BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Profil PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta

(1)

BAB IV.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Profil PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta

Berdasarkan data-data yang diperoleh dari berbagai informasi, diperoleh gambaran umum mengenai PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta.

4.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Parindo Agung Masjaya, sebelumnya adalah bernama PT. Partex Indonusa yang bergerak dibidang Perdagangan Barang Ekspor atau Trading berdiri pada tanggal 6 Oktober 1988, berlokasi di Jakarta Pusat. Perusahaan ini merupakan sebuah perusahaan keluarga yang pendirinya adalah kakak beradik, yaitu Bapak Ashok Kalwani (kakak) dan Bapak Suresh Kalwani (Adik) dan membawahi -/+30 orang karyawan. Kemudian PT. Partex Indonusa berkembang usahanya dan mendirikan perusahaan baru bernama PT. Parindo Agung Masjaya di Gunung Putri Bogor sebagai kantor pusat, yang didirikan tanggal 21 Maret 1995. Jenis usahanya adalah Industri atau pabrik yang bergerak dibidang produksi alas kaki atau sepatu anak-anak sampai dewasa (jenis sepatu olah raga), dengan jumlah karyawan pabrik kurang lebih sebanyak 200 orang, berlokasi di desa Cicadas kecamatan Gunung Putri, kabupaten Bogor.

Pada tanggal 7 Januari 2004 PT. Partex Indonusa tutup usaha yang disebabkan oleh krisis moneter sehingga terjadi pengurangan / PHK karyawan dalam jumlah besar.

(2)

Kemudian PT. Parindo Agung Masjaya yang berlokasi di Bogor membuka kantor cabang di Pasar Baru - Jakarta Pusat, berdiri pada tanggal 03 Maret 2008, yang jenis usahanya sama seperti PT. Partex Indonusa yaitu Perdagangan Barang Ekspor (Trading), sebagai Perusahaan Dagang dan menjadi sebuah Perusahaan Persero (PT), dengan jumlah karyawan 6 orang.

Setelah PT. Parindo Agung Masjaya di Bogor membuka cabang di Jakarta, maka terjadi perubahan manajemen yang semula pimpinannya hanya dua orang yaitu Bapak Ashok Kalwani (kakak) dan Bapak Suresh Kalwani (Adik), sekarang menjadi empat orang pimpinan yaitu Bapak Ashok Kalwani, Bapak Suresh Kalwani, Bapak Ram Kalwani dan Bapak Parthiva Kalwani, yang tadinya Bapak Ram Kalwani adalah seorang manajer ekspor di PT. Partex Indonusa dan Bapak Parthiva Kalwani baru saja menyelesaikan study nya di luar negeri.

PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta sebagai exporter dan manufacturer's representative (FMCG) Fast Moving Consumer Products and

other General Merchandise dengan Pasar utama untuk Middle East, India,

Australia, Europe, East dan West Africa dan Latin American markets.

PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta adalah satu satunya sole agent Batrai Panasonic di Maputo-Mozambique dan memiliki range produk ekspor yang sangat luas antara lain toothbrush, cosmetic, soap, shampoo, detergent, diswahing liquid, house hold, mosquito coil, paper (writing book, envelope,

(3)

tyre, food and beverage. Semua produk-produk perdagangan ekspor tersebut

ditunjang dengan brand yang kuat (terkenal) dan market share yang tinggi di tiap-tiap market yang dimasukinya.

4.1.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi merupakan cita-cita atau gambaran tentang kondisi perusahaan yang diinginkan dimasa yang akan datang, agar perusahaan dapat membangun landasan untuk mempertahankan kesinambungan dan tumbuh meskipun terjadi perubahaan ekonomi maupun politik , sosial dan budaya.

Misi merupakan tujuan jangka panjang perusahaan yang menjadi alasan didirikannya perusahaan yang mencakup uraian tentang produk atau jasa yang diusahakan, sasaran yang ditinjau dan upaya untuk meningkatkan kemanfaatan kepada semua pihak yang terkait.

Visi Perusahaan :

To be a leading Wholesale Distributor of Health and personal care, Household

and Baby Care products in worldwide market and Trying to can fulfill customer

satisfaction

Misi Perusahaan :

untuk mencapai Visi perusahaan, kami melakukan perbaikan terus-menerus dalam:

(4)

- Effisiensi Produksi

- Disiplin Waktu

- Konsistensi dalam Quality

4.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dimaksudkan untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan yang telah dibagi atau dipecah kepada unit atau kelompok. Dengan adanya struktur organisasi, tentu akan memudahkan tugas dan wewenang yang mengajukan hubungan antara satu dengan yang lain dalam fungsi jabatan masing-masing, juga akan membantu terkoordinirnya kesatuan. Struktur Organisasi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta dipimpin oleh empat orang pimpinan. Untuk lebih jelasnya mengenai struktur organisasi tersebut, berikut ini penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan antara lain :

1. Direktur (Owner)

(Bapak Ashok Kalwani, Bapak Suresh Kalwani, Bapak Parthiva Kalwani) 2. Pimpinan bagian Pemasaran Ekspor (Bapak Ram Kalwani)

4. Human Resource Departemen (HRD), Humas merangkap sebagai manajer Financial Controller & Accounting (Bapak Ade Sophian)

5. Sekretaris, staf Export dan purchasing (Anne Savitri) 6. Finance & Staff Payroll (Ibu Sugiatry)

(5)

5. Sekretaris, staf Import, Inventory Staff, Purchasing (Suwarni) 7. Staf Gudang (Bapak Subur)

8. Messanger (Bapak Arma Dharmawan)

4.1.4. Job Descriptions PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

Job description adalah pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi

tugas-tugas, wewenang, tanggungjawab dan hubungan kerja harus dilaksanakan dengan baik dan benar dalam satu organisasi.

Berikut ini job description dari masing-masing fungsi yang bertugas di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta :

1. Director

Fungsi utama direktur adalah mensinergikan seluruh unit garis depan dan seluruh fungsi dalam mengoptimalkan sumber daya dan kemitraan. Tugas Director adalah menerima laporan dari bagian finance & administrasi untuk

mengambil tindakan memeriksa dan mentandatangani bukti pengesahaan, surat kontrak kerja, sebagai upaya untuk melaksanakan pengawasan dan pengendalian.

2. Direktur bagian Pemasaran Ekspor / Marketing

Fungsi utamanya mengelola fungsi perencanaan terpadu dan membuat strategi sistem pemasaran supaya dikenal oleh seluruh dunia. Tugas bagian Marketing adalah memasarkan perusahaan dan memperbaiki sistem pemasaran untuk pengembangan perusahaan.

(6)

3. Sekretaris, staf Export dan Purchasing

Tugas sekertaris adalah membuat surat yang diperlukan, membuat jadwal pertemuan dengan customer, mengarsipkan surat-surat masuk, membuat dokumen-dokumen ekspor, mengurus pembayaran T.T. (Telegraphic Transfer) baik dalam negeri maupun luar negeri, mengatur pembelian barang

ke supplier untuk keperluan ekspor, mengatur dan menyesuaikan jadwal keberangkatan kapal laut untuk booking space container di dalam kapal laut dan mengatur trucking container Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL). 4. Human Resource Departemen (HRD) dan Fungsi Komunikasi Perusahaan

internal dan eksternal, serta merangkap sebagai Financial Controller & Accounting manager

Financial Controller & Accounting, tugasnya adalah :

a. Membentuk, menganalisa dan menginterpretasikan data statistik maupun informasi keuangan, sehingga dapat memberikan penilaian yang independent mengenai rasio atau perbandingan antara hasil operasi

(tingkat keuntungan) dan kinerja terhadap anggaran, dan hal-hal lain terkait dengan perpajakan maupun tingkat ke-efektif-an operasional perusahaan.

b. Bertanggung jawab secara langsung untuk mengevaluasi kinerja staf maupun bagian Accounting. Kemampuan untuk memberikan pelatihan terhadap karyawan adalah diperlukan, bertugas untuk menjaga

(7)

keterampilan staf di bagian keuangan dan accounting agar tetap berada di level yang terbaik.

c. Menjaga sistem akuntansi dan pencatatan transaksi maupun aset perusahaan.

d. Berpartisipasi di dalam menyusun anggaran dan peramalan keuangan dan pengawasan terhadap perencanaan, pelaksanaan prosedur, analisa dan pelaporan selisih.

e. Bertanggung jawab terhadap perencanaan perpajakan, sejalan dengan peraturan Dirjen Pajak terkait dengan peraturan pemerintah setempat mengenai penggajian dan pengupahan, serta peraturan lainnya terkait dengan perpajakan.

f. Melengkapi laporan internal, beserta perbaikan dan perubahannya agar dapat lebih berguna dan efisien, serta kelengkapan laporan terhadap pihak eksternal perusahaan.

g. Memberikan saran kepada pihak manajemen manakala diperlukan penyesuaian terkait dengan perubahan peraturan maupun undang-undang perpajakan.

h. Mengawasi proses tutup buku bulanan, termasuk penjadwalannya, menilai semua journal-jurnal pembukuan dan analisa terhadap akun-akun yang ada.

i. Mengkoordinasikan pemeriksaan tahunan dan persiapan tutup buku tahunan.

(8)

j. Meneliti rekening koran dan laporan rekonsiliasinya atas bank yang mengelola keuangan perusahaan, anak, atau cabang perusahaan.

k. Mempertahankan pencatatan jadwal penarikan aktiva dari operasional perusahaan.

l. Menuntaskan proses pengembalian pajak (restitusi pajak) beserta rekonsiliasinya.

5. Finance & Administration,

Tugas nya adalah menyiapkan jurnal sesuai prosedur yang berlaku, menyiapkan neraca perusahaan, membuat analisa keuangan (ratio keuangan), menghitung pajak, melaksanakan rekonsiliasi keuangan untuk semua fungsi yang terkait, memonitor perubahaan asset. Payroll yang tugasnya adalah bertanggung jawab untuk mencatat uang yang keluar yang timbul dari penggajian karyawan serta tempat pengambilan gaji karyawan.

6. Sekretaris, staf Import, Inventory Staff, Purchasing Inventory Staff:

Tugas utama melakukan pencatatan semua stock barang tertentu & menjamin persediaan stock selalu tersedia

Responsibilities:

a. Menginput back office inventory semua keperluan operasional sebelum diserahkan ke merchant-merchant.

b. Merupakan penghubung dari sales ke operasional. Purchasing

(9)

Tugasnya adalah mengatur rencana pembelian persediaan dan pengadaan barang, pembelian peralatan perbekalan berdasarkan kebutuhan.

Staf Import :

Mengurus dokumen impor, mengurus L/C, mengatur inspection barang di luar negeri, mengatur pembayaran untuk pengurusan impor.

7. Staf Gudang

Tugasnya menghitung stok barang digudang, mengatur proses loading barang dalam container.

8. Messanger

Tugasnya mengirim surat/dokumen-dokumen penting, menjalankan pembayaran antar bank.

Gambar 3

Struktur Organanisasi PT. Parindo Agung Masjaya Kantor Cabang Jakarta

KOMISARIS

KALWANI SURESH ASSUDAMAL

DIREKTUR

KALWANI ASHOK ASSUDAMAL

MANAGING DIRECTOR EXPORT RAM RAMESH KALWANI

PIMPINAN CABANG PARTHIVA SURESH KALWANI

EXPORT DEPT. & PURCHASING (ANNE SAVITRI)

FINANCE, ACCOUNTING DEPT. & PIMPINAN GENERAL AFFAIR (P.G.A.)

(10)

IMPORT DEPT, PURCHASING & INVENTORY (IBU SUWARNI PENGGANTI DARI IBU ARI

BUDIYANI)

BAG. UMUM (STAFF GUDANG, STAFF LAPANGAN BONGKAR MUAT BARANG DALAM CONTAINER) (BAPAK SUBUR) PENGANTAR SURAT/KURIR URUSAN PERBANKAN (ARMA DHARMAWAN) ACCOUNTING,

KAS & BANK, PAYROLL (SUGIATRY)

(11)

4.2. Hasil Penelitian

Hasil wawancara secara mendalam untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan teknik pengumpulan, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer dengan cara mewawancarai secara mendalam kepada empat key informan yang sudah ditentukan dengan pedoman wawancara yang sudah dibuat. Key informan merupakan sumber informasi atau orang dengan latar penelitian yang bisa dimanfaatkan dan memberikan informasi yang berkaitan erat dalam rumusan masalah yang menjadi pembahasan sekaligus fokus dalam penelitian ini, untuk memperkuat hasil penelitian melalui tipe penelitian eksploratif-kualitatif yang dilakukan penulis kepada pemilik perusahaan Bapak Parthiva Kalwani, Direktur Pemasaran Ekspor Bapak Ram Kalwani, Bapak Ade Sophian selaku Manajer HRD, Humas perusahaan, kepala finance controller & accounting manager dan wawancara kepada Ibu Sugiatry selaku finance dan Staf

Payroll dengan tempat wawancara dilakukan di PT. Parindo Agung Masjaya

cabang Jakarta, beralamat di Jalan Kelinci 1 nomor 8 Pasar Baru Timur, Jakarta Pusat 10710.

Pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya umum di bawah ini sekedar untuk memperoleh gambaran kasar mengenai kondisi suatu perusahaan. Namun, bila dari situ saja sudah terdapat banyak jawaban negatif, maka kiranya sudah waktunya dilakukan review yang lebih sistematis dan mendetail.

(12)

1.2.1. Pola Komunikasi Perusahaan Terdahulu sebelum Berganti Nama Menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

Diperusahaan sebelumnya (PT. Partex Indonusa) pola komunikasi yang paling banyak digunakan adalah formal yang dipimpin oleh dua orang pimpinan dengan membawahi -/+ 30 orang karyawan, kemudian tahun 2004 perusahaan tutup usaha, maka PT. Parindo Agung Masjaya yang di Bogor membuka cabang baru di Jakarta, sehingga terjadi perubahan manajemen perusahaan di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, seperti yang penulis tanyakan kepada Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan pemasaran ekspor, “dulu komunikasi yang berjalan di perusahaan sebelumnya (PT. Partex Indonusa) sama gak pak dengan yang sekarang di PT. Parindo cabang Jakarta?” lalu beliau menjelaskan:

“Dulu komunikasi yang berjalan di PT. Partex Indonusa adalah formal dan informal, komunikasi yang lewat arus formal itu berkaitan dengan arus ekspor, impor dan pajak. Kalau itu arus export, bisa lewat saya (Pak Ram) dan Pak Naresh. Dan kalau bukan arus ekspor atasan (Pak Ashok dan Pak Suresh) bisa non formal/informal atau atasan bisa langsung ke Pak Cuan un sebagai manajer keuangan atau ke Mba Puji sebagai asistennya pak Cuan Un dan Mba Berta sebagai asistennya Pak Ade Sophian. Tapi karyawan dibawah (Pak Cuan un, Mba Puji dan Mba Berta), Pak Ashok dan Pak Suresh tidak turun tangan, batasnya cuma sampai disitu doang, jadi di PT. Partex Indonusa komunikasinya kombinasi formal dan informal.

Dulu sewaktu di Partex Indonusa kalau karyawan berbuat salah, tergantung kita dapat intruksinya dari siapa. Contoh Bapak Ade Sophian di kasih perintah/tugas oleh atasan, dan Bapak Ade tidak menjalankannya maka Bapak Ade yang akan dimarahin.

Dari atasan serahin pekerjaan ke Pak Ade dulu, tapi kalau Pak Adenya sedang tidak ada dikantor, Pak Suresh bisa langsung memberikan perintah kepada Mba Puji atau Mba Berta, dan bila mbak Puji tidak

(13)

melaksanakan perkerjaannya maka Pak Suresh bisa marahin langsung mba puji. Dan akan negor ke Pak Ade juga, tolong anak buah nya dikasih tau, dan bawahan itu bisa juga langsung ke atasan, karena Pak Ade kadang ada kadang gak ada di kantor, kalau pak ade lagi gak ada, gimana mau lapor ke Pak Ade dulu, otomatis karyawan terbawah bisa komunikasi langsung ke atasan. Jadi karyawan harus bertanggung jawab

kepada orang yang memberikan tugas”1

.

Disini Bapak Ram Kalwani menjelaskan kalau dulu pola komunikasi di PT. Partex Indonusa menggunakan kombinasi / mix komunikasi yaitu formal dan informal, tetapi lebih banyak ke formalnya, dan struktur organisasinya sangat terpakai saat itu. Pimpinan dalam memberikan perintah/tugasnya kebanyakan mengikuti aliran komunikasi formal yaitu ke manajer dahulu baru turun ke bawah. Kalau yang berkaitan dengan arus export komunikasinya selalu formal, karena manajer export selalu hadir di kantor, jarang berada dilapangan, tetapi kalau selain export atau yang berkaitan dengan keuangan perusahaan, pajak dan kepegawaian,

komunikasinya bisa formal dan informal. Informalnya bila manajer sedang tidak ada dikantor maka pimpinan bisa langsung memberikan perintah/tugasnya sampai kepada karyawan terbawah atau asistennya manajer.

Pertanyaan sama pun penulis ajukan kepada Bapak Parthi Kalwani selaku pemilik dan pimpinan cabang PT. Parindo Agung Masjaya, lalu beliau menjelaskan:

“Dulu saya belum aktif bekerja di kantor PT. Partex Indonusa, karena saya masih di luar negeri, tapi setau saya komunikasi di PT. Partex

1

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

(14)

Indonusa lebih banyak ke formalnya. Struktur organisasinya lebih banyak terpakai”2

.

Bapak Parthiva Kalwani masih bersekolah diluar negeri jadi belum memimpin perusahaan, karena saat itu PT. Partex Indonusa masih dipimpin oleh Bapak Ashok Kalwani (kakak) dan Bapak Suresh Kalwani (adik yang juga ayah dari Bapak Parthiva Kalwani). Bapak Parthiva mempunyai jawaban yang sama dengan Bapak Ram Kalwani yaitu komunikasi yang berjalan di PT. Partex Indonusa lebih banyak menggunakan formalnya.

Kemudian penulis mengajukan pertanyaan serupa kepada Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, beliau menuturkan:

“Kalau saya kebanyakan intruksinya dari Mba Berta, peraturan/perintah langsung dari Pak Ashok itu jarang banget, Pak suresh juga jarang. Dulu kalau di PT. Partex Indonusa komunikasinya mix komunikasi (formal dan informal) tapi kebanyakan formalnya.

Contoh gambarannya:

1. AK (Pak Ashok Kalwani) dan SK (Pak Suresh Kalwani) posisinya sejajar.

2. Dibawah AK & SK ada Pak Naresh (manajer ekspor), Pak Ram (manajer ekspor), Pak Ade (manajer HRD + bagian Pajak) dan Pak Cuan Un (manajer accounting). Mereka berempat ini (Pak Naresh, Pak Ram, Pak Ade dan Pak Cuan Un) posisinya sejajar.

3. Dibawah Pak Naresh ada Annie sebagai sekretaris bagian ekspor. 4. Dibawah Pak Ram ada Anne sebagai sekretaris bagian ekspor.

5. Dibawah Pak Ade ada Mba Berta sebagai asisten bagian keuangan dan juga pajak.

6. Dibawah Mba Berta ada saya (Sugiatry).

7. Dibawah Pak Cuan Un ada Mba Puji sebagai asisten accounting.

2

Hasil wawancara Bapak Parthiva Kalwani (Pemilik perusahaan), pada tanggal 12 Juli 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

(15)

Kalau saya kebanyakan tugasnya dari Mba Berta dulu, jadi nyambung gitu loh, ini kalau banyak orangnya, tapi kalau skala perusahaannya kecil gak mungkin kayak gitu.

Jadi disaat saya berbuat kesalahan, karyawan yang akan

dimarahin/ditegur terlebih dahulu adalah Mba Berta (kepalanya dulu) dan Mba Berta baru menegur bawahannya, ini berarti formal. Tapi kadang-kadang Pak Suresh juga bisa langsung memberikan perintah ke saya tapi itu kalau situasinya diluar job desk saya. Kalau saya rasa di PT. Partex Indonusa struktur organisasinya dipake, karena orangnya kan banyak”3

.

Kalau di PT. Partex Indonusa karyawan harus melalui Bapak Ade Sophian, seperti karyawan ingin cuti, pinjam uang/cashbon, kursus, ini karena karyawannya banyak. Pokoknya dulu perkerjaan antar karyawan yang selevel sangat berkaitan (arus pekerjaannya bisa mondar mandir, tapi kalau urusan mengenai personal karyawan harus ke Pak Ade Sophian dulu, gak bisa langsung ke atasan tertinggi (AK & SK)”4

.

Ibu Sugiatry menjelaskan komunikasi yang berjalan di perusahaan terdahulu adalah mix kombinasi formal dan informal, tetapi kebanyakan formalnya, perintah yang diberikan oleh atasan tertinggi kebanyakan melalui manajer dahulu baru turun kebawah. Hal ini karena di perusahaan terdahulu karyawannya masih banyak jadi komunikasinya kebanyakan formal, sedangkan kalau komunikasi informalnya yaitu kalau situasinya bersifat minta tolong atau manajernya tidak masuk kerja.

3

Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 19 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

4

(16)

Tabel 2

Observasi hasil kesimpulan wawancara mendalam pola komunikasi terdahulu (PT. Partex Indonusa) sebelum berubah manajemen perusahaan dan

sebelum berganti nama menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

No. Keterangan

1 Pola komunikasi diperusahaan terdahulu lebih banyak formal karena karyawannya masih banyak -/+ 30 karyawan

2 Struktur Organisasi di perusahaan terdahulu lebih banyak terpakai dan hanya di pimpin oleh 2 orang pimpinan saja (Bapak Ashok Kalwani & Bapak Suresh Kalwani)

3 Karyawan lebih sering mendapatkan perintah dari manajer / kepala divisi terlebih dahulu (tidak langsung dari owner perusahaan)

4 Bila terjadi kesalahan, maka yang akan mendapatkan teguran adalah kepala divisinya dahulu, baru kepala divisi akan memberikan teguran ke bawahannya.

5 Pimpinan jarang langsung menggunakan staf dari kepala divisi yang lain, karena pimpinan lebih sering mengikuti garis komunikasi sesuai yang tergambar dalam struktur organisasi, kecuali bila situasinya bersifat urgent/ minta tolong atau manajernya tidak masuk kerja.

1.2.2. Terjadi Perubahan Pola Komunikasi antara Perusahaan dahulu dengan Sekarang Setelah Berganti Nama Menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

Berikut adalah pertanyaan yang peneliti ajukan kepada key informan yang sangat kredible yaitu Bapak Parthiva Kalwani selaku pemilik dan pimpinan cabang dari PT. Parindo Agung Masjaya, “sebenarnya apa yang terjadi pak dengan perusahaan sebelumnya sehingga berubah manajemen dan bergarnti nama perusahaan menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta?”, lalu beliau menjelaskan :

(17)

“Sebelumnya masalah yang terjadi bukan karena faktor internal perusahaan tapi dari eksternal perusahaan yang disebabkan krisis moneter atau kurs mata uang asing yang fluktuatif di Indonesia, banyaknya trader, harga dan discount yang competitive, sehingga menyebabkan penjualan ekspor menurun. Krisis moneter ini adalah masalah yang dihadapi oleh semua perusahaan yang ada di Indonesia. bukan hanya di kantor kita saja. Tapi bukan berarti dalam perusahaan sebelumnya sedang ada masalah dalam pola komunikasi, walaupun komunikasi di perusahaan sudah sangat lancar tetapi kalau di pasar luar negeri sedang susah, perusahaan tetap tidak bisa dagang dengan pasar luar negeri. Banyak krisis di eksternal seperti buyer lagi ada masalah sehingga perusahaan jadi gak ada order ekspor, dari Jepang ada masalah karena sekarang pesan barangnya harus jauh dimuka, harus bayar extra, harganya juga sudah naik FOB menjadi CNF, oleh karena itu yang menghandle krisis adalah atasan. Jadi menurut saya krisis yang terjadi diperusahaan tidak ada kaitannya dengan masalah kelancaran pola

komunikasi dalam perusahaan”. 5

Pertanyaan yang samapun peneliti berikan kepada Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan pemasaran ekspor, “kalau menurut bapak apa yang terjadi dengan perusahaan sebelumnya sehingga berubah manajemen dan bergarnti nama perusahaan menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta ?”, lalu beliau menjelaskan :

“Kita sudah bubarkan PT. Partex Indonusa, karena pengaruh dari krisis moneter, jadi kita ada pengurangan karyawan (PHK karyawan), krisis itu diakibatkan oleh faktor luar perusahaan seperti dollar naik turun, naik turun itu bukan ditangan kita, perusahaan kita baik-baik aja, komunikasi baik, pekerjaan baik, karena krismon jadi kepukul6. Di Parindo tidak ada krisis, krisis parindo cuma penjualan ekspor belum naik/nanjak kayak dulu, itu juga karena faktor luar. Menurut saya komunikasi yang berlangsung diperusahaan ini lancar-lancar saja, karena setiap saya

5

6

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

(18)

memberikan tugas atau perintah kepada karyawan, karyawan selalu memberikan laporannya kepada saya termasuk kesulitan atau masalah yang dihadapinya dalam bekerja karena saya sudah memberikan

kesempatan untuk bertanya kepada karyawan”7

.

Bapak Ade Sophian juga mempunyai inti jawaban yang sama dengan Bapak Parthiva Kalwani dan Bapak Ram Kalwani, berikut adalah penjelasan dari Bapak Ade Sophian:

“Masalah yang terjadi diperusahaan ini karena pengaruh krisis global saja atau moneter, dollar yang selalu naik turun sehingga mempengaruhi penjualan dan banyak nya competitor, promosi yang kurang. Kalau soal masalah komunikasi disini tidak ada yang dipermasalahkan, semua lancar-lancar aja. Karena disini perusahaannya bersifat kekeluargaan. Masalah yang terjadi hanya masalah eksternal bukan internal perusahaan”8

.

Pertanyaan yang samapun peneliti berikan kepada Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, sebagai key informan, “kalau menurut Ibu apa yang terjadi dengan perusahaan sebelumnya sehingga berubah manajemen dan berganti nama perusahaan menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta ?”, lalu beliau menjelaskan :

“Karena pengaruh krisis moneter, sehingga PT. Partex Indonusa bubar dan akhirnya pindah ke jalan kelinci ini tahun 2008 menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, krisis moneter dipengaruhi karena:

7

8

Hasil wawancara Bapak Ade Sophian (HRD, Manajer accounting, Pajak, dan Humas), pada tanggal 26 Juni 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

(19)

1. Kurs dollar yang selalu naik turun sehingga sangat berpengaruh terhadap merosotnya penjualan ekspor.

2. Persiapan diri yang kurang untuk setiap kemungkinan peristiwa yang terjadi.

3. Strategi promosi kurang berjalan

4. Perusahaan lalai maksudnya suka meng entar-entarkan masalah yang

terjadi, tidak cepat-cepat mengambil langkah-langkah yang

diperlukan untuk menyelesaikan masalahnya9.

Dari jawaban ke empat nara sumber diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa akibat krisis moneter yang melanda Indonesia 1997 menyebabkan berubahnya manajemen dan berganti nama perusahaan yang semula PT. Partex Indonusa menjadi PT.Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta. Krisis moneter ini melumpuhkan kegiatan ekonomi global, sehingga mempengaruhi kurs mata uang asing yang fluktuatif di Indonesia, bursa saham, harga barang dan discount yang competitive, maka persaingan bisnis menjadi berat dan mempengaruhi penurunan

penjualan ekspor, perusahaan menjadi terpukul, mempunyai hutang dan berakhir PHK karyawan. Jadi krisis yang terjadi bukan disebabkan oleh internal perusahaan tetapi karena faktor eksternal perusahaan dan perusahaan tidak bisa berbuat apa-apa kalau krisisnya datang dari luar. Walaupun komunikasi di perusahaan sudah berjalan sangat lancar tetapi kalau di pasar luar negeri sedang sulit untuk berdagang, perusahaan tetap tidak bisa berdagang dengan pasar luar negeri.

Berdasarkan tujuan penelitian ini peneliti ingin mengetahui bagaimana pola komunikasi formal di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta.

9

(20)

Setelah peneliti melihat, mendengar, merasakan, mengamati dan menganalisis permasalahan secara serius, peneliti baru dapat mengetahui apa yang terjadi, mengapa perusahaan bisa berganti manajemen dan berganti nama menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, dan bagaimana proses terjadinya perubahan dan pergantian nama perusahaan itu, lalu peneliti tidak berhenti sampai disini saja. Peneliti ingin menggali lebih dalam lagi, sampai menemukan temuan yang bisa menjawab rumusan masalah dan fokus penelitiannya.

Berikut adalah pertanyaan yang peneliti ajukan kepada Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan pemasaran ekspor, “apakah terjadi perubahan pola komunikasi pak dari yang semula perusahaannya bernama PT. Partex Indonusa dan sekarang berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta”, berikut jawaban lengkap dari beliau :

“Sekarang ini (di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta) kita semua adalah partners (Pak Ram, Pak Parthi, Pak Suresh dan Pak Ashok) yang tadinya sewaktu di PT. Partex Indonusa saya dan Pak Parthi menjadi bawahannya Pak Ashok dan Pak Suresh, tapi sekarang setelah pindah ke Parindo tahun 2008 saya dan Pak Parthi tidak menjadi bawahannya lagi, tapi kita masing-masing punya saham yang sama. Jangan dilihat dari umur, jadi anggap aja saya dan Pak Parthi bos muda, tapi kita semua bos, masing-masing 25% hasil kantor dibagi 4 (empat) dipotong overhead kantor seperti listrik, air, gaji karyawan, bunga bank, telepon dan lain-lain, hasilnya apa yang kita dapat kita bagi 4 (empat) kuenya.

Dikantor ini komunikasi informal lebih jalan, karna orangnya cuma sedikit, lagi pula komunikasi formal itu dipakai kalau jenjang struktur organisasinya panjang / banyak karyawannya. Komunikasi informal yaitu komunikasi tatap muka langsung dengan media sekarang yang sudah tersedia, contohnya pakai whatssapp, bbm, sms, email, kenapa informal, karena kita melihat satu sama lain itu setiap hari. Formal itu mungkin bila ada tamu, bila ada sesuatu hal yang penting, pemberian tugas yang

(21)

penting dan meeting. Pemberian tugas itu tidak ada formal dan informal, tugas adalah tugas, tugas itu diberikan karena dia memang harus kerjain contoh kita suruh pembantu untuk masak, itu bukan tugas formal dan informal kan, kita suruh tukang cuci mobil untuk cuci mobil, itu bukan tugas formal dan informal, itu diberikan karena itu kewajiban dia untuk kerjain tugasnya, karena kantor ini bersifat kekeluargaan, semua komunikasinya terbuka tidak ada yang ditutup tutupi10.

Dan komunikasi yang paling banyak dijalankan disini adalah komunikasi atas ke bawah, bawah ke atas dan komunikasi sesama karyawan. Kalau dilihat secara struktur organisasi di sini tidak berlaku, karena kantor kita terlalu informal. Sikon kita sangat luar biasa beda dengan perusahaan lain yang menjalankan. Sedang dulu di PT. Partex Indonusa ada kombinasi formal dan informal, tapi lebih banyak formalnya. Tapi di Parindo ini sangat informal, karena perusahaan kita itu kecil, kecil itu sangat informal. Kalau struktur organisasi Unilever/Sayap Mas mau minta ijin pulang cepet harus ke HRD kan ? harusnya kamu kalau mau pulang cepet harus lewat HRD dong, tapi kamu bilangnya malah langsung ke saya dan Pak Ade malah disingkirkan/diabaikan.”11

Komunikasi formal biasanya pelaksanaan kerjanya sesuai tingkatan kerja. Segala keputusan dimulai dari pimpinan kemudian turun kepada kepala bagian lalu turun lagi kepada karyawan. Dan menurut saya komunikasi yang bagus di Parindo ini adalah komunikasi lisan yang dilakukan secara tatap muka atau komunikasi dua arah.” 12

Pertanyaan yang samapun penulis ajukan kepada Bapak Parthiva Kalwani mengenai “apakah terjadi perubahan pola komunikasi dari yang semula perusahaannya bernama PT. Partex Indonusa lalu berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta”, dan ternyata beliau mempunyai jawaban yang hampir sama dengan Bapak Ram Kalwani yaitu komunikasinya lebih banyak

10

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 21 October 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

11

Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 17 Desember 2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

12

(22)

informal / komunikasi tatap muka langsung secara dua arah (face to face), berikut adalah jawaban lengkap dari Bapak Parthiva Kalwani :

“Komunikasi yang berlangsung dikantor ini adalah dua arah yaitu komunikasi langsung dari pimpinan ke karyawan dan karyawan ke pimpinan, misalnya dalam pemberian tugas atau perintah lebih efektif bila saya bicara langsung tatap muka (lisan) dengan orangnya agar langsung mendapatkan feedback apakah orang tersebut cepat mengerti apa maksud saya dan cepat menyelesaikan tugasnya, hal ini untuk menghindari missunderstanding atau kesalahpahaman.

Dan bentuk komunikasi informal nya yaitu pertemuan yang tidak direncanakan atau yang sifatnya sementara, seperti bertemu dan mengobrol pada saat jam makan siang atau ditempat peristirahatan kantor, dapur, di resepsi pernikahan dan seperti sekarang ini saya sedang

diwawancarai untuk skripsi kamu”13

.

Berbeda dengan jawaban yang diberikan oleh Bapak Ade Sophian yaitu komunikasi yang paling banyak digunakan di PT. Parindo Agung Masjaya ini adalah formal, berikut adalah jawaban lengkap dari Bapak Ade Sophian:

“Pola komunikasi diperusahaan ini ada 2 (dua) yaitu Formal dan informal, artinya kalau rapatkan harus formal, dan kalau wawancara seperti ini kan informal.

Komunikasi diperusahaan ini kebanyakan menggunakan

komunikasi formal. Formal contohnya:

1. Memberikan pengarahan yang rutin kepada karyawan, dalam keadaan krisis pengawasan terhadap pembiayaan/pengeluaran.

2. Pembentukan inisiatif dan kreatifitas

3. Dalam pemasaran mengoptimalkan konsep persaingan harga atas penjualan.

4. Percakapan yang efektif ditelepon dengan

partnership/supplier, contohnya membeli barang, kita

13

(23)

mencari barang harus mencari supplier dengan harga yang murah dengan waktu yang tepat.

Situasi dan kondisi perusahaan lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak kaku atau santai layaknya sebuah keluarga, peraturan perusahaan yang sudah diberlakukan tidak terlalu ketat, tapi tetap menjaga nilai-nilai formal seperti menghormati dan menghargai satu sama lain dan memprioritaskan output (hasil kerja) yang maksimal, tugas atau perintah yang diberikan pimpinan harus cepat diselesaikan tepat waktu, karena masing karyawan sudah mengerti tugas dan fungsinya masing-masing. Apalagi saya jarang sekali berada di dalam kantor karena pekerjaan saya lebih banyak dilapangan daripada didalam dan lagi pula komunikasi disini kebanyakan langsung-langsung aja, siapapun bisa bicara kepada siapapun, tanpa melibatkan saya. Kecuali untuk hal-hal yang dirasa perlu oleh pimpinan untuk melibatkan saya, seperti mengambil keputusan penting dan konsultasi untuk meminta pendapat saya”14

.

Pertanyaan yang samapun penulis ajukan kepada Ibu Sugiatry selaku staf finance dan staf payroll mengenai “apakah terjadi perubahan pola komunikasi dari yang semula perusahaannya bernama PT. Partex Indonusa lalu berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta”, dan ternyata beliau mempunyai jawaban yang hampir sama dengan ke tiga nara sumber di atas, berikut penjelasan dari beliau :

“Pola komunikasi di PT. Parindo ini adalah kekeluargaan yang bersifat formal dan informal. Biasanya komunikasi yang ke atas itu memberikan laporan atau hasil pekerjaan yang sudah ditugaskan oleh atasan, komunikasi kebawah yaitu pimpinan memberikan tugas/perintah kepada karyawannya, sedangkan komunikasi antar karyawan yaitu saling berbagi pendapat (sharing), memecahkan masalah yang timbul terhadap pekerjaan.

14

(24)

Menurut saya komunikasi yang berlangsung di kantor ini hanya bersifat 2 arah saja yaitu komunikasi atasan kebawahan dan bawahan ke atasan. Dalam menyampaikan pesannya pimpinan kebanyakan memberikan perintah/tugas secara langsung yaitu bertatap muka (tepat sasaran) kepada karyawan yang ingin diberikan tugas, bila pimpinan sedang berada diluar kantor komunikasi yang ada adalah dengan menelepon, sms, bbm (blackberry messanger) dan email langsung kepada karyawan yang ingin diberikan tugas/perintah. Pemberian tugas yang secara langsung ini sangat efektif untuk menghindari kesalahpahaman15.

Tapi bila karyawan yang ingin diberikan tugas/perintah sedang tidak ada ditempat/di kantor, maka barulah atasan menitipkan pesan kepada karyawan lainnya untuk disampaikan kepada karyawan yang ingin diberikan tugas sebenarnya. Keuntungan memberikan atau menitip pesan kepada orang lain agar bisa saling mengingatkan bila karyawan yang sudah diberikan tugas sebenarnya lupa. Komunikasi yang berjalan formal disini bersifat kekeluargaan tapi tetap respect terhadap atasan. Karena melihat sifat dan karakter atasan yang berbeda-beda, ada yang sangat tegas, disiplin, teratur, profesional dan ada juga yang bersikap santai (tidak begitu kaku) dan punya selera humor yang tinggi, yang penting pekerjaan cepat beres”16

.

Berdasarkan perkembangan penelitian yang peneliti dapatkan dari hasil jawaban wawancara mendalam kepada ke empat key informan di atas dan peneliti berperan sebagai partisipan membership, maka peneliti baru menemukan problem nya ada dimana, bahwa terjadi perubahan pola komunikasi yang semula pola komunikasinya formal di PT. Partex Indonusa lalu berubah menjadi informal di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, yang disebabkan oleh krisis moneter 1997 yang melanda Indonesia sehingga menyebabkan berubahnya manajemen perusahaan dan pergantian nama perusahaan.

15_{Hasil wawancara Ibu Sugiatry (Staf Finance dan payroll), pada tanggal 19 Desember 2012 di}

PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

16

(25)

Berikut adalah hasil temuan peneliti dilapangan, kemudian peneliti tarik menjadi kesimpulan, yang temuannya peneliti analisis secara sistematik seperti dibawah ini :

Tabel 3

Temuan Penelitian Terjadi Perubahan Pola Komunikasi antara Perusahaan dahulu dengan Sekarang Setelah Berganti Nama Menjadi

PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

No. Keterangan

1 Pola komunikasi sekarang (PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta) lebih banyak informal.

2 Perubahan pola komunikasi ini karena ada perubahan manajemen dan pergantian nama perusahaan, yang semula PT. Partex Indonusa pimpinannya hanya dua orang dengan membawahi -/+ 30 karyawan, sekarang setelah berubah menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta pimpinannya menjadi empat orang yang hanya membawahi karyawan enam orang, sehingga berubah pola komunikasi didalamnya dan bisa menyebabkan masalah dalam organisasi karena tidak jelasnya jalur atau arus penyampaian pesannya.

3 Akibat krisis ekonomi moneter yang melanda Indonesia 1997 PT. Partex Indonusa tutup usaha, sehingga menyebabkan berubahnya manajemen perusahaaan dan berganti nama menjadi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

4 Krisis yang terjadi berawal dari krisis moneter (faktor luar perusahaan). sehingga menyebabkan persaingan menjadi berat, perusahaan terpukul, penjualan ekspor menurun dan berakhir PHK karyawan. Karena karyawan berkurang maka pola komunikasi yang dahulu dengan sekarang berbeda, yang semula formal menjadi informal.

5 Situasi ini diperparah dengan kondisi di dalam perusahaan yaitu adanya kesatuan perintah yang tidak jelas, maka terjadi kebingungan pada karyawan.

(26)

6 Sekarang ke 4 orang pimpinan di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta menganggap dirinya sebagai kapten yang mengatur sebuah kapal. Ibarat sebuah kapal mempunyai 4 orang kapten, maka pengemudi kapal akan bingung perintah dari kapten manakah yang harus di anut, hal ini sesuai dengan teorinya (Sutarto, 2012 : 192)

7 Walaupun secara komando komunikasinya tidak masalah , tapi sebetulnya terjadi kekacauan dalam struktur organisasinya

8 Karyawan merasa dikejar – kejar waktu yang mepet karena 4 orang pimpinan merasa mempunyai hak untuk menggunakan staf dari setiap kepala divisi yang berbeda dan semua pimpinan boleh menegur, memarahi, memberi perintah langsung kepada semua karyawan sampai ke jenjang paling bawah

9 Sehingga pekerjaan karyawan menjadi serabutan /merangkap (tidak ada yang spesifik), double, overload, bingung, ragu-ragu, tidak jelasnya tanggung jawab dan berakhir menimbulkan kejenuhan / stress tingkat tinggi

10 Walaupun jelas karyawan bertanggung jawab kepada orang yang memberikan pekerjaan, karyawan tetap merasa kesulitan, karena 4 orang pimpinan hanya membawahi 6 orang karyawan

11 Kalau hubungan langsung / hubungan tugas terjadi kadang-kadang memang telah seharusnya, tetapi kalau hubungan langsung seperti itu (informal) dilakukan secara terus menerus, maka akan merusak saluran hubungan resmi yang telah ditentukan sehingga dapat membawa akibat lebih lanjut merusak struktur organisasi yang telah di tetapkan (Sutarto, 2012 : 184). Dan bisa menyebabkan iklim komunikasinya menjadi tidak bagus, kalau iklim komunikasinya tidak bagus maka akan mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.

12 Semua kerumitan pola komunikasi di atas disebabkan di PT. Parindo Agung Masjaya pola komunikasi formalnya tidak berjalan dengan baik, sehingga bisa menyebabkan masalah dalam organisasinya dan dapat diperjelas dengan struktur organisasi yang tidak jelas jalur / arus penyampaian pesannya.

(27)

13 Karena pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan / tugas / perintah secara informal, yang penting pekerjaan dikantor ini cepat terselesaikan dengan baik.

14 Walaupun perusahaan merasa tidak ada problem dalam komunikasinya (komunikasi lancar-lancar saja), tetapi sebenarnya ada problem, karena formalnya cuma ada satu orang nahkoda di kapalnya, sehingga posisi / jobdesk karyawan menjadi jelas

15 Atasan tidak mempunyai hak untuk menegur / memarahi langsung karyawannya

16 Formal itu kalau jenjang dalam struktur organisasinya panjang dan karyawannya banyak

17 Informal karena dipengaruhi jumlah jenjang organisasinya yang terlalu pendek dan karyawannya sedikit

18 Tetapi kalau karyawan yang sedikit ini harus mengikuti jalur formal maka pekerjaan karyawan menjadi terhambat dan lambat, karena pimpinan dan manajer terkadang suka mengantri untuk menunggu hasil pekerjaan karyawannya, karena banyaknya pimpinan yang memberikan tugas kepada karyawannya.

Selain itu pimpinan juga tidak selalu berada di kantor, terkadang pimpinan sangat sulit untuk dihubungi, terutama disaat pimpinan sedang membutuhkan kecepatan dalam pengiriman dan penerimaan berita / informasinya menjadi lama, berakibat pekerjaan bisa menjadi delay, pending, bahkan cancel

(28)

Gambar 4

Kerumitan Arah Aliran Komunikasi di PT. Parindo Agung Masjaya Cabang Jakarta, akibat banyaknya komunikasi informal yang digunakan menurut observasi

penulis

Owner Perusahaan (Bapak Suresh

Kalwani)

Finance & Payroll (Ibu Sugiatry)

Owner Perusahaan import dan shoes

manfacturer (Bapak Ashok Kalwani) Secretary Import (Suwarni) Secretary Export (Anne Savitri) HRD, Manager Accounting, General Affair, Humas (Bapak Ade Sophian) Owner Perusahaan

(Bapak Parthiva Kalwani) Direcktor Export

(Bapak Ram Kalwani)

Staff Gudang/staff lapangan bongkar muat barang dalam

container (Bapak Subur) Pengantar Surat/kurir

urusan perbankan (Arma Dharmawan)

(29)

Untuk lebih jelasnya, kerumitan struktur organisasi di atas dapat peneliti jelaskan dalam bagan organisasi sebagai berikut:

1. Kalau melihat struktur organisasi PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta seperti yang terlihat pada gambar 3 sebenarnya sudah salah, karena menurut penganalisaan peneliti bentuk susunan struktur organisasinya tidak sesuai dengan kenyataan yang ada seperti yang terlihat pada gambar 4 di atas, yang mana gambar 4 ini, posisi atau status dari ke empat pimpinan sebenarnya adalah sejajar dan seluruh staf posisinya sebenarnya berada dibawah Bapak Ade Sophian sebagai manajer HRD, manajer accounting dan Humas perusahaan.

2. Komunikasi dari atas kebawah, dalam penyampaian pesan / informasi, seluruh pimpinan tidak mengikuti garis komunikasi formal sesuai dengan struktur organisasinya. Komunikasi atas kebawah selalu dua arah face to face, lisan diikuti tulisan.

3. Garis putus-putus berwarna merah artinya pimpinan tertinggi boleh memberikan perintah/tugas langsung sampai kepada karyawan level terbawah untuk menyelesaikan tugasnya yang penting pekerjaan beres dan cepat diselesaikan dengan baik.

4. Garis putus-putus berwarna hijau artinya semua pimpinan bisa menggunakan staf dari kepala divisi yang berbeda untuk diberikan perintah/tugas.

(30)

5. Walaupun masing-masing staf sudah memiliki kepala divisi sendiri-sendiri tetapi bos lain masih bisa memberikan perintah/tugas kepada karyawan manapun yang di inginkan, maka terjadi kerumitan struktur organisasi seperti yang tergambar dalam gambar 4.

6. Komunikasi dari bawah ke atas, selalu dua arah face to face, lisan diikuti tulisan, bawahan bisa langsung berkomunikasi ke atasan dan karyawan langsung bertanggung jawab kepada orang yang memberikan pekerjaan.

Komunikasi secara formal seharusnya mengikuti arah komunikasi formal seperti yang ada di struktur organisasinya, seperti manajer dan karyawan dipanggil dalam pemberian tugas, agar manajer juga tahu pimpinan akan memberikan perintah apa kepada karyawan, seperti dalam panggilan rapat semuanya dipanggil. Pimpinan jangan terlalu sering melangkahi manajer kecuali bersifat urgent, karena nanti posisi manajer punya perasaan tidak enak atau terabaikan.

Sesuai dengan teorinya Sutarto (2012: 193), adanya kesatuan perintah tidak menghalangi adanya para kepala yang ada dalam organisasi untuk saling berhubungan atau menggunakan bawahan dari kepala yang lain asal jalan yang ditempuh benar, yaitu kepala yang akan menggunakan tenaga pejabat bawahan dari satuan lain hendaknya melewati kepala satuan yang memiliki tenaga tadi. Dengan cara demikian maka kepala kepala satuan lain itu dipandang lebih penting mungkin dapat saja segera diperintahkan kepada pejabat bawahannya, sebaliknya apabila pejabat bawahannya itu sedang sibuk maka perintah dari kepala satuan

(31)

lain itu dapat “ditahan” lebih dahulu, nanti bila telah senggang baru diperintahkan. Dengan demikian akan terjadi suatu urutan perintah yang teratur tidak saling bertabrakan satu sama lain.

Semua kerumitan pola komunikasi di atas bisa menyebabkan masalah di PT. Parindo Agung Masjaya di karenakan komunikasi formalnya tidak berjalan dengan baik dan kesatuan perintah yang tidak jelas dalam struktur organisasinya, maka menyebabkan kebingungan antar karyawan. Permasalahan tersebut dapat diperjelas dengan design ruang kerja kantornya seperti yang tergambar dibawah ini.

DDD

D

Gambar 5

Design/tata letak ruang kerja PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

Ruang kerja karyawan menghadap ruang kerja

owner (pemilik perusahaan) sebelah kanan dan

ruang pimpinan ekspor sebelah kiri

Ruang kerja owner (pemilik perusahaan) yang menghadap ruang kerja karyawan

Ruang kerja karyawan yang menghadap ruangan pimpinan dan ruang meeting

Ruang kerja karyawan yang berhadapan dengan ruangan kerja pimpinan

(32)

Pintu keluar ruang meeting langsung ke ruangan kerja karyawan dan ruang pimpinan

Ruang kerja owner (pemilik perusahaan) yang saling berhadapan dengan ruang kerja pimpinan pemasaran ekspor dan berhadapan dengan ruang kerja karyawan

Ruang meeting dan showroom produk-produk ekspor

(33)

Situasi dan kondisi ruang kerja seperti gambar diatas, sangat cocok kalau menggunakan aliran komunikasi informal, karena scope ruang kerjanya kecil yang hanya memakai sekat kecil sehingga memudahkan semua jalur komunikasi vertikal, horizontal, diagonal dan memudahkan pimpinan untuk memantau langsung hasil kerja karyawannya.

Justru kalau perusahaan terlalu mengikuti alur komunikasi formal sesuai dengan struktur organisasinya malah menjadi tidak efektif, karena dalam kerja sehari-harinya memang sangat efektif kalau menggunakan komunikasi informal, seperti masing-masing staf bisa menanyakan hal-hal yang mereka rasa kurang jelas kepada atasan atau kepada manajer, baik dalam jam kerja maupun diluar jam kerja.

Ini menunjukkan bahwa dalam bekerja tidak ada tingkatan hirarkie dan setiap anggota tidak merasa dibatasi oleh saluran yang boleh atau tidak boleh digunakan dalam berkomunikasi dengan anggota lain, karena semuanya bisa dikomunikasikan dengan baik (terbuka komunikasinya), dapat menciptakan keadaan yang baik, sebab koordinasi yang baik antar departemen dapat pula menumbuhkan jalinan komunikasi yang baik antar departemen.

Sekalipun memiliki banyak kekurangan pada pola komunikasi, hal terpenting yang adalah bagaimana menjalin komunikasi yang baik antar setiap bagian tanpa terlalu memperdulikan pola komunikasi seperti apa yang berjalan.

(34)

Seluruh karyawan diberikan kesempatan untuk menyumbangkan saran demi kemajuan perusahaan dan adanya kesempatan untuk berhadapan langsung dengan atasan jika menghadapi suatu permasalahaan.

4.2.4. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah (Downward Communication)

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki organisasi. Bentuk aliran komunikasi dari atas ke bawah berupa prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi dan lain sebagainya. Salah satu kelemahan komunikasi dari atas ke bawah adalah ketidak akuratan informasi karena harus melewati beberapa tingkatan. Pesan yang disampaikan dengan suatu bahasa yang tepat untuk suatu tingkat, tetapi tidak tepat, untuk tingkat paling bawah yang menjadi sasaran dari informasi tersebut17.

Komunikasi dari atas ke bawah yang berlangsung di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta dilakukan secara face to face yaitu komunikasi dua arah (tatap muka langsung), seperti yang telah dijelaskan oleh Bapak Parthiva Kalwani mengenai komunikasi dari atas kebawah (Downward Communication), yaitu:

“Biasanya komunikasi dari atas ke bawah berupa pemberian tugas. Dalam pemberian tugas, saya biasanya langsung memberikannya kepada karyawan yang bersangkutan tanpa melewati perantara atau tanpa melewati kepala bagian karna seluruh pimpinan dan manajer jarang berkumpul semua dalam satu kantor. Saya sendiri bisa bertindak sebagai HRD juga. Menurut saya perusahaaan tidak terlalu membutuhkan HRD, kita berdua Pak Ram dan Pak Parthi sudah cukup untuk menjadi HRD,

17

Khomsahrial Romli, Komunikasi Organisasi Lengkap, PT. Grasindo, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta, 2011, hlm. 176-177

(35)

jadi disini pimpinan perusahaan bisa menjadi HRD juga, anggap aja meja HRD kosong tidak ada orangnya, karena HRD sudah ada untuk mengurusi hal-hal lain diluar kantor. HRD diperlukan kalau karyawannya ratusan/banyak.

HRD akan tau kalau ekspor sudah berjalan misalnya sudah ada P.I.B (Pemberitahuan Impor Barang) atau P.E.B. (Pemberitahuan Ekspor Barang), barulah disini HRD akan turun tangan untuk mengurus segala keperluan ekspor impor ke kantor pajak. Jadi jabatan HRD di kantor ini lebih pantas untuk mengurus finance/accounting bukan HRD sebenarnya. Cuma pada saat interview-interview karyawan, barulah perusahaan memakai HRD, karena buat apa perusahaan pakai HRD hanya mengurus 6 staff saja. Karena biasanya yang bayar gaji karyawan di kantor ini bukan HRD tapi bagian administrasi finance (Ibu Sugiatri), seharusnya yang bayar gaji adalah HRD, tapi disini menjadi satu karena perusahaannya kecil”18

.

Bila saya sedang tidak di kantor biasanya menggunakan sms, bbm (blackberry messanger), email, telepon dan titip pesan kepada karyawan lainnya untuk menyampaikan pesan saya. Perusahaan jarang mengadakan rapat karena selain kartornya kecil karyawannya nya hanya sedikit (cuma 6 orang), perusahaan disini sifatnya kekeluargaan, jadi cukup bicara langsung aja. Setiap hari saya selalu memonitor hasil kerja karyawan dengan cara melihat langsung proses mereka bekerja, mengatur pelaksanaan tugas ke karyawan, memantau langsung dan memberikan

pengarahan kepada karyawan kalau ada yang kurang sesuai”19

.

Bapak Ram Kalwani mempunyai inti jawaban yang sama dengan Bapak Parthiva Kalwani, berikut adalah penjelasan dari Bapak Ram Kalwani:

“Biasanya komunikasi dari atasan ke bawahan berupa pemberian tugas kepada karyawan, ngecek sesuatu atau cari tau sesuatu, permintaan informasi, yang medianya berupa text message seperti bbm, whatssapp, sms, email. Di kantor ini, satu orang aja bisa pegang dua atau tiga jobdesk/pekerjaan, yang penting hasil kerja karyawan baik, lancar, tetap berjalan. Kita lebih ke goal oriented/hasil/target ekspor akhir tahun ini dan kita mau liat revenue sekian, lebih fokus kepada target atau

18

19

(36)

achievement. Menurut saya yang paling jalan komunikasinya disini adalah komunikasi atas ke bawah, bawah ke atas dan sesama karyawan”20

.

Berbeda dengan jawaban yang diberikan oleh Bapak Ade Sophian, berikut adalah penjelasan dari beliau:

“Komunikasi yang berlangsung di Parindo sesuai dengan prosedur yang ada, maksudnya dalam pelaksanaan kerja akan berjalan sesuai hierarkinya. Jadi segala keputusan atau proses komunikasi yang ada dimulai dari owner perusahaan cabang dan owner perusahaan pusat, karena perusahaan ini adalah perusahaan keluarga dimana keputusan diambil dari keduabelah pihak, tergantung dari permasalahan yang ada, terkadang hanya diambil dari pimpinan cabang saja atau hanya pimpinan pusat saja. Tujuan dilaksanakannya komunikasi formal adalah agar setiap unit kerja terkait menjadi jelas bagaimana prosedur kerja yang akan dan harus dilakukan, atau dapat dibaca secara tertulis pengarahan-pengarahan kerja dan dapat dijadikan suatu bukti otentik bila suatu saat

muncul masalah”21

.

“Pemberian tugasnya langsung dikomunikasikan kepada orang yang bersangkutan, karena saya kebanyakan tugas diluar kantor, kebanyakan saya memberikan tugasnya bicara lewat telepon, minta untuk dipersiapkan semua tugasnya, kalau sudah selesai baru saya akan ke kantor untuk mengambil berkas-berkasnya, tapi sebelumnya karyawan harus melapor dulu ke saya bila pekerjaannya sudah selesai dan saya jarang memberikan tugas kepada karyawan pakai sms, bbm, apalagi email”22

.

Ibu Sugiatry (Atry) selaku staf finance dan payroll, mempunyai jawaban yang hampir sama dengan Bapak Ram Kalwani dan Bapak

20

21

22

(37)

Parthiva Kalwani mengenai komunikasi dari atas ke bawah ( downward communication), berikut penjelasanya dari Ibu Sugiatry:

“Komunikasinya kebanyakan disini adalah bicara langsung tatap muka langsung secara dua arah, tanpa perantara, kecuali bila orang tersebut sedang tidak ada di kantor baru lewat telepon, sms, bbm, email”23.

Dan bila saya tidak paham dengan instruksi yang diberikan saya selalu bertanya apa maksud dari intruksi tersebut, karena dalam melakukan pekerjaan kita harus memiliki satu pemahaman agar tujuan yang dimaksud dapat tercapai. Pada kenyataannya struktur organisasi di Parindo ini, posisinya Pak Ade berada dibawah Pak Ashok, Pak Suresh, Pak Parthi dan Pak Ram. Dibawah Pak Ade ada Anne, saya, suwarni, Arman dan Pak Ujang. Walaupun secara struktur organisasi posisi Anne berada dibawah Pak Ade, tapi pada kenyatannya Anne adalah staf langsung dibawah Pak Ram, karena Pak Ram kepala dibidang ekspor dan staf bagian ekspor cuma anne aja, jadi Pak Ram bisa langsung memberikan perintah ke Anne yang bagian ekspor, jadi semuanya merangkap sekretaris iya staf ekspor juga iya. Sebenarnya dari semua ini bisa langsung ke mana-mana ini namanya informal, secara struktur memang kita semua karyawan seperti Anne, saya dan Suwarni dibawah

Pak Ade, gak mungkin sejajar dengan Pak Ade”24

.

Berdasarkan observasi penulis dengan bertindak sebagai partisipan memberhip dan wawancara mendalam kepada ke empat key informan diatas penulis dapat menyimpulkan komunikasi ke bawah di internal perusahaan sudah cukup baik, karena penyampaian instruksinya tidak hanya dilakukan lisan secara dua arah atau face to face, tetapi dikombinasikan antara lisan dan tulisan. Pimpinan beranggapan bahwa dengan komunikasi informal secara dua arah (tatap

23

24

(38)

muka langsung), karyawan lebih mudah memahami informasi yang disampaikan tanpa ada miss komunikasi dan komunikator bisa langsung memperoleh umpan balik mengenai konsekuensi dari pesan yang disampaikan, didukung dengan teknologi yang modern melalui handphone, telepon dan email maka informasi dapat diterima dengan cepat dan efisien. Sehingga komunikator dapat mengevaluasi, apakah komunikan memperhatikan, memahami menerima atau menyetujui pesan yang disampaikan. Meskipun demikian, penerimaan atau persetujuan komunikan atas pesan yang disampaikan sangat sulit diukur karena komunikan dapat memilih untuk tidak memperlihatkan apakah pesan-pesan tersebut benar-benar diyakini.

Sesuai dengan teori Level (1971) mensurvey penyelia dan meminta mereka untuk menilai keefektifan kombinasi-kombinasi yang berbeda dari metode untuk berbagai jenis situasi komunikasi yang berlainan. Ada empat metode sebagai berikut (1) tulisan saja, (2) lisan saja, (3) tulisan diikuti lisan, dan (4) lisan diikuti tulisan. Metode lisan diikuti tulisan diikuti paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan antarpesona yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan diikuti tulisan25.

25

R.Wayne Pace Don F. Faules, Dedy Mulyana, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan

(39)

Secara operasional memang komunikasi yang berlangsung lancar-lancar saja, seperti tidak ada kesalahpamahan dalam pemberian tugas karena komunikator langsung mendapatkan feedback atau respon dari komunikan, tetapi bila komunikasi langsung ini berjalan terus menerus bisa membuat struktur organisasnya tidak berfungsi atau tidak terpakai. Apalagi bila dilihat dari banyaknya jalur dengan struktur organisasi seperti yang terlihat di gambar 10, jadi kalau di gambar struktur organisasinya menjadi tidak jelas jalurnya atau arus penyampaian pesannya sehingga terjadi tabrakan, karena semua orang bisa berkuasa disini.

Kalau melihat sturuktur organisasi yang sudah ada sekarang ini di PT. Parindo Agung Masjaya, sebenarnya sudah salah, sehingga terjadi jalur komunikasi yang tidak jelas, seharusnya struktur orgnanisasinya perlu diubah dan. struktur organisasi di PT. Parindo Agung Masjaya menurut penganalisaan peneliti tidak sesuai dengan kenyataan yang ada.

Walaupun pimpinan sedang sibuk atau tidak dikantor, pimpinan masih memberikan kesempatan kepada bawahannya jika ada hal-hal yang perlu dipertanyakan atau kurang jelas, pimpinan masih mau mendengarkan permasalahan yang dihadapi karyawan dan dibicarakan secara kekeluargaan.

Di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta, semua pimpinan boleh menggunakan seluruh staf dari kepala divisi lain, seperti memberikan perintah atau instrukti pekerjaan langsung, memarahi, menegur bahkan sampai kepada karyawan yang posisi terbawah tanpa mengikuti garis komunikasi formal seperti

(40)

yang tergambar pada struktur organisasinya. Karena semua orang di PT. Parindo ini pekerjaannya merangkap (tidak ada yang spesifik). Pimpinan juga bisa bertindak sebagai HRD seperti memberikan pengarahan, memantau atau memonitor hasil kerja atau proses kerja karyawan, dikarenakan karyawannya hanya sedikit. Jadi untuk kondisi perusahaan yang berskala kecil, perusahaan sebenarnya belum membutuhkan manajer HRD, manajer HRD diperlukan bila karyawannya ratusan atau banyak.

Hal ini dipengaruhi jumlah jenjang organisasi di PT. Parindo Agung Masjaya yang pendek, sesuai dengan teori Sutarto (2012: 183-184) jenjang organisasi yang terlalu panjang akan membawa akibat hambatan. Merupakan hambatan karena perintah, petunjuk, keputusan dari pucuk pimpinan sampainya kepada para karyawan yang berkedudukan paling bawah akan memakan waktu yang lama, demikian pula sebaliknya laporan, pendapat, pertanggungjawaban dari para bawahan sampainya pada pucuk pimpinan akan memakan waktu yang lama pula hingga menyebabkan timbulnya kecendrungan hubungan antara pimpinan puncak dan karyawan terbawah dilakukan secara langsung. Kalau hubungan secara langsung demikian hanya terjadi kadang-kadang atau dalam hubungan tugas tertentu memang telah seharusnya, tetapi kalau hubungan langsung seperti itu dilakukan secara terus menerus maka akan merusak saluran hubungan resmi yang telah ditentukan sehingga dapat merusak struktur organisasi yang telah ditetapkan.

(41)

Berbicara mengenai komunikasi atas ke bawah (downward communication) sangat berkaitan dengan keterbukaan informasi atasan kepada

bawahan. Apa jadinya jika karyawan mempunyai bos/atasan yang pelit informasi. Sudah pasti anak buah harus mengupayakan, mengatur dan merencanakan strategi/jurus jitu agar atasan mau membagi ilmunya kepada bawahan, karena sudah seharusnya seorang bos itu terbuka dalam memberikan informasinya kepada bawahan. Berikut adalah peryataan yang diberikan Bapak Parthiva Kalwani selaku pemilik PT. Parindo Agung Masjaya cabang Ja karta, mengenai keterbukaan informasi antara atasan kepada bawahan, beliau menjelaskan:

“Iya, saya sangat terbuka. Semua kebijakan dan peraturan baru selalu dibicarakan kepada seluruh karyawan tanpa membeda-bedakan tingkatannya. Semuanya tidak ada yang ditutup-tutupi disini. Kecuali untuk hal-hal yang bersifat pribadi seperti karyawan yang ingin cashbon, naik gaji dan lain-lain. Disini masing-masing departemen dapat memberikan pendapat dan keluhannya secara langsung karena perusahaan ini adalah perusahaan keluarga dan bersifat kekeluargaan yaitu memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berbicara atau menjelaskan, memberi target yang realistic dan memberikan pengarahan pada manajer dan karyawan, dengan cara memberikan contoh yang baik dan tegas, karena sifat dan gaya kepemimpinan saya “simple, tegas, professional, organized, performance oriented, tidak memperdulikan proses / prosedur tetapi langsung pada hasilnya (results)”26

.

Jawaban yang samapun juga dinyatakan oleh Bapak Ram Kalwani selaku pimpinan bagian pemasaran ekspor perusahaan, beliau menerangkan :

26

(42)

“Iya, sangat terbuka, semua informasi di kantor ini selalu terbuka seperti masalah uang, saldo perusahaan, supplier, kebijakan perusahaan semuanya dibicarakan apa adanya kepada karyawan, tanpa ditutup tutupi, kecuali kepada hal-hal yang bersifat pribadi/intern saya akan memanggil karyawan yang bersangkutan keruangan saya untuk membicarakan hal-hal yang tidak perlu orang lain mengetahuinya”27

.

Berbeda dengan jawaban yang telah Bapak Ade Sophian berikan, beliau mejelaskan:

“Tidak terlalu terbuka, tergantung permasalahannya”. Untuk urusan pekerjaan, peraturan atau prosedur baru, kebijakan perusahaan kebanyakan informasinya terbuka. Tapi kalau sudah menyangkut urusan masa depan perusahaan, hutang piutang tidak semuanya terbuka”28.

Ibu Sugiatry (Atry) mempunyai jawaban yang hampir sama dengan Bapak Ade Sophian bahwa semua informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, peraturan atau prosedur baru, kebijakan perusahaan kebanyakan informasinya dibicarakan secara terbuka, berikut adalah penjelasan dari Ibu Sugiatry:

“Disini informasi dari pimpinan ke bawahan tidak semuanya terbuka, ada yang ditutup-tutupi, karena biasanya mereka (para pimpinan: Pak Parthi, Pak Ram, dan Pak Ashok) ngomongnya pakai bahasa India campur bahasa Inggris. Selama masih berhubungan dengan pekerjaan informasinya selalu terbuka, kalau udah soal personal/pribadi ataupun rahasia tidak semuanya bos mau terbuka. Maksudnya soal personal disini adalah membahas tentang prilaku karyawan, kelemahan karyawan, kelebihan karyawan, masalah pribadi bos masing-masing, masalah perusahaan dan lain-lain. Tapi kalau untuk urusan pekerjaan, peraturan atau prosedur baru, kebijakan dan hak dasar karyawan selalu dibicarakan

27_{Hasil wawancara Bapak Ram Kalwani (Direktur Pemasaran Ekspor), pada tanggal 21 October}

2012 di PT. Parindo Agung Masjaya cabang Jakarta

28