47
GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA
3.1 Pembatasan Area Bisnis
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada perusahaan manufaktur, secara umum perusahaan – perusahaan tersebut memiliki beberapa area dalam proses produksi sebagai berikut :
1. Area Proses Produksi
Pada tahap ini perusahaan akan mendefinisikan semua kebutuhan yang diperlukan untuk memproduksi produk tertentu. Perencanaan akan membahas rencana yang berkaitan dengan jumlah unit yang akan diproduksi, berapa bahan baku yang diperlukan, bahan baku jenis apa saja, estimasi waktu mulai dan waktu penyelesaian dan juga mengestimasi biaya tenaga kerja serta biaya overhead pabrik untuk produk tersebut. Kemudian berdasarkan daftar kebutuhan baku tersebut bagian produksi akan meminta bahan baku yang bersangkutan kepada gudang. Maka gudang akan segera menyiapkan semua bahan baku yang diminta kemudian menyerahkan ke bagian produksi untuk kemudian bahan baku tersebut akan diproses.
2. Area akuntansi dan keuangan produksi
Aktivitas selanjutnya yaitu tentang akuntansi dan keuangan produksi manufaktur. Dimana bagian ini akan menangani semua aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi biaya produksi tersebut.
Mulai dari pencatatan semua transaksi yang berkaitan dengan biaya produksi, pembuatan laporan harga pokok produksi serta laporan barang jadi (finished good) dan WIP (work in process).
3.2 Proses bisnis yang ada dalam area bisnis
Dari pengamatan yang telah dilakukan proses bisnis yang ada dalam perusahaan manufaktur secara global adalah sebagai berikut :
Proses dimulai dengan membuat Surat Order Produksi (SOP) dimana SOP ini berisi jenis produk yang akan diproduksi, jumlah unit yang akan dikerjakan untuk periode tertentu, tanggal produksi selesai, deskripsi khusus tentang produk yang akan diproduksi. SOP ini akan terlebih dahulu diberikan kepada owner untuk disetujui.
Untuk kepentingan pemasaran, biasanya pada awal periode perusahaan akan menetapkan harga jual terlebih dahulu. Dengan memperkirakan biaya bahan baku, tenaga kerja, dan biaya lain-lain yang dibutuhkan oleh satu unit produk. Total dari ketiga unsur biaya merupakan harga pokok produksi yang kemudian akan dijadikan sebagai dasar pertimbangan harga jual produk ke konsumen. Penentuan harga pokok produksi dicatat dalam surat komponen biaya produksi. Kemudian surat tersebut akan diberikan kepada owner untuk meminta persetujuan. Setelah Surat komponen biaya produksi disetujui maka bagian produksi akan membuat Daftar harga jual produk Tujuan dari pembuatan surat komponen produksi agar perusahaan dapat menetapkan harga terlebih dahulu tanpa harus menunggu laporan harga pokok produksi yang baru akan selesai diakhir periode.
Selain pembuatan surat komponen biaya produksi diatas, apabila SOP telah disetujui maka bagian produksi akan membuat Surat Permintaan Bahan Baku(SPBB) dimana SPBB tersebut berisi deskripsi tentang jenis dan jumlah bahan baku yang dimintai oleh bagian produksi untuk proses produksi yang akan dikerjakan berdasarkan SOP yang telah dibuat. Surat Permintaan Bahan baku (SPBB) akan ditujukan kepada bagian gudang. berdasarkan SPBB tersebut bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap ketersediaan bahan baku ke gudang, apabila bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia atau tidak mencukupi maka bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian, namun jika tersedia maka bagian gudang akan menyerahkan bahan baku tersebut dengan mengeluarkan surat pengeluaran bahan baku sebagai bukti permintaan barang dari bagian produksi.
Setelah bagian produksi menerima bahan baku dari bagian gudang maka langkah selanjutnya yaitu proses produksi. Dimana bahan baku tersebut akan diproses menjadi barang jadi atau work in process (barang dalam proses) yang akan ditransfer ke departemen selanjutnya untuk diproses menjadi finished goods (barang jadi). Proses produksi juga akan memproses WIP dari bulan atau periode lalu menjadi finished goods. Kemudian setiap departemen bagian produksi akan membuat laporan barang jadi dan WIP per departemen. Setiap akhir periode bagian akuntansi dan keuangan akan melakukan proses pencatatan,Proses pencatatan yaitu membukukan semua biaya yang terjadi mulai dari biaya bahan baku, biaya tenaga kerja dan biaya overhead. Pembukuan dilakukan berdasarkan Surat Order Produksi, Surat Permintaan Bahan Baku,dan Bukti Pengeluaran Barang, laporan WIP dan finished goods. Setelah semua proses diatas maka selanjutnya akan
membuat laporan harga pokok produksi per departemen dimana laporan akan mendeskripsikan biaya WIP awal dan WIP akhir, total biaya dan biaya per unit bahan baku, tenaga kerja, overhead pabrik yang ditambahkan oleh departemen, biaya yang di transfer atau dari/ke departemen. Berdasarkan laporan harga pokok produksi tersebut perusahaan dapat menetapkan harga jual yang diinginkan.
3.3 Rich Picture
Gambar 3.1
Gambar 3.2
Gambar 3.3
3.4 Dokumen dan Laporan yang dibutuhkan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dokumen dan laporan yang dibutuh perusahaan manufaktur secara umum adalah sebagai berikut:
1. Surat Order Produksi
Dokumen ini merupakan surat yang berisi berapa jumlah yang akan diproduksi, tanggal mulai produksi dan tanggal penyelesaian, bahan baku yang diperlukan, anggaran biaya tenaga kerja dan biaya overhead pabrik. Surat Order Produksi dikeluarkan oleh bagian produksi yang dapat digunakan sebagai surat perintah produksi agar memproduksi sejumlah produk sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
2. Surat Permintaan Bahan Baku
Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi produk seperti yang dicantumkan dalam Surat Order Produksi. Surat ini ditujukan kepada bagian gudang agar segera menyediakan bahan baku yang dibutuhkan oleh bagian produksi.
3. Bukti Pengeluaran Bahan Baku
Dokumen ini merupakan surat yang digunakan oleh bagian gudang sebagai bukti yang mendeskripsikan bahan baku yang diminta oleh departement tertentu. Juga sebagai bukti keluar bahan baku dari gudang tersebut.
4. Kartu Jam Kerja.
Dokumen ini merupakan formulir untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk memproduksi produk yang tercantum dalam Surat Order Produksi.
5. Laporan Barang Dalam Proses dan Barang Jadi
Laporan Barang Dalam Proses (work in process) dan Barang Jadi (finished goods) dibuat oleh bagian produksi untuk memberitahukan selesainya produksi tertentu kepada bagian gudang.
6. Laporan Harga Pokok Produksi
Laporan yang berisikan biaya-biaya yang dikonsumsi selama proses produksi. Mulai dari biaya WIP awal, biaya yang ditambahkan selama periode berjalan, biaya wip akhir. Laporan Harga Pokok Produksi digunakan sebagai bahan pertimbangan dasar dalam menentukan harga jual produk perusahaan.
3.5 Permasalahan yang dihadapi pada lingkungan produksi sekarang ini
Hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem perhitungan harga pokok produksi pada beberapa perusahaan manufaktur umumnya adalah :
1. Tidak adanya sistem informasi yang dapat membantu manajemen dalam memonitoring biaya sehingga biaya aktual yang terjadi selalu jauh meleset dari anggaran biaya yang telah ditetapkan.
2. Data dapat dimanipulasi sehingga sistem tidak mampu memenuhi kebutuhan pihak manajemen akan informasi yang akurat dan relevan. Selain itu juga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data dan terkadang beberapa data ada yang terlewat untuk dicatat sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencari data-data biaya produksi karena masih berupa dokumen fisik. Dan masih banyak dokumen yang dibuat secara fisik mengakibatkan dokumen sering hilang atau terselip.
3. Belum memiliki sistem pengendalian yang memadai sehingga kecurangan tidak dapat terdeteksi.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah
Untuk menyelesaikan permasalahan – permasalahan di atas, dapat diatasi dengan solusi sebagai berikut :
1. Merancang sistem informasi akuntansi perhitungan harga pokok produksi sesuai dengan kebutuhan user, terutama pihak manajemen.
2. Membuat sistem yang terkomputerisasi sehingga arus informasi yang mengalir dapat tersampaikan dengan cepat.
3. Membuat panduan sistem pengendalian intern yang jelas sehingga memudahkan manajemen dalam melakukan evaluasi atas tugas dalam perusahaan.
3.7 Analisis Kebutuhan Informasi
Dari hasil survey yang dilakukan pada perusahaan-perusahaan produksi diperoleh hasil bahwa informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
1. Informasi anggaran biaya yang akan digunakan sebagai alat untuk mengendalikan biaya – biaya aktual.
2. Informasi mengenai estimasi unsur-unsur biaya dalam menghasilkan suatu produk. Dimana informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar penetapan harga jual untuk sementara.
3. Informasi mengenai biaya yang terjadi selama proses produksi. Informasi tersebut dibutuhkan untuk memantau biaya aktual yang terjadi selama proses produksi.
4. Informasi mengenai harga pokok produksi per departemen untuk periode berjalan yang berfungsi sebagai dasar pertimbangan penetapan harga yang memastikan pemulihan atas semua biaya telah dikeluarkan dan mencapai laba. 5. Informasi mengenai perbedaan antara anggaran biaya yang telah ditetapkan
dengan biaya aktual yang terjadi, sehingga perbedaan tersebut dapat dijadikan sebagai dasar dalam penetapan anggaran periode selanjutnya.
