Dokumen

PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN

MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI

Manfaat yang diperolah Setelah Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal

di Perguruan Tinggi

SPMI, manfaat yang tak diragukan

Kukuh Hadi Nugroho *

*Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Madani Yogyakarta, Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Abstract

SPMI, manfaat yang tak diragukan. Kukuh Hadi Nugroho*)

Mutu yang dicari,

Setiap yang bersentuhan dengan mutu maka tidak akan pernah menurunkan kualitas suatu barang, jasa maupun sumber daya manusia. Mutu perupakan hal yang dikejar dan dicari oleh siapapun penikmat suatu layanan (customer), namun mutu merupakan barang langka yang sedang dan akan diusahakan bagi setiap pemilik layanan (produsent). Kepuasan yang berbanding lurus dengan mutu inilah yang memberikan jargon sendiri dikalangan pelanggan disaat disodori barang atau jasa dengan berucap mutunya bagaimana ? . Hal ini yang menjadikan mutu tidak akan lepas dari pembicaraan dari siapa saja yang akan ingin mendapatkan sesuatu maupun siapa saja yang akan menghasilkan sesuatu di bidang apapun dia. Hal yang senada juga dialami oleh Perguruan Tinggi Swasta, Perguruan Tinggi yang bergerak dalam bidang pendidikan. Mereka tidak luput dari yang namanya mutu yang senantiasa akan ditanyakan bagi calon mahasiswa dan orang tuanya. Bahkan tidak hanya itu tuntutan akan mutu ini di gulirkan oleh pemilik kebijakan atas Perguruan Tinggi yakni Kementerian Riset Teknologi dan Perguruan Tinggi yang mengharuskan setiap pendidikan tinggi memiliki standar mutu minimal yang wajib diterapkan. Namun kancah persaingan yang semakin ketat dan kompetitif maka tidak mungkin setiap perguruan tinggi akan berpuas diri dengan mutu minimal. Mereka akan berupaya menerapkan mutu yang unggul. Penjaminan mutu akan dimulai dari tahapan awal masuk, saat proses dan keluaran yang kemuanya benar-benar bisa dilihat dan dirasakan oleh semua kalangan penerima layanan. Mutu yang dihasilkan dari Perguruan Tinggi tidak serta merta terbentuk dengan sendirinya, tapi mutu merupakan proses dan pentahapan yang terus menerus sampai menuju mutu yang diharapkan. Perguruan Tinggi merupakan layanan jasa yang melibatkan beberapa bidang dan unit kerja yang kompleks untuk menghasilkan mutu unggul. Setiap kegiatan dari unit kerja yang ada di perguruan tinggi wajib berbasis mutu dan saling

melayani, berkoordinasi, dan bekerjasama mewujudkan mutu unggul di perguruan tingginya. Perguruan Tunggi yang bermutu unggul maka memilki prestasi dan lulusan yang berkualitas. Kita ambil contoh saat penerimaan mahasiswa baru, maka perguruan tinggi akan berupaya berfikir bagaimana dalam proses awal mahasiswa baru ini dapat melakukan seleksi mahasiswa yang berkualitas sesuai dengan harapan karena hal ini akan mempengaruhi nanti saat proses

perguruan tinggi yakni prestasi, baik sumber daya manusia maupun sistem tata kelola dari perguruan tinggi tersebut. Maka manajemen mutu perguruan tinggi akan sangat berpengaruh langsung terkait keberlangsungan perguruan tinggi ke depan yang dihadapkan perlombaan kompetisi mutu dari tingkat regional, nasional dan kancah internasional dari seluruh perguruan tinggi yang ada.

Rapi dan Tertata,

Manfaat dari Mutu yang kami rasakan adalah Rapi dan Tertata. Tidak bisa dipungkiri mutu akan menjawab setiap langkah dari SDM yang akan melaksanakan kegiatan. Sistem pelaksanaan kegiatan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan, urut dan tertata sesuai koridor yang berlaku. Setiap kegiatan operasional baik pra, proses dan pasca kegiatan dapat rapi dan tertata, terlebih lagi masalah dokumentasi. Rapi dan tertatanya dalam tahapan pra Kegiatan; mulai dari

terdokumentasinya penetapan perencanaan dan target serta SK SDM yang bertanggungjawab. Kemudian pada tahapan Proses; pelaksanaan sesuai rencana dan prosedur yanag berlaku dan formulir kegiatan yang terdokumentasi sesuai bukti fisiknya. Rapi dan tertatanya pada tahapan pasca kegiatan; Kepahaman atas mutu menjadikan setiap pengampu penanggung jawab kegiatan operasional akan memperhatikan dengan benar langkah-langkah yang akan dilakukan dan

memperhatikan mutu yang akan diambil sesuai aturan yang berlaku. Dokumentasi menjadi rapi dan tertata sesuai pihak terkait yang akan mengambil manfaat dari dokumentasi tersebut. Kita ambil contoh Laporan Kegiatan setiap Semester oleh Ka.Prodi, maka pengambilan seluruh dokumen yang diperlukan tinggal mengambil ditempat dimana mereka melakukan kegiatan tersebut, dokumen tingal diambil dianalisa, dievaluasi dan diambil solusi atas kendala yang tercatat dalam dokumentasi tersebut kemudian disuguhkan kepada pimpinan untuk diamil keputusannya dalam rangka

peningkatan mutu kegiatan berikutnya. Pengambilan kebijakan akan mudah dalam mengevaluasi dan mengambil manfaat dari dokumentasi yang rapi dan tertata tersebut. Data dan dokumen yang berbicara, karena sistem mutu yang yang sedang dibicarakan yang menhasilkan kepuasan dari semua pihak. Rapi dan tertata dari sistem mutu yang dijalankan juga memudahkan dan cepat dalam mencari dokumen, mudah dalam mencari solusi ditingkat manajemen operasional maupun tingkat strategis.

Kepercayan yang terjaga,

Manfaat mutu yang dijalankan akan menjawab permasalahan transparansi dalam kegiataan yang dilakuan oleh SDM. Sistem Mutu yang berjalan maka mengurangi kesalahpahaman dalam menilai SDM dalam menjalankan kegiatannya. Mutu menjamin kepercayaan SDM yang sedang menjalankan amanah pelaksanaan kegiatan dan menjaga kepercayaan atasan atau pimpinan dalam memberikan amanah suatu kegiatan. Rasulullah shallallahu alaihi wasallam bersabda: Jika amanat telah disia-siakan, tunggu saja kehancuran terjadi. Ada seorang sahabat bertanya; bagaimana maksud amanat disia-siakan? Nabi menjawab; Jika urusan diserahkan bukan kepada ahlinya, maka tunggulah kehancuran itu. (Bukhari 6015) Mutu berbicara SK pimpinan kepada SDM yang akan menjalankan kegiatan operasional, dan kriteria SDM yang akan menjalankannya. Prosedur-prosedur dalam

anggaran dan membelanjakan angaran sudah diatur dalam ketentuan dan peraturan dalam sistem mutu. Hal ini menjadikan adanya transparansi pra, proses dan pasca dari SDM yang diberikan amanah dalam menjalankan kegiatan institusional.

Menjawab Akreditasi,

kebijakan mutu, Standar mutu, manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, dan formulir kerja yang kesemuanya mewakili kriteria dan borang yang ada di akreditasi perguruan tinggi. Pengawalan internal yang komplek terkait mutu bagaimana mewujudkan visi misi institusi dikawal dengan benar dengan sistem penjaminan mutu internal. Semua instrumen dalam borang akreditasi memang berbasis data atau dokumen, ada landasan hukum semua kegiatan Perguruan Tinggi dalam menjalankan rencana starategis dan rencana operasional. Semua alur dokumen pra, proses dan pasca kegiatan terkumpul dalam dokumen yang terkendali dan terarsip dengan baik, dari mulai level Top Manajemen, Middle Manajemen dan Low Manajemen. Keterkaitan mutu manajemen yang saling menjaga dan saling memberikan jaminan mutu yang dikawal dengan sistem penjaminan mutu

internal ini. Maka tidak bisa dipungkiri manfaat dari Pelaksanaan Penjaminan Mutu Internal yang berkesinambungan ini berdampak pada seluruh civitas akademika menjadi PD percaya diri terkait akan menghadapi pihak manapun yang akan meng auditnya termasuk Akreditasi. Perguruan tinggi yang menjalankan penjaminan mutu internal akan beroriantasi pada penyediaan dokumen yang terkendali dan terarsip dengan baik dengan kata lain Biarkan data atau Dokumen yang berbicara . Maka siapapun dari SDM atau civitas akademika Perguruan Tinggi akan mudah menjawab dan bercerita dengan yakin kepada asesor yang meminta jawaban atas standar mutu yang sudah dijalankan.

Kepuasan yang berkesinambungan,

Manfaat lain dari Sistem Penjaminan Mutu Internal, menjadi jawaban atas kepuasan siapa pun yang akan bertanya tentang pengelolaan perguruan tinggi mulai dari internal yakni civitas akademika perguruan tinggi (Yayasan, Tenaga Pendidik, Tenaga Kependidikan, Mahasiswa), dan eksternal yakni Lahan Praktek, Pengguna Alumni, Pemerintah, serta Bangsa dan Negara karena telah memenuhi Undang Undang Dasar 1945 yakni ikut membantu dalam mencerdasakan kehidupan berbangsa dan bernegara. Kepuasan yang akan senantiasa mereka rasakan dengan adanya penerapan ditingkat internal Perguruan Tinggi yakni sistem penjaminan mutu internal. Yayasan sebagai Badan Penyelenggara pendidikan akan menaruh apresiaasi yang penuh, dengan penjagaan manajemen mutu internal dengan laporan perkembangan perguruan tinggi tang terukur, Tenaga pendidikan akan mudah dalam meningkatkan proses trasnsfer ilmu pengetahuan karena

terdokumentasi dan terevaluasi, Tenaga Kependidikan akan mudah dalam memberikan layanan karena berdasakan standar prosedur yang telah ditetapkan. Kemudian Mahasiswa mendapatkan pelayanan yang berbasis mutu yang tentu akan mendapatkan kepuasan dalam layanan. Pemerintah yang terkait diatas Perguruan Tinggi juga akan mudah dalam melakukan pembimbingan karena berbasis dokumen yang memudahkan dalam melakukan evaluasi eksternal perguruan tinggi. Lahan praktek juga akan mudah menyesuaikan mutu yang diharapkan institusi dan akan terakomodir di lahan praktek mahasiswa sehingga tercapai kompetensi yang ditargetkan. Kemudian yang tentu akan banyak mendapatkan manfaat akan penjaminan mutu internal dan dirasakan yakni pengguna alumni atau lahan kerja akan mendapatkan SDM yang sesuai kompetensinya dan tentu akan meningkatkan mutu layanan di instansi tersebut. Perguruan Tinggi yang menerapkan Sistem Penjaminan mutu Internal ini lah yang akan mendapatkan manfaat karena telah menjawab semua hal yang diinginkan oleh pihak terkait, dengan kata lain membuat kepuasan yang

berkesinambungan. Perguruan tinggi inipun akhirnya mudah dikenal karena mutu nya, bahkan menjadi rujukan perguruan tinggi lainnya.

Jangan Tunda Lakukan PPEPP,

Sistem penjaminan mutu Internal ini akan dapat dirasakan manfaat, keberadaannya hanya dengan

menerapkan PPEPP oleh Perguruan tinggi tersebut. Apa itu PPEPP, yakni Penetapan,

saja yang berbeda beda, maka penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal ini akan menjadi

standar baku yang dimilki yang akan menghantarkan ketahap demi tahap menjadi perguruan tinggi yang bermutu unggul. Penjaminan Mutu ini akan menjadi terarah dan terukur serta memudahkan perguruan tinggi yang bermutu. Setiap mutu memiliki instrumen dan kriteria yang akan dipenuhi, maka perguruan tinggi akan memillih mutu yang bagaimana yang akan dituju melihat kemampuan atau evaluasi diri dari perguruan tinggi tersebut. Merupakan keniscayaan bagi perguruan tinggi tidak ingin naik derajat mutunya dan senantiasa ingin meningkat kualitas dalam segala hal dalam mutu perguruan tinggi nya. Pentahapan peningkatan kualitas perguruan tinggi memperlukan proses yang berkesinambungan yakni dimulai dari sekarang P Pertama membuat Penetapan yang tentunya ada didalamnya perencanan yang melekat target yang akan dicapai. Kemudian P Kedua,

Pelaksanaan dimana senantiasa dijalankan apa yang sudah ditetapkan dengan menyelami

berberbagai rintangan dan hambatannya. Selanjutnya E yakni Evaluasi berupaya untuk ditinjau dari pelaksanaan dengan evaluasi dan monitoring terhadap sistem yang berjalan untuk mendapatkan penjaminan mutu atas target kegiatan yang dijalankan. Kemudian P Ketiga Pengendalian, Yakni berupaya melihat secara mendalam keseluruhan Perencanaan, Pelaksanaan, serta Evaluasi untuk mengendalikan arah dan menelaah hambatan yang berupaya dicarikan solusinya. Kemudian P yang terakhir yakni Peningkatan, dimana Perguruan Tinggi mengambil langkah progresif untuk

meningkatkan dari ketercapaian dari target yang sudah dijalankan dengan satu tujuan Peningkatan Mutu Perguruan Tinggi di kancah regional, nasional dan internasional. Kesemuanya akan berjalan dengan adanya komitmen menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal dari seluruh unit kerja dari level manajemen di perguruan tinggi.