7
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia2.1.1 Manajemen
Menurut Malayu S.P Hasibuan di dalam Rohmat Taufiq (2013: 35), manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya alam dan sumber sumber lainnya secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Sumber Daya Manusia
Menurut Malayu S.P Hasibuan (2012: 244), sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Menurut Tjutju Yuniarsih dan Suwatno (2008: 8), sumber daya manusia adalah faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia.
2.1.3 Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Gary Dessler (2011: 5), manajemen sumber daya manusia adalah proses memperoleh, melatih, menilai, dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memperhatikan hubungan kerja mereka, kesehatan, keamanan, dan masalah keadilan.
2.1.4 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Dessler (2010, p4), Manajemen Sumber Daya Manusia Memiliki fungsi-fungsi dasar, yaitu:
1. Perencanaan, yaitu menentukan sasaran dan standar-standar, membuat aturan dan prosedur, menyusun rencana-rencana dan melakukan peramalan. 2. Pengorganisasian, yaitu memberikan tugas spesifik kepada setiap bawahan,
membuat divisi-divisi, mendelegasikan wewenang kepada bawahan, membuat jalur wewenang dan komunikasi, mengoordinasikan pekerjaan bawahan.
3. Penyusunan staf, yaitu menentukan tipe orang yang harus dipekerjakan, merekrut calon karyawan, memilih karyawan, menetapkan standar prestasi, memberikan kompensasi kepada karyawan, mengevaluasi prestasi,
memberikan konseling kepada karyawan, melatih dan mengembangkan karyawan.
4. Kepemimpinan, yaitu mendorong orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan, mempertahankan semangat kerja, memotivasi bawahan.
5. Pengendalian, yaitu menetapkan standar seperti kuota penjualan, standar kualitas atau tingkat produksi, memeriksa untuk melihat bagaimana prestasi yang dicapai dibandingkan dengan standar-standar tersebut, melakukan koreksi jika dibutuhkan.
2.1.5 Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Sutrisno (2009, p6) Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia meliputi:
1. Memberi pertimbangan manajemen dalam membuat kebijakan SDM untuk memastikan bahwa organisasi memiliki pekerjaan yang bermotivasi dan berkinerja yang tinggi, memiliki pekerja yang selalu siap mengatasi perubahan dan memenuhi kewajiban pekerjaan secara legal.
2. Mengimplementasikan dan menjaga semua kebijakan dan prosedur SDM yang memungkinkan organisasi mampu mencapai tujuannya. 3. Membantu dalam pengembangan arah keseluruhan organisasi dan
strategi, khususnya yang berkaitan dengan implikasi SDM.
4. Memberi dukungan dan kondisi yang akan membantu manajer lini mencapai tujuannya.
5. Menangani berbagai krisis dan situasi sulit dalam hubungan antar pekerja untuk meyakinkan bahwa mereka tidak menghambat organisasi dalam mencapai tujuannya.
6. Menyediakan media komunikasi antara pekerja dan manajemen organisasi.
7. Bertindak sebagai pemelihara standar organisasional dan nilai dalam manajemen SDM.
2.1.6 Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan seseorang untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan
mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabbya. Sumber Daya Manusia melaksanakan empat kegiatan utama, yaitu :
1. Perekrutan dan Penerimaan (recruting and hiring)
Membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan, dan mengurus ujian bagi pegawai.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. 4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan-tunjangan, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
2.1.7 Peran Manajemen Sumber Daya Manusian bagi Para Manajer
Manajemen sumber daya manusian mempunyai peran penting bagi para manajer perusahaan untuk menghindari kesalahan-kesalahan di dalam mengelola perusahaan yang tidak diinginkan perusahaan menurut Dessler (2011, p5) Seperti :
1. Merekrut karyawan yang kriterianya tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Turn Over yang tinggi.
3. Karyawan yang tidak bekerja dengan kemampuan terbaik mereka. 4. Menghabiskan waktu dengan melakukan proses interview.
5. Perusahaan yang dituntut ke dalam pengadilan karena aksi diskriminasi.
6. Perusahaan yang terdaftar di dalam pelanggaran praktek kerja federal yang membahayakan.
7. Karyawan yang merasa tidak puas dengan gajinya karena dianggap tidak sesuai dengan standar di perusahaan lain.
8. Kurangnya program pelatihan yang menyebabkan menurunnya efektivitas kerja.
9. Melakukan ketidakadilan di dalam praktek kerja. 2.1.8 Human Resource Practice
Menurut Harter, Schmidt, dan Hayes (2002), praktek Human Resource Management dapat menghasilkan peningkatan pengetahuan, motivasi, sinergi, dan komitmen karyawan perusahaan, sehingga sumber keunggulan kompetitif berkelanjutan bagi perusahaan.
2.1.9 Analisa Formulasi Strategi
2.1.9.1 Perumusan Strategi I : Tahap Masukkan
Menurut David (2011:177), “Tahap masukan merupakan strategi untuk mengukur subjektivitas selama tahap-tahap awal proses strategi-perumusan. Membuat keputusan kecil di matriks masukan tentang kepentingan relatif dari faktor eksternal dan internal memungkinkan strategi untuk lebih efektif menghasilkan dan mengevaluasi strategi alternatif.Penilaian yang baik selalu dibutuhkan dalam menentukan bobot dan peringkat yang tepat”.
2.1.9.1.1 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE)
Berikut “5 (lima) langkah dalam penentuan faktor strategi eksternal” menurut Rangkuti (2014:24-25):
1. Tentukan faktor eksternal utama yang menjadi peluang dan ancaman bagi perusahaan.
2. Tentukan nilai bobot yang menunjukkan kepentingan relatif dari masing-masing faktor dengan skala mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. Jumlah total nilai bobot harus berjumlah 1,0 berdasarkan masing-masing nilai bobot yang diberikan pada masing-masing faktor.
3. Hitung peringkat pada masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan. Nilai peringkat pada masing-masing faktor peluang bersifat positif (peringkat 4 = respon peluang sangat besar dan peringkat 1= respon peluang sangat kecil). Pada nilai ancaman adalah sebaliknya (peringkat 1 = respon ancaman sangat besar dan peringkat 4 = respon ancaman sangat kecil).
4. Dalam menentukan skor bobot diperoleh berdasarkan hasil perkalian antara masing-masing nilai bobot dengan masing-masing peringkat yang sudah diberikan.
5. Jumlahkan skor bobot setiap faktor untuk menentukan total skor bobot perusahaan, dimana nilai tersebut menunjukkan bagaimana perusahaan bereaksi terhadap faktor-faktor strategis ekternal.
2.1.9.1.2 Matriks External Factor Evaluation (EFE)
Berikut “5 (lima) langkah dalam penentuan faktor strategi internal” menurut Rangkuti (2014:26-28):
1. Tentukan faktor internal utama yang menjadi kekuatan dan kelemahan bagi perusahaan.
2. Tentukan nilai bobot yang menunjukkan kepentingan relatif dari masing-masing faktor dengan skala mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis. Jumlah total nilai bobot harus berjumlah 1,0 berdasarkan masing-masing nilai bobot yang diberikan pada masing-masing faktor.
3. Hitung peringkat pada masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan. Variabel yang bersifat positif (peringkat 4 = respon kekuatan sangat besar dan peringkat 1= respon kekuatan sangat kecil). Pada variabel yang bersifat negatif adalah sebaliknya (peringkat 1 = respon kelemahan sangat besar dan peringkat 4 = respon kelemahan sangat kecil).
4. Dalam menentukan skor bobot diperoleh berdasarkan hasil perkalian antara masing nilai bobot dengan masing-masing peringkat yang sudah diberikan.
5. Jumlahkan skor bobot setiap faktor untuk menentukan total skor bobot perusahaan, dimana nilai tersebut menunjukkan bagaimana perusahaan bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internal. 2.1.9.2 Perumusan Strategi II : Tahap Pencocokan
Menurut David (2011:177), “Tahap pencocokan merupakan alat-alat ini mengandalkan informasiyang diperoleh dari tahap input untuk mencocokkan peluang dan ancaman eksternal dengan kekuatan dan kelemahan internal. Pencocokan faktor penentu keberhasilan eksternal dan internal merupakan kunci untuk secara efektif menghasilkan strategi alternatif yang layak”.
2.1.9.2.1 Matriks SWOT
Menurut Kotler, Keller (2009, p89) Evaluasi keseluruhan dari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman disebut juga dengan istilah Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat):
1. Strength (Kekuatan)
Yaitu merupakan kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya.
2. Weakness (Kelemahan)
Yaitu masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain, sehingga ini menjadi nilai minus/kelemahan bagi perusahaan.
3. Opportunity (Peluang)
Merupakan suatu kesempatan dimana perusahaan dapat melakukan operasi dalam menghadapinya untuk menjadikan kesempatan itu menjadi sebuah keuntungan.
4. Threat (Ancaman)
Yaitu merupakan suatu bahaya yang biasanya dikarenakan perkembangan yang kurang menguntungkan, dimana akan memberikan dampak seperti pengurangan laba dan penjualan jika tidak dilakukan tindakan untuk bertahan.
Manfaat dari analisis SWOT adalah meningkatkan pengetahuan dan pemahaman organisasi sehingga mampu menganalisis apa yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam organisasi untuk mendapatkan strategi yang tepat dengan menggunakan kekuatan dan peluang yang ada untuk menggatasi segala ancaman dan mengurangi kelemahan yang ada sehingga organisasi dapat bertahan dan mampu untuk berkembang.
Menurut Rangkuti (2008, p18) “analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities) namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats).”
Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan, dengan demikian perencana strategis harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini.
2.1.9.2.2 Matriks Internal – External
Menurut David (2011:189), “Matriks IE (Internal-External) memposisikan berbagai divisi suatu organisasi dalam tampilan sembilan sel. Matriks IE didasarkan pada dua dimensi kunci: skor bobot IFE total pada sumbu x dan skor bobot EFE total pada sumbu y. Setiap divisi dalam suatu organisasi harus membuat Matriks IFE dan Matriks EFE dalam kaitannya dengan organisasi. Skor bobot total yang diperoleh dari divisi-divisi tersebut memungkinkan susunan Matriks IE di tingkat perusahaan. Pada sumbu x dari Matriks IE, skor bobot IFE total 1,0 sampai 1,99 menunjukkan posisi internal yang lemah; skor 2,0 sampai 2,99 dianggap sedang; dan skor 3,0 sampai 4,0 adalah kuat. Serupa dengannya, pada sumbu y, skor bobot EFE total 1,0 sampai 1,99 dipandang rendah; skor 2,0 sampai 2,99 dianggap sedang; dan skor 3,0 hingga 4,0 adalah tinggi”.
Matriks IE dapat dibagi menjadi tiga bagian besar yang mempunyai implikasi strategi yang berbeda-beda yaitu :
1. Ketentuan untuk divisi-divisi yang masuk dalam sel I, II, atau IV dapat digambarkan sebagai tumbuh dan membangun (grow and build). Strategi yang intensif (penetrasi pasar, pengembangan pasar, dan pengembangan produk) atau integrasi (integrasi ke belakang, integrasi ke depan, dan integrasi horizontal) bisa menjadi yang paling tepat bagi divisi-divisi ini.
2. Divisi-divisi yang masuk dalam sel III, V, atau VII dapat ditangani dengan baik melalui strategi menjaga dan mempertahankan (hold and maintain); penetrasi pasar dan pengembangan produk adalah dua strategi yang paling banyak digunakan dalam jenis divisi ini.
3. Ketentuan umum untuk divisi yang masuk dalam sel VI, VIII, atau IX adalah panen atau divestasi (harvest or divest). Organisasi yang berhasil 46 mampu mencapai portofolio bisnis yang masuk atau berada di seputar sel I dalam Matriks IE.
Gambar 2.1 : Contoh Matriks Internal - Ekesternal
2.1.9.3 Perumusan Strategi III : Tahap Keputusan
Menurut David (2011:192), “Tahap pencocokan merupakan analisis dan intuisi memberikan dasar untuk membuat keputusan strategi-formulasi. Itu teknik pencocokan hanya dibahas mengungkapkan strategi alternatif yang layak. Banyak dari strategi ini akan cenderung telah diusulkan oleh para manajer dan karyawan yang berpartisipasi dalam analisis strategi dan
kegiatan pilihan. Setiap strategi tambahan yang dihasilkan dari analisis pencocokan dapat dibahas dan ditambahkan ke daftar pilihan alternatif yang layak”.
2.1.9.3.1 Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM)
Menurut David (2009:350), “di luar strategi-strategi pemeringkatan untuk mendapatkan daftar prioritas, hanya ada satu teknik analisis dalam literatur yang dirancang untuk menentukan daya tarik relatif dari berbagai tindakan alternative”. Teknik tersebut adalah QSPM (Quantitive Strategic Planning Matrix), yang menyusun Tahap 3 dari kerangka analitis perumusan strategi.Teknik ini secara objektif menunjukan strategi mana yang terbaik. QSPM menggunakan analisis input dari Tahap 1 dan hasil pencocokan dari analisis Tahap 2 untuk secara objektif menentukan strategi yang hendak dijalankan di antara strategi-strategi alternatif. Itu artinya, matriks EFE, matriks IFE, matriks CPM yang menyusun Tahap 1, ditambah dengan matriks SWOT, dan matriks IE yang menyusun tahap 2, menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun QSPM (Tahap 3). QSPM adalah alat yang memungkinkan para penyusun strategi yang mengevaluasi berbagai strategi alternatif secara objektif, berdasarkan faktor-faktor keberhasilan penting eksternal dan internal yang diidentifikasi sebelumnya. Seperti halnya alat-alat analisis perumusan strategi yang lain, QSPM membutuhkan penilaian intuitif yang baik.
Secara konseptual, QSPM menentukan daya tarik relatif dari berbagai strategi yang dibangun berdasarkan faktor-faktor keberhasilan penting eksternal dan internal. Daya tarik relatif dari setiap strategi alternatif dapat dimasukkan dalam QSPM, dan berapa pun strategi dapat dimasukkan dalam setiap rangkaian tersebut, tetapi hanya strategi-strategi di dalam rangkaian tertentu yang dievaluasi relatif satu terhadap yang lain. Contoh, rangkaian strategi pertama mungkin mencakup divestasi, sementara rangkaian yang lain mencakup diversivikasi, sementara rangkaian yang lain mencakup penerbitan saham dan penjualan divisi untuk mengumpulkan modal yang dibutuhkan. Dua rangkaian strategi ini sepenuhnya berbeda, dan QSPM hanya mengevaluasi strategi-strategi di dalam sebuah rangkaian.
Tabel 2.1 Matriks QSPM Alternatif Strategi
Faktor-Faktor Utama Bobot Strategi 1 Strategi 2 AS TAS AS TAS Peluang
Ancaman Kekuatan Kelemahan
Penjumlahan Total Nilai Daya Tarik Sumber : David (2009:350)
Berikut ini adalah Enam langkah yang diperlukan untuk mengembangkan QSPM:
1. Membuat daftar perusahaan kunci eksternal peluang / ancaman internal dan kekuatan / kelemahan di kolom kiri QSPM tersebut. Informasi ini harus diambil langsung dari Matrix EFE dan IFE Matrix. Minimal 10 kunci eksternal Faktor-faktor keberhasilan dan 10 Faktor-faktor kunci keberhasilan internal harus dimasukkan dalam QSPM tersebut.
2. Menetapkan bobot untuk setiap faktor eksternal dan internal kunci. Bobot ini identik dengan orang-orang di Matrix EFE dan IFE Matrix. Bobot disajikan dalam kolom lurus hanya di sebelah kanan dari faktor penentu keberhasilan eksternal dan internal.
3. Periksa Tahap 2 (pencocokan) matriks, dan mengidentifikasi strategi alternatif bahwa organisasi harus mempertimbangkan penerapan. Catat strategi di atas baris QSPM tersebut. Kelompok strategi dalam set eksklusif jika mungkin. 4. Tentukan Tarik Skor (AS) didefinisikan sebagai nilai-nilai numerik yang
menunjukkan daya tarik relatif dari masing-masing strategi dalam himpunan alternatif. Tarik Skor (AS) ditentukan dengan memeriksa setiap faktor kunci eksternal atau internal, satu per satu, dan mengajukan pertanyaan "Apakah faktor ini mempengaruhi pilihan strategi yang dibuat?" Jika jawaban untuk pertanyaan ini adalah ya, maka strategi harus dibandingkan relatif terhadap faktor kunci. Secara khusus, Tarik Skor harus diserahkan kepada masing-masing strategi untuk menunjukkan daya tarik relatif dari satu strategi atas
orang lain, mempertimbangkan faktor tertentu. Rentang untuk Tarik Skor adalah 1 = tidak menarik, 2 = agak menarik, 3 = cukup menarik, dan 4 = sangat menarik. Dengan menarik, kita berarti sejauh satu strategi, dibandingkan dengan orang lain, memungkinkan perusahaan untuk baik memanfaatkan kekuatan, memperbaiki kelemahan, memanfaatkan kesempatan, atau menghindari ancaman. Bekerja baris demi baris dalam mengembangkan QSPM . Jika jawaban untuk pertanyaan sebelumnya ada, menunjukkan bahwa faktor kunci masing-masing tidak berpengaruh pada pilihan tertentu yang dibuat, maka jangan menetapkan Attractiveness Skor kepada strategi dalam set itu. Gunakan tanda hubung untuk menunjukkan bahwa faktor kunci tidak mempengaruhi pilihan yang dibuat. Catatan: Jika Anda menetapkan AS skor untuk satu strategi, kemudian menetapkan AS skor (s) ke yang lain. Dengan kata lain, jika salah satu strategi menerima dasbor, maka semua yang lain harus menerima dash berturut-turut diberikan.
5. Hitung Total Tarik Skor. Jumlah Tarik Skor (TAS) didefinisikan sebagai produk dari mengalikan bobot (Langkah 2) oleh Attractiveness yang Skor (Langkah 4) di setiap baris. Total Attractiveness Skor menunjukkan relative daya tarik masing-masing strategi alternatif, mengingat hanya dampak dari Faktor keberhasilan yang berdekatan eksternal atau internal yang penting. Semakin tinggi nilai ketertarikan total, lebih menarik alternatif strategi (mengingat hanya faktor penentu keberhasilan yang berdekatan).
6. Hitung Sum nilai ketertarikan total. Tambahkan Jumlah Tarik Skor di setiap kolom strategi QSPM tersebut. The Sum Jumlah Tarik Skor (STAS) mengungkapkan strategi mana yang paling menarik dalam setiap set alternatif. Skor yang lebih tinggi mengindikasikan strategi yang lebih menarik, mengingat semua faktor eksternal dan internal yang relevan yang dapat mempengaruhi keputusan strategis. Besarnya perbedaan antara Sum Jumlah Tarik Skor dalam himpunan alternatif strategi menunjukkan keinginan relatif dari satu strategi di atas yang lain.
2.2 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 2.2.1 Sistem
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009, p6) Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang berfungsi bersama untuk mencapai suatu hasil.
Menurut O’Brien dan Marakas (2010: 26) Sistem adalah seperangkat komponen-komponen yang saling berhubungan, dengan batas yang jelas, bekerja sama untuk mencapai tujuan dengan menerima input serta menghasilkan output dalam suatu proses transformasi yang teratur.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu hasil dengan menerima input serta menghasilkan output dalam suatu proses transformasi yang teratur. 2.2.2 Sistem Informasi
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009, p6) Sistem Informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai hasil informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas bisnis.
Menurut Laudon (2010, p47) Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling menghubungkan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2.3 Jenis Sistem Informasi
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009, p9) ada beberapa jenis sistem informasi, yaitu :
Adalah suatu sistem yang mendukung pemasaran, penjualan, dan operasi pelayanan yang melibatkan interaksi pelanggan secara langsung maupun tidak langsung.
2. Supply Chain Management (SCM) System
Adalah suatu sistem yang terintegrasi dengan pengembangan produk, penerimaan produk, pembuatan atau pengerjaan produk, dan manajemen persediaan.
3. Accounting dan Financial Management (AFM) System
Adalah suatu sistem yang mencatat informasi akuntansi yang dibutuhkan untuk memproduksi pernyataan keuangan (financial statement) dan laporan lainnya yang digunakan oleh investor dan kreditor.
4. Human Resource Management (HRM) System
Adalah suatu sistem yang mendukung tugas-tugas yang berkaitan dengan karyawan seperti daftar gaji, benefit, perekrutan, dan pelatihan.
5. Manufacturing Management System
Adalah suatu sistem yang mengontrol proses produksi internal yang mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.
6. Knowledge Management System (KMS)
Adalah suatu sistem yang mendukung penyimpanan dan akses ke dokumen dari semua bagian dalam organisasi.
7. Collaboration Support System (CSS)
Adalah suatu sistem yang memungkinkan personil di distribusikan secara geografis untuk berkolaborasi pada proyek dan tugas.
8. Business Intelligent System
Suatu sistem yang mendukung perencanaan strategic dan pengambilan keputusan executive.
2.2.4 Sistem Informasi Manajemen
Menurut O’Brien (2012: 531), sistem informasi manajemen merupakan tipe dari sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial.
Menurut Taufiq (2013: 28), dengan perkembangan zaman yang semakin global, dalam era informasi, sistem informasi manajemen menjadi topik yang penting bagi sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam penyelesaian masalah dan dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan komputer yang menghasilkan nilai tambah bagi penggunaannya.
2.2.5 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Kavanagh & Thite (2009, p13) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sistem yang digunakan untuk memperoleh, mengumpulkan, memanipulasi, menganalisis, mendapatkan kembali dan mendistribusikan informasi mengenai sumber daya manusia organisasi. Sebuah sistem informasi sumber daya manusia bukan hanya perangkat keras komputer yang dihubungkan dengan perangkat lunak yang berhubungan dengan sumber daya manusia, namun sistem informasi sumber daya manusia juga meliputi orang, bentuk-bentuk, kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur, serta data.
Menurut Jogiyanto (2009, p249) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukkan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.
Menurut Khera & Gulati (2012, p6) Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah perangkat lunak yang berisi database yang memungkinkan untuk mengakses masuk, menyimpan, dan memanipulasi data mengenai karyawan perusahaan. Hal ini memungkinkan untuk visualisasi global dan akses informasi penting karyawan.
2.2.5.1 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Rivai dan Sagala (2009, p1025) komponen dari sistem informasi sumber daya manusia adalah :
1. Fungsi masukan
Yaitu, memasukkan informasi karyawan kedalam sistem informasi. 2. Fungsi pemeliharaan data
Setelah data dimasukkan kedalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada.
3. Fungsi keluaran
Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem informasi sumber daya manusia adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi sumber daya manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, dan setelah itu memformat presentasinya dalam cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
2.2.6 Data
Menurut Indrajani (2015, p2) data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih khusus lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas, seperti orang-orang, tempat, benda, atau kejadian. Representasi fakta yang mewakili suatu objek, seperti pelanggan, karyawan, mahasiswa, dan lain-lain, yang disimpan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, dan kombinasinya. 2.2.7 Basis Data
Menurut Indrajani (2015, p2) basis data merupakan suatu kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Artinya, basis data merupakan tempat penyimpanan data yang besar, di mana dapat digunakan oleh banyak pengguna. Seluruh item basis data tidak lagi dimiliki oleh satu departemen, melainkan menjadi sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama.
2.2.8 Database Management System (DBMS)
2.2.8.1 Kelemahan dan kelebihan Database Management System (DBMS) Menurtu Indrajadi S.Kom., MM (p8) Kelemahan :
1. Harga DBMS mahal.
Ada pendapat, ada uang ada barang. Teknologi baru tentunya lebih mahal daripada teknolohi yang terdahulu.
2. Ukuran.
Kerumitan dan banyaknya fungsi yang ada pada DBMS menyebabkan DBMS memerlukan banyak software pendukung yang mengakibatkan penambahan tempat penyimpanan dan memori. 3. Kompleksitas.
Pada DBMS terdapat pengaturan fungsi-fungsi sehingga DBMS menjadi software yang cukup rumit dan kompleks. Aturan fungsi-fungsi tersebut harus diketahui oleh pengguna DBMS dengan baik. Jika tidak maka pengguna DBMS tidak akan mendapat manfaat dari implementasi DBMS.
4. Penambahan biaya perangkat keras. 5. Adanya biaya konversi.
Biaya konversi ini akan digunakan untuk proses konversi FBS ke DBMS.
6. Kinerja.
DBMS digunakan oleh banyak sistem informasi. Akibatnya mungkin beberapa pengguna sistem informasi akan merasakan hal-hal yang tidak seperti biasanya. Misalnya menjadi lebih lambat.
7. Dampak yang lebih tinggi pada suatu kegagalan.
Jika terjadi kerusakan pada DBMS, maka akan berdampak pada seluruh pengguna dan sistem informasi yang mengakses DBMS. Menurtu Indrajadi S.Kom., MM (p8) Kelebihan :
1. Mengontrol redundansi data.
Dengan ada integritas file ini maka berbagai duplikasi data yang terjadi dihilangkan
Jika ada perubahan yang terjadi dalam DBMS karena proses tambah, ubah, atau hapus data, maka pengguna-pengguna DBMS akan dapat mengakses nilai terbaru dalam DBMS secara cepat.
3. Informasi yang lebih dari sejumlah data yang sama.
Contoh kasus sebagai berikut : pada FBS adalah hal yang cukup sulit untuk mendapatkan informasi pemasok yang barangnya terlaris dijual. Sedangkan pada DBMS, mendapatkan informasi tersebut sangatlah mudah, mengingat seluruh data dalam DBMS telah terintegrasi.
4. Pemakaian data besama.
Dalam FBS, file dimiliki oleh bagian tertentu. Namun dalam DBMS, konsep demikian tidak pernah. Karena basis data dimiliki oleh perusahaan atau organisasi, bukan oleh bagian tertentu.
5. Meningkatnya integrasi data.
Integritas data berhubungan dengan validitas dan konsistensi dalam penyimpanan data. Integritas mengekspresikan batasan dan aturan dalam basis data.
6. Meningkatnya keamanan basis data.
Dalam DBMS, terdapat fasilitas yang mengatur akses, misalnya otorisasi untuk mengakses, menambah, mengubah, dan menghapus. Dengan demikian, setiap pengguna DBMS tidak dapat melakukan sesuatu yang bukan menjadi haknya. Contohnya, jika bagian pembelian hanya diberi akses untuk mengambil data barang, maka dia tidak dapat menambah, mengubah, dan menghapus data barang. 7. Meningkatnya standarisasi
Dengan adanya pemakaian data bersama-sama, maka penamaan tabel, field, tipe data, hak akses, dan sebagainya harus dibuat standar dan dokumentasinya. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengguna DBMS.
8. Meningkatnya skala ekonomi.
Adanya integrasi data seluruh perusahaan atau organisasi ini menjadikan pengurangan biaya, yang akhirnya dapat meningkatkan skala ekonomi.
Pengguna atau suatu bagian dalam perusahaan mungkin memiliki kebutuhan yang tidak sama dengan kebutuhan pengguna lainnya. Dengan DBMS, kita dapat membuat keputusan tentang desain dan penggunaan operasional basis data secara keseluruhan.
10. Meningkatnya akses data dan tanggapan
Integrasi menghilangkan batasan-batasan dasar dari seluruh bagian-bagian atau departemen-departemen dalam perusahaan sehingga dapat diakses secara langsung oleh seluruh pengguna DBMS. DBMS juga menyediakan bahasa query atau pembuatan laporan yang mengizinkan pengguna DBMS untuk meminta pertanyaan khusus dan untuk memperoleh informasi dengan segera.
11. Meningkatnya produktivitas
DBMS menyediakan banyak fungsi baku, di mana programmer dapat menuliskan fungsu-fungsi baku tersebut dalam suatu instruksi pada program aplikasi. Di tingkat paling dasar, DBMS menyediakan seluruh rutin low-level file-handling program. Fungsi ini menjadikan programmer lebih berkonsentrasi pada kemampuan fungsi spesifik yang diinginkan oleh pengguna tanpa takut untuk melakukan implementasi pada tingkat rendah secara detail.
12. Meningkatnya pemeliharaan karena independensi data.
13. Pada sistem FBS, rincian data dan logika untuk mengakses data dibuat di dalam program aplikasi masing-masing, sehingga terjadi ketergantungan data terhadap program. Suatu perubahan pada struktur data, perubahan terhadap cara data disimpan dalam disk, akan memerlukan perubahan dalam program yang mendefinisikan data tersebut. Sedangkan pada DBMS, terjadi pemisahan data dengan aplikasi program dan akan kebal terhadap perubahan data. Hal ini dikenal dengan istilah independensi data.
14. Meningkatnya konkurensi
Dalam FBS, jika dua atau lebih pengguna diizinkan untuk mengakses file yang sama secara bersamaan, memungkinkan terjadi pertentangan satu sama lain, kehilangan informasi, dan hilangnya integritas. DBMS dapat mengatur akses data yang dilakukan secara bersamaan.
15. Meningkatnya service backup dan recovery.
DBMS menyediakan fasilitas untuk mengurangi kegagalan sistem atau aplikasi program, yaitu fasilitas backup dan restore.
2.2.9 Analisis dan Perancangan Sistem
2.2.9.1 Analisis Sistem
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 4), analisis sistem adalah proses untuk memahami dan mengerti sistem informasi secara detail bagaimana sistem informasi seharusnya dilakukan.
2.2.9.2 Perancangan Sistem
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 4), perancangan sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana komponen-komponen dari sistem informasi harus diimplementasikan secara fisik.
2.2.9.3 Object Oriented Analysis and Design
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 60), object-oriented analysis adalah mendefinisikan semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukkan interaksi pengguna yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 60), object-oriented design adalah mendefinisikan semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan manusia dan perangkat dalam sistem, yang menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan menyempurnakan definisi dari masing-masing jenis objek, sehingga dapat diimplementasikan dengan suatu bahasa dan lingkungan tertentu.
2.2.9.4 Unified Modeling Language (UML)
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 48), Unified Modeling Language (UML) adalah serangkaian standar model konstruksi dan notasi yang dikembangkan secara spesifik untuk pengembangan object-oriented.
2.2.10 Komponen Model Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Jenis-jenis komponen model konstruksi dan notasi yang dikembangkan secara spesifik menurut Satzinger, Jackson, dan Burd adalah :
2.2.10.1 Activity Diagram
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 144), activity diagram adalah tipe dari diagram alur kerja yang menjelaskan aktivitas dari pengguna dan alirannya secara berurutan. Activity diagram memiliki beberapa simbol yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas dan alirannya, yaitu :
1. Synchronization Bar
Synchronization Bar adalah notasi yang digunakan untuk mengontrol pemisahan dan peresponan dari jalur yang berurutan. 2. Swimlane
Swimlane adalah kolom yang terdapat pada activity diagram yang menggambarkan keseluruhan aktivitas yang dilakukan oleh aktor. 3. Starting Activity
Starting Activity adalah notasi yang menandakan mulainya suatu aktivitas yang dilakukan oleh user.
4. Activity
Activity adalah notasi yang menggambarkan suatu aktivitas yang dilakukan oleh user.
5. Transition Arrow
Transition Arrow adalah garis yang menggambarkan transisi dan menghubungkan dari satu aktivitas ke aktivitas yang lain.
6. Decision Activity
Decision Activity adalah notasi yang menggambarkan dua pilihan untuk mengambil keputusan.
7. Ending Activity
Ending Activity adalah notasi yang menandakan berakhirnya suatu aktivitas yang dilakukan oleh user.
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 146)
2.2.10.2 Use Case Diagram
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 166), use case diagram adalah aktivitas sistem yang membawa keluar, biasanya dalam menanggapi permintaan dari user. Dalam penggambaran use case diagram, digunakan beberapa simbol untuk merepresentasikan setiap user dan aktivitas yang dilakukan sistem untuk merespon permintaan user.
Use Case Diagram terdiri dari beberapa notasi, yaitu : 1. Actor
Actor adalah orang yang berinteraksi dengan sistem 2. Use Case
Use Case adalah dilambangkan dengan bentuk oval yang menjelaskan jenis aktivitas yang dilakukan oleh aktor.
3. Communicate
Communicate adalag garis yang menghubungkan antara aktor dengan use case.
4. System Boundary
System boundary adalah meliputi lingkungan tempat user berada, dan komponen internal dari sistem komputer.
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 215)
Gambar 2.4 Use Case Diagram dengan System Boundary
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 216)
2.2.10.3 Use Case Description
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 220), use case description adalah mengidentifikasikan berbagai proses yang dilakukan user dan sistem baru harus dapat mendukung.
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 221)
2.2.10.4 Class Diagram
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 184), class diagram adalah diagram UML yang menunjukkan hal-hal penting dalam aktivitas user, permasalahan domain class, asosiasi dan atribut. Class diagram digambarkan dengan sebuah kotak yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian atas terdapat nama objek atau kelas, bagian tengah terdapat daftar atribut yang berisi data objek atau kelas, sedangkan bagian bawah terdapat method yang mengolah data.
Gambar: 2.6 Objek yang meliputi atribut dan methods
Hubungan asosiasi dalam class diagram digambarkan dengan garis penghubung yang disebut multiplicity of association, yaitu :
Tabel 2.2 Multiplicity of Association
Hubungan Asosiasi Simbol
Zero or One (Optional) 0..1
One and Only One (Mandatory) 1
One and Only one Alternate (Mandatory) 1..1
Zero or More (Optional) 0..*
Zero or More Alternate (Optional) *
One or More (Mandatory) 1..*
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 186)
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 196)
2.2.10.5 User Interface
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 442), user interface meliputi input dan output yang secara langsung meliputi system user. User Interface memungkinkan user berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. Untuk memudahkan user maka dibutuhkan delapan aturan sebagai petunjuk dasar yang baik dalam merancang suatu user interface. Delapan aturan ini disebut dengan Eight Golden Ruled of User Interface, yaitu :
1. Berusaha Untuk Konsisten.
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada bagian prompt, menu, serta layar bantuan. 2. Memungkinkan User Untuk Menggunakan Shortcut.
User dapat membuat rancangan sistem yang dapat meningkatkan kecepatan interaksi sehingga diperlukan tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro.
3. Memberikan Umpan Balik yang Informatif
Memungkinkan adanya pesan yang diberikan ketika user menyelesaikan suatu event tertentu. Pada saat melakukan suatu tindakan dalam mengoperasikan sistem, maka diperlukan suatu sistem umpan balik yang dapat memudahkan user untuk menggunakan sistem.
4. Merancang Dialog Untuk Menghasilkan Suatu Penutupan.
Umpan balik yang informatif akan memberikan indikasi penutupan untuk memastikan bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya.
5. Memberikan Penangangan Kesalahan yang Sederhana
User interface yang dirancang harus dapat memberikan penanganan kesalahan sehingga user tidak dapat melakukan kesalahan yang bersifat fatal. Apabila kesalahan terjadi, maka sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah untuk dipahami untuk penanganan kesalahan.
6. Mudah Kembali ke Tindakan Sebelumnya
Hal ini dapat memudahkan user dalam mengoprasikan suatu sistem karena user mengetahui kesalahan yang telah dilakukan dapat dibatalkan dan kembali ke tindakan sebelumnya.
7. Mendukung Tempat Pengendalian Internal
Pada saat user akan mengoprasikan sistem, maka sistem tersebut akan merespon setiap tindakan yang dilakukan user karena user dapat mengendalikan bagian internal dari keseluruhan sistem. 8. Mengurangi Beban Ingatan Jangka Pendek
Keterbatasan ingatan manusia memungkinkan user membutuhkan tampilan sederhana. Hal ini dapat memungkinkan user untuk merancang sistem yang dapat menyediakan fungsi-fungsi perintah yang sederhana untuk memudahkan user dalam mengoperasikan sistem.
2.2.10.6 Sequence Diagram
Menurut Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 226), system sequence diagram adalah suatu diagram yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi pada input dan output dari sistem yang terotomatisasi. System sequence diagram menggambarkan interaksi antara sistem dengan aktor. Interaksi antara sistem dan aktor dilakukan dengan mengirimkan informasi dari aktor ke sistem sebagai bentuk data input. Kemudian sistem mengolah dan memproses data input tersebut dan mengirimkan informasi baru kepada aktor sebagai bentuk data output.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 325), completed three-layer design sequence diagram merupakan pengembangan dari first-cut sequence diagram dengan menambahkan data access layer.
Gambar: 2.8 Sequence Diagram
Sumber: Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 315) Gambar: 2.9 Completed Three-Layer Design Sequence Diagram
2.3 Kerangka Berpikir Tidak Ya 3
Analisis Lingkungan Internal : Analisis SWOT Pengumpulan Data: - Observasi - Wawancara - Studi kepustakaan Data Cukup UP Life Cycle Kesimpulan dan Saran Perancangan Sistem : UML Diagram PT Japfa Comfeed Indonesia
