Workshop KEIMIGRASIAN & PENGUATAN UNIT INTERNATIONAL RELATIONS OFFICE. Hotel Santika, 15 Nov. 2014

Workshop KEIMIGRASIAN &

PENGUATAN UNIT

INTERNATIONAL RELATIONS

OFFICE

Hotel Santika, 15 Nov. 2014

Directorate of Partnership, Alumni and Global Initiative

LATAR BELAKANG

1

a

Semakin tingginya jumlah kunjungan tamu asing di

_UGM

b

Semakin tingginya variasi bentuk kunjungan tamu

_{asing baik tipe kunjungan dan durasi}

c

Variasi “pernak-pernik” sistem keimigrasian di

_Indonesia

d

Variasi karakter tamu asing, baik dosen maupun

_mahasiswa

BENTUK – BENTUK KUNJUNGAN DI UGM

2

a

KUNJUNGAN MAHASISWA JANGKA PENDEK

# Internship, short course, exchange, fieldtrip

b

KUNJUNGAN MAHASISWA JANGKA PANJANG

# Master degree program, PhD program

c

KUNJUNGAN PROFESSOR ASING: MENGAJAR

# Guest lecture, thesis supervision & defense

d

DOSEN/MAHASISWA ASING: MENELITI

Penanganan Mobilitas Staf

(Incoming – Outgoing)

Mobilitas Staf Outgoing



Pemroses Ijin Perjalanan Dinas Luar Negeri:

SDM



Sedang dikembangkan Sistem Online Pengajuan Ijin

Perjalanan Dinas Luar Negeri oleh SDM



Kesempatan beasiswa exchange staff pendidik dan

kependidikan selama 1 bulan melalui Erasmus

Mundus Lotus+ dan Eramsus Mundus Areas+ (saat

ini sedang buka, deadline akhir Desember 2014)

PENGUSULAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR

NEGERI

Penanganan Mobilitas Mahasiswa

(Incoming – Outgoing)

ALUR

MAHASISWA

ASING

PROGRAM

ALUR

MAHASISWA

ASING

PROGRAM

ACADEMIC REQUIREMENTS

FOR FOREIGN STUDENTS

ACADEMIC REQUIREMENTS

FOR FOREIGN STUDENTS

DOCUMENTS TO BE SUBMITTED

 1. UNDERGRADUATE

 A. Legalized copy of academic reports (year 11 and 12)  B. Legalized academic highschool certificate/ diplome  C. Curriculum vitae

 D. Statement of Financial Support

 E. Recommendation letter (applicant’s school/ institution)  F. School Recognition from Indonesian Embassy

 G. Health Certificate from certified physician  H. Motivation Letter

 I. Personal statement (not to work and obey the regulation)  J. Copy of passport (showing applicant’s data)

DOCUMENTS TO BE SUBMITTED

 2. POSTGRADUATE

 A. Legalized copy of Academic transcript

 B. Legalized copy of undergraduate degree certificate (master degree

certifictae, for PhD program)

 C. Curriculum vitae

 D. Statement of Financial Support

 E. Recommendation letter (applicant’s school/ institution)  F. University Recognition from Indonesian Embassy

 G. Health Certificate from certified physician  H. Motivation Letter

 I. Research proposal (for Ph.D applicants)

 J. Personal statement (not to work and obey the regulation)  K. Copy of passport (showing applicant’s data)

MOBILITAS MAHASISWA

OUTGOING

opportunities to student exchange

programs

1.

Agreement-based (tuition waiver, partial scholarship, and full

scholarship)



U to U or F to F Exchange & Short Term Summer Program

(Credit & Non-credit earning program)



Consortium-based: Erasmus Mundus Projects, AUN-ACTS

2.

Non-agreement based



Full-paying non degree



Full-paying double degree

FLOWCHART

Penanganan Mobilitas Peneliti

(Incoming – Outgoing)

ALUR PROSES

APLIKASI

UNTUK

PENELITI

Penanganan Kerja Sama

Internasional

 membantu merumuskan kebijakan kegiatan kerjasama dengan berbagai mitra

strategik; untuk merealisasikan visi dan misi Universitas;

 melakukan koordinasi, sinkronisasi, dan integrasi dalam lingkungan Universitas

dan instansi lain;

 memfasilitasi dan memperlancar proses kegiatan kerjasama yang diusulkan

oleh Fakultas dan Unit Kerja di lingkungan Universitas;

 merencanakan, mengembangkan, dan melaksanakan penjajakan kegiatan

kerjasama dengan pihak mitra;

 mengembangkan jejaring kerjasama internasional untuk mendukung bidang

akademik, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, alumni dan pengembangan usaha;

 melakukan kegiatan pengadministrasian seluruh kerjasama Universitas;

 memfasilitasi, menyiapkan, dan melaksanakan acara penandatanganan Nota

Kesepahaman dan/atau Perjanjian Kerjasama;

 mengembangkan dan memelihara sistem informasi dan administrasi

pelaksanaan kerjasama; dan

 melakukan monitoring, evaluasi, pelaporan administrasi pelaksanaan

kerjasama, serta penjaminan mutu kerjasama.

Tupoksi Unit Internasional di bidang

Pengembangan Kerja Sama



Kesesuaian dengan Visi dan Misi Universitas



Kemitraan, kesetaraan, kebersamaan;



Saling percaya (

mutual trust

), saling

menghormati (

mutual respect

), dan saling

memberi manfaat (

mutual benefit

)

Prinsip Umum Kerja Sama

Kelembagaan

Analyzing Initiating Legal Review & Formalizing Documentation Cooperating & Maintaining

Steps to Take



With whom we want to cooperate?



Institutional Capacity and Representation



Profiling universities



Web-based Research



Ranking system



Networking Information



Strategic Partner



Field of expertise



Country’s strategic



Availability for funding

Proses Analisis Kerja Sama

Kelembagaan



Communicate through existing networks



Visit and Hosting a visit from foreign

universities/partners



Write Letters promoting y[our] university



Emails



Personal letter from Rector



Work distribution:



Review of agreements



Memorandum of Understanding



Contracts



Exchange Agreements



Double Degree Agreements



Material Transfer Agreements



Non-Disclosure Agreements



Intellectual Property Agreements



Drafting of agreements



Content discussion and negotiation



Otoritas atau kewenangan pembuatan dan penandatanganan

Nota Kesepahaman dan/atau Perjanjian Kerjasama diatur

berdasarkan lingkup pelaksanaan kerjasama dengan ketentuan

sebagai berikut:

 Nota Kesepahaman (MoU) yang melibatkan lebih dari satu Unit Kerja

ditandatangani oleh Rektor atau Wakil Rektor .

 Nota Kesepahaman (MoU) yang hanya melibatkan satu Unit Kerja dapat

ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja setingkat Direktur atau Dekan/ Direktur Sekolah.

 Perjanjian Kerjasama (MoA) yang melibatkan lebih dari satu Unit Kerja

ditandatangani di tingkat Universitas oleh setidaknya Pimpinan setingkat Direktur yang sesuai tugas pokok dan fungsinya atau oleh beberapa Pimpinan Unit Kerja/ Dekan / Direktur Sekolah yang terkait.

 Perjanjian Kerjasama (MoA) yang hanya melibatkan satu Unit Kerja dapat

ditandatangani di tingkat Unit Kerja oleh Pimpinan Unit Kerja setingkat Direktur atau Dekan/ Direktur Sekolah.

Proses Legal Formal Perjanjian

Kerja Sama

Media Administrasi dan Dokumentasi:



Sistem Informasi Kerjasama



Database MOU Aktif dan Tidak Aktif



Website

Signed _DatabaseInput in _DocumentScan Upload in _Database Upload in _Website Hardcopy kept in Archive

AREAS OF INTERNATIONAL PARTNERSHIP

 Staff/faculty/student mobility  Joint academic activities

 Joint research/publication

Prospective Cooperation: Mobility

 Staff/faculty mobility

 Staff training  Faculty exchange

 Student mobility

 Non-credit earning or credit earning  Short courses/summer program

 internship

 Credit earning semester-long program  Credit earning year-long program  Double degree program

Advantages of Mobility

 Staff and faculty mobility

 Professional enhancement/recognition  Benchmarking

 Exposure to different working/academic environment/facilities

 Student mobility:

 Academic-enhancement

 Unique teaching styles/methodology  Cross-cultural experiences

 Setting up network

 Employability enhancement

Evaluate Existing MOUs

 Expired MOUs  Sleeping MOUs

 Process extension/revise the substance/addendum  Process MOAs (Student Exchange, Double Degree, etc)

Penanganan Program – Program

Internasional

PERMASALAHAN YANG SERING DI HADAPI

1

1 Pengurusan surat ijin belajar/setneg dari DIKTI sangat lama_{bahkan sampai 3 bulan.}

2 Proses konversi dari VKSB menjadi VITAS juga memerlukan waktu yang lama.

3 Mahasiswa tinggal selama 4 bulan apakah perlu memakai VITAS atau cukup VKSB saja dengan perpanjangan per bulan?

4 Variasi karakter tamu asing di Fakultas Geografi baik dosen maupun mahasiswa

5

Mahasiswa exchange yang hanya 4-6 bulan kesulitan meminjam buku di perpusatkaan dikarenakan tidak punya KTM (KTM selesai bisa sampai 2-3 bulan).

6

Rumitnya dan mahalnya beaya birokrasi di Indonesia untuk visa ristek. Tarif visa mencapai 500 USD, belum ada layanan satu pintu bagi peneliti asing yang mengurus ijin di Jakarta

PERMASALAHAN YANG SERING DI HADAPI

2

7 Mahasiswa asing yang tidak menguasai bahasa Indonesia_{kurang memahami prosedur yang harus dilakukan}

8 Mahasiswa asing yang tidak memperhatikan kapan Visa habis dan kapan harus melakukan prosedur perpanjangan

9

Mahasiswa / dosen asing yang melakukan penelitian di lapangan khususnya daerah bencana perlu prosedur keamanan (risiko tinggi).

10 Permasalahan pribadi mahasiswa asing yang berpotensi membawa dampak terhadap nama baik UGM.

11

Permasalahan kesehatan, asuransi mahasiswa asing khususnya bagi mahasiswa yang berasal dari negara berkembang, keamanan, kecopetan dsb…

LAYANAN YANG DIBERIKAN BKLN FGE

6

LAYANAN YANG DIBERIKAN / ANTISIPASI

1

1

Mahasiswa asing diminta mengisi formulir perkembangan studi yang dikirim ke Fakultas dan divaliadasi oleh dosen pembimbing

2

Mahasiswa asing diminta menyusun laporan hasil studi / hasil penelitian dan diarsip di Fakultas sebagai bahan penyusuan profil tahunan mahasiswa asing

3 Berkomunikasi dengan pembimbing dari universitas partner sebagai pemberi garansi mahasiswa asing.

4 Pada akhir studi selain memberikan sertifikat, Fakultas Geografi secara resmi membuat surat pengembalian mahasiswa tersebut kepada institusi pengirim

5

Para peneliti asing diminta presentasid alam seminar di Fakultas terkat dengan progress / hasil penelitian yang dilakukan

LAYANAN YANG DIBERIKAN BKLN FGE

6

LAYANAN YANG DIBERIKAN / ANTISIPASI

2

6 Pengiriman_{diperlukan baik dari imigrasi ataupun ristek}check-list dan contoh-contoh formulir yang

7 Menerbitkan seawal mungkin surat undangan untuk aplikasi visa ristek ( 1 tahun – 8 bulan sebelum kedatangan)

8 Pendampingan mahasiswa / dosen asing dalam proses keimigrasian

9 Memberikan check list “do” dan “don’t “ kepada mahasiswa

10

Mengingatkan batas waktu kapan visa akan berakhir dan batas waktu kapan prosedur perpanjangan ke kantor imigrasi perlu dilakukan untuk menghindari denda

11

Pendampingan bagi mahasiswa asing dengan mahasiswa Fakultas dengan harapan komunikasi lancar dan apabila ada permasalahan dapat diantisipasi sedini mungkin.