SISTEM
PENDATAAN ONLINE PENDIDIKAN MENENGAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH
KATA PENGANTAR
Reformasi birokrasi telah mendorong banyak perubahan, terutama dalam memberikan layanan yang lebih baik. Perubahan penting yang juga merupakan dampak reformasi birokrasi adalah dirubahnya mekanisme pendataan yang sebelumnya menjadi tanggung jawab sepenuhnya Pusat Data dan Statistik Pendidikan dipindah ke masing-masing unit utama. Bagi Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah, perubahan ini merupakan peluang yang baik untuk menata kembali mekanisme pendataan yang selama ini dirasakan kurang memuaskan.
Buku Sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah ini berisi penjelesan detil tentang mekanisme pendataan baru yang dijalankan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
Poin penting yang dapat diungkapkan dari buku ini bahwa Sistem Pendataan Online Pendidikan Menengah ini akan menjadi satu-satunya sumber data persekolahan untuk dasar pengambilan kebijakan dan dasar pelaksanaan kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Untuk itu, perlu partisipasi aktif dari semua satuan pendidikan menengah, dinas kabupaten/kota/propinsi, dan Direktorat Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah untuk melaksanakan semua ketentuan mekanisme pendataan online pendidikan menengah ini.
Kami menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah menyumbangkan pemikirannya demi terselesaikannya buku ini.
Jakarta, Agustus 2012 .
Direktur Jenderal Pendidikan Menengah
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan ... 2
C. Ruang Lingkup Pembahasan ... 3
II. MEKANISME PENDATAAN DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH A. Dasar Hukum ... 5
B. Mekanisme Pendataan 1. Tahapan Pendataan... 6
2. Alur Pendataan Dari Satuan Pendidikan Ke Server Ditjen Dikmen ... 8
3. Kebutuhan System Pendataan... 9
4. Prosedur Pengumpulan, Update, dan Sinkronisasi Data ... 11
C. Prinsip Pendataan di Lingkungan Satuan Pendidikan 1. Pendataan Pendidikan Menengah berbasis ICT Based School Management ... 12
2. Dukungan Kebijakan Untuk Pelaksanaan ICT Based School Management. ... 15
D. Unit Organisasi Terkait 1. Peran Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah (Ditjen Dikmen) ... 18
2. Peran Direktorat Teknis di Lingkungan Ditjen Dikmen ... 18
3. Peran KK Datadik ... 18
4. Peran SMK Center/SMA Center ... 19
5. Peran Sekolah ... 19
III. INFRASTRUKTUR/PERANGKAT KERAS A. Kapasitas Jaringan dan Pengamanannya 1. Kebutuhan koneksi internet minimal ... 21
2. Strategi pengamanan ... 21
IV. STRATEGI PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK
A. Pengembangan Formulir Sebagai Dasar Pengumpulan Data ... 25
B. Pengembangan Database Aplikasi ... 26
C. Pengembangan Aplikasi 1. Aplikasi ICT Based School Management ... 27
2. Aplikasi Service Interface ... 28
3. Aplikasi Data WareHouse a. Aplikasi Portal Data ... 29
b. Aplikasi Monitoring Pendataan ... 29
c. Aplikasi Validasi online ... 29
4. Aplikasi SMS Center ... 30
V. STRATEGI IMPLEMENTASI PENDATAAN ONLINE PENDIDIKAN MENENGAH A. Pembentukan Tim Fasilitator Pusat ... 31
B. Penentuan SMA,SMK dan SMLB Center ... 31
C. TOT Fasilitator SMA/SMK/SMLB Center ... 31
D. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Pendataan oleh Fasilitator SMA/SMK/SMLB Center. ... 32
E. Diseminasi Kebijakan Pendataan Pendidikan Menengah Kepada Unit-Unit Terkait. 1. Sosialisasi Langsung ... 32
2. Ikut Kegiatan Workshop ... 32
3. Mengirimkan Surat Edaran ke unit terkait ... 32
F. Publikasi Media ... 33
VI. PEMANFAAT INFORMASI PENDATAAN PENDIDIKAN MENENGAH A. Sinergi Data Pendidikan ... 35
VII. PENYEDIAAN DUKUNGAN PUSAT LAYANAN
PENDATAAN PENDIDIKAN MENENGAH
A. FAQ ... 39
B. Ticketing Support Center ... 39
C. Online Massenger ... 40
D. Call Center ... 40
VIII. RANCANGAN KE DEPAN A. Mekanisme Update Data ... 43
B. Pemberdayaan Sekolah Tiap Kabupaten/Kota ... 43
C. Mirrorring Server ... 44
D. Tenaga Ahli ... 44
IX. PENUTUP ... 47
LAMPIRAN
1. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional No. 2 Tahun 20011
2. Diagram Konsep Database Sistem Pendataan Pendidikan Menengah 3. Block Diagram Sistem Pendataan Pendidikan Menengah
4. Flow Diagram Service Interface Integrator 5. Standar Operasional dan Prosedur
a. SOP Penerbitan dan Distribusi User ID dan Password Sinkronisasi
b. SOP Akses, Pemanfaatan Data dan Support Pendataan Online 6. Format Formulir Pendataan Pendidikan Menengah
Halaman | 1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu wujud pelaksanaan reformasi birokrasi adalah diterbitkannya Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 36 tahun 2010 yang kemudian diperbarui dengan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 1 tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Poin penting yang tersurat dalam permendikbud tersebut adalah perubahan tugas dan fungsi pengumpulan data yang sebelumnya dibebankan kepada Pusat Data dan Statistik Pendidikan (sebelumnya Pusat Statistik Pendidikan) dialihkan menjadi tugas dan fungsi masing-masing unit utama.
Dengan perubahan tugas dan fungsi ini berimplikasi terjadinya perombakan prosedur/mekanisme dan pengumpulan data di masing-masing unit utama. Sebagai unit yang sebelumnya tidak pernah memiliki tugas dan fungsi pengelolaan dan pengumpulan data menjadikan unit utama harus bekerja keras untuk segara mengambil langkah dalam memenuhi tugas dan fungsi barunya tersebut.
Dalam hal pengelolaan data pendidikan, Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (waktu itu masih dibawah naungan Kementerian Pendidikan Nasional) mengeluarkan Instruksi Menteri nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan. Instruksi Menteri ini pada dasarnya menugaskan kepada Direktur Jenderal dan Sekretaris Direktorat Jenderal (dalam buku cetak biru ini konteksnya adalah Pendidikan Menengah) untuk mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas pengumpulan data pendidikan menengah.
Halaman | 2 Dinyatakan pula bahwa hasil pengumpulan data tersebut merupakan satu-satunya sumber acuan data kependidikan dalam rangka kegiatan dan pengambilan keputusan atas entitas pendidikan yang didata.
Sebagai unit yang ditunjuk untuk mengkoordinir pengumpulan data dari satuan pendidikan secara bersama-sama, Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah Perlu merumuskan tentang:
o Atribut dari masing-masing entitas yang akan dijadikan formulir dasar pengumpulan data.
o Struktur database tingkat unit utama yang akan dijadikan dasar pengembangan aplikasi.
o Mekanisme pengumpulan data. o Strategi sosialisasi.
o Strategi Monitoring dan Evaluasi.
Rumusan ini harus segera dipublikasi mengingat kebutuhan data akan terus berjalan tidak dapat menunggu dengan alasan apapun. Oleh karena itu, buku cetak biru dipublikasikan dalam rangka memberikan penjelasan yang sangat detil terkait pendataan pendidikan di lingkungan Direktorat Jenderal pendidikan Menengah.
B. Tujuan
Cetak biru ini disusun untuk memberikan penjelasan secara rinci tentang pelaksanaan pendataan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Diharapkan, unit-unit terkait dengan pendataan pendidikan menengah memperoleh informasi yang jelas sehingga mengerahkan segala daya upayanya demi suksesnya pendataan ini.
Halaman | 3 Selain itu, buku ini berisi tentang rekomendasi pelaksanaan implementasi yang melibatkan simpul-simpul pendataan yang merupakan kepanjangan tangan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
C. Ruang Lingkup Pembahasan
Bagian awal buku ini akan membahas tentang dasar hukum pelaksanaan kegiatan pendataan online yang bebankan kepada Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Dengan dasar hukum yang jelas maka pelaksanaan kegiatannya akan lebih terarah.
Bab II buku ini akan membahas tentang mekanisme pendataan yang disusun oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Diawali dari proses pengembangan instrumen/formulir pendataan, kemudian dilanjutkan dengan pengembangan database, aplikasi database, sosialisasi dan pelaksanaan pendataan di lapangan.
Lebih detil lagi bab II ini akan menjelaskan tentang alur pendataan dari satuan pendidikan ke server pengelola data pendidikan menengah. Prosedur update data dan sinkronisasi juga dibahas di bagian ini. Pada bab ini juga dijelaskan tentang kebutuhan sistem, aplikasi, infrastruktur di tingkat satuan pendidikan, dan prinsip pendataan berbasis data hasil pengelolaan data administrasi akademik sekolah (ICT Based School Management).
Bab III buku ini akan membahas tentang infrastruktur/perangkat keras yang dibutuhkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan data pendidikan (Pendataan Online Pendidikan Menengah). Bab ini juga akan menggambarkan secara rinci proses tahapan kepemilikan perangkat keras dan perangkat lunak yang harus dipenuhi setiap tahun.
Halaman | 4 Bab V berisi tentang strategi implementasi pendataan online pendidikan menengah. Pada bab ini pembahasan diarahkan kepada langkah-langkah yang ditempuh oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah agar pelaksanaan kegiatan ini berjalan sukses.
Bab VI menjelaskan tentang aturan pemanfaatan informasi yang terkandung dalam portal pendataan pendidikan menengah. Pemanfaatan informasi ini terkait dengan Direktorat Teknis yang berada di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah maupun unit lain yang berkaitan dengan data pendidikan menengah.
Bab VII akan membahas tentang pusat layanan yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah untuk mengawal pelaksanaan kegiatan pendataan online pendidikan menengah ini.
Halaman | 5
BAB II.
MEKANISME PENDATAAN
DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN MENENGAH
A. Dasar Hukum
Permendiknas nomor 36 tahun 2010 yang diperbarui dengan Permendikbud nomor 1 tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Isi dari permendikbud tersebut berkaitan dengan kedudukan, tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Poin penting yang terkait dengan pendataan adalah perubahan tanggung jawab pengelolaan pendataan yang tadinya dibebankan kepada Pusat Data dan Statistik Pendidikan, pada permendikbud tersebut dialihkan menjadi tanggung jawab masing-masing unit utama yang salah satu diantaranya adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
Instruksi Menteri Pendidikan Nasional nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan, memperjelas kedudukan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah melalui Sekretariat Direktorat Jenderal terkait tugas pendataan. Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan menengah diberi kewenangan untuk merancang prosedur pengumpulan data, melakukan sosialisasi formulir dan prosedur yang dihasilkan untuk tiap kelompok pendidikan, membangun sistem pengumpulan dan penyimpanan data, dan mengkoordinir pengumpulan semua data pokok pendidikan dari satuan pendidikan yang berada di bawah pembinaan masing-masing Direktorat Jenderal.
Halaman | 6
B. Mekanisme Pendataan
1. Tahapan Pendataan
Aktivitas pendataan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah tidak lagi dilaksanakan dengan cara penyebaran formulir cetak. Alasan utama penetapan ini adalah karena pertimbangan sebagai berikut:
a. Satuan data terkecil yang didata adalah identitas satuan pendidikan, fasilitas sarana prasarana, individu peserta didik, dan individu pendidik dan tenaga kependidikan. Data yang akan terkumpul dari masing-masing satuan pendidikan akan sangat besar sehingga sangat tidak efektif jika mengandalkan formulir cetak.
b. Mekanisme pengiriman data berbentuk formulir cetak sangat sulit dilakukan di wilayah Indonesia yang berbentuk kepulauan apalagi dengan ukuran formulir cetakan yang sangat besar.
c. Entry data dan validasi formulir cetak akan sulit dilakukan sehingga rentan terhadap kesalahan entry dan validasi.
Formulir dasar yang akan digunakan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah mengacu pada formulir yang dikembangkan oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan. Beberapa atribut bersifat wajib dan harus ada dalam formulir yang digunakan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah, dan beberapa atribut lagi adalah untuk mengakomodir kepentingan internal. Dari formulir dasar itulah kemudian dikembangkan menjadi formulir untuk sekolah menengah atas, sekolah menengah kejuruan dan sekolah menengah pendidikan khusus dan layanan khusus.
Formulir dasar yang dimaksud akan dijadikan sebagai dasar pengembangan database untuk kegiatan pendataan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Format formulir yang dikembangkan Direktorat Jenderal Pendikan Menengah dapat dilihat pada Lampiran 1.
Halaman | 7 Gambar 1. Alur Pengembangan Formulir Pendataan Pendidikan Menengah.
Aplikasi database dikembangan mengacu pada formulir yang telah ditetapkan, dan yang paling penting untuk diperhatikan adalah seluruh kode referensi terkait individu sekolah, fasilitas sarana prasarana, individu peserta didik maupun individu pendidik dan tenaga kependidikan harus mengikuti yang sudah ditentukan oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan. Selain itu, aplikasi database yang digunakan untuk seluruh kelompok pendidikan harus memiliki rancangan yang serupa oleh karena itu harus dikembangkan oleh satu tim dibawah arahan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah atau menggunakan aplikasi yang sudah banyak digunakan oleh satuan pendidikan tetapi cocok dengan desain formulir dasar.
Setelah aplikasi database yang sesuai dengan formulir berhasil dikembangkan, tahapan berikutnya adalah sosialisasi kepada satuan pendidikan yang akan menggunakan aplikasi database tersebut.
Formulir Dasar (PDSP)
Formulir SMA
Formulir SMK
Halaman | 8 Isi sosialisasi meliputi informasi tentang atribut yang akan digunakan dalam pendataan online, aplikasi database yang akan digunakan, dan mekanisme pendataan yang akan diterapkan.
2. Alur Pendataan Dari Satuan Pendidikan ke Server Ditjen Dikmen
Alur pendataan dimulai dari satuan pendidikan di kelompok pendidikan menengah. Data yang terkumpul di satuan pendidikan dikumpulkan ke server Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah melalui beberapa cara.
a. Untuk sekolah yang sudah mapan dan memiliki komputer server online pendataan dilakukan secara online melalui service interface yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
b. Untuk sekolah yang belum mapan, pendataan dilakukan dengan mekanisme backup/restore atau export/import yang prosedurnya ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dan di dampingi oleh SMA/SMK/SMLB Center di daerahnya.
Gambar 2. Alur Pendataan Pendidikan Menengah.
Halaman | 9 PKLK) yang telah ditunjuk bertugas membantu dan mendampingi sampai masalah pendataan sekolah tersebut tuntas.
Mekanisme pendataan online melalui service interface, backup/restore, maupun export/import akan dapat berjalan dengan efektif jika sekolah melaksanakan pengelolaan data nya menggunakan aplikasi database yang memiliki struktur dan platform sejenis. Untuk hal itu, Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah akan menetapkan kualifikasi dan model aplikasi yang akan diterapkan di lingkup satuan pendidikan.
3. Kebutuhan Sistem Pendataan
Berdasarkan alur pendataan online yang diuraikan di atas, terdapat beberapa poin penting yang harus diperhatikan agar pendataan online dari tingkat satuan pendidikan ke server Ditjen Dikmen berjalan dengan baik adalah :
(1). Aplikasi sistem di tingkat satuan pendidikan
Untuk dapat memenuhi alur pendataan online di atas, sekolah harus melaksanakan ICT Based School Management (Pengelolaan Sekolah Berbasis TIK). Ketentuan ini sebagai prasyarat agar alur pendataan online yang dirancang Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dapat berjalan sesuai rencana. Penetapan ICT Based School Management memiliki dua tujuan: a. Efektivitas pengumpulan data dari satuan pendidikan ke Direktorat Jenderal
Pendidikan Menengah. b. Jaminan validitas data.
Efektivitas pengumpulan data terjadi karena dengan ICT Based School Management sekolah tidak lagi harus mengirimkan dokumen cetak yang berukuran besar. Selain itu sekolah juga sekaligus dapat menyampaikan seluruh data sekolah sampai ke titik fasilitas sekolah, individu peserta didik, dan individu pendidik dan tenaga kependidikan.
Halaman | 10 kehadiran. Pendidik yang mengajar pun pasti guru di satuan pendidikan tersebut karena memiliki penugasan mengajar dan jadwal mengajar dalam satu minggu.
Aplikasi tambahan yang akan menghubungkan antara aplikasi ICT Based School Management dengan aplikasi pangkalanan data di server Direktorat Jenderal Pendidikan menengah dinamakan service interface. Aplikasi ini beroperasi sesuai dengan format dan kode referensi yang sudah ditetapkan.
Seluruh data di satuan pendidikan yang dihubungkan oleh service interface tersebut akan dikelola oleh aplikasi manajemen data yang tersimpan di server Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dengan memanfaatkan infrastruktur yang dipersiapkan. Jika data yang sudah masuk tidak valid maka sekolah akan mendapatkan pesan peringatan dari system yang akan di tampilkan di portal pendataan online dan di kirim melalui email ke admin sekolah.
(2). Data Referensi
Selain aplikasi yang dioperasionalkan dalam rangka ICT Based School Management, pendataan online ini juga membutuhkan pengaturan kode referensi baik itu referensi wilayah maupun kode-kode lain yang terkait dengan identitas sekolah, fasilitas sekolah, individu peserta didik dan individu pendidik dan tenaga kependidikan. Kesamaan kode referensi ini dibutuhkan agar proses integrasi data dari seluruh satuan pendidikan dengan unit utama lain menjadi lebih mudah.
Kode-kode referensi yang akan digunakan harus terpasang dalam suatu sistem yang dapat diakses secara online, sehingga ketika setiap satuan pendidikan yang memerlukan kode referensi tersebut dapat langsung merujuk ke sistem yang dimaksud.
Halaman | 11 diterbitkan oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan. Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dalam hal ini hanya bertugas menggunakan referensi yang sudah diterbitkan.
Dalam kondisi dimana Pusat Data dan Statistik Pendidikan belum mengeluarkan data referensi terkait atribut tertentu, Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah akan mengeluarkan nilai data sementara yang hanya berlaku di lingkup pendataan, sampai dikeluarkan nilai data referensi dari Pusat Data dan Statistik Pendidikan.
(3). Infrastruktur Pendataan Online di tingkat satuan pendidikan
Infrastruktur yang digunakan dalam pendataan online ini adalah sekolah yang sudah memiliki komputer yang sudah terkoneksi dengan internet. Koneksi internet dalam hal ini dapat berupa koneksi dedicated maupun yang berasal dari modem GSM. Kebutuhan internet yang minim ini memungkinkan seluruh satuan pendidikan menengah untuk melaksanakan pendataan online.
Adapun Spesifikasi komputer untuk bisa melakukan pendataan online adalah komputer atau laptop dengan spesifikasi minimal seperti di bawah ini
Prosesor : Intel Pentium IV
Hardisk : 80 Gb
RAM (Memory) : 1 Gb
Operating System : Windows (XP atau 7)
CD Room Drive
Koneksi Internet : 128 Kbps
4. Tata Cara Pengumpulan, Update, dan Sinkronisasi Data
Halaman | 12 Untuk satuan pendidikan yang telah memiliki server online aktivitas pendataan (pengumpulan data) didefinisikan sebagai aktivitas pengiriman data melalui infrastruktur ICT yang dapat dilakukan oleh admin satuan pendidikan tersebut atau admin ICT Center atau SMA/SMK/SM PKLK Center yang ditunjuk, atau oleh admin pangkalan data Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Dalam beberapa hal, aktivitas pendataan online ini dapat dilakukan berulang-ulang sesuai kebutuhan dengan aturan prosedur yang ditetapkan.
Aktivitas pengumpulan data untuk satuan pendidikan yang belum online dilakukan atas bantuan ICT Center atau SMA Center dengan cara melakukan pendampingan implementasi ICT Based School management dan proses menjalankan service interface pendataan online.
Update data hanya bisa dilakukan di aplikasi yang terpasang di masing-masing satuan pendidikan yang kemudian dilakukan proses sinkronisasi yang bisa dilakukan oleh admin masing-masing satuan pendidikan, admin ICT Center atau SMA/SMK/SM PKLK Center, atau admin pangkalan data Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
C. Prinsip Pendataan di Lingkup Satuan Pendidikan
1. Pendataan Pendidikan Menengah berbasis ICT Based School
Management
Pendataan yang dilaksanakan di lingkungan satuan pendidikan menganut prinsip keterkaitan antara transaksi yang terjadi di sekolah dengan penjaringan data yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Seluruh aktivitas transaksi yang terjadi dalam rangka pengelolaan sekolah (ICT Based School Management) dirujuk sebagai aktivitas pengumpulan dan update data. Dengan asumsi ini maka data yang terkumpul sebagai akibat dari transaksi operasional sekolah sehari-hari diperlakukan sebagai data terkini dari satuan pendidikan.
Halaman | 13 aplikasi database tersebut pastilah data riil, bukan data yang direkayasa. Disamping itu data yang tersimpan pastilah data yang uptodate karena proses pengkinian datanya dilakukan setiap hari sesuai transaksi harian yang terjadi di satuan pendidikan.
Untuk itu, setiap satuan pendidikan didorong untuk menerapkan ICT Based School Management. Secara detil yang dimaksud ICT based School management adalah proses transaksi harian yang terjadi di lingkup satuan pendidikan terkait aktivitas layanan akademik, layanan kepegawaian, layanan kesiswaan, dan layanan lainya dikelola dengan sistem administrasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK).
Layanan yang berkaitan dengan kesiswaan, antara lain :
Penerimaan Siswa Baru, Absensi, Pelanggaran, Perpindahan (pindah kelas, pindah jurusan, pindah sekolah, siswa pindahan), Nilai Harian, Nilai Raport, Nilai Ujian, Nilai portofolio, Nilai Kepribadian, Pembayaran, Kenaikan Kelas, Penjurusan, Kelulusan.
Layanan yang berkaitan dengan kepegawaian, antara lain :
Absensi, Kebutuhan Guru, Riwayat Mengajar, Mutasi, Pensiun, Kenaikan, Pangkat dan Golongan, Kenaikan Jabatan
Layanan yang berkaitan dengan akademik, antara lain :
Kalender Akademik, Penugasan Guru Mengajar, Jumlah Jam Mengajar Guru, Jadwal Pelajaran, Pembentukan Rombel, Daftar Guru Mengajar, Wali Kelas, Penetapan Perangkat Administrasi Pembelajaran.
Layanan yang berkaitan dengan sarana prasarana, antara lain:
Kepemilikan Lahan tanah, Ruangan Sekolah, Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Data Buku Perpustakaan, Listrik
Dengan model pendataan yang dikaitkan dengan pengelolaan sekolah sehari-hari seperti tersebut di atas, akan diperoleh kualitas data yang baik.
Halaman | 14 b. Sekolah akan selalu meng-update data, karena proses update data berkaitan
dengan transaksi harian yang terjadi disekolah dalam rangka operasional sekolah. Ketika ICT Based School Management diaplikasikan berarti seluruh data transaksi sehari-hari akan langsung diinput kedalam sistem, sehingga data akan selalu uptodate.
c. Informasi mudah diolah dan di-share karena tersimpan dalam satu database terintegrasi. Database hasil ICT Based School Management akan menjadi pangkalan data sekolah, didalamnya akan dikelola berbagai data transaksi kesiswaan, kepegawaian,akademik, sarana prasarana, keuangan yang saling terintegrasi menjadi satu.
Data hasil pelaksanaan ICT Based School Management dapat diintegrasikan ke pangkalan data Direktrorat Jenderal Pendidikan Menengah menggunakan alur pendataan seperti yang sudah dijelaskan dalam bab terdahulu.
Untuk menerapkan ICT Based School Management sesuai yang telah dijelaskan diatas tentu membutuhkan kesiapan sekolah dalam hal SDM dan infrastruktur. Kondisi dilapangan ada beberapa tantangan, diantaranya adalah :
a. Hanya sebagian sekolah yang memiliki SDM dan infrastruktur yang memadai dan memiliki server online.
b. Beberapa diantara sekolah yang memiliki infrastruktur memadai belum memiliki server online.
c. Sebagian besar sekolah tidak memiliki infrastruktur TIK (jaringan intranet/internet)
d. Dibutuhkan kerja cerdas untuk dapat mengumpulkan data yang tersimpan dalam database hingga dapat diolah di Ditjen Dikmen.
Dengan kondisi lapangan seperti disebutkan di atas ada perlu adanya upaya-upaya yang dilakukan, diantaranya adalah :
a. Peningkatan kemampuan SDM dalam pengelolaan ICT Based School Management dengan pelatihan-pelatihan yang berkesinambungan.
b. Upaya pendampingan sekolah melalui forum-forum komunikasi.
Halaman | 15
2. Dukungan Kebijakan Untuk Pelaksanaan ICT Based School
Management dan Pendataan Pendidikan Menengah
Pelaksanaan ICT Based School Management di setiap satuan pendidikan akan menghadapi kendala jika tidak didukung oleh kebijakan pemerintah yang saling terkait. Suatu satuan pendidikan cenderung untuk tidak melaksanakan ICT Based School Management karena sebuah anggapan bahwa pelaksanaannya hanya akan membebani mereka. Mereka menganggap tidak ada nilai tambah yang mereka peroleh jika menerapkan ICT Based school Management.
Berbeda keadaannya jika pelaksanaan ICT Based School Management ditiap-tiap satuan pendidikan diikuti dengan kebijakan pemerintah pusat (dalam hal ini Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah) yang mempersyaratkan pelaksanaan ICT Based School Management untuk memperoleh layanan tertentu. Misalnya, pemerintah mengambil kebijakan bahwa Dana Bantuan Operasional Sekolah Menengah akan diberikan kepada satuan pendidikan yang telah melaksanakan ICT Based School Management yang aplikasinya dikembangkan oleh Ditjen Dikmen. Bukti pelaksanaannya berupa tercatatnya identitas sekolah, individu peserta didik, dan individu pendidikan dan tenaga kependidikan di server Sistem Pendataan Pendidikan Menengah.
Dengan kebijakan seperti ini akan merangsang seluruh satuan pendidikan untuk melaksanakan ICT Based School Management.
Kebijakan pemerintah terkait Ujian Nasional juga menjadi pemicu tiap satuan pendidikan untuk menjalankan ICT Based School Management. Sistem kerjanya adalah nomor calon peserta Ujian Nasional tidak lagi didaftarkan ke Pusat Penilaian Pendidikan, melainkan diterbitkan langsung berdasarkan data peserta didik yang telah terdaftar di Sistem Pendataan Pendidikan Menengah. Dengan kebijakan ini, otomatis akan memaksa sekolah untuk mengupdate data mereka untuk tujuan tersebut.
Halaman | 16 a. Dana Bantuan Operasional Sekolah Menengah (BOSM)
BOSM adalah dana bantuan yang diberikan oleh pemerintah pusat ke sekolah-sekolah untuk mendukung dana operasional sekolah-sekolah sehari-hari. Dana ini diberikan ke sekolah berdasarkan hitungan jumlah siswa yang bersekolah ditempat tersebut. Besaran bantuan per siswa yang akan disalurkan melalui kegiatan BOSM ini akan terus meningkat sejalan dicanangkannya Pendidikan Menengah Universal oleh pemerintah pusat. Dengan bertambah besarnya nilai BOSM ini diharapkan sekolah-sekolah akan berlomba-lomba untuk mendapatkan dana bantuan tersebut.
Antusiasme untuk mendapatkan BOSM ini adalah peluang yang baik bagi pemerintah pusat terkait pendataan pendidikan menengah. Pemerintah pusat harus mengkaitkan antara pendataan pendidikan menengah ini dengan penyaluran BOSM. Artinya, sekolah baru akan memperoleh BOSM jika mereka telah melaksanakan ICT Based School Management dan men-sinkronisasi datanya dengan server pusat. Jika sekolah tidak melaksanakan pendataan seperti yang digariskan oleh pemerintah pusat maka tidak diberi BOSM.
Secara operasional, Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah harus menginstruksikan kepada Direktorat Teknis terkait untuk tidak menyalurkan BOSM ke sekolah-sekolah yang tidak melakukan sinkronisasi data nya dengan server pusat.
b. Dana Bantuan Pembangunan Ruang Kelas Baru
Halaman | 17 Untuk mengatasi ini, Direktorat Jenderal harus mengeluarkan kebijakan yang menugaskan Direktorat Teknis yang menyalurkan dana bantuan RKB untuk tidak menyalurkan dana tersebut berdasarkan proposal. Kebutuhan RKB ditetapkan berdasarkan analisis gab menggunakan sumber data dari sistem pendataan pendidikan menengah. Dengan kata lain, jika sekolah-sekolah tidak mengirimkan datanya di sistem pendataan pendidikan menengah ini tidak akan memperoleh dana bantuan RKB.
c. Penerbitan Nomor Peserta Ujian Nasional
Pelaksanaan Ujian Nasional diawali dengan proses pendaftaran calon peserta Ujian Nasional ke Pusat Penilaian Pendidikan (Puspendik). Aktifitas ini setiap tahun dilakukan untuk menjaring calon peserta UN dan dasar penerbitan nomor peserta UN.
Proses pendaftaran calon peserta UN sebagai dasar penerbitan nomor peserta UN kedepannya tidak dilakukan lagi. Nomor peserta UN akan diterbitkan sesuai dengan data siswa yang sudah masuk di Sistem Pendataan Pendidikan Menengah. Dengan kebijakan ini maka tidak ada alasan sekolah untuk tidak melakukan sinkronisasi data dengan server sistem pendataan pendidikan menengah.
d. Kelengkapan Data Sebagai Syarat Layanan
Selama ini, satuan pendidikan memperoleh layanan dari pemerintah pusat tanpa ada syarat yang dibebankan kepada mereka. Artinya, kapanpun mereka membutuhkan layanan tidak ada kondisi mengikat yang harus dipenuhi sekolah supaya memperoleh layanan tersebut.
Halaman | 18 sekolah belum melakukan sinkronisasi data tetapi terdaftar sebagai calon penerima layanan tertentu maka Direktorat Jenderal maupun Direktorat Teknis berhak untuk menganulir layanan yang akan diberikan tersebut.
D. Unit Organisasi Terkait
Peran Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
Peran Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dalam hal pendataan online ini adalah:
a. Merencanakan sistem aplikasi dan perangkat pendukung pendataan online susuai dengan format formulir yag tersedia
b. Mengembangkan Paket Aplikasi Sekolah (PAS) SMA/SMK/SMALB sesuai dengan ketentuan format formulir yang tersedia
c. Mengembangkan sistem service interface untuk proses singkronisasi data sekolah ke ditjen dikmen.
d. Melakukan sosialisasi, publikasi dan koordinasi dengan intansi terkait
e. Mengintruktikan kepada direktorat teknis untuk mencantumkan kebijakan pendataan online pada PANLAK yang akan diterbitkan untuk sekolah
Peran Direktorat Teknis di Lingkungan Ditjen Dikmen dalam Pendataan online ini adalah
a. Memasukkan strategi kebijakan panduan pelaksanaan program direktorat teknis
b. Berperan aktif dalam mensukseskan pendataan online pendidikan menengah c. Mensosialisasikan peran pendataan online dilingkungan pendidikan
menengah
d. Memanfaatkan pendataan online untuk kebutuhan perenceanaan dan evaluasi satuan pendidikan Menengah.
Peran KK Datadik
a. Mensosialisasikan peran pendataan online dilingkungan pendidikan menengah
Halaman | 19 c. Memanfaatkan pendataan online untuk kebutuhan perencanaan dan
evaluasi satuan pendidikan Menengah.
Peran SMK/SMA/SMALB Center
a. Melakukan sosialisasi dan workshop PAS SMA/SMK/SMALB kepada sekolah sekitar
b. Melakukan pendampingan atau asistensi Implementasi PAS SMA/SMK/SMALB di sekolah sampai data bisa di sinkronisasi ke server Ditjen Dikmen.
c. Melakukan pendampingan backup/restore atau eksport/import pada sekolah yang tidak memiliki infrastruktur dan koneksi internet.
Peran Sekolah
a. Melakukan entri data yang dimiliki sekolah dengan valid mulai dari identitas sekolah, Fasilitas sarana prasarana, peserta didik, pendidik dan tenaga kependidikan dalam rangka pelaksanaan ICT Based School Management. b. Melakukan sinkronisasi data dengan menggunakan service interface
Halaman | 21
BAB III
INFRASTRUKTUR/PERANGKAT KERAS
A. Kapasitas Jaringan dan Pengamanannya
Salah satu indikator yang menggambarkan seberapa handal sebuah sistem memberikan layanan kepada pelanggannya adalah SLA (Service Level Agreement). Sistem pendataan pendidikan menengah ini berencana untuk memberikan SLA sebesar 99% (berarti maksimal downtime yang diijinkan adalah 3.65 hari per tahun). Untuk mendukung dan menjaga operasional pendataan online hingga Service Level Agreement 99 %, maka dibutuhkan suatu perencanaan pemenuhan kebutuhan sarana dan pengamanan yang baik, disisi Network Operation Center (NOC) Ditjen Dikmen sebagai pengelola data warehousing.
1. Kebutuhan Koneksi Internet
o Ditjen Dikmen telah memiliki akses internet yang disediakan oleh Pusat Teknologi dan Komunikasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, kebutuhan bandwidth minimal yang direkomendasikan adalah Dedicated IIX 4 Mbps.
o Koneksi internet tersebut di harapkan dapat memenuhi kebutuhan sinkronisasi data hingga 32 sekolah dalam waktu yang bersamaan (concurent) dengan alokasi bandwidth sebesar 128 Kbps untuk tiap sekolah.
2. Strategi Pengamanan Gangguan Internet
Untuk meminimalisasi kemungkinan gangguan koneksi internet yang akan timbul, maka direncanakan strategi pengamanannya sebagai berikut :
Halaman | 22 online secara keseluruhan karena kegagalan sistem di salah satu lokasi server masih bisa dicover dari server di lokasi yang lainnya.
o Tahap awal akan dilakukan replikasi di dua lokasi, satu di pusat ruang NOC Senayan Gedung D sebagai Datawerehous Server Pusat dan lainnya di Colocation Server.
o Pengembangan replikasi berikutnya diharapkan dapat dilakukan melalui inisiatif dan pendanaan dari propinsi. Dengan demikian akses informasi pendataan melalui server propinsi diharapkan akan jauh lebih baik dan lebih cepat.
B. Server, Storage dan Sistem Pengamanannya
Perangkat keras Pendataan Online dipersiapkan secara redudance mulai dari Server, Storage Server, UPS hingga pengamanan terhadap operasional NOC melalui Access Control Room dengan FingerPrint.
1. Server Sistem Pendataan Online
Dengan pertimbangan keamanan dan kecepatan dalam recovery, Pengamanan Sistem Pendataan Online di desain dengan memanfaatkan Teknologi Virtualisasi dari Vmware. Sistem Pendataan Online (data warehouse) akan berjalan secara virtual di dua server fisik yang masing-masing dapat bekerja secara FailOver melalui fitur HA dan Vmotion dari VMWare.
2. Pengamanan data dengan Storage Server dan Mirorring Storage Server Pengamanan data di harapkan dapat di penuhi melalui penggunaan dua unit Storage Server yang bekerja secara RAID sebagai pengamanan data internal (harddisk) dan dipadukan dengan konsep Mirorring sebagai bentuk pengamanan Server Storage fisiknya.
3. Perangkat Power Supply dan Backup Power UPS
o Salah satu persyaratan spesifikasi teknis dari server yang digunakan adalah menggunakan Redundance Power Supply untuk setiap servernya. o Sedangkan backup terhadap gangguan listrik, di siapkan 2 unit UPS
Halaman | 23 4. Access Control Room
Pengamanan berikutnya adalah pengamanan secara fisik dengan jalan pemanfaatan Rack Server dan pengamanan akses ruang melalui pemasangan Finger Print Access Control Room.
C. Diagram Infrastruktur Sistem Pendataan Online
Halaman | 25
BAB IV
STRATEGI PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK
A. Pengembangan Formulir Pendatan Sebagai Dasar Pengumpulan Data
Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah menaungi beberapa direktorat teknis yaitu: Direktorat Pembinaan SMA, Direktorat Pembinaan SMK, Direktorat PK dan LK, dan Direktorat Pembinaan PTK.
Dari sudut pandang kebutuhan data, masing-masing direktorat teknis tersebut memiliki jenis kebutuhan data yang berbeda-beda. Dengan demikian tidak mungkin Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah menerbitkan formulir pendataan tanpa menanyakan terlebih dahulu kepada direktorat teknis terkait.
Formulir pendataan ini disusun dalam rangka menyelaraskan antara kebijakan pendataan yang akan dilaksanaakan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dengan kebutuhan masing-masing direktorat teknis.
Formulir pendataan berisi atribut-atribut yang dibutuhkan oleh seluruh unit terkait baik itu unit utama maupun direktorat teknis. Walaupun demikian tidak berarti bahwa seluruh atribut yang dibutuhkan oleh unit terkait pasti tercantum dalam formulir pendataan ini. Diupayakan atribut yang tercantum dalam formulir pendataan adalah atribut penting yang dibutuhkan pada lingkup Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Formulir pendataan ini memiliki kedudukan yang sangat penting, karena dijadikan sebagai dasar pengembangan database dan aplikasi pendataan.
Halaman | 26 Di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah, formulir pendataan ini tidak menjadi alat langsung untuk mengumpulkan data, tetapi menjadi dasar pengembangan aplikasi untuk mengumpulkan data. Dengan kata lain, pendataan di Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah tidak melibatkan formulir cetak.
Formulir pendataan yang telah dikembangkan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dapat dilihat di Lampiran 1.
B. Pengembangan Database Aplikasi
Database aplikasi pendataan online Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dikembangkan berdasarkan atribut-atribut yang ditetapkan dalam formulir pendataan. Pengembangan dilakukan dengan cara membuat model data konseptual (Conceptual Data Model) yang kemudian dilanjutkan menjadi model data fisik (Physical Data Model).
Masing-masing model database tersebut dikembangkan untuk aplikasi warehouse, aplikasi service interface dan aplikasi ICT Based School Management.
Seluruh atribut yang terdapat dalam formulir dasar masuk ke dalam struktur database yang dikembangkan ini. Dengan demikian berarti aplikasi yang dikembangkan menggunakan database ini akan menjaring seluruh atribut yang terdapat dalam formulir dasar.
C. Pengembangan Aplikasi
Halaman | 27 1. Aplikasi ICT Based School Management
Yang dimaksud dengan aplikasi ICT Based School Management adalah program komputer yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah untuk membantu sekolah dalam mengelola administrasi akademik. Program ini didiseminasikan ke sekolah dengan tujuan agar sekolah melakukan pengelolaan administrasi administratif secara efektif dan efisien. Aplikasi ini lebih dikenal dengan nama Paket Aplikasi Sekolah (PAS).
Transaksi-transaksi harian yang dilakukan oleh sekolah diharapkan akan semakin mudah dilakukan dan membantu operasional sekolah sehari-hari. Harapannya, data yang dikelola sekolah menjadi valid dan layak digunakan sebagai sumber data pendataan.
Aplikasi untuk mengelola data administrasi sekolah yang akan dikembangkan oleh Ditjen Dikmen, mencakup seluruh proses akademik sekolah, meliputi : pengelolaan PSB, data inventaris peralatan sekolah, data kepegawaian , data kesiswaan, data kurikulum, data perilaku siswa, data akademik, data keuangan, sampai dengan pengelolaan perpustakaan. Dapat menyediakan output berupa laporan data yang dibutuhkan sekolah, diantaranya: cetak LISM, profil sekolah, buku induk pegawai, buku induk siswa, kalender akademik, jadwal pelajaran, daftar guru mengajar, cetak rapor, SKHUN, formulir-formulir dan banyak lagi laporan lainnya termasuk cetak semua data dalan format grafis.Secara umum data yang dikelola di aplikasi database sekolah terdiri atas 3 macam data yaitu :
a. Data Refrensi, yang terdiri dari
- Referensi Nasional (Refrensi Wilayah, referensi administrasi sekolah, referensi administrasi kepegawaian, kesiswaan, akademik, keuangan) yang sudah mengacu pada pembakuan pengkodean pada Pusat Data Statistik dan Pendidikan (PDSP)
- Referensi Tingkat Sekolah (administrasi sekolah, adminsitrasi kepegawaian, administrasi kesiswaan, akademik, keuangan)
Halaman | 28 b. Data Pokok, terdiri dari 3 macam data yaitu :
- Data Kepegawaian (Data Individu guru)
- Data Kesiswaan (Data Individu siswa)
- Data Akademik/data kurikulum c. Data Transaksi, data transaksi terdiri dari
- Data transaksi kepegawaian (data absensi, guru pensiun, mutasi guru, kebutuhan guru)
- Data transaksi kesiswaan (data absensi, data pelanggaran,pembayaran, data permindahan siswa)
- Penilaian (transaksi akademik, nilai harian, raport,portopolio, UN)
Seluruh proses transaksi akan tercatat dan menghasilkan output dan bermuara pada LISM, maka di aplikasi database sekolah akan terkumpul data dari seluruh proses akademik sekolah dari PSB sampai dengan kelulusan yang semua terintegrasi menjadi satu system. Dengan demikian Aplikasi database sekolah adalah pangkalan data/sumber data yang sangat lengkap dan sangat penting bagi sekolah.
2. Aplikasi Service Interface
Software aplikasi ini berfungsi untuk melakukan integrasi (pengumpulan) data dari seluruh software aplikasi database sekolah (ICT Based School Management) di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dan di tampung dalam satu data wherehouse di server pusat.
Aplikasi Service Interface memiliki peran penting. Software inilah yang membaca database sekolah kemudian dikirimkan ke server pendataan pendidikan menengah. Aplikasi ini dikembangkan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dan didistribusikan ke sekolah melalui situs
http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id.
Halaman | 29 3. Aplikasi Data Warehouse
a. Aplikasi Portal Data Pendidikan Menengah
Software ini berfungsi sebagai Sistem Informasi Manajemen Data Sekolah (nasional) yang di desain untuk memenuhi kebutuhan informasi beberapa pihak terkait sekolah bagi pihak-pihak terkait melalui jaringan internet. Aplikasi portal data ini memiliki informasi detil sehingga hanya instansi tertentu saja yang berhak memiliki akses.
Aplikasi Porta Data ini diharapkan dapat dimanfaatkan oleh seluruh unit yang terkait dengan pendidikan memengah sebagai satu-satunya sumber data untuk menyusun kebijakan.
b. Aplikasi Monitoring Pendataan
Aplikasi monitoring pendataan ini berfungsi sebagai media komunikasi antara pengelola pendataan di Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dengan seluruh satuan pendidikan menengah di Indonesia.
Aktivitas yang dimonitor dalam aplikasi ini adalah, data satuan pendidikan yang sudah melakukan sinkronisasi, satuan pendidikan terakhir yang melakukan sinkronisasi, data individu yang berhasil disinkronisasi, layanan konsultasi jika mengalami kesulitan sinkronisasi.
c. Aplikasi Validasi Online
Yang dimaksud dengan aplikasi validasi online adalah software komputer yang berfungsi melakukan validasi secara online terhadap data individu yang dikirimkan oleh sekolah. Aplikasi ini diharapkan menjadi pintu awal untuk memperoleh data individu sekolah yang valid.
Halaman | 30 4. Aplikasi SMS Center
Aplikasi ini diharapkan menjadi media komunikasi antara pengelola pendataan pendidikan menengah dengan pengguna data pendidikan menengah dan seluruh satuan pendidikan di seluruh Indonesia.
Layanan yang diharapkan dari aplikasi ini adalah:
a. SMS Blast
Layanan ini berfungsi memberitahukan kepada unit terkait atau satuan pendidikan tentang informasi penting yang harus diketahui oleh mereka. Pengiriman SMS dapat secara otomatis maupun secara manual.
b. SMS Request
Halaman | 31
BAB V.
STRATEGI IMPLEMENTASI
PENDATAAN ONLINE PENDIDIKAN MENENGAH
A. Pembentukan Fasilitator Pusat
Pembentukan fasilitator pusat diharapkan dapat membantu penetrasi penerapan software ICT Based School Management. Fasilitator pusat inilah yang membantu setiap satuan pendidikan untuk dapat menjalankan software ICT Based School Management.
Fasilitator pusat dipilih dari admin/operator sekolah yang sampai sejauh ini telah menjalankan software ICT Based School Management. Mereka dilatih terlebih dahulu sebelum diterjunkan untuk membantu sekolah-sekolah dalam mengimplementasikan software ICT Based School Management.
Tugas utama fasilitator pusat adalah membantu Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dalam kegiatan diseminasi Sistem Pendataan Pendidikan Menengah sekaligus sebagai pelatih Paket Aplikasi Sekolah.
B. Penentuan SMA,SMK dan SMLB Center
Di setiap kabupaten/kota akan dipilih satu sekolah center yang akan mendampingi sekolah di sekitarnya dalam sinkronisasi data. Masing-masing kelompok satuan pendidikan memiliki satu sekolah center.
Sekolah center disebut juga sekolah pusat layanan TIK. Saat ini Ditjen Dikmen terus melakukan pelatihan bagi sekolah-sekolah pusat layanan TIK untuk mendukung kegiatan diseminasi Sistem Pendataan Pendidikan Menengah.
C. TOT Fasilitator SMA,SMK dan SMLB Center
Halaman | 32 Kegiatan ini di mulai dengan penyelenggaraan Training Of Trainer (TOT) bagi calon fasilitator daerah yang di selenggarakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. Peserta TOT merupakan orang yang di kirim dari SMA,SMK dan SMLB Center. Setelah selesai mengikuti TOT dan di nyatakan sebagai fasilitator daerah, maka fasilitator daerah mempunyai tanggung jawab untuk pendampingan dan implementasi Paket Aplikasi Sekolah dan Sistem Pendataan Pendidikan Menengah di sekolah masing–masing dan sekolah sekitar.
D. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Pendataan oleh Fasilitator
SMA,SMK dan SMLB Center
Tindak lanjut dari pelaksanaan pendampingan implementasi di SMA, SMK dan SMLB dan sekolah sekitar oleh SMA,SMK,SMLB center maka perlu adanya monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi di laksanakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah dan Fasilitator pusat, untuk melihat hasil kegiatan implementasi pendataan online pendidikan menengah di daerah melalui SMA,SMK dan SMLB Center.
E. Diseminasi Kebijakan Pendataan Pendidikan Menengah Kepada
Lembaga Terkait.
a. Sosialisasi Langsung
Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah mengadakan kegiatan sosialisasi kepada lembaga terkait untuk mempublikasikan dan menginformasikan kegiatan informasi pendataan online pendidikan menengah.
b. Ikut Kegiatan Workshop
Dalam rangka memperluar informasi pendataan online pendidikan menengah, maka perlu disosialisasikan melalui kegiatan – kegiatan yang di selenggaran oleh lembaga lain yang terkait.
c. Mengirimkan Surat Edaran ke Lembaga Terkait
Halaman | 33
F. Publikasi Media
Halaman | 35
BAB VI.
PEMANFAATAN INFORMASI
PENDATAAN ONLINE PENDIDIKAN MENENGAH
Dalam aturan baru meknisme pendataan pendidikan menengah, unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah tidak diperbolehkan lagi melakukan pengumpulan data langsung dari satuan pendidikan. Dengan demikian data yang terkumpul dalam sistem pendataan pendidikan menengah menjadi satu-satunya dasar untuk pengambilan keputusan dan dasar pelaksanaan kegiatan. Dengan aturan ini unit kerja di lingkungan Ditjen Dikmen hanya melakukan analisis untuk pemanfaatan data pendidikan tersebut.
Pemanfaatan informasi sistem pendataan pendidikan menengah diatur sesuai dengan kepentingan dan kebutuhan masing-masing unit kerja. Seluruh unit kerja dapat secara mandiri melakukan analisis data tanpa harus tergantung kepada petugas yang menangani sistem pendataan pendidikan menengah. Analisis data dapat dilakukan menggunakan laporan standar yang disiapkan di sistem pendataan online maupun laporan non-standar yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan lokal.
A. Sinergi Data Pendidikan
Data pendidikan yang dikumpulkan sistem pendataan pendidikan menengah akan disinergikan oleh Pusat Data Statistik Pendidikan (PDSP) dengan data dari Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Langkah penting yang diambil PDSP dalam men-sinergikan data pendidikan tersebut adalah dengan menetapkan data referensi yang harus diikuti oleh seluruh unit utama dalam rangka pendataan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Halaman | 36 Beberapa kewenangan juga diberikan kepada PDSP untuk mendukung sinergi data pendidikan ini. Penerbitan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) dan Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) adalah diantara kewenang-kewenangan yang dimiliki PDSP dalam rangka sinergi data pendidikan.
Sistem Pendataan Pendidikan Menengah dalam hal ini sudah mengikuti alur yang ditetapkan PDSP terkait referensi wilayah dan atribut-atribut yang dipakai secara bersama-sama, sehingga tidak ada kendala ketika dianalisis dan disinergikan dengan data pendidikan dasar maupun data pendidikan tinggi. Harapannya unit utama lainnya pun mengikuti alur data referensi ini sehingga semuanya dapat dengan mudah disinergikan.
Hasil analisis data seluruh jenjang pendidikan oleh PDSP akan dimanfaatkan oleh seluruh unit kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, sehingga tidak ada lagi perbedaan data dan kebijakan yang diambilpun akan tepat sasaran dan konsisten.
B. Pemanfaatan Data Pendidikan
Unit utama sebagai pengumpul data, akan mereplikasi database pendidikan yang dimilikinya dengan unit kerja terkait. Langkah mereplikasi database tersebut bertujuan agar unit kerja terkait di lingkungan Ditjen Dikmen memiliki keleluasaan dalam melakukan analisis untuk kebutuhan internal. Selain itu, langkah ini juga dimaksudkan agar unit terkait tidak lagi memiliki alasan melakukan pengumpulan data sendiri untuk kebutuhan internal karena seluruh kebutuhan datanya telah terpenuhi oleh sistem pendataan pendidikan menengah. Kalau ada atribut data yang belum diakomodir dalam sistem pendataan pendidikan menengah, unit kerja terkait dapat segera mengusulkan kebutuhan tersebut di masa depan. Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah akan mengakomodir kebutuhan tersebut dan memberikan dukungan teknologi replikasi kepada seluruh unit kerja terkait.
Halaman | 37 Ketentuan replikasi database sistem pendataan pendidikan menengah ini berlaku juga untuk dinas pendidikan propinsi maupun dinas pendidikan kabupaten/kota sehingga mereka juga bisa menganalisis data sesuai dengan kebutuhan lokal dan mengembangkan aplikasi retrieval.
Dalam beberapa hal, dinas pendidikan di daerah masing-masing memiliki akses lebih terhadap sekolah. Ketika data yang tersimpan di sistem pendataan pendidikan menengah tidak sesuai dengan kondisi lapangan (misalnya jumlah sekolahnya tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan) maka dinas pendidikan di daerah harus mendorong sekolah untuk melakukan pengiriman data.
Sekolah sebagai sumber data memperoleh banyak keuntungan dengan adanya sistem pendataan ini. Dari sisi pemanfaatan, sekolah dapat memenuhi kebutuhan datanya menggunakan aplikasi yang terpasang di sistem pendataan pendidikan menengah. Seluruh warga sekolah dapat memantau pelaksanaan pendataan bahkan dapat memberikan informasi yang benar jika terjadi kesalahan yang tidak disengaja dalam pelaksanaan pendataan.
Sebelum diluncurkannya sistem pendataan pendidikan menengah ini, tidak semua orang dapat memperoleh informasi yang benar terkait sekolah. Data hanya dimiliki oleh orang-orang tertentu saja sehingga dapat dengan mudah dimanipulasi untuk kepentingan pribadi. Dengan sistem pendataan sekarang semua pihak dapat mengontrol tentang data yang benar dari sekolah.
Selain itu, ada kalanya sekolah memerlukan informasi mendadak yang harus tersedia dengan cepat. Sistem pendataan ini akan sangat membantu karena informasinya tersedia secara online.
Halaman | 39
BAB VII.
PENYEDIAAN DUKUNGAN PUSAT LAYANAN PENDATAAN PENDIDIKAN MENENGAH
Dalam rangka memberikan dukungan dan kemudahan implementasi pendataan pendidikan menengah, maka Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah membentuk pusat layanan pendataan pendidikan menengah di antaranya adalah :
A. FAQ
FAQ adalah daftar pertanyaan yang sering diajukan oleh sekolah ketika mereka mengimplementasikan Sistem Pendataan Pendidikan Menengah. Pertanyaan tersebut muncul karena sekolah menemukan kendala saat implementasi dan mereka tidak dapat mengatasinya.
Pertanyaan-pertanyaan tersebut dikumpulkan oleh pengelola pendataan pendidikan menengah kemudian dijawab secara sistematis dan dipublikasikan melalui website/portal data pendidikan menengah.
Dengan dikumpulkannya daftar ini diharapkan kendala yang sering dihadapi saat implementasi dapat diatasi secara mandiri oleh sekolah sesuai petunjuk yang dituliskan di FAQ tersebut.
B. Ticketing Support Center
Yang dimaksud dengan Ticketting Support Center adalah bentuk layanan bantuan kepada sekolah yang menghadapi kendala saat implementasi menggunakan metode pemberian nomor tiket.
Nomor tiket berfungsi sebagai jaminan bahwa setiap pertanyaan yang diajukan akan dijawab dan dapat dirunut sampai sejauh mana pertanyaan tersebut direspons oleh tim support.
Halaman | 40
C. Online Messenger
Online messenger adalah salah satu jenis layanan yang disediakan oleh tim support. Dengan online messenger sekolah dapat berkomunikasi secara live dengan tim support sehingga peluang untuk dapat mengatasi kendala yang dihadapi semakin tinggi.
Online messenger ini dapat menggunakan yahoo messenger, yang disediakan di situs pendataan dikmen http://pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id/.
D. Call Center
Call Center yang disediakan dalam Sistem Pendataan Pendidikan Menengah mengadopsi teknologi IP PBX. Maksudnya, komunikasi yang dilayani oleh operator call center menggunakan jalur Voice Over Internet Protocol,
Di pusat, disediakan server IP PBX yang menghubungkan seluruh IP Phone atau SoftPhone yang terdapat di Sekretrariat Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah melalui Jaringan Komputer Lokal. Selain itu, IP PBX juga dihubungkan dengan PSTN Telkom supaya IP Phone/SoftPhone yang terpasang dapat berkomunikasi dengan telpon kabel biasa (telpon analog).
Selain itu, IP PBX juga dikoneksikan dengan internet, sehingga IP Phone maupaun SoftPhone yang terkoneksi dengan internet di luar jaringan komputer lokal dapat juga berkomunikasi dengan IP Phone/SoftPhone di dalam gedung Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah.
Halaman | 41 Gambar 4. Diagram Infrastruktur Call Center
Halaman | 43
BAB VIII.
RANCANGAN KE DEPAN
A. Mekanisme Update Data.
Updata data sistem pendataan pendidikan menengah pada dasarnya tidak tergantung pada periodisasi waktu tertentu. Hal ini terjadi karena mekanisme online yang dirancang, memungkinkan sekolah untuk melakukan update data kapanpun jika dibutuhkan. Sebagai gambaran, jika pada suatu hari terjadi perubahan data karena adanya mutasi guru atau siswa, maka setelah proses administrasinya selesai dilakukan di sistem ICT Based School Management menggunakan Paket Aplikasi Sekolah, saat itu juga proses update data dapat dilakukan oleh sekolah.
Namun demikian, secara standar, proses update data tersebut diatur dalam dua periode penting yaitu setelah proses penerimaan siswa baru (periode 1 Juli sampai dengan 31 Agustus) dan awal sebelum semester 2 (periode 1 Januari sampai dengan 28 Pebruari). Pengaturan mekanisme ini bertujuan agar sekolah disiplin melakukan update data sehingga tidak ada satu sekolahpun yang tertinggal tidak melakukan update data pada tahun pelajaran tertentu.
B. Pemberdayaan Sekolah Tiap Kabupaten/Kota.
Halaman | 44 Setiap tahun Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah akan melakukan pelatihan kepada sekolah-sekolah tersebut agar kapasitas SDM nya semakin meningkat. Pelatihan meliputi materi teknis pendataan dan Paket Aplikasi Sekolah.
C. Mirrorring Server
Untuk kelancaran pelaksanaan pendataan online ini, Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah akan mempersiapkan server mirror yang akan ditempatkan di dua lokasi. Server mirror ini bertujuan untuk dua hal. Sebagai tindakan fail over dan tindakan load balance. Fail over dilakukan oleh sistem jika terjadi kegagalan sistem di server utama. Sistem akan otomatis pindah ke server mirror untuk melayani akses bagi user. Load balance dilakukan sistem jika server utama mengalami beban maksimal. Sebagian akses user akan dipindahkan ke server mirror supaya tidak overload.
Dua lokasi yang akan ditempati server mirror sistem pandataan pendidikan menengah ditetapkan sebagai satu dalam jawa dan satu luar jawa. Pemilihan dalam dan luar jawa ini berkaitan dengan kemungkinan terjadinya bencana secara bersama-sama akan lebih kecil.
Selain mirroring di dua lokasi yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah, mirrorring juga didorong agar dilaksanakan oleh Dinas Propinsi. Secara teknologi, Ditjen Dikmen akan membantu proses instalasinya sedangkan perangkatnya disediakan oleh propinsi masing-masing. Mirror di Dinas Propinsi ini dapat diikuti dengan membuat mirror di Dinas Kabupaten/Kota di bawahnya. Dengan demikian, server sistem pendataan pendidikan menengah ini akan lebih stabil karena di-mirror di banyak tempat.
D. Tenaga Ahli
Halaman | 45 disiapkan 132 tenaga ahli dari sekolah yang menguasai ICT Based School Management dan Sistem Pendataan Pendidikan Menengah. Tenaga ahli di tingkat nasional ini harus menguasai sistem SMA, SMK, dan SMLB sekaligus.
Halaman | 47
BAB IX. PENUTUP
Sistem Pendataan Pendidikan Menengah memunculkan model pendataan baru yang memberikan harapan baru untuk memperoleh kualitas data yang lebih baik dibandingkan mekanisme pendataan sebelumnya. Sistem Pendataan Pendidikan Menengah ini menggantikan sistem-sistem pendataan sebelumnya sehingga tidak ada alasan lagi untuk melakukan pendataan lain selain yang digariskan dalam mekanisme pendataan pendidikan menengah.
Semoga dengan penjelasan buku ini, semua unit terkait dapat memahami dengan baik mekanisme pendataan baru ini supaya dapat memberikan dukungan untuk keadaan yang lebih baik.
Lampiran 1.
Instruksi Menteri Pendidikan Nasional No. 2 Tahun 20011
SALINAN
INSTRUKSI
MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 2 TAHUN 2011
TENTANG
KEGIATAN PENGELOLAAN DATA PENDIDIKAN
MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL
Dalam rangka mengumpulkan data pendidikan yang bersumber pada satuan pendidikan yang tersebar di seluruh Indonesia dengan ini menginstruksikan:
Kepada :
1. Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional;
2. Inspektur Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional;
3. Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal Kementerian Pendidikan Nasional;
4. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar Kementerian Pendidikan Nasional;
5. Direktur Jenderal Pendidikan Menengah Kementerian Pendidikan Nasional;
6. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional;
7. Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pendidikan Nasional;
8. Kepala Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa Kementerian Pendidikan Nasional;
9. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pendidikan dan Penjaminan Mutu Pendidikan Kementerian Pendidikan Nasional;
10.Semua sekretaris Unit Utama Kementerian Pendidikan Nasional;
12.Semua Kepala Dinas Pendidikan Provinsi/Kabupaten/Kota;
13.Semua Lembaga Donor;
14.Semua Koordinator Perguruan Tinggi Swasta;
15.Semua pemimpin perguruan tinggi negeri di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional;
Untuk
PERTAMA : Mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan pengumpulan data pendidikan dengan:
a. Menentukan atribut yang ingin diperoleh dari entitas-entitas satuan pendidikan, pendidik dan tenaga kependidikan dan peserta didik beserta aktivitas-aktivitas yang dapat mengubah nilai atribut-atribut tersebut.
b. Merancang basis data pendidikan yang relasional sehingga mampu menghasilkan data longitudinal untuk tiap entitas pendidikan.
c. Merancang satu formulir pendataan yang mencakup semua atribut yang diperlukan untuk tiap entitas dan aktivitas pendidikan tersebut.
d. Merancang prosedur pengumpulan data yang secara efisien dan efektif dapat menghasilkan data yang lengkap dan akurat dengan memanfaatkan mekanisme yang sudah berlaku pada masing-masing Direktorat Jenderal.
e. Mensosialisasikan secara bersama-sama formulir dan prosedur yang dihasilkan tiap kelompok pendidikan (pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan tinggi, pendidikan orang dewasa)
f. Melakukan pengumpulan data dari satuan pendidikan secara bersama-sama untuk tiap Direktorat Jenderal dengan memastikan bahwa satuan pendidikan hanya didata paling banyak hanya satu kali dalam satu semester untuk memenuhi semua kebutuhan Kementerian Pendidikan Nasional, Dinas Pendidikan, dan Lembaga Donor.
Pusat Data dan Statistik Pendidikan dengan memastikan adanya sinkronisasi data antara keduanya.
h. Menggunakan hasil pengumpulan data tersebut sebagai satu-satunya sumber (acuan) data pendidikan (terkait entitas peserta didik, satuan pendidikan, dan pendidik dan tenaga kependidikan) dalam pelaksanaan kegiatan dan pengambilan keputusan terkait dengan entitas pendidikan yang di data.
i. Menggunakan data pendidikan yang ada pada Pusat Data dan Statistik Pendidikan sebagai satu-satunya sumber (acuan) data pendidikan untuk pelaksanaan kegiatan, kajian dan/atau pengambilan keputusan. Hasil pelaksanaan kegiatan dan/atau pengambilan keputusan yang mengubah nilai suatu atribut harus dilaporkan kembali ke Pusat Data dan Statistik Pendidikan.
KEDUA : Khusus Kepada:
1. Kepala Pusat Data dan Statistik Pendidkan.
a. Merancang basis data pendidikan yang relasional sehingga mampu menghasilkan data longitudinal untuk tiap entitas pendidikan.
b. Merancang satu formulir pendataan yang mencakup semua atribut yang diperlukan untuk tiap entitas pendidikan tersebut bersama-sama sekretaris unit utama.
c. Membangun suatu pusat data kementerian untuk menampung dan mengintegrasikan semua data yang dihasilkan dari kegiatan pengumpulan data.
d. Menentukan dan menyediakan data referensi wilayah, satuan pendidikan, peserta didik, dan pendidik dan tenaga kependidikan
2. Semua Sekretaris Direktorat Jenderal di lingkungan Kementerian Pendidikan Nasional
a. Merancang prosedur pengumpulan data dengan memanfaatkan mekanisme yang berlaku pada Direktorat Jenderal.
b. Melakukan sosialisasi formulir dan prosedur yang dihasilkan untuk tiap kelompok pendidikan (pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan tinggi, pendidikan orang dewasa).
d. Mengkoordinir pengumpulan semua data pokok pendidikan dari satuan pendidikan yang berada di bawah pembinaan masing-masing Direktorat Jenderal.
3. Semua Sekretaris Unit Utama di lingkungan Kemdiknas menginformasikan kepada Pusat Data dan Statistik Pendidkan semua atribut yang ingin di data terkait dengan entitas pokok pendidikan yang menjadi bahan kebijakan (satuan pendidikan, pendidik dan tenaga kependidikan, dan/atau peserta didik).
4. Semua Kepala Dinas Pendidikan Propinsi/Kabupaten/Kota menginstruksikan kepada semua kepala satuan pendidikan di wilayah kerja masing-masing untuk melakukan pengumpulan dan pengiriman data.
5. Semua Koordinator perguruan tinggi swasta menginstruksikan kepada semua pimpinan perguruan tinggi swasta di wilayah kerja masing-masing untuk melakukan pengumpulan dan pengiriman data.
6. Semua Lembaga Donor
a. Menggunakan data yang ada di Kementerian Pendidikan Nasional dalam melakukan kajian terkait.
b. Memberikan masukan kebutuhan atribut untuk mendukung kajian yang akan dilakukan
c. tidak melakukan pengumpulan data tersendiri di luar yang dilakukan oleh masing-masing Direktorat Jenderal.
7. Pimpinan Perguruan Tinggi Negeri berkoordinasi dengan sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam hal pengumpulan data perguruan tinggi yang dibutuhkan Kementerian Pendidikan Nasional. KETIGA :
Melaporkan secara berkala hasil pelaksanaan pengumpulan data kepada Menteri Pendidikan Nasional.
KEEMPAT :
KELIMA :
Melaksanakan instruksi Menteri ini dengan penuh tanggung jawab
KEENAM :
Instruksi Menteri ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.
Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 17 Oktober 2011
MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL
TTD
Lampiran 2. Diagram Konsep
Database Sistem Pendataan Pendidikan Menengah
A. Sekolah Menengah Atas
1. Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Relationship_60 Relationship_61 Relationship_62 Relationship_63 Relationship_64 Relationship_65 Relationship_66 Relationship_67 Relationship_68 Relationship_69 Relationship_70 Relationship_71 Relationship_72 Relationship_74 Relationship_75 Relationship_80 Relationship_81 Relationship_82 Relationship_83 Relationship_84 Relationship_85 Relationship_86 Relationship_87 Relationship_88 Relationship_89 Relationship_90 Relationship_96 t_pegawai KD_TAHUN_AJARAN ID_SEKOLAH ID_PTK NOMOR_INDUK NM_PEGAWAI INISIAL KOTA_LAHIR TANGGAL_LAHIR KD_JENIS_KELAMIN KD_GOL_DARAH KD_AGAMA KD_STATUS_NIKAH ALAMAT KD_POS NO_TELP KD_JENIS_KETENAGAAN NO_HP TANGGAL_AKSES NOMOR_INDUK_BARU NUPTK GELAR_DEPAN GELAR_BELAKANG NIY_NIGK NIK NM_IBU_KANDUNG RT RW KELURAHAN_DESA KECAMATAN KABUPATEN_KOTA PROPINSI KD_AREA EMAIL STATUS_KEPEGAWAIAN SERTIFIKASI_JABATAN TAHUN_SERTIFIKAT_JABATAN NOMOR_SERTIFIKAT_JABATAN KD_SERTIFIKASI_BIDANG_STUDI KD_PROGRAM_KEAHLIAN LISENSI_KEPALA_SEKOLAH Integer Characters (36) Characters (36) Variable characters (9) Variable characters (50) Variable characters (3) Variable characters (50) Date Characters (1) Characters (1) Characters (1) Characters (1) Variable characters (150) Characters (5) Variable characters (30) Characters (1) Variable characters (30) Timestamp Variable characters (18) Variable characters (16) Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (20) Variable characters (100) Variable characters (3) Variable characters (3) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (5) Variable characters (50) Characters (1) Characters (1) Variable characters (4) Variable characters (50) Characters (3) Characters (2) Characters (1) <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> <M> t_pegawai_absensi ID_SEKOLAH ID_PTK K
