DI LINGKUNGAN KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
NAMA : ABUBAKAR, S. Sos., M.Ak.
NIP : 19811210 200903 1 004
JABATAN :
KASUBAG HUKUM, KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI UNIT KERJA : KANWIL BPN PROVINSI NTBPELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHANASIONAL TAHUN 2021
LEMBAR PENGESAHAN
“
PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS (Si-JaDi) BERBASIS WEBDI LINGKUNGAN KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
”
Disahkan di Jakarta, April 2021
Coach, Project Leader,
NANDANG ISNANDAR, S.Sit, M.T ABUBAKAR, S.Sos., M.Ak.
NIP. 19750225 199403 1 001 NIP. 19811210 200903 1 004
LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR
Rancangan Aksi Perubahan ini diajukan oleh:
Nama : Abubakar, S.Sos., M.Ak.
NIP : 19811210 200903 1 004
Jabatan : Kepala Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi (HKO)
Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawasan Angkatan : I (satu)
Unit Kerja : Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat
“
PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS (Si-JaDi) BERBASIS WEBDI LINGKUNGAN KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
”
Telah diseminarkan dan diterima sebagai salah satu persyaratan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas untuk selanjutnya diimplementasikan aksi perubahan pada saat off class mulai tanggal, 30 April – 28 Juni 2021.
Coach, Project Leader,
NANDANG ISNANDAR, S.Sit, M.T ABUBAKAR, S.Sos., M.Ak.
NIP. 19750225 199403 1 001 NIP. 19811210 200903 1 004
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT senantiasa penulis panjatkan selama masa Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I Tahun 2021 sampai saat ini telah dapat menyelesaikan penyusunan proposal Rencana Aksi Perubahan (RAP) dan tetap diberikan kesehatan jasmani dan rohani, walaupun pelaksanaan kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas dilaksanakan dalam segala keterbatasan ditengah masa pandemic Covid - 19 sehingga harus dilaksanakan secara virtual, namun penulis tetap berusaha menyerap segala materi dan ilmu yang ditransformasikan kepada peserta sehingga mampu meningkatkan kemampuan peserta untuk menjadi seorang pemimpin yang melayani serta mampu membangun atmosfer inovasi dalam memberikan pelayanan di bidang pertanahan kepada masyarakat dalam lingkup kerja kami.
Terimakasih penulis haturkan kepada segenap jajaran Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang telah mendukung serta membantu peserta selama proses Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP), Bapak Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat dan Kepala Bagian Tata Usaha Kanwil BPN Provinsi NTB yang telah mendukung, membimbing dan memotivasi penulis selama masa pelatihan, kepada TIM EFEKTIF di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi serta tidak lupa penulis sampaikan terimakasih terhadap kerjasama dan persaudaraan yang terbentuk dari sahabat - sahabat peserta diklat PKP Angkatan I Tahun 2021. Penulis juga berharap semoga proyek aksi perubahan ini dapat dilaksanakan dengan sebaik - baiknya dan memberikan manfaat bagi masyarakat, Negara, Segenap Jajaran di Lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat, bisa direplikasi oleh satuan kerja laiinya serta dapat terintegrasi dengan SIMPEG Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.
Mataram, April 2021
Abubakar, S.Sos., M.Ak.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR BAGAN
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan Aksi Perubahan ... 5
C. Manfaat Aksi Perubahan ... 6
BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI ... 7
A. Tugas dan Fungsi Pelayanan ... 7
1. Kedudukan Tugas dan Fungsi Subbagian HKO ... 7
2. Area Tugas Fungsi unit kerja yang bermasalah ... 8
B. Kondisi Pegawai ... 9
1. Sebaran Pegawai di Kanwil BPN Provinsi NTB ... 9
2. Struktur Organisasi ... 10
BAB III ANALISA MASALAH PELAYANAN KEPEGAWAIAN... 11
A. Identifikasi Masalah Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi... 11
B. Penetapan Masalah Utama ... 13
C. Analisis Kelayakan Inovasi ... 15
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH... ... 17
A. Terobosan Inovasi ... 17
B. Tahapan Kegiatan dan Estimasi Anggaran ... 19
C. Hasil Inovasi ... 21
D. Manfaat Inovasi ... 21
E. Pemanfaatan Sumber Daya ... 22
F. Pengendalian Mutu Pekerjaan ... 27
G. SOP Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas ... 28
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ... 29
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan ... 17 1. Membangun Integritas ...
2. Pengelolaan Budaya Layanan ...
3. Pengelolaan Tim
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ...
1. Capaian Tahapan Inovasi ...
2. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan ...
3. Manfaat Aksi Perubahan ...
C. Keberlanjutan Aksi Perubahan ...
1. Legalitas Penerapan Inovasi ...
2. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi ...
BAB VI PENUTUP ... 29
Daftar Pustaka Lampiran
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1: Area Perubahan untuk Reformasi Birokrasi ... 2
Gambar 2: Kondisi antrian pengambilan jadwal perjalanan dinas dan lembar kerja excel daftar pegawai perjalanan dinas ... 4
Gambar 3: Contoh tampilan design menu aplikasi Si-JaDi ... 4
Gambar 4: Sebaran Pegawai berdasarkan grafik ... 9
Gambar 5: Diagram Fishbone ... 14
Gambar 6: Model Canvas Inovasi ... 19
Gambar 7: Pengaruh Stakeholder ... 23
Gambar 8: Netmap hubungan antar Stakeholder ... 26
Gambar 9: Membangun integritas dan tanggung jawab anggota tim aksi perubahan ... 30
Gambar 10: Koordinasi dengan Mentor mengenai Inovasi Pelayanan Kepegawaian ... 33
Gambar 11: SK Tim Efektif Aksi Perubahan ... 34
Gambar 12: Rapat Tim Efektif ... 34
Gambar 13: Pertemuan dengan pembuat aplikasi ... 36
Gambar 14: Tampilan awal sistem informasi Perjalanan Dinas Pegawai ... 37
Gambar 15: Proses Pembuatan Aplikasi ... 37
Gambar 16: Proses uji coba aplikasi ... 38
Gambar 17: Penginputan data pegawai ke dalam aplikasi ... 39
Gambar 18: Tampilan data pegawai yang sudah dimasukkan ke dalam aplikasi .... 39
Gambar 19: Sosialisi kepada Kabag TU dan Seluruh Kasubag ... 40
Gambar 20: Sosialisi pada saat apel pagi ... 41
Gambar 21: Sosialisi kepara admin masing-masing bidang ... 41
Gambar 22: Evaluasi capaian Aksi Perubahan ... 42
Gambar 23: Tampilan awal aplikasi Si_JaDi ... 43
Gambar 24: Tampilan dasbord aplikasi Si_JaDi ... 43
Gambar 25: Tampilan permintaan penomoran ... 44
Gambar 26: Data Pegawai yang sudah terinput ke dalam aplikasi Si_JaDi ... 44
Gambar 27: Data Satuan Kerja dan Lokasi Tujuan Perjalanan Dinas ... 45
Gambar 28: Menu Notifikasi ... 45
Gambar 29: Pagu perjalanan dan saldo perjalan ... 46
Gambar 30: Tampilan menu upload eviden perjalanan dinas ... 46
Gambar 31: Surat Pernyataan Dukungan ... 50
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Sebaran Jumlah Pegawai di Lingkungan Kanwil BPN NTB ...9
Tabel 2: Pemilihan Isu atau Permasalahan dengan metode ASTRID...13
Tabel 3: Time Schedule dan Tahapan Aksi Perubahan ...19
Tabel 4: Estimasi Anggaran Kegiatan ...20
Tabel 5: Pembagian Stakeholder ...22
Tabel 6: Pemetaan Resiko ...27
DAFTAR BAGAN
Bagan 1: Struktur Organisasi dan Tata Kerja Kanwil BPN Provinsi NTB ... 10
Bagan 2: Tim Kerja Aksi Perubahan ... 23
Bagan 3: Jejaring Kerja Stakeholders ... 26
Bagan 4: SOP Pengendalian Mutu Pekerjaan Aksi Perubahan ... 28
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam era Revolusi Industri 4.0 seperti saat ini, pelayanan publik berbasis digital menjadi suatu keharusan. Melalui pelayanan publik berbasis digital, pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat lebih cepat dan berkualitas serta tata kelola pemerintah menjadi lebih strategis dalam rangka mencapai good governance.
Pelayanan publik berbasis digital merupakan pelayanan publik yang berbasis (menggunakan) digital/elektronik atau memanfaatkan teknologi informasi.
Pemanfaatan teknologi informasi tersebut secara umum mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan, yaitu: pertama, pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis, kedua pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat
Di dalam Visi Kementerian ATR/BPN 2025 tertuang poin tentang reformasi birokrasi yang ditandai dengan pelayanan pertanahan berstandar dunia. Melalui visi Kementerian ATR/BPN tersebut terkandung misi untuk melakukan perbaikan di segala lini bukan hanya memberikan kemudahan kepada masyarakat dalam memberikan layanan pertanahan yang bersih, efektif, transparan dan akuntabel namun pelayanan internal di dalam organisasi itu sendiri yang perlu untuk menjadi perhatian. Tuntutan perbaikan terhadap pelayanan publik tersebut mendorong Kementerian ATR/BPN untuk terus berbenah ke arah yang lebih baik dan bertransformasi, utamanya dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0 dimana pemanfaatan teknologi menjadi sentral dalam memberikan kemudahan.
Gambar 1. Area Perubahan untuk Reformasi Birokrasi
Melihat area perubahan Reformasi Birokrasi di atas, nampaknya pengelolaan organisasi pemerintah sekarang harus dilaksanakan penataan SDM aparatur yang baik agar hasil pekerjaannya efektif dan efisien. Hal ini disamping tuntutan perubahan, juga untuk meningkatkan kepercayaan publik kepada lembaga pemerintahan. Dengan demikian pelayanan pertanahan dan pelayanan lainnya di dalam internal Kementerian Agraria dan Tata Ruang harus dilaksanakan secara digital, termasuk di dalamnya layanan kepegawaian berupa penjadwalan perjalanan dinas pegawai
Perkembagan inovasi pelayanan digital di Kementerian Agraria dan Tata Ruang dan tuntutan era 4.0, mengharuskan semua satuan kerja di lingkungan Kementerian untuk beradaptasi dengan perubahan. Namun belum semua satuan kerja mampu melaksanakan hal demikian termasuk di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat sebagai bagian dari Kementerian ATR/BPN.
Dimana masih terdapat pelayanan yang dilaksanakan secara manual salah satunya pelayanan penjadwalan perjalanan dinas. Di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat untuk pembuatan jadwal perjalanan dinas masih dilaksanakan secara manual dengan bantuan aplikasi excel bahkan dengan bantuan kertas untuk mengontrol jadwal masing-masing pegawai. Aplikasi excel tentunya cukup membantu memenuhi kebutuhan pegawai yang memerlukan jadwal, tetapi sangat membutuhkan waktu dan tenaga khusus yang hanya fokus di penjadwalan tersebut. Seiring dengan perubahan menuju era transformasi digital nampaknya metode pengadministrasi kegiatan yang digunakan secara manual akan
berimplikasi pada kondisi sebagai berikut:
1. Terjadi pemborosan waktu. Para admin di masing-masing Bidang di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat harus mendatangi ruangan subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi untuk meminta jadwal perjalanan dinas pegawai;
2. Membutuhkan tenaga khusus (operator) untuk melakukan penginputan data pegawai dan lokasi jadwal perjalanan dinas sehingga sulit untuk melaksanakan pekerjaan yang lain, karena volume kebutuhan dari masing-masing bidang cukup tinggi sesuai dengan banyaknya lokasi Program Strategis Nasional dan kegiatan perjalanan rutin lainnya;
3. Keterlambatan dalam pencairan data pegawai yang melakukan perjalanan dinas.
Hal ini jika terjadi pemeriksaan oleh Insperktorat Jenderal maupun Aparat Penegak Hukum lainnya yang memerlukan data pegawaia yang melaksanakan di lokasi yang menjadi obyek pemeriksaaan;
4. Terhambatnya pelayanan di Kepegawaian. Hal ini terjadi ketika admin berhalangan hadir atau ijin, sementara pegawai membutuhkan nomor dan kepastian waktu perjalanan dinas. Kondisi SDM yang ada di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi saat ini cukup terbatas yaitu terdiri dari 3 orang staf untuk membantu pengurusan administrasi kepegawaian se Provinsi Nusa Tenggara Barat;
5. Kesulitan dalam memberikan informasi secara cepat dan akurat;
6. Sering terjadi double penggunaan nama pegawai yang sama pada hari yang sama.
Kantor Wilayah Kesulitan dalam melakukan kontrol pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas di Kantor Pertanahan sementara pegawai yang bersangkutan telah digunakan namanya oleh Kantor Wilayah untuk kegiatan di Kantor Pertanahan.
Gambar 2 Kondisi antrian pengambilan jadwal perjalanan dinas dan lembar kerja excel daftar pegawai perjalanan dinas
Gambar 3 Contoh tampilan design menu aplikasi Si-JaDi
Dalam rangka mencari alternatif dari kondisi yang seharusnya dan kenyataaan yang ada, maka penulis menganggap penting untuk mencarikan jalan keluar dari proses yang cukup rumit dan memakan waktu yang lama dengan merancang aksi perubahan dalam bentuk sebuah aplikasi yang diberi judul “Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Berbasis Web di Lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat”
B. Tujuan Aksi Perubahan
Adapun yang menjadi tujuan dari Rancangan Aksi Perubahan (RAP) berikut:
1. Jangka Pendek (selama 2 bulan kedepan)
Adapun tujuan jangka pendek yang ingin dicapai dalam melaksanakan aksi perubahan adalah sebagai berikut:
a. Terwujudnya Aplikasi sistem penjadwalan perjalanan dinas pegawai yang berbasis web di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat;
b. Tersedianya menu database pegawai, dan lokasi perjalanan tujuan perjalanan dinas, pagu perjalanan serta eviden perjalanan dinas dalam sebuah aplikasi
c. Pegawai dalam melakukan kontrol jadwal perjalanan dinas secara mandiri melalui admin masing-masing bidang;
d. Kemudahan bagi pengelola keuangan untuk memonitor jadwal pejabat Penandatanganan SPM dan Pejabat Pembuat Komitmen dalam melakukan tandan tangan dokumen pencairan anggaran;
2. Jangka Menengah (selama 6 bulan setelah jangka pendek selesai) pengembangan atau penambahan menu untuk terlaksananya surat-surat dinas lainnya yang ada ada di subbagian Umum dan Informasi Kanwil BPN Provinsi NTB serta dapat dipakai oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Kota se Provinsi Nusa Tenggara Barat
3. Jangka Panjang (selama 2 tahun setelah jangka menengah selesai) aplikasi ini dapat terintegrasi dengan SIMPEG Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
C. Manfaat Aksi Perubahan
Dengan pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan diharapkan dapat memberikan manfaat antara lain:
1. Bagi Team Leader
Sebagai suatu tantangan dalam menerapkan kemampuan manajerial sebagai seorang pemimpin yang tangguh dalam menciptakan ide-ide kreatif melakukan inovasi dalam rangka meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian dan untuk melakukan perbaikan pelayanan pekerjaan serta untuk peningkatan kemampuan serta penerapan karakter – karakter pemimpin yang melayani (Servant Leadership);
2. Bagi Unit Kerja /organisasi
a. Optimalisasi pemanfaatan Sumber Daya Manusia (SDM);
b. Meningkatnya kinerja organisasi dalam memberikan pelayanan kepegawaian kepada pegawai. Disamping itu hal akan mempermudah organisasi dalam memberikan pelayanan, melakukan control terhadap pegawai yang melaksanakan tugas ke luar daerah;
3. Bagi Lembaga Pelatihan
Sebagai bahan masukan pola terobosan/inovasi sebagai usaha peningkatan pelayanan administrasi kepegawaian;
4. Bagi Stakeholder
a. Kemudahaan dalam mengakses Informasi jadwal perjalanan dinas yang real time;
b. Kemudahan dalam memenuhi data dan informasi yang dibutuhkan khususnya untuk auditor dan pihak penegak hukum lain yang membutuhkan;
c. Sebagai bentuk transparasi pelayanan publik di bidang kepegawaian.
BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Tugas dan Fungsi Pelayanan 1. Kedudukan, Tugas dan Fungsi
Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi mempunyai tugas melakukan penyiapan, pengoordinasian dan fasilitasi urusan advokasi hukum dan peraturan perundang-undangan, penyiapan bahan urusan penataan organisasi, ketatalaksanaan, analisis jabatan, dan pengelolaan urusan kepegawaian serta pengoordinasian dan fasilitasi pelaksanaan reformasi birokrasi di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Provinsi Nusa Tenggara Barat dengan fungsi sebagai berikut:
1. Menyiapkan bahan usulan pembentukan organisasi;
2. Menyiapkan bahan usulan ketatalaksanaan;
3. Menyiapkan bahan usulan analisis jabatan;
4. Menyiapkan bahan dan pelaksanaan analisis beban kerja;
5. Menyiapkan bahan dan pelaksanaan urusan administrasi kesejahteraan pegawai;
6. Menyiapkan bahan usulan peserta tugas belajar, pendidikan dan latihan, tugas belajar, peserta ujian dinas dan ujian penyesuaian kenaikan pangkat dan jabatan bagi pegawai;
7. Menyiapkan bahan pengelolaan data kepegawaian pada aplikasi SIMPEG;
8. Menyiapkan bahan usulan pensiun, pemberhentian dengan hormat atas permintaan sendiri;
9. Menyiapkan bahan usulan penjatuhan hukuman disiplin sesuai dengan kewenangannya;
10. Menyiapkan bahan dan menyelenggarakan pengambilan sumpah atau janji Pegawai Negeri Sipil (PNS);
11. Menyiapkan bahan usulan kenaikan gaji berkala dan cuti;
12. Menyiapkan bahan usulan mutasi wilayah kerja, antar jabatan dan pegawai;
13. Menyiapkan bahan usulan kenaikan pangkat;
14. Menyiapkan bahan pengelolaan arsip kepegawaian;
15. Menyiapkan bahan penyusunan penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil;
16. Menyiapkan bahan pelaksanaan reformasi birokrasi;
17. Menyiapkan bahan rekapitulasi penghitungan uang makan dan tunjangan kinerja pegawai;
18. Menyiapkan bahan absensi pegawai;
19. Menyiapkan bahan usulan penerima tanda kehormatan dan penghargaan lainnya;
20. Menyiapkan bahan usulan Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) pejabat fungsional;
21. Menyiapkan bahan ijin belajar pegawai;
22. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengadaan Pegawai Tidak Tetap;
23. Melegalisasi berkas kepegawaian;
24. Menyiapkan bahan pengurusan pengembalian Taperum bagi pegawai yang telah pension;
25. Menyiapkan bahan menghadapi gugatan dan banding administrasi di BAPEK dan proses pengadilan Tata Usaha Negara (TUN);
26. Menyiapkan bahan ketaatan Laporan Harta Kekayaan Penyelenggaran Negara (LHKPN); dan
2. Area Tugas dan Fungsi Unit Kerja yang bermasalah
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi tentunya memiliki beberapa area yang bermasalah antara lain:
a. Sebagian administrasi kepegawaian masih dilaksanakan secara manual, termasuk dalam hal rekapan kehadiran perjalanan dinas pegawai untuk perhitungan uang makan dan lembur pegawai.
b. Salah satu tugas pokok khusus di Subbagian Kepegawaian adalah pelaksanaan reformasi birokrasi. Kondisi satuan kerja di Lingkungagn Kanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat, bahwa pelaksanaan reformasi birokrasi belum berjalan dengan baik. Termasuk di berbagai jenis pelayanan di Subbagian Kepegawaian yang dilaksanakan secara manual. Salah satu ciri utama reformasi birokrasi adalah cepat, mudah, sehingga menciptakan birokrasi pemerintah yang profesional dengan karakteristik adaptif, berintegritas, berkinerja tinggi, bersih dan bebas KKN, mampu melayani publik, netral, sejahtera, berdedikasi, dan memegang teguh nilai- nilai dasar dan kode etik aparatur negara.
B.
Kondisi Pegawai
1. Sebaran Pegawai di Kanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat
Di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Provinsi Nusa Tenggara Barat memiliki 623 orang pegawai yang terdiri dari 339 orang PNS, 24 Orang CPNS dan 284 orang PPNPN.
Tabel 1. Sebaran Jumlah Pegawai di Lingkungan Kanwil BPN NTB
Gambar 4 Sebaran Pegawai berdasarkan grafik
NO UNIT KERJA PNS CPNS PPNPN TOTAL
1 KANTOR WILAYAH BPN PROV. NTB 53 2 12 65
2 KANTAH KOTA MATARAM 39 3 33 72
3 KANTAH KAB. LOMBOK BARAT 39 1 26 65
4 KANTAH KAB. LOMBOK TENGAH 30 1 30 60
5 KANTAH KAB. LOMBOK TIMUR 30 3 38 68
6 KANTAH KAB. SUMBAWA 24 3 32 56
7 KANTAH KAB. DOMPU 26 4 28 54
8 KANTAH KAB. BIMA 23 5 28 51
9 KANTAH KOTA BIMA 22 - 20 42
10 KANTAH KAB. SUMBAWA BARAT 29 2 15 44
11 KANTAH KAB. LOMBOK UTARA 24 - 22 46
339 24 284 623
TOTAL
JUMLAH PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PPNN
PADA LINGKUNGAN KANTOR WILAYAH BPN PROV. NTB TAHUN 2021
0 10 20 30 40 50 60 70 80
KANTOR WILAYAH BPN PROV. NTB KANTAH KOTA MATARAM KANTAH KAB. LOMBOK BARAT KANTAH KAB. LOMBOK TENGAH KANTAH KAB. LOMBOK TIMUR KANTAH KAB. SUMBAWA KANTAH KAB. DOMPU KANTAH KAB. BIMA KANTAH KOTA BIMA KANTAH KAB. SUMBAWA BARAT KANTAH KAB. LOMBOK UTARA
JUMLAH PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PPNN
PNS CPNS PPNPN
2. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020, Struktur Organisasi di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah sebagai berikut:
Bagan 1. Struktur Organisasi di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional
BAB III
ANALISA MASALAH PELAYANAN KEPEGAWAIAN
A. Identifikasi Masalah Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi Diagnosa organisasi secara umum merupakan aktivitas atau upaya untuk memahami isu dan masalah yang ada dalam organisasi yang bertujuan untuk menemukan permasalahan dalam organisasi secara tepat termasuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya permasalahan tersebut dan merumuskan solusinya. Permasalahan yang muncul dalam suatu organisasi dapat terindentifikasi dengan adanya diagnosa organisasi ini. Berdasarkan diagnosa yang dilakukan di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi ada beberapa hal yang harus dilakukan perbaikan, dari hasil diagnosa organisasi tersebut dilakukan berdasarkan hasil diagnosa saya kemudian dianalisis dan ada beberapa yang menjadi isu strategis pada Subbagian Hukum, Kepegawian dan Organisasi antara lain sebagai berikut:
1. Sistem jadwal Perjalanan Dinas Pegawai dilaksanakan secara manual Reformasi Birokrasi menuntut tertib administrasi di segala bidang, termasuk di dalamnya administrasi kepegawaian. Namun kondisi di satuan kerja masih banyak administrasi kepegawaian digunakan secara manual. Contoh Penomoran Surat Perjalanan Dinas masih menggunakan manual sehingga kesulitan dalam perhitungan pembayaran uang makan, kesulitan dalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat, sehingga akan berdampak pada koordinasi antar bidang dan seksi semakin sulit dan memakan waktu yang lama.
Untuk penomoran surat perjalanan dinas ini merupakan bagian terkecil dari tugas Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi yang menyangkut masalah kesejahteraan pegawai
2. Kelengkapan bahan urusan kepegawaian masih menggunakan manual Penyiapan bahan usulan peserta tugas belajar, pendidikan dan latihan, tugas belajar, peserta ujian dinas dan ujian penyesuaian kenaikan pangkat dan jabatan bagi pegawai yang selalu menjadi kendala dalam pengusulan karena data yang ditampilkan tidak maksimal (manual). Disamping itu data di kepegawaian belum dilengkapi oleh pegawai yang bersangkutan sehingga kesulitan untuk memenuhi persyaratan yang dibutuhkan
3. Pengelolaan Data Kepegawaian pada Aplikasi SIMPEG belum maksimal Masih banyak data-data kepegawaian yang belum terinput secara lengkap di SIMPEG. Hal ini disebabkan oleh kekurangan data dari pegawai yang bersangkutan. Dokumen yang tersimpan di subbagian Kepegawaian tidak dilengkapai oleh pegawai yang bersangkutan sehingga kesulitan untuk melengkapi data pegawaia pada saat penginputan di SIMPEG dan urusan administrasi kepegawaian lainnya
4. Rendahnya Disiplin Pegawai
Kehadiran pegawai menjadi masalah klasik yang ada di instansi pemerintahan.
Disiplin meskipun telah diatur regulasinya, namun terkadang tidak memberikan efek jera bagi sebagian pegawai. Hal ini disebabkan oleh banyak faktor diantaranya tanggung jawab terhadap pekerjaan yang kurang, lemahnya komitmen dari pegawai yang bersangkutan.
Dari keempat isu strategis yang ada di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi di atas maka untuk menentukan skala priortias utama, diperlukan diagnosa isu organisasi untuk menentukan isu terpilih, hal ini bertujuan untuk menemukan secara tepat permasalahan dalam organisasi/unit organisasi termasuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya permasalahan tersebut serta merumuskan solusinya. Untuk menentukan isu strategis terpilih maka saya menggunakan metode ASTRID (Aktual, Spesifik, Transformasi, Relevan, Inovatif, dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan) dari keempat isu tersebut di atas:
a. Sistem jadwal Perjalanan Dinas Pegawai dilaksanakan secara manual
;
b. Kelengkapan bahan urusan kepegawaian masih menggunakan manual
;
c. Pengelolaan Data Kepegawaian pada Aplikasi SIMPEG belum maksimal;
d. Rendahnya disiplin pegawai
Tabel 2 : Pemililihan Isu atau Permasalahan dengan Metode ASTRID B. Penetapan Masalah Utama
Berdasarkan hasil perhitungan dari tabel metode ASTRID di atas maka dapat disimpulkan bahwa Pelayanan administrasi kepegawaian dalam hal penjadwalan perjalanan dinas pegawai masih digunakan secara manual merupakan isu strategis yang menjadi prioritas utama pada unit kerja yang saya tempati saat ini, dan merupakan isu yang paling layak untuk dilaksanakan pada masa pelaksanaan pelatihan dalam melakukan aksi perubahan.
Setelah menggunakan metode ASTRID dan telah ditemukan isu utama, maka untuk melihat akar permasalahan atau penyebab utama perlu dilakukan analisis dalam beberapa elemen menggunakan diagram fishbone. Elemen- elemen inilah nantinya yang akan digunakan sebagai dasar dalam berinovasi.
Adapun elemen–elemen tersebut dapat digambarkan dalam diagram fishbone sebagai berikut:
No Kriteria
Bobot Kriteria
Isu Strategis Ket.
A B C D
1 Aktual 15 15 15 15 15
2 Spesifik 10 10 5 5 10
3 Transformasi 10 10 10 10 10
4 Relevan 15 15 10 10 10
5 Inovatif 20 20 20 15 15
6 Dapat dilaksanakan sesuai masa pelatihan
30 30 25 25 20
Jumlah 100 100 85 80 80
Gambar 5. Diagram Fishbone
Dari diagram tersebut dapat dijelaskan beberapa hal sebagai berikut:
1. Kondisi saat ini
Sistem informasi perjalanan dinas pegawai masih dilaksanakan secara manual sehingga tidak efisien dari segi waktu dan membutuhkan waktu dalam penyajian data yang cepat dan akurat
2. Penyeban dari kondisi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Man, Ketersediaan Sumber Daya Manusia yang masih terbatas;
b. Money, anggaran belum dialokasikan secara khusus dalam DIPA;
c. Methode, Jadwal perjalanan dinas masih digunakan secara manual dan pencatatannya masih menggunakan kartu kontrol;
d. Machine, belum tersedia aplikasi untuk sistem informasi perjalanan dinas yang berbasis web;
e. Motivation, pegawai sudah merasa aman dengan sistem manual;
f. Environment, belum adaptif dengan perubahan khususnya yang bersifat teknologi.
3. Akibat tidak ditangani
a. Terjadi keterlambatan dalam pelayanan administrasi kepegawaian;
b. Penyajian data tidak dapat dilaksanakan secara cepat dan akurat;
c. Tidak adaptif dengan perkembangan jaman;
d. Rawan terjadi jadwal tumpang tindih.
4. Kondisi dan manfaat yang diharapkan
a. Pelayanan adminisitrasi perjalan dinas berbasis web;
b. Admin di masing-masing bidang tidak perlu berdatangan ke Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi
c. Informasi dan Monitoring pegawai yang melakukan perjalanan dinas lebih optimal dan dapat diakses dengan cepat
d. Pejabat dapat memonitor perjalanan dinas pegawai
Berdasarkan analisis Fishbone di atas, maka untuk menjawab isu strategis dimaksud perlu adanya terobosan inovasi yang dapat dilaksanakan untuk mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian yang berbasis web. Oleh karena itu perlu dilakukan suatu aksi perubahan untuk menjawab persoalan tersebut dengan suatu gagasan yang yang tertuang dalam suatu judul yang diberi nama “Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Berbasis Web di Lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat’.
C. Analisis Kelayakan Inovasi
Adapun kelayakan inovasi ini akan dilihat dari beberapa unsur:
1. Kelayakan Adiministratif
Secara administratif, rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan merupakan bagian dari koridor Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi yaitu masalah urusan kesejahteraan pegawai yang mana di dalamnya menyangkut masalah rekapan kehadiran dan rekapan kegiatan perjalanan dinas pegawai sebagai dasar perhitungan uang makan. Disamping itu akan dibuatkan Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat sebagai legalis formal administratif dalam pembuatan aplikasi.
2. Kelayakan Sumber Daya
Kelayakan sumber daya dalam melaksanakan aksi perubahan ini tentunya di dukung oleh Kepala Bagian Tata Usaha selaku mentor dan di dukung oleh komitmen TIM yang ada di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi.
Dengan kompetensi Tim yang sudah terbentuk dan tentunya dengan support tenaga utama yang memiliki keahlian dalam merancang aplikasi.
3. Kelayakan Teknis
Aksi perubahan ini adalah pembuatan aplikasi yang tentunya di dukung oleh ketersediaan jaringan yang memadai, sarana dan prasarana laptop, ruangan memadai untuk mendukung pelaksanaan aksi perubahan ini.
4. Kelayakan Regulasi
Aksi Perubahan ini secara regulasi layak untuk dilaksanakan, Aksi perubahan ini merupakan rangkaian kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) yang dilaksanakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia (PPSDM). Disamping itu Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi serta Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat.
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan Inovasi
Berdasarkan masalah utama yang telah diuraikan maka salah satu terobosan dalam mendukung Visi Misi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional menuju era digital dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi adalah “Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalan Dinas (Si-JaDi) di Lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat”.
Pelayanan kegiatan perjalanan dinas yang manual merupakan penyebab tidak optimal penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM) sehingga akan berdampak pada aktivitas lain yang tidak optimal. Dengan adanya Sistem Informasi Perjanalan Dinas Pegawai di Lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat maka akan memberikan kemudahan dalam pelaksanaan pelayananan publik terutama kepada pengguna layanan kepegawaian berbasis web sehingga tercapailah tujuan untuk memudahkan dalam memberikan pelayanan kepegawaian yang berkualitas.
Aplikasi ini dirancang dalam rangka memudahkan semua pegawai termasuk bagi pimpinan dalam melaksanakan kontrol terhadap pegawai yang melaskanakan tugas di luar kantor. Data dapat dilihat secara realtime oleh stakeholder dan memberikan kemudahan dalam hak akses. Terobosan inovasi ini tentunya mendukung pelaksanaan tugas fungsi urusan kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran uang makan, honorarium lembur dan lain-lain. Dengan adanya inovasi ini, perhitungan kebutuhan uang makan yang akan dibayarkan kepada pegawaia dapat diketahui dengan cepat dan akurat. Sehingga tingkat akuntabilitasnya sangat tinggi.
Adapun model atau inovasi yang akan dilaksanakan dapat terlihat dalam gambar di bawah ini :
Gambar 6 Model Canvas Inovasi MITRA
KERJA
Seluruh unit eselon 3 Kanwil
Kepala Kantor Pertanahan
Seluruh ASN
Admin
KEGIATAN UTAMA
Identifikasi jenis data yang dibutuhkan
Pembuatan Aplikasi
Sosialisasi kepada seluruh admin
NILAI YANG DITAWARKAN
Optimalisasi pemanfaatan SDM
Memonitor jadwal Pejabat
Memastikan semua pegawai harus ada yang tinggal di kantor (tidak semua perjalanan dinas)
Mudah diakses
Memudahkan untuk rekap pembayaran uang makan
Pimpinan dapat memonitor pegawaia yang sedang bertugas
HUBUNGAN KLIEN
Kerjasama
koordinasi
TARGET KLIEN
Pegawai se Provinsi Nusaa Tenggara Barat
SUMBER DAYA
Nama Pegawai se Provinsi Nusaa Tenggara Barat
DIPA
Lokasi kegiatan program strategis
Perangkat jaringan
PELAYANAN
Akses Online
Realtime
Fleksibilitas
Terintegrasi dengan Kantah
Terintegrasi dengan SEIMPEG
UNSUR BIAYA
Domain
Server
Honorarium
IMBALAN
Informasi yang tersaji secara real time
Percepatan pelayanan penomoran
Percepatan kegiatan pertanahan lainnya
RESIKO
Kerusakan sistem
Membutuhkan waktu untuk adaptasi dengan sistem informasi yang berbasis web.
LEGALITAS
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2004 tentang ASN
Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai
Peraturan Pemerintah Nomor 30 tentang Penilaian Kinerja Pegawai
Peraturan Menteri ATR/BPN Nomor 17 Tahun 2020 Tentang SOTK Wilayah dan Kantor Pertanahan kantor pertanahan
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi
AKUNTABILITAS
Semua pegawai dapat melihat jadwalnya secara online dan realtime
SUSTAINABILITAS
Dapat direplikasi oleh satuan kerja lain
Terintegrasi dengan SIMPEG Kementerian ATR/BPN
Hemat SDM
B. Tahapan Kegiatan dan Estimasi Anggaran 1. Tahapan Kegiatan aksi perubahan
Tahapan kegiatan menjadi kunci suksesnya suatu aplikasi yang dibuat. Tahapan kegiatan merupakan panduan untuk melangkah dan mengambil tindakan selanjutnya, jika tahapannya tidak bisa dilaksanakan. Kemampuan menyusun uraian kegiatan akan berdampak positif pada hasil aplikasi yang akan dibuat. Oleh karena itu kegiatan Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalanan ini harus mengidentifikasi kegiatan-kegiatan dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam pelaksanaannya, dengan memperjelas kedua hal tersebut barulah disusun tahapan-tahapan kegiatan dalam pembuatan aplikasi dimaksud.
Adapun pentahapan dalam melaksanakan Aksi Perubahan “ Pembuatan Sistem Informasi Perjalan Dinas (Si-JaDi) berbasis Web di Lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat adalah sebagai berikut:
Tabel 3 Time Schedule dan Tahapan Aksi Perubahan
IV I II III IV I II III IV I
Jangka Pendek
Tahap Persiapan
a. Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor Dokumen Kegiatan
b. Rapat Pembentukan TIM Notulen Rapat
c. Penerbitan SK TIM SK Tim Kerja
d. Rapat tim kerja untuk persiapan Notulen Rapat
e. Koordinasi dan sosialisasi antara tim kerja Data Pegawai
Tahapan Implementasi
a. Persiapan menu yang ditampilkan pada aplikasi Design Aplikasi
b. Pembuatan program aplikasi Aplikasi web
c. Uji coba aplikasi Aplikasi bisa digunakan
d. Sosialisasi tahap awal kepada admin masing- masing bidang di lingkungan Kanwil BPN Provinsi NTB
Aplikasi digunakan oleh pegawai
Tahapan Monitoring dan Evaluasi
a. Evaluasi pelaksanaan kegiatan Dokumen Monev
b. Penyusunan laporan kegiatan Dokumen Laporan
c. Seminar laporan aksi perubahan
Laporan Aksi Perubahan
Jangka Menengah
7 8 9 10 11 12
a. Sosialisasi kepada seluruh pegawai di lingkungan Kanwil BPN Provinsi NTB
Aplikasi bisa digunakan semua pegawai
b. Penambahan menu utk jenis sistem informasi lainnya seperti surat menyurat
Aplikasi web c. Sosialisasi ke Kantor Pertanahan
Kabupaten/Kota
pegawai se- NTB bisa menggunakan
Jangka Panjang
Sosialisasi ke Kementerian ATR/BPN:
- Biro Organisasi dan Kepegawaian - Pusdatin dan LP2B
- Inspektorat Jenderal
Tahun 2022 - 2024 Dapat terintegrasi
dengan SIMPEG Akhir April - Mei 2021 Juni 2021 - Awal Juli 2021
Kegiatan Output
Bulan ke…. Tahun 2021
Tahun 2022 - 2024
2. Estimasi Anggaran yang dibutuhkan
Anggaran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sebuat kegiatan. Apalagi kegiatan yang didamanya ada unsur pembuatan aplikasi untuk suatu layanan.
Biaya-biaya tersebut merupakan bagian dari faktor penentu sukses tidaknya aksi perubahan. Dalam kegiatan aksi perubahan ini tentunya memerlukan biaya-biaya dalam pelaksanaannya. Adapun rincian biaya dimaksud sebagai berikut:
Tabel 4 : Estimasi Anggaran Kegiatan C. Hasil inovasi
Hasil yang diperoleh dari kegiatan aksi perubahan adalah terwujudnya Aplikasi Sistem Jadwal Perjalanan Dinas Pegawai yang Berbasis web di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat.
D. Manfaat Inovasi
Dengan adanya aplikasi sistem informasi penjadwalan perjalanan dinas yang berbasis web di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat, manfaat yang diperoleh dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Optimalisasi pemanfaatan Sumber Daya Manusia. SDM yang sebelumnya menangani penjadwalan perjalanan tetap ditunjuk sebagai admin yang memantau dan memonitor, dengan tetap melaksanakan tugas lain yang ada di subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi;
2. Memudahkan pimpinan untuk memonitor jadwal perjalanan dinas pegawai;
3. Memudahkan satuan kerja dalam hal penyajian data yang tepat dan akurat ke tim pemeriksa Aparat Penegak Hukum (APH) maupun dari Inspektorat;
4. Para admin di masing-masing bidang sudah tidak mendatangi subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi untuk meminta jadwal perjalanan dinas pegawai;
5. Mudah diakses.
E. Pemanfaatan Sumber Daya 1. Membentuk Tim Efektif
Dalam melaksanakan aksi perubahan ini akan di bentuk tim yang akan bekerja untuk mewujudkan rancangan aksi perubahan yang telah disusun. Adapaun Tim efektif sebagai berikut:
a. Mentor, bertugas mengarahkan, membimbing, mengawasi dan menyetujui serta mendukung aksi perubahan.
b. Coaching, bertugas mengarahkan, membimbing, menyetujui serta mendukung aksi perubahan.
c. Tim Leader, bertangguang jawab terhadap pelaksanaan aksi perubahan yang terdiri dari:
1. Memimpin jalannya aksi perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk tim pelaksanam penjadwalan, monitoring dan evaluasi dengan pembimbing baik mentor dan Coach;
2. Memberikan arahan strategi kepada tim;
3. Menyusun rencana kerja tim;
4. Mengkoordinasikan kegiatan;
5. Melakukan komunikasi dengan stakeholder;
6. Melaporkan pelaksanaan aksi;
d. Analis SDM bertugas menyiapkan data kepegawaian;
e. PPNPN bertugas sebagai perancang aplikasi
STRUKTUR TIM KERJA AKSI PERUBAHAN
Bagan 2: Tim Kerja Aksi Perubahan 2. Stakeholders
Stakeholder dalam aksi perubahan ini terbagai menjadi dua yaitu internal dan ekternal.
Adapaun pembagian stakeholder internal dan eksternal seperti dibawah ini.
No. Internal Eksternal
1 Kepala Kantor Wilayah Kepala Kantor Pertanahan 2 Kabag Tata Usaha Auditor Inspektorat
3 Kabid 1 Pusdatin dan LP2B
4 Kabid 2 Biro Orpeg
5 Kabid 3 Mahasiswa
6 Kabid 4 LSM
7 Kabid 5 Wartawan
Tabel 5: Pembagian Stakeholder
Selain membagi stakeholder internal dan eksternal, Rancangan Aksi Perubahan (RAP) ini juga membagi kekuatan berdasarkan pengaruh dan ketertarikan stakeholder dalam kegiatan ini.
Gambar 7: Pengaruh Stakeholder
Dari gambar Quadrant Stakeholder di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Cluster promoters adalah cluster stakeholders yang memiliki kepentingan besar terhadap program dan memiliki pengaruh yang besar juga untuk membuat aksi perubahan berhasil. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah:
Kakanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat
Kepala Bagian Tata Usaha Kanwil BPN Provinsi NTB
b. Cluster Defenders adalah cluster stakeholders yang memiliki kepentingan pribadi dan organisasi besar serta dapat menyuarakan dukungannya, tetapi kekuatan untuk mempengaruhi kegiatan kecil. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah:
Kepala Bidang di Lingkungan Kanwil BPN Provinsi NTB
Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota se- NTB
Influence (Pengaruh)
Interest (Kepentingan) Koordinasi
Intensif Sosialisasi
Edukasi
Kolaborasi Kerjasama PROMOTERS
(Kepentingan Tinggi Pengaruh Tinggi)
- Kakanwil BPN NTB - Kabag Tata Usaha
DEFENDERS
(Kepentingan Tinggi Pengaruh Rendah) - Kepala Bidang - Kepala Kantor
Pertanahan LATENS
Kepentingan Rendah Pengaruh Tinggi - Pusdatin dan LP2B - Biro Orpeg Pusat - Inspektorat
APATHETICS
(Kepentingan Rendah Pengaruh Renda) - LSM
- Wartawan - Mahasiswa
c. Cluster Latents adalah cluster stakeholders yang tidak memiliki kepentingan khusus dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik, atau dalam kata lain memiliki pengaruh tinggi tetapi ketertarikan rendah. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah:
Auditor Inspektorat
Pusdatin dan LP2B Kementerian ATR/BPN
Biro Orpeg Kementerian ATR/BPN
d. Cluster Apathetics adalah cluster stakeholders yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan bahkan mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan, atau memiliki pengaruh rendah dan ketertarikan rendah. Yang termasuk ke dalam cluster ini adalah:
LSM
Wartawan
Mahasiswa 3. Jejaring Kerja
Jejaring kerja untuk aksi perubahan pembuatan Aplikasi Sistem Informasi dilakukan untuk mengukur keterhubungan antar individu-individu dan membantu menjelaskan bagaimana antar individu tersebut saling terhubung dengan berbagai isu atau program. Jejaring kerja stakeholders dalam rancangan aksi perubahan dapat digambarkan sebagai berikut:
Bagan 8: Jejaring Kerja stakeholder Project Leader
Kakanwil
Kabag Tata Usaha
Bidang I
Bidang II
Bidang III
Bidang IV
Bidang V
Kantor Pertanahan Pusdatin dan
LP2B
Inspektorat
Biro Orpeg
Pengguna dan Admin Programmer
Keterangan: Hirarki/Pelaporan Koordinasi/Komunikasi Kolaborasi
Aspirasi Coach
F. Pengendalian Mutu Pekerjaan
Pengendalian dan evaluasi merupakan bagian dari fungsi pengawasan dan berkaitan erat dengan pelaksanaan semua fungsi manajemen, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan, pengawasan (controlling) itu sendiri. Tidak menutup kemungkinan pada pelaksanaan setiap fungsi manajemen tersebut sudah ditemukan penyimpangan yang segera perlu diperbaiki/diluruskan.
Dalam rangka implementasi aksi perubahan, dilakukan pengendalian pekerjaan sebagai berikut:
1. Monitoring kegiatan yang akan dilakukan oleh project leader dari aksi perubahan ini dengan melakukan evaluasi terhadap tahapan masing-masing kegiatan sebagaimana yang telah disusun sebelumnya;
2. Melaksanakan evaluasi secara berkala. Evaluasi dilaksanakan secara berkala dalam rangka melihat progress capaian aksi perubahan. Evaluasi ini dilakukan untuk mengukur efektifitas penerapan aksi perubahan serta kendala umum yang dihadapi dalam proses sampai dengan penerapan aplikasi.
Berikut pemetaan resiko pelaksanaan aksi perubahan pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas sebagai bagian dari pengendalian pekerjaan:
NO TAHAPAN PROYEK KEMUNGKINAN RISIKO SOLUSI 1 Koordinasi dan
Konsultasi dengan Mentor
Banyak agenda yang diluar Kantor
Koordinasi melalui media sosial
2 Sosialisasi dan Koordinasi antar tim
Kesulitan dalam
menemukan jadwal yang seragam
Mengatur jadwal dan mensosialisasikan kepada seluruh tim serta memaksimalkan
komunikasi media sosial 3 Pembuatan Program
Aplikasi
Keterbatasan waktu karena bersamaan kesibukan dengan aktivitas kantor
Membantu mencari tenaga pendamping untuk mensupport percepatan pembuatan aplikasi
4 Sosialisasi penggunaan Aplikasi
Kesibukan masing- masing bidang
Memanfaatkan group dan komunikasi melalui zoom
5 Pelaporan Tidak dapat diselesaikan tepat waktu
Optimalisasi penggunaan waktu
Tabel 6: Pemetaan Resiko Aksi Perubahan
G. SOP Alur Kerja Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Dalam rangka mengukur keberhasilan aplikasi yang dirancang, dan untuk mengukur keberhasilan dalam setiap tahapan kegiatan berikut model kendali mutu dalam pelaksanaan aksi perubahan pembuatan aplikasi perjalanan dinas berbasis web. Berikut adalah alur kendali (flowchart) pelaksanaan kegiatan pembuatan aplikasi:
Bagan 3 : SOP Pengendalian Mutu Pekerjaan aksi Perubahan
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan 1. Membangun Integritas
Membicarakan tentang integritas adalah hal yang sangat krusial bagi ASN. Integritas merupakan suatu kebutuhan bagi setiap Aparatur Sipil Negara (ASN), tidak hanya dibutuhkan oleh seorang pemimpin namun juga oleh semua komponen yang dipimpinnya. Integritas sebagai pemimpin dapat membawa yang dipimpin menjadi lebih baik dan akan memberikan pelayanan kepada siapa saja yang dipimpinnya. Seseorang bawahan yang memiliki integritas akan melayani pimpinannya dengan baik selama pemimpin tersebut menjunjung tinggi nilai-nilai integritas.
Integritas berhubungan erat dengan dedikasi dan upaya untuk mencapai tujuan. Integritas diharapkan dapat menjaga seseorang agar tetap berada pada “rel” dalam upaya mencapai tujuan. Seseorang yang mempunyai integritas, tidak akan mudah terjebak penyalahgunaan wewenang, melanggar hukum/aturan, menghalalkan segala cara dan melakukan tidakan-tindakan tidak terpuji lainnya.
Seorang pemimpin sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) disamping merupakan suatu kebutuhan juga mempunyai keharusan dalam membangun dan mengimplementasikan integritas. Dimulai dengan sumpah dan janji yang tertuang dalam naskah sumpah yang pernah diucapkan ketika pelantikan sumpah jabatan.
Dalam implementasi aksi perubahan pada Pendidikan dan pelatihan kepemimpinan pejabat pengawas ini telah dilaksanakan pembangunan Integritas dalam bentuk:
a. Komitmen dan loyalitas
Loyalitas merupakan pelaksanaan komitmen yang merupakan suatu janji untuk diri sendiri maupun orang lain yang tercermin dalam tindakan, sikap dan perilaku sesuai ketentuan yang berlaku. Pelaksanaan aksi perubahan ini merupakan implementasi lesson learned yang diperoleh selama On Class.
b. Tanggungjawab
Tanggungjawab dalam kepemimpinan merupakan suatu kedewasaan bertindak. Mencari isu strategis yang menjadi permasalahan utama yang harus segera diselesaikan dengan implementasi aksi perubahan ini. Hal ini merupakan tanggung jawab pimpinan. setiap Langkah yang diambil sebagai bentuk rasa tanggung jawab akan bersedia menghadapi resiko, memperbaiki keadaan dan melaksanakan kewajiban dengan kemampuan yang maksimal. Dalam aksi perubahan ini, tanggung jawab tim dibangun dengan selalu melaksanakan komunikasi baik secara informal maupun secara format, baik dengan seluruh anggota maupun dengan sebagian anggota. Hal ini tergantung dari situasi dan kondisi yang dihadapi dalam pencapaian tujuan.
Gambar 9: Membangun integritas dan tanggung jawab anggota tim aksi perubahan
c. Kualitas kinerja dan disiplin
Beberapa indikator kualitas kinerja ditentukan oleh sejumlah daya dukung seperti pengetahuan, keterampilan, wawasan, kejujuran, kesetiaan dan sebagainya. Seluruh indikator ini betul-betul dilatih dan dididik pada saat on class. Pelatihan dan Pendidikan tidak hanya sekedar teori saja namun praktek melalui tugas dan laporan yang harus dikerjakan dan diselesaiakn tepat waktu. Begitu pula dengan laporan aksi perubahan ini, kualitas kinerja dan disiplin telah diimplementasikan pada dunia kerja.
Dalam aksi perubahan ini, kinerja TIM sangat menentukan keberhasilan aksi perubahan. Tim bekerja sesuai tupoksi masing-masing untuk mendukung terbangunnya aplikasi. Tim yang dibentuk dalam aksi perubahan ini memang tidak terlalu banyak, karena dengan komposisi yang ada dirasa cukup untuk membuat aplikasi yang dibutuhkan.
d. Konsistensi
Sikap konsistensi telah dimplementasikan melalui perencanaan yang matang serta ketegasan pada keputusan dan tetap pada pendirian.
sikap konsisten ini ditunjukkan dengan menyelesaikan laporan aksi perubahan ini dalam jangka pendek dan hendak dilanjutkan pada jangka menengah dan jangka panjang. Konsistensi ini mengimplementasikan dan menyelesaikan apa yang sudah dimulai dan direncanakan. Untuk melihat konsistensinya dari aksi perubahan ini telah di dukung dengan surat pernyataan dukungan dari atasan langsung yaitu Kepala Bagian Tata Usaha Kanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat untuk memantau perkembangan pelaksanaan aplikasi di Kanwil maupun nantinya di Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota yang ada di wilayah Nusa Tenggara Barat.
2. Pengelolaan Budaya Layanan
Merujuk pada Keputusan Menpan no 25 /Kep /M.Pan/4 / 200 Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara, disebutkan bahwa Budaya Kerja adalah “sikap dan perilaku individu dari kelompok aparatur Negara yang didasari atas nilai-nilai yang diyakini kebenarannya dan menjadi sifat serta kebiasaan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan sehari-hari”.
Pengelolaan budaya kinerja bertujuan untuk mengubah sikap dan prilaku aparatur sipil negara agar bisa lebih kreatif dan produktif dalam bekerja.
Semua aparatur sipil negara (ASN) harus dapat memahami dengan dengan sepenuhnya bagaimana budaya organisasinya. Pemahaman ini sangat mempengaruhi setiap langkah ataupun kegiatan yang dilakukan. Budaya kinerja yang harus dimiliki oleh ASN di lingkungan Kanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat harus sesuai dengan 3 nilai kementerian yaitu “Melayani, Profesional dan Terpercaya”.
Dalam hal implementasi aksi perubahan ini, pengelolaan budaya kinerja dimulai dengan membangun komunikasi efektif dengan mentor, melakukan pertemuan dengan Tim Efektif, menanamkan semangat kepada anggota tim untuk menghasilkan terobosan inovasi yang bisa mempercepat pelayanan kepegawaian di lingkungan Kanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat.
3. Pengelolaan Tim
Dalam membangun dan mengelola tim efektif, komunikasi merupakan bagian penting dari keseluruhan proses implementasi membangun hingga mengelola tim efektif. Di lingkungan kerja memerlukan sinergi setiap tim antar seksi maupun antar instansi, agar dapat mencapai tujuan atau target yang hendak dicapai. Disamping itu, terkait individual, kerjasama juga sangat penting sebagai wadah untuk meningkatkan keahlian interpersonal dan intrapersonal, atau bagaimana mengenal atau berinteraksi dengan sesama, dengan bawahan, dengan atasan hingga stakeholder diluar instansi.
Pembangunan kerjasama dalam tim yang solid dan efektif memang merupakan sebuah tantangan tersendiri. Pembangunan Kerjasama sangat erat kaitannya dengan peran hubungan yang melekat pada pemimpin. Peran pemimpin dalam pembentukan dan pengelolaan Tim efektif yang berguna untuk pelaksanaan, pencapaian tujuan aksi perubahan, pembinaan dan pengendalian hubungan eksternal dan internal organisasi serta para stakeholder.
Dalam rangka menguatkan keterikatan tim yang akan mendukung tercapainya tujuan aksi perubahan, maka diperlukan adanya Surat Keputusan pembentukan Tim Efektif yang akan diberdayakan dalam proses pelaksanaan aksi perubahan. Tim Efektif ini beranggotakan pejabat struktural/fungsional dengan pembagian tugas yang jelas sesuai kompetensi maupun bidang tugasnya. Dalam aksi perubahan ini Surat Keputusan Tim Efektif ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat dengan Nomor : 76/SK-52.UP.02.03/IV/2021 Tanggal 30 April 2021
B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan 1. Capaian Tahapan Inovasi
Aksi Perubahan telah dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan pada saat rancangan aksi perubahan. Pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan ini merupakan tahapan-tahapan inovasi dalam rangka mengoptimalisasi kegiatan dan menyelesaikan permasalahan yang ada. Tahapan inovasi ini yang telah dilaksanakan merupakan capaian pelaksanaan dalam jangka pendek dan menunjang pelaksanaan kegiatan dalam jangka menengah dan jangka Panjang. Capaian tahapan inovasi secara rinci dapat dijabarkan sebagai berikut:
A. Persiapan
Untuk keberlangsungan aksi perubahan, komunikasi dan koordinasi dengan mentor merupakan hal yang sangat penting dalam rangka menunjang suksesnya kegiatan. Untuk Mentor kegiatan aksi perubahan ini adalah Kepala Bagian Tata Usaha selaku atasan langsung. Kehadiran mentor sangat membantu untuk berbagi dan meminta masukan terkait dengan aplikasi yang akan dibuat.
Gambar 10: Koordinasi dengan Mentor mengenai Inovasi Pelayanan Kepegawaian
Setelah melaksanakan koordinasi dengan mentor, hal penting lainnya yang dilaksanakan adalah membuat SK Tim Aksi Perubahan sebagai bentuk legalitas pelaksanaan kegiatan.
Gambar 11: SK Tim Efektif Aksi Perubahan
SK Tim Aksi Perubahan ini meliputi Mentor, Projec Leader, pembuat aplikai dan satu orang Analis Sumber Daya Manusia sebagai untuk penyiapan data kepegawaian dan dokumen lainnya. Setelah terbentuknya tim, maka langkah bagaiamana menyampaikan rangcangan aksi perubahan tersebut dalam sebuah tim, oleh karena itu pada selanjtunya adalah melaksanakan rapat dengan seluruh anggota tim termasuk di dalamnya mentor. Pada tahap ini dilaksanakan rapat tim efektif dalam rangka mensukseskan pelaksanaan aksi perubahan, rapat dilaksanakan di Aula Kanwil BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat yang dihadiri oleh Tim Efektif dan Mentor untuk memberikan pengarahan terkait dengan kesuksesan aksi perubahan dan keberlanjutan aksi perubahan
Gambar 12: Rapat Tim Efektif dalam rangka persiapan aksi perubahan
Beberapa hasil yang dapat dirumuskan dalam rapat tim efektif bersama mentor antara lain:
1. Meminta kepada stake holder khususnya anggota tim untuk membantu pelaksanaan aksi perubahan
2. Aplikasi yang dibangun tidak berhenti pada tahap informasi perjalanan dinas, tetapi juga pada kegiatan ketatausahaan lainnya seperti surat menyurat dan penomoran Surat Keputusan.
3. Menyusun jadwal kegiatan
4. Melakukan sosialisasi kepada seluruh admin
5. Sosialisasi kepada seluruh pegawai dan kantor pertanahan kabupatan/kota
6. Untuk memudahkan koordinasi dan adanya pengesahan dari pimpinan, sudah dibuatkan Surat Keputusan Tim Efektif dalam rangka PEMBUATAN APLIKASI PERJALANAN DINAS
B. Pelaksanaan
Setelah dilaksanakan rapat tim efektif dan ditindaklanjuti dengan pembuatan SK TIM, maka langkah-langkah pelaksanaan pembuatan aplikasi adalah sebagai betikut:
1. Pertemuan dengan Pembuatan Aplikasi
Pertemuan ini membahas terkait dengan menu-menu apa yang dibutuhkan dalam aplikasi ini. Aplikasi yang dirancang ini merupakan salah satu bentuk masalah di subbagian Kepegawaian yang perlu mendapat perhatian yang serius, karena harus menopang Rencana Strategis Kementerian.
Untuk pembuat Aplikasi ini, tenaga yang digunakan adalah Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNP) yang memiliki keahlian di bidang Informasi dan Teknologi. Disamping itu dibantu dengan Tim Support dari luar untuk mempercepat pembuatan aplikasi. Aplikasi yang dibuat sekarang adalah aplikasi yang sama sekali baru, bukan replikasi atau turunan dari aplikasi-aplikasi yang lain, sehingga membutuhkan SDM dan waktu yang cukup lama untuk merampungkan aplikasi ini sampai bisa digunakan. Keterbatasan SDM dan waktu yang digunakan
untuk pembuatan aplikasi merupakan faktor yang cukup besar dihadapi, karena disamping tugas pokok yang dilaksanakan sehari-hari, juga harus menyelesaikan aksi perubahan dalam waktu yang relatif kurang. Karena harus berkoordinasi dengan banyak stakeholder internal dan ekternal.
Namun masalah tersebut dapat diatasi dengan komunikasi yang intensif dengan berbagai pihat untuk memastikan progres pembuatan aplikasi nampak terlihat dalam setiap tahapannya.
Gambar 13: Pertemuan dengan pembuat aplikasi 2. Persiapan Design Menu
Untuk mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan admin yang menjalankan aplikasi, maka langkah yang dilakukan selanjutnya adalah bagaimana merancang aplikasi yang user friendly, memudahkan pengguna dalam pengoperasian serta memudahkan dalam membaca menu-menu yang ada di dalam aplikasi. Hal ini penting untuk dilakukan dalam rangka mempermudah pemahaman pengguna dalam menjalankan aplikasi
Gambar 14: Tampilan awal sistem informasi Perjalanan Dinas Pegawai 3. Pembuatan Program Aplikasi
Setelah dilakukan identifikasi kebutuhan menu yang akan digunakan dalam menjalankan aplikasi, langkah selanjutnya adalah bagaimana membuat aplikasi itu sendiri. Kegiatan membuat aplikasi membutuhkan keahlian dan keilmuan khusus karena menyangkut bahasa program dan bahasa kode untuk menyambungkan antara menu yang satu dengan menu yang lain. Untuk mendukung kebutuhan tersebut, tenaga yang digunakan pun lebih dari satu orang mengingat waktu yang relatif singkat ditambah lagi dengan rutinitas yang volume pekerjaan cukup banyak.
Gambar 15: Proses Pembuatan Aplikasi
4. Uji Coba Aplikasi a. Demo Aplikasi
Kegiatan Demo awal aplikasi dilaksanakan untuk memastikan bahwa aplikasi yang dibuat dapat berjalan tidak ada kendala. Terutama penggunaan masing-masing menu yang ada di aplikasi. Beberapa manfaat perlunya melakukan demo aplikasi antara lain:
1. Mengetahui kendala dan hambatan dalam pembuatan aplikasi (trial and error)
2. Memastikan aplikasi dapat digunakan dan melihat keterkaitan antara menu yang satu dengan menu yang lain;
3. Sebagai persiapan sebelum melakukan penginputan data lain seperti data lokasi perjalanan dinas, data pegawai dan data lainnyaa yang dibutuhkan dalam aplikasi
Gambar 16: Proses uji coba aplikasi sistem informasi perjalanan dinas pegawai
b. Penginputan Data Pegawai pada Aplikasi Si_JaDi
Kegiatan lain yang dilaksanakan oleh TIM Efektif adalah memasukkan data pegawai seluruhnya ke dalam aplikasi.
Penginputan data pegawai merupakan tahap awal penginputan untuk data base yang tersimpan dalam aplikasi. Adapun pegawai yang diinput adalah PNS dan PPNPN.
Gambar 17: Penginputan data pegawai ke dalam aplikasi
Kegiatan penginputan data pegawai dilaksanakan oleh anggota tim yang ada di Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi.
Pegawai yang diinput adalah seluruh ASN baik PNS maupun PPNPN yang ada di lingkungan Kanwi BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Disamping penginputan pegawai, juga diinput Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota se Provinsi Nusa Tenggara Barat dan beberapa lokasi yang dituju dalam kegiatan perjalanan dinas. Data base pegawai dan lokasi perjalanan ini diinput agar mempermudah admin masing-masing bidang dalam melakukan entri dan memilih pegawai yang ditugaskan dalam suatu kegiatan.
Gambar 18: Tampilan data pegawai yang sudah dimasukkan ke dalam aplikasi
