ANALISIS PENANGANAN DELEGASI EVENT KONFERENSI
TINGKAT MENTERI WORLD TRADE ORGANIZATION-IX
(KTM WTO-IX) 2013 PADA PT ROYALINDO EXPODUTA
JAKARTA
Skripsi ini Disusun Sebagai Salah Satu Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sains Terapan
Oleh
:
BERNADETTA MARIA SEMBIRING NIM 1005121003
PROGRAM STUDI
MICE
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
2014
ABSTRAK
Setiap penanganan delegasi harus melakukan koordinasi dengan tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses penanganan delegasi dalam Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 yang ditangani oleh PT Royalindo Expoduta dan Kementerian Perdagangan.
Penelitian ini menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif untuk bisa menggali informasi dan memberikan penjelasan yang mendalam mengenai penanganan delegasi. Penggalian informasi dilakukan oleh peneliti dengan melakukan wawancara mendalam guna mendapat gambaran dan informasi secara rinci tentang penanganan delegasi secara keseluruhan dengan informan atau narasumber dari PT Royalindo Expoduta serta kementerian Perdagangan.
Hasil penelitian menunjukkan beberapa faktor kunci sukses dari proses Penanganan delegasi mulai dari: a). Pelayanan ground handling, b). Mengatur transportasi, c). akomodasi, dan d). Registrasi. Bahwa keseluruhan berjalan dengan serta mendapat kesan yang memuaskan dari para delegasi yang hadir setelah event berlangsung dan seluruh kegiatan tepat waktu.
Kata kunci : Penanganan delegasi, Konferensi, dan Akomodasi event.
ABSTRACT
Each delegation shall coordinate treatment with a goal of this research is to investigate the process of handling delegation in the Ministerial Conference of the World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013, which is handled by PT Royalindo Expoduta and the Ministry of Commerce.
This study uses descriptive qualitative approach in order to review the information and provide in-depth explanation about the handling of the delegation. Excavations conducted by researchers with the information depth interviews in order to get an overview and detailed information about the handling of the delegation as a whole with the informer or informant of PT Royalindo Expoduta and Ministry of Commerce.
The results showed some of the key success factors of the process of handling delegation from: a). ground handling services, b). arranging transportation, c). ccommodations, and d). registration. That the overall running and got a satisfactory impression of the delegates in attendance after the event took place and all of schedule ontime.
Key words: handling delegation, conference, event and accommodation. iv v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil’alamin. Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah
SWT yang telah melimpahkan nikmat dan rahmat-Nya, sehingga penulis mampu
menyelesaikan penulisan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dilakukan dalam rangka
memenuhi salah satu syarat kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Sains
Terapan Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Medan. Skripsi ini tidak
dapat diselesaikan oleh penulis tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. M. Syahruddin S.T., M.T, Selaku Direktur Politeknik Negeri Medan,
2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan,
3. Safaruddin S.E., M.Si, Selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan,
4. Indra Siregar, S.E, Ak., M.Si. Selaku Ketua Program Studi MICE
Politeknik Negeri Medan sekaligus dosen pembimbing I, yang telah
memberikan saran, kritik, bantuan, dan arahan selama penulis menyusun
dan menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih atas waktu dan pikiran yang
telah diberikan untuk membimbing penulis.
5. Suri Purnami, S.E., M.A, selaku dosen pembimbing II, yang juga banyak
memberikan masukan dan perbaikan dalam tata tulis penulisan skripsi ini
sehingga menjadi lebih baik.
6. Karyawan PT Royalindo Expoduta Jakarta, dan Staff Kementerian
Perdagangan Republik Indonesia, atas ketersediaannya telah memberikan
data-data yang diperlukan untuk menyusun skripsi ini. Terima kasih untuk
Departemen Divisi Operational (Bang Jati, Bang Pardi, Mas Maud, Kak
Enti, dan Kak Ami), yang telah membantu melengkapi permintaan data
dan wawancara kepada penulis.
7. Benar Baik Sembiring, S.E.,M.Si (Ayah) dan (Almh) Perdemun Purba,
Amkeb (Ibu), kedua orang tua, yang selalu mengirimkan doa dan
mencurahkan kasih sayangnya, serta memberikan bantuan baik moril dan
materiil dalam penyusunan skripsi ini. Terima kasih untuk Kakak Vetra,
Amelia, Niken, Bram dan Eikin, kakak dan adik-adik penulis, yang selalu
memberikan doa, motivasi, dan semangat kepada penulis.
8. Seluruh Bapak/Ibu Dosen, staff administrasi, perpustakaan, tata usaha,
keamanan dan rumah tangga Politeknik Negeri Medan
9.
Sahabat terbaik Liza Khairunnisa yang telah memberikan keceriaan sertadukungan motivasi bagi penulis.
10. Afdhol, Bobby, Benny, Cut, Dwi, Ellysa, Evi, Bang Fariz, Juni, Leo, Liza,
Lastri, Masitah, Olivia, Putra, Sandy, Vully, Teman-teman MICE
KOMPAK angkatan 2010, terima kasih telah menjadi rekan-rekan
seperjuangan selama 4 tahun dalam susah dan senang dikampus ini.
11. Huda Muharram, Rusydi Ahmad, Yanuardi Sanjaya, Evelina, Khairini
Melinda, Molland, dan teman-teman lainnya yang tidak bisa penulis
sebutkan satu per satu.
12. Pengurus inti DPM 2011-2013 dan juga BEM 2012-2013, serta teman-
teman FKMPI diseluruh Indonesia yang telah memberikan kenangan-
kenangan indah belajar berorganisasi bersama dikampus.
13. Teman-teman Magang di PT Royalindo Expoduta, dari STP Trisakti 2011
Jakarta Ainun, Apeles, Elvi, Maria, Calvin, Fharuk, yang sudah
memberikan dukungan moral dan pemberian informasi kepada penulis
dalam pengerjaan skripsi ini.
14. Pihak-pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah
membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam
penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran
dan kritik yang membangun dari berbagai pihak guna menyempurnakan
skripsi ini. Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca. Medan, 28 Agustus 2014
Bernadetta Maria Sembiring
DAFTAR
ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR ISI ... ix BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah... 6 1.3 Tujusn Penelitian ... 6 1.4 Manfaat Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN PUSTAKA ……….. 7
2.1 Kajian Teoritis ………. 7 2.1.1 Pengertian Konferensi ……….. 7 2.1.2 Pengertian Delegasi ... 11 1. Transportasi ... 12 2. Ground Handling ... 15 3. Akomodasi ... 16 4. Registrasi ... 21 ix
2.2 Review Penelitian Terdahulu……….……23
2.3 Kerangka Pemikiran………….……….….24
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ……….…...26
3.1 Pendekatan dan Jenis Penelitian……….…....26
3.2 Waktu dan Tempat Penelitian ……….…..26
3.3 Subjek Penelitian ……….…..26
3.4 Jenis Data……….……..27
3.5 Teknik Pengumpulan Data ……….……...27
3.6 Analisis Data……….….28 3.7 Batasan Penelitian ……….……28 3.8 Informan ……….…...31 3.9 Tahap-tahap Penelitian ……….….31
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ……….…. 33
4.1 Deskripsi Unit Analisis / Observasi ……….…... 33
4.1.1 Profil Singkat PT Royalindo Expoduta …………... 33
4.1.2 Job Description di PT Royalindo Expoduta ……... … 35
4.1.3 Misi dan Komitmen PT Royalindo Expoduta ….…….. 44
4.1.4 Struktur Organisasi PT Royalindo Expoduta …….…... 45
4.1.5 Gambaran Umum Event ……….…..…. 46
4.1.6 Penyajian Data ………... … 49 4.1.7 Karakteristik Informan ……….…..… 49 4.2 Hasil Analisis ………... ……….……. 50
4.2.1 Hasil Pengamatan / Observasi di PT Royalindo …....…. 50
4.2.2 Hasil Wawancara di PT Royalindo Expdouta …….….50
4.3 Pembahasan ……….….... 59
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ……..………..………... 62 5.1 Simpulan ……….……… 62 5.2 Saran ……….... 63 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran ..……….... 25
Gambar 4.1 Struktur Perusahaan ………..…. 45
Gambar 4.2 Klasifikasi Informan Berdasarkan Jenis Kelamin ……….…..…. 53
Gambar 4.3 Skema Penanganan Kedatangan Delegasi VIP .………..….. 53
Gambar 4.4 Registration Flow ..………...…. 55
x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan event konferensi atau konvensi merupakan bagian dari
industri pariwisata MICE (Meeting, Conference, Incentive, Exhibition) yang telah
memberikan warna baru dalam kegiatan bisnis industri pariwisata dunia di
Indonesia, yang sangat menonjol adalah identik dengan pemberian
pelayanan/services. Kegiatan MICE merupakan kegiatan yang berkarakteristik
padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan tenaga kerja
maupun dalam memberikan devisa bagi negara. Saat ini, Indonesia sudah
berkembang menjadi salah satu negara tujuan bisnis dan wisata. Hal itu
dibuktikan dengan perolehan data dari Statistical Report on Visitor Arrivals to
Indonesia 2008–2010, yang menyebutkan bahwa kunjungan wisatawan
mancanegara untuk pertemuan, insentif, konvensi dan pameran atau meeting,
incentive, convention, exhibition (MICE) mencapai 40.09% sementara untuk
wisatawan liburan 53,15% dan lainnya 6,76%.
Kegiatan bisnis MICE telah membuka lapangan kerja baru, tidak hanya
menciptakan tenaga kerja musiman saja, tetapi juga telah menciptakan pekerjaan
yang tetap bagi banyak masyarakat yang memiliki kemampuan tidak berbeda
dengan bisnis pariwisata yang banyak diciptakan di negara-negara sedang
berkembang. MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) di
Indonesia dikenal juga dengan nama wisata konvensi, kegiatan wisata konvensi
ini merupakan bagian dari kegiatan pariwisata, karena banyak sekali
menggunakan fasilitas pariwisata dalam pelaksanaannya, sehingga kegiatan yang
berkarakteristik padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan
tenaga kerja maupun dalam memberikan devisa negara. Sejak tahun 1980-an
kegiatan MICE di Indonesia menunjukkan peningkatan jumlah peserta yang tinggi
dengan jumlah pengeluaran rata-rata perhari sebesar US$ 210 untuk setiap peserta
konvensi. Dibandingkan dengan wisatawan yang sengaja datang ke Indonesia
untuk berwisata, pengeluaran mereka hanya sebesar US$ 400 untuk 7-12 hari.
Dengan demikian pengeluaran peserta wisata konvensi juga membawa serta
istrinya, anak atau bahkan temannya yang berdampak pada pengeluaran peserta
selama mengikuti kegiatan kovensi menjadi lebih besar (Pendit, 1999).
Berkembangnya industri MICE atau wisata konvensi sebagai industri baru
yang bisa menguntungkan bagi banyak pihak, karena industri MICE ini
merupakan industri yang kompleks dan melibatkan banyak pihak. Alasan inilah
yang menjadikan tingkat pertumbuhan para pengusaha penyelenggara MICE
bermunculan, sehingga tidak dipungkiri industri MICE sebagai industri masa kini
yang banyak diminati oleh para pelaku bisnis pariwisata.
Kegiatan bisnis MICE telah membuka lapangan kerja baru, tidak hanya
menciptakan tenaga kerja musiman saja, tetapi juga telah menciptakan pekerjaan
yang tetap bagi banyak masyarakat yang memiliki kemampuan tidak berbeda
dengan bisnis pariwisata yang banyak diciptakan di negara-negara sedang
berkembang. Kegiatan Industri MICE sebagai industri baru masa kini menunjukan
bahwa MICE sebagi salah satu sektor dalam bisnis pariwisata, karena kegiatan
atau peserta kegiatan MICE adalah melakukan perjalanan dan menghadiri suatu
kegiatan atau event yang berhubungan dengan bisnisnya sambil menikmati
kegiatan wisata secara bersama-sama.
Dalam topik pembahasan didunia Konferensi, akan ada bisnis organisasi
yang ditransaksikan. Banyak pertemuan tahunan organisasi, sponsor, pemilihan
ketua organisasi dunia, penghargaan dan kehormatan, laporan keuangan tahunan,
maupun penilaian tentang hal-hal organisasi seperti peraturan perubahan.
Beberapa acara yang terdapat didalam konferensi yaitu makan malam, tarian,
musik atau film. Pada konferensi besar, yang mengubah lokasi setiap tahun, sering
menjadwalkan perjalanan insentif ketempat wisata lokasi konvensi tersebut
berlangsung.
Professional Conference Organizer (PCO) contohnya PT Royalindo
Expoduta, yang saat ini dipandang mampu menangani delegasi setingkat Menteri
dan Presiden, terutama pada saat event WTO 2013 di Bali. Dalam tahap awal
pihak PT Royalindo Expoduta mengikuti Bidding, dan ketika dipilih sebagai
pemenang bidding, pihak komite lelang memandang secara teknis harga dalam
proposal kompetitif (paling rendah). BahkaPn, dari proposal yang sudah disetujui
tersebut, komite lelang dari pusat meminta pengurangan nilai proposal 15 persen.
Dan penanganan delegasi secara khusus dalam event kongres yaitu dimulai
dengan mempersiapkan transportasi untuk tamu VIP, Transportasi untuk delegasi
reguler, transportasi untuk operational panitia dan Commuter Bus.
Perkembangannya pada tahun-tahun belakangan banyak event-event yang
internasional sehingga eksistensinya sampai saat ini semakin meningkat dan tidak
mungkin dipandang sebelah mata.
Penanganan delegasi dalam skala internasional diperhatikan dengan
khusus dan butuh pengawalan secara penuh dan sangat sensitif apabila tidak
dikelola oleh orang-orang yang professional. Dalam event WTO 2013, pihak
Kementerian Perdagangan telah mempercayakan Pelaksanaannya kepada PT
Royalindo Expoduta selaku Professional Conference Organizers (PCO), yang
didalamnya terdapat ide-ide brilliant dengan kreatifitas dan loyalitas penuh
berikut dengan tim yang sangat berpengalaman dibidang penanganan delegasi
secara khusus.
Oleh karena itu, penulis memilih untuk membahas kegiatan Konferensi
Tingkat Menteri World Trade Organization – IX (KTM WTO-IX) 2013, dalam
tugas khususnya menangani delegasi atau bagaimana pelayanan mereka dalam
menangani delegasi mulai dari kedatangan di bandara, sampai ke hotel dengan
jumlah delegasi yang hadir yaitu sekitar 4000 peserta. Didalam skripsi ini penulis
akan membahas mengenai “Analisis Penanganan Delegasi Event Konferensi
Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 Pada PT
Royalindo Expoduta Jakarta.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang
akan ditulis adalah “Bagaimana Penanganan delegasi event Konferensi Tingkat
Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 pada PT Royalindo
Expoduta Jakarta?”
proses penanganan delegasi dalam event Konferensi Tingkat Menteri World Trade
Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 pada PT Royalindo Expoduta Jakarta.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :
a. Menambah pengetahuan dalam pembendaharaan dibidang konferensi dan
khususnya penanganan delegasi dalam skala nasional maupun skala
internasional.
b. Bagi penulis untuk menambah pengetahuan dan memberikan dampak positif
dalam penanganan delegasi disebuah event.
