BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1. Analisis Kebutuhan

Penulis melakukan analisa kebutuhan pengguna difokuskan pada permasalahan dalam kegiatan persediaan barang sesuai kebutuhan pengguna. Dimana website yang akan dibuat ini mempunyai dua halaman yaitu halaman administrator dan halaman user, sebagai berikut :

A. Kebutuhan Pengguna

Dalam aplikasi persediaan barang terdapat dua pengguna yang dapat saling berinteraksi dalam lingkungan system, yaitu: Bagian gudang, dan Manajer. Kedua pengguna tersebut memiliki karakteristik interaksi dengan sistem yang berbeda-beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda, seperti berikut :

1. Kebutuhan Bagian Gudang :

a) Mengelola data keluar masuknya barang b) Mengecek stok barang

c) Membuat surat permohonan barang d) Membuat surat jalan pengiriman barang 2. Kebutuhan Manager

a) Administrator dapat melakukan login

b) Administrator dapat melihat laporan stok barang

c) Administrator dapat melihat data keluar masuknya barang

30

(2)

B. Kebutuhan Sistem

1) Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya.

2) Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi.

3) Sistem melakukan kalkulasi stok barang.

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case Use Case Diagram

Gambar IV.1.

Use Case Diagram Persediaan barang Proses Sistem Berjalan

(3)

Tabel IV.1

Deskripsi Use Case Validasi Login

Use Case Name Skenario Validasi Login

Actor Admin, Staff Gudang, Manager

Tujuan User dapat masuk ke sistem

Skenario 1.User Mengisi username dan Password 2. Jika Sesuai, tampil halaman utama sistem 3. Jika tidak sesuai, tampil notifikasi username atau password tidak valid dan kembali ke-1

Invariant 1 -

Tabel IV.2

Deskripsi Use Case Terima Barang

Nama Use Case Skenario Terima Barang

Aktor Staff Gudang

Tujuan Staff Gudang dapat menyimpan data penerimaan barang

Skenario 1.Staff Gudang dapat menerima barang

2. Staff Gudang menginput penerimaan barang pada sistem

3. Staff Gudang menyimpan data penerimaan barang pada sistem

Invariant 1 Staff Gudang melihat detail data penerimaan barang

(4)

Tabel III.3

Deskripsi Use Case Cek Jumlah Barang

Nama Use Case Skenario Cek Jumlah Barang

Aktor Staff Gudang

Tujuan Untuk mengecek jumlah barang yang diterima disamakan dengan form pemesanan barang Skenario 1. Staff Gudang menghitung jumlah barang 2. Staff Gudang mengecek jumlah barang 3. Staff Gudang menyimpan barang

Invariant 1 Staff Gudang menyesuaikan jumlah barang dengan form pemesanan

Tabel III.4

Deskripsi Use Case Input Data Masuk ( Stock Card ) Nama Use Case Skenario Input Data Masuk

Aktor Staff Gudang

Tujuan Staff Gudang menginput/memasukan jumlah

barang masuk ke Sistem.

Pre-Conditions User Telah Login

Skenario 1. Staff Gudang dapat menginput jumlah barang masuk ke Sistem

2. Staff Gudang dapat menyimpan data masuk barang pada sistem

Invariant 1 Staff Gudang dapat mengubah data masuk barang

(5)

Tabel III.5

Deskripsi Use Case Input Barang Keluar

Nama Use Case Skenario Input Barang Keluar

Aktor Staff Gudang

Tujuan Staff Gudang dapat menginput jumlah barang yang keluar pada sistem.

Pre-Conditions User telah Login

Skenario 1.Staff Gudang dapat menginput jumlah barang keluar pada sistem

2. Staff Gudang dapat menyimpan data keluar barang pada sistem

Invariant 1 Staff Gudang dapat mengubah data keluar barang

(6)

Tabel III.6

Deskripsi Use Case Laporan Barang Masuk & Keluar

Nama Use Case Skenario Lap. Barang Masuk & Keluar

Aktor Admin, Staff Gudang

Tujuan Untuk merekap laporan setiap ada barang masuk dan keluar pada sistem

Pre-Conditions User Telah Login

Skenario 1. User dapat merekap laporan barang masuk &

keluar pada sistem

2. User dapat menyimpan hasil laporan masuk &

keluar barang pada sistem

Invariant 1 User dapat mengubah Lap. Masuk & keluar Barang

(7)

Tabel III.7

Deskripsi Use Case Laporan Persediaan Barang Akhir

Nama Use Case Skenario Lap. Persediaan Barang Akhir

Aktor Admin, Manager

Tujuan Untuk melihat hasil rekap laporan persediaan barang akhir tiap bulan pada sistem.

Pre-Conditions User telah login

Skenario 1. User melihat rekap laporan daftar pemesanan dan penerimaan barang pada sistem

2. User dapat melihat rekap laporan persediaan akhir pada sistem

Invariant 1 User dapat mengubah data keluar barang pada sistem

(8)

4.1.3. Rancangan Activity Diagram

Gambar IV.2

Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan 4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

1. Nama Dokumen : Retur Barang

Fungsi : Untuk mengetahui daftar barang yang diretur Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Pemasok

Media : Kertas

(9)

Jumlah Frekuensi Bentuk

: 1 lembar

: Setiap terjadi pengembalian atas barang yang rusak : Form

2. Nama Dokumen : Tarik Barang Fungsi

Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi Bentuk

: Untuk mengetahui daftar barang yang ditarik pemasok : Pemasok

: Bagian Gudang : Kertas

: 1 lembar

: Setiap terjadi penarikan barang konsinyasi : Form

4.1.5. Rancangan Prototype

a. Interface Menu Utama Program PT. Best Denki Indonesia

(10)

1. Tampilan Form Login

Digunakan untuk langkah awal user masuk ke sistem dengan menginput nama user dan password user

2. Tampilan Form Data Barang

Digunakan untuk memasukan data barang elektronik PT. Best Denki Indonesia. Pada perancangan input data barang, dikelompokan berdasarkan kode barang elektronik.

(11)

3. Tampilan Data Staff

Digunakan untuk memasukan data staff penyedia barang elektronik meliputi NIP, Nama, Password, Departement, Plant, Jabatan, dan Hak Akses.

4. Tampilan Form Data Departement

Digunakan untuk memasukan data Departement penyedia barang elektronik meliputi Kode Dept, Nama Debt, Extention.

(12)

5. Tampilan Form Data Plant

Digunakan untuk memasukan data Plant penyedia barang elektronik meliputi Kode Plant, Alamat.

6. Tampilan Form Terima Barang

Digunakan untuk menginput apabila terjadi barang masuk.

(13)

7. Tampilan Form Pakai Barang

Digunakan untuk menginput barang keluar jika terjadi penjualan barang.

4.2. Perancangan Perangkat Lunak

Penulis Merancang Perancangan lunak yang difokuskancpada empat atribut, yaitu ERD, LRS, Spesifikasi File, dan Spesifikasi Hardware serta Software.

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD

(14)

Entity Relationship Diagram

(15)

4.2.2. Logical Structure Record (LRS)

4.2.3. Spesifikasi File

Penulis Menjelaskan tentang file atau tabel yang terbentuk dari transformasi ERD (dan atau file-file penunjang untuk web). File-file ini tersimpan pada persediaan barang dengan parameter-parameter sbb :

1. Spesifikasi File Barang Nama File : Barang Akronim : Barang

Fungsi : untuk menyimpan data barang Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential Akses File : Random

Media : Harddisk

(16)

Kunci Field : kodeBarang Software : Visual Basic 6.0 2. Spesifikasi File Staff

Nama File : Staff Akronim : Sraff

Fungsi : untuk menyimpan data staff Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : nip

Software : Visual Basic 6.0 3. Spesifikasi File Pemasok

Nama File : Pemasok

Akronim : Pemasok

Fungsi : untuk menyimpan data pemasok Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : kodepemasok Software : Visual Basic 6.0

(17)

4. Spesifikasi File Terima Barang Nama File : Terima Barang Akronim : Terima Barang

Fungsi : untuk menyimpan data terima barang Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : nobpb

Software : Visual Basic 6.0 5. Spesifikasi File Pakai Barang

Nama File : Pakai Barang Akronim : Pakai Barang

Fungsi : untuk menyimpan data Pakai Barang Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : nospb

Software : Visual Basic 6.0 6. Spesifikasi File Departement

Nama File : Departement Akronim : Departement

Fungsi : untuk menyimpan data Departement

(18)

Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : kodedeprt

Software : Visual Basic 6.0 7. Spesifikasi File Plant

Nama File : Plant Akronim : Plant

Fungsi : untuk menyimpan data Plant Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : kodeplant

Software : Visual Basic 6.0 8. Spesifikasi File Detail Terima

Nama File : Detail Terima Akronim : Detail Terima

Fungsi : untuk menyimpan data detail terima Tipe File : File Master

Media : Harddisk

(19)

Kunci Field : -

Software : Visual Basic 6.0 9. Spesifikasi File Detail Pakai

Nama File : Detail Pakai Akronim : Detail Pakai

Fungsi : untuk menyimpan data detail pakai Tipe File : File Master

Media : Harddisk

Kunci Field : -

Software : Visual Basic 6.0

Tabel IV.6.

Spesifikasi File Barang

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket

1 Kode Barang kodeBarang Varchar 10 Primary Key 2. Nama Barang namaBarang Varchar 25

3 Tipe tipe Varchar 7

4 Kategori kategori Varchar 25

5 Harga harga Double

6 Satuan satuan Varchar 10

7. Jumlah Minimal jumlahminimal Int 2

8. Stock stok Int 4

(20)

Tabel IV.7.

Spesifikasi File Staff

1. NIP nip Int 10 Primary Key

2. Nama Staff namaStaff Varchar 25

3. Password password Varchar 10

4. Jabatan Staff jabatanstaff Varchar 25

5. Akses Level akseslevel Int 2

6. Kode Deprt kodedeprt Varchar 2

7. Kode Plant kodeplant Varchar 2

Tabel IV.8.

Spesifikasi File Pemasok

1. Kode Pemasok kodePemasok Varchar 13 Primary Key

2. Nama nama Varchar 25

3. Alamat alamat Varchar 100

4. Kota kota Varchar 50

5. Negara negara Varchar 50

6. No. Telp notlp Varchar 15

7. No. Tax notax Varchar 15

8. Email email Varchar 25

(21)

Tabel IV.9.

Spesifikasi File Terima Barang

1. Nobpb nobpb Varchar 25 Primary Key

2. Tanggal tanggal Date

3. Kode Pemasok kodepemasok Varchar 13

4. Nopo nopo Varchar 18

5. Total Biaya totalbiaya int 11

6. Nip nip Int 10

Tabel IV.10.

Spesifikasi File Pakai Barang

1. Nospb nospb Varchar 25 Primary Key

2. Tanggal tanggal Date

3. Kode Deprt kodedeprt Varchar 2 4. Kode Plant kodeplant Varchar 2 5. Total Biaya totalbiaya Double

6. Nip nip Int 10

(22)

Tabel IV.11.

Spesifikasi File Departement

1. Kode Deprt kodedeprt Varchar 2 Primary Key

2. Nama Departement namaDepartement Varchar 25

3. Ext ext Int 4

4. Nama Pic Alamat Varchar 25

Tabel IV.12.

Spesifikasi File Plant

1. Kode Plant kodePlant Varchar 2 Primary Key

2. Alamat alamat Varchar 100

Tabel IV.13.

Spesifikasi File Detail Terima

1. Nobpb nobpb Varchar 25 Primary Key

2. Kode Barang kodebarang Varchar 10 3. Jenis Kemasan jeniskemasan Varchar 25

4. Kategori kategori Varchar 10

5. Tipe tipe Varchar 7

6. Berat Kotor beratkotor Varchar 7

(23)

7. Berat Bersih beratbersih Varchar 7

8. Jumlah Jumlah int 11

9. Sub Total subtotal Double 11

Tabel IV.14.

Spesifikasi File Detail Pakai

1. Nospb Nospb Varchar 25 Primary Key

2. Kode Barang kodebarang Varchar 10

3. Jumlah jumlah Int 11

4. Sub Total subtotal Double

(24)

4.2.4 Spesifikasi Hardware dan Software

1. Spesifikasi Hardware

a. Server 1) CPU

(a) Processor Pentium® Core 2 Duo (b) RAM DDR2 4 GB

(c) Hard Disk 500 GB 2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 5) Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps.

b. Client 1) CPU

(a) Processor Pentium® 4 (b) RAM DDR2 1GB (c) Hard Disk 20 GB 2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 5) Koneksi internet dengan kecepatan 56 kbps.

(25)

2. Spesifikasi Software

1. Server

a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows atau Linux (Ubuntu, Fedora, dll).

b. Aplikasi bundle web server seperti: localhost, Xampp, yang terdiri dari beberapa komponen, diantaranya:

(1) Aplikasi Apache Server v2 (2) Aplikasi Visual Basic v6 (3) Aplikasi phpMyAdmin v3

c. Aplikasi Web Lihatr seperti Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet Explorer, Google Chrome.

2. Client

a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows atau Linux (Ubuntu, Fedora, dan lain-lain).

b. Aplikasi web browser seperti \\Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet Explorer, Google Chrome.

(26)

4.3. Jadwal Implementasi

Tabel IV.7.

Jadwal Implementasi

WAKTU

No KEGIATAN BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal

2 Analisa

3 Desain Sistem

4 Desain Perangkat Lunak

5 Desain Perangkat Keras

Pembuatan & Tes 6 Program

7 Tes Sistem

8 Pelatihan

Pembuatan Buku 9 Petunjuk

1o Evaluasi & Operasional

(27)

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah mengamati dan mempelajari, penulis mengambil kesimpulan mengenai perancangan sistem persediaan barang tersebut antara lain yaitu:

1. Sistem persediaan barang yang sudah berjalan sampai saat ini dilakukan secara manual sehingga masih sering terjadi beberapa kesalahan yang dapat menghambat proses stok barang.

2. Perancangan yang dibuat meliputi perancangan database, perancangan program, perancangan input dan perancangan output.

3. Adanya sistem komputerisasi dapat mempermudah dalam penyajian laporan yang lebih cepat dan akurat.

5.2. Saran

Untuk memudahkan kegiatan stok barang, penulis mencoba memberikan saran yang dapat membantu kelancaran perancangan sistem persediaan barang antara lain : 1. Dilakukan pemeliharaan secara berkala baik software maupun hardware untuk

mencegah terjadinya kerusakan pada sistem komputerisasi atau data -data.

2. Melakukan pemeliharaan sistem yang nantinya berjalan di perusahaan, agar sistem terhindar dari kerusakan.

3. Melakukan pelatihan untuk pengguna, update antivirus, dan back up data untuk menghindari kesalahan dan kehilangan data-data yang sudah ada.

(28)