LIMA METODE PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN
TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PENGEMBANGAN E-GOVERMENT
Wecka Imam Yudhistyra1, Eko Nugroho2
Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Univeristas Gadjah Mada Jl. Grafika No. 2 Yogyakarta 55281
E-mail: weckayud.cio.8b@mail.ugm.ac.id
ABSTRAK
Meningkatnya keinginan untuk pelayanan publik berbasis teknologi informasi dan komunikasi (e-Government), semakin perlu juga sebuah organisasi pemerintah mempunyai perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Salah satu manfaat dari adanya perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi adalah supaya pengembangan e-Government menjadi lebih terarah. Pada paper ini akan dibahas mengenai lima metode perencanaan strategis yang dapat dimanfaatkan dalam pengembangan e-Government. Kelima metode perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi tersebut adalah Information Engineering(IE) versi James Martin, Enterprise Architecture Planning versi Steven H. Spewak, The Open Group Architecture Framework (TOGAF), dan Strategic Planning Information System (SPIS) versi John Ward dan Joe Peppard.
Kata Kunci: perencanaan, SI, TI, E-goverment, IE, Zachman, EAP, TOGAF, SPIS
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Organisasi di seluruh dunia harus selalu melakukan inovasi strategi agar tidak terlindas oleh pesaing. Selain itu, melakukan inovasi strategi bisa memperoleh keunggulan kompetitif dibandingkan para pesaing (Friedman & George, 2010). Salah satu inovasi strategi yang paling tepat untuk memperoleh keunggulan kompetitif adalah dengan cara penataan ulang organisasi, dengan melibatkan manfaat dari Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) terhadap proses yang ada di dalam organisasi (Hammer & Champy, 1993). Perkembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) yang sangat pesat pada saat ini, telah dianggap juga sebagai sumber daya yang sangat penting bagi organisasi (baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta) (Hammer & Champy, 1993), yang tidak hanya berperan sebagai suatu dukungan semata, namun juga telah berperan sebagai key operational, high potential, peran strategis, dan dapat dimanfaatkan untuk mendukung efektivitas, efisiensi, dan produktivitas dalam organisasi (Wheelan & Hunger, 2004).
Khusus organisasi pemerintah yang ingin meningkatkan kualitas layanan publik berbasis teknologi informasi dan komunikasi (e-Government), semakin terasa perlunya perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi sebagai suatu arahan strategis dan kerangka kebijakan penggunaan sistem informasi untuk mendukung tugas bagi organisasi pemerintah ke arah efektifitas pelayanan publik serta layanan antar instansi pemerintah (Government to Citizen, Goverment to Business, Goverment to Employee, Goverment to Goverment) seoptimal mungkin, sesuai dengan visi dan misi organisasi pemerintah.
e-Government bukanlah sebuah proses tunggal yang bisa diselesaikan dalam waktu yang singkat melainkan sebuah proses evolusioner jangka panjang dalam mengubah proses dalam pemerintahan untuk fokus kepada layanan terhadap masyarakat. Tujuan dari e-Government sendiri adalah untuk memberika layanan pemerintah kepada masyarakat dengan lebih efektif.Oleh sebab itu, maka perlu untuk mengetahui mengenai metode perencanaan strategis dalam pengembangan e-Government.Berikut akan dibahas beberapa metode perencanaan strategi yang telah dikembangkan dari dulu hingga sekarang. Beberapa metode perencanaan strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas e-Government dalam organisasi pemerintah.
(a) Information Engineering (IE) versi James Martin.
(b) Enterprise Architecture Planning (EAP) versi Steven H. Spewak.
(c) The Open Group Architecture
Framework (TOGAF).
(d) Zachman Framework for Enterprise Architecture.
(e) Strategic Planning Information System (SPIS) versi John Ward dan Joe Peppard.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 e-Government
e-Government secara umum dapat didefinisikan sebagai penggunaan teknologi digital untuk mentransformasikan kegiatan pemerintah, yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan penyampaian layanan (Forman, 2005).
e-government diharapkan pelayanan terhadap masyarakat dapat lebih baik, efektivitas internal organisasi pemerintahan semakin meningkat, dan akses masyarakat terhadap informasi dalam lingkungan pemerintahan semakin mudah(Kase, 2010).
Tujuan dari penerapan e-Government menurut Inpres Nomor 3 Tahun 2003 adalah sebagai berikut.
(a) Meningkatkan mutu layanan publik melalui pemanfaatan teknologi IT dalam proses penyelenggaraan pemerintahan. (b) Terbentuknya pemerintahan yang bersih,
transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif.
(c) Perbaikan organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja dalam lingkungan pemerintah
Sasaran dari pengembangan e-Government menurut Inpres Nomor 3 Tahun 2003 adalah sebagai berikut.
(a) Pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang berkualitas dan terjangkau.
(b) Pembentukan hubungan interaktif
dengan dunia usaha untuk meningkatkan dan memperkuat kemampuan perekonomian menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional.
(c) Pembentukan mekanisme komunikasi antar lembaga pemerintah serta penyediaan fasilitas bagi partisipasi masyarakat dalam proses pemerintahan. (d) Pembentukan sistem manajemen dan
proses kerja yang transparan dan efisien serta memperlancar transaksi dan layanan antar lembaga pemerintah.
Aktivitas besar e-Government adalah sebagai berikut.
(a) Menginovasi Layanan Masyarakat
(G2C)
(b) Menginovasi Layanan Bisnis (G2B) (c) Menginovasi Cara Kerja Pemerintah
(G2G)
2.2 Information Engineering (IE) versi James Martin
Metode Information Engineering merupakan sebuah pendekatan untuk perencanaan, analisis, dan implementasi suatu aplikasi dalam suatu perusahaan, yang bertujuan untuk memungkinkan suatu perusahaan untuk meningkatkan sumber dayanya termasuk modal, kualitas SDM dan Sistem Informasi. Hal ini berguna untuk mendukung visi bisnis perusahaan. Metode Information Engineering sudah mulai dikembangkan dari tahun 1976 oleh James Martin dan diterbitkan dalam bentuk literatur pada tahun 1981. Metode ini terdiri dari empat lapisan (Martin, 1990). Empat lapisan tersebut bisa dilihat pada gambar berikut.
Gambar 1.Information Engineering (IE) Versi James Martin(Martin, 1990)(Surendro, 2007)
Penjelasan dari masing-masing lapisan metode Information Engineering versi James Martin adalah sebagai berikut (Martin, 1990).
(a) Perencanaan strategi informasi
(information strategic planning) merupakan tinjauan strategis atas informasi dan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi pada seluruh bagian dalam organisasi untuk perencanaan terhadap masa depan, sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi.
(b) Analisis area bisnis (business area analysis). Pada lapisan ini akan menghasilkan suatu model data dan model proses dari area bisnis yang dianalisis (H. S. Setiawan, 2007).
(c) Perancangan sistem (system design). Pada lapisan ini digunakan alat bantu otomatis (automated tools) yang dapat menunjukkan jenis informasi apa saja yang dapat digunakan pada lapisan ini (H. S. Setiawan, 2007).
(d) Lapisan konstruksi (construction). Berdasarkan rancangan yang sudah dibuat pada lapisan atasnya sistem dibangun dengan menggunakan automated code generator (H. S. Setiawan, 2007).
2.3 Enterprise Architecture Planning (EAP) versi Steven H. Spewak
menggunakan informasi dalam implementasi arsitektur tersebut, untuk mendukung bisnis dan perencanaan organisasi (Spewak & Hill, 1992)(The Chief Information Officers Council, 1999). Metode EAP bisa dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 2.Enterprise Architecture Planning (EAP) Versi Steven H. Spewak(Spewak & Hill, 1992)(E.
B. Setiawan, 2009)
Masing-masing tahapan mempunyai penjelasan sebagai berikut.
(a) Inisiasi perencanaan merupakan sebuah kegiatan mengenai pendefinisian dan sasaran dari perencanaan yang akan dibuat termasuk di dalamnya faktor pendukung serta penghambat yang akan ditemui pada saat melakukan perubahan dan mencapai sasaran visi dan misi organisasi.
(b) Pemodelan bisnis merupakan perumusan dan pencapaian strategi organisasi, melibatkan semua unit dalam organisasi, mengidentifikasikan tujuan, program, dan rencana strategis setiap unit untuk mencapai tujuan bersama organisasi. (c) Sistem dan teknologi saat ini merupakan
penilaian terhadap manfaat yang telah diberikan terhadap teknologi informasi dan sistem informasi yang telah diberikan pada saat ini. Melakukan evaluasi berbagai macam data, aplikasi dan teknologi yang ada untuk melihat peluang dan kesempatan pengembangan lebih lanjut terhadap teknologi dan sistem yang ada.
(d) Arsitektur data merupakan proses pengidentifikasian objek bisnis menggunakan Entity Relationship Diagram), yang digunakan untuk melihat kebutuhan data organisasi, sehingga pengembangan database dapat secara konsisten dikembangkan.
(e) Arsitektur aplikasi merupakan
pengidentifikasian mengenai aplikasi yang akan dibangun dengan melakukan penelitian terhadap bentuk aplikasi dalam bentuk arsitektur aplikasi, membuat skema arsitektur dan relasi tiap aktivitas data setiap unit dalam organisasi.
(f) Arsitektur teknologi merupakan
pengidentifikasian teknologi yang mendukung kemajuan bisnis, yang berhubungan dengan arsitektur aplikasi untuk menentukan teknologi masa depan yang akan digunakan.
(g) Rencana implementasi/migrasi dilakukan untuk menghasilkan teknologi informasi dan sistem informasi pada arsitektur organisasi dengan menggunakan matriks aplikasi atau entitas data (Surendro, 2007).
2.4 The Open Group Architecture Framework (TOGAF)
The Open Group Architecture Framework (TOGAF) merupakan framework dan metode untuk arsitektur enterprise yang menyediakan metodologi untuk menganalisis arsitektur bisnis secara keseluruhan (The Open Group, 2009).TOGAF memberikan metode yang detail bagaimana membangun dan mengelola serta menerapkan arsitektur enterprise dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method
(ADM).ADM merupakan hasil dari kontribusi secara terus menerus dari banyak pelaksana arsitektur(Cakrayana, 2011). Terdapat empat domain arsitektur yang diterima secara umum sebagai bagian dari keseluruhan arsitektur enterprise (The Open Group, 2009). Keempat domain tersebut telah telah didukung oleh TOGAF, yaitu(Pratama, 2012)(Rufaida, 2012):
(a) Arsitektur bisnis. Arsitektur ini mendefinisikan strategi bisnis, peraturan, organisasi, dan kunci dari proses bisnis.
(b) Arsitektur data. Arsitektur ini
mendeskripsikan struktur dari aset data pada organisasi.
(c) Arsitektur aplikasi. Arsitektur
menyediakan cetak biru sistem aplikasi untuk di deploy, interaksi dan hubungannya kepada inti proses bisnis dari organisasi.
(d) Arsitektur teknologi. Arsitektur
mendeskripsikan komponen perangkat lunak perangkat keras yang dibutuhkan untuk mendukung arsitektur bisnis, data dan aplikasi.
Group, 2009)(Rufaida, 2012), seperti pada gambar berikut.
Gambar 3.TOGAF(The Open Group, 2009)(Rufaida, 2012)
Persiapan dibutuhkan pada tahapan preliminary yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Sembilan tahapan berikutnya dijelaskan sebagai berikut.
(a) Architecture vision. Pada tahapan ini digunakan untuk menciptakan keseragaman mengenai arsitektur enterprise untuk mencapai tujuan organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan. Pada tahapan ini berisi pertanyaan yang diajukan untuk mendapatkan arsitektur yang ideal sesuai dengan tujuan organisasi.
(b) Business architecture. Pada tahapan ini digunakan untuk mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan tujuan dan skenario bisnis. Model DFD atau UML bisa digunakan untuk membangun model bisnis yang diperlukan.
(c) Information system architecture. Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh
organisasi. Arsitektur data lebih difokuskan sebagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Arsitektur sistem informasi mendeskripsikan sistem aplikasi dan perannya dalam mendukung proses bisnis.
(d) Technology architecture. Pada tahapan ini digunakan untuk membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology Portfolio Catalogue yang meliputi perangkat lunak dan perangkat keras. Dalam tahapan ini juga mempertimbangkan alternatif yang diperlukan dalam pemilihan teknologi. Teknik yang digunakan meliputi Environment and Location Diagram, Network Computing Diagram, dan lainnya. Untuk keperluan infrastruktur Teknologi Informasi, arsitektur teknologi diperinci sampai komponen hardware, yaitu memetakan kebutuhan hardware sistem aplikasi, memungkinkan identifikasi hardware yang dapat dipakai bersama, memungkinkan identifikasi mekanisme integrasi antar komponen sistem aplikasi yang saling berhubungan. (e) Opportunities and solution. Manfaat
yang diperoleh dari arsitektur enterprise ada pada tahapan ini, yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi, sehingga menjadi dasar bagi pengambil keputusan untuk memilih dan menentukan arsitektur yang akan diimplementasikan. Bisa menggunakan teknik Project Context Diagram dan Benefit Diagram.
(f) Migration planning. Pada tahapan ini merupakan pembuatan garis besar langkah yang perlu dilakukan dalam mengaplikasikan arsitektur yang telah dibuat sebelumnya.
(g) Implementation governance. Pada
tahapan ini untuk membuat formula yang merekomendasikan setiap rencana yang akan diaplikasikan dan untuk memastikan rencana tersebut berjalan dengan semestinya untuk mencapai tujuan. Meliputi tata kelola organisasi, tata kelola teknologi informasi, tata kelola arsitektur.
perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta menentukan yang akan dilakukan untuk pengembangan arsitektur enterprise berikutnya.
2.5 Zachman Framework for Enterprise Architecture
Arsitektur Enterprise adalah sebuah gambaran untuk mengorganisasikan semua proses bisnis dalam organisasi, informasi yang dibutuhkan dan teknologi pendukung. Dalam Arsitektur Enterprise terdiri dari definisi keadaan sekarang (As-Is), Visi status masa depan (To-Be) tentang bisnis seperti halnya teknologi, dan cara lain untuk mengatur kompleksitas (Hewlett, 2006). Arsitektur Enterprise memiliki beragam metode yang dapat digunakan sebagai sebuah alat penyelesaian masalah yang ada dalam organisasi. Salah satu metode yang digunakan adalah versi John Zachman semenjak tahun 1987. Metode Zachman merupakan suatu alat bantu yang dikembangkan untuk memotret arsitektur organisasi dari berbagai sudut pandang dan aspek, sehingga didapatkan gambaran organisasi secara utuh (E. B. Setiawan, 2009). Kerangka kerja Zachman dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.Zachman Framework for Enterprise Architecture(Zachman, 2013)
Kerangkakerja Zachman terdiri dari enam kolom dan enam baris. Setiap baris dalam kerangka kerja Zachman dapat dijelaskan sebagai berikut (Yusrizal, 2013).
(a) Planner (Perencana): menetapkan
konteks, latar belakang, dan tujuan.
(b) Owner (Pemilik): menetapkan model konseptual dari enterprise.
(c) Designer (perancang): menetapkan model teknologi informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan oleh pemilik dan hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik. (d) Builder (pengembang): menetapkan
model teknis dan fisik yang digunakan dalam mengawasi penerapan teknis dan fisik.
(e) Sub-contractor (subcontractor):
menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).
(f) Function enterprise: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata dari hasil penerapan.
Setiap kolom dalam kerangka kerja Zachman merepresentasikan fokus, abstraksi atau topik arsitektur, yaitu (Yusrizal, 2013):
(a) What (data): menggambarkan kesatuan data yang dianggap penting dalam bisnis. Kesatuan tersebut adalah hal yang informasinya perlu dipelihara.
(b) How (function): mendefinisikan fungsi atau aktivitas. Input dan output juga dipertimbangkan pada kolom ini.
(c) Where (network): menunjukkan lokasi geografis dan hubungannya antara aktivitas dalam organisasi, meliputi lokasi geografis bisnis yang utama. (d) Who (people): mewakili manusia dalam
organisasi dan metric untuk mengukur kemampuan dan kinerjanya. Kolom ini juga berhubungan dengan antar muka pengguna dan hubungan antara manusia dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
(e) When (time): mewakili waktu atau kegiatan yang menunjukkan kriteria kinerja. Kolom ini berguna untuk mendesain jadwal dan memproses arsitektur.
(f) Why (motivation): menjelaskan motivasi dari organisasi dan pekerjanya. Di sini terlihat tujuan, sasaran, rencana bisnis, arsitektur pengetahuan, alasan pikiran, dan pengambilan keputusan dalam organisasi.
Kerangka kerja Zachman bisa digunakan sebagian-sebagian sesuai dengan kebutuhan berdasarkan skala prioritas dan tidak harus menggunakan keseluruhan kerangka karena akan memakan waktu dan biaya (Yusrizal, 2013).
2.6 Strategic Planning Information System versi John Ward dan Joe Peppard
Teknologi Informasi dan Komunikasi.Strategi diterapkan, dan mengirimkan hasil serta memperbaharui strategi untuk mengambarkan perubahan manajemen Teknologi Informasi dan Komunikasi yang merupakan hal yang penting dalam menentukan kesuksesan. Gangguan dalam mencapai tujuan dari strategi sering disebabkan oleh kekurangan organisasi, politik, dan isu budaya (Ward & Peppard, 2002). Salah satu metode perencanaan strategis yang dapat dimanfaatkan adalah metode versi John Ward dan Joe Peppard, Model John Ward dan Joe Peppard dimulai dengan pemahaman situasi saat ini, yaitu lingkungan eksternal dan internal, baik pada lingkungan bisnis maupun pada lingkungan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi. Pemahaman situasi saat ini dapat digunakan untuk menentukan perencanaan dan strategi untuk masa mendatang, baik strategi bisnis maupun strategi Teknologi Informasi dan Sistem Informasi.Metode John Ward dan Joe Peppard dapat dilihat seperti pada gambar berikut.
Gambar 5.Strategic Planning Information System (SPIS) Versi John Ward dan Joe Peppard(Ward &
Peppard, 2002)
Metode perencanaan strategi versi John Ward dan Joe Peppard memiliki formulasi berupa masukan (input), kemudian diproses sehingga menghasilkan keluaran (output) yang dapat dijelaskan sebagai berikut [11].
(a) Analisis lingkungan bisnis internal saat ini seperti tujuan atau sasaran, sumber daya, proses serta budaya dan nilai budaya dan bisnis pada organisasi.
(b) Analisis lingkungan bisnis eksternal saat ini, meliputi aspek ekonomi, industri dan iklim bersaing organisasi.
(c) Analisis lingkungan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi pada saat ini, yang meliputi tingkat kematangan (maturity), pengaruh terhadap organisasi, sumber daya, dan infrastruktur teknologi. Portfolio aplikasi yang ada saat ini juga merupakan bagian dari lingkungan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi pada saat ini.
(d) Analisis lingkungan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi yang meliputi teknologi yang sedang berkembang saat ini dan pemanfaatan teknologi tersebut. Tahapan keluar yang merupakan hasil dari suatu proses analisis masukan (input) berupa perencanaan strategis yang akan digunakan di masa yang akan datang, adalah sebagai berikut.
(a) Strategi Bisnis Sistem Informasi yang merupakan bagaimana pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh setiap departemen dan unit bisnis dalam organisasi pada masa yang akan datang, tujuannya untuk mencapai sasaran organisasi di masa depan.
(b) Strategi Teknologi Informasi yang merupakan kebijakan dan strategi dalam mengelola Teknologi Informasi dan Sistem Informasi serta sumber daya manusia.
(c) Strategi Manajemen Teknologi
Informasi dan Sistem Informasi pada organisasi yang merupakan untuk memastikan kesuksesan penerapan kebijakan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi yang dibutuhkan.
3. PEMBAHASAN
Organisasi yang ingin memperbaiki atau memperbaharui infrastruktur, maupun mengoptimalkan manfaat Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) sebaiknya melakukan perencanaan strategis (Henderson & Sifonis, 1988).Gunanya adalah untuk mengidentifikasi tujuan utama, fokus, dan kebutuhan yang diperlukan untuk melakukan inovasi strategi maupun pembaharuan (Adam, 2005). Fokus tidak hanya kepada teknologi semata namun disertai pula dengan strategi.Metode perencanaan strategis diperlukan untuk meningkatkan kualitas layanan publik pada organisasi pemerintah yang ingin mewujudkan pelayanan publik berbasis teknologi informasi dan komunikasi sehingga pengembangan e-Government menjadi lebih sistematis, terarah, dan berkesinambungan.
3.1 Persamaan Antar Metode
ini persamaan yang dilihat dari tahapan perencanaan, tahapan analisis, tahapan rancangan, dan tahapan implementasi, seperti pada tabel berikut.
Tabel 2.1 Persamaan Model Perencanaan Strategis
Tahapan perencanaan ada pada semua metode perencanaan strategis dan merupakan persamaan umum pada tahapan perencanaan, hanya pada masing-masing metode melakukan pen dekatan yang berbeda. Tetapi, pada prinsipnya semua metode yang dikembangkan bertujuan untuk saling melengkapi dan memperbaiki metode yang telah dikembangkan sebelumnya, serta pandangan metode perencanaan strategis yang makin lama makin meluas. Pada tahapan analisis, metode perencanaan strategis mempunyai persamaan yang menyelaraskan proses bisnis dengan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis organisasi. Pada tahapan rancangan, semua metode menghasilkan rancangan masing-masing untuk proses bisnis di masa depan. Pada tahapan implementasi metode SPIS versi John Ward dan Joe Peppard tidak menyatakan sampai ke tahapan implementasi dan sedikit berbeda dibandingkan keempat metode lainnya.
3.2 Perbedaan Antar Metode
Perbedaan pertama dari metode perencanaan strategis yang dibandingkan adalah dari teknik analisis yang digunakan pada masing-masing metode. Pada metode SPIS versi John Ward dan Joe Peppard teknik analisis SWOT, PEST, Five Force Competitive, analisis Value Chain, Metode Critical Success Factors , metode Balance Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid. Metode Information Engineering versi James Martin menggunakan metode analisis situasi, analisis kebutuhan, dan CSF. Metode EAP versi Steven H. Spewak menggunakan teknik analisis ERD dan CRUDE Matrix. Metode TOGAF menggunakan teknik analisis Technology Portfolio Catalog, DFD atau UML, Environment and Location Diagram, Network Computing Diagram, Project Context Diagram and Benefit Diagram.Zachman Framework menggunakan teknik analisis diagram UML dalam perancangan perencanaan strategis.
Tabel 3.2 Perbedaan Teknik Analisis Metode Perencanaan Strategis
Metode Teknik Analisis
SPIS
SWOT, PEST, Five Force Competitive, Value Chain, Critical Success Factor (CSF), Balanced Score Card (BSC), dan McFarlan’s Strategy Grid
Zachman Framework Diagram UML
Information Engineering
Analisis Situasi, Analisis Kebutuhan, dan CSF
EAP Analisis ERD dan
CRUDE Matrix
TOGAF
Analisis Technology Portfolio Catalog, DFD atau UML.
Masing-masing dari metode perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi mempunyai kelebihan dan kekurangan. Dengan mengetahui perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang baik akan sangat penting untuk implementasi e-Government yang efektif. Dengan adanya perencanaan strategis, akan dapat menyediakan sebuah roadmap bagi organisasi pemerintah untuk bergerak dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan dalam jangka menengah maupun jangka panjang.
3.3 Perencanaan Strategis dan e-Government Implementasi e-Government yang setengah-setengah, tanpa perencanaan dan tidak sistematik akan membuat penerapan dari e-Government menjadi lebih riskan. Sebuah penelitian mengenai proyek e-Government di negara berkembang adalah sebagai berikut (Heeks, 2003).
(a) 35% gagal total (b) 50% gagal sebagian (c) 15% berhasil
Melihat kecilnya tingkat keberhasilan dan kesuksesan e-Government di negara berkembang, maka organisasi pemerintah di Indonesia juga perlu memperhatikan perencanaan strategis e-Government dengan lebih matang, karena semakin tinggi tingkat kegagalan, maka anggapan bahwa Sistem Informasi dan Teknologi Informasi hanya sebagai sumber biaya dan akan ditinggalkan menjadi semakin besar.
Tanpa perencanaan strategis yang baik maka potensi kerugian dan kegagalan yang muncul dari proyek e-Government antara lain adalah sebagai berikut (Arief, 2008).
sudah diinvestasikan padaperlengkapan, biaya konsultasi, fasilitas baru,program training dll.
(b) Kerugian keuangan secara tidak
langsung yaitu kerugian dalam bentuk uang yang sudah diinvestasikan dalam bentuk waktu dan usaha dari pegawai yangterlibat dalam proyek tersebut. (c) Kerugian kesempatan yaitu kerugian
berupa hilangnyakesempatan untuk mengivestasikan uang dalambentuk lain, jika tidak digunakan untuk proyek e-Government yang gagal tersebut.
(d) Kerugian Politis yaitu kerugian dalam bentukkehilangan muka dan image dari orang-orang,organisasi atau bahkan negara yang terlibat dalamproyek yang gagal tersebut.
(e) Kehilangan prospek keuntungan yaitu kerugianberupa kehilangan manfaat jika proyek e-Government tersebut berjalan dengan baik.
(f) Biaya dimasa yang akan datang yaitu kerugian bahwakegagalan dari suatu proyek e-Governmentmeningkatkan kemungkinan terjadinya penolakandari proyek e-Government lain dimasa yang akandatang.
Perlu suatu strategi untuk mencegah dampak kegagalan dari Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang terjadi karena implementasi yang tidak baik.Hal yang paling utama dari perencanaan strategi adalah untuk memperkecil dampak negatif dan memberikan manfaat yang maksimal dari penerapan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam organisasi.
4. PENUTUP
Kurangnya kesadaran akan perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang baik, akan berdampak pada meningkatnya risiko kegagalan pada pengembangan e-Government. Manfaat Sistem Informasi dan Teknologi Informasi tidak akan bisa diperoleh dengan maksimal, dan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi bisa dianggap hanya sebagai sumber biaya semata serta bisa saja ditinggalkan. Kelima metode perencanaan strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada paper ini diharapkan dapat memberi pencerahan mengenai perencanaan e-Government yang baik, efisien dan efektif. Hal yang paling utama dari perencanaan strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi adalah untuk mengecilkan risiko gagalnya implementasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi serta meningkatkan manfaat dari Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam organisasi.
PUSTAKA
Adam, J. (2005). Successful Strategic Planning: Creating Clarity. Journal of Healthcare Information Management, 19(3), 24–31.
Arief, M. (2008). Kesenjangan: Faktor Utama Penyebab Kegagalan Proyek E-Government.
In Konferensi dan Temu Nasional Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia.
Jakarta: Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi – BPPT.
Cakrayana, I. (2011). Perancangan Enterprise Architecture menggunakan TOGAF ADM untuk Penerapan Standar Nasional
Pendidikan Di Sekolah Menengah Atas.
Institut Pertanian Bogor.
Forman, M. . (2005). Using IT to Transform the Effectiveness and Efficiency of Government.
E-Government & Information Technology, 27.
Friedman, & George. (2010). The Next 100 Years: A Forecast for the 21st Century.Black Inc (p. 69). Black Inc.
Hammer, M., & Champy, J. (1993). Reengineering The Corporation (p. 223). Nicholas Brealey Publishing Ltd.
Heeks, R. (2003). Most e-Government for
Development Projects Fail How Can Risks be Reduced? (p. 19). Manchester, UK: University of Manchester.
Henderson, J. C., & Sifonis, J. G. (1988). The Value of Strategic IS Planning: Understanding, Consistency, Validity, and IS Markets. MIS Quarterly, 12, 182–200.
Hewlett, N. E. (2006). The USDA Enterprise Architecture Program. PMP CEA, Enterprise
Architecture Team, USDA-OCIO.
Kase, J. . (2010). Perencanaan Strategis SI pada
Pemkab Timor Tengah Selatan. Universitas
Gadjah Mada.
Martin, J. (1990). Information Engineering (Book II, Planning and Analysis). Prentice-Hall.
Pratama, A. (2012). Perancangan Arsitektur Enterprise Untuk Koperasi di Pasar Tradisional dengan Mengacu Pada TOGAF Studi Kasus: Pasar Cimol Gedebage. Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung bidang Teknik Elektro dan Informatika, 1, 3.
Rufaida, R. (2012). Perancangan Arsitektur Teknologi Informasi Rumah Sakit dengan TOGAF (The Open Group Architecture Framework). Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung bidang Teknik Elektro dan
Setiawan, E. B. (2009). Pemilihan Enterprise Architecture (EA) Framework. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi.
Setiawan, H. S. (2007). Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi untuk Industri Manufaktur: Studi Kasus PT. Meiwa Indonesia. Universitas Indonesia.
Spewak, H. S., & Hill, S. C. (1992). Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Application, and Technology. New York: John Wiley & Sons.
Surendro, K. (2007). Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Informatika Sekolah Teknik Elektro dan Informatika, Institut Teknologi Bandung (ITB), 8, 1–9.
The Chief Information Officers Council. (1999). Federal Enterprise Architecture Framework Version 1.1.
The Open Group. (2009). TOGAF Version 9 The Open Group Architecture Framework (TOGAF). In The Open Group.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information System (3rd ed., p. 641). West Sussex: John Wiley & Sons Ltd.
Wheelan, T. L., & Hunger, J. D. (2004). Strategic Management and Business Policy (9th ed., p. 1088). Prentice Hall.
Yusrizal. (2013). Perencanaan Strategis Sistem Informasi Dan Pemodelan Arsitektur Sistem Informasi Prioritas Dengan Pendekatan
Zachman Framework. Universitas Gadjah
Mada.
