PENYUSUNAN STANDAR OPERASI PROSEDUR (SOP) ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH KOTA BOGOR
Oleh :
Imam Ahmad Trinugroho
FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS GUNADARMA
Desember 2020
1 PENYUSUNAN STANDAR OPERASI PROSEDUR (SOP) ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA
BOGOR
Imam Ahmad Trinugroho, ST., MMSI.
Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma [email protected]
ABSTRAKSI
Disiplin pegawai negeri sipil (PNS) merupakan langkah awal untuk menciptakan aparatur yang profesional. Menurut ketentuan umum Peraturan Pemerintah No. 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, Disiplin Pegawai Negeri Sipil adalah kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan dan/atau peraturan kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin. Dalam peraturan yang sama juga disebutkan bahwa setiap PNS wajib masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja. Dalam rangka menjalankan peraturan tersebut, maka diperlukan sebuah sistem yang dapat memantau tingkat kehadiran dan jam kerja pegawai negeri sipil yang akuntabel dan dapat dipertanggung jawabkan.
Lingkungan Pemerintah Kota Bogor saat ini sudah menerapkan Sistem Informasi Absensi menggunakan Sidik Jari, yang dikelola oleh Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Bogor. Sistem ini direncanakan untuk diterapkan di seluruh pegawai negeri sipil di Pemerintahan Kota Bogor.
Untuk dapat membuat sebuah sistem yang akuntabel, serta dapat dipertanggung jawabkan, maka diperlukan sebuah studi atau kajian yang menyeluruh untuk bagaimana sistem tersebut bekerja, perhitungan jam kerja dari tiap-tiap pegawai sehingga pada akhirnya dihasilkan sebuah rekomendasi Standar Operasi Prosedur (SOP) dan produk hukum sebagai landasan dari sistem tersebut.
Kata kunci : SOP Absensi, Sistem Informasi Absensi, Sistem Informasi Absensi Pemerintahan Kota Bogor
2 1. LATAR BELAKANG
Menghadapi era globalisasi saat ini, kinerja karyawan yang baik pada sebuah instansi diperlukan untuk dapat memuaskan pengguna jasanya tidak terkecuali untuk pegawai negeri sipil di Pemerintahan. Salah satu unsur penunjang kinerja adalah kehadiran di tempat kerja yang tercatat. Salah satu cara pencatatan kehadiran karyawan adalah dengan alat yang otomatisasi atau komputerisasi.
Dalam upaya pencapaian produktivitas kerja yang baik, faktor kehadiran pegawai merupakan hal yang penting, terutama berhubungan dengan penggajian, kedisiplinan kerja dan prestasi kerja. Pencatatan absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Lingkungan Pemerintah Kota Bogor saat ini sudah menerapkan Sistem Informasi Absensi menggunakan Sidik Jari, yang dikelola oleh Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Bogor. Sistem ini direncanakan untuk diterapkan di seluruh pegawai negeri sipil di Pemerintahan Kota Bogor.
Biometrik merupakan pengembangan dari metoda dasar identifikasi personal yang menggunakan karakteristik alami manusia sebagai basisnya. Sidik jari telah lama digunakan sebagai pengidentifikasi personal karena sifatnya yang unik. Sistem presensi sidik jari merupakan salah satu solusi yang dapat mengatasi masalah kehadiran karyawan pada sebuah perusahaan terutama yang memiliki banyak karyawan. Kerja sistem ini sangat cepat karena sistem biometrics ini dapat segera memberikan laporan waktu kedatangan atau kepulangannya, sesuai dengan waktu di clock komputer. Proses pengambilan informasi kehadiran hampir 100%
akurat karena didasarkan sidik jari masing-masing karyawan. Proses pencatatan dan pelaporannya dilakukan secara otomatis oleh sebuah komputer khusus
Untuk dapat membuat sebuah sistem yang akuntabel, serta dapat dipertanggung jawabkan, maka diperlukan sebuah studi atau kajian yang menyeluruh untuk bagaimana sistem tersebut bekerja, perhitungan jam kerja dari tiap-tiap pegawai sehingga pada akhirnya dihasilkan sebuah rekomendasi Standar Operasi Prosedur (SOP) dan produk hukum sebagai landasan dari sistem tersebut.
3 2. E-GOVERNMENT
Teknologi informasi dan komunikasi menjanjikan efisiensi, kecepatan penyampaian informasi, jangkauan yang global dan tranparansi. Oleh karena itu dalam era otonomi daerah ini untuk mewujudkan pemerintahan yang good governance salah satu upayanya adalah menggunakan teknologi informasi dan komunikasi atau yang populer disebut e-Government. Dalam UU No. 32 tahun 2004 mengenai pemerintahan daerah, efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan daerah perlu ditingkatkan dengan lebih memperhatikan aspek-aspek hubungan antar susunan pemerintahan dan antar pemerintahan daerah, potensi dan keanekaragaman daerah, peluang dan tantangan persaingan global dengan memberikan kewenangan yang seluas-luasnya kepada daerah disertai dengan pemberian hak dan kewajiban menyelenggarakan otonomi daerah dalam kesatuan sistem penyelenggaraan pemerintahan negara. Amanat UU ini menunjukkan bagaimana pentingnnya efisiensi dan transparansi, sehingga E-government sangat sejalan dengan pengamalannya.
3. SISTEM INFORMASI ABSENSI 3.1 Pengertian Informasi
Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting dan vital peranannya, karena tanpa adanya informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dan organisasi pun akan menjadi vakum. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Pengertian Informasi menyatakan bahwa: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
3.2 Pengertian Sistem Informasi
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information system) atau disebut juga dengan processing sistem atau information processing system atau information generating system. Menurut teori Robert A. Leitch dan K. Roscoe
4 Davis dinyatakan bahwa: “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan”.
Berikut ini merupakan kegiatan sistem informasi:
1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.
2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Save, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses informasi.
5. Check, yaitu suatu aktifitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai denagn yang diharapkan.
Sedangkan komponen sistem informasi terdiri dari :
1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer, jaringan.
2. Perangkat lunak (software).
3. Data : merupakan komponen dasar informasi.
4. Manusia (user).
3.3 Definisi Absensi
Absensi merupakan daftar hadir sekumpulan orang dari suatu kelompok orang banyak yang tergabung dalam sebuah instansi secara resmi yang mempunyai peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, serta batasan-batasan, dan orang-orang yang terlibat di dalamya terikat oleh peraturan tersebut. Jika sekelompok orang tersebut melanggarnya maka akan dikenakan sanksi sebagai hukuman dari pelanggaran yang dilakukan oleh orang tersebut sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang diterapkan oleh instansi tersebut.
5 Setiap instansi mempunyai peraturan dan ketetapan yang berbeda sesuai perjanjian diantara sekelompok orang tersebut pada saat mereka akan bergabung dalam sebuah instansi tertentu. Absensi juga didefinisikan sebagai berikut :
“absensi adalah bukti kehadiran pekerja di tempat kerja. Pekerja wajib untuk melaksanakan sendiri pencatatan waktu hadirnya pada mesin pencatat waktu (AMANO) dan tanda tangan baik pada saat masuk bekerja dan pada saat meninggalkan tempat pekerjaan”.
3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Absensi
SIstem Informasi Absensi adalah sistem informasi yang bertujuan untuk menunjang fungsi absensi di suatu perusahaan atau instansi, dimana gambaran umum aliran datanya dapat dilihat pada diagram konteks di bawah ini :
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Informasi Absensi
Sedangkan proses yang terjadi di dalam sistem dapat digambarkan di dalam diagram alir data, seperti contoh di bawah ini.
6 Gambar 2. Diagram Alir Data Sistem Informasi Absensi
Sistem Informasi Absensi yang berjalan membutuhkan jaringan komputer sebagai kendaraan informasi dari masing masing bagian ke server pusat. Jaringan Komputer yang digunakan jaringan komputer yang terdistribusi. Berikut konsep dasar dari Jaringan Komputer.
7 3.5 Konsep Dasar Jaringan Komputer
Jaringan komputer (jaringan) adalah sebuah sistem yang terdiri atas komputer-komputer yang didesain untuk dapat berbagi sumber daya (printer, CPU), berkomunikasi (surel, pesan instan), dan dapat mengakses informasi(peramban web). Tujuan dari jaringan komputer adalah agar dapat mencapai tujuannya, setiap bagian dari jaringan komputer dapat meminta dan memberikan layanan (service). Pihak yang meminta/menerima layanan disebut client (client) dan yang memberikan/mengirim layanan disebut server (server).
Desain ini disebut dengan sistem client-server, dan digunakan pada hampir seluruh aplikasi jaringan komputer.
Dua buah komputer yang masing-masing memiliki sebuah kartu jaringan, kemudian dihubungkan melalui kabel maupun nirkabel sebagai medium transmisi data, dan terdapat perangkat lunak sistem operasi jaringan akan membentuk sebuah jaringan komputer yang sederhana. Apabila ingin membuat jaringan komputer yang lebih luas lagi jangkauannya, maka diperlukan peralatan tambahan seperti Hub, Bridge, Switch, Router, Gateway sebagai peralatan interkoneksinya.
Klasifikasi jaringan komputer terbagi menjadi :
1. Berdasarkan geografisnya, jaringan komputer terbagi menjadi Jaringan wilayah lokal atau Local Area Network (LAN), Jaringan wilayah metropolitan atau Metropolitan Area Network (MAN), dan Jaringan wilayah luas atau Wide Area Network (WAN). Jaringan wilayah lokal merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau tempat yang berukuran sampai beberapa 1 - 10 kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan stasiun kerja (workstation) dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (misalnya pencetak (printer) dan saling bertukar informasi. Sedangkan Jaringan wilayah metropolitan merupakan perluasan jaringan LAN sehingga mencakup satu kota yang
8 cukup luas, terdiri atas puluhan gedung yang berjarak 10 - 50 kilometer.
Kabel transmisi yang digunakan adalah kabel serat optik (Fiber Optic).
Jaringan wilayah luas Merupakan jaringan antarkota, antar propinsi, antar negara, bahkan antar benua. Jaraknya bisa mencakup seluruh dunia, misalnya jaringan yang menghubungkan semua bank di Indonesia, atau jaringan yang menghubungkan semua kantor Perwakilan Indonesia di seluruh dunia. Media transmisi utama adalah komunikasi lewat satelit, tetapi banyak yang mengandalkan koneksi serat optik antar negara.
Gambar 3. LAN, MAN & WAN
2. Berdasarkan fungsi, terbagi menjadi Jaringan Client-server dan Jaringan Peer-to-peer. Jaringan client-server pada dasarnya ada satu komputer yang disiapkan menjadi server dari komputer lainnya yang sebagai client. Semua permintaan layanan sumberdaya dari komputer client harus dilewatkan ke komputer server, komputer server ini yang akan mengatur pelayanannya. Apabila komunikasi permintaan layanan sangat sibuk bahkan bisa disiapkan lebih dari satu komputer menjadi server, sehingga ada pembagian tugas, misalnya file-server, print-server, database server dan sebagainya. Tentu saja konfigurasi komputer server biasanya lebih dari konfigurasi komputer client baik dari segi kapasitas memori, kapasitas penyimpanan (harddisk), maupun kecepatan prosessornya.
9 Gambar 4. Jaringan Client Server
Sedangkan jaringan peer to peer itu ditunjukkan dengan komputer- komputer saling mendukung, sehingga setiap komputer dapat meminta pemakaian bersama sumberdaya dari komputer lainnya, demikian pula harus siap melayani permintaan dari komputer lainnya. Model jaringan ini biasanya hanya bisa diterapkan pada jumlah komputer yang tidak terlalu banyak, maksimum 25, karena komunikasi akan menjadi rumit dan macet bilamana komputer terlalu banyak.
Gambar 5. Jaringan Peer to Peer
10 3. Berdasarkan topologi jaringan, jaringan komputer dapat dibedakan atas:
Topologi bus
Topologi bintang
Topologi ring
Topologi mesh
Topologi pohon
Topologi token ring
Gambar 6. Topologi Jaringan
4. Berdasarkan distribusi sumber informasi atau data. Jaringan terpusat, Jaringan ini terdiri dari komputer client dan server yang mana komputer client yang berfungsi sebagai perantara untuk mengakses sumber informasi/data yang berasal dari satu komputer server. Jaringan terdistribusi, merupakan perpaduan beberapa jaringan terpusat sehingga terdapat beberapa komputer server yang saling berhubungan dengan client membentuk sistem jaringan tertentu.
Gambar 7. Jaringan Terdistribusi
5. Berdasarkan media transmisi data. Jaringan berkabel (Wired Network), Pada jaringan ini, untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer lain diperlukan penghubung berupa kabel jaringan.
BUS BINTANG
TOKEN RING RING MES
H
POHON
11 Kabel jaringan berfungsi dalam mengirim informasi dalam bentuk sinyal listrik antar komputer jaringan. Jaringan nirkabel (Wi-Fi), merupakan jaringan dengan medium berupa gelombang elektromagnetik. Pada jaringan ini tidak diperlukan kabel untuk menghubungkan antar komputer karena menggunakan gelombang elektromagnetik yang akan mengirimkan sinyal informasi antar komputer jaringan.
4. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
SOP atau Standar Operasi Prosedur adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu perusahaan atau instansi pemerintah, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau pimpinan sehingga pelaksanaan tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan danpada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SOP juga dapat digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
Istilah istilah Penting terkait SOP Pengertian Prosedur :
Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengansuatu proses kerja (Contoh prosedur Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur PembelianBarang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain). Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku;
namun sebaiknya baku atau standar. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar.
Pengertian Operasional :
Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan. Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin. Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku(tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis).
Pengertian Standar :
12 Standar berarti ketentuan atau keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak bolehmenyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.
Fungsi SOP
1. Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas.
2. Pedoman pimpinan melakukan pengawasan.
3. Pembanding untuk perubahan yang lebih baik.
4. Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak.
Manfaat dari SOP
1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut.
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada.
3. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberiperusahaan suatu perlindungan yang legal.
4. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
5. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai sumber referensi.
6. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih karyawan dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain diluar departemen asalnya.
7. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil danproses yang dilakukan.
Konsep Pembuatan SOP
Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal. Dalam pembuatan SOP harus memperhatikan beberapa konsep sebagai berikut :
13
1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus yang sebaik-baiknya.
3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif.
Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: "Kirim spesifikasi ke vendor" bukan "
Spesifikasi dikirim ke vendor".
4. Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: "
Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan" bukan "
Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi".
5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat.
Contoh: "Kirim buku ke bagian pengolahan".
6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan.
7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu.
8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan.
9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
Tahapan Pembuatan SOP
Terdapat tujuh tahapan untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut adalah tujuh step untuk membuat SOP yang baik dan benar :
1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP
Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menyusun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai
14 tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.
2. Perancangan awal
Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps ataugraphic format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah flowchart, maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan diselesaikan.
3. Evaluasi Internal
Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah.
4. Evaluasi Eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam proses penerapan SOP.
5. Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
6. Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP yang telah dibuat dan kemudian dapat segera
15 dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi parapekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk mempermudah mereka dalam menjalankan pekerjaan.
7. Implementasi
Setelah SOP selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudiandilakukan implementasi di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.
Implementasi SOP
Proses implementasi SOP adalah langkah yang dibutuhkan untuk memperkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap proses operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa :
1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
2. Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh karyawan perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.
3. Setiap karyawan dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi ketidaksesuaian dalam penerapan SOP tersebut.
4. Terdapat karyawan yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.
16 5. METODOLOGI
Metodologi untuk penyusunan SOP digambarkan pada diagram alir berikut :
Gambar 8. Flowchart Metodologi Kegiatan
17 6. PENYUSUNAN SOP ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BOGOR
Dalam melakukan penyusunan SOP Absensi dan Perhitungan Absensi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor, tahapan awal adalah melakukan survey dengan melakukan observasi/pengamatan langsung dan memberikan beberapa kuesioner kepada pegawai yang berwenang di SKPD disertai dengan wawancara yang bertujuan untuk mengetahui keadaan sistem yang sedang berjalan di masing-masing SKPD.
Adapun alat bantu kuesioner yang disebarkan telah disesuaikan dengan kebutuhan data dan fakta yang akan digunakan dalam pembuatan kajian penyusunan SOP.
Instrumen kuesioner dibuat berdasarkan peraturan PP no. 53 Tahun 2010 Tentang Kedisiplinan Pegawai Negeri Sipil. Instrumen tersebut adalah:
1. Ketentuan Umum Pelaksanaan Absensi 2. Cara Melakukan Absensi
3. Ketentuan Kehadiran 4. Ketentuan Ketidakhadiran
5. Ketentuan Waktu & Jam Kerja Pegawai 6. Perhitungan Jam Kerja
Adapun bentuk pertanyaan kuesioner dari instrument di atas adalah sebagai berikut:
TABEL PERTANYAAN KUESIONER NO
KUESIONER PERTANYAAN
6 Apakah sistem absensi yang digunakan merupakan sistem absensi terpadu di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor ?
7 Apakah semua pegawai tanpa terkecuali wajib melakukan absensi menggunakan sistem yang berlaku ?
8 Apakah pegawai dapat melakukan absensi di semua lokasi lingkungan Pemerintah Kota Bogor ?
9 Apakah sistem absensi yang berlaku menggunakan mesin sidik jari?
10 Jika jawaban no. 9 ya, apakah ada pegawai khusus yang memelihara fasilitas mesin sidik jari dan fasilitas absensi lainnya ?
11 Jika jawaban no. 9 ya, ada berapa jumlah mesin sidik jari di seluruh lokasi dinas saudara ?
18 TABEL PERTANYAAN KUESIONER (LANJUTAN)
NO
KUESIONER PERTANYAAN
12 Jika jawaban no. 9 ya, apakah ada sanksi bagi yang merusak mesin sidik jari
?
13A Apakah setiap pegawai dapat melihat rekam absensinya masing masing ? 13B Jika ya, dalam bentuk apa rekam absensinya ?
14 Apakah ada SOP Absensi dan Perhitungan Absensi untuk sistem absensi yang sedang berjalan ?
15 Apakah ada pelatihan untuk penggunaan sistem absensi untuk pertama kalinya ?
16 Apakah ada buku panduan untuk cara melakukan absensi atau penggunaan sistem absensi yang berlaku ?
17 Apakah ada pegawai khusus yang bertanggung jawab terhadap operasional penggunaan sistem absensi, baik menggunakan mesin sidik jari maupun tidak?
18 Jika menggunakan mesin sidik jari, apakah registrasi sidik jari dilakukan di badan kepegawaian ?
19 Apakah ada kebijaksanaan untuk toleransi keterlambatan absen jam kedatangan ?
20 Apakah ada kebijaksanaan untuk toleransi absen jam kepulangan lebih awal?
21 Apakah seorang pegawai dianggap hadir jika lupa absensi kedatangan atau kepulangan ?
22 Apakah seorang pegawai wajib melakukan absensi saat sedang bertugas di luar kantor ?
23 Apakah ada operator yang melakukan input manual jika seorang pegawai tidak hadir ?
24 Apakah seorang pegawai wajib membuat surat ijin jika tidak hadir ? 25 Apakah seorang pegawai akan dikenai sanksi jika tidak melakukan absensi
tanpa surat ijin (tanpa alasan) ?
26 Apakah semua pegawai mempunyai waktu kerja yang sama ? 27 Waktu kerja reguler adalah :
28 Apakah ada waktu kerja shift di lingkungan dinas ?
29 Apakah ada batas minimum jam kehadiran dalam 1 (satu) bulannya ? 30 Apakah ada batas maksimum jam istirahat tiap harinya ?
31 Apakah ada batas maksimum jam kepulangan tiap harinya ?
32 Apakah waktu kehadiran tetap dihitung jika seorang pegawai datang lebih awal dari jam masuk waktu reguler ?
33 Apakah seorang pegawai diperkenankan untuk absen jika lupa mengabsen baik kehadiran atau kepulangan di hari sebelumnya ?
34 Bagaimana prosedur perhitungan jam kerja pada sistem yang berjalan ? 35 Saran untuk sistem absensi yang sedang berjalan
19 Survey dilakukan tidak di seluruh SKPD dan OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor, untuk mendapatkan hasil yang maksimal beberapa SKPD yang mempunyai karakteristik pekerjaan dan jam kerja yang seragam, diambil sample hanya 1 SKPD. Sedangkan beberapa SKPD yang memiliki karakteristik pekerjaan dan jam kerja yang berbeda dengan SKPD pada umumnya akan diobservasi secara keseluruhan.
Setelah dianalisa, ada 18 SKPD/OPD yang diperkirakan memiliki karakteristik kerja dan jam kerja yang berbeda, yaitu :
TABEL SKPD/OPD YANG DIOBSERVASI
SKPD KETERANGAN
A Bagian Umum
B Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dan PM C Dinas Pendidikan
D Satpol PP E SMAN 1 Bogor
F Dinas Kebersihan dan Pertamanan G Kecamatan Tanah Sareal
H Kelurahan Kedung Waringin
I Dinas Pengawasan Bangunan dan Pemukiman J Dinas Pariwisata
K Dinas Binamarga & SDA
L Badan Permberdayaan Masyarakat dan Keluarga Berencana
M UPTD Pemadam Kebakaran
N Dinas Lalu Lintas dan Angkutan Jalan O Dinas Pertanian
P Dinas Kesehatan : Puskesmas Bogor Tengah Q UPTD Rumah Potong Hewan
20 7. MODEL SOP ABSENSI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI
LINGKUNGAN PEMERINTAHAN KOTA BOGOR
Secara umum, dari hasil survey di masing masing SKPD/OPD dihasilkan model SOP Absensi sebagai berikut:
I. KETENTUAN UMUM PELAKSANAAN ABSENSI
1. SKPD/OPD yang berada di lingkungan lokasi pemerintahan Kota Bogor seperti Bagian Umum dan Badan Pelayanan Perizinan Terpadu dan PM menggunakan Sistem Absensi Sidik Jari terpadu dari BKPP
2. Dinas Kependidikan, SMAN I Bogor dan Dinas Binamarga & SDA menggunakan Sistem Absensi Sidik Jari yang dikelola sendiri
3. Selebihnya menggunakan Sistem Absensi Manual
4. Bagian Umum memiliki pegawai yang masuk daftar Tidak Wajib Apel (TWA), yaitu : ajudan, supir, pekerja di rumah dinas dan protokoler 5. Satpol PP, DKP dan DLLAJ mempunyai pegawai yang bertugas di
lapangan dan tidak memungkinkan untuk melakukan apel pagi, namun mereka tidak masuk di daftar TWA
6. Wasbankim dan Dinas Binamarga & SDA mempunyai pegawai yang bertugas di lapangan namun tetap wajib melakukan apel pagi sebelum bertugas
7. UPTD Pemadam Kebakaran terdiri dari 3 (tiga) kelompok, mempunyai jam kerja 24 jam bertugas lalu 48 jam tidak bertugas. Apel pagi wajib dilakukan 2 hari kerja setelah itu 1 hari diperbolehkan tidak melakukan apel pagi.
8. Secara umum semua pegawai dapat melihat rekam absensinya dalam bentuk kertas, kecuali BPPTPM dan Dinas Pendidikan yang dapat melihat rekam absensi dalam bentuk aplikasi desktop.
II. CARA MELAKUKAN ABSENSI
1. Secara umum semua SKPD mempunyai SOP Absensi dan Perhitungan Absensi untuk sistem yang sedang berjalan, kecuali Dinas Pendidikan, BPMKB, UPTD Pemadam Kebakaran dan Dinas Pertanian.
21 2. Hanya BPPTPM, Dinas Pendidikan dan SMAN 1 yang mengadakan
pelatihan untuk penggunaan sistem absensi pertama kali.
3. BPPTPM, SMAN 1 dan Wasbankim mempunyai buku panduan untuk cara penggunaan sistem absensi yang sedang berjalan
III. KETENTUAN KEHADIRAN
1. Secara umum semua SKPD mempunyai toleransi untuk keterlambatan kedatangan kecuali Wasbankim dan Dinas Pertanian
2. Dinas Pendidikan, Dinas Pariwisata, UPTD Pemadam Kebakaran dan UPTD Rumah Potong Hewan mempunyai toleransi untuk pulang lebih awal
3. Secara umum tidak ada pencatatan waktu kepulangan
4. BPPT dan Wasbankim tidak mengijinkan seorang pegawai melakukan absen susulan jika lupa mengabsen pada hari sebelumnya
5. Dinas Pendidikan dan DLLAJ melakukan registrasi sidik jari pegawainya di dinas masing masing
IV. KETENTUAN KETIDAKHADIRAN
1. Secara umum ada operator yang melakukan input manual untuk ketidakhadiran pegawai, kecuali Bagian Umum
2. Dinas Pendidikan, UPTD Pemadam Kebakaran dan UPTD Rumah Potong tidak mewajibkan pegawainya untuk membuat surat keterangan jika tidak hadir
3. Semua SKPD akan memberikan sanksi jika pegawai tidak hadir tanpa alasan, kecuali Dinas Pertanian
V. KETENTUAN WAKTU ATAU JAM KERJA PEGAWAI 1. Secara umum waktu kerja reguler adalah :
Jam Masuk : 07.00 WIB Jam Keluar : 16.00 WIB
Jam Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB Kecuali SMAN I Bogor
22 Jam Masuk : 07.00 WIB
Jam Keluar : 15.00 WIB
Jam Istirahat : 12.00 – 13.00 WIB Dan Puskesmas
Jam Masuk : 07.30 WIB Jam Keluar : 1400 WIB
Jam Istirahat : 12.00 – 12.30 WIB
2. Tidak semua pegawai mempunyai jam kerja yang sama, seperti di Bagian Umum, Dinas Kependidikan, Satpol PP, DKP, DLLAJ, UPTD Pemadam Kebakaran dan UPTD Rumah Potong Hewan
VI. PERHITUNGAN JAM KERJA
1. Secara umum semua SKPD mempunyai jam kerja seperti tertera pada PP no 53 tahun 2010 dan Peraturan perhitungan TPP
2. Jam masuk juga digunakan untuk menghitung apel pagi
8. KESIMPULAN
Yang dapat disimpulkan dari kegiatan penyusunan SOP Absensi dan Perhitungan Absensi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor adalah:
1. Semua Pegawai Negeri Sipil yang bekerja di Lingkungan Pemerintah Kota Bogor wajib melakukan absensi kehadiran
2. Telah disurvey 17 (tujuh belas) SKPD atau OPD yang ditetapkan sebagai SKPD atau OPD dengan jam kerja bervariasi. Ada 4 (empat) SKPD atau OPD yang tidak mengembalikan berkas kuisioner yaitu: Dinas Lalu Lintas dan Angkutan Jalan (DLLAJ), Dinas Kebersihan dan Pertamanan (DKP), Kelurahan Kedung Waringan dan Satpol PP.
3. SKPD dan OPD yang berada di lokasi kantor pemerintahan Kota Bogor terpadu sudah menggunakan sistem absensi sidik jari terpadu milik Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan. Dinas Pendidikan, Dinas Lalu
23 Lintas dan Angkutan Jalan serta SMAN I Bogor menggunakan sistem absensi sidik jari sendiri.
4. Absensi Sidik Jari tidak dapat mendeteksi Pegawai Negeri Sipil melakukan Apel pagi atau tidak.
5. Absensi tidak dapat mengukur kinerja dari Pegawai Negeri Sipil.
6. Semua SKPD masih tidak mencatat absen kepulangan.
DAFTAR PUSTAKA
1. NEGARA, PENDAYAGUNAAN APARATUR, DAN REFORMASI BIROKRASI, and REPUBLIK INDONESIA. "Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan." MenPAN &
RB, Jakarta (2012).Longley Paul. 2005. Geographic Information System and Science 2nd Edition. John Wiley & Sons Ltd.
2. Mulyadi, Deddy, Hendrikus T. Gedeona, and Muhammad Nur Afandi.
"Administrasi Publik Untuk Pelayanan Publik: Konsep & Praktik Administrasi dalam Penyusunan SOP, Standar Pelayanan, Etika Pelayanan, Inovasi Untuk Kinerja Organisasi." (2016).
3. Junaidi, Junaidi, Ladyca Anugrah, and Adhitya Dwi Pancasakti. "Model Aplikasi Monitoring Sistem Absensi Sidik Jari Sebagai Pendukung Keputusan Untuk Penilaian Kinerja Pegawai." Proceedings Konferensi Nasional Sistem dan Informatika (KNS&I) (2015).
4. Cahyadi, Dedy. "Desain Sistem Absensi PNS Berbasis Teknologi RFID."
Informatika Mulawarman: Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer 4.3 (2016): 29- 36.
5. Idrus, Iqbal Aidar, Ummi Zakiyah, and Lisa Hodiyah. "Kajian sukses implementasi e-government studi kasus: Pemerintah Kota Bogor."
JOURNAL OF GOVERNMENT (Kajian Manajemen Pemerintahan dan Otonomi Daerah) 2.2 (2017).
6. Kodarisman, Raden, and Eko Nugroho. "Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Pemerintah Kota Bogor." Jurnal Nasional Teknik Elektro dan Teknologi Informasi (JNTETI) 2.2 (2013): 24-32.
