BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam
suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian
informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau
maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan
salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu pemerintahan maka surat dikelola
dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut.
Surat merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih
luas, surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi baik
swasta maupun Negri. Untuk mencapai tujuan itu salah satu yang terpenting didalam
mengelola surat yaitu dapat memudahkan temu balik surat dalam pembuatan. Pembuatan
surat pada dasarnya merupakan suatu teknis atau cara pengaturan dan penyampaian
informasi secara logis dan sistematis.
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila bahasa yang
digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku. Sesuai dengan bahasa
Indonesia, baik mengenai kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya, selain itu bahasa
surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan dan menarik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing
yang sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Dalam era informasi ini kegiatan administrasi semakin komplek disamping
berbagai macam peraturan yang ada dalam kehidupan sosial masyarakat yang juga
mempengaruhi perkembangan pengolahan surat. Kesadaran dan perhatian terhadap surat
yang secara informatif memberikan gambaran mengenai proses administrasi tersebut
penciptaan, penggunaan dan penyampaian surat merupakan hal yang menjadi perhatian
dibanyak kantor atau organisasi yang menjalankan sistem administrasi modern.
Berbagai cara sistem yang dibuat untuk mengontrol surat bukan hanya untuk
mendukung kegiatan administrasi dan kewajiban, namun juga surat telah dikelola secara
efisien. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit lingkungan kerja. Dari sistem
perkantoran yang jalan secara manual berubah menjadi sistem otomatis perkantoran yang
bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen.
Tak terlewatkan untuk mendefinisikan apa yang dimaksud surat menyurat dan
komunikasi yang baik dan yang lebih penting, bagaimana melakukannya. Semuanya
bertujuan untuk memahami secara lebih baik bagaimana manusia memahami dan
bertukar gagasan. Dalam penulisan Tata Cara Surat Menyurat Dalam Instansi
Pemerintah. Penulis memberikan syarat dengan cara tertentu yang anda harapkan agar
bisa dipahami dalam menginformasikan suatu masalah.
1.2.Rumusan Masalah
1. Bagaimana tata cara pengolahan surat yang baik pada unit kerja suatu organisasi atau
perusahaan dan instansi pemerintah?
2. Apakah kelebihan dan kekurangan surat?
1.3.Batasan Masalah
Batasan masalah yang menjadi bahasan dalam penulisan ini adalah bagaimana
sistem pengolahan surat yang baik berdasarkan sistem tata cara surat menyurat dalam
unit kerja.
1.4. Tujuan Penulisan
Agar surat menyurat pada unit kerja dapat ditata secara sistematis sehingga dapat
mempermudah dalam meningkatkan kinerja.
Sebagai tambahan informasi yang diharapkan dan digunakan dalam proses
pengolahan dan penyusunan surat disuatu unit kerja.
Agar komukasi dalam unit kerja pemerintah maupun swasta berjalan dengan baik
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan tugas akhir dalam mencapai
kelulusan mahasiswa.
1.5.Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang digunakan pada penulisan Tugas Akhir (TA) ini
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang Latar belakang, Rumusan masalah, Batasan masalah, Tujuan
penulisan, Sistematika penulisan.
BAB II DASAR TEORI
Berisi tentang dasar-dasar surat menyurat sebagai alat komunikasi dalam
lingkungan kerja dari berbagai pihak yang satu dengan pihak yang lain.
BAB III PEMBAHASAN
Berisi tentang pembahasan teori-teori yang diangkat penulis dalam penulisan
Tugas Akhir (TA)
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan, Saran, Daftar Pustaka
BAB II
DASAR TEORI
2.1.PENGERTIAN SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran,
saran-saran dan sebagainya.
2.2.PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya
yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus
menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat
dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam
sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu
memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :
1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.
2. Penulisan steno dan pengetikannya.
3.Kertas-kertas dan alat-alat tulis.
4. Pengiriman surat.
5.Pengarsipan.
6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan
sebagainya.
Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan
dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat
surat yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya,
3.Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk
dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau
warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas
pokok organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau
servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi.
Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :
1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi
pemerintah maupun perusahaan.
2.Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat
yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat oleh
pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena
sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.
Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa
konsep-konsep surat.
2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit
organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk
surat.
2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu,
diantaranya :
2.Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang
informasi yang disampaikan tersebut.
3.Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal
sebagai berikut :
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan
dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4.Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6.Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
2.2.2. FUNGSI SURAT
1.Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun
perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis
surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar kerja,
cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah perusahaan
atau instansi.
Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan pemesan
barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah dimengerti
oleh penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban atau balasan
sesuai dengan yang dikehendaki pengirim.
2. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus
disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan
atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali.
3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat
dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia dan sebagainya.
4.Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.
5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat keputusan,
surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.
6.Surat sebagai media komunikasi.
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk
mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara
sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak luar. Sedangkan untuk
melaksanakan kerjasam harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan
dengan lisan maupun tulisan, ataupun dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang
dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan sebagainya.
7.Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat surat ataupun orang-orang yang
terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang memintanya,
karena dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap permasalahannya. Contohnya
surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.
8. Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang
memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah,
memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi. Surat
merupakan alat untuk memperlancar setiap kegiatan dan setiap pekerjaan.
9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila
organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan
surat-surat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu
mengadakan komunikasi secara terus menerus.
Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya untuk
menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam
menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan, baik gangguan
lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar
Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap proses
komunikasi dapat berupa :
1.Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4.Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif, bila
informasi yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.
2.3.BERDASARKAN SIFAT SURAT
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
1.Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
2. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi,
perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
3.Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para
relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
5. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah
administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
1. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain
yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
Kartu pos biasanya dibuat dengan memakai kertas karton yang berukuran 15 cm x
10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.
a.Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.
b. Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Pada dasarnya kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut :
a.Mengirimkan berita-berita yang singkat-singkat saja atau pendek.
b. Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang
lainpun tidak menjadi masalah.
c. Dikirimkan untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti mengirim dan
meminta lagi.
d.Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.
e. Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau orang yang umurnya diatas pengirim.
2.Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang
telah diberi izin.
Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga bagian lipatan bagian luar dapat dipakai
menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk
menulis berita-berita yang akan disampaikan, surat dengan memakai warkat pos
bertujuan :
a.Untuk surat bersifat keluarga.
b. Yang isinya berita yang panjang-panjang.
d.Bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.
3. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
Surat-surat yang memakai amplop sampul ini gunanya :
a.Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa lembar
atau beberapa halaman.
b.Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain.
c. Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa.
d. Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan.
e.Untuk menjaga sopan santun.
Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat
yang memakai sampul kelihatan rapih. Pemakaian sampul hedaknya :
Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berukuran pokok.
Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto.
Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas octavo.
4. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
Biasanya surat-surat demikian berisi antara lain :
a. Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak menyenangkan.
b.Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal yang kurang baik
atau tidak pantas.
c. Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.
d.Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu yang
kurang baik.
Sedangkan surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat
tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan
dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Pada umumnya memorandum digunakan dari
atasan kepada bawahan, atau antara pejabat yang sederajat kedudukannya, cara
pembuatannya diketik atau tulisan tangan. Memorandum dipergunakan untuk
pemberitahuan, permintaan informasi, memberi petunjuk atau memberi informasi.
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
Gunanya nota adalah :
Untuk meminta penjelasan
Untuk memberikan keputusan
Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.
6.Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita
melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan
dari jarak jauh. Ada dua macam cara penyampaiannya, yaitu :
Telegram yang pengirimannya melalui perum telekomunikasi (seperti morse, telek,
dan teleprinter).
Surat telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya bahasa
telegram tetapi pengirimannya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas
perusahaan atau instansi).
7.Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun
terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan
para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
2.3.2. BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
Adalah surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan
keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat
ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau
Bangsa dan Negara.
2. Surat Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang
lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan
atau instansi tersebut.
3. Surat konfidensial
Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh
diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena
kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang
tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
2.3.3.SURAT BERDASARKAN PROSES PENYELESAIANNYA
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis,
yaitu :
1. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang
harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini
harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
2. Surat Segera
Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan
yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya
dari pihak penerima.
3.Surat Biasa
Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak
perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
Surat berdasarkan dinaspos adalah surat-surat yang dikirimkan melalui kartu pos
dan dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. Surat berdasarkan pos dapat
digolongkan menjadi :
1. Surat Biasa
Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada
umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima,
dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima
waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
2.Surat Kilat
Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara
penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat
biasa.
3.Surat Kilat Khusus
Adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus
segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari
penerima . dengan demikian kantor sangat mengutamakan sekali cara pengirimannya
waktu penyampaian kepada penerima sudah dapat dipastikan. Sedangkan soal biaya
dan ongkos atau prangko kilat khusus ini mahal Karena memperhitungkan hal-hal
berikut :
a. Ongkos disesuaikan dengan jarak antara tempat pengiriman dengan tempat
penerima.
b. Diperhatikan berat surat dan kertas surat tersebut.
c.Pihak dinas pos sangat bertanggung jawab terhadap penyampaian surat tersebut.
4. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga
harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat
tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun
diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal karena ada beberapa hal yang harus
diperhatikan :
a.Prangko disesuaikan dengan jarak antara pengirim dan penerima.
b. Surat tersebut ditimbang dulu.
c. Nama dan alamat pengirim serta jenis surat dicatat oleh dinas pos.
d. Setelah sampai ditempat penerimaan, penerima harus menanda tangani tanda
penerima surat.
2.4.ARTI DAN KEGUNAAN BAGIN-BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat adalah merupakan kelompok-kelompok pada sebuah surat,
sehingga susunan surat menjadi jelas, baik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat
yang resmi.
Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari masing-masing bagian
surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya :
1. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirim.
2. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
3.Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirim.
4. Untuk mengetahui apa maksud dan tujuan serta keinginan dari pengirim.
5.Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
6. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait
dengan isi surat.
2.4.1.PENGATURAN DAN PENULISAN BAGIAN-BAGIAN SURAT 1. Pengaturan bagian-bagian surat
Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian
surat atau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah
surat.
Pada surat resmi niaga, terdiri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut :
Kepala surat atau kop surat
Nomor surat
Nama Kota, Tangal, Bulan dan Tahun Surat
Lampiran
Alamat dalam atau alamat yang dituju
Salam Pembuka
IsiSurat
Salam Penutup
Nama Instansi atau Organisasi dan Perusahaan yang mengeluarkan surat
Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan
Penanggung jawab surat, dan
Tembusan
Nama inisial, dan
Cap perusahaan atau instansi.
2.Penulisan Bagian-Bagian Surat
a. Kepala surat atau kop surat
Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop
surat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat
kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari kantor atau perusahaan pengirim surat.
Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang
terdiri atas :
1.Nama kantor atau perusahaan dan organisasi.
2. Alamat atau nama jalan dan nomor gedung.
3. Nomor telepon.
4.Nomor telex bila ada.
5. Nama dan alamat kawat bila ada.
6.Nama dan alamat kantor cabang bila ada.
7. Nama Bankir.
8. Macam usahanya.
9.Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
10. Lambang atau logo
b.Penulisan tanggal, bulan dan tahun surat
Pada surat resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal tidak
perlu didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau tempat tersebut telah
Nama kota atau tempat dapat ditulis :
1. Bila surat pribadi atau surat keluarga karena tidak mempunyai kepala surat.
2.Bila surat ditulis pada kertas polos yang tidak memakai kepala surat.
3. Bila perusahaan selain mempunyai kantor pusat, juga mempunyai kantor cabang dan
tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian sebaiknya ditulis nama
kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebut dari kantor pusat atau dari kantor
cabang.
4.Tangal tidak boleh ditulis dengan cara ditumpuk, contoh : 1/5-1994.
5. Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh : 1 Mei 94.
Perbedaan cara penulisan tangal pada surat resmi niaga dan surat resmi dinas
pemerintah atau dinas swasta adalah :
1. Cara penulisan tangal pada surat niaga, biasanya selalu ditulis diatas, apakah itu sebelah
kiri ataupun sebelah kanan, tergantung dari bentuk surat masing-masing, bila ada kantor
cabang ditulis dengan nama kota.
2. Pada surat dinas pemerintah atau dinas swasta cara penulisan tanggal dapat dibagi :
a.Diatas tidak perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.
b. Dibawah sebelum nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanya dibawah
kanan.
Kegunaan tanggal surat adalah untuk :
1. Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut dibuat.
2.Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus diselesaikan.
3. Mengetahui apakah setiap persoalan yang diselesaikan atau ditanggapi dengan cepat atau
lambat.
2.4.2.CARA PENULISAN NOMOR SURAT
Setiap surat-surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor
verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan
Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat, nomor surat
merupakan kode yang berguna :
1.Untuk memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
2. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.
3. Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
4.Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan dan mengklasifikasi
surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimpanan.
5. Untuk mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan
maupun tahun).
2.4.3.CARA PENULISAN LAMPIRAN SURAT
Lampiran surat adalah sesuatu dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat,
karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut
bermacam-macam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat. Pada umpamanya :
Untuk surat penawaran dilampirkan brosur, daftar harga.
Untuk surat perkenalan dilampirkan photo copy izin usaha, neraca perusahaan, surat
dari relasi dan sebagainya.
Yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:
1. Untuk surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkan semua
yang dilampirkan.
2. Untuk surat dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat, bila ada
yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak perlu dijelaskan, karena
akan dijelaskan pada isi surat, tetapi bila tidak ada yang dilampirkan diberi tanda
garis.
Kegunaan lampiran adalah :
1. Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam
surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
2. Untuk mengecoh atau memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama
3.Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera,
tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah
tersedia.
2.4.4.CARA PENULISAN PERIHAL ATAU HAL
Pada setiap surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintahan maupun itu
surat-surat niaga, sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat-surat, yang disebut
perihal atau hal. Jadi perihal itu merupakan :
Inti sari dari surat.
Pokok-pokok penting dari isi surat.
Maksud dan tujuan surat secara singkat.
Perihal berguna :
1. Untuk mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam
surat.
2. Supaya penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secara singkat,
sebelum mengetahui secara keseluruhannya.
Penulisan perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembaca
dan juga kurang etis. Perihal cukup ditulis singkat saja asal pembaca cukup mengetahui
secara garis besar apa yang akan dipermasalahkan dalam surat tersebut.
2.4.5.ALAMAT DALAM
Penulisan alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut :
1. Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannya
disesuaikan dengan bentuk surat.
2. Penulisan alamat di dalam kertas surat itu sendiri inilah yang dinamakan alamat
dalam.
Kegunaan alamat dalam ialah :
1.Alamat penunjuk langsung bagi si penerima.
2. Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya system penyimpanan
dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.
Dalam penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan nama
seseorang perlu dicantumkan “Saudara” Bapak atau Ibu”.
Tetapi bila dalam alamat akan menuliskan secara resmi nama jabatan, pangkat
gelar akademis, maka pengirim hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya
saja dan didepan nama seseorang, tidak perlu mencantumkan sebutan bapak, tuan dan
sebagainya.
2.4.6.SALAM PEMBUKA
Dalam surat-surat dinas pemerintahan salam pembuka tidak perlu dipergunakan.
Karena dalam surat dinas pemerintahan harus ada ketegasan.
2.4.7.ISI SURAT ATAU BATANG TUBUH SURAT
Isi surat akan disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga bagian :
1. Alinea pembuka.
2.Isi surat sesungguhnya, dan
3. Alinea penutup.
1.Alinea Pembuka
Alinea pembuka merupakan kata pengantar kepada isi surat yang sesungguhnya
maksudnya untuk menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan.
Yang harus diperhaitkan adalah pemakaian kata bersama ini dan pemakaian kata
dengan ini.
Bersama ini dipergunakan apabila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan
seperti dokumen, berkas dan sebagainya sedangkan dengan ini dipergunakan apabila pada
surat tidak ada yang dilampirkan.
2.Isi Surat Yang Sesungguhnya
Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta,
dinyatakan kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat
sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan
dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam bahasa
Indonesia apalagi istilah dalam bahasa asing.
3.Alinea Penutup
Pada suatu surat, baik surat niaga maupun surat pribadi, alinea penutup
merupakan :
a.Kesimpulan dari isi surat
b. Kunci dari isi surat
c.Penegasan dari isi surat
d. Tanda pembicaraan telah selesai
Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan
terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang
dikemukakan dalam isi surat, contoh-contoh alinea penutup :
a.Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.
b. Kami berharap agar kerjasama kita membuahkan, hasil yang baik.
c. Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
d.Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
e. Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.
2.4.8.SALAM PENUTUP
Pada surat dinas pemerintahan biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi
cukup disebutkan nama jabatan, selanjutnya tanda tangan pada nama jelas. Nip (nomor
induk pegawai) dibawah jelas, Hal ini dilakukan apabila tanggal ditulis diatas, tetapi bila
tanggal belum ditulis diatas, maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti
tersebut diatas.
2.4.9.NAMA ORGANISASI, PERUSAHAAN ATAU INSTANSI
Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan
dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut, Pada umumnya
nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segi tiga,
tetapi bila cap perusahaan berbentuk persegi empat, maka nama perusahaan tidak perlu
2.4.10. TANDA TANGAN DAN NAMA JELAS SERTA NAMA JABATAN PENANGGUNG JAWAB SURAT
Sebuah surat yang sudah dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas bagi pejabat
yang berhak adalah sebuah surat yang sudah syah. Sebaliknya bila surat tersebut belum
ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas, adalah surat yang tidak syah. Untuk
mengetahui siapa yang berhak menanda tangani surat tersebut, maka harus diketahui dulu
siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi, perusahaan dan instansi.
Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan
yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditanda tangani oleh mereka yang diberi wewenang
sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi tanda tangan dan nama jelas
harus dicantumkan pula nama jabatannya masing-masing.
Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak
harus oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan-bawahannya
atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya memakai istilah-istilah (atas nama),a,u,b
(atas nama beliau), u,b (untuk beliau), a,p (atas perintah), dan sebagainya.
Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas,
dicantumkan Nip (nomor induk pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari
kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut, Begitu juga nama pejabat
penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.
2.4.11.CAP SURAT ATAU STEMPEL SURAT
Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap
harus dibutuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda syahnya sebuah
surat. Macam-macam cap atau stempel surat disesuaikan dengan selera perusahaan atau
organisasi yang bersangkutan, ada cap segi tiga bulat dan persegi empat pemakaian cap
umumnya disebelah kiri tanda tangan dan harus dekat dengan tanda tangan atau
nyerempet.
2.4.12.TEMBUSAN
Istilah-istilah tembusan, distribusi surat atau c.c. (carbon copy) adalah merupakan
salina-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi
2.4.13.INISIAL
Inisial atau singkatan nama dari penyusun atau pengonsep dan pengetik surat
adalah merupakan tanda pengenal nama dari mereka tersebut (pengetik atau pengosep).
Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga gunanya untuk mengetahui siapa
konseptor atau pengetik surat tersebut.Karena bila ada kekeliruan, mudah mengurusnya
atau menyelesaikannya.
Inisial sebenarnya hanya berguna bagi perusahaan pengirim, maka biasanya surat
yang akan dikirimkan. Nama inisial hanya akan diambil dari huruf terdepan.
2.5.BENTUK-BENTUK SURAT
Bentuk surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat, masing-masing
bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranan terutama
sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Berbagai bentuk surat
yang satu sama yang lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau
gaya masyarakat tertentu.
Sebenarnya hanya ada dua bentuk surat yang paling utama yaitu bentuk lurus atau
bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk atau bentuk bergigi (Indented style), yang
lainnya hanya bentuk-bentuk variasi saja. Sedangkan variasinya yang berdiri diantara
keduanya adalah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok (semi block style),
selain itu masih ada bentuk-bentuk variasi lainnya,
Dengan demikian kalau kita perinci bentuk surat terdiri atas beberapa macam
yaitu:
2.5.1.Bentuk Lurus Penuh (full block style)
Adalah merupakan variasi dari bentuk lurus dan pemakainnya masih jarang
kecuali pihak swasta banyak yang memakai bentuk ini. Bentuk surat ini adalah
model Eropa dan Amerika. Ditinjau dari segi teknik pengertian bentuk lurus
penuh paling efisien dibandingkan dengan bentuk-bentuk lainnya karena hanya
salam pembuka, sampai kepada salam penutup tidak perlu sering menghitung
hentakan, hanya kita harus jara (spasi) supaya tidak kelihatan bertumpuk.
2.5.2.Bentuk Lurus (block style)
Perbedaan dengan bentuk lurus penuh adalah dimana pada bentuk lurus, tanggal
ditulis sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat, kemudian salam penutup,dan
tanda tangan penanggung jawab berada disebelah kanan juga, sehingga bagian
bawah kiri agak leluasa untuk dipakai tembusan bila surat itu ada salinan yang
harus dikirimkan, bentuk ini adalah model Amerika.
2.5.3.Bentuk Setengah Lurus (semi block style)
Penulisan hampir sama dengan bentuk lurus, hanya bedanya bentuk setengah lurus
pada alinea pertama harus menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, begitu
seterusnya. Untuk alinea-alinea yang baru dan bentuk ini banyak sekali digunakan
oleh perusahaan-perusahaan. Bentuk setengah lurus termasuk model Eropa baru.
2.5.4.Bentuk Lekuk (Indented Style)
Pada bentuk ini baris pertama dari alamat ditulis lurus dari nomor surat, kemudian
nama jalan menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, selanjutnya nama kota,
menjorok lagi kedalam kurang lebih 5 spasi dari pinggir, sehingga lurus dengan
nama jalan, ini adalah model Eropa lama.
2.5.5.Bentuk Resmi (Official Style)
Pada bentuk ini alamat dalam ditulis sebelah kanan dibawah tanggal, disebelah
kiri ditulis nomor sejajar dengan tanggal, lampiran dan perihal, setiap alinea
pertama dan baru mulai kurang lebih 5 spasi dari garis pinggir dan kalimat
terakhir lurus dengan nomor, dengan perihal.
2.5.6.Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk ini memasang termasuk yang jarang digunakan baik oleh perusahaan
maupun dinas pemerintahan. Alamat dalam ditulis sebelah kiri, alinea pertama
dan setiap alinea baru ditulis dari baris pinggir, dan kalimat-kalimat bersambung
ditulis ditengah kurang lebih 10 spasi dari pinggir sehingga kelihatannya jadi
menggantung.
Bentuk ini banyak sekali dipakai oleh dinas-dinas pemerintahan. Penulisan
tanggal berada disebelah kanan, sejajar dengan nomor surat, kemudian alamat
ditulis dari pinggir itu untuk kalimat atau kata penghormatan, seperti yang
terhormat atau kepada yang terhormat. Tetapi nama orang yang dituju ditulis
menjorok kurang lebih 5 spasi, selanjutnya nama jabatan dan jawatan ditulis
disebelah kanan.
2.5.8.Bentuk Resmi Pemerintahan
Bentuk ini banyak dipakai oleh dinas pemerintahan dan pemakaiannya ada dua
macam yaitu :
a. Bentuk resmi Indonesia lama, dan
b.Bentuk resmi Indonesia baru.
Bentuk ini penulisan tanggal, nomor dan alamat dalam tidak ada bedanya dengan
bentuk resmi niaga, hanya berbeda dalam penulisan alinea pertama.
Alinea pertama dan baru menjorok kurang lebih 10 spasi dari baris pinggir dan
kalimat-kalimat bersambung tidak sampai ke pinggir seperti resmi niaga, tetapi
kurang lebih 5 spasi dari baris pinggiran dalam resmi Indonesia lama maupun
baru tidak ada salam pembuka dan salam penutup.
Pada bentuk resmi Indonesia alamat dalam berada disebelah kiri, sedangkan
Indonesia lama disebelah kanan dibawah tanggal, sebelum menulis tanggal, nama
kota ditulis.
2.5.9.Bentuk-Bentuk Centering
Bentuk-bentuk centering dipakai pada surat-surat dinas seperti surat keputusan,
perintah, surat edaran, surat tugas dan sebagainya.
Dimana istilah kata-kata “surat keputusan” atau “perintah” berada ditengah
dengan memakai huruf-huruf kapital. Kemudian dibawahnya nomor surat, alamat
dan nama orang yang dituju berada pada isi surat pada kaki surat ditulis nama
kota, tanggal, bulan dan tahun, kemudian nama jabatan, tanda tangan, nama jelas
dan nip, biasanya ada tembusan-tembusan kepada pihak yang terkait.
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam
bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin
disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun
harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi
seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai
karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya,
kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
2.6.1.Syarat Bahasa Surat
Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih
singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap susunan
kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang membaca.
Dengan demikian dapat dikemukakan syarat dan ciri surat yang baik adalah :
1.Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, dan tersusun sesuai dengan peraturan surat
menyurat.
2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna, bermakna, maka tidak boleh memakai
kalimat yang berbelit-belit.
3. Hindarkan singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri.
4.Nada surat harus sopan dan bijaksana serta hormat dan simpatik.
5. Surat jangan terlalu panjang.
6.Surat harus bersih, rapih.
2.6.2.Surat Bersambung Dan Tanda Baca 1. Surat bersambung
Apabila sebuah surat itu panjang sehingga memerlukan kertas lebih darisatu lembar
atau satu halaman, maka perlu diteruskan pada kertas atau halaman lain.
2.Penggunaan tanda baca
Yaitu pemakaian tanda baca seperti titik dan koma, yang dilaksanakan pada
a.Cara terbuka.
b. cara tertutup.
c.cara campuran.
Pemakaian tanda baca surat menyurat pada ;
a. tanggal surat.
b.Alamat dalam.
c. Salam pembuka.
d.Salam penutup.
2.6.3.Koresponden Dan Korespondensi
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus
menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi dua , yakni :
1. Korespondensi eksteren
Korespondensi eksteren adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2.Korespondensi interen
Korespondensi interen adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh
orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah mail handing, yang
merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain.
Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat dan
mengirimkan surat saja. Tetapi kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan
menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
BAB III
PEMBAHASAN
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
3.1.1.Tujuan Surat
Tujuan surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu
Menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat.
Ingin mendapatkan tangapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca.
3.1.2.Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi anatara lain :
Surat sebagai media komunikasi.
Surat sebagai barometer.
Surat sebagai duta penulis.
Surat sebagai bukti tertulis.
Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor.
3.1.3.Persiapan Penulisan Surat
Alat-alat yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut:
1. Kertas surat
Jenis kertas yang dipergunakan hendaknya sesuai dengan isi atau maksud
surat :
a. Kertas polio bergaris, umumnya digunakan untuk surat-surat yang tidak
diketik alias ditulis tangan.
Contohnya : surat lamaran kerja, pribadi, teman, kenalan dan sebagainya.
b.Kertas HVS, umumnya dipakai oleh suatu instansi pemerintahan atau untuk
menulis surat resmi.
c. Kertas quarto, umumnya digunakan oleh perusahaan yang sudah binofid
atau tergolong sudah mapan. Kertas ini mempunyai kualitas yang lebih
baik.
d.Kertas surat yang umum dipakai untuk surat adalah kertas yang berwarna
putih.
Penulisan sebuah surat yang baik tentunya mengandung bagian-bagian yang
memenuhi persyaratan sebuah surat yang baik. Tentu saja para penulis harus
tahu terlebih dahulu jenis surat yang akan ditulis, apakah termasuk surat
resmi, pribadi, atau niaga. Dengan begitu akan memudahkan kita dalam
menulis surat.
3.Persiapan penguasaan cara menulis surat
Langkah-langkah persiapan penulisan surat yang baik adalah sebagai berikut :
Mengetahui bentuk surat yang diinginkan, dimaksudkan agar penulis
atau pengirim surat dapat menentukan pilihan kepada siapa surat itu
hendak dikirimkan.
Memiliki pengetahuan tentang cara menyusun isi surat.
Mengetahui sifat-sifat surat.
Menguasai bahasa surat.
4. Penulisan surat
Jika anda menulis surat dengan menggunakan tangan hendaknya
perhatikanlah hal-hal berikut :
Pilihlah tinta yang tidak mudah luntur dan cepat kering.
Pakailah warna tinta yang sopan, jelas dan lazim.
Jika suratnya diketik maka yang harus diperhatikan adalah :
Jangan menggunakan huruf mesin yang sudah kabur atau kurang jelas
agar tidak terjadi salah kata.
Atur spasi secukupnya, jangan terlalu rapat atau renggang.
Pakailah pita hitam dan jangan merah.
Pakailah merah hanya untuk hal-hal yang penting.
5. Cara melipat surat
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melipat surat antara lain :
Jangan terlalu banyak membuat lipatan.
Sesuaikan lipatan kertas dengan besarnya amplop surat.
Usahakan agar penerima surat tidak kesulitan dalam membuka lipatan
Jangan memasukan sesuatu kedalam surat karena hal itu bisa merusak
tulisan. Kecuali untuk surat-surat remaja, boleh membuat lipatan surat
dengan seni lipat kreasi merek mereka sendiri.
3.1.4.Hal-hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Surat Menyurat
1. Pengirim surat, yaitu orang atau lembaga yang menyampaikan pesan lewat
surat.
2. Penerima surat, yairu orang atau lembaga sasaran yang dikirim surat.
3.Pesan, yaitu surat berupa informasi gagasan atau perasaan pengirimnya.
4. Saluran, yaitu surat itu sendiri yang memuat pesan yang diformulasikan dalam
ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format surat yang sesuai dengan
keperluan.
Dalam penulisan surat yang baik terlebih dulu kita harus mengenal :
1.Tema
Penulis surat harus mengetahui tema yang akan disampaikan, karena tema
merupakan inti sari pembicaraan. Sedangakan dari proses penyusunan dari
topik-topik atau pokok-pokok bahasan yang akan disusun.
Topik surat yang akan disusun tergantung dari tujuan dan sifat isi surat, apakah
permintaan, laporan, pernyataan, pertanyaan dan sebagainya.
2. Kalimat
Tema merupakan inti sari pembicaraan dan oleh penulis akan diuraikan melalui
kalimat-kalimat.
Kalimat-kalimat harus mengungkapkan fakta, perasaan atau sikap secara jelas.
Kalimat harus jelas dan efektif, sehingga pembaca sudah mengerti dan memahami
maksud pengiriman surat. Kalimat-kalimat harus pendek-pendek tetapi lengkap
dengan informasi.
Contoh kalimat-kalimat permohonan referensi bank :
Dengan ini kami mengajukan permohonan kepada Bapak dapatlah kiranya kami
Contoh kalimat merasa keberatan terhadap pengaduan atau claim.
Sehubungan dengan surat saudara tanggal...no...perihal kiriman..., kami
rasa tidak terdapat kekeliruan.
3. Alinea
Alinea adalah merupakan himpunan dari kalimat-kalimat yang bertalian dan
berangkaian. Alinea harus merupakan kesinambungan antara kalimat yang satu
dengan kalimat yang lain.
4.Gaya bahasa
Gaya bahasa adalah cara yang dipergunakan oleh seseorang untuk melaksanakan
pikiran dan perasaan kedalam sebuah karangan dalam hal kedalam surat.
Gaya bahasa harus dipakai secara tepat supaya tidak membosankan.
5. Ejaan
Kriteria ejaan perlu diperhatikan antara lain :
Pemakaian huruf besar yang betul dan tepat.
Penulisan kata turunan yang tepat.
Penulisan kata ulang yang tepat.
Penulisan kata yang betul dan tepat.
Penulisan kata ganti yang tepat.
Penulisan kata depan yang tepat.
Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam penyusunan surat resmi :
1.Membuat persiapan dan perencanaan yang baik.
Penetapan permasalahan yang hendak disampaikan.
Pokok-pokok bahasan atau topik yang hendak disusun.
Bahan atau data penyusunan surat.
Siapa yang akan dikirimi surat.
2.Penentuan posisi pengiriman.
Walaupun posisi penulis lebih kuat ataupun lebih tinggi surat tetap harus ditulis
dengan hati-hati dengan memperhatikan tata bahasa serta sopan santun dan wajar.
3. Penggunaan kelengkapan yang memadai.
a. Penggunaan bentuk-bentuk surat sesuai dengan peraturan surat menyurat dan
model-model tertentu sesuai dengan keinginan organisasi.
b.Penggunaan kertas
Kertas HVS untuk surat yang dikirim.
Kertas doarslog tipis untuk salinan.
Kertas onionskin atau kertas infor, untuk surat-surat keluar Negeri.
Kertas stensil untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
Kertas buram untuk konsep surat.
c. Warna kertas
Biasanya kertas yang putih yang dikirimkan untuk tembusan dapat memakai
kertas yang berwarna supaya kelihatan berbeda dengan yang aslinya.
d. Ukuran kertas
Disesuaikan dengan amplop.
e. Sampul surat dan cara melipat.
f. Pengetikan, harus jelas dan rapih serta bersih.
4.Pengiriman surat.
a. Waktu yang tepat
Bagi seorang pengusaha waktu sangat berharga, maka setiap saat harus
digunakan dengan tepat, demikian pula surat-surat datang harus tepat waktu.
Contah :
Surat pengiriman pesanan.
Surat penawaran.
Surat promosi.
b. Keamanan isinya, harus terjamin apalagi bila surat itu rahasia.
Kesimpulan surat yang baik diantaranya:
1.Jelas, berarti :
Kepada siapa surat dikirimkan.
Darimana surat berasal.
Isi surat yang dibicarakan.
Kata-kata dan kalimat-kalimat serta ketikannya.
Apa yang diinginkan penulis.
Tidak salah tafsir salah duga.
3.Singkat, berarti :
Kalmat jangan bertele-tele.
Kalimat yang digunakan harus bermakna.
4.Lengkap berarti mengandung semua informasi yang diperlukan.
5. Benar, berarti ;
Informasi itu benar-benar.
Alasan-alasan yang tepat.
Benar salurannya.
6.Sopan, berarti ;
Bijaksana dalam mengemukakan.
Tidak meremehkan pihak lain.
Menganggap penting setiap masalah.
7. Wujud surat yang menarik
Kertas dan sampul yang sesuai.
Bentuk sesuai dengan peraturan.
Ketikan yang rapih dan bersih.
8. Untuk surat-surat dinas
Mengandung ciri-ciri kedinasan.
Adanya keterangan.
3.1.5.Pengolahan Surat
Surat menyurat juga sering kita jumpai dalam suatu unit organisasi atau instansi,
dalam unit kerja pemerintahan, surat yang sering kita jumpai adalah surat masuk dan
surat keluar.
a.Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintahan
untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat
masuk dipusatkan dibagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika
seorang PNS, dari bagian manapun, menerima surat masuk dari instansi luar maka
langkah yang pertama dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian
Setelah surat itu diterima oleh bagian surat, selanjutnya surat itu diadakan
pengolahan sebagai berikut :
1.Penyortiran surat
Langkah yang pertama dilakukan oleh bagian penerima surat adalah
memilah-milah surat, surat dapat dipilah berdasarkan :
Unit organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan
kepada unit organisasi dimana surat itu ditujukan.
Macamnya
Surat-surat dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat
pribadi, dan sebagainya.
Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat
kilat atau sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera
(diterima maksimal 2 x 24 jam), dan surat biasa (maksimal 5 hari harus
diterima).
Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR =
membahayakan keselamatan Negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan
kerugian Negara), surat terbatas atau konfindensial (kode K = hanya diketahui
pejabat tertentu), surat biasa (kode B).
Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam
penanganan selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui kemana surat itu harus
disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus
didahulukan.
2.Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti diatas, selanjutnya dilakukan
pembukaan sampul, semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali
3.Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing
sampulnya yang telah dibuka, mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus
dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada
kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya.
4.Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti
apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu
ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat atau unit yang menangani
masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu
terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan
surat tersebut.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan
bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus diletakkan kepada surat
tersebut dengan menggunakan staples.
5.Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah tersebut diatas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda
menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
Dibawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut.
Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan januari dan berakhir
pada nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 desember.
Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali seperti
tersebut diatas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh
surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan
dan surat-surat untuk pejabat-pejabat atau unit yang dimaksudkan oleh surat,
disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk
pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman atau
buku ekspidisi. Petugas atau sekretaris pimpinan yang menerima surat harus
membubuhkan tanda terima pada buku ekspidisi.
b. Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang) yang dibuat oleh suatu instansi,
kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lain.
Didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang
harus dilakukan yaitu :
1. Pembuatan konsep surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan
juru ketik untuk mengetiknya.
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :
a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan
Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru
tik atau sekretarisnya untuk diketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau
yang berlakubagi kantor yang bersangkutan.
b.Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat
berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat
diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, barulah konsep
surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat
tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembuatan surat dengan cara mendikte dapat dilakukan baik secara langsung
cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang
ditugaskan untuk membuat konsep, sedangkan untuk mendikte secara tidak
langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep
surat pada sebuah media yang disebut magnetic atau piringan magnetic. Yang
kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep
surat tersebut.
2. Persetujuan konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah
sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap
konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan.
3.Pengetikan surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat
ditanda tangani oleh pejabat yang berwewenang maka surat diperiksa terlebih
dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.
4. Pemberian nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan
urutan pada buku agenda surat keluar.
5.Penyusunan surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi : pemisahan surat apabila ada
tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila
terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
6. Pengiriman surat
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu
dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian tata usaha. Setelah surat
ditanda tangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat
keluar.
Dibawah ni contoh kolom dalam buku agenda surat keluar.
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
a. Dikirim secara
langsung
Nomor Tanggal Dikirim
Kepada
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan
dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspidisi surat keluar.
b.Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti
pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.
3.1.6.Kelebihan Surat
Adapun kelebihan surat sebagai alat komunikasi dibandingkan dengan yang lain adalah
sebagai berikut:
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar,
terperinci dan terurai secara mudah.
2.Surat bersifat praktis, karena dapat menyimpan rahasia, dibandingkan dengan telepon
mungkin dapat disadap orang lain.
3. Setiap penyampaian berita, kata-kata dan kalimatnya diperkirakan dengan seksama
untuk menghilangakan perasaan yang tidak enak.
4. Efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
5.Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relative murah.
6. Surat lebih memasyarakatkan siapa saja yang dapat melakukan dan melaksanakannya.
7.Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.
3.1.7.Kelemahan Surat
Dalam prakteknya ternyata berkomunikasi melalui surat menyurat banyak sekali instansi
pemerintah maupun organisasi kurang memperhatikan pentingnya menguasai
ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam surat menyurat. Sehingga banyak terjadi kesalahan-kesalahan
maupun kekurangan-kekurangan, adapun kelemahan-kelemahan yang umum terjadi biasanya
berupa :
1. Susunan surat ruwet
2.Susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit
3. Kata-kata dan kalimat-kalimat tidak lengkap, tidak jelas dan tidak pada tempatnya.
5.Ejaan banyak yang salah, tidak sesuai dengan pedoman umum, ejaan bahasa Indonesia
yang disempurnakan atau EYD.
6.Pemakaian istilah asing mestinya tidak perlu digunakan atau yang tidak sesuai dengan
pedoman umum pembentukan istilah dalam bahasa Indonesia.
7. Tata bahasa yang tidak teratur.
8.Kurang sopan atau ceroboh dalam mengungkapkan gagasan.
9. Ketikan salah atau banyak yang kotor.
10.Alamat tidak tepat.
11. Bentuk atau model surat tidak menentu.
Dengan demikian bila penulisan surat tidak benar, justru tujuan yang diinginkan
dalam surat menyurat tidak akan tercapai. Sehubungan dengan itu, masalah-masalah yang
perlu diperhatikan adalah :
Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan dalam surat menyurat itu tidak terjadi,
dan bagaimana cara mengelolanya sehingga menghasilkan surat yang baik dan
efektif.
Para pegawai dan petugas administrasi harus menguasai peraturan surat menyurat
terutama surat-surat niaga dan surat-surat yang resmi.
Para pejabat atau pemimpin organisasi/instansi atau perusahaan harus sering
memeriksa dan ikut memperbaiki surat-surat sebelum ditandatangani.
BAB IV
PENUTUP
4.1.KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik
kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan kegiatan yang
menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas pokok organisasi dan instansi
Korespondensi/surat menyurat merupakan kegiatan staff atau service staff, tetapi
kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi dan
instansi pemerintahan.
Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang
memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun,
mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan
informasi-informasi.
4.1.1.SARAN
Agar pihak pengirim lebih memaksimalkan baik waktu yang ada maupun yang
telah ditentukan untuk memberikan dan menyampaikan informasi-informasi yang
jelas kepada penerima, pihak pengirim harus mengenal dan memahami tema,
kalimat dan gaya bahasa apa yang akan disampaikannya.
Menggunakan istilah atau bahasa indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata,
maupun kalimatnya.
Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih
singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap
susunan kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang
membacanya.
DAFTAR PUSTAKA
Soeyitno, Solehan, PW, surat menyurat resmi Indonesia, CV. Bandung 1987
Thomas Wiyasa Bratawijaya, Drs. Kerangka surat menyurat dinas, PT. Pustaka Binaman
Presindo, Jakarta 1982
Maryo Y.S, surat menyurat lengkap, edisi revisi aneka ilmu semarang
