BAB III METODE PENELITIAN
B. Analisa Sistem Usulan
Pada analisa sistem yang di usulkan sistem yang akan dibangun yaitu sistem berbasis website karena memudahkan pengguna dalam mengakses aplikasi dimanapun dan kapanpun dengan cara pengguna harus terhubung dengan internet dan memiliki browser serta dapat dijalankan pada sistem operasi manapun, penggunaan website pada sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan sangat membutuhkan database.
Database merupakan bagian terpenting dari suatu sistem yang akan dibangun sebagai tempat penyimpanan data surat masuk dan surat keluar, sebelum sistem menampilkan menu-menu yang akan menampilkan proses pengelolaan surat.
35 1. Sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan
Sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan pada Gambar 3.4.
EKSPEDISI DAN ARSIP UNIT KERJA (BIRO-BIRO)
Penerima Surat Pengarah Surat Pengendali Surat Pencatat Surat TU. BIRO (Pencatat) Kepala BIRO
Surat Masuk
Periksa surat masuk
Sortir Surat Masuk
Surat Masuk
Surat Masuk
Periksa surat masuk
Mengarahkan surat sesuai dengan masalah
Surat Masuk
Memberikan No. kendali Surat Masuk
Surat Masuk
Surat Masuk
Start
Login Login Pencatat
Surat
Menu Utama
Login TU Biro
Login Kepala Biro Ya
Tidak
Tidak
Database
Data Surat Masuk
Data Arsip Surat Masuk
Verifikasi Surat Masuk
Ya
Laporan Surat Masuk Data Disposisi
Login
Menu Utama Ya
Tidak
End
Logout Logout Logout
Login
Menu Utama Ya
Input data surat masuk
Input data arsip surat masuk
Lihat detail surat masuk
Lihat detail surat masuk
Terima / disposisi surat masuk
Tambah data disposisi
Gambar 3.4 Flowchart sistem pengendalian surat masuk yang diusulkan
36 Sistem pengendalian surat masuk yang sedang berjalan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara sebagai berikut :
a. Surat masuk yang dikirim oleh instansi atau perusahaan diluar Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh penerima surat
b. Penerima surat menerima dan menyortir surat menjadi surat rahasia, surat pribadi dan surat dinas, kemudian surat dibuka dan diberikan ke pengarah surat.
c. Pengarah surat mengarahkan surat sesuai dengan masalah surat ke unit kerja atau biro-biro yang akan memproses surat masuk kemudian dikendalikan oleh pengendali surat
d. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan biro yang memproses surat.
e. Pencatat surat melakukan proses login kedalam sistem untuk dapat mengakses sistem, selanjutnya pencatat surat menginputkan data-data surat masuk, setelah data surat masuk diinputkan pencatat mengarsipkan surat masuk kedalam sistem.
f. Tata Usaha Unit Kerja (Biro-Biro) melakukan proses login untuk dapat mengakses sistem, selanjutnya TU Biro menerima surat masuk yang dikirimkan oleh bagan Ekspedisi dan Arsip.
g. Kepala Biro melakukan proses login untuk dapat mengakses sistem, selanjutnya kepala Biro menerima dan melihat detail data-data surat masuk, pada sistem pengelolaan surat dan kearsipan kepala biro melakukan proses verifikasi surat masuk, jika surat diterima dan didisposisi ke biro-biro lain maka sistem akan menampilkan status terima dan pesan disposisi pada sistem, apabila surat tidak diterima maka akan menampilkan status tolak pada sistem.
h. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan menghasilkan output atau keluaran yaitu data surat masuk, monitoring disposisi surat masuk, mengarsipkan surat masuk dan laporan surat masuk bulanan atau tahunan, setelah pengguna telah selesai mengakses sistem, pengguna dapat melakukan proses logout.
37 2. Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan
Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara seperti yang ditunjukan pada Gambar 3.5.
UNIT KERJA (BIRO-BIRO) EKSPEDISI DAN ARSIP
Pengolah Surat Pengendali Surat Pencatat Surat Pengarah Surat TU. Bagian Kearsipan (Pencatat)
Surat Keluar
Pengonsepan Surat
Surat Keluar
Memberikan No. kendali Surat Keluar
Surat Keluar
Memberikan Sampul Surat Keluar
Surat Keluar Mengirim Surat Keluar
Surat Keluar
Surat Masuk
Login
Menu Utama
Logout
Start
Login Pencatat Surat
Login TU Kearsipan Tidak
Database
Data Surat Keluar
Data Arsip Surat keluar
Laporan Surat Keluar
End
Data surat keluar Login
Menu Utama
Logout Input data surat
keluar
Input data surat keluar
Gambar 3.5 Flowchart sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan
38 Sistem pengendalian surat keluar yang diusulkan pada Sekretariat Daerah Nusa Tenggara Barat sebagai berikut :
a. Surat keluar yang dikirim oleh unit kerja atau biro-biro pada Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat diterima oleh instantsi atau perusahaan diluar Sekretariat Daerah terlebih dahulu dikonsepkan oleh pengolah surat.
b. Pengolah surat mengonsepkan surat keluar yang akan dikirim keluar Sekretariat Daerah NTB dan dikendalikan oleh pendali surat.
c. Pengendali surat memberikan nomor kendali sesuai dengan kode masalah dan biro yang memproses surat kemudian dicatat oleh pencatat surat.
d. Pencatat surat melakukan proses login kedalam sistem untuk dapat mengakses menu-menu sesuai dengan hak akses masing-masing, selanjutnya pencatat surat menginputkan data-data surat keluar kedalam sistem. Surat masuk yang telah diinputkan kedalam sistem, selanjutnya akan dikirimkan oleh pengarah surat
e. Pengarah surat mengirim surat keluar ke instansi atau perusahaan lain diluar Sekretariat Daerah NTB dengan memberikan sampul pada surat.
f. Tata Usaha Unit Kerja (Biro-Biro) melakukan proses login untuk dapat mengakses sistem, selanjutnya TU Biro menerima surat keluar yang dikirim oleh biro-biro pada Sekretariat Daerah NTB melalui sistem pengelolaan surat dan kearsipan. Data surat keluar yang diterima akan diarsipkan dengan menginputkan data-data arsip kedalam sistem.
g. Sistem informasi pengelolaan surat dan kearsipan menghasilkan output atau keluaran yaitu data surat keluar, mengarsipkan surat keluar dan laporan surat keluar bulanan atau tahunan, setelah pengguna telah selesai mengakses sistem, pengguna dapat melakukan proses logout untuk keluar dari sistem.