1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Aset tetap merupakan investasi yang dilakukan oleh perusahaan dalam jangka panjang untuk mendukung kegiatan operasionalnya, sehingga keberadaannya sangat penting untuk ditelusuri dan dipelihara.
Pentingnya aset tetap juga diungkapkan oleh (Domeika, 2008). Pada artikel jurnalnya ia mengungkapkan: “Accounting of enterprise fixed asset encompassing 5.1 % in the structure of accounting information is of importance when making economic management decisions.” Akuntansi aset tetap perusahaan mencakup 5,1% dari struktur informasi akuntansi yang penting sehingga harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen ekonomi
Mengingat pentingnya aset tetap bagi suatu organisasi maka diperlukan manajemen aset tetap. Terkait dengan pengertian manajemen aset tetap, Mohamed Zied beserta kawan-kawannya dalam jurnal mereka (OUERTANI, PARLIKAD, & MCFARLANE, 2008) mendefinisikan manajemen aset tetap sebagai “Asset management is the process of organising, planning and controlling the acquisition, use, care, refurbishment, and/or disposal of physical assets to optimise their service delivery potential and to minimise the related risks and costs over their entire life through the use of intangible assets such as knowledge based decision-making applications and business processes.” Manajemen aset adalah proses dari mengatur, merencanakan, serta mengontrol perolehan, penggunaan, pemeliharaan, perbaikan, ataupun pembuangan dari aset berwujud (aset tetap) untuk mengoptimalisasi potensi kegunaannya dan untuk meminimalisasi resiko terkait beserta biayanya selama umur manfaatnya dengan menggunakan aset tak berwujud seperti aplikasi pendukung pengambilan keputusan dan proses bisnis.
Manajemen aset tetap juga bertujuan untuk melacak status aset perusahaan, termasuk lokasi, kondisi dan karakteristik pembeda lainnya dari setiap aset serta mengontrol biaya pemanfaatan ataupun penggunaan aset dalam kaitan mendukung operasionalisasi sebuah organisasi.
Pengelolaan / manajemen aset tetap ini akan berjalan lebih efektif bila didukung oleh pencatatan perusahaan / organisasi yang diperbaharui secara real-time untuk mencerminkan status aktual dari semua aset tetap dalam hal nilai saat ini. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan aset tetap, salah satunya adalah dengan penggunaan teknologi sistem informasi untuk mengidentifikasi aset, melacak gerakan aset tersebut dari satu lokasi ke lokasi lain, dan menghitung depresiasi yang terkait dengan setiap aset tetap.
Disamping fungsi-fungsi yang sudah disampaikan di atas, terdapat dampak positif dari penerapan sistem informasi terhadap pengelolaan aset tetap. Dampak positif tersebut diungkapkan Galiano Patricia dalam artikel jurnalnya (Yépez, 2011) “By having the management and control system of fixed assets, improve the productivity of activities concerning the management of these assets, by providing an automated tool that provides enhancements to the traditional method of management. This is expected to decrease the time that income is inventory and eliminate data transcription process performed by the staff.” Dengan menerapkan manajemen dan sistem kontrol terhadap aset tetap dapat meningkatkan produktivitas aktivitas manajerial dari aset tersebut dan dengan menyediakan alat terotomatisasi dapat menyempurnakan metode tradisional manajemen. Hal ini diharapkan dapat mempersingkat waktu aktivitas inventori dan mengeliminasi proses pencatatan manual yang biasa dilakukan oleh staff.
Salah satu elemen penting dari manajemen aset tetap adalah selalu mengetahui berapa banyak unit dan posisi aset tetap yang dimiliki perusahaan. Tergantung pada sifat dari bisnis, aset tetap dapat berpindah tempat, lokasi, atau dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Penggunaan teknologi modern juga bermanfaat bila aset tetap berpindah tempat, Misalnya, dengan menggunakan scanner memungkinkan untuk melacak waktu dan tanggal setiap pergerakkan aset tetap, serta menyediakan data penting untuk pihak manajemen organisasi. Dewasa ini banyak organisasi yang ingin & sedang menerapkan penggunaan teknologi untuk pengelolaan asetnya, Universitas Bina Nusantara contohnya.
Universitas Bina Nusantara (BINUS University) adalah salah satu universitas swasta terkemuka di Indonesia, berdiri pada 21 Oktober 1974 dengan nama Modern Computer Course. Berkat landasan yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi tinggi yang berkesinambungan, lembaga pendidikan ini terus berkembang sampai sekarang & dikenal nama BINUS University. Sesuai dengan pencitraaannya yang terkenal dengan lingkungan berbasis IT, maka universitas bina nusantara berupaya meningkatkan kualitas, efisiensi,
beserta hal pengembangan organisasinya dengan menerapkan teknologi sistem informasi. Salah satu penerapannya adalah di bidang pengelolaan aset tetap.
Terkait dengan pentingnya pengelolaan aset tetap pada universitas, (Pu & Chao, 2011) pada pendahuluan jurnalnya menyatakan “University fixed assets are an important part of stateowned assets, they are not only the material basis and necessary condition for teaching and research, but also one of the important indicators to measure university scales, their number and magnitude of value could fully reflect the university's school conditions and school size.” Aset tetap universitas merupakan bagian penting dari aset yang dimiliki, aset tersebut bukan hanya merupakan sekedar basis material dan kondisi vital yang diperlukan dalam mengajar dan melakukan penelitian, tetapi juga salah satu indikator penting dalam mengukur skala universitas, besarnya aset tetap yang dimiliki universitas dapat mencerminkan kondisi & ukuran sebuah universitas.
Dan lalu berdasarkan penjabarannya ia berkesimpulan “With the advancement of technology and development of higher education, university efficiency of management of fixed assets needs to be improved; each manager is faced with severe challenges. Want to meet the challenge, managers must continually updating management knowledge, learning new management methods, Review and exploration, ongoing system innovation, management innovation and technological innovation; this is the only way to improve the management level of university fixed assets.”. Dengan kemajuan teknologi dan pengembangan dari pendidikan yang lebih tinggi, efisiensi pengelolaan aset tetap pada universitas harus ditingkatkan dimana untuk melakukan peningkatan tersebut setiap pengelola akan dihadapkan pada beberapa tantangan. Untuk dapat menghadapi tantangan tersebut, manager harus memperbaharui knowledge management terus menerus, mempelajari metode pengelolaan yang baru, pengkajian ulang dan eksplorasi, inovasi sistem yang sedang trend, inovasi manajerial dan inovasi teknologi; hanya ini cara yang dapat dipakai untuk meningkatkan tingkat manajerial pengelolaan aset tetap universitas.
Penerapan teknologi sistem informasi pada pengelolaan aset tetap universitas pun memiliki banyak keunggulan, seperti yang diungkapkan Ge Hua pada artikel jurnalnya (Hua, 2007) ”The information time arrived and the network technology fast developed, which raised the universities fixed asset management level, also provided the possibility of strengthening the fixed asset management for the universities, gradually realizing the fixed asset management information, and fully displaying fixed asset using benefits. Implementing network management is the important symbol of the modern management to the fixed assets,
which has a lot of advantages: realizing the entire process track management to the fixed asset from the purchase, to the check and accept until the handling; recording property change situations; deconcentrating foundational data input works to various departments to strengthen their responsibilities to use and manage the properties.”Era informasi sudah tiba dan teknologi jaringan berkembang pesat sehingga dapat dipergunakan untuk meningkatkan level pengelolaan aset tetap universitas dan juga berkemungkinan untuk memperkuat pengelolaan aset tetap untuk universitas, mulai dari merealisasikan informasi pengelolaan aset tetap secara bertahap hingga menampilkan keseluruhan aset tetap dengan keunggulan. Pengimplementasian pengelolaan jaringan merupakan simbol penting manajemen modern terhadap aset tetap, dimana hal tersebut memiliki banyak keunggulan: realisasi secara keseluruhan tahap manajemen aset tetap mulai dari pembelian, pengecekan, persetujuan hingga penanganan aset, serta mencatat perubahan kondisi properti, pendistribusian data-data yang diperlukan kepada berbagai departemen terkait untuk mendukung tanggung jawabnya dalam penggunaan dan pengelolaan properti.
Universitas Bina Nusantara sudah memiliki sistem pengelolaan aset tetap namun ternyata sistem yang sudah ada tersebut kurang lengkap untuk meningkatkan operasional Universitas Bina Nusantara kedepannya. Sistem tersebut belum menyediakan fitur untuk pencatatan transaksi mobilitas aset yang terjadi beserta kebutuhan baru pengelolaan aset tetap lainnya.
Setelah mendapatkan gambaran tentang pentingnya aset tetap beserta cara pengelolaannya bagi sebuah organisasi (universitas) dan untuk menjawab kebutuhan baru sistem pengelolaan aset yang sesuai dengan kebutuhan terkini bagi Universitas Bina Nusantara, maka tugas akhir ini dibuat dengan judul “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ASET TETAP BINUS UNIVERSITY (STUDI KASUS: PEMELIHARAAN ASET TETAP DAN PENGHAPUSAN ASET TETAP)”.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem ini:
1. Menganalisis masalah yang timbul dari sistem pemeliharaan & penghapusan aset yang sudah ada;
2. Membuat solusi berupa sistem yang dapat mendukung (menutup kelemahan) sistem pemeliharaan & penghapusan aset tetap berwujud yang sedang berjalan d BINUS University;
3. Memfasilitasi pencatatan transaksi pemeliharaan aset & penghapusan aset yang terjadi dengan sistem yang dirancang sehingga dapat menghasilkan data yang aktual & efisien serta terintegrasi dengan departemen-departemen terkait. (Stakeholders); 4. Memfasilitasi permintaan transaksi mutasi aset & pertukaran aset komponen antara
user dengan departemen pengawas aset terkait sehingga permintaan tersebut dapat dilakukan dengan mudah & efektif melalui sistem terintegrasi;
5. Menyediakan data historis dari setiap aset & transaksi yang telah diregistrasi dalam sistem sehingga dapat membantu proses tracking (penelusuran) di kemudian hari jika diperlukan;
6. Menyediakan informasi berupa laporan dari sistem yang dirancang sehingga dapat membantu memenuhi kebutuhan pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
1.3 Manfaat Penulisan
Manfaat yang hendak diperoleh dengan hasil perancangan / hasil tugas akhir ini:
1. Universitas Bina Nusantara dapat mengakses data / informasi yang dibutuhkan terkait inventaris aset tetap yang ada di dalam BINUS University secara akurat, efisien, & efektif serta terintegrasi antar departemen terkait.
2. Universitas Bina Nusantara, khususnya bagian Building Management, Direktorat IT, General Affair & Legal (GAL) memiliki kontrol internal yang lebih kuat atas aset berkategori sesuai dengan otoritas departemennya karena setiap jenis transaksi pemeliharaan & penghapusan aset harus melalui pengawasan departemen mereka. 3. Departemen Building Management (BM) dapat melakukan inventarisasi aset tetap
berkategori furniture / fixture / bangunan dengan sistem ini secara mudah.
4. Departemen IT Asset Management (IT Dir.) mempunyai kontrol pengawasan yang lebih baik atas transaksi pertukaran komponen aset komputer yang terjadi.
5. Universitas Bina Nusantara dapat melakukan transaksi mutasi aset & transaksi pertukaran komponen jika dibutuhkan dengan cara yang lebih mudah & efektif.
6. Manajemen Universitas Bina Nusantara dapat mendapat informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajerial secara cepat, akurat, & efektif.
1.4 Ruang Lingkup
Sebuah fokus / konsentrasi diperlukan dalam mengerjakan sebuah pekerjaan agar pekerjaan tersebut membuahkan hasil yang optimal. Sebab itu muncul beberapa hal yang menjadi fokus pembahasan tugas akhir ini. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pembuatan tugas akhir ini adalah:
1. Proses Bisnis Sistem Aset tetap yang dibuat dimulai dari titik dimana aset tetap sudah tersedia & siap digunakan di dalam BINUS University, pemeliharaan aset tetap, penggunaan aset tetap, mutasi / relokasi aset tetap, sampai pada proses pelepasan / penghapusan aset tetap pada BINUS University.
2. Aset yang dibahas hanya aset tetap berwujud yang dikuasai oleh BINUS University dengan kategori aset komputer, furniture/fixture, kendaraan, dan gedung.
3. Pemeliharaan aset hanya membahas pemeliharaan aset yang dilakukan / ditangani oleh unit / karyawan internal BINUS University (bukan outsourcing).
4. Pemeliharaan Aset tetap yang dibahas meliputi renovasi fasilitas kampus, reparasi komputer / furniture / fixture / kendaraan, perpindahan lokasi aset (mutasi aset), transaksi tukar komponen aset.
5. Penghapusan Aset tetap yang dibahas meliputi Donasi Aset Tetap, Tukar Tambah Aset Tetap, Penjualan Aset Tetap, atau Kehilangan / Kerusakan Aset Tetap oleh user. 6. Mutasi Aset yang dimaksud adalah relokasi aset tetap antar bagian / unit yang masih
berada di dalam lingkup BINUS University
7. Tidak membahas & tidak menangani proses pembelian & pembayaran atas invoice yang timbul & terkait dengan prosedur-prosedur yang dibahas.
8. Tidak dibahas mengenai teknis pembuatan web beserta keamanan jaringan. 9. Tugas Akhir ini tidak membahas tentang pajak atas aset tetap.
1.5 Metodologi Perancangan
Metodologi Perancangan yang dipakai dalam penulisan ini adalah metode analisis dan metode perancangan dengan pendekatan Unified Process yang terdapat pada buku Object Oriented Analysis & Design with the unified process oleh John W. Satzinger. Penjabaran metodenya sebagai berikut:
Metode Analisis
Metode analisis yang dilakukan dengan mempelajari profil perusahaan beserta sistem proses pemeliharaan aset tetap & penghapusan aset tetap yang berjalan, membuat visualisasinya ke dalam Activity Diagram, membuat paparan masalahnya, baru kemudian membuat solusi atas permasalahan yang ditemukan.
Metode Perancangan
Metode Perancangan yang dipakai di tugas akhir ini mengikuti model yang ada pada Unified Process. Model desain yang akan dirancang adalah sebagai berikut:
o Use case Diagram;
o Use case Description;
o Activity Diagram;
o Domain Model Class Diagram;
o Statechart Diagram.
o Updated Design Class Diagram
o Completed Three Layer System Sequence Diagram
o User Interface 1.6 Sistematika penulisan
Sistematikan penulisan tugas akhir ini terdiri dari:
Bab 1 PENDAHULUAN
Di dalam bab ini terdapat penjelasan mengenai latar belakang penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, Metodologi Perancangan, serta sistematika penelitian sehingga dapat memberikan gambaran tentang latar belakang yang jelas dari pembuatan tugas akhir ini serta ekspektasi dari hasil tugas akhir ini setelah selesai dibuat.
Bab 2 LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dijabarkan tentang teori-teori yang dipakai pembuatan tugas akhir ini. Teori-teori tersebut mencakup teori-teori dasar yang menjadi landasan pengertian dan teori-teori pendukung yang relevan dan disusun secara sistematis disertai dengan kerangka berpikir untuk mempermudah pemahaman.
Bab 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisi pembahasan tentang profil / sejarah organisasi, struktur organisasi / pembagian tugas, beserta peran & fungsi masing-masing bagiannya. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan mengenai analisa sistem pengelolaan aset yang sedag diterapkan oleh organisasi.
Bab 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGELOLAAN ASET
Dalam bab ini diuraikan perancangan sistem informasi akuntansi yang dikerjakan dan disajikan memakai metode Object Oriented Analysis and Design dengan metode SDLC Unified Process dan memakai PSAK sebagai pedoman prinsip pengelolaan aset tetapnya untuk menjawab kebutuhan Universitas Bina Nusantara.
Bab 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari proses perancangan sistem informasi dan saran untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi yang merupakan hasil dari pengerjaan tugas akhir ini.
