KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
I.PENGANTAR
Mengapa komunikasi penting dalam suatu organisasi? Pertanyaan ini kerap dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap kajian fenomena komunkasi maupun mereka yang tertarik pada gejala-gejala keorganisasian. Dalam kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses
pengorganisasian. Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada membangun budaya oranisasi, yaitu nilai dan
kepercayaan yang menjadi titik pusat organisasi.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalamrangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman. Masalah komunikasi di dalam organisasi adalah masalah yang sangat penting. Sebab, kegagalan komunikasi akan menghasilkan gonjang-ganjing di internal organisasi dan berpotensi merusak reputasi organisasi. Di samping itu, akan terjadi penurunan moral, etika, produktivitas, dan integritas.
II. PENGERTIAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Golddhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung konsep-konsep sebagai berikut:
1. Proses, Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar informasi diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan, yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan bahasa, penerimayang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari pesan. Pengklasifikasian pesan menutut bahasa dapat dibedakan pesan verbal dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya; surat, memo, pidato, dan percakapan. Sedangkan pesan nonverbal dalam organisasi terutama sekali yang tidak diucapkan atau dityulis seperti; bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada suara, ekspresi wajah, dll.
3. Jaringan, organisasi terdiri dari satu seri orng yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suau set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini
mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi.
Hakikat dan luas dari jaringan ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain; hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan.
4. Keadaan Saling Tergantung, Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian
lainnya. Hal ini telah menajadi sifat dari suatu organisai yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami
gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Implikasinya, bila pimpinan membuat suatu keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan itu terhadap organisasinya secara menyeluruh.
5. Hubungan, Konsep kunci yang kelima dari omunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada manusia yang ada dalam organisasi. Dengan kata laian jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seseorang, mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan hubnganorganisasi.
6. Lingkungan, yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan
mengenai individu dalam suatu sistem. Yang termasuk lingkungan internal adalah personal/anggota, tujuan, produk, dll. Sedangkan lingkungan eksternal adalah; langganan, saingan, teknologi, dll. Komunikasi organisasi terutama bekenaan dengann transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antar organisasi dengan lingkungan ekternalnya. Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi. Organisasi sebagai suatu sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti; teknologi,
ekonomi, undang-undang, dan faktor sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini
harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal.
7. Ketidakpastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Misalnya; organisasi Karang Taruna
memerlukan informasi tentang Undang-undang tentang NAPZA untuk disosialisaikan kepada anggotanya, kalau informasi tersebut didapatkan maka tidak maslah, tetapi kalau informaasi itu tidak didapatkan maka terjadi ketidak pastian. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggotaa,
melakukan suatu penelitian pengembangan organisasi, dan mengahapi tugas-tugas yang kompleks dengan integrasi yang tinggi. Ketidak pastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya banyak informasi yang diteima daripada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan meeka. Jadi ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang didapatkan dan juga karena terlalu banyak yang diterima.
Pengertian lainnya :
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Unit Komunikasi
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas
berkelanjutan yang mampu berada dalam duakeadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tersebut adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tersebut dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tersebut. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam
komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tesebut. dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret :
menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu. Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan mengenai diri anda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda
menempatkan diri anda sendiri dalam suatru posisi yang
menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda, perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada
orang lain.Ada aksioma komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak Berkomunikasi”
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda
tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda. Anda
adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada
kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang
mengunjunginya
III.PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]
Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL ! Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication]. -> Downward Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
->Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.
Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan external public [di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role] Peranan Tokoh [figurhead role]
Peranan Pemimpin [leader role] Peranan Penghubung [liaison role]
2. Peranan Informasional [Informational Role] Peranan Monitor [monitor role]
Peranan Penyebar [disseminator role] Peranan Jurubicara [spokesman role] 3. Peranan Memutuskan [Decisional Role] Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role] Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
Peranan Perunding [negotiator role]
MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
B. KOMUNIKASI HORISONTAL komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal
Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip
C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.
-> Komunikasi dari organisasi kepada khalayak bersifat informatif.
Contoh : Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
-> Komunikasi dari khalayak kepada organisasi Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
To meet the challenge in the workplace today requires. Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :
# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi # Service Focused ! berpikir pada pelayanan
# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan # Facilitative [media saluran/pendukung]
# Forward Thinking ! berpikir kedepan
# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi]
# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin] IV.HAMBATAN KOMUNIKASI
1.Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :
->Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas -> Kurangnya informasi atau penjelasan
-> Kurangnya ketrampilan membaca
-> Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat. 2.Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian
pengertian atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian [komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. TIDAK ADANYA hubungan antara simbol (kata) dan yang disimbolkan, dapat mengakibatkan kata yangdipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator
HARUS memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.
3.Hambtan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.
Menurut Cruden dan Sherman :
-> Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,
perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi.
->Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas
komunikasi organisasi.
Dalam berkomukasi dikenal adanya 2 cara, Formal dan Informal, juga 2 arah dari Manajemen ke Karyawan atau sebaliknya. Jika 2 cara dan 2 arah komunikasi tersebut diperpotongkan sehingga terbentuk matriks, maka akan terdapat 4 kuadran cara dan arah komunikasi.
Sifat komunikasi Formal adalah regular, terencana dan proaktif. Sedangkan dalam komunikasi Informal lebih bersifat tak terduga, tanpa rencana, spontan dan reaktif.
Sifat komunikasi Informal yang tak terkendali semacam ini, umumnya menjadi akar penyebab ketidakseimbangan hubungan internal di dalam organisasi yang pada gilirannya dapat berimbas negatif pada sisi eksternal organisasi dan tentu saja berdampak pada nilai-nilai lain dalam organisasi yang kelak akan dirasakan buruk bagi seluruh stakeholders.
Salah satu unsur penting dalam berkomunikasi adalah Karyawan, maka perhatikanlah:
a. Dengarkan Karyawan, apapun yang mereka sampaikan jadilah pendengar yang baik.
b. Beri informasi sebenarnya, Karyawan ingin pula mendengarkan kabar yang benar.
c. Libatkan Karyawan, jangan lupa mengikutsertakan Karyawan dalam persoalan mereka.
d. Cara komunikasi yang benar, pilih media yang sesuai kebutuhan bersama. e. Dialog, berkomunikasi 2 arah menciptakan kejernihan suasana.
f. Fokus, berkomunikasilah pada pusat persoalan, sehingga efektif memanfaatkan media.
Sebenarnya ada banyak contoh kejadian kegagalan komunikasi internal yang menyebabkan tidak sehatnya pertumbuhan hubungan antar dan intern sebuah organisasi. Bahkan lebih banyak kejadian kegagalan di dunia nyata sekitar kita dibandingkan contoh-contoh keberhasilan sistem komunikasi yang dibangun dalam sebuah organisasi. Di tempat dimana hubungan internal tercipta sehat, maka sistem komunikasi internal yang berhasil selalu dibangun dengan sengaja. Namun tidak berhenti disitu saja, sebab aplikasi sebuah sistem komunikasi dalam dunia nyata menjadi kunci utama keberhasilan membangun sehatnya hubungan internal antar anggota dan bagian dalam organisasi tersebut. Jadi, ciptakanlah sistem komunikasi internal dalam organisasi Anda, misalnya dengan beberapa cara dan arah sebagai berikut:
1. Survey Pendapat Karyawan, media tertulis dan verbal 2 arah yang memiliki daya jangkauan paling luas dan obyektif, apalagi dilakukan anonim. Pengalaman penulis setelah melakukannya beberapa kali di beberapa jenis perusahaan, menghasilkan banyak temuan tak terduga yang dapat membantu menyusun banyak program HR yang kontributif terhadap pencapaian tujuan bisnis perusahaan tersebut.
2. Forum Terbuka, media verbal 2 arah yang membuka sumbat-sumbat komunikasi birokratis mencair dan menjernihkan issue-issue destruktif dalam
organisasi. Pengalaman penulis ketika bertugas memimpin sebuah Corporate HR Department, memberi banyak peluang belajar dan mempertajam sensitifitas baik terhadap perkembangan organisasi maupun perhatian persoalan-persoalan kolektif para karyawan.
3. Media Kolektif Tertulis, bentuknya beragam, misalnya Mading (Majalah Dinding), dan Buletin yang berisi berita-berita sukses pencapaian target penjualan – informasi produk baru – curah pendapat/pengetahuan karyawan – sampai dengan interaksi tanya jawab dengan Manajer HR atas issue
kepersonaliaan internal. Di sini, lagi-lagi terbuka peluang bagi atasan terutama Manajer HR upaya saling mempertajam kemampuan komunikatif. Penulis
beruntung berkesempatan mempraktekkannya di tempat yang telah mengenal LAN, maka e-discussion, adalah media interaktif yang real-time dan menantang. 4. Media Individual Tertulis, biasanya berbentuk Individual Suggestion System, sumbang saran individu Karyawan atas satu persoalan yang terjadi berulang di lingkungan tempat kerjanya. Ada banyak alternatif media yang bisa dikaitkan dengan sistem penilaian prestasi maupun penghargaan unik atas saran yang aplikatif.
5. Kebersamaan, telah banyak dilakukan di banyak organisasi, misalnya Outing/Gathering, mencakup kegiatan informil terencana yang merangkul segenap lapisan Karyawan bahkan ada yang mengikutsertakan keluarga.
Kedekatan suasana kekeluargaan yang tercipta biasanya berdampak konstruktif langsung pada pengambilan keputusan bisnis sehari-hari.
6. Prosedur keluh kesah, satu media sangat penting yang banyak kita lupakan. Melalui prosedur ini seorang Karyawan memiliki jaminan dan juga keberanian mengemukakan pendapat obyektiv dan terbuka ke atasan tanpa rasa segan. Disebut prosedur karena ada tatacaranya yang dijamin oleh ketentuan
ketenagakerjaan kita. Melakukan ini sangatlah mudah dan akan ringan manakala 5 media pertama sebelumnya telah terlaksana.
Itu semua diluar apa yang telah biasa dan baik Anda lakukan, yang juga
merupakan bentuk media komunikasi, misalnya: SK Direksi, Pengumuman, Rapat regular, Memo instruksi/pemberitahuan, SOP (Standard Operating Procedure), Program orientasi Karyawan Baru, Evaluasi rencana tahunan, Presentasi proposal proyek baru, Regular visit atasan ke anggota timnya sehari-hari, Coaching, sampai dengan PE (Performance Evaluation) yang digunakan sebagai satu bentuk umpan balik atasan-bawahan.
Ketika semua media komunikasi tersebut dapat sukses terlaksana berkala atas dasar rencana, maka tak urung organisasi dapat mencapai tujuan bersama-sama anggotanya, karena dukungan sepenuh hati dari tumbuh sehatnya loyalitas para anggota tim dalam organisasi itu sendiri.
Tak terkecuali SURAT KALENG, tak bisa dipungkiri, ini adalah satu bentuk media komunikasi, ketika suasana hubungan internal mandeg oleh tatanan beku birokratik, haru biru oleh banjir gossip dan carut marut berebut panjang jilatan lidah kepada ‘sang penguasa’ di pucuk pimpinan organisasi.
Mana yang akan Anda pilih, hati Anda lebih tahu menjawabnya. Siapa yang berperan memimpin, Anda terutama para Manajer HR. Milikilah hati, dan
limpahkan jawaban Anda melalui kreasi penciptaan media komunikasi di sekitar Anda.
