BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas PT. Tor Ganda
PT.To r Ganda ya ng berd ir i pada t ahun 197 9 ada la h perusaha an ya ng bergerak pada bisnis perkebunan kelapa sawit dan industrinya. Kantor pusat berada di Jl. Abdullah Lubis No 26 Medan. Pada saat ini memiliki perkebunan di Riau yang berada di Kabupaten Rokan Hulu. a. Kabupaten Labuhan Batu Utara
Kebun Tahuan Ganda dibuka tahun 1979 berlokasi di desa Aek Korsik Kecamatan Aek Kuo dengan luas areal 8512 Ha (HGU
No.24/HGU/BPN/2003). Kebun ini memiliki 1 (satu) Unit PKS dengan kapasitas 60 ton / jam yang sumber bahan bakunya disamping dari kebu n se nd ir i ka mi juga me ner ima TBS dari mas yarakat sek it ar Kebun.
b. Kabupaten Labuhan Batu Selatan
Kebun Sibisa Mangatur dibuka tahun 1980 berlokasi di desa Torganda, Kecamatan Torganda, dengan luas areal 9348,62 Ha (HGU No.56 /HGU/BPN/1995). Kebun ini juga memiliki 1 (satu) Unit PKS dengan kapasitas 60 ton / jam yang sumber bahan bakunya disamping dari kebun sendiri kami juga menerima TBS dari masyarakat sekitar Kebun. Bedasarkan Akte Notaris Agoes Salim No. 70 tahun 1979, PT. Tor Ganda didirikan pada tanggal 31 Desember 1979 yang disahkan oleh Mentri
Kehakiman RI dengan surat Keputusan No. Y.A.S/A29/II tanggal 03 Oktober 1980 serta diumumkan dalam berita Negara No. 408 tahunn 1986. Anggaran
Dasar perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan dan yang terakhir adalah dengan Akte Notaris No. 10 tanggal 13 Juli 1990 oleh Notaris Leo Hutabarat,SH mengenai perubahan Anggaran Dasar atas penambahan modal dasar perseroan.
Sesuai dengan pasal 2 Akte pendirian perusahaan, ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah :
a. Mengembangkan perkebunan, pertanian, dan perikanan.
b. Menjalankan usaha pemborong bangunan, jembatan, jalan, irigasi, pemasangan instalasi air dan listrik.
c. Perdagangan umum termasuk ekspor, impor, investasi, grosir, distribusi, dan eceran.
d. Menjalankan usaha industry dalam arti yang seluas-luasnya. Adapun hasil usaha yang mendatangkan penghasilan lebih besar adalah diperoleh dari perkebunan kelapa sawit, yang kemudian tandan buah kelapa sawit itu diolah menjadi minyak sawit CPO (Crude Palm Oil) dan inti kelapa sawit (Palm Kernel) serta menjual produknya secara lokal.
PT. Tor Ganda mempunyai tiga belas perkebunan , yaitu : 1) Kebun Sibisa Mangatur
2) Kebun Tahuan Ganda 3) Kebun Rantau Kasai 4) Kebun Patogu Janji 5) Kebun Bukit Harapan I 6) Kebun Bukit Harapan II 7) Kebun Karya Perdana 8) Kebun Parsub
9) Kebun Tambusai Timur 10) Kebun Batang Kumu 11) Kebun Maju Bersana
13) Kebun Kelompok Tani Siaga Makmur
Dan pada tahun 2005 yang lalu PT. Tor Ganda membuka tiga perkebunan baru di Sulawesi , yaitu :
1) Kebun Wiwirano 2) Kebun Kolaka dan 3) Kebun Pasir Pangarayan
PT. Tor Ganda juga telah banyak membantu pemerintah dalam berbagai bidang antara lain :
1. Pendidikan
PT. Tor Ganda telah mendirikan TK, SD, SLTP, SMA, STM, SMIP, LKP/BLK dan sebuah Universitas Satya Negara Indonesia di Jakarta.
Unit-Unit pendidikan di daerah yang belum dapat dijangkau oleh Pemerintah yang tergabung dalam wadah Yayasan Perguruan Indonesia Membangun (YAPIM) yang telah berdiri di beberapa Kabupaten seperti:
a. Yapim Air Bersih, Medan b. Yapim Belawan, Mabar c. Yapim Tanjung Anom d. Yapim Sibiru-biru, Delitua
e. Yapim Batang Kuis, Tanjung Morawa f. Yapim Tembung, Sei Rotan
g. Yapim Marelan h. Yapim Tebing i. Yapim Lima Puluh
j. Yapim Merek, Tanah Karo k. Yapim Simpang Kawat, Kisaran l. Yapim Perdagangan
m. Yapim Bragas, Paluta n. Yapim Pinang awan
o. Yapim Rantau prapat p. Yapim Laguboti
q. Yapim Pasir Putih Rantau Kasai
Sebagai informasi untuk saat ini seluruh biaya operasional unit sekolah tersebut masi di subsidi oleh PT. Tor Ganda.
2. Kesehatan
PT. Tor Ganda mendirikan Rumah Bersalin di Ciputat Jawa Barat, Rumah Sakit Ibu dan Anak di Pondok Bambu Jakarta Timur, dan rencanannya akan mendirikan Rumah Sakit berlantai 4 (empat).
3. Olahraga
PT. Tor Ganda telah mengelola sebuah Sport Center yang terdiri dari Fitnes Center (dilengkapi dengan sauna), kolam renang, 3 unit lapangan teknis dan sebuah gedung serba guna untuk ruangan pertemuan maupun lapangan olahraga, basket, voli, dan bulu tangkis dikawasan Karang Tengah , Cileduk, Tanggerang Jawa Barat.
4. Kerohanian
PT. Tor Ganda telah membangun beberapa Gereja dan Mesjid di berbagai daerah di Indonesia.
a. Bantuan Rutin Perayaan Maulid Nabi Muhammad Saw , Isra Miraj, Hari Natal dan Tahun Baru, berupa dukungan moril maupun materil, khususnya untuk masyarakat tempatan.
b. Untuk Program Kerohanian kami sudah memberangkatkan beberapa anggota masyarakat sekitar (tempatan) untuk memunaikan Ibadah Haji yang kami selenggarakan setiap tahunnya.
5. Kebudayaan
PT. Tor Ganda telah mendirikan Rumah Persakitan (tempat penyimpanan benda-benda antik produk kebudayaan Batak) di Parsambial, Kecamatan Silaen Tapanuli Utara, mendirikan Ruma Antik di kota Pinang-Labuhan Batu, dan mendirikan Rumah Gorga Mangampu Tua di Tanjung Duren-Jakarta Barat dan Duren Sawit-Jakarta Timur.
Visi utama perusahaan dirumuskan sebagai berikut: “Menjadikan Panca Putra Ganda Group dalam hal ini yang menangani perkebunan kelapa sawit ( PT. Tor Ganda Medan) dalam program jangka menengah, menyediakan stok minyak kelapa sawit untuk kebutuhan pasar domestik dalam bentuk produksi minyak goreng, dan dalam program jangka panjang, memasuki pasar global (eksport).
Visi kedua adalah menjadikan Pancaputra Ganda menjadi salah satu perusahaan yang terdepan yang dapat memimpin sejumlah perusahaan kelapa sawit yang ada di Indonesia, bukan hanya dalam hal produksi dan pengolahan namun juga di bidang manajemen organisasi perusahaan.
Sedangkan misi utama perusahaan adalah menjadi perusahaan yang dapat berjalan dengan lancar dan sukses serta dapat menjadi perusahaan yang sangat maju sesuai dengan yang diproduksi perusahaan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi sudah dapat dipastikan mempunyai tujuan untuk mencapai tujuan perusahaan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang diperlukan adanya pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang tercermin dalam struktur organisasi. Suatu struktur organisasi perusahaan yang telah disusun biasanya mencerminkan garis-garis otorisasi, dan tanggung jawab yang akan dilaksanakan oleh para anggota organisasi tersebut. Tanggung jawab secara keseluruhan akhirnya tertumpu pada pucuk pimpinan perusahaan yang mengurus dan mewujudkan kerjasama yang harmonis di antar para karyawan
dengan harapan agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara tepat guna dan berhasil guna.
Struktur organisasi mempunyai tiga fungsi yaitu :
1. Menciptakan kesuksesan bagi suatu bisnis, dengan memiliki struktur organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. 2. Memudahkan pemngembangan sumber daya manusia, dengan struktur
organisasi kita mampu melihat bagian-bagian mana saja yang nantinya membutuhkan SDM dan dapat menempatkannya sesuai dengan keahliannya.
3. Fungsi delegasi yaitu dengan struktur organisasi kita bisa dengan mudah melakukan pelimpahan pekerjaan atau wewenang kepada orang yang tepat.
Struktur organisasi PT. Tor Ganda didasarkan pada hasil pemikiran dan pertimbangan atasa sifat usaha perusahaan, kondisi organisasi yang sedang berjalan, serta mengolah informasi dari staf inti perusahaan. Kegiatan utama pada perusahaan ini dibagi dalam dua kelompok, yaitu :
1. Kegiatan di Kantor Direksi. 2. Kegiatan di Kebun.
C. Job Description
Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing bagian struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
Dewan komisaris merupakan pimpinan tertinggi di perusahaan, diantara semua laporan mengenai operasi perusahaan harus diserahkan kepada komisaris. Tugas wewenang, dan tanggung jawab Dewan Komisaris adalah sebagai berikut:
a. Menyetujui rencana-rencana yang dilakukan.
b. Menciptakan pelaksanaan kerja dan pelaksanaan operasi perusahaan.
c. Mengevaluasi tentang hasil yang diperoleh perusahaan.
d. Komisaris bersama-sama maupun masing-masing setiap saat berhak untuk memeriksa surat-surat pembukuan, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas dan sebagainya, serta mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan. Dewan
e. Menetapkan tujuan perusahaan dan politik dagang yang akan dilaksanakan.
2. Direktur Utama
Direktur Utama membawahi langsung Direksi Komersil/Umum dan Direktur Produksi yang bekerja dalam suatu lembaga. Direksi Utama juga membawahi Internal Audit dan Sekretaris. Adapun tugas, wewenang, dan tanggung jawab Direktur Utama adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh perusahaan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Mengadakan pengawasan terhadap pelaksanan rencana dan mengevaluasi hasil yang telah ditetapkan
c. Mengadakan koordinasi terhadap bawahan dari seluruh departemen agar terjalin kerjasama yang baik sehingga mempermudah pencapaian tujuan perusahaan.
d. Menetapkan kebijakan perusahaan didalam operasinya sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris.
3. Internal Audit
Internal Audit di pegang oleh Auditor Intern. Adapun tugas Auditor Intern tersebut adalah memeriksa dan mengevaluasikan memadai atau tidaknya pengendalian intern perusahaan dan membuat rekomendasi peningkatannya. Auditor Intern bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama atas
pengendalian intern perusahaan karena Direktur Utama merupakan pihak utama yang bertanggung jawab atas pengendalian intern perusahaan.
4. Sekretaris
Sekretaris bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan surat-menyurat, pengekspedisiannya, mengigatkan direksi atas perjanjian dengan langganan, mencatat pesanan langganan selama direksi berada ditempat, menerima atau mengirim phone atas instruksi direksi tersebut.
5. Direktur Komersil/Umum
Direktur Komersil/Umum bertugas untuk melaksanakan kebijaksanaan dan tugas yang meliputi bagian proyek, bagian personalia/umum, bagian
pembelian, bagian penjualan, bagian anggaran, dan bagian keuangan serta bertanggung jawab atas :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, menyatakan, dan mengendalikan SDM perusahaan untuk mencapai sasaran usaha baik jangka panjang maupun jangka pendek sesuai dengan ketentuan Akte pendirian ataupun keputusan Dewan Komisaris.
b. Bertanggung jawab atas pengamanan investasi perusahaan. c. Mengatur kegiatan bidang hukum dan hubungan masyarakat
yang berkaitan dengan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak luar.
d. Menentukan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan kepemimpinan (leader ship) dan pengelolaan (manajemen) e. Membuat anggaran perusahaan yang dibutuhkan perusahaan
yang berkaitan dengan operasi keuangan pemasaran dan pengadaaan untuk mencapai sasaran jangka pendek dan jangka panjang perusahaan.
f. Mengurus seksi tenaga kerja.
g. Mengembangkan program pendidikan dan latihan pegawai.
6. Direktur Produksi
Direktur Produksi bertugas dan bertanggung jawab :
a. Membantu Direksi Uama dan mewakili perusahaan keluar, apabila Direktur Umum berhalangan.
b. Melaksanakan manajemen perkebunan, meliputi administrasi dan teknis tanaman.
c. Mengadakan hubungan kepada pembeli mengenai barang-barang yang dikembalikan oleh si pembeli dan meminta persetujuan dari Direktur Umum.
d. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan sehingga dapat diketahui pesanan yang belum diketahui.
e. Mengawasi dan menyetujui surat keluar.
f. Mengkoordinasi pelaksanaan dan rencana kegiatan perusahaan. g. Bertanggung jawab atas pengadaan bahan, peralatan serta
kebutuhan beras karyawan.
7. Bagian Proyek
Bagian Proyek mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Mengawasi proyek-proyek yang dilakukan oleh perusahaan. b. Mengawasi bahan-baan yang masuk dan yang akan digunakan
untuk keperluan proyek.
c. Mengawasi para pekerja yang ada di proyek.
8. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Bagian Akuntansi dan Keuangan bertugas dan bertanggung jawab : a. Melaksanakan kebijakan yang ditetapkan Direktur Komersil
dan Keuangan yang meliputi perencanaan, pengarahan, dan pengawasan dibidang keuangan system informasi akuntansi, perpajakan, dan asuransi secara keseluruhan.
b. Mengkoordinasi dan mengarahkan pelaksanaan penyusunan laporan keuangan perusahaan dan laporan manajemen secara keseluruhan.
c. Mengkoordinasi, menindak-lanjuti saran perbaikan yang diajukan atau kebijakan management, aspek operasi, dan akuntansi.
d. Membantu akuntan pabrik untuk mempersiapkan data sehubungan dengan pelaksanaan umum laporan keuangan perusahaan.
9. Bagian Pembelian
Tugas dan tanggung jawab Bagian Pembelian adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan kebijakan yang meliputi perencanaan dan
pengelolaan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa keperluan perusahaan.
b. Memberikan pertanggung jawaban terhadap jalannya program pengadaan barang dan jasa kepada atasan.
10. Bagian Penjualan
Bagian Penjualan mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Mengurus surat-surat pesanan yang diterima dari langgan.
b. Mengawasi pesanan dan pembuatan tanggal pengiriman pembelian.
11. Bagian Anggaran
Tugas dan tanggung jawab Bagian Anggaran meliputi : a. Melaporkan anggaran kepada pimpinan
b. Membandingkan anggaran denga realisasi sehingga diketahui surplus atau defisit anggaran perusahaan.
c. Mengkoordinir dan menyusun anggaran perusahaan mencakup anggaran pendapatan dan pengeluaran.
12. Bagian Personalia / Umum
Tugas dan tanggung jawab Bagian Personalia/Umum meliputi :
a. Mengkoordinasikan bawahann sehingga segala pekejaan yang dikerjakan dapat diselesaikan dengan baik dan benar.
b. Melaksanakan kebijakan Direksi untuk menyediakan tenaga kerja yang cakap dan terampil sesuai kebutuhan perusahaan. c. Melaksanakan pendidikan dan bimbingan karyawan untuk
meningkatkan mutu pegawai sesuai dengan bidangnya.
13. Bagian Tanaman
Tugas dan tanggung jawab Bagian Tanaman meliputi : a. Mengkoordinasi seluruh aldeling.
b. Membuat laporan bulanan kepada Direktur Produksi.
14. Bagian Teknik/Teknologi
Adapun tugas dan wewenang serta tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas dan kebijakan daministrasi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan perbaikan fasilitas kebun reparasi pabrik dan alat-alat listrik serta transportasi.
b. Menerima tugas dan bimbingan serta bertanggung jawab kepada Direktur Produksi.
c. Mengevaluasi rencana kerja dan program kegiatan yang dianjurkan oleh unit kebun sebelum diusulkan untuk pengesahan pelaksanaannya.
d. Mengkoordinir dalam mengarahkan sususnan dan prasarana produk perusahaan agar tujuan program kerja tercapai efektif dan efisien.
15 Bagian Pengembangan
Tugas dan wewnang serta tanggung jawab Bagian Pengembangan adalah :
a. Mengetahui keadaan hutan yang ada hubungan dengan perluasan perkebunan.
b. Memenuhi kebutuhan pabrik akan bahan baku sesuai dengan kesanggupan pengambilan dan kesanggupan hutan.
c. Menjalin kerja sama dengan Dinas Kehutanan setemat dan instansi lain yang terkait.
16. Seksi Keuangan Pajak / Asuransi
Tugas Seksi Keuangan Pajak / Asuransi meliputi : a. Mengurus masalah pembukuan secara keseluruhan.
b. Bertanggung jawab atas pengawasan secara menyeluruh mengenai realisasi anggaran.
17. Kasir
Tugas Kasir adalah sebagai berikut :
a. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan. b. Menyimpan uang perusahaan.
c. Mengecek atau memeriksa kebenaran dari pengeluaran uang perusahaan yang akan dikeluarkan.
18. Seksi Penjualan
Tugas Seksi Penjualan adalah :
b. Meminta persetujuan pemebelian dari Bagian Personalia/Umum
19. Seksi Penagihan
Adapun tugas Seksi Penagihan sebagai berikut :
a. Menagih piutang atas penjualan yang telah dilakukan.
b. Mencatat dan membukukan tagihan-tagihan perusahaan yang ditagih dari para debitur.
20. Seksi Budi Daya
Tugas Seksi Budi Daya adalah sebagai berikut:
a. Membuat rencana di kebun secara efektif dan efisien.
b. Mengontrol pekerjaan mandor, memeriksa hutang piutang karyawan di kedai kebun.
c. Memeriksa pekerjaan karyawan dilapangan agar tercapai target dengan baik.
21. Seksi Teknologi
Tugas Seksi Teknologi adalah sebagai berikut :
a. Membuat laporan atas perlunya pembangunan untuk melengkapi bangunan yang telah ada.
b. Melaporkan dan mengorganisir segala bentuk transportasi yang baik yang akan digunakan didalam maupun diluar perusahaan keperluan perusahaan.
22. Seksi Personalia
Tugas Seksi Personalia adalah sebagai berikut :
a. Melakukan pencatatan waktu hadir bekerja dan waktu hadir bekerja dan waktu bekerja di perusahaan.
b. Membuat daftar gaji dan upah seluruh karyawan sesuai dengan daftar hadir.
c. Melakukan pemeliharaan dokumen-dokumen pengajian dan membuat laporan pengajian dan pengupahan.
23. Seksi Urusan Tata Usaha / Umum
Tugas Seksi Urusan Tata Usaha/Umum adalah sebagai berikut :
a. Membuat anggaran jangka panjang dan jangka pendek untuk kebutuhan operasi perusahaan diproyek.
b. Mengkoordinis pekerjaan bawahan sehingga tugas dapat segera diselesaikan.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua, PT Tor Ganda terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja. Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Kinerja terkini yang dijalankan perusahaan adalah :
a. Pelaksanaan kegitan disesuaikan dengan kemampuan tenaga dan waktu yang tersedia, pelaksanaan kegiatan dilakukan secara uji petik/sampel.
b. Hasil pelaksanaan kegiatan komite audit secara periodic dan disampaikan kepada Komisaris untuk digunakan sebagai masukan dalam tugasnya.
c. Pembagian tugas kegiatan kepada masing – masing anggota Komite Audit diterapkan oleh ketua sesuai dengan kemapuan dan kesediaan waktu masing – masing anggota.
d. Pelaksanaa tugas dari komite audit didasarkan pada surat penugasan dari ketua komite audit. Informasi dan laporan hasil pelaksanaan tugas hanya disanpaikan kepada komisaris melalui ketua komite audit.
e. Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan anggaran yang tersedia dan sesuai dengan piagam komite audit.
E. Rencana Kegiatan
Untuk melaksanakan tugas Komite Audit perlu disusun program kerja tahunan. Rencana kerja tahunan PT. Tor Ganda yang di maksud antara adalah :
a. Memonitor juga mengevaluasi proses penyelesaian laporan keuangan tahunan dan penetapan laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan.
b. Melakukan evaluasi atas efektifitas satuan pengawasan intern kegiatan tertentu.
c. Mengevaluasi dan memonitor atas laporan direksi.
d. Melakukan evaluasi atas laporan manajemen triwulan Direksi. e. Melakukan atas laporan kinerja bulanan Group Unit Usaha
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diminta komisaris. g. Ketentuan pelaksanaan program kerja Komite Audit.
