GRESIK
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Per syar atan
Dalam Memperoleh Gelar Sar jana Teknik
J ur usan Teknik Industr i
Oleh :
DIDA NORITA CHAERUNNISA
NPM : 0732010016
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
GRESIK
SKRIPSI
OLEH :
DIDA NORITA CHAERUNNISA
NPM : 0732010016
Telah Diper tahankan dan Diter ima Oleh Tim Penguji Skr ipsi J ur usan Tek nik Industr i, Fakultas Teknologi Industr i UPN “ Veter an” J awa Timur
Pada tanggal 17 Febr uar i 2012
Dosen Penguji Dosen Pembimbing
1. 1.
Ir . Tr i Susilo, MM. Ir . Rr .Rochmoeljati, MMT.
NIP. 19611029 199103 2 001 NIP. 19611029 199103 2 001
2. 2.
Ir . J oumil Aidil SZS.,MT. Ir. Er lina Pur namawaty, MT. NIP . 19620318 199303 1 001 NIP. 19580828 198803 2 001 3.
Ir . Rr .Rochmoeljati, MMT. NIP. 19611029 199103 2 001
Mengetahui
Dekan Fakultas Tek nologi Industr i Univer sitas Pembangunan Nasional ” Veter an ”
J awa Timur
SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN
PENGGAJ IAN DI PT. BARATA INDONESIA
GRESIK
OLEH :DIDA NORITA CHAERUNNISA
NPM : 0732010016Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negar a Lisan Gelombang IV Tahun Ajar an 2011 – 2012
Sur abaya, 17 Febr uar i 2012 Mengetahui,
Mengetahui Dosen Pembimbing I
Ir . Rr .Rochmoeljati, MMT. NIP. 19611029 199103 2 001
Mengetahui Dosen Pembimbing II
Ir . Er lina Pur namawaty, MT. NIP. 19580828 198803 2 001
Mengetahui,
Ketua J ur usan Teknik Industr i UPN “Veter an” J awa Timur
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya yang tak terhingga sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang perguruan tinggi. Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PENGGAJ IAN DI PT. BARATA INDONESIA, GRESIK”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ir. Teguh Sudarto, MP, selaku Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Ir. Sutiyono, MT, selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Bapak dan Ibu serta staf pengajar Jurusan Teknik Industri yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan yang berguna dan bermanfaat bagi penulis selama mengikuti kegiatan perkuliahan.
5. Ibu Ir.Rr. Rochmoeljati, MMT. dan Ibu Ir. Erlina P. MT selaku Dosen pembimbing yang telah banyak memberikan arahan, masukan serta nasehat kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.
6. Pimpinan dan Staf PT. Barata Indonesia, Gresik yang memberikan Ijin dan kesempatan kepada saya untuk melakukan Penelitian.
7. Ayah dan Ibu serta keluarga besarku yang telah memberikan banyak dukungan, semangat serta doa restu baik secara moril maupun materil sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
9. Adik-adikku Nina, Rosi dan Aam yang memberikan support.
10. Yoni Wiratmaja dan keluarga yang senantiasa memberikan dukungan.
11. Teman – teman ladies TI seperjuangan : Dian, Ika, Vita, Putu, Ciko, Maria. Trima kasih darla.
12. Teman – teman angkatan 2007 terima kasih atas dorongan dan semangatnya, terima kasih juga atas kebersamaan kita selama ini.
13. Semua teman-teman mahasiswa UPN khususnya jurusan Teknik Industri angkatan 2007 maupun angkatan atas dan bawah yang penulis kenal.
14. Semua teman – teman kos Bu Djeni, MA 1E no 21. Ria Rozalina, sahabat terbaik juga teman sekamar ( the best roommate ).
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi kesempurnaan Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya,Januari 2012
KATAPENGANTAR ... .i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
ABSTRAKSI ... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang…………...………...………... 1
1.2. Perumusan Masalah………... 3
1.3. Batasan Masalah………...…… 3
1.4. Asumsi - asumsi………...…... 4
1.5. Tujuan Penelitian………...……….. 4
1.6. ManfaatPenelitian………...………. 4
1.7. SistematikaPenulisan………...……… 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA 2.1. Sistem…...………….………..……… 7
2.1.1. Definisi Sistem...………... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem……….… 8
2.1.3. Klasifikasi Sistem... 12
2.2.3. Kualitas Informasi……….. 15
2.2.4. Nilai Informasi... 17
2.3. Sistem Informasi...………..…………... 18
2.3.1. DefinisiSistem Informasi...………... 18
2.3.2. Komponen Sistem Informasi... 18
2.3.3. Tipe Sistem Informasi... 20
2.4. Sistem Informasi Manajemen………... 22
2.5. Organisasi dan Informasi...……….………... 24
2.6. PengembanganSistem……….. 25
2.6.1. Perlunya Pengembangan Sistem…...………...…….... 25
2.6.2. Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem………...………... 28
2.6.3. Pendekatan Pengembangan Sistem………...………. 30
2.6.4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 32
2.6.4.1. Tahap Perencanaan Sistem... 33
2.6.4.2. Tahap Analisis Sistem... 33
2.6.4.3. Tahap Peraancangan Sistem... 34
2.6.4.4. Tahap Implementasi Sistem... 35
2.6.5. Analis dan Pemrograman Sistem... 35
2.6.6. Alat – alat Pengembangan Sistem... 36
2.6.6.1. Bagan Alir... 37
2.6.6.2. Diagram Arus Data ( DAD )... 45
2.7.1. Desain Database Secara Umum... 52
2.7.2. Desain Input Secara Umum... 54
2.7.3. Desain Output Secara Umum... 55
2.8. Sistem dan Prosedur Penggajian... 56
2.8.1. Sistem Penggajian... 56
2.8.2. Prosedur Penggajian... 59
2.9. Visual Basic...………... 60
2.10. Microsoft My SQL ………... 62
2.11. Penelitian Terdahulu... 64
BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Tempat dan Waktu Penelitian………….………...………... 67
3.2. Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel………. 67
3.3. Metode Pengumpulan Data………..………. 68
3.4. Metode Pengolahan Data……….. 68
3.5. Langkah-Langkah Pemecahan Masalah……….. 69
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1. Pengumpulan Data....….………….………..……… 75
4.1.1. Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur serta fungsi Masing-masing Bagian / Departemen...……... 75
4.2.2. Analisa Kebutuhan Dokumen dan Informasi ………...78
4.3. Perancangan Sistem Informasi Penggajian...………....……… 80
4.3.1. Bagan Alir Dokumen yang dirancang... ...… 80
4.3.2. Diagram Arus Data... ...… 81
4.3.3. Context Diagram... ...…... 81
4.3.4. Diagram Berjenjang... ...… 82
4.3.5. Diagram Arus Data ( DAD ) level 1... ...83
4.3.6. Diagram Arus Data ( DAD ) level 2... ...83
4.3.7. Entity Relationship Diagram... 84
4.3.8. Perancangan Database... ...87
4.3.9. Perancangan Input dan Output... ...90
4.3.9.1.Desain Input... ...90
4.3.9.2.Desain Output... ...93
4.4. Uji Verfikasi dan Validasi………...………....……… ..94
4.4.1. Verifikasi Program Komputer... .94
4.4.1. Validasi Rancangan SIM Penggajian Baru... .94
4.5. Implementasi ………...………....………...95
4.6. Pembahasan …………..……...………....………...95
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan...………..……… 96
ABSTRAKSI
Di setiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai asset
perusahaan turut memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah
perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan
hingga pengelolaan gaji pegawai. Untuk itu diperlukan teknologi informasi yang
sesuai dengan harapan dan tujuan perusahaan.
PT. Barata Indonesia, Gresik adalah perusahaan yang bergerak di bidang
manufaktur konstruksi baja. Konstruksi baja yang diproduksi meliputi pengecoran,
peralatan jalan, PIP ( peralatan industri proses ) dan PIA ( peralatan industri agro
).Perusahaan ini telah berdiri cukup lama dan memiliki karyawan yang cukup banyak.
Namun sistem penggajian masih dilakukan secara manual. Hal ini dapat
mengakibatkan kemunduran dalam hal penggajian karyawan.
Metode SIM adalah suatu metode untuk memperbaiki sistem yang ada agar
informasi yang diterima antar department atau lebih baik dari informasi yang
diberikan sistem selama ini. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang Sistem
Informasi Manajemen Penggajian di PT. Barata Indonesia, Gresik dengan
menggunakan
software microsoft My SQL
dan
visual basic 2005
. Dengan demikian
Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab
permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama
ini.
Perancangan sistem ini dapat memperbaiki prosedur penggajian menjadi
lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari 5 bagian menjadi 3 bagian pada
sistem yang diusulkan sehingga akan mempermudah tugas operator dalam
menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat
digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen Penggajian ,
Microsoft My SQL
,
Visual
1.1. Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta persaingan bebas yang terjadi, perusahaan atau instansi yang bermunculan harus mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Di setiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai asset perusahaan turut memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan gaji pegawai. Untuk itu diperlukan suatu teknologi informasi yang didalamnya memberikan system multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansidalam kegiatan sehari-harinya.
yang cukup banyak. Pada perusahaan ini sistem penggajian masih dilakukan secara manual.
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal yang vital bagi PT. BARATA INDONESIA, Gresik karena sangat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Sistem penggajian yang masih bersifat manual, yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan mengakibatkan keterlambatan infomasi absensi,lembur dan ijin kepada pimpinan, dimana sistem manual masih mengandalkan pada pelaksana pencatatan yang lebih mengutamakan pengamatan yang tepat. Atau dapat dikatakan pula system pencatatan manual ini lebih mengedepankan suatu subyek manusia sebagai tumpuan utama dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidakefektifan dalam pelaksanaan kerja.Beberapa kesalahan dalam perhitungan manual akan menuntut para pelaku dan pelaksana keuangan untuk mengecek dengan teliti bahkan harus mengecek ulang hasil keuangan.Hal ini dapat mengakibatkan kemunduran dalam hal penggajian karyawan.Dengan adanya kemunduran jadwal penggajian maka para pekerja akan menurun kinerjanya.
terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga proses pelaksanaan dapat mengurangi proses perhitungan yang cukup lama serta dapat mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi – informasi yang tepat waktu , akurat dan relevan.
1.2. Per umusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana mer ancang Sistem Infor masi Manajemen Penggajian secar a komputer isasi di PT. BARATA INDONESIA, Gr esik agar cepat, tepat, akurat dan r elevan ?”
1.3. Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi Manajemen penggajian di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perancangan perangkat lunak pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.
1.4. Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak terjadi kenaikan gaji selama penelitian
2. Tidak ada perubahan kebijaksanaan maupun restrukturisasi organisasi dari pihak perusahaan
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan program aplikasi komputer
1.5. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah “Mer ancang Sistem Infor masi Manajemen Penggajian di PT. BARATA INDONESIA, Gr esik dengan softwar e micr osoft visual basic dan MySQL untuk database , sehingga infor masi menjadi cepat, tepat, akur at dan r elevan”.
1.6. Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat ketelitiannya.
- Membantu kelancaran operasi kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat, akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat menunjang proses pengambilan keputusan.
- Memiliki sistem pengarsipan yang lebih rapi, efektif dan efisien. 2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa mendatang.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
- Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini akan diuraikan teori-teori yang berhubungan dan berkenaan dengan topik-topik yang dibahas antara lain kosep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar sistem informasi manajemen, pengembangan sistem, alat-alat pengembangan sistem serta perancangan sistem yang digunakan sebagai dasar dalam menganalisa dan menyelesaikan masalah.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen, bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan masalah.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem, perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.
ABSTRACT
In every company, management and utilization of human as the company’s
assets contribute to role. The problems faced is good database storage, archiving
documents, preparing reports and management of employee salaries. So, This
requires and information which accordance with expected and accordance with
purpose.
PT. Barata Indonesia, Gresik is a manufacturing steel construction company.
The steel constructions that are produced by that company such as foundry, road
equipment, process industrial equipment and agro industrial equipment. The company
has established since a long time ago and they have many employees. However, that
company
still
using
manual
system
to
make
a
payroll
report.
Management information system is a method to improve the existing system
in that company. So, the department in there can receive a better information than
before. This research aim to design the management Information system at PT. Barata
Indonesia Gresik which is using
software microsoft My SQL
and
visual basic 2005.
Hopefully this system program can solve problems of payroll management
information system.
This design can fix the payroll procedure. So, it can be more efficient because
from 5 division being 3 division. And the operator can do their duty in simpler way.
So can give more accurate , on time, relevan information and it can be used to make a
decision.
2.1. Sistem
2.1.1. Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya, didefinisikan oleh Jerry Fitz Gerald (1981) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.”
Selain itu, Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur juga didefinisikan oleh Jerry Fitz Gerald (1981) sebagai berikut:(HM. Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
“ Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
Pendekatan suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai seperangkat elemen atau komponen atau subsistem yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar . Organisasi adalah sistem dan bagiannya (divisi, departemen, fungsi, satuan dan sebagainya) adalah subsistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen atau elemen atau subsistem dari sistem tersebut.(Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Semua definisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang terdapat dalam sistem yaitu:
1. Komponen-komponen atau bagian-bagian.
2. Adanya interaksi atau hubungan-hubungan antar komponen-komponen atau bagian-bagian.
3. Adanya sesuatu yang mengikat komponen-komponen atau bagian-bagian tersebut menjadi suatu kesatuan.
4. Terdapat tujuan bersama, sebagai hasil akhir. 5. Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks. 2.1.2. Kar akter istik Sistem
masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). (HM. Jogiyanto, 1990 : 3)
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system.Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra system.Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melaluipenghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-lapaoran keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. 8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system.Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredeksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
2.2. Infor masi
2.2.1. Definisi Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :(HM. Jogiyanto, 1990 : 8)
Sumber informasi adalah data. Data harus dibedakan dengan informasi. Data adalah fakta dan angka yang tidak digunakanpada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan. Sebagai contoh sebuah dokumen penunjang, buku besar, dan sebagainya yang terdiri dari material sumber untuk perhitungan rugi laba. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Ga mbar 2.2 Tr ansfor masi data menjadi infor masi
(Sumber : Gordon B. Kerangka Dasar SIM Bagian I, LPPM Jakarta, 1984, hal 28)
2.2.2. Sik lus Infor masi
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut.Data diolah menjadi suatu model yang dapat menghasilkan suatu informasi.
kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan siklus informasi (information cycle). (HM. Jogiyanto, 1990 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
Gambar 2.3. Siklus Infor masi
(Sumber : John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice, Edisi
keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986, hal 4)
2.2.3. Kualitas Infor masi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Proses
(M odel)
Input
(Data)
Dat a
(dit angkap)
Out put
(Informasi)
Penerima
Hasil
Tindakan
Keputusan
Tindakan Dasar
Gambar . 2.4. Pilar k ualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.2.4. Nilai Infor masi
2.3. Sistem Infor masi
2.3.1. Definisi Sistem Infor masi
Suatu sistem informasi dapat didefinisikan (Kertahadi, S. Endang, 1995 : 5) sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Definisi yang luas ini tidak saja mencakup informasi manajemen yang tradisional (decision-input information) tetapi juga mencakup pemrosesan data yang berkaitan dengan operasi yang bersifat rutin daripada suatu sistem.
Sistem informasi juga didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :(HM. Jogiyanto, 1990 : 11)
“ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta tuntutan-tuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi pengembangan kegiatan-kegiatan dimasa yang akan datang.
2.3.2. Komponen Sistem Infor masi
(technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi(technology block)
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System). 6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri., kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahandapat cepat langsung diatasi.
2.3.3. Tipe Sistem Infor masi
memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (HM. Jogiayanto, 2001: 69)
1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpan, ketidakberesan, ketidakefesienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan :”What problem should I look into?” (permasalahan apakah yang seharusnya saya amati?). informasi ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information)
Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan :”Of the several ways of doing the job, which is the best?” (manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?)
tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.
Gambar 2.5. Hubungan tipe infor masi dan tingkatan manajemen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005)
2.4. Sistem Infor masi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering dikenal dengan MIS )merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan didalam sebuah organisasi.
dari computer, prosedur pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dan database”.
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Menejemen tingkat atas (top level management)
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan datang.
2.5. Or ganisasi dan Infor masi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Dalam sebuah organisasi, informasi diibaratkan sebagai sistem urat syaraf. Struktur organisasi dan kebutuhan akan informasi saling berkaitan secara mutlak. Informasi juga mempengaruhi penyusunan organisasi melalui cara mendesain sistem informasinya. Sistem informasi ini harus selaras dengan struktur organisasi dan pelimpahan wewenang dalam perusahaan. Untuk itu, organisasi harus disusun menurut arus informasi dan faktor – faktor informasi yang dip-ilih untuk merencanakan dan mengendalikan prestasi kerja.
Gambar 2.6. Or ganisasi sebagai sistem infor masi
(Sumber :Robert G. Murdick dkk, Sistem informasi untuk manajemen modern,
2.6. Pengembangan Sistem
2.6.1. Per lunya Pengembangan Sistem
Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi. Pengembangan sistem dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a. Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa :
- Kecurangan-kecurangan yang disengaja sehingga menyebabkan kurang amannya kebenaran dari data perusahaan;
- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak efesiennya operasi;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. b. Pertumbuhan organisasi
yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Organisasi mulai merasakan bahwa teknilogi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat menetukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
3. Adanya instruksi-instruksi(directives)
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES(performance, information, economy, control, efficiency dan service), yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
v Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu
response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
v Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
v Control (pengendalian), peningkatan pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.
v Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
v Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.2. Pr insip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip utama di dalam proses pengembangan sistem adalah sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang tidak sedikit, apalagi digunakannya teknologi yang muktahir.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system.
Sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus di buat terlebih dahulu skedul atau jadwal kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Prinsip ini kelihatan bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidak demikian.Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. 6. Jangan takut membatalkan proyek
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat.Apabila memang suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas.
2.6.3. Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 53)
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan).
Pendekatan klasik merupakan lawan dari pendekatan terstruktur. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di sistem life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan berhasil jika mengikuti tahapan di sistem life cycle. Tetapi dalam prakteknya hal ini berjalan dengan baik karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan tersebut secara lebih terperinci. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem di samping tetap mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai)
keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi saja.
3. pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini menekankan pada data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan menyusul mengikuti datanya. Pendekatan atas-turun (top-down approach) dimulai dari level atas organisasi yaitu perencanaan strategi. Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi kemudian diikuti dengan dilakukannya analisis kebutuhan informasi yang dilanjutkan dengan pemrosesan transaksi. 4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari
cara mengembangkannya)
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang tepat diterapkan pada sistem yang komplek sehingga akan sulit untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha mencegah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga akan lebih mudah dipahami atau dikembangkan.
Pendekatan lompat jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak dengan menggunakan teknologi canggih. Banyak mengandung resiko karena perkembangan komputer yang cepat memerlukan investasi yang seketika. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan akan terus dikembangkan pada periode berikutnya sesuai dengan kebutuhan.
2.6.4. Sik lus Hidup Pengembangan Sistem
Daur atau siklus dari pengembangan sistem merupkan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau bertingkat dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber : Jogiyanto, Analisis Dan Desain Sistem Informasi: pendekatan
2.6.4.1. Tahap per encanaan sistem (system planning)
Perencanaan sistem merupakan langkah awal yang memberikan pedoman dalam melakukan pengembangan sistem informasi yang harus sejalan dengan arah, tujuan dan strategi bisnis organisasi.
2.6.4.2. Tahap analisis sistem (analysis system)
Tahap ini merupakan tahap penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 129)
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat
diusulkan perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-lankah dasar yang harus dilakukan oleh sistem sebagai berikut :
a. Identify (mengidentifikasi masalah)
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis sistem dapat mengumpulkan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu dengan cara wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sample.
c. Analyze (menganalisis hasil penelitian)
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan analisis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.
d. Report (membuat laporan hasil analisis)
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analisis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan ke pihak manajemen.
2.6.4.3. Tahap per ancangan sistem (design system)
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analisis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.
Perancangan sistem dibagi dalam dua bagian, antara lain :
b. Perancangan sistem terinci atau secara fisik.
Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, input,
output, database, teknologi dan control.
2.6.4.4. Tahap implementa si sistem (system implementation)
Tahap ini menerapkan sistem baru untuk menggantikan sistem lama. Selain itu untuk menjaga sistem, diperlukan perawatan sistem karena berkaitan dengan penggembangan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras serta perkembangan itu sendiri.
2.6.5. Analis Dan Pemr ogram Sistem
Analis sistem (systems analysis) adalah orang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan, sedangkan pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem (HM. Jogiyanto, 1990 : 64).
sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem.
2.6.6. Alat-alat Pengembangan Sistem
Alat-alat yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah berupa suatu gambar atau diagram atau grafik, data dictionary, structured English, pseudocode,
serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk gambar atau grafik diantaranya adalah sebagai berikut ini.
a. HIPO diagram, digunakan di metodologi HIPO dan metodologi yang lainnya.
b. Data flow diagram, digunakan di metodologi structured system analysis and design.
c. Structured chart, digunakan di metodologi structured system analysis and design.
d. SADT diagram, digunakan di metodologi SADT.
e. Warnier/Orr diagram, digunakan di metodologi Warnier/Orr
f. Jackson’s diagram, digunakan di metodologi Jackson System Development.
Alat-alat lain yang digunakan dan sifatnya umum adalah suatu bagan.Bagan dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 63)
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas a. Bagan alir sistem
- Bagan alir logika program
- Bagan alir program komputer terinci c. Bagan alir kertas kerja
d. Bagan alir hubungan database e. Bagan alir proses
f. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil a. Bagan distribusi kerja
b. Bagan organisasi 2.6.6.1. Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow)
didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.Bagan alir ini terbagi menjadi: a. Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan sistem.Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut :
Simbol dokumen
Simbol kegiatan manual
Simbol kegiatan offline
File non komputer yang diarsipkan dapat berupa urut angka, urut huruf, urut tanggal Simbol kartu plong
Simbol proses
Simbol operasi luar
Simbol pengurutan offline
Simbol pita magnetik
Simbol hard disk
Simbol disket
Menunjukkan input/output yang menggunakan kartu plong
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar proses operasi komputer
Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik
Menunjukkan input/output menggunakan hard disk
Gambar 2.9. Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 796)
Simbol drum magnetik
Simbol pita kertas berlubang
Simbol keyboard
Simbol display
Simbol simbol garis akhir
Simbol penghubung
Menunjukkan input/output mengunnakan drum magnetik
Menunjukkan input/output menggunakan pita kertas berlubang
Menunjukkan input yang mengunakan on-line keyboard
Menunjukkan output yang ditampilkan dimonitor
Menunjukkan arus proses
b. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini mengunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)
a. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau computer
b. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual
c. Simbol Simpanan Offline
Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor (numerical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf (alfabetical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut tanggal (cronological)
d. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
N
A
e. Simbol Hard disk
Adalah simbol yang menunjukkan input atau output menggunakan hard disk.
f. Simbol Diskette
Menunjukkan input atau output menggunakan diskette
g. Simbol Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard
h. Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
i. Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung yang masih menjadi satu halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman lain
j. Simbol Keputusan
Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi
k. Simbol Display
l. Simbol Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses
m. Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir suatu proses
Gambar 2.10 Simbol yang digunaka n di bagan alir dokumen
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 10)
Contoh bagan alir dokumen adalah sebagai berikut :
c. Bagan Alir Skematik
Bagan alir skematik merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur didalam sistem.Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain mengunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga mengunakan gambar-gambar komputer dan peralatan yang digunakan.Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir.Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarkannya.
d. Bagan Alir Program
Bagan alir program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :
Simbol input/output
Simbol input/output digunakan untuk mewakili data input/output
Simbol proses
Simbol proses digunakan untuk mewakili suatu proses
Simbol garis alir
Gambar 2.12. Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir pr ogr am
(Sumber : Jagianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi , 1990, hal 796)
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu, bagan alir logika program dan bagan alir program komputer terinci.Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah didalam program komputer secara logika.Bagan alir program ini dipersiapkan oleh analisis sistem.Bagan alir program komputer terinci digunakan untuk menggambarkan intruksi-intruksi program komputer secara terinci.Bagan alir ini disiapkan oleh pemrogram.
Simbol penghubung
Simbol keputusan
Simbol proses terdefinisi
Simbol persiapan
Simbol titik terminal
Simbol penghubung digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang
terputus dihalamannya yang masih sama atau halamannya lainnya
Simbol keputusan digunakan untuk penyeleksian kondisi didalam program
Simbol keputusan digunkan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan
ditempat lain
Simbol persiapan digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran
2.6.6.2. Diagr am Ar us Data (DAD) atau Data Flow Diagr am (DFD)
Diagram arus data merupakan gambaran suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (file kartu,
microfiche, hard disk, tape, diskette, dan sebagainya). DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur (structured analysis and design). DAD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.Lebih lanjut DAD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol yang digunakan di DAD antara lain :
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau kotak dengan sisi kiri dan atasnya membentuk garis tebal.Kesatuan luar dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas.
2. Arus Data
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk Physical Data Flow Diagram(PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk Logical Data Flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.
Atau
Gambar 2.13. Notasi Proses DAD
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 705)
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini : a. Identifiksi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses.
b. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan suatu kata kerja (misalnya, menghitung, membuat, membandingkan,
memverikasi, mempersiapkan merekam, dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan dibawah identifikasi proses disimbol proses.
c. Pemroses
Untuk DAD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan. Untuk PDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat disebutkan. Untuk PDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Keterangan pemroses ini disimbol proses dapat ditulis dibawah nama proses sebagai berikut :
Identifikasi proses Nama proses
Pemroses
Gambar 2.14. Penjelasan di Simbol Pr oses
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 705)
4. Simpanan data
Simpanan data merupakan dari data yang dapat berupa : a. Suatu file atau database di sistem komputer.
b. Suatu arsip atau catatan manual.
1
c. Suatu kotak tempat data dimeja seseorang. d. Suatu table acuan manual.
e. Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DAD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup disalah satu ujungnya.
Gambar 2.15. Simbol dar i simpanan data di DAD
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur
teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 705)
Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, fiel hutang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk DAD supaya memperjelas simpanan data ini, penjelasan mengenai data media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti misalnya buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedang untuk LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berfungsi sebagai acuan dalam merancang data base.
Laporan_Absensi_Rekap Rekap_Lembur_Karyawan Data_Penggajian Laporan_Keuangan_Rekap Slip_gaJi Laporan_Rekap_Gaji Data_Keterlambatan_karyawan Data_LEmbur Form_Data_Izin_Karyawan Izin_Keluar Rekap_Absensi_Karyawan Penghitungan_Gaji Data_Absensi Data_Karyawan 0 Sistem Informasi Penggajian PT TERANG
FAJARPERSADA + Karyawan PERSONALIA (Administrator) Keuangan
Gambar 2.16. Contoh Context Diagram
Laporan_Absensi_Rekap Rekap_Lembur_Karyawan Data_Penggajian Laporan_Keuangan_Rekap Slip_gaJi Laporan_Rekap_Gaji Data_Keterlambatan_karyawan Data_LEmbur Form_Data_Izin_Karyawan Izin_Keluar Rekap_Absensi_Karyawan Penghitungan_Gaji Data_Absensi Data_Karyawan Karyawan Karyawan PERSONALIA (Administrator) PERSONALIA (Administrator) Karyawan PERSONALIA (Administrator) PERSONALIA (Administrator) PERSONALIA (Administrator) PERSONALIA (Administrator) Karyawan Keuangan Keuangan 1 Proses Absensi Karyawan + 2 Proses Lembur Karyawan + 3 Proses Penggajian + 4 Proses Pembuatan Laporan + PERSONALIA (Administrator) Keuangan
2.6.6.3. Diagr am ER (Entity Relationship)
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara obyek-obyek data tersebut.atribut yang merupakan ciri-ciri atau karakteristik entity tersebut.
Sedangkan relationship adalah hubungan antar entity, fungsinya hubungan yang mewujudkan penataan antar entity. Terdapat empat macam relationship :
1. 1 - 1 (one to one)
Hal ini dimaksudkan bahwa antara dua entity (file) yang bersangkutan saling berhubungan satu-satunya dengan suatu definisi untuk relationship tertentu. 2. 1 - n (one to many)
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu-banyak dengan suatu definisi bentuk relationship tertentu
3. n - 1 (many to one)
Hubungan antar dua entity saling berhubungan banyak-satu dengan suatu definisi bentuk-bentuk relationship tertentu
4. n - m ( many to many)
Gambar 2.18. Contoh ERD (Entity Relationship Diagram ) 2.6.6.4. HIPO (Hier ar ki Plus Input –Pr oses-Output )
HIPO (Hierarchy plus input-process-output) adalah suatu alat yang digunakan untuk mendokumentasikan program.HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem.HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
HIPO digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO mempunyai sasaran utama sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 1990 : 787)
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi dari tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
Contoh diagram HIPO adalah sebagai berikut :
Gambar 2.19. Contoh Diagr am HIPO
2.7 Desain Sistem Secar a Umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah (HM. Jogiyanto, 1990: 209) untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Sedangkan tahapan tahapan desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisi disetujui oleh manajemen.
2.7.1 Desain Database Secar a umum
salah satu komponen penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system.Database system adalah (HM. Jogiyanto, 1990 : 217)
Suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang
