iii Tugas Akhir
Untuk memenuhi sebagi persyaratan
Mencapai derajat Sarjana S – 1 Program Studi Teknik Informatika
Oleh:
SUMIATI F1D012079
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MATARAM 2017
ii
iv
Saya yang bertanda tangan dibawah ini bahwa dalam Skripsi ini tidak terdapat karya yang pernah di ajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu Perguruan Tinggi, dan tidak terdapat karya atau pendapat yang ditulis oleh orang lain atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka.
Mataram, 2017
Sumiati
v
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang atas segala berkat, bimbingan, dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelsaikan penyusunan Tugas Akhir dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB)”.
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk merancang dan membangun suatu sistem pengelolaan surat dan arsip yang dapat diakses dengan cepat, tepat, dan akurat, sehingga dapat mengatasi beberapa kelemahan yang dimiliki sistem pengelolaan saat ini (sistem manual). Tugas Akhir ini juga merupakan salah satu persyaratan kelulusan guna mencapai gelar kesarjanaan di Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Mataram.
Penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan, maka dari itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun sehingga membantu untuk menjadi lebih baik di waktu yang akan datang.
Mataram, Maret 2017
Penulis
vi
Tugas Akhir ini dapat diselsaika berkat bimbingan dan dukungan ilmiah maupun material dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada :
1. Ibu Ir. Sri Endang Anjarwani, M.Kom., selaku dosen pembimbing utama yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir ini, sehingga dapat terselsaikan dengan baik.
2. Bapak Moh. Ali Albar, S.T., M.Eng, selaku dosen pendamping yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan Tugas Akhir ini, sehingga dapat terselsaikan dengan baik.
3. Bapak I Gede Pasek Suta Wijaya, ST.,M.T.,D.Eng., Bapak I Wayan Agus Arimbawa, ST.,M.Eng., dan Bapak Andy Hidayat Jatmika, ST.,Mkom. selaku dosen penguji yang memberikan berbagai masukan yang membantu penulis dalam menyempurnakan Tugas Akhir
4. Pegawai Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip, Biro Umum, Sekretariat Daerah Provinsi NTB atas bantuan materi yang telah diberikan selama penelitian Praktek Kerja Lapangan sampai dengan penyusunan Tugas Akhir.
5. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dorongan, motivasi, dan do’a untuk dapat menyelsaikan Tugas Akhir ini.
6. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyelsaikan Tugas Akhir ini.
7. Mahasiswa Teknik Informatika, yang telah membantu penulis menyelesaikan Tugas Akhir ini
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan yang setimpal atas bantuan yang diberikan kepada penulis
vii
HALAMAN PENGESAHAN TIM PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ... iii
PRAKATA ... iv
UCAPAN TERIMA KASIH ... v
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR CUPLIKAN SOURCE CODE ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
INTISARI ... xviii
ABSTRACT ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI ... 5
2.1 Tinjauan Pustaka ... 5
2.2 Landasan Teori ... 7
2.2.1 Struktur Organisasi Biro Umum ... 7
2.2.2 Surat ... 8
2.2.3 Fungsi Surat ... 9
2.2.4 Tujuan Surat ... 9
2.2.5 Surat Masuk ... 9
2.2.6 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 10
viii
2.2.10 Sistem Pengarsipan Surat ... 13
2.2.11 Teknik atau Metode Pengarsipan ... 13
2.2.12 Sistem Informasi ... 15
2.2.13 Sistem Informasi Berbasis Web ... 15
2.2.14 Model Perancangan Berbasis Objek (Object Oriented Analysis and Design / OOAD) ... 16
2.2.15 Unified Modelling Language (UML) ... 17
A. Tujuan Utama Perancangan UML ... 17
B. Diagram-diagram dalam UML ... 17
2.2.16 Database dan My Structure Quuery Language (MySQL) ... 23
2.2.17 Web Server ... 24
2.2.18 PHP (Hypertext Preprocessor) ... 24
2.2.19 Codeigniter ... 25
2.2.20 Metode Waterfall ... 26
BAB III METODE PENELITIAN ... 28
3.1 Alat dan Bahan ... 28
3.2 Diagram Allir Penelitian ... 28
3.2.1 Studi Literartur ... 29
3.2.2 Pengumpulan Data ... 30
3.2.3 Analisa Sistem ... 30
A. Analisa Sistem Berjalan ... 30
B. Analisa Sistem Usulan ... 34
C. Analisa Kebutuhan Sistem ... 38
3.2.4 Perancangan (Design) ... 40
A. Use Case Diagram ... 40
B. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 42
C. Struktur Tabel ... 43
ix
G. Perancangan antarmuka (Design Interface)... 85
3.2.5 Coding atau Implementasi ... 106
3.2.6 Pengujian ... 106
3.2.7 Dokumentasi ... 106
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 107
4.1 Implementasi ... 107
4.1.2 Implementasi Database ... 107
4.1.2 Implementasi Class Sistem ... 112
4.1.3 Implementasi Interface Sistem ... 114
4.2 Pengujian Sistem ... 137
4.2.1 Hasil Pengujian Metode Black Box ... 137
4.2.2 Hasil Pengujian Metode Mean Opinion Score (MOS) ... 155
BAB V PENUTUP ... 160
5.1 Kesimpulan ... 160
5.2 Saran ... 160 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk ... 11
Tabel 2.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar ... 12
Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram ... 18
Tabel 2.4 Simbol Entity Relation Diagram (ERD) ... 19
Tabel 2.5 Simbol Class Diagram ... 21
Tabel 2.6 Simbol Squence Diagram ... 22
Tabel 2.7 Simbol Activity Diagram ... 23
Tabel 3.1 Tabel Admin ... 43
Tabel 3.2 Tabel Pegawai ... 43
Tabel 3.3 Tabel Surat Masuk ... 44
Tabel 3.4 Tabel Surat Keluar ... 44
Tabel 3.5 Tabel Klasifikasi Surat ... 45
Tabel 3.6 Tabel Arsip Surat Masuk ... 45
Tabel 3.7 Tabel Arsip Surat Keluar ... 45
Tabel 3.8 Tabel Disposisi ... 46
Tabel 3.9 Tabel Bagian ... 46
Tabel 4.1 Tabel Pengujian Black box fungsi login administrator ... 138
Tabel 4.2 Pengujian Black box fungsi edit data pegawai ... 139
Tabel 4.3 Pengujian Black box fungsi delete data pegawai. ... 139
Tabel 4.4 Pengujian Black box fungsi tambah data surat masuk.. ... 140
Tabel 4.5 Pengujian Black box fungsi edit data surat masuk. ... 141
Tabel 4.6 Pengujian Black box fungsi disposisi data surat masuk ... 142
Tabel 4.7 Pengujian Black box fungsi tambah data arsip surat masuk ... 143
Tabel 4.8 Pengujian Black box fungsi edit data arsip surat masuk ... 144
Tabel 4.9 Pengujian Black box fungsi delete data surat masuk ... 144
Tabel 4.10 Pengujian Black box fungsi tambah data surat keluar ... 145
Tabel 4.11 Pengujian Black box fungsi edit data surat keluar ... 146
xi
Tabel 4.15 Pengujian Black box fungsi cetak laporan data surat keluar ... 149
Tabel 4.16 Pengujian Black box fungsi tambah klasifikasi surat ... 149
Tabel 4.17 Pengujian Black box fungsi delete data klasifikasi surat ... 150
Tabel 4.18 Pengujian Black box fungsi login user ... 151
Tabel 4.19 Pengujian Black box fungsi tambah data surat keluar. ... 151
Tabel 4.20 Pengujian Black box fungsi edit data surat keluar. ... 152
Tabel 4.21 Pengujian Black box fungsi delete data surat keluar ... 153
Tabel 4.22 Pengujian Black box fungsi terima, disposisi dan tolak ... 154
Tabel 4.23 Hasil pengujian pada staff Ekspedisis dan Arsip meggunakan Mean Opnion Score (MOS) ... 157
Tabel 4.24 Hasil pengujian pada mahasiswa meggunakan Mean Opnion Score (MOS) ... 158
xii
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB ... 7
Gambar 2.2 Cardinality One to One ... 20
Gambar 2.3 Cardinality One to Many ... 20
Gambar 2.4 Cardinality Many to Many ... 20
Gambar 2.5 Ilustrasi MVC pada Codeigniter ... 26
Gambar 2.6 Waterfall Model ... 26
Gambar 3.1 Diagram Alir Penelitian ... 29
Gambar 3.2 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan ... 31
Gambar 3.3 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang sedang berjalan ... 33
Gambar 3.4 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan ... 35
Gambar 3.5 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan ... 37
Gambar 3.6 Use Case Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ... 41
Gambar 3.7 ERD Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ... 42
Gambar 3.8 Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan ... 47
Gambar 3.9 Sequence Diagram Login Pencatat Kearsipan (Admin) ... 51
Gambar 3.10 Sequence Diagram Login Pencatat Biro ... 52
Gambar 3.11 Sequence Diagram Menambah Surat Masuk ... 53
Gambar 3.12 Sequence Diagram Mengubah Surat Masuk ... 54
Gambar 3.13 Sequence Diagram Mencari Surat Masuk ... 55
Gambar 3.14 Sequence Diagram Menghapus Surat Masuk ... 56
Gambar 3.15 Sequence Diagram Melihat Surat Masuk ... 57
Gambar 3.16 Sequence Diagram Disposisi Surat Masuk ... 58
Gambar 3.17 Sequence Diagram Menambah Arsip Surat Masuk ... 59
Gambar 3.18 Sequence Diagram Mengubah Arsip Surat Masuk ... 60
Gambar 3.19 Sequence Diagram Mencari Arsip Surat Masuk ... 61
Gambar 3.20 Sequence Diagram Melihat Arsip Surat Masuk ... 62
Gambar 3.21 Sequence Diagram Menerbitkan Laporan Surat Masuk ... 63
xiii
Gambar 3.25 Sequence Diagram Menghapus Surat Keluar ... 68
Gambar 3.26 Sequence Diagram Melihat Surat Keluar ... 69
Gambar 3.27 Sequence Diagram Menambah Arsip Surat Keluar ... 70
Gambar 3.28 Sequence Diagram Mengubah Arsip Surat Keluar ... 71
Gambar 3.29 Sequence Diagram Mencari Arsip Surat Keluar ... 72
Gambar 3.30 Sequence Diagram Melihat Arsip Surat Keluar ... 73
Gambar 3.31 Sequence Diagram Menerbitkan Laporan Surat Keluar ... 74
Gambar 3.32 Sequence Diagram Menambah Pegawai ... 75
Gambar 3.33 Sequence Diagram Mengubah Pegawai ... 76
Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencari Pegawai ... 77
Gambar 3.35 Sequence Diagram Menghapus Pegawai ... 78
Gambar 3.36 Sequence Diagram Melihat Peegawai ... 79
Gambar 3.37 Sequence Diagram Menambah Klasifikasi ... 81
Gambar 3.38 Sequence Diagram Menghapus Klasifikkasi ... 82
Gambar 3.39 Sequence Diagram Melihat Klasifikasi ... 82
Gambar 3.40 Activity Diagram ... 84
Gambar 3.41 Form Login ... 86
Gambar 3.42 Notifikasi Menginputkan Username dan Password Salah ... 86
Gambar 3.43 Desain Tampilan Home Administrator (Staff Ekspedisi dan Arsip) ... 87
Gambar 3.44 Desain Tampilan Menu Data Surat Masuk ... 87
Gambar 3.45 Desain Tampilan Form Surat Masuk ... 88
Gambar 3.46 Desain Tampilan Detail Surat Masuk ... 88
Gambar 3.47 Desain Tampilan Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Masih Dalam Proses ... 89
Gambar 3.48 Desain Tampilan Monitoring Disposisi Surat Telah Terdisposisi ... 89
Gambar 3.49 Desain Tampilan Form Arsip Surat Masuk ... 90
Gambar 3.50 Desain Tampilan Hapus Data Surat Masuk ... 90
xiv
Gambar 3.54 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Masuk ... 92
Gambar 3.55 Desain Tampilan Detail Arsip Surat Masuk ... 93
Gambar 3.56 Desain Tampilan Menu Data Arsip Surat Keluar ... 93
Gambar 3.57 Desain Tampilan Detail Arsip Surat Keluar ... 94
Gambar 3.58 Desain Tampilan Menu Data Laporan Surat Masuk ... 95
Gambar 3.59 Desain Tampilan Laporan Surat Masuk ... 95
Gambar 3.60 Desain Tampilan Menu Data Laporan Surat Keluar ... 96
Gambar 3.61 Desain Tampilan Laporan Surat Keluar ... 96
Gambar 3.62 Desain Tampilan Menu Data Laporan Grafik Surat ... 97
Gambar 3.63 Desain Tampilan Form Klasifikasi Surat ... 97
Gambar 3.64 Desain Tampilan Data Disposisi Surat Masuk ... 98
Gambar 3.65 Desain Tampilan Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ... 98
Gambar 3.66 Desain Tampilan Proses Disposisi Data Surat Masuk ... 99
Gambar 3.67 Desain Tampilan Data Pegawai Bagian atau Biro ... 99
Gambar 3.68 Desain Tampilan Data Pegawai Bagian Atau Biro Yang Dapat Mengakses Sistem ... 100
Gambar 3.69 Desain Tampilan Detail Data Pegawai ... 100
Gambar 3.70 Desain Tampilan Home User (Pegawai Bagian atau Biro) ... 101
Gambar 3.71 Desain Tampilan Data Surat Masuk ... 101
Gambar 3.72 Desain Tampilan Detail Surat Masuk ... 102
Gambar 3.73 Desain Tampilan Proses Disposisi Surat Masuk ... 102
Gambar 3.74 Desain Tampilan Data Surat Keluar ... 103
Gambar 3.75 Desain Tampilan Form Surat Keluar ... 103
Gambar 3.76 Desain Tampilan Detail Surat Keluar ... 104
Gambar 3.77 Desain Tampilan Data Disposisi Surat Masuk ... 104
Gambar 3.78 Desain Tampilan Proses Verifikasi Terima Dan Tolak Data Surat Masuk .. 105
Gambar 3.79 Desain Tampilan Proses Disposisi Data Surat Masuk ... 105
xv
Gambar 4.4 Field-Field Dalam Tabel Arsip Surat Masuk. ... 109
Gambar 4.5 Field-Field Dalam Tabel Bagian ... 109
Gambar 4.6 Field-Field Dalam Tabel Disposisi. ... 110
Gambar 4.7 Field-Field Dalam Tabel Klasifikasi Surat. ... 110
Gambar 4.8 Field-Field Dalam Tabel Pegawai. ... 111
Gambar 4.9 Field-Field Dalam Tabel Surat Keluar ... 111
Gambar 4.10 Field-Field Dalam Tabel Surat Masuk. ... 112
Gambar 4.11 Implementasi Class Pada Model. ... 113
Gambar 4.12 Implementasi Class Pada Controller. ... 113
Gambar 4.13 Implementasi Class Pada View ... 114
Gambar 4.14 Interface Login Administrator ... 115
Gambar 4.15 Notifikasi Menginputkan Username Dan Password Salah. ... 115
Gambar 4.16 Interface Home Administrator (Staff Ekspedisi Dan Arsip) ... 117
Gambar 4.17 Interface Data Surat Masuk ... 118
Gambar 4.18 Interface Form Surat Masuk. ... 119
Gambar 4.19 Interface detail surat masuk ... 119
Gambar 4.20 Interface Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Masih Dalam Proses ... 120
Gambar 4.21 Interface Monitoring Disposisi Surat Dengan Status Surat Telah Terdisposisi. ... 120
Gambar 4.22 Interface Hapus Data Surat Masuk ... 120
Gambar 4.23 Interface Form Arsip Surat Masuk. ... 121
Gambar 4.24 Interface Menu Data Surat Keluar. ... 123
Gambar 4.25 Interface Detail Surat Keluar ... 123
Gambar 4.26 Interface Arsip Surat Keluar ... 124
Gambar 4.27 Interface Data Arsip Surat Masuk ... 124
xvi
Gambar 4.31 Interface Menu Data Laporan Surat Masuk ... 126
Gambar 4.32 Interface Laporan Surat Masuk ... 127
Gambar 4.33 Interface Menu Data Laporan Surat Keluar ... 127
Gambar 4.34 Interface Laporan Surat Keluar ... 128
Gambar 4.35 interface Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar Dalam Bentuk Grafik ... 128
Gambar 4.36 Interface Data Klasifikasi Surat ... 129
Gambar 4.37 Interface Data Disposisi Bagian Umum ... 129
Gambar 4.38 Interface Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ... 130
Gambar 4.39 Interface Proses Disposisi Data Surat Masuk ... 130
Gambar 4.40 Interface Data Pegawai Bagian atau Biro ... 131
Gambar 4.41 Interface Data Pegawai Bagian Atau Biro Yang Dapat Mengakses Sistem Informasi Pengelolaan Surat Dan Kearsipan ... 131
Gambar 4.42 Interface Detail Pegawai Bagian atau Biro ... 132
Gambar 4.43 Interface Home User Pegawai Bagian Atau Biro. ... 133
Gambar 4.44 Interface Data Surat Masuk Pegawai Bagian ... 133
Gambar 4.45 Interface Detail Surat Masuk Pegawai Bagian ... 134
Gambar 4.46 Interface Proses Disposisi Surat Masuk ... 134
Gambar 4.47 Interface Data Surat Keluar Pegawai Bagian ... 135
Gambar 4.48 Interface Detail Surat Keluar Pegawai Bagian ... 135
Gambar 4.49 Interface Data Disposisi Surat Masuk ... 136
Gambar 4.50 Interface Proses Verifikasi Terima dan Tolak Data Surat Masuk ... 136
Gambar 4.51 Interface Proses Disposisi Data Surat Masuk ... 136
Gambar 4.52 Grafik Persentase Rata-Rata Pernyataan Responden staff Ekspedisi dan Arsip ... 158
Gambar 4.52 Grafik Persentase Rata-Rata Pernyataan Responden Mahasiswa ... 159
xvii
Cuplikan source code 4.1 controller login administrator ... 116
Cuplikan source code 4.2 controller cari surat masuk ... 117
Cuplikan source code 4.3 controller arsip surat masuk ... 121
Cuplikan source code 4.4 controller disposisi surat masuk ... 137
xviii
Lampiran 1. Pengujian Metode Blck Box ... 129 Lampiran 2. Pengujian Metode Mean Opinion Score ... 146
xix
Pada pembangunan “Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Kantor Gubernur Nusa Tenggara Barat” dilatarbelakangi oleh proses pengelolaan surat yang masih menggunakan cara kerja manual dalam proses disposisi, pengarsipan, pencarian, ataupun proses rekapitulas lapora surat masuk dan surat keluar bulanan. Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah untuk membantu dalam proses pengelolaan dan pengarsipan surat sehingga staff pada sub bagian Ekspedisi dan Arsip dapat mengelola surat dan pengarsipan dengan cepat dan tepat.
Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML dan PHP yang menggunakan framework CodeIgniter. Teknik pengujian yang digunakan adalah Mean Opinion Score. Hasil pengujian yang didapatkan bahwa fungsi setiap menu yang disediakan dalam sistem informasi ini dapat berjalan dengan sempurna sesuai dengan fungsinya. Alur kerja dari sistem informasi ini sudah sesuai dengan alur kerja yang ada disetiap unit kerja dikantor Gubernur Nusa Tenggara Barat.
Kata kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Surat dan Kearsipan, Framework CodeIgniter, Mean Opinion Score.
xx
Governor Office of West Nusa Tenggara is still supported by manual process off disposition, archiving, search, and mail recapitulation report process. The aim at developing this system is to help the managing and archiving mail so staff in subsection Expedition and Archives can manage mailing and archiving quickly and precisely.
This system is developed based on programming language of HTML and PHP using Framework CodeIgniter. It is examined through Black boxtechnique. The result is that every menu provided functions perfectly. The workflow of the information system has been suitable with the workflow of every work unit in the governor office of West Nusa Tenggara.
Keywords: Information system, Mail and Archives Management, Framework CodeIgniter, Mean Opinion Score.
1 1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi seperti saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah.
Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan suatu instansi, surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting, jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi arsip. Apabila penanganan dari arsip-arsip ini tidak ditangani dengan baik, maka dikhawatirkan informasi yang terkandung didalam surat atau arsip itu akan hilang. Kehilangan arsip merupakan kesalahan besar dalam kegiatan persuratan atau ketatalaksanaan suatu kantor atau instansi.
Pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB khususnya pada sub bagian ekspedisi dan arsip yang menangani proses pengelolaan dan pencatatan data-data surat masuk dan surat keluar seperti tanggal terima, tanggal kirim, tanggal surat, nomor surat, isi surat atau perihal, penerima, pengirim, dan jenis surat masih menggunakan prosedur-prosedur kerja manual yaitu menggunakan buku besar dan excel serta akan dikhwatirkan data- data surat akan mudah rusak atau hilang, tulisan sulit dibaca oleh pegawai-pegawai lain dan kadang terjadi kekeliruan atau kesalahan pada lembar disposisi sehingga sulit untuk mencerna maksud dari isi disposisi dan akibatnya penginputan kolom disposisi surat menjadi terhambat.
Proses pengelohan data surat menggunakan microsof excel masih memiliki kendala yaitu keamanan data yang kurang terjamin, proses disposisi surat memerlukan banyak waktu dan tenaga karena jarak ruangan antara penerima surat dengan ruangan Ekpedisi dan Arsip yang cukup jauh, selain itu pada proses disposisi surat di Sekretariat Daerah Provinsi NTB pengirim surat akan mencari sendiri disposisi keberadaan surat yang dikirm. Pada proses penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih menggunakan berkas-berkas yang kemudian disimpan kedalam map besar dan disusun didalam rak-rak buku akan menyebabkan kurangnya keamanan data sehingga dapat
2 pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar masih merasa kesulitan hal ini disebabkan karena harus membuka kembali buku agenda yang ada sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif. Maslah-masalah yang terjadi khusunya pada sub bagian Ekspedisi dan Arsip disebabkan oleh tidak adanya sistem yang mampu mengelolah dan menyimpan surat dalam jumlah yang besar secara cepat.
Berdasarkan kekurangan-kekurangan yang ada pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB mengharuskan pegawai terus melakukan perubahan dan terobosan menyesuaikan dengan kemajuan teknologi untuk memenuhi tugas-tugas yang ada, agar dapat memberikan pelayanan yang lebih memadai bagi masyarakat. Oleh karena itu sistem informasi pengolahan surat dan kearsipan dibangun untuk dapat mempermudah dalam proses pengelohan data surat masuk dan surat keluar, proses disposisi surat masuk, proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar, proses pencarian data surat masuk dan surat keluar, proses rekapitulasi surat masuk an surat keluar bulanan serta menjadi solusi yang tepat untuk menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan cepat serta informasi-informasi yang dihasilkan lebih akurat.
1.2 Rumusan Masalah
Bedasarkan dari latar belakang permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka dapat diperoleh rumusan masalah yaitu bagaimana rancang bangun sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan berbasis web yang dapat melakukan proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan.
1.3 Batasan Masalah
Penelitian dilaksanakan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB. Penelitian dibatasi pada proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan menggunakan framework codeigniter dan MySQL sebagai database.
3 memudahkan dalam rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan sesuai dengan kebutuhan pengguna pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB.
1.5 Manfaat
Adapun manfaat pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sebagai berikut :
1. Akademis
Manfaat yang didapatkan dalam penyusun laporan tugas akhir ini adalah mendapatkan banyak ilmu di bidang sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan dan pengalaman membangun aplikasi berbasis web dengan mempraktekkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh.
2. Instansi
Manfaat yang didapatkan bagi instansi dalam pembuatan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yang dilakukan adalah dapat memudahkan dalam proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan dan memudahkan dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar bulanan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui gambaran ringkas mengenai isi laporan Tugas Akhir ini dan mempermudah pemahamannya, maka pembahasannya dibagi menjadi beberapa bab yang terdiri dari:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan mengenai obyek Tugas Akhir yang meliputi latar belakang masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan laporan.
4 tugas akhir yang dilakukan pada bab-bab selanjutnya.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menguraikan tentang subyek penelitian, tempat dan waktu penelitian, ruang lingkup penelitian, materi penelitian, alat penelitian, prosedur penelitian, metode-metode pengembangan sistem yang berkaitan dalam perancangan sistem.p
BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL
Bab ini menguraikan tentang analisa masalah, perancangan sistem, struktur database yang digunakan, perancangan menu, perancangan input dan perancangan output, pengembangan dan persiapan implementasi sistem yang telah dibuat, serta pelaksanaan implementasi sistem.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan, dan saran-saran yang diusulkan untuk perbaikan dari sistem yang sedang berjalan menjadi sistem yang dirancang serta rancanganan usulan dalam pengembangan lebih lanjut sehingga mendapatkan hasil yang lebih baik.
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI
2.1 Tinjauan Pustaka
Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan telah banyak dibangun dan diimplementasikan. Salah satu penelitian yang telah mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan adalah penelitian dengan judul “Sistem Kearsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Kepala Desa Tridadi Kecamatan Sleman Kabupaten Sleman Berbasis Visual Basic” (Hidayat, 2014). Visual basic merupakan program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah, penggunaan visual basic untuk membangun sistem sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar. Pada perancangan sistem informasi kearsipan di kantor kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart) dan Logical model (data flow diagram). Sistem Informasi Kearsipan Surat Keluar dan Surat Masuk berbasis visual basic ini dapat mempermudah pencarian data pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta pengklasifikasiannya sehingga memudahkan dalam temu balik arsip, serta nantinya dapat membantu dalam pembuatan laporan terhadap atasan
Penelitian lainnya yang telah mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan adalah penelitian yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat Di Universitas U’Budiyah Indonesia Menggunakan Php dan MySql”
(Junidar, 2012). Pada perancangan sistem informasi kearsipan di Universitas U’Budiyah Indonesia, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart) dan Entity Relation Diagram (ERD). Pengujian sistem dengan cara sosialisasi aplikasi merupakan tahapan pengujian untuk menerapkan aplikasi pengarsipan surat menyurat Universitas U’Budiyah Indonesia secara online atau intranet. Pada tahapan ini aplikasi yang telah selesai di buat dan diletakkan pada server Universitas U’Budiyah Indonesia, dengan adanya sistem informasi arsip surat menyurat ini, mahasiswa dapat melakukan proses permintaan pembuatan surat melalui aplikasi kepada pihak akademik tanpa harus mendatangi pihak akademik langsung.
6 Selain itu sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan yang berjudul
“Perancangan Sistem Infromasi Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar Di Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung” (Permana, 2014). Pada perancangan sistem informasi kearsipan di kantor kepala desa tridaddi, penulis menggunakan desain model dalam bentuk Entity Relation Diagram (ERD) dan logical model (data flow diagram).
Metode pengujian menggunakan metode black box untuk menguji menguji fungsi-fungsi didalam sistem dan untuk menentukan fungsi-fungsi didalam sistem sudah berjalan sesuai harapan atau tidak. Sistem informasi administrasi surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Ketapang Kabupaten Bandung telah diimplementasikan dengan hasil memudahkan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar serta dokumentasi yang lebih tertata rapi.
Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa yaitu penelitian dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Surat Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Menggunakan Pendekatan Agile Process dengan Model Extreme Programming”
(Setyawan, 2014). Pada perancangan sistem, penulis menggunakan desain model dalam bentuk use case diagram, entity relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram. Metode pengujian sistem menggunakan metode black box dengan membagikan kuisioner kepada pegawai-pegawi Tata Usaha dengan hasil fungsi-fungsi pada sistem telah berjalan dengan baik. Pada penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi surat secara terpusat yang dapat memudahkan pegawai dalam proses administrasi persuratan.
Penelitian mengenai sistem informasi surat yang serupa pernah dilakukan sebelumnya, yaitu pada Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB” (Sumiati, 2015).
Sistem informasi pengolahan surat dan kearsipan pada PKL hanya pada ruang lingkup Sub Bagian Ekspedisi dan Arsip Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi NTB dan hanya melakukan proses mengolah surat masuk serta rekapitulasi laporan surat masuk bulanan.
Penelitian ini menggunakan metode terstruktur dan sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sebatas analisa dan perancangan sistem. Penelitian ini akan dilanjutkan menjadi sebuah SKRIPSI yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan Kearsipan pada Sekretariat Daerah Provinsi NTB”.
7 Pada penelitian menjadi sebuah SKRIPSI ruang lingkup sistem diperluas menjadi Sekretariat Daerah NTB selain itu penelitian ini melakukan proses pengelohan surat masuk dan surat keluar, proses disposisi surat, proses pengarsipan dan proses rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar bulanan atau tahunan. Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu metode berorientasi objek yang terdiri dari use case diagram, entity relation diagram, class diagram, sequence diagram dan activity diagram. Metode pengujian sistem menggunakan metode black box untuk menguji fungsi-fungsi yang ada pada sistem, dan Mean Opinion Sore (MOS) merupakan suatu penilaian kualitatif terhadap hasil citra. Penilaian ini berdasarkan pada pengamatan mata manusia, sehingga baik buruknya hasil segmentasi ini bergantung pada penilaian subjektif masing-masing koresponden.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Struktur Organisasi Biro Umum
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi NB Nomor 1 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi NTB dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi NTB bahwa Biro Umum pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat mempunyai susunan organisasi dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat
8 Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan unsur staff Pemerintah Daerah, dipimpin oleh Sekretaris Daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur. Sekretariat Daerah terdiri dari Sekretaris Daerah, tiga Asisten dan sembilan Biro, masing-masing Biro terdiri dari Bagian-Bagian dan masing-masing Bagian terdiri dari tiga Sub Bagian serta Jabatan Fungsional. Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat berada dibawah koordinasi Asisten Administrasi Umum dan Kesejahteraan, terdiri dari lima Bagian dan Lima Belas Sub Bagian.
Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat merupakan salah satu unit kerja pendukung (supporting unit) dan unit koordinator (coordinating unit) dalam memberikan pelayanan kepada Pimpinan dalam pelaksanaan tugas Pemerintahan.
Biro Umum memiliki bagian-bagian yaitu salah satunya bagian Kesekretariatan dan PDE memiliki sub-sub bagian yang salah satunya yaitu sub bagian ekspedisi dan arsip yang bertugas sebagai berikut :
1. Penanganan surat masuk di Sekretariat Daerah Provinsi NTB 2. Pemberian informasi umum proses penanganan surat masuk 3. Penatausahaan nomor surat keluar
2.2.2 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta, setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya dan menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (Sedarmayanti, 1997).
Surat memiliki kelebihan tersendiri dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.
Definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak ang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
9 2.2.3 Fungsi Surat
Surat sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Fungsi surat antara lain (Barthos, 2003).
1. Wakil dari pengirim atau penulis 2. Bahan bukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut 4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Sarana memperpendek jarak
Penjelasan diatas mengenai fungsi surat dapat disimpulkan bahwa surat digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak lain.
2.2.4 Tujuan Surat
Surat memiliki tujuan bagi organisasi atau instansi dengan tujuan niaga atau dagang dan surat pribadi atau individu yaitu :
1. Sebagai pemberitahuan.
2. Sebagai surat perintah.
3. Sebagai surat peringatan.
4. Sebagai surat permohonan atau permintaan.
5. Sebagai surat pengantar.
6. Sebagai surat perjanjian.
7. Sebagai surat laporan.
8. Sebagai surat keputusan.
9. Sebagai surat panggilan 10. Sebagai surat susulan.
2.2.5 Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan melalui pos maupun dari kurir dengan
10 mempergunakan buku pengiriman. Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu (Wursanto, 1991).
1. Surat penting
Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.
2. Surat rutin atau biasa
Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung ditindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.
3. Surat rahasia
Surat yang harus disampaikan sesegera mungkin kepada pimpinan (orang yang bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat.
4. Surat pribadi
Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan formalnya.
2.2.6 Prosedur Penanganan Surat Masuk
Pengurusan surat-surat mempunyai pengaruh yang penting terhadap pekerjaan kantor, karena itu perlu membuka surat-surat dan memerlukan pencatatan ataupun penyimpanan surat sebelum pekerjaan kantor dimulai (Herijanto, 1994).
Prosedur penanganan surat masuk pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat dilihat pada Tabel 2.1 (Ekspedisi dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi NTB, 2013).
11
Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk
UNIT KEARSIPAN UNIT KERJA ( BIRO – BIRO)
PENERIMA SURAT
PENGARAH SURAT
PENGENDALI SURAT
PENCATAT SURAT
PENYIMPAN KARTU KENDALI
TU. UNIT KERJA (BIRO-
BIRO) KEPALA BIRO
Surat diterima dan disortir menjadi surat rahasia, surat pribadi dan surat dinas, kemudian surat dibuka dan
diberikan ke
pengarah surat.
Surat diarahkan sesuai dengan masalah surat ke unit kerja yang akan memproses surat tersebut.
Surat diberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan biro yang memproses surat.
Surat dicatat di lembar penerus rutin dan kartu kendali untuk menaikkan surat penting atau segera.
Penyimpan kartu kendali dan lembar penerus rutin untuk menaikkan surat.
Surat ditrerima oleh TU biro dengan menandatangani lembar kesatu yaitu penerus rutin, lembar kedua yaitu kartu kendali, dan lembar ketiga kartu kendali yang disimpan oleh TU biro.
Surat diproses oleh kepala biro - biro di Lingkup Sekretariat Daerah Provinsi NTB.
SURAT 2
SURAT
SURAT SURAT SURAT SURAT
XX XX XX XX XX
XX XX XX XX XX XX
XX XX XX XX
XX
12
KONSEP SURAT
NET SURAT
KONSEP SURAT
NET SURAT
NET SURAT
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yaitu bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain (Wursanto, 1991).
2.2.8 Prosedur Penanganan Surat Keluar
Prosedur penanganan surat masuk pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat dapat dilihat pada Tabel 2.2 (Ekspedisi dan Arsip Sekretariat Daerah Provinsi NTB, 2013).
Tabel 2.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk
UNIT KERJA ( BIRO – BIRO ) UNIT KEARSIPAN
PENGOLAH
SURAT PENCATAT SURAT PENGENDALI SURAT
PENGARAH
SURAT PENYIMPAN KARTU KENDALI TU. UNIT KEARSIPAN
PENYIMPAN KARTU KENDALI
Surat dikonsep oleh pengolah.
Surat dicatat dan diketik oleh petugas TU biro.
Surat diberi nomor kendali.
Surat dikirim
Surat masuk difotocopy menjadi arsip surat dan kartu kendali disimpan oleh TU biro
Pemberian nomor Surat keluar oleh unit kearsipan
Menyimpan Kartu kendali lembar ketiga
KONSEP
SURAT SURAT
XX XX XX XX XX
XX
XX XX XX XX XX
ARSIP SURAT
13 2.2.9 Arsip
Arsip adalah setiap catatan, record, warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi. Naskah tersebut disimpan secara sistematis ditempat yang telah disediakan sehingga lebih mudah dalam proses pencarian apabila dibutuhkan kembali (Amsyah, 2005).
2.2.10 Sistem Pengarsipan Surat
Sistem pengarsipan adalah sistem informasi pencatatan surat-menyurat dan pengarsipan. Sistem ini mendukung prinsip Good Goverment dan Good Corporate Governance dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan untuk organisasi pemerintah maupun swasta. E-arsip membantu mengefektifkan kerapian pengarsipan surat dan dokumen-dokumen institusi seperti dokumen kontrak, referensi, pajak dan lain- lain. Penugasan dan distribusi pekerjaan terkait dengan isi surat bisa dilakukan dengan cepat dan real time (Amsyah, 2005).
2.2.11 Teknik atau Metode Pengarsipan
Sistem pengarsipan ada empat macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis yaitu terdiri dari
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling Sistem)
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
14 2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
3. Sistem Nomor
Sistem nomor ada empat macam yaitu :
a. Sistem Nomor Menurut Dewey (Sistem Desimal atau Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan atau masalah yang terdapat dalam kantor.
b. Sistem Nomor Menurut Terminal Digit
Sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
c. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal dewey dan sistem nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang jika angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan sistem nomor terminal digit.
d. Sistem Nomor Soundex (Phonetic Sistem)
Sistem soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Sistem ini nama-nama diganti dengan kode atau notasi yang terdiri dari satu huruf dan tiga angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
4. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat berdasarkan tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
15 2.2.12 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2002).
Komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut:
1. Blok masukan, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi terdiri dari metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran adalah produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Kelima komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, jika ada satu atau lebih komponen tersebut tidak ada maka sistem informasi tidak akan dapat menjalakankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat.
2.2.13 Sistem Informasi Berbasis Web
Web pada dasarnya adalah kumpulan informasi yang tersedia di komputer yang bisa diakses karena adanya jaringan yang tersedia di komputer tersebut. Defenisi web menurut para ahli sebagai berikut :
16 1. Menurut Suwanto Raharjo, web merupakan salah satu layanan internet yang paling
banyak digunakan dibanding dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau bahkan email.
2. Menurut Wahana Komputer, web adalah formulir komunikasi interaktif yang digunakan pada sutu jaringan komputer.
3. Menurut A. Taufiq Hidayatullah, web adalah bagian paling terlihat sebagai jaringan terbesar dunia, yakni internet.
4. Menurut Yuhefizar, web adalah suatu metode untuk menampilkan informasi di internet, berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser .
2.2.14 Model Perancangan Berbasis Objek (Object Oriented Analysis and Design / OOAD)
OOAD adalah metode pengembangan sistem yang lebih menekankan objek dibandingkan dengan data atau proses. Metode OOAD melakukan pendekatan terhadap masalah dari perspektif obyek, tidak pada perspektif fungsional seperti pada pemrograman terstruktur. Pada saat ini penggunaan OOAD meningkat dibandingkan dengan pengunaan metode pengembangan software dengan metode tradisional. Hal tersebut untuk memenuhi peningkatan kebutuhan akan pendekatan berorientasi obyek pada aplikasi bisnis. Tahap perancangan dimulai dengan hasil keluaran yang dihasilkan tahapan analisis dan aktivitas yang dilakukan secara perlahan bergeser tekanannya dari domain aplikasi atau persoalan atau masalah menuju ke domain komputasi.
Metodologi pengembangan sistem berorientasi objek mempunyai tiga karakteristik utama sebagai berikut :
a) Encapsulation
Encapsulation merupakan dasar untuk pembatasan ruang lingkup program terhadap data yang diproses. Data dan fungsi dikemas bersama-sama dalam suatu objek, sehingga fungsi lain dari luar tidak dapat mengaksesnya.
17 b) Inheritance
Inheritance adalah teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi data atau atribut dan metode dari induknya langsung. Atribut dan metode dari objek induk diturunkan kepada anak objek.
c) Polymorphism
Polymorphism yaitu konsep yang menyatakan bahwa sesuatu yang sama dapat mempunyai bentuk dan perilaku berbeda. Kemampuan objek-objek yang berbeda untuk melakukan metode yang pantas dalam merespon message yang sama.
2.2.15 Unified Modelling Language (UML)
UML adalah sebuah alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem berorientasi objek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembangan sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk baku, mudah di mengerti dan dilengkapi dengan mekanisme efektif untuk berbagi serta mengkomunikasikan rancangan (Nugroho, 2005).
A. Tujuan utama perancangan UML adalah :
1. Menyediakan bahasa pemodelan visual yang ekspresif dan siap pakai untuk mengembangkan dan pertukaran model-model yang berarti.
2. Menyediakan mekanisme perluasan dan spesialisasi untuk memperluas konsep inti.
3. Mendukung spesifikasi independen bahasa pemograman dan proses pengembangan tertentu.
4. Menyediakan basis formal untuk pemahaman bahasa pemodelan.
5. Mendorong pertumbuhan pasar berorientasi objek.
6. Mendukung konsep-konsep pengembangan level lebih tinggi seperti komponen, kolaborasi, framework dan pattern.
B. Diagram-diagram dalam UML
Diagram-diagran dalam UML sebagai berikut : 1. Use Case Diagram.
Use case diagram mendiskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat untuk mengetahui fungsi yang ada
18 di dalam sebuah sistem informasi dan pengguna yang berhak menggunakan fungsi- fungsi tersebut.
Tujuan utama pemodelan use case diagram adalah :
1. Memutuskan dan mendiskripsikan kebutuhan fungsional sistem.
2. Memberikan deskripsi jelas dan konsisten aktivitas yang dilakukan. Mmodel use case diagram digunakan diseluruh proses pengembangan untuk komunikasi dan menyediakan basis dalam pemodelan berikutnya yang mengacu pada sistem harus memberikan fungsionalitas yang dimodelkan para use case diagram.
3. Menyediakan basis data untuk melakukan pengujian sistem yang memverifikasi sistem.
4. Menyediakan kemampuan melacak kebutuhan fungsionalitas menjadi kelas-kelas dan operasi-operasi aktual di sistem untuk menyederhanakan perubahan dan ekstensi ke sistem dengan mengubah model use case diagram dan kemudian melacak use case diagram yang dipengaruhi ke perancangan dan implementasi sistem. Syarat penamaan use case diagram adalah nama didefenisikan sesederhana mungkin dan dapat dipahami.
Simbol dari Use Case Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.3.
Tabel 2.3 Simbol Use Case Diagram
Simbol Deskripsi
Use Case Fungsionalitas yang disediakan sistem
sebagai unit-unit yang tertukar pesan antar unit atau aktor biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja diawal di awal frase nama use case
Aktor Orang, proses atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar dari orang, tapi aktor belum tentu merupakan orang biasanya dinyatakan menggunakan kata benda diawal frase nama aktor.
19 Association Komunikasi antar aktor dan use case yang
berpartisipai pada use case atau use case memiliki interaksi dengan actor
Extend
<<extend>>
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang di tambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan seperti prinsip inheritance.
Extend merupakan perilaku use case memperluas perilaku use case yang lain Generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum ke khusus) antara dua buah use case dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari lainnya,
include Include berarti use case tambahan yang akan selalu melakukan pengecekan apakan use case yang ditambahkan telah dijalankan. Include merupakan perilaku use-case dan bagian dari use case yang lain.
2. Entity Relation Diagram (ERD)
ERD adalah salah satu teknik pemodelan data dengan cara menentukan data terdapat dalam suatu entity dan hubungan antar entity. Simbol dari ERD dapat dilihat pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4 Simbol Entity Relation Diagram (ERD)
Simbol Nama Keterangan
Entity Entity adalah data yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dan dimana data tersimpan.
Relationship Relationship merupakan hubungan alamiah yang terjadi antara entitas.
login login
20 Atribut Atribut sifat, karakteristik, atau elemen
dari tiap entitas maupun relationship Link Link menghubungkan antara entitas satu
dengan entitas lainnya.
Kardinalitas relasi adalah tingkat hubungan yang terjdai antara entity didalam sistem. Tiga macam kardinalitas relasi sebagai berikut :
1. One to one
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas ke dua, atau sebaliknya.
Gambar 2.2 Cardinality One to One
Gambar 2.2 merupakan kardinalitas relasi one to one. Seorang direktur dapat memimpin satu kantor, demikian pula dengan sebuah kantor dipimpin oleh satu direktur.
2. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu.
Gambar 2.3 Cardinality One to Many
Gambar 2.3 merupakan kardinalitas relasi one to many atau many to one. Seorang dosen dapat mengajar banyak mata kuliah, demikian pula dengan banyak mata kuliah diajari oleh satu dosen.
3. Many to Many
Tingkat hubungan banyak ke banyak adalah entitas pertama mempunyai banyak hubungan dengan entitas ke dua, atau sebaliknya.
Gambar 2.4 Cardinality Many to Many
Direktur
Dosen Mengajar
Kantor Memimpin
Mata Kuliah 1 1
1 M
Dosen M Mengajar M Mata Kuliah
21 Gambar 2.4 merupakan kardinalitas relasi many to many. Banyak dosen dapat mengajar banyak mata kuliah, demikian pula dengan banyak mata kuliah diajari oleh banyak dosen.
3. Class Diagram
Class diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dan deskripsi class serta hubungannya antara class. Class diagram mirip ERD pada perancangan database, bedanya pada ERD tidak terdapat operasi atau metode tapi hanya atribut.
Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5 Simbol Class Diagram
Simbol Nama Deskription
Class
Class adalah sebuah objek yang menggambarkan sebuah keadaan nyata. Class memiliki nama kelas , atribut , dan method
Association
Garis yang menghubungkan antara dua kelas atau lebih dan menunjukkan bahwa kelas yang terhubung menunjukkan sebuah relasi seperti : one-to-one (1 – 1) , one-to-many (1 – M) , many-to many (M – M)
Composition Menggambarkan sebuah relasi dari sebuah class yang tidak bisa berdiri sendiri
Aggregation Menujukkan sebuah bagian relasi agregasi
Dependency Menunjukkan operasi sebuah class yang menggunakan sebuah class lain.
22 4. Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem termasuk pengguna dan display berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi (horizontal) terhadap objek–objek yang terkait.
Simbol dari Sequence Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.6.
Tabel 2.6 Simbol Sequence Diagram
Simbol Nama Keterangan
Lifeline Objek entity, antarmuka yang saling berinteraksi.
Time Active Menyatakan objek dalam keadaan aktif.
Mesagge Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi
Object Simbol yang menggambarkan suatu objek yang saling berinteraksi.
5. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah sistem.
Diagram aktivitas digunakan untuk mendefenisikan hal-hal berikut:
1. Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktivitas yang digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang didefenisikan.
2. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem atau user interface dimana setiap aktivitas di anggap memiliki sebuah rancangan antar muka tampilan.
3. Rancangan tampilan dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan sebuah pengujian yang perlu di defenisikan kasus ujinya.
23 Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada Tabel 2.7.
Tabel 2.7 Simbol Activity Diagram
Simbol Nama Deskripsi
Actifity
Memperlihatkan bagaimana masing-masing kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama lain.
Decision Menujukkan sebuah pilihan.
Line Connector Menghubungkan antara simbol yang satu dan yang lainnya.
Initial Node Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
Actifity Final
Node Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan.
Fork Node Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran.
Join Node Banyak aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi satu aliran
2.2.16 Database dan My Structure Query Language (MySQL)
Basis Data (Database) merupakan salah satu komponen yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Database terdiri dari berbagai macam data yang tersusun sehingga pemakai dapat dengan mudah untuk menambah, mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan. Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik (Virgi, 2011).
24 MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS (Database Management Sistem).
Berbeda dengan basis data konvensional MySQL memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta mendukung sistem jaringan. MySQL didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya (Virgi, 2011).
2.2.17 Web server
Web server adalah sebuah aplikasi yang berfungsi menyediakan layanan akses kepada pengguna melalui protocol HTTP ataupun HTTPS kepada layanan yang terdapat pada suatu web kemudian mengirimkannya kembali kepada pengguna dalam bentuk halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML. Terdapat beberapa jenis web server diantaranya adalah Apache Web Server, Apache Tomcat, Zeus Web Server (Virgi, 2011).
2.2.18 PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP merupakan akronim dari hypertext preprocessor yang merupakan bahasa pemrograman server side artinya script-nya terintegrasi dengan HTML dan berada dalam server. PHP banyak digunakan pada sistem web yang bersifat dinamis walaupun tidak menutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain (Virgi, 2011).
PHP adalah bahasa yang sederhana namun kuat dirancang untuk membuat konten HTML. Sejak dimulai pada tahun 1994, PHP telah mampu menyaingi bahasa web karena keunggulan popularitas bahasa dan kemudahan penggunaan. Kelebihan dari PHP dibanding bahasa pemrograman lainnya yang sejenis seperti ASP, JSP sebagai berikut : 1. Kegunaaan maksimum.
2. Dapat dihubungkan dengan banyak sistem database.
3. Lisensi bebas.
4. Mudah untuk dipelajari dan digunakan.
5. Dapat dijalankan pada banyak sistem operasi.
25 2.2.19 Codeigniter
Codeigniter adalah salah satu framework PHP yang banyak digunakan dalam mengembangkan aplikasi berbasis web. Framework merupakan kumpulan potongan- potongan program kelas dan fungsi yang disusun dan diorganisasaikan sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan kembali untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus mebuat semua kode dari awal. Framework codeigniter ini pertama kali dibuat oleh Rick Ellis, yang merupakan ceo dari Ellislab, Inc. (Virgi, 2011).
Codeigniter memiliki beberapa kelebihan diantaranya sebagai berikut:
1. Codeigniter bersifat open source artinya dapat didapatkan secara gratis.
2. Codeigniter termasuk framework sederhana dengan ukuran kecil namun berkemampuan besar.
3. Codeigniter menerapkan model MVC (Model View Controller).
4. Codeigniter menyediakan library dan helper yang cukup lengkap.
5. Dokumentasi codeigniter lengkap dan jelas.
Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa codeigniter menerapkan model MVC (Model-View-Controller) yang merupakan sebuah pendekatan untuk memisahkan aplikasi menjadi tiga bagian yaitu sebagai berikut:
1. Model adalah representasi data yang digunakan pada aplikasi. Misalnya database, RSS dan aksi yang melibatkan operasi Create, Read, Update, Delete (CRUD) data.
2. View adalah informasi yang ditampilkan kepada user browser melalui web browser biasanya view ini berupa file HTML atau PHP yang menyusun tempalate untuk sebuah website.
3. Controller adalah bussines logic yang berfungsi sebagai jembatan antara Model dan View. Controller akan merespon HTTP Request yang datang dari user melalui browser, dari request tersebut controller akan menetukan apa yang harus dilakukan.
Contoller akan memanggil model untuk mengolah data, bahkan memanggil view untuk menampilkan data hasil olahan model kemudian mengirim kembali ke halaman hasil olah data ke browser. Ilustrasi proses dari model MVC (Model View Controller) dapat dilihat pada Gambar 2.5.
26 Gambar 2.5 Ilustrasi MVC pada codeigniter
2.2.20 Metode Waterfall
Metode waterfall merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem sampai pada analisis, desain, kode, test, dan pemeliharaan (Fahrurrozi, 2010).
Terdapat lima tahapan pada waterfall model, yaitu requirement analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and system testing, dan operation and maintenance (Jogiyanto, 1999).
Tahapan-tahapan pada waterfall model dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Waterfall Model
27 Berikut adalah penjelasan dari tahapan-tahapan tersebut :
1. Requirement Analysis and Definition merupakan tahapan penetapan fitur, kendala dan tujuan sistem melalui konsultasi dengan pengguna sistem. Semua hal tersebut akan ditetapkan secara rinci dan berfungsi sebagai spesifikasi sistem.
2. System and Software Design merupakan tahapan yang akan membentuk suatu arsitektur sistem berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan dan juga mengidentifikasi dan menggambarkan abstraksi dasar sistem perangkat lunak dan hubungan-hubungannya.
3. Implementation and Unit Testing yaitu tahapan yang merupakan hasil dari desain perangkat lunak dan akan direalisasikan sebagai satu set program atau unit program.
Setiap unit akan diuji apakah sudah memenuhi spesifikasinya.
4. Integration and System Testing merupakan tahapan dimana setiap unit program akan diintegrasikan satu sama lain dan diuji sebagai satu sistem yang utuh untuk memastikan sistem sudah memenuhi persyaratan yang ada. Setelah itu sistem akan dikirim ke pengguna sistem.
5. Operation and Maintenance merupakan tahapan yang akan melakukan penginstalan sistem dan mulai digunakan. Selain itu juga memperbaiki error yang tidak ditemukan pada tahap pembuatan. Dalam tahap ini juga dilakukan pengembangan sistem seperti penambahan fitur dan fungsi baru.
