STUDI EVALUATIF TERHADAP EFEKTIVITAS
AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN
DI KOTAMADYA BANDUNG
T E S I S
Diajukan kepada Panitia Ujian
Institut Keguruan dan llmu Pendidikan Bandung untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Program Pasca Sarjana
Bidang Studi Administrasi Pendidikan
O I e h
TJUTJU YUNIARSIH
Nomor Pokok : 346/D/XV-7
FAKULTAS PASCA SARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
B A N D U N G
DISETUJUI DAN DISAHKAN TIM PEMBIMBING
Prof. Dr. Achmad Sanusi
( Pembimbing I)
FAKULTAS PASCA SARJANA
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
cW2otto j " tSapanjang urang gu malar,
^biperaembahkan untuk
orang - orang yang kucintal t
^bra. *?budung oQdjat Saputra,
Sayu ^iikmat <Purvoana,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ±
UCAPAN TERIMA KASIH v
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR TABEL xii
BAB I PENDAHULUAN
A. Permasalahan ,
1. Latar Belakang Masalah ... -,
2. Rumusan Masalah
,-B. Tujuan Penelitian
7
1. Tujuan Umum
7
2. Tujuan Khusus -,
C. Kegunaan Penelitian
8
BAB II KRITERIA PENGUKURAN EFEKTIVITAS OR
GANISASI
A. Aspek-aspek Determinan dalam
Me-nentukan Efektivitas Organisasi. 10
B. Konsep-konsep yang berhubungan
dengan Organisasi Formal . . . . 21
C. Konsep-konsep yang berkenaan de
ngan Aspek Komunikasi Organisasi 28
D. Konsep-konsep yang berhubungan
dengan Aspek Semangat
Bekerja
Sama 37
BAB III PROSEDUR PENELITIAN
A. Populasi dan Sampel 42
B. Metode Penelitian 44
C. Anggapan Dasar 48
D. Pertanyaan Penelitian 49
E. Instrumen Pengumpul Data ....
56
F. Pengumpulan dan Pengolahan Data. 60
Halaman
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Akademi 6 7
1. Latar Belakang Historis . . . 67
2. Kurikulum 81
3. Data Personalia dan Mahasiswa. 88
B. Hasil Kajian tentang Efektivitas
Akademi
1. Kondisi Organisasi Formal . . .10 2
2. Komunikasi Organisasi 122
3. Semangat Bekerja Sama 133
BAB V DISKUSI, KESIMPULAN, DAN SARAN
A. Diskusi 141
B. Kesimpulan dan Saran 151
DAFTAR BACAAN 156
RINGKASAN 15 9
LAMPIRAN-LAMPIRAN 16 2
RIWAYAT HIDUP 177
INSTRUMEN PENELITIAN 180
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1. Kriteria Efektivitas Organisasi 15
2. Kriteria Keberhasilan Pendidikan 16
3. Variabel Penentu Efektivitas Organisasi.. 16
4. Unsur-Unsur Efektivitas Organisasi 17
5. Model Proses Komunikasi 35
6. Paradigma Penelitian 6 3
7. Bagan Struktur Organisasi Akademi Sekreta
ri dan Manajemen Bandung 10 4
8. Bagan Struktur Organisasi Akademi Sekreta
ri dan Manajemen Taruna Bakti 105
9. Bagan Struktur Organisasi Akademi Sekreta
ri dan Manajemen Universitas Islam Bandung 106
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
1. Kisi-Kisi Alat Pengumpulan Data 5 2
2. Rata-Rata Prosentase Pencapaian Target
Tahunan, Sejak Tahun 1980 s/d 1986 . 100
3. Prosentase Pencapaian Angka Efisiensi Edukasi (AEE), Sejak Tahun 1980 s/d
1986 119
4. Struktur Program Kurikulum ASM Bandung. 162
5. Struktur Program Kurikulum ASM Taruna
Bakti 165
6. Struktur Program Kurikulum ASM Unisba.. 168
7. Keadaan Personalia ASMB Tahun 1985-1986 171
8. Keadaan Personalia ASMTB Tahun 1985-1986 172
9. Keadaan Personalia ASM Unisba Tahun
1985-1986 173
10. Data Perkembangan Personil ASM 174
11. Perkembangan Jumlah Enrollmen ASM 175
12. Perkembangan Jumlah Lulusan ASM 176
BAB I
P E N D A H U L U A N
A. Permasalahan
1. Latar Belakang Masalah.
Pendidikan sebagai suatu sistem sosial yang
ter-buka akan mendapat pengaruh dari berbagai pihak.
Dili-hat dari segi pengelolanya, proses pendidikan bisa
di-selenggarakan oleh pemerintah maupun
swasta,
yang
ke-semuanya bermaksud untuk
memenuhi
tuntutan masyarakat
akan pendidikan formal ataupun non-formal,
mulai
dari
tingkat pra-sekolah
sampai
perguruan tinggi,
sebagai
lembaga pembina dan pendidik manusia-manusia
pembangun
yang dibutuhkan negara.
Banyak orang mengakui
bahwa
keberhasilan
pem-bangunan di Indonesia, tidak semata-mata ditentukan
o-leh jumlah modal yang besar dan kekayaan alam yang
ber-limpah ruah, melainkan juga terletak
pada kualitas
ma-nusianya itu sendiri sebagai pengelola maupun pelaksana
pembangunan.
Sehubungan dengan hal ini, Presiden Republik In
donesia dalam pidato kenegaraannya
tanggal
16-8-1983
menyebutkan,
"Memang, pembangunan
suatu
bangsa
akan
berhasil jika bangsa
itu
berhasil membangun sumber
daya manusianya."
Demikian pula pada pidato tanggal
16 Agustus 1984 menegaskan kembali bahwa "Kualitas
manusia Indonesia itulah yang akan menentukan berha
sil atau
gagalnya
usaha
kita untuk memasuki tahap
tinggal landas nanti."
Oleh karena itu,
program pengembangan sumber
daya manusia perlu mendapat perhatian
secara
lebih
serius. Seperti dicetuskan dalam Rakernas, bahwa
ke-majuan suatu bangsa
akan
ditentukan
oleh
tingkat
pendidikannya.
(Hasil Rakernas Depdikbud, 1983: 10).
Sehubungan dengan hal ini, salah satu pola
kebijak-sanaan strategis yang bisa dilakukan
untuk
mening-katkan kualitas manusia, ialah melalui pendidikan
a-tau latihan kerja secara lebih terarah dan
terpadu.
(Soeharsono Sagir, 1984).
Upaya ini dilaksanakan,
dalam rangka
mengha-silkan lulusan yang terampil,
berpengetahuan
luas,
serta benar-benar siap kerja, untuk mengisi tuntutan
kebutuhan pembangunan akan tenaga kerja
profesional
terampil. Dengan demikian,
secara langsung atau ti
dak, telah turut membantu mensukseskan program kerja
pemerintah dalam mewujudkan
cita-cita
perjuangan
bangsa dan negara, berdasarkan UUD 1945 dan
Di antara sekian banyak profesi yang
dibutuh-kan masyarakat/lapangan kerja, baik yang diminta
o-leh lembaga pemerintah maupun swasta, terdapat
kebu-tuhan akan tenaga sekretaris. Untuk membentuk
calon-calon sekretaris terampil harus dibina melalui ber
bagai cara, antara lain dengan diproses pada lembaga
pendidikan khusus kesekretarisan.
Di lingkungan Kotamadya Bandung terdapat tiga
buah akademi yang mengelola pendidikan
sekretaris,
dengan status Terdaftar, yaitu ASM Bandung, ASM
Ta
runa Bakti, dan ASM Unisba. Ketiga-tiganya
dikelo-la pihak swasta dan memiliki jenjang pendidikan D-3,
yaitu setingkat sarjana muda.
Di samping itu, banyak pula lembaga pendidik
an sekretaris yang bersifat kursus, dengan lama pen
didikan antara 3 s/d 12 bulan. Lembaga-lembaga
ini
tidaklah menjadi perhatian penelitian, karena mereka
banyak memiliki perbedaan karakteristik dengan
yang
sifatnya akademi.
Akademi-akademi sekretari harus berjuang
un
tuk bisa menghasilkan lulusan yang dapat memenuhi
ke-tentuan/kriteria yang diharapkan, dengan
kualitas
lebih baik daripada lulusan kursus (LPS). Untuk
kondisi-kondisi intern dan ekstern dengan lebih baik, sehingga
bisa meningkatkan efektivitas akademi itu sendiri.
Sebagai suatu sistem sosial yang terbuka, A S M
terdiri dari seperangkat komponen dan aktivitas yang
saling berinteraksi secara timbal balik sehingga
mem-ben tuk suatu keseluruhan yang terpadu. Mengingat
seba-gian terbesar personilnya merupakan tenaga luar biasa,
maka perlu diciptakan sistem komunikasi yang mendukung
dengan pengelolaan yang dilakukan secara lebih efektif
dan efisien.
Schermerhorn (19 82: 12) mengemukakan:
"As open systems, organizations transform hu man and physical resources received as inputs from their environments into goods and services that
are then returned to the environment for
consumption. The goods or services are the final products of a resource transformation process. Their production is made possible by the direct interaction of the organization with its
environment."
Dari kutipan tersebut dapat disimpulkan, bahwa
produk organisasi terlahir karena adanya interaksi dan
proses transformasi, yang tidak terlepas dari
lingkung-an. Hal ini menunjukkan adanya kaitan yang sangat erat
antara faktor manusia dengan faktor-faktor fisik
lain-nya yang diproses dalam suatu organisasi, agar kelak
dapat menciptakan dan/atau mendukung keberhasilan or
Pencapaian efektivitas akademi dipengaruhi oleh
berbagai variabel. Sehubungan dengan hal ini, kita
me-nyadari banyak tujuan yang tidak dapat dicapai
hanya
dengan usaha sendiri secara individual, melainkan
me-merlukan kerjasama yang terpadu dengan berbagai pihak.
Dari sisi lain diakui pula bahwa kerjasama itu mungkin
akan kurang efektif jika tidak diorganisasi secara
te-pat. Dalam usaha mengorganisasi ini dipengaruhi
oleh
sikap para anggota serta sistem komunikasi yang
terja-lin di dalamnya.
Pada kesempatan ini, perhatian penelitian lebih
difokuskan pada proses pencapaian
efektivitas
orga
nisasi, khususnya yang dijumpai di akademi sekretari
dan manajemen di lingkungan Kotamadya Bandung sebagai
objek penelitian.
Sasaran penelitian mencakup dua aspek pokok ya
itu individu-individu yang berkomunikasi dan organisa
si formal sebagai wadah dari kegiatan individu terse
but; karena bagaimanapun efektivitas organisasi
akan
ditentukan oleh kualitas anggota-anggotanya.
2. Rumusan Masalah.
Berdasarkan gambaran latar belakang masalah ter
sebut di atas, cukup menarik untuk diadakan penelitian
efektivitas akademi-akademi sekretari dan manajemen di
Kotamadya Bandung.
Sebagai masalah utama yang menjadi fokus pene
litian berkenaan dengan "sampai sejauhmanakah tingkat
efektivitas organisasi yang dapat dicapai oleh ASM di
Kotamadya Bandung". Dari pokok masalah tersebut, akan
berkembang menjadi berbagai anak masalah yang menarik
untuk diteliti; namun mengingat keterbatasan dana dan
daya yang dimiliki, maka penelitian ini dibatasi oleh
tiga sub-masalah, yaitu:
1. Sampai sejauhmanakah kondisi organisasi formal
mem-pengaruhi efektivitas akademi? ?
2. Apakah aspek komunikasi organisasi mempengaruhi
e-fektivitas akademi?
3. Adakah semangat bekerja sama berkontribusi terhadap
upaya pencapaian efektivitas akademi?
Demikianlah masalah dan sub-masalah yang
dira-sakan perlu untuk diungkapkan dalam analisis
selanjut-nya; dan sebagai panduan penelitian, pokok-pokok
per-soalan di atas dituangkan ke dalam rumusan pertanyaan
penelitian, seperti yang tercantum pada bab ketiga
B. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum.
Secara umum, penelitian ini bertujuan memberi
kan gambaran tentang tingkat efektivitas organisasi
me-lalui studi evaluatif pada akademi-akademi sekretari
dan manajemen di Kotamadya Bandung,
terutama
dengan
memperhatikan aspek organisasi formal, komunikasi or
ganisasi, dan semangat bekerja-samanya.
2. Tujuan Khusus.
Secara khusus, penelitian ini bertujuan untuk:
a. Menilai sampai sejauh mana tingkat efektivitas Aka
demi Sekretari dan Manajemen di
Kotamadya Bandung,
dengan dilatarbelakangi oleh keunikannya masing-ma
sing.
b. Mengungkapkan hasil penilaian tentang aspek organi
sasi formal, komunikasi organisasi, serta
semangat
bekerja sama yang berlangsung secara nyata di objek
penelitian.
c. Memperoleh gambaran deskriptif
tentang performans
organisasi, yang pada gilirannya akan mencerminkan
tingkat efektivitas akademi.
d. Menemukan variabel-variabel efektivitas yang
masih
lemah dan yang sudah cukup tinggi bagi masing-masing
C. Kegunaan Penelitian
Para akhli pada umumnya sependapat bahwa konsep
efektivitas pada dasarnya merupakan salah satu alat
u-kur untuk menilai keberhasilan organisasi. Oleh karena
itu, pengukuran terhadap efektivitas organisasi
dipan-dang perlu dan penting sekali, karena dari sini kita
dapat menarik berbagai manfaat. Antara lain akan
dike-tahuinya sasaran-sasaran yang bisa dicapai dan tidak;
keterpaduan antara sasaran individu dengan organisasi;
perilaku personil yang menunjang dan tidak; proses ko
munikasi yang berlangsungj serta semangat bekerja sama
yang terbina, dalam rangka mencapai tingkat efektivi
tas yang diinginkan.
Dengan demikian, hasil penelitian ini
diharap-kan bisa berguna bagi terciptanya kelancaran proses
administrasi pendidikan, khususnya dari segi pembinaan
hubungan manusianya.
Jika dari penelitian ini ditemukan hal-hal yang
berbeda pada objek penelitian, namun tetap memberikan
pengaruh positif terhadap efektivitas, maka diharapkan
adanya perhatian dari administrator mengenai bagaimana
cara yang terbaik untuk memanfaatkan hal-hal tersebut
bagi peningkatan efektivitas akademinya masing-masing;
menemu-kan adanya hal yang sama namun memberimenemu-kan pengaruh ber
beda, maka diharapkan pihak administrator dapat mene
mukan alasan/penyebab terjadinya peristiwa seperti
i-tu, yang kemudian bisa dipergunakan untuk terus lebih
meningkatkan efektivitasnya. Akhirnya diharapkan admi
nistrator dapat tetap memelihara kelangsungan hidup
organisasinya, dalam rangka turut serta menyediakan
te-naga-tenaga kerja profesional pada tingkat perguruan
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
A. Populasi dan Sampel
Populasi penelitian meliputi keseluruhan karak
teristik yang berkenaan dengan variabel kondisi
orga
nisasi formal, komunikasi organisasi, dan semangat be
kerja sama, dalam hubungannya dengan efektivitas orga
nisasi pada akademi-akaderai sekretari dan manajemen di
Kotamadya Bandung.
Akademi Sekretari dan Manajemen merupakan salah
satu lembaga pendidikan swasta yang berada di bawah ko
ordinasi KOPERTIS (Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta)
Wilayah IV Jawa Barat. Secara keseluruhan jika dilihat
berdasarkan pengelolaannya, perguruan tinggi swasta
i-tu dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Universitas;
2. Institut;
3. Sekolah Tinggi; dan
4. Akademi.
Sedangkan berdasarkan pengakuan
status
formal
perguruan tinggi swasta dari Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, terdapat tiga macam kategori, yaitu:
43
1. Dipersamakan (tanpa kewajiban ujian negara);
2. Diakui (dengan kewajiban ujian negara); dan
3. Terdaftar (dengan kewajiban ujian negara).
Pengakuan status formal ini diberikan untuk se
tiap jurusan yang ada di masing-masing perguruan ting
gi swasta, yang telah memenuhi syarat. Di samping itu,
ada pula perguruan tinggi swasta atau
jurusan-jurusan
yang hanya memiliki ijin operasional; mereka tidak
di-perkenankan mengikuti ujian negara dan ijazah yang di
ke luarkannya belum mendapat pengakuan sah dari
Depdik-bud (melalui Kopertis).
Populasi penelitian ini terdiri dari
akademi-akademi sekretari dan manajemen di
wilayah
Kotamadya
Bandung, yang sudah memiliki status formal dari Koper
tis. Menurut informasi dari pihak Kopertis Wilayah
IV
Jawa Barat, sampai saat ini di Kotamadya Bandung
baru
ada tiga buah akademi sekretari yang berstatus "Terdaf
tar", yaitu:
1. Akademi Sekretari dan Manajemen Bandung,
yang
se-lanjutnya disingkat ASMB.
2. Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti,
yang
selanjutnya disingkat ASMTB.
3. Akademi Sekretari dan Manajemen
Universitas
Islam
44
Sampel penelitian diambil secara sensus (sampel
total), yaitu meliputi seluruh populasi
yang ditetap
kan, dengan maksud agar dapat memperoleh gambaran yang
benar-benar mencerminkan karakteristik populasi.
Dari ketiga sampel tersebut dimintakan informa
si kepada pimpinan dan staf, para dosen, karyawan tata
usaha, dan mahasiswa. Di samping itu, juga dikaji ten
tang keadaan fisik akademi dalam hubungan dengan
per-masalahan yang sedang diteliti.
Mengingat banyaknya personil akademi,
maka ke
giatan wawancara dilakukan terhadap
seluruh
pimpinan
dan staf, tata usaha, dan sebagian dosen serta
sebagi-an mahasiswa.
B. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah
metode
deskriptif-evaluatif. Metode deskriptif tidak terbatas
hanya sampai pada pengumpulan data, tetapi meliputi
a-nalisis dan interpretasi tentang arti data itu.
Pene
litian deskriptif membandingkan persamaan dan
perbeda-an fenomena tertentu.
(Winarno Surakhmad, 1980: 139).
Maksud
penelitian
deskriptif
adalah
" To
describe
systematically the facts and characteristics of a given
population
or
area
of
interest,
factually
and
45
Adapun teknik pengumpulan data yang
diperguna
kan ialah:
1. Teknik Observasi.
Pengamatan dilakukan secara langsung terhadap objek
penelitian. Dengan observasi dapat kita peroleh su
atu gambaran yang lebih jelas tentang kehidupan
so-sial, yang sukar diperoleh dengan metode-metode la
in.
(Nasution, 1982: 122)
2. Teknik Komunikasi Langsung.
Wawancara dilakukan secara langsung dengan
respon-den, yang terdiri dari pimpinan dan staf, para
do
sen, karyawan tata usaha, dan mahasiswa.
3. Teknik Studi Dokumentasi.
Maksudnya agar dapat memperoleh data
tertulis ten
tang objek yang diteliti secara akurat.
Selanjutnya, untuk menganalisis data
didukung
oleh teknik studi kepustakaan. Teknik ini dipergunakan
untuk memperoleh landasan teori yang berhubungan dengan
pokok permasalahan yang dibahas, serta sebagai
bahan
bandingan utama dengan keadaan riil pada objek peneli
tian.
Setelah data yang diperlukan terkumpul dan teo
ri pendukung dianggap memadai, maka pembahasan
selan
jutnya dilakukan secara kualitatif berdasarkan
studi
46
Adapun ciri-ciri penelitian kualitatif ialah:
1. Penelitian kualitatif memiliki natural setting
se
bagai sumber data langsung dan peneliti itu sendiri
merupakan instrumen inti.
2. Penelitian kualitatif bersifat deskriptif.
3. Penelitinya lebih menekankan pada proses
ketimbang
hasil atau produknya.
4. Peneliti cenderung untuk menganalisis
data
secara
induktif.
5. Pendekatan kualitatif sangat mengutamakan '"meaning'.'
(Bogdan dan Biklen, 1982: 27-30)
Kita menyadari, siapapun
tidak
mungkin
dapat
menghilangkan sama sekali bias pribadi terhadap
objek
penelitiannya, dan juga sulit untuk memperoleh
perse-suaian yang sempurna antara apa yang ingin
dipelajari
(the natural setting) dengan apa yang dipelajari
se-sungguhnya atau setting yang disajikan peneliti.
(Bog-dan (Bog-dan Biklen, 1982: 43)
Demikian pula pada penelitian kualitatif, harus
dijaga agar tidak terdapat bias pribadi peneliti seca
ra berlebihan, untuk itu perlu disusun catatan
terper-inci tentang apa yang didengar, dilihat, dialami,
di-pikirkan, dan informasi lapangan lainnya, agar
benar-benar dapat diperoleh data secara lengkap dan
akurat,
karena hal ini merupakan dasar penting untuk
analisis
47
Untuk setiap kegiatan penelitian diperlukan
di-sain/rancangan yang mantap sebagai panduan bagi
lang-kah-langkah yang akan dilaksanakan, namun seringkali
rencana penelitian kualitatif menjadi berkembang
tat-kala observasi sedang dilakukan, oleh karena itu
ran-cangannya pun dituntut untuk bersifat lebih fleksibel.
Selanjutnya, penelitian ini menggunakan
pende-katan Analytic Induction (induksi analitik), baik da
lam mengumpulkan data maupun menganalisisnya, sekalian
mengembangkan teori-teori yang relevan dan mengujinya.
Prosedur induksi analitik sering digunakan jika fokus
penelitiannya meliputi masalah, pertanyaan, atau
isyu-isyu organisasi yang spesifik. Adapun teknik
pengum-pulan datanya dilakukan melalui wawancara secara ter
buka (open-ended), participant observation, dan anali
sis dokumen. Menurut Bogdan, penelitian semacam ini
dinamakan observational case studies. (1982: 59-60)
Dari ketiga akademi sekretari sebagai sampel pe
nelitian, observasi dilakukan secara
partisipan
pada
ASM Unisba sedangkan pada ASMB dan ASMTB dilakukan ob
servasi outside. Hal ini dilakukan dengan maksud un
tuk mengeliminasi kemungkinan timbulnya bias
pribadi.
Namun demikian, observasi di kedua ASM yang disebutkan
terakhir dilakukan dalam waktu yang relatif cukup
la
48
C. Anggapan Dasar
Sebagai titik tolak penelitian diambil dari ang
gapan dasar berikut:
1. Efektivitas merupakan suatu alat ukur untuk menilai
keberhasilan organisasi.
2. Untuk mengukur efektivitas organisasi perlu dilihat
dari kondisi faktor-faktor fisik
dan
manusia yang
ada di dalamnya,
di mana esensi
utamanya terletak
pada faktor manusianya.
3. Organisasi pada dasarnya bermaksud
untuk
mengejar
tujuan yang dapat dicapai secara lebih
efektif dan
efisien,
melalui tindakan
yang
dilakukan
secara
bersama-sama.
Sehubungan dengan hal ini, dirasakan
pentingnya unsur
motivasi yang akan
mendorong
tim-bulnya semangat bekerja sama antar anggota
organi
sasi.
4. Keberhasilan organisasi akan diwarnai oleh
kondisi
formal dan informal dari organisasi tersebut.
5. Komunikasi merupakan salah satu proses penting yang
member! nafas kehidupan ke dalam struktur organisa
si, oleh karenanya komunikasi tidak dapat dielakkan
dalam setiap pekerjaan organisasi.
6. Kualitas keputusan manajerial sebagian besar
ter-gantung pada kualitas informasi yang tersedia serta
49
7. Berdasarkan penelitian Pareek disimpulkan bahwa
ma-kin banyak peluang yang diberikan
kepada
berbagai
anggota suatu unit untuk saling berkomunikasi untuk
tugas-tugas tertentu (dengan
minimum
koordinasi),
makin tinggi pula efisiensi dan kepuasan
yang akan
diperoleh. (Pareek, 1984: 102)
8. Tujuan organisasi akan dapat dicapai antara lain me
lalui usaha kerjasama anggota-anggotanya,
oleh ka
rena itu perlu diciptakan/didorong
adanya semangat
bekerja sama antar mereka.
Dengan kerjasama,
pada
akhirnya akan dapat mengembangkan kebersamaan,
ide-ide dan penyelesaian alternatif,
saling
mendukung
dan memperkuat, sinergi, tindakan kolektif dan akan
menambah keakhlian. (Pareek, 1984: 189)
9. Pada dasarnya, kerjasama
merupakan
suatu
gejala
yang kompleks dan dipengaruhi oleh berbagai faktor.
Faktor-faktor tersebut secara timbal balik
saling
mempengaruhi dan saling bergayutan; umpamanya
de
ngan faktor komunikasi, sikap saling percaya,
dan
saling menghormati.
D. Pertanyaan Penelitian
Untuk lebih memperjelas arah penelitian dan
me-mudahkan analisis permasalahan, maka selanjutnya
disa-jikan rumusan pertanyaan penelitian secara lebih
50
1. Efektivitas Akademi.
a. Apakah manajemen akademi sudah mampu mengarahkan
pada pencapaian tujuan dan peningkatan efektivi
tas?
b. Sampai sejauhmanakah pertumbuhan (growth) akade
mi bisa terjadi?
c. Adakah akademi mampu menyesuaikan diri
(adapta-bilitas) terhadap perubahan yang terjadi?
2. Organisasi Formal.
a. Adakah akademi mempunyai struktur organisasi dan
deskripsi tugas yang jelas?
b. Sampai sejauhmanakah
pelimpahan
wewenang
yang
dilakukan pimpinan?
c. Gaya kepemimpinan manakah yang dipergunakan?
Ba-gaimanakah pengaruhnya terhadap organisasi?
d. Adakah produk (output)
yang dapat dihasilkan
a-kademi?
3. Komunikasi Organisasi.
a. Sampai sejauhmanakah persepsi personil dalam
me-nerima pesan?
b. Bagaimanakah proses komunikasi itu berlangsung ?
Adakah keunikannya pada masing-masing akademi?
c. Adakah hambatan-hambatan yang dijumpai bagi
ke-lancaran komunikasi?
d. Adakah pengaruh sistem informasi manajemen
ter
51
e. Adakah hubungan antara pola organisasi dengan
a-rus komunikasi?
4* Semangat Bekerja Sama (Teamwork Spirit).
a. Adakah dorongan terhadap pembentukan semangat be
kerja sama? (Dilihat dari aspek kepercayaan, sa
ling pengertian dan keluwesan, serta keakraban).
b. Sampai sejauhmanakah koordinasi kerja
yang ber
langsung di masing-masing akademi?
Serta sampai
sejauh mana pula kesetiaan dan keterikatan
(ko-mitmen) para anggota terhadap akademi?
c. Sampai sejauhmanakah kontribusi dan dedikasi da
ri anggota terhadap akademi?
d. Adakah antusiasme dan keikhlasan bekerja dari pa
ra anggota?
e. Sampai sejauhmanakah pengaruh
semangat
bekerja
sama terhadap efektivitas akademi?
Berdasarkan pertanyaan penelitian di atas,
ke
mudian disusun alat pengumpulan data dalam bentuk
pe-doman wawancara, observasi, dan studi dokumentasi.
Li-hat lampiran.
Pedoman-pedoman tersebut, secara garis besarnya
dapat digambarkan pada kisi-kisi berikut. Lihat di ha
52
TABEL 1
KISI-KISI ALAT PENGUMPULAN DATA
Variabel Penelitian
Kondisi Organisasi Formal:
1. Struktur Organisasi
2. Deskripsi Tugas
3. Pelimpahan Wewenang
4. Kepemimpinan
5. Output
Komunikasi Organisasi:
1. Persepsi Personil
2. Proses Komunikasi
3. Sistem Informasi Manajemen
4. Hubungan Pola Organisasi
dengan Arus Komunikasi
Semangat Bekerja Sama:
1. Kepercayaan
2. Pengertian dan Keluwesan
3. Ikatan Bersama (Keakraban)
Nomor Item
Al-3; Bl-2; Cl; Dl-3
A4; B2; C2
A5-6; B2; C3
A7-9; B3-4; C4-5; D4-5
A10; B5; B12-13; C6,
C17-18
All-12; B6; C7-8
A13-14; B7; C9-11
All-14; B8; C8-10
A13, A18; B7-8; ClO
A16; B9; C12-13; D6
A17; B9-10; Cll-14;
D7-8
A15; B10-11; C15-16
Kondisi organisasi formal yang memadai, komuni
kasi organisasi yang efektif, dan semangat bekerja sa
ma yang tinggi, akan tampak dari performans
organisa
si, dan pada gilirannya
akan
mempengaruhi
terhadap
53
Untuk memudahkan kegiatan pengumpulan
data dan
observasi lapangan, disusunlah panduan tentang data
a-pa yang harus dikumpulkan agar kegiatan selama di
la
pangan benar-benar terarah, walaupun tidak menutup
ke-mungkinan untuk terjadinya pengembangan atau
penambah-an data setelah terjun ke lappenambah-angpenambah-an, seppenambah-anjpenambah-ang tidak
me-nyimpang dari tujuan penelitian.
Berikut ini disajikan perkiraan tentang berba
gai data yang harus diperoleh, agar memudahkan anali
sis selanjutnya.
1. Gambaran Umum Akademi:
a. Rumusan tujuan umum dan khusus yang akan dicapai
masing-masing akademi, berikut target program
ta-hunan .
b. Jumlah enrollmen, lulusan lokal maupun negara,
tata usaha, dosen, dan mahasiswa.
c. Drop-outs: jumlah, penyebab, penyaluran.
d. Perkembangan poin b sejak berdiri sampai seka
rang ini, disertai dengan
beberapa
alasan atau
penyebab timbulnya peningkatan maupun penurunan.
e. Hambatan organisasi yang terjadi serta usaha
pe-nanggulangannya. Masalah yang sudah
teratasi,
yang masih dalam proses penyelesaian, serta yang
belum bisa ditanggulangi.
54
2. Organisasi Formal:
a. Struktur organisasi akademi.
b. Pembagian tugas/kekuasaan untuk setiap personil.
c. Luas pelimpahan wewenang, ruang lingkup tugas
yang dilimpahkan, pendorong terjadinya pelimpah
an wewenang, pejabat (orang) yang biasa menerima
pelimpahan.
d. Perincian personil berdasarkan
golongan/kepang-katannya, status kepegawaiannya, dan aspek lain
yang mungkin diperlukan.
e. Prestasi individual yang khusus bagi akademi.
f. Tipe kepemimpinan yang berkembang, baik menurut
persepsi pimpinan maupun anggota.
g. Efektivitas akademi secara keseluruhan, misalnya
yang menyangkut: bidang pendidikan dan
pengajar-an, pengabdian pada masyarakat, serta penelitian
yang telah maupun sedang dilakukan.
h. Rencana pengembangan akademi di masa yang akan
datang, baik yang bersifat fisik maupun non
fi
sik.
3. Komunikasi Organisasi:
a. Kejelasan pesan komunikator bagi personil.
b. Persepsi pimpinan tentang efektivitas komunikasi
dengan melihat kesesuaian penerimaan
dengan ide
55
c. Cara penyampaian pesan.
d. Arus komunikasi, hambatan-hambatan yang terjadi,
penyebab timbulnya hambatan, jalan pemecahannya,
serta hal-hal yang bersifat mendukung dari
pro
ses tersebut terhadap pencapaian tujuan.
e. Sistem informasi manajemen yang
terjalin. Demi
kian pula tentang arus informasi ekstern.
f. Pengaruh atau hubungan antara struktur organisa
si dengan proses komunikasinya.
g. Keunikan-keunikan proses komunikasi pada
masing-masing akademi, atau kesamaan-kesamaannya.
4. Semangat Bekerja Sama:
a. Motivasi yang mendorong timbulnya semangat untuk
bekerja sama.
b. Persepsi tentang kerja sama yang terjalin
menu
rut pimpinan maupun anggota.
c. Hubungan antar anggota dilihat dari aspek
keak
raban, kepercayaan, dan keluwesannya.
Dalam hal
ini diperlukan juga data tentang koordinasi ker
ja, kesetiaan anggota,
dan komitmennya terhadap
akademi.
d. Keterlibatan anggota terhadap
usaha
pencapaian
efektivitas akademi,
demikian pula dalam rangka
pembuatan keputusan manajerial.
e. Dorongan utama kerja personil, antusiasme,
56
terbina terhadap peningkatan efektivitas akademi,
f. Faktor-faktor yang menghambat terciptanya
kerja
sama serta usaha penanggulangannya.
E. Instrumen Pengumpul Data
Ada tiga macam instrumen yang dipergunakan
un
tuk pengumpulan data, yaitu:
pedoman wawancara, pedo
man observasi, dan pedoman studi dokumentasi.
1. Pedoman Wawancara.
Pedoman ini disusun menurut variabel penelitian
dan jenis interviewee, yaitu: pimpinan, dosen, tata
u-saha, dan mahasiswa.
Aspek-aspek yang tercakup dalam pedoman ini an
tara lain mengenai:
a. tujuan dan target tahunan yang ingin dicapai;
b. hambatan yang dialami serta jalan pemecahannya;
c. kemampuan mengadaptasi perubahan;
d. prestasi personil;
e. tipe kepemimpinan yang dilaksanakan beserta
kebaik-an dkebaik-an kelemahkebaik-annya;
f. kejelasan pesan yang diterima;
g. cara penyampaian pesan yang dinilai paling efektif,
dan yang memungkinkan untuk dilaksanakan;
h. hambatan komunikasi, penyebab dan jalan pemecahan;
i. faktor pendukung terhadap kelancaran komunikasi;
57
k. hubungan antara pola organisasi dengan proses komu
nikasi;
1. motivasi yang mendorong timbulnya semangat
bekerja
sama;
m. koordinasi kerja yang dilaksanakan;
n. kesetiaan, loyalitas, komitmen terhadap akademi;
o. keterlibatan/partisipasi anggota;
p. antusiasme dan keihlasan bekerja;
q. faktor penghambat kerjasama dan cara
menanggulangi-nya;
r. kemampuan manajemen dalam mengarahkan organisasi
a-kademi bagi tercapainya tujuan;
s. kemampuan akademi untuk meningkatkan efektivitas;
t. prestasi yang dicapai akademi;
u. rencana pengembangan akademi;
v. hal-hal lain yang dianggap perlu, misalnya mengenai
kesan-kesan personil terhadap akademi, serta
saran-saran peningkatan dari mereka.
Pada mulanya kegiatan wawancara ini
mengalami
beberapa kesulitan, namun setelah terjalin
perkenalan
yang terbuka dengan sering bertemu dan bertukar pikir
an, maka akhirnya proses wawancara
dapat lebih lancar
dan terbuka, tanpa ada perasaan was-was atau curiga.
Wawancara tidak dilakukan dengan
sekali jalan,
58
dirasakan adanya informasi yang kurang jelas atau
me-ragukan. Untuk mencatat hasil wawancara, selain dengan
menggunakan alat tulis juga dibantu oleh tape-recorder
dengan maksud agar informasi dapat diperoleh secara
u-tuh tanpa ada yang terlewat atau dicampuri oleh persep
si pribadi (ada distorsi).
2. Pedoman Observasi.
Instrumen ini digunakan sebagai pegagangan
un
tuk melakukan pengamatan langsung terhadap objek pene
litian, agar proses pengamatan itu sendiri tidak
tak
terkendali (ngawur) ataupun salah arah. Pedoman ini
cu-kup fleksibel, dalam arti bisa diubah dan
diperbaiki
kembali manakala tidak sesuai dengan kebutuhan lapang
an.
Biklen dan Bogdan (1982: 43)
menyarankan
agar
observasi dilakukan sendiri oleh peneliti, dengan mak
sud supaya tidak ada penafsiran lain dari
orang keti
ga. Peneliti kualitatif harus berusaha untuk
membang
kitkan kepercayaan responden, agar terjalin
kerjasama
dan hubungan yang wajar; tidak menonjolkan diri, tidak
menakut-nakuti, tidak saling memihak, serta tidak
sa
ling terpengaruh.
Melalui instrumen ini diharapkan dapat
59
a. pembagian tugas;
b. pelimpahan wewenang;
c. kondisi belajar mahasiswa dan kondisi kerja dosen,
tata usaha, maupun pimpinan;
d. drop-outs: penyebab dan penyalurannya;
e. arus komunikasi organisasi;
f. sistem informasi yang berlangsung;
g. keunikan proses komunikasi;
h. keakraban, kepercayaan, dan keluwesan hubungan ker
ja antar personil;
i. kesetiaan, loyalitas, komitmen terhadap akademi;
j. koordinasi kerja;
k. keterlibatan personil dalam pengelolaan akademi;
1. pengaruh kondisi bekerja sama terhadap efektivitas.
3. Pedoman Studi Dokumantasi.
Instrumen ketiga yang digunakan dalam peneliti
an ini, ialah catatan peneliti tentang dokumen-dokumen
akademi.
Ruang lingkup pencatatan terutama berkenaan de
ngan hal-hal berikut:
a. sejarah perkembangan akademi;
b. tujuan jangka panjang dan target jangka pendek;
c. perkembangan dari tahun ke tahun mengenai:
- jumlah enrollmen;
60
- jumlah drop-outs;
- jumlah dosen dan karyawan tata usaha;
- status formal;
- sarana dan fasilitas pendidikan, pengajaran, pe
nelitian, dan pengabdian pada masyarakat;
d. struktur organisasi;
e. prestasi personil dan akademi.
F. Pengumpulan dan Pengolahan Data
Kegiatan pengumpulan data
dilaksanakan sendiri
oleh peneliti, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Langkah Persiapan.
a.
Setelah disain penelitian disetujui pembimbing,
kemudian diajukan surat permohonan penelitian
kepada Rektor IKIP Bandung, melalui Dekan FPS
-IKIP Bandung. Dengan surat pengantar dari
Rek
tor, barulah diperoleh ijin dari Direktorat
So-sial Politik Propinsi Jawa Barat untuk
mengada-kan penelitian di lingkungan Kopertis Wilayah IV
Jawa Barat. Setelah ada ijin tertulis dari
Ko
ordinator Kopertis Wilayah IV, kemudian
menghu-bungi objek penelitian: ASMB, ASMTB, dan ASM
U-nisba. Sebagai tembusan, surat-surat ijin
ter
sebut dikirimkan pula kepada Rektor Unisba, se
61
b. Di ketiga ASM, pertama-tama diterima oleh
Direk-turnya sambil diperkenalkan kepada para
pemban-tu direkpemban-tur (PD), Selanjutnya disusun
rencana
kunjungan berikutnya, baik mengenai waktu
kun-jungan, orang yang akan dikunjungi, dan
persiap-an-persiapan lain yang harus disediakan;
seper-ti: pedoman wawancara, pedoman observasi, pedo
man studi dokumentasi, tape-recorder, dan ca
tatan peneliti.
c
Disiapkanlah seluruh instrumen pengumpul
data,
sebagai panduan yang akan
menentukan
arah pe
nelitian maupun pembahasannya.
2. Langkah Pengumpulan Data.
a.
Menghubungi pimpinan dan staf PD, dosen-dosen ,
tata usaha, mahasiswa, dan senat mahasiswa, un
tuk mengadakan wawancara sesuai dengan
pedoman
wawancara yang telah disusun.
b. Mengadakan studi dokumentasi sambil membuat
ca
tatan sekitar data yang diperlukan, yang
rele-van dengan permasalahan.
c. Selama + 4 bulan mengadakan observasi dan
me-ngumpulkan berbagai dokumen penting yang
rele-v a n .
Ketiga kegiatan di atas, dilakukan secara
62
d. Pada akhirnya, setelah data terkumpul,
kemudian
diolah dan dianalisis secara kualitatif
dengan
dukungan berbagai konsep teori, sebagai hasil ka
jian.. kepustakaan.
3- Langkah Pengolahan dan Analisis Data.
a. Prosedur:
(1) memeriksa catatan dokumen dan observasi;
(2) mengelompokkan hasil wawancara dan observa
si;
(3) membuat deskripsi dari tape-recorder;
(4) menyusun data sesuai dengan permasalahan
dan tujuan penelitian;
(5) mengamati kembali seluruh data yang
telah
disusun;
(6) membandingkan hasil penelitian dengan kon
sep teori yang dijadikan acuan;
(7)
dan pada akhirnya, diadakan evaluasi terha
dap pencapaian efektivitas akademi (sebagai
main-problem), sambil berusaha mencari
hal-hal positif yang mendukung atau hal-hal-hal-hal
ne-gatif yang menghambat.
Secara visual, langkah ini dapat dilukiskan da
EFEKTIVITAS AKADEMI: a. Pertumbuh a n b. Adaptabi-litas /*T ditinjau dari aspek
•balikan^
Gambar 6: Paradigma Penelitian.
63 A. Kondisi Organisasi Formal B. Komunikasi Organisasi C. Semangat Bekerja
s a m a
/
Diskusi dan Kesim pulan i i j b. Pendekatan:Pendekatan dilakukan secara langsung dengan
maksud untuk mencoba menciptakan suasana akrab agar
terjalin hubungan baik dengan responden,
sehingga
data yang diperlukan bisa diperoleh secara lancar.
Selanjutnya, penelaahan dilakukan dalam ben
tuk studi deskriptif-evaluatif. Dalam hal ini pene
litian terbatas pada program yang telah disusun
a-kademi. Borg dan Gall mengemukakan:
inn ^\mKJ°r^tre5d in current educational evaluat
ion* S broadened view of program phenomena that
should be evaluated. Early
models
of
evaluation
emphasxzed
a program's
objectives. The
critical
how^i??
$Z
be answered by evaluation research was
how well the objectxves of a program were
achieved
in practice.
This approach is still widely
usel?
?on ^temporary evaluations emphasize
investigat-surronnrf
t
±52H££' concerns, and
decisions
that
64
objectives have been achieved, but also whether the
objectives are worth achieving, and who thinks so."
(1983: 735)
Penelitian yang bersifat evaluatif cenderung un
tuk mengungkapkan berbagai persoalan yang muncul pa
da sampel secara realistik, sehingga
penemuan-pene-muan yang diperoleh bisa membantu pimpinan
dalam
mengambil keputusan. "The purpose of the evaluation
research is to collect data that
will
facilitate
decision making." (Borg dan Gall, 1983: 737)
Oleh
karena itu, penelitian yang bersifat evaluatif
me
rupakan salah satu alat penting bagi manajemen prog
ram. (Borg dan Gall, 1983: 733)
c. Sistematika Uraian:
Penyajian data hasil penelitian disusun
dengan
sistematika sebagai berikut:
(1) Gambaran umum akademi mengenai:
(a) latar belakang historis;
(b)
kondisi fisik akademi;
(c) kurikulum;
(d) perkembangan data statistik personalia dan
mahasiswa.
Hal tersebut dirasa perlu dikemukakan,
sebagai
65
(2) Kajian tentang efektivitas akademi, berdasarkan
kriteria:(a) pertumbuhan, dan (b) adaptabilitas.
Tinjauannya dilakukan dari aspek-aspek:
A. Kondisi organisasi formal, yang meliputi:
(a) struktur organisasi;
(b) pembagian tugas;
(c) pelimpahan wewenang;
(d) kepemimpinan;
(e) output.
B. Komunikasi organisasi, yang meliputi:
(a) persepsi personil;
(b) proses dan arus komunikasi;
(c) sistem informasi manajemen;
(d) hubungan pola organisasi dengan arus ko
munikasi;
(e) faktor penghambat komunikasi dan jalan ke
luarnya, serta keunikan-keunikannya.
C. Semangat bekerja sama, yang meliputi:
(a) motivasi untuk bekerja sama;
(b) kepercayaan;
(c) pengertian, keluwesan, dan koordinasi da
lam bekerja;
(d) komitmen dan dedikasi anggota;
(e) faktor penunjang ataupun penghambat
ter
66
Diskusi disajikan pada bab V, sambil
mengevalu-asi data yang telah diolah, dengan menggunakan banding
an dari teori-teori yang disajikan pada bab II.
Berdasarkan hasil diskusi tersebut, kemudian
di-tarik beberapa kesimpulan penelitian dan saran-saran,
baik untuk akademi, pengembangan ilmu administrasi pen
BAB V
DISKUSI, KESIMPULAN DAN SARAN
A. Diskusi
Efektivitas organisasi pada ASM yang menjadi ob
jek penelitian akan didiskusikan dengan dua kriteria
pokok, yaitu (1) pertumbuhan dan (2) adaptabilitas. Ke
dua kriteria ini dilatarbelakangi oleh variabel (1) or
ganisasi formal, (2) komunikasi organisasi, dan (3) se
mangat bekerja sama.
Sebagaimana konsep efektivitas yang telah dike
mukakan terdahulu,
maka bagi ASM pun konsep ini sangat
penting artinya. Dengan melihat dan mengukur sampai se
jauh mana tingkat efektivitas yang dicapai,
ASM menga
dakan introspeksi untuk
menilai
diri sendiri demi pe
ngembangan selanjutnya.
(1) Pertumbuhan (growth).
Evaluasi terhadap tingkat pertumbuhan akademi bi
sa ditinjau dari aspek fisik dan non-fisik, oleh karena
itu harus memperbandingkan
keadaan
sebelumnya
dengan
masa sekarang, terutama dalam kaitannya
dengan
upaya
pencapaian tujuan akademi.
Dilihat dari segi tujuannya,
program pendidikan
142
sekretaris harus lebih berorientasi pada aspek keteram
pilan (skill) praktis, ketimbang aspek pengetahuan yang
terlalu teoritis. Mahasiswa harus dibekali dengan ber
bagai macam keterampilan pokok seorang sekretaris, yang
sesuai dengan kebutuhan masyarakat modern terhadap pro
fesi sekretaris; antara lain keterampilan dalam hal:
a) mengetik sistem sepuluh jari;
b) stenografi;
c) korespondensi;
d) komputer;
e)
berbahasa yang baik dan benar, baik bahasa Indonesia
maupun asing (terutama Inggris);
f) bersikap dan bertingkahlaku yang serasi, sesuai de
ngan pola kepribadian bangsa Indonesia.
Dengan bekal keterampilan tersebut, diharapkan mahasis
wa dapat memasuki profesi sekretaris secara matang, se
hingga di tempat kerjanya kelak, dia dapat membantu,me
layani, mempermudah, dan mempercepat tugas-tugas
pim-pinannya (her or his boss).
Dilihat dari segi pengakuan formal
keorganisasi-annya, ketiga ASM masih dalam status Terdaftar. Pening
katan status menjadi Diakui masih dalam proses
pengaju-an ke Kopertis, apalagi ASM Unisba masih sedang menen
143
Dengan diberlakukannya sistem SKS
dalam
penye-lenggaraan program pendidikan sekretaris, akan menuntut
pelayanan yang lebih intensif. Hal ini menyebabkan
per-lunya penyempurnaan sarana belajar, perpustakaan, serta
intensifikasi tenaga edukatif maupun administratif.
Mereka harus dibina agar tetap bersedia mengada
kan hubungan kerja yang baik, sehingga arus
perputaran
pegawai tidak terlalu tinggi. Namun ternyata, hal
ter
sebut belum nampak pada ketiga ASM.
Dilihat dari perkembangan jumlah pegawai, memang
tidak banyak mengalami perubahan, namun
jika
dilihat
dari segi personilnya sering terjadi pergantian.
Kelu-arnya mereka disebabkan antara lain oleh:
a. ketidakpuasan, misal karena timbulnya
salah
faham,
miskomunikasi, atau konflik;
b. ketidakcocokan, misal karena tidak sesuai dengan bi
dang kemampuannya atau ingin mendapatkan
pekerjaan
di tempat lain yang segi pendapatannya
(incomenya)
lebih layak;
c. kesalahan pegawai tersebut sehingga
merugikan
atau
merusak nama baik akademi.
Untuk tahun ajaran 1986/1987, ASMB merencanakan
target tambahan tenaga tetap (yayasan dan bantuan
dari
144
Demikian pula di ASM Unisba. Rencana ini sudah disetu
jui yayasan. Sedangkan di ASMTB rencana penambahan te
naga administratif belum disetujui yayasan, kecuali un
tuk tenaga edukatif lebih terbuka asal benar-benar
di-butuhkan kurikulum. Rencana penambahan jumlah personil
harus didasarkan atas tingkat kebutuhannya, agar
kesi-bukan kerjanya tetap seimbang.
Jika terjadi kekosongan tenaga dosen di ASMTB,
terlebih dahulu kesempatan itu ditawarkan kepada
mini
mal tiga orang calon,
kemudian diwawancarai oleh
pim
pinan akademi bersama yayasan. Calon yang diterima, ke
mudian diangkat yayasan. Sedangkan di ASMB dan ASM Unis
ba, untuk mengisi kekosongan tenaga,
bisa
diisi lang
sung oleh seorang calon asal memenuhi kualifikasi
yang
dimintakan. Adapun kriteria pemilihan dan pengangkatan,
antara lain:
1. mempunyai dedikasi tinggi;
2. memiliki semangat kerja tinggi;
3. memilih tenaga muda yang berprestasi;
4. mengambil tenaga senior yang belum diangkat negara;
5. memiliki kualifikasi pendidikan
atau kemampuan yang
sesuai dengan kebutuhan akademi; dan
6. khusus di ASM Unisba, harus beragama Islam yang taat.
Melalui usaha tersebut, diharapkan selain akade
145
memiliki nilai guna yang besar, juga mampu menambah jum
lah personil tetap sesuai kebutuhan, agar tercipta efi
siensi, efektivitas, dan produktivitas
akademi
secara
lebih baik, untuk samsama mengembangkan eksistensi
a-kademi.
Untuk itu, dari tenaga yang ada sekarang bukan
mustahil jika terpaksa ada beberapa
tenaga
yang harus
dilepas, apabila yang bersangkutan menunjukkan disiplin
dan prestasi kerja yang tidak memuaskan; di lain pihak,
bisa juga terjadi pergeseran tenaga tidak tetap oleh te
naga tetap. Namun demikian, situasi ini
jangan
sampai
menimbulkan konflik organisasi yang malah semakin
meru-gikan akademi.
Dilihat dari segi target jumlah mahasiswa, ter
nyata keadaannya relatif statis, bahkan menurun.
Dalam
hal ini ASM Unisba dinilai paling rendah, karena baru
bisa mencapai 60 %. Hal ini disebabkan oleh berbagai ma
cam faktor, antara lain:
1. belum mempunyai reputasi yang menonjol untuk dikenal
masyarakat;
2. belum mempunyai academic-standing yang dapat
menum-buhkan kepercayaan masyarakat;
3. kurangnya publikasi/promosi.
146
menunjukkan sikap pasif dan kurang semangat dalam pro
ses perkuliahan, di samping itu mereka banyak mengalami
kesulitan dalam memahami materi pelajaran terutama jika
diminta belajar mandiri. Hal ini kemungkinan disebabkan
oleh rendahnya potensi intelektual input (mahasiswa)
a-tau memang karena proses belajarnya yang kurang baik.
Salah satu cara memotivasi mereka ialah melalui pening
katan penyelenggaraan perkuliahan secara lebih teratur,
bobot praktikum lebih besar daripada kuliah teori,
pe-nyediaan sarana belajar (terutama untuk praktikum) yang
memadai, melangkapi bahan pustaka yang diperlukan, ser
ta bimbingan dosen secara lebih intensif dengan
member-lakukan disiplin akademi yang lebih ketat.
(2) Adaptabilitas.
Perkembangan ilmu dan teknologi dari waktu ke
waktu tidak pernah berhenti, karena itu manusia-manusia
yang akan memasuki era tersebut harus dipersiapkan
ja-uh sebelumnya. Konsekuensinya, bahwa setiap lembaga pen
didikan selain harus mampu memprediksi tuntutan kebutuh
an masyarakat di masa yang akan datang, juga harus bisa
menyesuaikan diri terhadapnya agar program
pendidikan-nya memiliki relevansi tinggi. Hal ini menurut Engkoswa
ra merupakan salah satu kriteria efektivitas dari lemba
147
Pihak pemerintah pun terus berusaha memperbaiki
dan meningkatkan mutu pendidikan melalui berbagai cara,
seperti revisi kurikulum, penataan kembali program dan
jenjang pendidikan, serta kebijakan-kebijakan lainnya.
Dengan adanya peraturan pemerintah tentang peru
bahan program pendidikan sekretaris dari sarjana muda
ke diploma tiga (D3), ketiga ASM di Kotamadya Bandung
secara nyata telah mencoba mengadaptasinya. Melalui ker
jasama dengan BMPTS (Badan Musyawarah Perguruan Tinggi
Swasta) Wilayah Jawa Barat, telah diadakan lokakarya
Bidang Ilmu Sejenis Sekretari yang menghasilkan rumusan
Kurikulum Inti bagi pendidikan sekretaris dalam jenjang
D3 dengan sistem SKS (Satuan Kredit Semester), yang
a-kan diberlakua-kan mulai tahun ajaran 1986/1987 secara
bertahap.
Keputusan ini menuntut perlunya konversi dari
kurikulum lama ke kurikulum baru. Walaupun dalam
proses-nya mengalami beberapa kesulitan, namun berkat adanya
kerjasama seluruh staf, pada akhirnya dapat
diselesai-kan dengan baik.
Berpedoman pada peraturan pemerintah di atas,
ketiga ASM bermaksud menata diri kembali, apakah masih
tetap sebagai akademi yang mengelola D3 atau merubah di
ri. Perubahan pada ASMB dan ASMTB cenderung mengarah ke
148
ASM Unisba masih mempertxmbangkan dua alternatif, yaitu
1. menginduk ke Fakultas Ekonomi Unisba dengan program
D3-nya; atau
2. mengembangkan diri menjadi Fakultas Ilmu Administra
si Unisba.
Melihat perkembangan kebutuhan masyarakat akan
tenaga sekretaris profesional semakin meningkat, mendo
rong ketiga ASM untuk mengadakan penyesuaian diri, baik
dalam hal kuantitas lulusan maupun kualitasnya. Hal ini
terbukti dari adanya upaya yang dilakukan ASM, agar
lu-lusannya benar-benar dapat diserap oleh lapangan kerja.
Dewasa ini, alumni ASM sudah menyebar di berbagai pulau
seperti: Jawa, Bali, Sumatra, dan Kalimantan;bahkan ti
dak sedikit yang sudah memiliki posisi kunci di
perusa-haan-perusahaan.
Hambatan utama yang dialami ketiga ASM dalam me
menuhi harapan lapangan kerja ialah persoalan sarana
praktikum, terutama yang memerlukan perlengkapan modern.
Hal ini dirasakan oleh mahasiswa maupun alumni sebagai
suatu kekurangan, karena di tempat kerja maupun praktek
kerja banyak yang sudah menggunakan alat-alat teirsebut,
sehingga mereka mengalami kesulitan. Dengan demikian ma
hasiswa terpaksa harus belajar sendiri, langsung ketika
149
Sehubungan dengan hal itu, Sanusi telah mengemu
kakan pendapatnya bahwa "Jika telah memasuki pekerjaan,
prestasinya (lulusan) untuk sementara masih terbatas
karena mereka harus belajar lagi, menyesuaikan
pengeta-huannya pada situasi dan kondisi pekerjaan."
( Sanusi,
Pikiran Rakyat, Senin, 8 Desember 19 86).
Demikian pula masyarakat pemakai menilai,
bahwa
keterampilan sekretaris lulusan ASM masih belum
benar-benar siap untuk dipekerjakan secara langsung. (Diskusi
Panel Peranan Sekretaris, diselenggarakan atas kerjasa
ma ASM di Kotamadya Bandung dengan PTPM Bandung tanggal
4 Oktober 1987 ).
Persoalan kekurangan sarana antara lain disebab
kan oleh terbatasnya dana dan sulitnya memperoleh
hak
subsidi. Berhubung setiap pengeluaran uang
harus
atas
seijin yayasan, maka setiap penggunaan uang
pun sangat
dipengaruhi oleh kelancaran komunikasi dan keterbukaan
dengan pihak yayasan. Di ASMB hal ini tidak menjadi ma
salah, karena hubungan dengan yayasan sangat
dekat dan
saling mendukung. Di ASMTB komunikasi dengan yayasan se
ring mengalami hambatan, bahkan
kadang-kadang
terjadi
konflik dalam menilai urgensi usulan akademi. Di ASM
U-nisba permintaan dana tidak langsung ke yayasan,
mela
150
Permasalahan yang dihadapi ASM Unisba ialah belum bisa
memanfaatkan hak subsidi dari pemerintah c/q Kopertis
Wilayah IV Jawa Barat, karena eksistensinya masih belum
ada kejelasan; sementara dua ASM lainnya sudah banyak
mendapat subsidi, baik dalam bentuk perlengkapan sarana
belajar maupun yang lainnya.
Kesulitan lain bagi ketiga ASM dalam memenuhi
tuntutan lapangan kerja, menyangkut segi pengakuan dari
instansi-instansi terhadap ijazah lokal
masih
kurang.
Penghargaan yang agak layak baru diberikan apabila su
dah memiliki ijazah negara. Mereka yang baru memiliki
ijazah lokal, banyak yang hanya diterima
kerja
dengan
dasar ijazah SLTA yang dimilikinya. Jadi
perjuangannya
sampai mendapat ijazah lokal dari akademi tidak
dihirau-kan.
Sehubungan dengan hal ini, akademi
harus
mampu
menumbuhkan kepercayaan masyarakat pemakai. Misalnya de
ngan meningkatkan kualitas lulusannya, agar mereka su
dah siap kerja dengan bekal keterampilan kesekretarisan
secara memadai. Untuk itu perlu disediakan berbagai sa
rana belajar yang lebih lengkap dan sesuai kebutuhan.
Pengaruh positif dari kenyataan ini, bisa mendo
rong alumni lokal untuk mengikuti ujian negara. Hal ini
151
B..Ke simpulan dan Saran
Berdasarkan uraian terdahulu ternyata ada
be
berapa hal yang sama di ketiga ASM dan ada pula
yang
bersifat unik untuk masing-masing ASM. Berikut ini
a-kan disajia-kan terlebih dahulu keunia-kan-keunia-kannya.
1. Kondisi organisasi formal.
a.
ASMB dan ASMTB terdaftar sebagai akademi
yang
mengelola program sarjana muda sekretari,
dan
berada langsung di bawah yayasannya.
b.
ASM Unisba terdaftar sebagai akademi yang
me
ngelola program D3 sekretari (D3 peralihan)dan
secara intern berada di bawah Rektor Unisba na
mun menurut penilaian dan anggapan Kopertis te
tap harus berada langsung di bawah yayasan.
2. Komunikasi vertikal ASM dengan yayasannya.
a.
ASMB bisa berkomunikasi secara lancar,
mengi
ngat orang-orang yayasan turut terlibat
lang
sung dalam pengelolaan akademi, bahkan ada
pe-ngurus yayasan yang merangkap jabatan pada
a-kademi. Organisasi yayasannya itu sendiri
me
rupakan organisasi keluarga, sehingga hubungan
kerjanya lebih banyak bersifat kekeluargaan.
b.
ASMTB mengalami banyak hambatan/masalah
dalam
berkomunikasi dengan yayasan, mengingat
yaya
152
keperluan ASM banyak yang terpaksa harus
meng-alah.
c. ASM Unisba melakukan kontak dengan yayasan ha
rus melalui pimpinan universitas, mengingat
ke-nyataannya, posisi ASM tidak berada langsung
di bawah yayasan melainkan berfungsi sebagai
staf Rektor sejajar dengan Dekan-Dekan Fakul
tas di lingkungan Unisba. Untuk keperluan in
tern, kenyataan ini tidak menghambat malah sa
ngat menunjang, namun untuk hubungan ekstern
(terutama dengan instansi vertikal) menimbul
kan beberapa kesulitan.
Di samping keunikan di atas, terdapat beberapa
hal yang nampak sama di ketiga ASM.
1. Sebagian terbesar personil akademi merupakan tena
ga luar biasa. Kehadiran mereka terbatas hanya se
lama jam mengajar, sehingga forum komunikasi antar
staf personil pun belum berfungsi sebagaimana
mes-tinya.
2. Berkat kepemimpinan yang baik, para personil mera
sa senang bekerja dan memiliki rasa percaya diri.
Demikian pula keterikatan dan loyalitas mereka ter
hadap akademi sudah nampak, walaupun masih terba
153
3. Arus komunikasi berjalan dua arah dan timbal balik
namun dalam prosesnya dirasakan masih ada beberapa
kesulitan.
4. Di dalam wadah organisasi formal ASM ternyata
se-nantiasa muncul pula
hubungan-hubungan
informal;
yang secara langsung atau tidak,
mempunyai
andil
dalam mencapai efektivitas akademi.
5. Prestasi akademi ternyata masih
rendah,
terbukti
dari rendahnya tingkat kelulusan (lokal dan
nega
ra) , hasil penelitian, kegiatan pengabdian
kepada
masyarakat, dan kegiatan akademi pada umumnya.
6. Tingkat pertumbuhan akademi dinilai kurang
pesat,
demikian pula dalam hal pemenuhan tuntutan lapang
an kerja dinilai masih rendah, namun dari segi
a-daptabilitas vertikal diakui sudah cukup baik.
Berdasarkan hal-hal di atas, maka secara umum
dapat disimpulkan bahwa efektivitas ketiga
ASM
yang
ada di Kotamadya Bandung ternyata masih rendah. Sehu
bungan dengan hal itu, dapatlah kiranva disarankan
hal-hal berikut:
I. Saran bagi ketiga ASM.
1. Perlu meningkatkan relevansi antara pengetahuan
dan keterampilan yang diberikan kepada mahasis
154
perlu didukung oleh sarana belajar yang
mema
dai (jumlah dan jenisnya), terutama dengan sa
rana praktikum kesekretarisan.
2. Pengadaan sarana praktikum harus menjadi
prio-ritas utama dalam perencanaan pengembangan
a-kademi, agar selaras dengan
kondisi
lapangan
kerja sehingga lulusan benar-benar sudah
siap
kerja.
3. Komunikasi vertikal dengan Kopertis dan
Unpad
sebagai pembina akademis, hendaknya lebih ber
sifat dinamis dan fleksibel, tidak terlalu
ka-ku dan bertele-tele, sehingga tidak menghambat
pencapaian target akademi dalam hal kelulusan
ujian negara.
4. Komunikasi antar unit kerja di
lingkungan ASM
perlu dikembangkan,
agar dapat mengoptimalkan
kelompok-kelompok informal dalam membantu me
ngembangkan dinamika
organisasi
dan semangat
bekerja sama anggota.
II. Saran bagi pengembangan ilmu Administrasi Pendi-.
dikan.
1. Untuk mencapai efektivitas organisasi ternyata
perlu didukung oleh
faktor-faktor
organisasi
155
bekerja sama para anggota yang baik.
2. Dinamika kelompok informal
berpengaruh
pula
terhadap upaya pencapaian efektivitas organi
sasi.
III. Saran bagi penelitian selanjutnya.
1. Penelitian tentang efektivitas organisasi
sa-ja dirasakan belum sempurna,
oleh karena itu
perlu diadakan
penelitian
berikutnya
yang
menghubungkan efektivitas dengan
produktivi
tas organisasi.
2. Perlu penelitian yang lebih jauh mengenai
op-timalisasi kondisi informal dalam upaya
pen
capaian efektivitas organisasi.
3. Perlu ada penelusuran yang lebih mendalam me
ngenai komunikasi yang sesuai
dengan
sistem
DAFTAR BACAAN
Bogdan, Robert C., and Biklen, Sari Knopp, (1982). Qualitative Research For Education:An Introduction
to Theory and Methods. Allyri and Bacon, Inc.
Borg, Walter R., and Gall, Meredith D., ( 1983 ).
Educational Research, An Introduction. Fourth
Edition. Longman, Trie.
Castetter, William B., (1971). The Personnel Function
in Education Administration. Third Edition, New York: Macmxllan Publishing CO, Inc.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, (1983). Hasil Rapat Kerja Nasional Departemen Pendidikan dan
Ke-budayaan.
Engkoswara, H., (1983). Suatu Studi tentang Kecende rungan Kehidupan di Tndonesxa Menjelang TaHun 2000" dan Implikasinya terhadap Sistem Pendidikan.Depar-temen Pendidikan dan Kebudayaan, Proyek Sektoral/ Regional Dirjen Dikti, Direktorat Pembinaan Pene litian dan Pengabdian pada Masyarakat.Institut Ke guruan dan Ilmu Pendidikan Bandung.
f (1984). Menata Peningkatan Kualitas Manusia Indonesia Tinggal Landas. Departemen Pen-didikan dan Kebudayaan. Instxtut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Bandung.
, (1985) . Membina Indonesia Merdeka me lalui Pendidikan. Yayasan Amal Keluarga Bandung.
Feldman, Daniel C., and Arnold, Hugh J., ( 1983 ). Managing Individual and Group Behaviour in
Organxzations.MacGraw-Hill, International Book
Company.
Gani, Darwis, S., Bahan Latihan Prajabatan IPB 1983/ 19 84. Komunikasi, Motivasi, dan Kepemimpinan. BAAK/ B-43/III/84.
157
Gxbson, James L., and Ivancevich, John. M., and Donelly
Jr, James H., (1984). Organisasi dan Manajemen,
Pe-rxlaku, Struktur, dan Proses. EdisT~Keempat. Jakar^"
ta: Erlangga.
Griffith, Dannie1 E., (Ed.), (1964). Behavioral Science
and Educational Administration. Part II. USA: NSSE.
Hersey, Paul, and Blanchard, Kenneth H., ( 1977 ).
Management of Organizational Behavior: Utilizing
Human Resources. New Jersey: Prentice Hall, Inc.'
Huseman, Richard C, and Carrol, Archie B., ( 1979 ).
Readings in Organizational Behavior, Dimension
of
Management Actxon. Toronto: Allyn and Bacon, Inc~
Indrawijaya, Adam Ibrahim. (1983). Perilaku
Organisa-sx. Bandung: Sinar Baru. '
Kast, Fremont E., and Rosenzweig, James E.,
(1982).
Organisasi dan Manajemen, Suatu Sistem dan
Pende-katan Kontingensx. Jakarta: Bina~AF5^F?.~
Krech, Crutchfield, Ballachey. (1963). Individual
In
Socxety. Mc Graw-Hill International Book Company"
Murdick, Robert G., and Rose, Joel E., ( 1982 )
Information Systems for Modern Management.
Second
Edxtxon. New Deihx: Prentice-Hall of India Private
Lxmited.Nystrom, Paul C., and Starbuck, William H., (1981)
Handbook of Organizational Design. Volume I and II
Oxford University Press.
Ouchi, William G., (1982).
Theory
Z.
USA:
Avon
Publisher of Bard, Camelot, Discus and Flare Books.
Pareek
Udai. (1984) . Perilaku Organisasi, Pedoman ke
Arah Pemahaman Proses Komunikasi Antar Prxbadx dln~
Motxvasx Kerja. Sen Manajemen Nom^r~T8~M7jakar^
ta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Rakhmat, Jalaludin. (1985). Psikologi Komunikasi.Ban
Sagir, Soeharsono. (1984).. Kontribusi Pendidikan
lam Menyiapkan dan Membina Tenaga Kerja
158
da-=__
.
Terampil,
Kreatxf, dan Mandxrx untuk Berbagai Sektor Pemba
ngunan . IKIP Bandung.
Schein, Edgar H.,
(1985).
Psikologi Organisasi. Seri
Manajemen Nomor 80 PPM. Jakarta: PT PustakaBina-man Pressindo.
Steers, Richard M.,
(1980).
Efektivitas
Organisasi.
Seri Manajemen Nomor 47 PPM. Jakarta: Erlangga.
Sutermeister, Robert A.,
(1976). People and Producti
