. Customer akan memesan produk
kepada Sales dan Marketing
3. Bagian Marketing akan membuat daftar pesanan berdasarkan pesanan pelanggan atau purchase order yang akan diberikan kepada Principle
4. Principle memberikan purchase
untuk mengkonfirmasi produk yang akan dikirim
5. Bagian Marketing Support mengkonfirmasi bahwa dapat menerima produk yang akan dikirim ke Principle
6. Principle akan mengkonfirmasi
bahwa produk siap dikirim dan Bagian Marketing Support telah mengkonfirmasi untuk penerimaan produk yang akan dikirim
7. Setelah menerima Purchase Order dari Principle, Bagian Marketing
Support akan memberikan
konfirmasi terlebih dahulu kemudian membuat Sales Order yang akan diberikan ke Bagian Marketing yang berisi spesifikasi dan harga produk pesanan
8. Bagian Marketing akan memberi sales order kepada Customer untuk persetujuan pembelian produk
9. Customer mengkonfirmasi untuk
menyewa/membeli produk, jika membeli Customer akan melakukan
pembayaran dengan cara credit atau billing plan
10.Bagian Marketing mememberikan informasi kepada Bagian Marketing
Support bahwa Customer
menyetujui pembelian produk.
11.Customer menyetujui pembelian
produk.
12.Konfirmasi pembelian produk kepada Bagian Marketing Support. 13.Konfirmasi pembelian produk dari
Customer ke Bagian Marketing
Support di sampaikan kepada
Principle.
14.Principle mengirim barang pesanan kepada Bagian Marketing Support. 15.Bagian Marketing Support membuat
Struk Pembayaran yang akan di sampaikan kepada Bagian Finance. 16.Bagian Finance menerima Struk
Pembayaran dan segera diproses. 17.Setelah diproses oleh Bagian
Finance, Struk Pembayaran di berikan kepada Marketing.
18.Struk Pemayaran disampaikan kepada Customer dan di periksa secara seksama oleh Customer.
19.Customer melakukan pembayaran
atas pilihan pembayaran yang dipilih ke bagian Marketing.
20.Pembayaran Customer disampaikan kepada Bagian Finance.
21.Bagain Finance membuat invoice penjualan.
22.Bagian Finance membuat Bukti Pembayaran.
23.Bukti Pembayaran diberikan kepada Marketing.
24.Marketing setelah menerima Bukti Pembayaran, membuat konfirmasi pengiriman produk kepada Bagian Marketing Support.
25.Bagian Marketing Support mengirim barang kepada Customer. 26.Marketing Support Membuat Bukti
Acara Serah Terima (BAST) rangkap 2 yang akan di berikan kepada finance dan customer saat mengantar barang pesanan.
27.Finance menerima BAST dari Marketing Support.
28.Customer menerima BAST dari
Marketing Support saat serah terima barang.
Alur Service
1. Customer menghubungi Mechanic
Officer untuk melaporkan masalah yang terjadi pada unit.
2. Mechanic Officer membuat Surat Jalan untuk kunjungan Mechanik ke posisi customer.
3. Mechanic menerima Surat Jalan dari Mechanic Officer.
4. Mechanic mengunjungi customer dan memeriksa kesalahan atau kerusakan yang terjadi pada unit. 5. Mechanic kembali ke kantor dan
melaporkan kerusakan kepada Mechanic Officer.
6. Mechanic Officer membuat PO
service yang berisikan estimasi biaya dan sparepart yang akan digunakan untuk keperluan servis.
7. Mechanic menerima PO servis. 8. Mechanic mengirimkan PO ke
customer.
9. Customer mengkonfirmasi servis
kepada mechanic.
10.Konfirmasi servis dari customer pun disampaikan ke Mechanic Officer. 11.Mechanic Officer membuat Work
Order atau surat perintah pelaksanaan servis.
12.Mechanic menerima WO dari Mechanic Officer.
13.Mechanic mengunjungi customer dan melakukan perbaikan.
14.Customer menandatangain WO
sebagai tanda Request Completed. 15.Mechanic membuat billing untuk
proses pembayaran kepada customer.
16.Customer mengkonfirmasi Account Receivable kepada mechanic.
17.Account Receivable diberikan
kepada bagian finace untuk di proses.
3.1.3.3.2 Conops Diagram
Gambar 3.6 CONOPS Diagram Proses Service
3.2 Product & Services
3.2.1 Business Plan
Pentingnya penjabaran mengenai Business Product & Service pada sebuah perusahaan adalah untuk mengidentifikasikan bisnis pelayanan produk perusahaan dan kontribusi dari teknologi untuk mendukung proses tersebut.
3.2.1.1 Business overview
Business overview menjelaskan keseluruhan dari area bisnis yang berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis sampai hubungan proses diantara fungsi
dengan fungsi yang lainnya. Berikut adalah tabel 3.6 yang menjelaskan setiap area fungsi perusahaan mempunyai fungsi tersendiri.
Tabel 3.6 Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya
Area Fungsional Fungsi
Board Of Commision - Pengambilan keputusan tertinggi
- Merumuskan rencana, tujuan dan strategi.
Board Of Director - Evaluasi semua aspek perusahaan
- Mengawasi semua kegiatan operasional - Meningkatkan kualitas operasional
Marketing and Sales - Mengawasi semua kegiatan pemasaran
perusahaan
- Meningkatkan kualitas pemasaran - Melayani konsumen
- Perluasan pangsa pasar
Product and Service - Melakukan Perencanaan stok
- Memelihara produk
- Memberikan perintah servis - Mengurus proses servis Finance and
Accounting
- Mengelola semua kegiatan keuangan - Penanggulangan resiko keuangan
- Melakukan perencanaan keuangan Human Resource
Development
- Pemberian peraturan untuk karyawan - Mengelola gaji
- Melakukan pelatihan - Melakukan perekrutan
SI / TI - Melakukan perencanaan SI/TI - Memelihara SI/TI
- Meningkatkan kualitas SI/TI
3.2.1.2 Executive Team Profile
PT. Traktor Nusantara mempunyai beberapa bagian eksekutif yang mempunyai peran didalam aktivitas bisnis dan memiliki masing-masing fungsi bisnis. Berikut ini adalah pemetaan dari setiap eksekutif yang berhubungan langsung dengan fungsi bisnis yang terjadi didalam perusahaan. Rekaman keterkaitan eksekutif dilakukan dengan kode berikut R = Tanggung jawab langsung manajemen
A = Pembuat kebijakan eksekutif I = Yang terlibat dalam fungsi E = Keahlian teknis
3.2.1.3 Organizational Structure
Struktur organisasi yang sedang berjalan saat ini pada PT. Traktor Nusantara terlihat pada gambar 3.7 berikut ini :
Gambar 3.7 Organization Structure
Berikut adalah peran serta tanggung jawab setiap bagian perusahaan berdasarkan perubahan pada struktur organisasi PT. Traktor Nusantara :
Board Of Commisioneer
• Menjadi pemimpin dari seluruh bagian yang ada dalam perusahaan.
• Menentukan strategi, arahan, tujuan, visi dan misi untuk perusahaan.
• Menentukan komposisi dari seluruh bagian sehingga tercapainya keselarasan antar bagian. • Memberikan arahan serta mengawasi kinerja
Board Of Director
Board Of Director
• Mengawasi semua kegiatan Marketing, CRM, Product Support dan Finance Administration • Menerima Laporan dari semua divisi
Marketing And Sales
• Mengawasi segala kegiatan marketing yang dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan masukan dan pendapat untuk BOC dalam proses pengambilan keputusan dari segi marketing.
• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
• Menyiapkan strategi penjualan per tahunnya.
Product Support
• Melakukan presentasi kepada pelanggan tentang produk perusahaan .
• Melakukan penjualan kepada pelanggan..
• Menyerap informasi dan memberikan masukan untuk perusahaan agar dapat meningkatkan kualitas dan kinerja perusahaan.
• Bertugas dalam melakukan perjanjian jual beli dengan pelanggan.
Finance Administration
• Mengawasi segala kegiatan keuangan yang dilakukan bawahan dan mempunyai wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan masukan dan pendapat untuk President director dalam proses pengambilan keputusan dari segi keuangan.
• Mengkoordinasikan dan mengatur pengembangan proses dan prosedur keuangan di perusahaan agar berjalan dengan teratur.
• Memberikan arahan dan pengawasan kepada bawahan dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
Industrial & Power Generators
• Menangani Client yang membutuhkan peralatan untuk Industri dan Generator.
• Memantau pangsa pasar dari perindustrian dan Power Generators
• Memeriksa kebutuhan pelanggan dibidang tersebut.
Agro & Construction
• Menangani Client yang membutuhkan peralatan untuk Agro dan konstruksi pembangunan.
• Memantau pangsa pasar dari Agro dan konstruksi pembangunan.
• Memeriksa kebutuhan pelanggan dibidang tersebut.
Marketing Support and Importation
• Melakukan pengecekan ketersediaan barang di dalam gudang.
• Melakukan pencatatan terhadap barang masuk dan barang keluar.
• Bertanggung jawab dalam pembuatan packing list. • Melakukan pengiriman barang dari gudang kepada
• Melakukan perakitan peralatan kepada pelanggan dan melaporkan bukti acara.
• Melakukan pemesanan barang kepada Principle. • Bertanggung jawab dalam hal-hal yang
berhubungan dengan pembelian kepada Principle melalui proses import.
• Menerima Confirmation dari Principle.
Mechanic Officer
• Menangani administrasi dan prosedur servis produk.
• Memberikan otorisasi kepada mechanic untuk menjalankan servis.
• Bertanggung jawab atas prosedur servis.
Accounting & IT
• Melakukan pencatatan akuntansi.
• Mengelola fungsi akuntansi dalam perusahaan. • Membuat laporan keuangan.
• Memonitor sistem yang digunakan mulai dari software, hardware, data, network, prosedur di perusahaan.
• Melakukan perawatan software, hardware, data, network dan prosedur di perusahaan.
Human Resource
• Mengawasi kinerja staff HRD dan memiliki wewenang dalam menilai hasil kinerja.
• Memberikan pengelolaan SDM dan memotivasi kepada SDM yang ada agar mampu memberikan kinerja yang maksimal
• Bertanggung jawab dalam mengurus gedung mulai dari listrik, air internet serta penggajian karyawan.
Mechanic
• Melakukan kunjungan ke Customer yang mengalami masalah.
• Mengecek kesalahan yang terjadi pada produk. • Mengerjakan servis lapangan
• Bertanggug jawab atas servis yang ditangani.
Finance
• Mengirimkan invoice kepada pelanggan. • Menagih pembayaran DP dari pelanggan. • Menagih perlunasan pembayaran dari pelanggan • Melaporkan penagihan dan pembayaran kepada
bagian Finance & Bank Coresponden
• Mengurus arus pembayaran ke customer dan principle.
Information Technology
• Memaintain IT dalam perusahaan
• Memantau perkembangan teknologi informasi • Memelihara program dasar perusahaan
3.2.1.4 Relationship Business Activity to Stratrgic Goals
Dalam menjalankan bisnisnya PT Traktor Nusantara dipercaya sebagai pemasok dan distributor alat berat dan industrial di mancanegara untuk didistribusikan di Indonesia. Perusahaan mempunyai sistem informasi dalam kegiatan bisnis penjualan dan pembelian serta mempunyai website dalam pemasaran produk perusahaan. Untuk melakukan perluasan pasar, perusahaan tidak hanya sebatas di Jakarta, tetapi perusahaan juga mempunyai cabang pemasaran di seluruh Indonesia agar dapat menjangkau kebutuhan pelanggan.
3.2.1.4.1 Market Outlook & Competitive Strategy
Target utama dari PT. Traktor Nusantara adalah individu atau organisasi yang bergerak untuk keperluan Industri, Pertanian, Penggerak dan Energi serta Konstruksi Jalan yang membutuhkan alat berat untuk penunjang bisnis para pelanggannya.
Untuk dapat memenangkan pasar dan persaingan, perusahaan mempunyai beberapa
kelebihan dibanding pemasok alat berat lainnya. Dalam menjalankan bisnisnya PT Traktor Nusantara bekerja sama dengan pemasok pembuat alat berat dan di percaya sebagai agen tunggal yang mempunyai kelebihan menjadi satu-satunya agen pabrik alat berat tersebut di Indonesia. Untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan, perusahaan memberikan barang dengan garansi dan suku cadang resmi ke pelanggan. Pada pelayanan purna jual, perusahaan memberikan perbaikan, pemeliharaan dan pelatihan penggunaan produk.
3.2.1.4.2 Current Financial Status Summary
Kondisi keuangan PT Traktor Nusantara meningkat pada tahun sebelumnya hal ini dapat dilihat dari pencapaian target perusahaan yang melebihi target. Hal ini disebabkan semakin meningkatnya permintaan pelanggan akan produk pembantu pembangunan serta loyalitas pelanggan terhadap perusahaan didukung dari kualitas produk perusahaan.
3.2.1.5 Diagram Swimlane
Gambar 3.8 menjelaskan mengenai hubungan dari stakeholder (pemangku kepentingan) dengan proses bisnis yang terjadi sebagai pengambilan keputusan seperti tahap perencanaan dan tahap seleksi.
Stakeholder Tahap Perencenaan Tahap Seleksi Board of Commisioneer Finance and Administration Board of Director Marketing and Sales Product Support
Gambar 3.8 Swim lane Diagram
Penjelasan Swim Lane Process Diagram dari Gambar 3.8 diatas adalah : Menerima surat pesanan Memeriksa kelengkapan surat pesanan Memeriksa anggaran keuangan Estimasi pengeluaran dan pemasukan Mempersiapkan proses operasional Menyetujui surat pesanan Menyiapkan Strategi Penjualan & pembelian Memeriksa sisa stok Mempersiapkan update stok
1. Product Support mempersiapkan update stok untuk menentukan perencanaan penjualan dan pembelian.
2. Product Support memeriksa sisa stok yang akan
di tambah dan dimasukan menjadi perencanaan penjualan.
3. Marketing and Sales akan menyiapkan strategi penjualan dan pembelian setiap tahunnya berdasarkan hasil transaksi yang dilakukan perusahaan per tahunnya.
4. BOD akan menerima surat pesanan dan memeriksa kelengkapan dari surat pesanan.
5. Finance and Administration akan memeriksa
anggaran keuangan dan melakukan estimasi pengeluaran dan pemasukan dari transaksi surat pesanan
6. BOC melakukan persetujuan terhadap surat pesanan
3.2.1.6 Business Process Diagram
Teknik permodelan untuk menjelaskan apa masukan, kontrol, hasil dan mekanisme dalam sebuah langkah proses yang ditunjukan dengan Business Process Model. Berikut adalah gambar 3.9 mengenai Business Process Model dalam sistem berjalan
Berikut ini adalah penjelasan business process dari gambar 3.9 berdasarkan inputs, controls, outputs, dan mechanisms:
1. Proses penjualan (A0)
- Input : pesanan pelanggan - Controls : menerima pesanan
- Outputs : stock control, surat perjanjian jual beli, surat pesanan, laporan penjualan.
- Mechanisms : Marketing and sales, BOD, finance administration.
2. Proses persediaan (A1) - Input : stock control
- Controls : mengelola barang, membuat data stock barang
- Outputs : surat barang masuk, daftar barang alokasi, barang, surat permohonan pembelian, permohonan pengeluaran barang, packing list
3. Proses pembelian (A2)
- Input : daftar barang alokasi, surat permohonan pembelian
- Controls : melakukan pembelian barang,
melakukan pemindahan barang
- Outputs : form aplikasi pembelian, struk pembelian, purchase order, laporan pembelian
- Mechanisms : Marketing Support, Mechanic
Officer, finance
4. Proses pengiriman (A3)
- Input : barang, packing list
- Controls : melakukan pengiriman barang - Outputs : berita acara, surat permintaan teknisi - Mechanisms : Marketing, Marketing Support 5. Proses servis (A4)
- Input : Surat Jalan, Daftar Barang yang diperbaiki - Controls : Melakukan service
- Outputs : Account Receivable
6. Proses pembayaran (A5)
- Input : berita acara, berita acara servis, sales order - Controls : menagih pembayaran pelanggan - Outputs : invoice DP, invoice pelunasan, AR - Mechanisms : finance.
3.2.2 Use Case Diagram and Narratives
Use Case Diagram menggambarkan hubungan antara bagian dan interaksi dari proses bisnis awal sampai proses bisnis akhir. Berikut ini adalah gambar 3.10 yang menjelaskan hubungan aktor dan objek secara berurutan.
Gambar 3.10 Usecase Diagram
Penjelasan aktor serta aktivitas – aktivitas dan karakterisasinya dari usulan Use Case yang telah dibuat pada gambar 3.10, akan di jabarkan selanjutnya.
Actor dan Use Case Narrative :
1. Bagian Marketing a. Purpose :
1. Memasukan data Customer. 2. Membuat Sales Order 3. Membuat Purchase Order b. Characterization : Bagian Marketing
melakukan penawaran barang kepada client atau kandidat customer dengan cara quotation atau kunjungan langsung dan memasukan data Customer. setelah Customer setuju Bagian Marketing membuat Sales Order. Dan membuat Purcahse Order yang digunakan untuk pesanan produk kepada principle. 2. Marketing Support
a. Purpose
1. Membuat data stok produk.
2. Membuat Berita Acara Serah Terima (BAST)
b. Characteristic
Membuat data stock spare part untuk dilaporkan ke bagian marketing. Dan membuat BAST pada saat menyerahkan
produk ke tangan Customer setelah prosen penjualan.
3. Finacial a. Purpose
1. Membuat Bukti Pembayaran 2. Membuat Tagihan
3. Membuat Invoice
4. Membuat Account Receivable b. Characterization
Bagian Financial membuat Bukti pembayaran saat Customer melakukan pembayaran juga membuatkan Tagihan serta Account Receivable jika custumer memilih billing plan secara kredit. Bagian Financial membuat invoive penjualan di akhir siklus penjualan.
4. Mechanic Officer
a. Purpose
1. Membuat Work Order 2. Membuat Surat Jalan 3. Membuat PO Service b. Characterization
Mechanic Officer menangani keluhan servis dari pelanggan. Dan membuatkan
Surat Jalan untuk bagian mechanic lalu mencetak PO servis berisikan isi dari masalah yang ada pada kerusakan unit. Selanjutnya Mechanic Officer
membuatkan WO atau Work Order yang berisikan surat peritntah kerja dan diberikan kepada mechanic untuk melakukan servis kepada customer.
3.3 Data & Information
3.3.1 Object State Transition Diagram
Berikut adalah gambar 3.11 yang menjelaskan State Transition Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data secara spesifik :
Gambar 3.11 Object State Transition Diagram
Penjelasan gambar diatas adalah proses bisnis perusahaan dimulai dari proses pemesanan yaitu proses penerimaan pesanan dari pelanggan, lalu akan dilakukan proses pengecekan barang, apabila barang tidak tersedia, akan terjadi proses pembelian barang, apabila barang tersedia/sudah tersedia, akan dilanjutkan
ke proses pengiriman barang, lalu terakhir dlakukan proses pembayaran dari pelanggan dan ke pemasok.
3.3.2 Logical Data Model
Logical data model semantik dapat dikembangkan menggunakan metode struktur tradisional dan simbologi. Pada gambar 3.12 yang berupa Entity Relationship Diagram menjelaskan hubungan data dengan objek yang terjadi dalam proses bisnis yang berjalan pada PT. Traktor Nusantara.
3.3.3 Activity Entity Matrix (CRUD)
Activity/Entity Matriks digunakan untuk pemetaan dari entitas data terhadap aktifitas bisnis yang berjalan pada PT.
Traktor Nusantara dan dipengaruhi oleh tipe dasar perubahan data yaitu create, read, update, delete
3.4 System & Application
System & Application menyediakan penjelasan bagaimana setiap sistem terhubung pada perusahaan.
3.4.1 Web Application Diagram
Web application diagram dibuat berdasarkan analisa terhadap konten yang dapat dimanfaatkan pengguna pada website yang dimiliki perusahaan yaitu www.traknus.co.id. Beberapa konten yang dapat dimanfaatkan pengguna sekarang ini adalah sebagai berikut :
Gambar 3.13 Web Application Diagram
3.4.2 System Data Flow Diagram
System Data Flow Diagram menampilkan proses dengan sistem yang melakukan pertukaran data dan bagaimana pertukaran itu terjadi. Berikut ini adalah gambar 3.14 yang menjelaskan arus data pada PT. Traktor Nusantara.
3.5 Technology & Infrastructure
3.5.1 Portfolio Application
Setelah pemaparan sebelumnya, dapat memberikan gambaran aplikasi yang berjalan pada PT. Traktor Nusantara. Kami mendapatkan hasil portfolio berikut berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada perusahaan. Pada Gambar 3.15 merupakan hasil dari wawancara mengenai posisi aplikasi pada portfolio.
Gambar 3.15 Portfolio Aplikasi
Menurut Gambar diatas dapat dikategorikan sebagai High Potential karena dapat dikatakan aplikasi keuangan untuk laporan keuangan tiap bulannya dan aplikasi website digunakan perusahaan sebagai profile perusahaan kepada masyarakat.
3.5.2 Network Connectivity Diagram
PT. Traktor Nusantara menerapkan topologi star pada jaringan komputer mereka. Untuk fasilitas internet, perusahaan menggunakan jasa internet dari salah satu provider, lalu menggunakan router untuk membagi jaringan ke semua komputer yang terhubung dengan satu server. Berikut adalah gambar 3.16 dari Diagram konektivitas jaringan PT. Traktor Nusantara
3.6 Security
3.6.1 ... S ecurity & Privacy Plan
Perencanaan sistem keamanan pada PT. Traktor Nusantara menjelaskan bagaimana program keamanan yang berlaku dihasilkan di seluruh perusahaan. Berikut Security and Privacy Descriptions pada PT. Traktor Nusantara yang mencakup empat dimensi keamanan: keamanan Fisik, Data, Personil dan Operasional.
1. Operational Security
Guna menghindari resiko kerugian dalam kegiatan operasional perusahaan, PT. Traktor Nusantara menggunakan asuransi dalam menjaga keamanan operasionalnya. Perusahaan menggunakan asuransi untuk menjamin keamanan barang dari kejadian yang tak terduga dalam pengiriman barang.
2. Personnel Security
PT. Traktor Nusantara tidak memiliki akses privasi khusus bagi setiap kegiatan pekerjaannya, jadi setiap karyawan perusahaan kurang mendapatkan privasi.
3. Data Security
Data merupakan elemen terpenting dalam proses bisnis perusahaan. Untuk menjaga keamanan data penting seperti data pelanggan, data pemasok, data stok barang, dan data keuangan, PT. Traktor Nusantara menggunakan antivirus yang dapat melindungi data dari kehilangan data. Data dalam bentuk
kertas akan disimpan tersusun rapih dalam lemari kabinet dan akan diperlukan sesuai keperluan dan oleh orang yang berkepentingan saja.
4. Physical Security
PT. Traktor Nusantara mempekerjakan beberapa satpam dalam menjaga inventory barang dan juga untuk menjaga keamanan fasilitas fisik lainnya termasuk pengamanan pintu masuk gudang dengan menggunakan kunci pengaman (pintu baja, gembok).
Tabel 3.10 Technology Forecast Technology Forecast Forecast area Short Term (12 Months) Mid Term (12-24 Months) Long Term (2-3 Years Away) Operating Systems Microsoft XP Service Pack 3 Mulai mengikuti perkembangan OS Microsoft Windows 7 Professional Mengikuti perkembangan OS Microsoft Windows 7 Professional Office Automaticion Suite Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2007
Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2007
Menggunakan software Microsost Office (word,excel, power point, outlook, visio, access) 2010 Desktop PCs Processor Pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, Vga Internal 256Mb, Dvd-Rw Samsung, Hardisk Seagate 380 Gb
Mengganti bagian yang rusak dan melakukan Update Driver Hardware
Mengganti bagian yang rusak dan melakukan Update Driver Hardware
Desktop Monitor LCD monitor HP 18” inch LCD monitor HP 18” inch LCD monitor HP 18” inch
Antivirus Karspersky Internet
Security Upgrade Versi terbaru Upgrade Versi terbaru
Connection Menggunakan koneksi LAN di dalam perusahaan Menggunakan koneksi WAN untuk
menghubungan area yang lebih luas
Masih menggunakan koneksi WAN dan mulai menggunakan ERP
3.7 Workforce Plan
PT. Traktor Nusantara adalah perusahaan yang berjalan di bidang distributor dan menyediakan gambaran perencanaan tenaga kerja dalam menjalankan bisnis yang ada di dalam perusahaan. Di dalam workforce plan terdiri dari strategi strategi untuk memperkejakan dan pengembangan untuk tenaga profesional untuk eksekutif, manajemen, dan tingkat karyawan dalam perusahaan.
Beberapa strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen yaitu : 1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan
operasional perusahaan.
Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai berikut:
1. Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan.
2. Meningkatkan kemampuan komunikasi karyawan dalam memasarkan produk-produk perusahaan.
3. Memberikan penghargaan kepada karyawan yang sudah lama berkerja kepada perusahaan (5 tahun mendapatkan bantuan kredit kendaraan, 10 tahun mendapatkan asuransi atau modal usaha, 15 tahun mendapatkan bantuan kredit kepemilikan rumah).
Tabel 3.11 Fungsi Bisnis
No Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subjek Data
1. Board Of
Commission
Pengambilan keputusan
BOC akan mengambil keputusan berdasarkan laporan-laporan yang diterimanya serta pada saat proses otorisasi surat pesanan. - Laporan pembelian - Laporan penjualan Strategi perusahaan
BOC akan menentukan arahan, strategi, dan target perusahaan untuk masa yang akan datang berdasarkan laporan kinerja perusahaan. - Laporan pembelian - Laporan penjualan - Perencanaan 2. Board Of Director Evaluasi perusahaan
BOD akan melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan berdasarkan laporan-laporan yang diterimanya. - Laporan pembelian - Laporan penjualan Bagian Marketing Support akan membuat surat barang masuk ketika mendapat barang dari Principle
- Produk - Principle - BAST Bagian Marketing
Support akan membuat surat BAST sebagai surat untuk pengiriman barang ke Customer. - Barang - BAST - Customer Pengiriman Barang Bagian Marketing Support akan mengirimkan barang berdasarkan surat packing list serta membuat berita acara sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan terpasang di pelanggan - Barang - Packing list - Pelanggan - Berita acara
Permintaan Bagian Product Specialist akan
teknisi membuat surat permintaan teknisi apabila barang yang dikirim membutuhkan pemasangan atau pelatihan - Teknisi - Surat permintaan teknisi - Packing list Permintaan pembelian
Bagian collective akan membuat surat daftar barang alokasi untuk meminta pembelian - Barang - Stock control - Daftar barang alokasi Bagian purchasing
akan membuat surat form aplikasi pembelian untuk meminta persetujuan pembelian barang - Barang - Form aplikasi pembelian - Daftar barang alokasi Pembelian barang Bagian purchasing akan membeli barang ke Principle dengan membuat surat purchase order berdasarkan form aplikasi pembelian serta membuat laporan pembelian berdasarkan purchase order kepada direktur. - Barang - purchase order - Form aplikasi pembelian - Principle - Laporan pembelian Retur pembelian Bagian warehouse akan membuat surat permohonan retur pembelian apabila barang yang diterima dari Principle
mengalami kerusakan atau kesalahan barang
- Barang - Principle - Surat permohonan retur pembelian - Surat barang masuk Apabila terdapat kesalahan atau kerusakan barang, bagian Purchasing akan membuat surat retur ke supllier - Barang - Principle - Surat retur - Surat permohonan
retur pembelian Registrasi
barang
Bagian registrasi akan melakukan proses registrasi barang import dengan proses registrasi API, ISO, dan depkes - Barang - Registrasi 3. Human Resource Pengelolaan SDM Memberikan pelatihan kepada karyawan baru mengenai standart prosedur operasional perusahaan - Karyawan - Pelatihan Melakukan perekrutan karyawan baru apabila perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru - Karyawan - Surat lamaran Pemberian peraturan Memberikan standart peraturan kinerja didalam perusahaan kepada semua karyawan - Karyawan - Peraturan Penggajian Memberikan
penggajian dan bonus kepada karyawan berdasarkan kinerja dan jabatan - Karyawan - Gaji 4. IT Pemeliharaan SI/TI Bagian MIS/IT menjaga fungsi SI/TI berjalan dengan baik
- SI/TI - Perencanaan Perencanaan SI/TI Bagian MIS/IT membuat perencanaan SI/TI perusahaan untuk ke depannya
- SI/TI
- Perencaanaan
5. Finance and
Administration
Penagihan Bagian Finance menagih pembayaran DP dan pembayaran lunas kepada pelanggan berdasarkan surat pesanan - Invoice DP - Invoice pelunasan - Surat pesanan - Pelanggan
Pembayaran Bagian finance and bank corresponden akan melakukan pembayaran kepada Principle berdasarkan invoice dari Principle dan rangkap purchase orde.
- Purchase order - Principle
Perpajakan Bagian tax akan menghitung semua pajak dari proses penjualan dan pembelian yang dilakukan perusahaan - Invoice DP - Invoice pelunasan - Pajak - Barang - Purchase order 6. Marketing and Sales
Penjualan Bagian product specialist akan menawarkan produk dan menerima pesanan pelanggan kemudian memasukkannya didalam surat pesanan
- Barang - Pelanggan - Surat pesanan
Bagian MIS/IT akan menginput surat pesanan ke dalam sistem dan membuat laporan penjualan - Surat pesanan - Laporan penjualan Perjanjian jual beli Bagian marketing communication akan membuat surat perjanjian jual beli berdasarkan surat pesanan apabila pelanggan memintanya - Barang - Surat pesanan - Surat perjanjian jual beli - Pelanggan Perluasan pangsa pasar Mengadakan komunikasi dengan bagian dari cabang perusahaan untuk proses pemasaran produk dan - Cabang - Pelanggan - Perencanaan
perencanaan membuka cabang baru.
Promosi Perusahaan
menyiapkan semua kebutuhan promosi seperti poster, brosur serta perusahaan mengikuti seminar dan simposium dari pelanggan. - Seminar - Barang - Pelanggan Pelayanan konsumen Melayani keluhan, saran dan kritik yang diberikan oleh pelanggan.
- Garansi - Barang - Pelanggan
