SISTEM INFORMASI GENERAL AFFAIR & PAYROLL PADA HUMAN RESOURCES DEPARTEMENT CITRAARSI GRIYA JO

SISTEM INFORMASI GENERAL AFFAIR & PAYROLL PADA HUMAN RESOURCES DEPARTEMENT CITRAARSI

GRIYA JO

M.Yogi Saputra¹, Riky Okta Riansyah.², Desy Iba Ricoida³ STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No. 14 Palembang, Telp: (0711) 376400,

Fax: (0711) 376360

Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang

e-mail: ¹yogisaputra@mhs.mdp.ac.id, ²riky_1994@mhs.mdp.ac.id, ³desih@mdp.ac.id

Abstrak

CitraArsi Griya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengelolaan jasa kepegawaian yang bekerja sama dengan CitraGrand City yang dibawahi oleh Ciputra Group.

CitraArsi Griya mempunyai struktur organisasi dimana masing-masing posisi memiliki tanggung jawab diantaranya adalah Human Resources Departement (HRD) yang bertanggung jawab di dalam pengelolaan data pegawai dan Sumber Daya Manusia (SDM). General Affair (GA) bertanggung jawab dalam mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja, dan Payroll yang bertanggung jawab dalam proses pengambilan cuti, pengolahan absensi, dan mempersiapkan laporan-laporannya. CitraArsi Griya membutuhkan sistem yang dapat membatu pihak HRD mengelola sumber daya manusia dan seluruh kegiatan perusahan. Sistem yang dibangun menggunakan metodologi RUP (Retional Unified Process).

Dimana didalamnya menggunakan beberapa alat pengembangan diagram UML antara lain usecase, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Website ini dibangun menggunakan bahasa pemograman PHP dan MYSQL sebagai DBMS. Dengan sistem ini dapat membantu kinerja karyawan staff Human Resources Departement (HRD) , General Affair (GA), dan Payroll untuk memaksimalkan kinerja SDM.

Kata kunci : Kepegawaian, Human Resources Departement (HRD), General Affair (GA), Payroll, Website.

Abstract

CitraArsi Griya is a company which engaged in the field of personel service and cooperate with CitraGrand City under supervision of Ciputra Group. CitraArsi Griya have the organizational structure where each position have the different responsibility such as Human Resources Department which in charge of in the management of data and human resources in terms of recruitment, execution and supervision activities of human resources. General Affair is responsible to support all the operational activity at the office. Payroll is in charge of the activity such as taking a leave absence, attendance processing, and report preparations. Therefore, to help Citra Arsi Griya manage a lot of business activity, the company is in need to make a system which can help HRD manage human resources and all activities of the company. The methodology used in this research is RUP where in these methodology the author use several diagram UML such as usecase, sequence diagram, activity diagram and class diagram as a tolls to visualize the system design.

PHP and MySQL are both used as a programming language and database system. Hopefully this system can help Human Resource Department Staff, General Affairs, and Payroll to maximize their staff performance.

Kata kunci : Staffing, Human Resources Department (HRD), General Affair (GA), Payroll, Website.

1. PENDAHULUAN

CitraGrand City adalah perumahan yang dibangun oleh Ciputra Group yang bekerja sama dengan CitraArsi Griya JO. CitraArsi Griya JO mempunyai struktur organisasi dimana masing- masing posisi memiliki tanggung jawab diantaranya adalah Human Resources Departement (HRD) yang bertanggung jawab di dalam pengelolaan data karyawan dan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam hal perekrutan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia.

General Affair (GA) bertanggung jawab dalam mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja dan Payroll yang bertanggung jawab dalam proses pengambilan cuti, pengolahan absensi, dan mempersiapkan laporan-laporannya.

Berdasarkan penelitian terdahulu “Sistem Informasi Pengelolaan Data Kepegawaian pada PT. Sigap Panca Marga” [1] Dalam hal ini membuat Sistem informasi General affair & Payroll pada Human Resources Department suatu sistem dapat membantu mengelola proses rekuitment karyawan di dalam suatu organisasi, yang mempermudah dalam pengolahan data transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial [1]. Dengan adanya aplikasi sistem dapat memberikan kemudahan untuk proses Payroll atau penggajian pada unit kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh perusahaan.

Dengan adanya Sistem Informasi General Affair & Payroll pada Human Resources Departement menggunakan Php & Mysql dalam proses merancang aplikasi tersebut, dapat memberikan kemudahan perusahaan dalam proses melakukan pendataan data recruitment dan seleksi calon karyawan baru, dan pada pihak inventaris untuk proses pengecekkan data dan membantu proses perhitungan gaji. Manfaat dari aplikasi ini dapat membuat kinerja karyawan menjadi lebih terdata dan dapat membantu dalam mengevaluasi hasil penerimaan karyawan baru, serta meningkatkan proses kinerja menjadi lebih terorganisir.

Berdasarkan latar belakang yang telah di jelaskan, maka penulis merancang sebuah Website untuk membantu dalam proses pengelolahan data kepegawaian yang berjudul “SISTEM INFORMASI GENERAL AFFAIR & PAYROLL PADA HUMAN RESOURCES DEPARTEMENT CITRAARSI GRIYA JO”.

2. METODELOGI PENELITIAN

Adapun metode yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan Metode RUP merupakan konsep object oriented. dengan aktifitas yang berpusat pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language (UML) [2]. Menjelaskan lebih lanjut bahwa RUP memiliki 4 tahapan :

1. Tahap Inception (permulaan)

Tahap ini lebih pada memodelkan apa yang dibutuhkan yaitu :

a) Observasi dan mengamati sistem yang berjalan pada CitraArsi Griya JO Palembang.

b) Melakukan wawancara kepada Staf HRD dan Instruktor lapangan.

c) Analisis proses bisnis pada Departement HRD.

d) Analisis Permasalahan pada Proses General affair dan Payroll pada CitraArsi Griya JO Palembang

2. Tahap Elaboration (Perluasan/Perencanaan)

Tahap ini lebih difokuskan pada perencanaan sistem yaitu:

a) Analisis kebutuhan sistem dengan menggunakan Use Case Diagram.

b) Membuat alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang dengan menggunakan Activity Diagram.

c) Membuat gambaran interaksi-interaksi antar objek di dalam sistem yang disusun pada sebuah urutan atau rangkaian waktu dengan menggunakan Squencee Diagram.

d) Membuat hubungan antar class pada sistem yanag akan dirancang dengan menggunakan Class Diagram.

3. Pada tahap Construction (Konstruksi) penulis lebih memfokuskan pada pengembangan sistem atau komponen dan fitur – fitur apa saja yang digunakan untuk membuat sistem, Dalam membangun sistem ini penulis menggunakan PHP dalam proses berjalannya program dan untuk membuat data atau database user memakai MYSQL untuk penyimpanan database, dan menggunakan aplikasi Notepad++ untuk membuat rancangan atau coding aplikasi dan menjalankan sistem menggunakan XAMPP.

4. Pada tahapan Transition (Transisi) pengujian aplikasi penulis telah melakukan pengujian aplikasi kepada pihak Citra ArsiGriya JO dan telah membuat pengujian Text Boox Testing aplikasi.

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan- laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu[3].

2.2 General Affair

General Affair (GA) secara umum adalah pendukung dalam menjalankan oprasionalnya dengan mengurusi segala urusan rumah tangga perusahaan[4].

2.3 Payroll

Payroll (Administrasi Penggajian) adalah pekerja rutin dan merupakan salah satu bagian terpenting dalam manajemen perusahaan.

2.4 Website

Website adalah sejumlah halaman web yang memiliki topic saling terkait,

terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau berkas lainnya[5].

2.5 Manajemen Kepegawaian

Manajemen kepegawaian adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pembinaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi[6].

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis Permasalahan

Berdasarkan dari prosedur berjalan maka dapat dilakukan analisis permasalahan. Dalam melakukan analisis masalah menggunakan sebuah alat bantu yaitu fishbone diagram atau ishikawa diagram[7]. Salah satu masalah yang dibahas yaitu :

1. Proses Perhitungan Gaji Yang DIbutuhkan .

Gambar 3.1 Fishbone Diagram Penggajian.

3.2 Perancangan Dengan Menggunakan UML 3.2.1 Analisis Kebutuhan

Pemodelan Use Case adalah pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat dengan mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut [2]. Berikut adalah Use Case Kelola barang yang didefinisikan penulis.

Gambar 3.2 Diagram Use Case

Activity Input Permintaan

Karyawan Sistem

Menginput data permintaan

Memilih tombol

"proses data"

Menampilkan halaman data permintaan Menampilkan pesan

"harap isi bidang ini"

lengkap Tidak

lengkap Memilih menu

permintaan barang

Menampilkan halaman permintaan barang

Cek Kelengkapan

3.2.2 Activity Diagram

Activity Diagram aktivitas menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah system atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem [2]. Berikut adalah Activity Diagram Input Data Gaji dan Input Permintaan Barang yang telah didefinisikan penulis.

Activity Input Permintaan

Karyawan Sistem

Menginput data permintaan

Memilih tombol

"proses data"

Menampilkan halaman data permintaan Menampilkan pesan

"harap isi bidang ini"

lengkap Tidak

lengkap Memilih menu

permintaan barang

Menampilkan halaman permintaan barang

Cek Keleng kapan

Gambar 3.3 Activity Diagram Input Data Gaji

Gambar 3.4 Activity Diagram Input Permintaan Barang

SequenceDiagram_Input_Permintaan

Karyawan m:Main an:Antarmuka pp:Pengelolaan

Permintaan p:Permintaan

1.main()

2.formPermintaan() 3. data permintaan

4.simpan_permintaan()

5.setidpermintaan()

6.setpermintaan()

7.querysimpan_permintaan()

8. data disimpan 9. data disimpan

10. data disimpan SequenceDiagram_Input_Permintaan

Karyawan m:Main an:Antarmuka pp:Pengelolaan

Permintaan p:Permintaan

1.main()

2.formPermintaan() 3. data permintaan

4.simpan_permintaan()

5.setidpermintaan() 6.setpermintaan() 7.querysimpan_permintaan()

8. data disimpan 9. data disimpan

10. data disimpan

3.2.4 Squence Diagram

Diagram sekuen (squence diagram) menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek [2]. Berikut adalah Squence Diagram Input Data Gaji dan Input Permintaan Barang yang telah didefinisikan penulis.

Gambar 3.5 Squence Diagram Input Data Gaji

Gambar 3.6 Squence Diagram Input Permintaan Barang

permintaan_barang -id_permintaan:varchar -nik:varchar -tanggalpermintaan:date -status:varchar +input_permintaan() +ubah_permintaan() +cari_permintaan() +tampil_permintaan() barang

-kode_barang:varchar -nama_barang:varchar -jenis_barang:varchar -stok:int +input_barang() +ubah_barang() +cari_barang() +tampil_barang()

gaji -idgaji:int -nik:varchar -bulan:varchar -tahun:varchar -uangmakan:varchar -cop:varchar -pulsa:varchar -operasional:varchar -cuti:varchar -ma:varchar -bpjskerja:varchar -bpjssehat:varchar -dplk:varchar -utang:varchar -pinjamanrumah:varchar -transport:varchar -lembur:varchar -rak:varchar -rtk:varchar -totalgaji:varchar +input_gaji() +cari_gaji() +tampil_gaji()

pengguna -username:varchar -password:varchar -jabatan:varchar +input_pengguna() +ubah_pengguna() +cari_pengguna() +tampil_pengguna()

izin -id_izin:int -nik:varchar -jenisizin:varchar -tglizin:date -jam:varchar -keperluan:text -statusizin:varchar +input_izin() +ubah_izin() +cari_izin() +tampil_izin()

karyawan -nik:varchar -namakaryawan:varchar -jeniskelamin:varchar -tempatlahir:varchar -tanggallahir:date -alamat:text -telepon:varchar -email:varchar -status_karyawan:varchar -id_jabatan:int -idpenempatan:int -tgl_diterima:date +input_karyawan() +ubah_karyawan() +cari_karyawan() +tampil_karyawan()

berita -id_berita:int -tgl_berita:date -judul:varchar -isi:text -status:varchar +input_berita() +ubah_berita() +cari_berita() +tampil_berita()

jabatan -id_jabatan:int -nama_jabatan:varchar -gajipokok:int -gol_min:varchar -gol_maks:varchar +input_jabatan() +ubah_jabatan() +cari_jabatan() +tampil_jabatan() detail_permintaan

-id_detail:int -id_permintaan:varchar -kode_barang:varchar -spesifikasi:text -jumlah:int +input_detailpermintaan() +ubah_detailpermintaan() +cari_detailpermintaan() +tampil_detailpermintaan()

cuti -id_cuti:int -nik:varchar -tglawal:date -tglakhir:date -total_cuti:varchar -jeniscuti:varchar -keperluan:text -statuscuti:varchar +input_cuti() +ubah_cuti() +cari_cuti() +tampil_cuti()

lembur -idlembur:int -tgllembur:date -nik:varchar -jenislembur:varchar -jumlahjam:int -totalfaktorlembur:int +input_lembur() +ubah_lembur() +cari_lembur() +tampil_lembur()

absen -idabsen:int -nik:varchar -bulan:varchar -tahun:varchar -hadir:varchar -izin:varchar -alpha:varchar -totaltelat:varchar +input_absen() +ubah_absen() +cari_absen() +tampil_absen()

hasilseleksi -id_hasil:int -kode_pelamar:int -nilaiwawancara:int -nilaitest:int -psikotest:int -medicaltest:int -kesimpulan:varchar +input_hasilseleksi() +ubah_hasilseleksi() +cari_hasilseleksi() +tampil_hasilseleksi()

pelamar -kodepelamar:int -namalengkap:varchar -jenis_kelamin:varchar -tempatlahir:varchar -tgllahir:date -alamat:text -telepon:varchar -tanggal_melamar:date -email:varchar -status:varchar +input_pelamar() +cari_pelamar() +tampil_pelamar() jadwalpelamar

-idjadwal:int -kode_pelamar:int -tglpanggilan:date +input_jadwal() +ubah_jadwal() +cari_jadwal() +tampil_jadwal() penempatan

-idpenempatan:int -namaperusahaan:varchar +input_perusahaan() +ubah_perusahaan() +cari_perusahaan() +tampil_perusahaan() 1

N

1

N

1 1

1

1 1

1

1 1 1

1 1

1

1

1 N 1

1

1

3.3 Rancangan Arsitektur Sistem

Class Diagram system informasi General Affair Pada Perusahan Citra ArsiGriya Jo Palembang.

Gambar 3.7 Class Diagram 3.4 Rancangan Antarmuka

3.4.1 Antarmuka bagian Genaral Affair (Halaman Inventaris)

menjelaskan halaman data barang pada sistem yang dibangun. Pada halaman ini staff HR dan GA bisa menyimpan, mengubah dan mencari data barang yang ada pada sistem.

Gambar 3.8 Halaman General Affair

3.4.2 Antarmuka bagian Gaji

menjelaskan halaman data gaji pada sistem yang dibangun. Pada halaman ini staff HR dan GA bisa menyimpan, mengubah dan mencari data gaji yang ada pada sistem.

Gambar 3.9 Halaman Transaksi Penggajian

3.4.3 Antarmuka bagian Manager HRD (Halaman Manajer)

halaman antarmuka sistem untuk halaman Manajer. Pada halaman ini, manajer bisa melakukan akses konfirmasi persetujuan permintaan, persetujuan cuti, persetujuan izin, laporan barang, laporan gaji, laporan cuti, laporan absen, laporan permintaan dan laporan calon karyawan yang telah dilakukannya. Halaman ini termasuk bagian manager.

Gambar 3.10 Form Halaman Manager HRD

4. KESIMPULAN

Dari hasil pembuatan perancangan dan analisis yang telah dilakukan penulis dalam penelitian, maka penulis bisa mengambil kesimpulan berdasarkan penelitian ini yaitu :

1. Sistem mempermudah HRD dalam proses pendataan data recruitment dan seleksi calon karyawan diperusahaan.

2. Sistem ini dapat membantu mengelola dan mengontrol data daftar ketersediaan barang pada divisi general affair.

3. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah proses perhitungan gaji menjadi lebih efektif.

5. SARAN

Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, penulis memberikan beberapa saran yang dapat dijadikan acuan positif dan membantu dalam pengoperasian sistem kepegawaian.

1. Perlunya dilakukan proses back-up dan maintenance secara berkala untuk menghindari kehilangan data.

2. Perlunya pengembangan sistem untuk menyesuaikan perkembangan teknologi informasi di era globalisasi yang semakin hari semakin maju.

3. Dapat memberikan kemudahan untuk proses kinerja karyawan dalam perusahaan.

UCAPAN TERIMA KASIH

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih dengan kerendahan hati kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini antara lain:

1. Tuhan YME yang telah memberikan kesempatan, petunjuk, kesehatan jasmani dan rohani yang membuat hidup ini menjadi lebih baik dari sebelumnya.

2. Bapak Johannes Petrus, S.Kom, M.T.I., CFP^® selaku Ketua STMIK GI MDP.

3. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T., M.T.I, selaku Pembantu Ketua I STMIK GI MDP.

4. Ibu Yulistia, S.Kom, M.T.I., selaku Pembantu Ketua II STMIK GI MDP.

5. Bapak Antonius Wahyu S., S.Kom, M.T.I, selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP.

6. Ibu Mardiani, S.Si., M.T.I, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK GI MDP.

7. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T., M.T.I, selaku Dosen Pembimbing Utama Skripsi yang selama ini telah meluangkan waktu serta pikirannya dalam membimbing dan mengarahkan penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.

8. Segenap dosen STMIK MDP yang selama ini telah memberikan bimbingan akademis kepada penulis selama masa studi.

9. Keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan dan doa kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.

10. Staff perpustakaan STMIK MDP yang telah memberikan saran dan koreksi terhadap penulisan skripsi ini.

11. Sahabat-sahabat yang tidak disebutkan namanya satu persatu yang selalu memberikan semangat dan dorongan kepada penulis.

12. Teman-teman seluruh STMIK MDP yang telah memberi dukungan kepada penulis.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Gunawan, Rahmat, Erny Chandra dan Iis Pradesan 2013, Sistem Informasi Pengelolaan Data Kepegawaian pada PT. SIGAP PANCA MARGA, di akses pada tanggal : 17 April 2017 dari http://eprints.mdp.ac.id/1685/.

[2] A.S Rosa dan M.Shalahuddin 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.

[3]

Sutabri, Tata 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

[4] CitraGrand City Palembang, Palembang.

[5]

Ardhana, YM Kusuma. 2013. PHP Menyelesaikan Website 30juta. Jasakom, Jakarta.

[6]

Handoko T.Hani, 2000, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, BPFE Yogyakarta.

[7] Galley, Mark 2007, Improving The Fishbone Effective Cause and Effect Analysis: Cause Mapping, Think Realibility, Houston.