Pere
ncan
aan
Kepe
gawai
an
Mate
ri Pe
rkuli
ahan
Adm
inistr
asi K
epeg
awai
an
Negar
a
Univ
ersitas
K
e
• Service-‐informaBon oriented • Belanja pegawai 50-‐70%
Perlunya investasi SDM, dan ini mahal
Tidak adanya definisi standar tentang
perencanaan kepegawaian
Pro
Mengumpulkan informasi tentang kondisi saat ini
meramalkan kebutuhan pegawai yang akan datang
memproyeksikan persediaan pegawai yang akan datang
membandingkan kebutuhan pegawai yang diramaalkan
dengan persediaan pegawai yang diproyeksikan
Situasi yang
ada
Masuk yang
baru
BerhenB
Perubahan
Bngkatan/ demosi-‐
promosi
Ko
n
sep
y
an
g
b
e
rk
e
m
b
an
g
Downsizing
Rightsizing
Comfort zone
CompeBBtve
Gen
current recruitment efforts and special policy programsGenerasi 3
• Human resources planning
Generasi 4
Usul
Dikoordi-nasikan Oleh
Usul
ditujukan Pertimbangan
Perumusan
MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI
Prinsip Penyusunan Formasi
Jumlah Pegawai Sesuai dengan Beban Kerja
Formasi TersediakAdanya Posisi Jabatan
yang Lowong.
Kebutuhan Pegawai Dinyatakan dalam
Jabatan dan Syarat Jabatan
Tersedia Peta Jabatan dan Uraian Jabatan
Tujuan Penetapan Formasi
Agar seBap satuan organisasi
negara mempunyai jumlah
dan mutu pegawai sesuai
Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
untuk mempelajari dan
mengumpulkan dan mencatat
keterangan-‐keterangan atau fakta-‐
fakta jabatan secara sistemaBs dan
teratur.
Untuk mempelajari analisis jabatan
perlu mengetahui pengerBan
beberapa isBlah antara lain: unsur
tugas, posisi, jabatan, okupasi, uraian
jabatan, persyarakatan jabatan,
laporan analisis jabatan, evaluasi
Bagian Kepegawaian IV/b 2. Penyusun rencana
Pengadaan
Contoh peta jabatan :
Subbag Pengadaan Pegawai
III/d
Jumlah Kekuatan Pegawai = 11
IV/b = 1 III/b = 4
IV/a = 1 III/a = 1
III/d = 2 II/c = 1
Nama
jabatan tugasnya :
•
Pramu tamu
melayani tamu
•
Pramu acara
pelayanan acara
•
Pramu kantor
melayani kantor
•
Pramu perizinan
melayani pemberian izin
•
Pengumpul
mengumpulkan data
•
Pengevaluasi
menilai kelayakan
•
PenyunIng
mengedit
•
Penyaji
menyajikan tabel
•
Pengentri
memasukan data
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI
DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA
ADA 4 PENDEKATAN :
HASIL
KERJA
OBYEK
KERJA
PERALATAN
KERJA
TUGAS PER
TUGAS
• metode penghitungan formasi dengan mengidenBfikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.
• metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan.
• Perlu diperhaBkan juga bahwa metoda ini efekBf dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
• Contoh : jabatan pengentri data
•
Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung
dari jumlah
objek yang harus dilayani
.
•
Contoh : dokter melayani pasien, maka objek
•
Kerja Untuk JABATAN DOKTER Adalah Pasien.
CONTOH :
•
JABATAN
: DOKTER
•
OBYEK KERJA
: PASIEN
•
BEBAN KERJA
: 80 PASIEN
•
STANDAR KEMAMPUAN
: 25 PASIEN PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :
(80 PASIEN/25
•
metode yang dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung
pada peralatan kerja.
•
contoh : JABATAN PENGEMUDI
•
pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional
kendaraan yang harus dikemudikan.
CONTOH :
!
•
Satuan alat : bus
•
Jabatan yang diperlukan : pengemudi bus, kernet bus dan monBr bus
•
Jumlah alat kerja yang dioperasionalkan : 20 bus
•
Rasio Pengoperasional an alat kerja: 1 pengemudi 1 bus, 1 kernet 1 bus, dan
1 monBr 5 bus
CONTOH PERHITUNGAN
•
Pengemudi Bus= (20 bus/1 bus) x 1 pengemudi = 20 pengemudi
•
Kernet Bus= (20 bus/1 bus) x 1 kernet = 20 kernet
4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
•
metode yang dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada
jabatan yang hasil kerjanya
abstrak atau beragam
, beragam arBnya hasil
kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya
•
contoh : Jabatan pengadministrasi umum.
WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT)
• waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut.
WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE)
CONTOH :
JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT
1 2 3 4 5 ( 3 x 4 )
1 MengeBk Surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit
2 Mengagenda Surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit
3 Mengarsip Surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit
4 Melayani Tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit
5 Menyusun Laporan Dakar Hadir
1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit
6 dan seterusnya n menit
1.158 + n menit
(
Σ
WPT)
300 menit
( WKE/hari)
x 1 Orang = …………. Orang
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk
jabatan pengadministrasi umum adalah :
1.158 menit
(
Σ
WPT)
300 menit
(WKE/hari)
4
2
3
1
Pengumpulan Data dan Informasi
Evaluasi Kebutuhan Pegawai
Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai
Jumlah Sekolah
2. Informasi Jabatan
(Uraian dan Syarat Jabatan).
3. Peta Jabatan.
4. Renstra Instansi
FAKTOR-‐FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN
Penghitungan Kebutuhan PNS
Beban
Kerja
Standar Kemampuan
Rata2
Waktu
Kerja
Contoh Beban Kerja
1 Menelaah peraturan perundang
undangan Kegiatan 120 300 1 0.4
2 Mempelajari literatur akademis,
pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani
Kegiatan 120 300 1 0.4
3 Menyiapkan bahan koordinasi
terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah
Kegiatan 60 300 1 0.2
4 Menyiapkan bahan untuk
pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan 60 300 1 0.2
5 Menyiapkan konsep dan proses surat
pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan 60 1500 1 0.04
6 Menganalisis dan mengevaluasi hasil
persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan 120 300 1 0.4
7 Melaksanakan tugas lain yang
diberikan atasan sesuai garis
kewenangan untuk kelancaran tugas
Kegiatan 120 6000 4 0.08
NORMA WAKTU
adalah standar kemampuan rata-‐rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam penghitungannya
Orang x Waktu NORMA WAKTU =
Hasil
Contoh:
Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa lembar keBkan, misalnya 6 lembar keBkan.
1 Orang Operator Komputer x 60 menit NORMA WAKTU =
6 lembar keBkan
Norma Hasil
adalah standar kemampuan rata-‐rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.
Hasil NORMA HASIL =
Orang x Waktu Contoh:
Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan perBmbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 60 menit)
1 PerBmbangan teknis NORMA HASIL =
1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit
Waktu Kerja
Jam Kerja EfekBf (JKE) terdiri dari
jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang
karena
Bdak bekerja seperB melepas lelah, isBrahat makan dan
sebagainya.
• JKE per hari = 1 hari x 5 jam = 300 mnt
• JKE per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 mnt • JKE per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 mnt
• JKE per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 mnt
