BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem Komponen Sistem

9

2.1.Pengertian Sistem

Menurut O’ Brien (2010: 26), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, dengan batasan yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.

Menurut Satzinger (2009: 6), sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan yang memiliki fungsi sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja secara teratur dan dinamis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

2.1.1. Komponen Sistem

Menurut O’ Brien (2010: 26), sistem memiliki 3 (tiga) komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi:

a. Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai

elemen yang memasuki sistem untuk diproses.

b. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.

c. Output melibatkan perpindahan elemen yang telah

diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.

Selain 3 (tiga) komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi tersebut, sistem juga memiliki 2 (dua) komponen tambahan:

b. Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak.

2.2. Pengertian Informasi

Menurut O’ Brien (2010: 34), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.

Menurut Gelinas dan Dull (2010: 17), information is data presented in a

form that is useful in a decision-making activity. Diterjemahkan menjadi

informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bermanfaat dalam aktivitas pengambilan keputusan.

Menurut Zikmund et. all (2009: 19), informasi adalah data terstruktur yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan atau mendefinisikan hubungan antara 2 (dua) fakta.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diubah melalui serangkaian proses sehingga memiliki suatu arti tertentu yang memiliki manfaat penting bagi para pengambil keputusan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’ Brien (2010: 4), sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi di dalam sebuah organisasi. Orang – orang bergantung pada sistem informasi yang modern untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain dengan menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware), jaringan komunikasi (network), dan data yang disimpan (data resources).

Menurut Whitten dan Bentley (2007: 6), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan kegunaan yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.

Menurut Gelinas dan Dull (2010: 12), information system is a manmade

system that generally consist of an integrated set of computer-based components and manual components established to collect, store, and manage data and to provide output information to users. Diterjemahkan menjadi sistem informasi

adalah sistem buatan manusia yang umumnya terdiri dari serangkaian komponen berbasis komputer yang terintegrasi dan komponen manual yang dibentuk untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dan memberikan informasi output ke pengguna.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berbasis komputer yang mampu untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan informasi untuk mendukung jalannya kegiatan pengguna sistem.

2.4.Pengertian Data

Menurut Laudon & Laudon (2012: 15), data merupakan fakta mentah yang mewakili kejadian di dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam bentuk yang dapat digunakan oleh orang lain.

Menurut O’ Brien dan Marakas (2009: 33), data adalah fakta – fakta mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis.

Menurut Zikmund et. all (2009: 19), data adalah fakta atau pengukuran yang tercatat atau sebuah fenomena tertentu.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta – fakta mentah mengenai transaksi bisnis di dalam suatu organisasi yang kemudian dapat diubah ke dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain.

2.5. Pengertian Proses Bisnis

Menurut Laudon & Laudon (2012: 43), proses bisnis merupakan perilaku di mana pekerjaan diatur, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk memproduksi sebuah produk ataupun jasa yang memiliki nilai. Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang dibutuhkan untuk memproduksi produk atau jasa. Aktivitas ini didukung oleh alur material, informasi, dan pengetahuan antara partisipan di dalam proses bisnis.

Menurut Jones (2010: 306), proses bisnis adalah sebuah aktivitas (seperti

order processing, inventory control, product design) yang melewati batas area

fungsional dan menjadi sangat penting untuk mengirimkan barang atau jasa dengan cepat atau mempromosikannya dengan kualitas yang tinggi atau biaya yang rendah.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah aktivitaslintas fungsi di dalam perusahaan di mana pekerjaan diatur, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan digunakan oleh konsumen.

2.6. Pengertian Evaluasi

Menurut Umar (2005: 36), evaluasi adalah sebuah proses yang tak boleh dilewatkan oleh manajemen perusahaan. Setelah program kerja direncanakan, disetujui, dilaksanakan, dan pada akhirnya harus dievaluasi. Proses evaluasi ini akan mengungkap sejauh mana hasil suatu kegiatan tertentu telah dicapai: apakah sesuai, di bawah, atau di atas tolak ukur yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Zikmund et. all (2009: 10), evaluasi adalah bentuk formal dari sebuah pengukuran dan penilaian atas sebuah aktivitas, proyek, ataupun program yang telah mencapai tujuannya. Selain untuk mengukur program mana yang telah mencapai tujuan atau tetap melanjutkan program yang sedang digunakan, evaluasi juga memberikan informasi tentang faktor utama yang mempengaruhi tingkat kinerja sistem yang diamati.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah proses pengukuran dan penilaian atassebuah aktivitas, proyek, ataupun program yang telah dijalankan untuk mengetahui pencapaian dari kegiatan tersebut.

2.7. Enterprise Resources Planning(ERP)

2.7.1. Pengertian ERP

Menurut Laudon & Laudon (2012: 51), ERP adalah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis dalam kegiatan manufaktur dan produksi,

finance dan accounting, sales dan marketing, dan human resource ke

dalam sebuah sistem software. Informasi yang sebelumnya terbagi ke dalam beberapa sistem disimpan di sebuah media penyimpanan yang dapat digunakan oleh setiap bagian dari perusahaan.

Menurut O’ Brien (2010: 272), Enterprise Resources Planning adalah sebuah sistem lintas fungsi perusahaan yang didukung oleh sekumpulan modul software yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung proses bisnis internal yang mendasar di dalam perusahaan. Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan manufaktur akan mengolah dan melacak data – data terkait penjualan, inventory, pengiriman, penagihan, dan juga perkiraan penggunaan raw material dan kebutuhan sumber daya manusia.

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 32), Enterprise Resources

memproses sebuah transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan, produksi, dan respon ke konsumen secara terintegrasi dan real time.

Gambar 2.1: Komponen Utama Dalam Aplikasi ERP Yang Menunjukkan Lintas Fungsi Perusahaan

Sumber: O’ Brien (2010: 272)

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sistem yang menggabungkan fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan agar data – data disimpan pada pada satu media penyimpanan, sehingga mampu menghasilkan informasi secara real-time.

2.7.2. Sejarah ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 15), sistem ERP sudah ada sejak tahun 1960an, di mana pada awalnya hanya berfokus pada sistem pabrikasi untuk mengendalikan persediaan. Sekarang ini, sistem ERP telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan sumber daya. Berikut tabel sejarah sistem ERP.

Tabel 2.1: Sejarah Sistem ERP

Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009: 15)

Tahun Peristiwa

1960an Sistem Pabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory Control).

1970an

Fokus bergeser pada Material Requirement Planning (MRP), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.

1980an

Manufacturing Resources Planning (MRP-II) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi.

1990an

MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resources Planning (ERP).

2000an – sekarang

Extended ERP menjadi ERP II

2.7.3. Manfaat Penerapan ERP Dalam Perusahaan

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 33), dikutip dari buku karangan James O’Brien, sistem ERP memiliki banyak manfaat, seperti:

1. Kualitas dan Efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

2. Penurunan Biaya. Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan

hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi

informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.

3. Pendukung Keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah tugas – tugas manajemen sehari – hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi manajemen yang

meliputi diantaranya di bidang perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian.

4. Kelincahan Perusahaan. Dalam mengimplementasikan sistem ERP dapat menghilangkan perbedaan budaya antara departemen sehingga data dapat diintegrasikan.

5. Sistem Terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

6. Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang masih terpisah.

7. Sistem ERP dapat memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya memonitor operasional saja, tetapi mampu menjawab apa yang harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik.

8. Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk menghasilkan analisa dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat pengambilan keputusan sebagai decision support system.

9. Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif, misalnya perencanaan

pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan

cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.

10. Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi, baik fungsi penjualan, pembelian, produksi, dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjan – pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen.

11. Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan setelah itu order pembelian kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan efektif.

12. Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing – masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi, dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.

2.7.4. SunFish ERP

SunFish ERP adalah aplikasi ERP berbasis web yang dikembangkan oleh DataOn. SunFish ERP terdiri dari 12 (dua belas) modul, diantaranya, Account Payable, Account Receivable, Customer

Relationship Management (CRM), Finance, Fixed Asset, General Ledger, Inventory, Production, Project, Purchase, Sales, dan Setting.

Saat ini, aplikasi SunFish ERP sudah banyak digunakan oleh perusahaan – perusahaan besar, seperti 7 Eleven, Adaro, GE Finance Indonesia, Hotel Mulia Senayan, Universitas Pelita Harapan, dan masih banyak lagi yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Dengan menggunakan aplikasi SunFish ERP, perusahaan akan mendapatkan informasi yang selalu diperbaharui oleh user secara real-time, perusahaan dapat berkolaborasi dengan partner, vendor, dan juga pelanggan serta masih banyak keuntungan lain yang akan didapatkan dengan menerapkan aplikasi SunFish ERP.

Aplikasi SunFish ERP mendukung setiap aktivitas perusahaan yang mencakup model Supply Chain Management dan menentukan arah transisi dengan menggunakan menjabarkan seluruh area bisnis untuk mengidentifikasi biaya operasional dan penyusutan aset, sejalan dengan peningkatan mutu layanan.

2.8. Pengertian Produksi

Menurut Heizer dan Render (2011: 36), produksi adalah proses penciptaan barang dan jasa.

Produksi adalah proses dan metode yang digunakan untuk mengubah

input berwujud (barang mentah, barang setengah jadi, bahan rakitan) dan input

yang tidak berwujud (ide, informasi, pengetahuan) menjadi barang atau jasa. Sumber daya yang digunakan dalam proses ini akan menghasilkan output yang cocok untuk digunakan atau memiliki nilai yang berbeda.[http 1]

Gambar 2.2: Siklus Produksi Sistem SAP Sumber: [http 2]

Berikut penjelasan dari siklus produksi sistem SAP: 1. Production Planning.

Tahapan pertama di mana perencanaan dilakukan berdasarkan banyak aspek yang terlibat dalam proses manufaktur. Aspek perencanaan muncul dari beberapa ide yang berbeda – beda.

2. Order Creation

Tahapan kedua di mana order dibuat berdasarkan kebutuhan tertentu. Baik berdasarkan ramalan perencanaan untuk digunakan sebagai stok barang ataupun rencana lain.

3. Order Release

Tahapan di mana order yang telah dibuat di-released sehingga proses selanjutya dapat dijalankan.

4. Order Printing

5. Material Staging

Tahapan material staging adalah tahapan yang penting di dalam siklus produksi. Pada tahapan ini, semua bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi dipersiapkan dan siap untuk digunakan dalam proses produksi.

6. Order Execution

Pada tahapan ini, proses produksi dijalankan untuk menghasilkan barang jadi.

7. Confirmations and Goods Receipt

Tahapan terakhir dari siklus produksi di mana barang jadi sudah disetujui dan dipindahkan ke gudang beserta dengan surat – surat pendukung lainnya.

Dapat disimpulkan bahwa, produksi adalah proses mengubah bahan – bahan baku (barang mentah, setengah jadi) yang disertai dengan penggunaan ide, informasi yang ada, dan juga pengetahuan menjadi barang atau jasa yang siap untuk digunakan.

2.8.1. Kegunaan Modul Produksi

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 91), terdapat 2 (dua) manfaat dari penggunaan modul Produksi, yaitu:

a. Mengatur jadwal produksi dengan cepat sesuai dengan

schedule pengiriman dari order penjualan dan rencana

penjualan dengan mempertimbangkan ketersediaan

material dan kapasitas produksi.

b. Meningkatkan pengendalian penggunaan material per

work order untuk mencapai tingkat efisiensi tertinggi

2.8.2. Karakteristik Modul Produksi (dan Operasi)

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 91), modul Produksi (dan Operasi) memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

a. Fasilitas penginputan Tarif Standar Direct Labor dan FOH per Mesin.

b. Fasilitas perhitungan Bill of Material (BOM) per Work

Order Produksi.

c. Fasilitas perhitungan standar pra-kalkulasi per Work Order Produksi.

d. Fasilitas penginputan Work Order Produksi dan permintaan barang per Work Order Produksi.

e. Fasilitas penginputan penerimaan hasil jadi dan detil pemakaian bahan per Work Order.

f. Fasilitas penginputan retur penerimaan hasil jadi untuk reproses produksi.

g. Fasilitas penginputan Work in Process (WIP).

2.9. Fit/ Gap Analysis

2.9.1. Pengertian Fit/ Gap Analysis

Menurut Pol dan Paturkar (2011), fit/ gap analysis adalah metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan proses bisnis perusahaan dan fungsi sistem, mengevaluasi, dan mencatat fungsi – fungsi yang sesuai (fit) dan tidak sesuai (gap). Tujuan dari analisa ini adalah tidak untuk memberikan solusi maupun rancangan terhadap sistem.

Gap analysis adalah teknik yang digunakan oleh perusahaan

untuk menentukan langkah apa yang harus diambil untuk beralih dari kondisi sekarang ke kondisi yang diinginkan di masa mendatang. Gap

analysis juga biasa dikenal dengan need-gap analysis, needs analysis, dan needs assessment. [http 3]

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa Fit/ Gap Analysis adalah teknik yang digunakan perusahaan untuk mengetahui kesesuaian dan ketidaksesuaian antara proses bisnis berjalan dengan sistem yang digunakan, sehingga perusahaan dapat menentukan langkah berikutnya yang harus diambil untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

2.9.2. Tujuan Fit/ Gap Analysis

Fit/ Gap Analysis bertujuan untuk:

a. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.

b. Sebagai langkah awal untuk menentukan penyesuaian yang perlu dilakukan.

c. Memastikan bahwa sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.

d. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best

Practice”.

e. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.

Fit/ Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user

terhadap sistem dan mengidentifikasi apa fit dan gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit berarti requirement telah dipenuhi oleh sistem, sedangkan gap berarti requirement tidak dipenuhi oleh sistem.

2.9.3. Metode dalam Fit/ Gap Analysis

Menurut Pol dan Paturkar (2011), terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan dalam melakukan Fit/ Gap Analysis, yaitu:

1. Simulation Based

Gambar 2.3: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Simulation Based Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Plan: Perencanaan Fit - Gap untuk kegiatan sehari-hari,

daftar partisipan dan agenda detil yang dipersiapkan berdasarkan hasil bisnis blueprint dan kebutuhan analisa dasar.

2. Implement: Sistem diimplementasikan dalam uji simulasi

atau sandbox.

3. Analyze: Analisa sistem dilakukan untuk membandingkan

fungsi-fungsi yang ada dengan kebutuhan perusahaan.

4. Capture: Menemukan fit dan gap sistem serta mendokumentasikannya.

2. Brainstorming Discussion Based

Gambar 2.4: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Brainstorming

Discussion Based

Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Schedule: Jadwal detil untuk diinformasikan. Jadwal beserta

topik yang akan didiskusikan dipersiapkan.

2. Discuss: Pembawa materi menjelaskan tentang fitur – fitur

sistem pada detil fungsi dan stakeholdermenyampaikan mengenai apa yang mereka butuhkan.

3. Capture: Menemukan perbedaan antara kebutuhan dengan

fungsi.

3. Questionnaire Based

Gambar 2.5: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Questionnaire

Based

Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Analyze: Kebutuhan perusahaan pertama kali dianalisa

berdasarkan bisnis blueprint dan kebutuhan analisa dasar. 2. Formulate: Pertanyaan detil daftar fit – gapyang

dipersiapkan berdasarkan kebutuhan analisa.

3. Answer: Jawaban pertanyaan – pertanyaan diisi oleh

seseorang yang ahli di bidangnya dalam perusahaan.

4. Extract: Jawaban dicocokkan dengan fungsi sistem

4. Hybrid Based

Gambar 2.6:Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Hybrid Based Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Plan & Schedule: Perencanaan fit dan gap untuk jadwal

sehari – hari, daftar partisipan dan detil agenda dipersiapkan. Detil jadwal untuk diskusi disampaikan.

2. Discuss & Formulate: Diskusi antara konsultan sistem dan stakeholder. Pertanyaan diformulasikan dan diberikan

kepada seseorang yang ahli di bidangnya untuk dijawab. 3. Answer & Analyze: Inti diskusi dianalisa berikut juga dengan

jawaban yang telah diisi oleh para ahli dalam perusahaan. 4. Extract & Capture: Analisis dan jawaban dibandingkan

2.9.4. Langkah – Langkah Fit/ Gap Analysis

Berikut langkah – langkah yang akan dilakukan dalam fit/ gap

analysis adalah sebagai berikut:

2.9.4.1. Ranking Requirements

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasi oleh sistem yang sudah diimplementasikan. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada era yang paling penting bagi perusahaan agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.

Requirement harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat

prioritasnya. Tingkat prioritasnya akan dijelaskan dalam tabel berikut.

Tabel 2.2: Tingkat Prioritas Dalam Fit/ Gap Analysis Sumber: [http 4]

Kode Keterangan

H

High Critical Requirement – Merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan produksi dan tanpa requirement tersebut kegiatan perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

M

Medium Critical Requirement – Merupakan requirement di mana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.

L

Low Critical Requirement – Merupakan requirement yang hanya menambah nilai kecil atau minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.

Adapun requirement tersebut akan dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori, yaitu:

a. Operasional

Requirement pada kategori operasional

merupakan requirement yang bersifat sebagai peningkatan produktifitas karyawan, seperti efisiensi waktu, dan penyempurnaan operasional. b. Strategis

Requirement pada kategori strategis merupakan requirement yang bersifat sebagai alat pendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen.

2.9.4.2. Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang sudah diimplementasikan. Degree of Fit terdiri dari 3 (tiga) kategori, yaitu: fit, gap, dan partial fit.

Tabel 2.3: Degree of Fit Dalam Fit/ Gap Analysis Sumber: [http 4]

Kode Keterangan

F Fit – Kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh aplikasi sistem.

G

Gap – Aplikasi sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap aplikasi sistem.

P

Partial Fit – Sistem aplikasi mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

2.9.4.3. Gap Resolution

Dalam proses Fit/ Gap Analysis akan ditemukan sebuah

gap. Pada saat gap ditemukan, tim penulis akan menentukan

alternatif dan rekomendasi solusi untuk mengatasi gap tersebut. Terdapat beberapa jalan dalam menyelesaikan gap yaitu dengan

gap resolution. Beberapa metode yang digunakan dalam gap resolution antara lain:

a. Package work-around.

Pertama kali tim akan mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan proses yang ada.

b. Membuat bisnis sesuai dengan package.

Apabila metode package work-around

tidak dapat diterapkan, tim akan

merekomendasikan perubahan potensial pada proses bisnis untuk dilakukan penyesuaian. Penyesuaian dilakukan pada proses bisnis yang ada untuk mengeliminasi gap yang terjadi.

Customization merupakan perubahan pada aplikasi yang

memerlukan keikutsertaan dari staf Pengembangan, atau beberapa perubahan agar proses bisnis berjalan dapat berjalan dengan lebih baik untuk kemampuan upgrade pada software selanjutnya. Dan jika customization dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan

package, dibandingkan dengan merubah package yang sudah ada.

2.10. Risk Analysis

2.10.1.Pengertian Risk Analysis

Risk analysis adalah sebagai komponen dari risk management

yang terdiri dari: [http 5]

1. Identifikasi dari kondisi positif dan negatif dari kegiatan internal dan eksternal.

2. Menentukan hubungan sebab dan akibat antara kemungkinan kejadian.

3. Evaluasi dari sejumlah hasil atau akibat dengan asumsi yang berbeda – beda.

4. Aplikasi dari teknik kualitatif dan kuantitatif untuk mengurangi hasil yang tidak pasti, biaya yang tidak terduga, hutang, dan kerugian.

Menurut Whitman dan Mattord (2010, p277), risk analysis adalah identifikasi dan penilaian atas tingkat resiko di dalam perusahaan.

Menurut Marchewka (2010: 217), risk analysis adalah penentuan tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah sebuah tolak ukur untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya di dalam sebuah proyek.

2.10.2. Risk Identification

Menurut Schwalbe (2010: 434), risk identification adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial di mana dapat merugikan ataupun meningkatkan sebuah objek tertentu.

Menurut Triadi, Norken, & Dharma (2011: 51) dalam jurnal yang berjudul “Manajemen Resiko Operasi Pemeliharaan Waduk di Propinsi Bali”, dikatakan bahwa identifikasi resiko adalah merinci resiko – resiko yang ada sampai level yang detil dan kemudian menentukan signifikasi (potensinya) dan penyebabnya, melalui program survei dan penyelidikan terhadap masalah – masalah yang ada. Untuk mengatasi kesulitan dalam mengidentifikasi resiko, dapat digunakan beberapa cara, antara lain dengan menyusun daftar resiko, wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat, dan melalui brain storming.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa risk identification adalah aktivitas mempelajari dan memperkirakan resiko – resiko yang mungkin muncul beserta potensinya dalam sebuah proyek.

2.10.3.Tujuan Risk Analysis

Menurut Marchewka (2010: 251), risk analysis bertujuan untuk menentukan kemungkinan terjadinya setiap resiko yang telah diidentifikasi dan dampaknya terhadap proyek.

2.10.4. Qualitative Risk Analysis

Menurut Schwalbe (2010: 438), qualitative risk analysis menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko – resiko yang diidentifikasi, untuk menentukan ukuran beserta dengan prioritasnya.

2.10.5.Matriks Peluang/ Dampak (Probability/ Impact Matrix)

Menurut Schwalbe (2010: 438), seorang manajer proyek dapat menuangkan ke dalam bentuk grafik peluang dan dampak resiko pada Matriks Peluang/ Dampak. Sebuah Matriks Peluang/ Dampak mendaftarkan peluang dari sebuah resiko yang muncul pada satu sisi dari matriks dan dampak yang berhubungan dengan resiko pada sisi lainnya. Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan menggunakan teknik sederhana ini untuk membantu mereka mengidentifikasikan resiko yang perlu mereka perhatikan. Untuk menggunakan pendekatan ini, project

stakeholder mendaftarkan resiko – resiko yang diperkirakan mungkin

muncul atas proyek yang sedang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah resiko tersebut termasuk kedalam kategori high (tinggi), medium (sedang), ataupun low (rendah) atas peluang timbulnya dan dampaknya jika resiko tersebut muncul.

Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam

probability/ impact matrix. Tim proyek menempatkan resiko pada

matriks, mengkombinasikan semua resiko umum, dan memutuskan di mana resiko – resiko tersebut harus ditempatkan pada matriks. Tim proyek harus berfokus pada setiap resiko yang termasuk pada kategori

high dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka

merencanakan untuk mersepon resiko – resiko tersebut apabila terjadi.

Gambar 2.7: Probability/ Impact Matrix Sumber: Schwalbe (2010: 439)

2.10.5.1. Risk Probability Rank

Risk Probability Rank mengukur kemungkinan (probability) terjadinya resiko. Risk ProbabilityRank memiliki 3 (tiga) kategori yang dijelaskan dalam tabel berikut:

Tabel 2.4: Risk Probability Rank Sumber: [http 6]

Peringkat Deskripsi

High Kemungkinan resiko akan muncul relatif tinggi

apabila fungsi tidak diterapkan.

Medium Kemungkinan resiko akan muncul cukup tinggi

apabila fungsi tidak diterapkan.

Low Kemungkinan resiko akan muncul cukup rendah jika fungsi tidak diterapkan.

2.10.5.2. Risk Impact Rank

Risk Impact Rank mengukur dampak yang ditimbulkan

dari resiko. Risk Impact Rank memiliki 3 (tiga) kategori yang dijelaskan dalam tabel berikut:

Tabel 2.5: Risk Impact Rank Sumber: [http 6]

Peringkat Deskripsi

High

Dampak yang ditimbulkan dari resiko sangat mempengaruhi sehingga menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Medium

Dampak yang ditimbulkan dari resiko cukup mempengaruhi, tetapi tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

Low

Dampak yang ditimbulkan dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

2.11. Activity Diagram

2.11.1.Pengertian Activity Diagram

Menurut Satzinger (2009: 141), activity diagram merupakan jenis dari workflow diagram yang sederhana, yang mendeskripsikan kegiatan berbagai user atau sistem, orang yang melakukan setiap aktivitas, dan urutan dari aktivitas – aktivitas yang dilakukan.

2.11.2.Tujuan Penggunaan Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur

prosedural dari aktivitas yang merupakan bagian dari aktivitas yang lebih besar. Di dalam proyek, di mana terdapat use case, activity diagram dapat menggambarkan secara spesifik use case tersebut. [http 7]

2.11.3.Simbol – Simbol Activity Diagram

Menurut Satzinger (2009: 141), dalam menggambarkan activity

diagram, digunakan beberapa simbol yang menggambarkan proses –

proses yang terjadi. Berikut simbol – simbol digunakan dalam pembuatan

activity diagram:

a. Swimlane. Area berbentuk persegi di dalam activity diagram yang merepresentasikan aktivitas yang dilakukan

oleh seorang agen.

Gambar 2.8: Swimlane Sumber: Satzinger (2009: 142)

b. Starting Activity. Poin awal alur di dalam sebuah aktivitas.

Gambar 2.9: Starting Activity Sumber: Satzinger (2009: 142)

c. Activity. Menggambarkan kegiatan apa yang dilakukan.

Gambar 2.10: Activity Sumber: Satzinger (2009: 142)

d. Transition Arrow. Menunjukkan arah dari satu aktivitas ke

aktivitas selanjutnya.

Gambar 2.11: Transition Arrow Sumber: Satzinger (2009: 142)

e. Synchronization Bar. Simbol di dalam activity diagram

yang menunjukkan pembagian ataupun penggabungan dari beberapa aktivitas.

Gambar 2.12: Synchronization Bar (Split) Sumber: Satzinger (2009: 142)

Gambar 2.13: Synchronization Bar (Join) Sumber: Satzinger (2009: 142)

f. Decision Activity. Titik di dalam alur kerja, di mana alur

keluar dari sebuah aktivitas dapat menuju aktivitas alternatif, tergantung pada kondisi.

Gambar 2.14: Decision Activity Sumber: Satzinger (2009: 142)

g. Ending Activity. Poin akhir alur di dalam sebuah aktivitas.

Di dalam sebuah alur kerja, dimungkinkan untuk terdapat lebih dari 1 ending activity. Digambarkan dengan lingkaran hitam penuh yang dikelilingi lingkaran.

Gambar 2.15: Ending Activity Sumber: Satzinger (2009: 142)

2.12. System Flowchart

Menurut Satzinger (2009: 354), system flowchart merupakan diagram yang mendeskripsikan alur kontrol program komputer secara keseluruhan di dalam sistem.

2.12.1.Simbol – Simbol Yang Digunakan

Simbol untuk membuat flowchart dapat dibedakan ke dalam 4 (empat) kategori sebagai berikut:

a. Input/ output symbols, merepresentasikan alat atau media

yang menyediakan input atau record input dari operasi pemrosesan.

b. Processing symbols, menunjukkan jenis alat yang

digunakan untuk memproses data atau mengindikasikan kapan pemrosesan dilakukan secara manual.

c. Storage symbols, merepresentasikan alat yang digunakan

untuk menyimpan data yang sedang tidak digunakan oleh sistem.

d. Flow and miscellaneous symbols, mengindikasikan arus

data dan barang. Simbol ini juga merepresentasikan operasi ketika flowchart dimulai atau diakhiri, di mana keputusan dibuat, dan kapan untuk menambahkan penjelasan untuk flowchart.

Gambar 2.16: Simbol – Simbol Umum Dalam Penyusunan Flowchart Sumber: Satzinger (2009: 358)

Gambar 2.17: Kerangka Berpikir 2.14. Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2008: 193), bila dilihat dari segi cara atau teknik pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara

interview (wawancara) dan observasi (pengamatan).

2.14.1. Interview atau Wawancara

Menurut Sugiyono (2008: 194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal – hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini didasarkan pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak – tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon.

Wawancara terbagi menjadi 2 jenis, yaitu: a. Wawancara terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 197), wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini, setiap responden diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya.

b. Wawancara tidak terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 197), wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas, di mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah

tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis – garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.

2.14.2.Observasi

Menurut Sugiyono (2008: 203), observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Jika dalam wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan narasumber secara langsung, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek – objek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala – gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar.

Menurut Sugiyono (2008: 203), dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant

observation (observasi berperan serta) dan non-participant observation.

a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation) Menurut Sugiyono (2008: 203), dalam observasi ini peneliti terlibat dengan kejadian sehari – hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian.

b. Observasi Non-Partisipan

Menurut Sugiyono (2008: 203), jika dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang – orang yang diamati, maka dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat yang bersifat independen.

Menurut Sugiyono (2008: 203), dari segi instrumen yang digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur.

a. Observasi Terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 203), observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah mengetahui dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagai pedoman untuk melakukan observasi.

b. Observasi Tidak Terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 205), observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti tidak menggunakan instrumen yang telah baku, tetapi hanya berupa rambu – rambu pengamatan.