PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN
Clinic is individual health service facilities that provides primary medical services and or specialist, it is held by more than one kind of health workers and presided over by medical workers. In providing health services,
to design registration information system of outpatient clinic that can be used as the basic of service clinic based information system.Registration information system of outpatient clinic is designed by 6 entitiesthey
information systems registration outpatient clinic which is able to serve patients fast and accurate and able
Keywords: Information System, Registration, Clinic
Abstrak
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis.Dalam memberikan pelayanan kesehatan, klinik membutuhkan pengelolaan pendaftaran pasien dan rekam medis yang berkualitas. Berdasarkan hal tersebut, dalam penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan pelayanan klinik berbasis system informasi.Sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik dirancang dengan 6 entitas yaitu Pasien, Apotek, Dokter,Tempat Pendaftaran Pasien, Kasirdan Direktur Klinik. Basis data yang digunakan terdiri dari 13 tabel yang saling berelasi. Hasil perancangan sIstem ini dapat digunakan sebagai dasar pengembangan sIstem informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang mampu melayani pasien dengan cepat dan akurat serta mampu menyajikan informasi rekam medis yang berkualitas.
Kata Kunci: SistemInformasi, Pendaftaran, Klini
PENDAHULUAN
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Fatta, 2007). Semakin berkembang sistem informasi berbasis komputer, maka sudah menjadi hal yang umum jika sistem informasi digunakan di perusahaan, instansi dan jasa pelayanan. Salah satu jasa pelayanan yaitu pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan yang berkembang di Indonesia sangat beragam macamnya, diantaranya ada rumah
sakit, puskesmas, dokter praktek, balai pengobatan dan klinik.
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem pengolahan rekam medis yang baikdanbenar, tidaka kantercapainya tertib administrasi sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2006). Selain itu berkas rekam medis mempunyai nilai medis yang sangat penting, karena catatan tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan kepada pasien dan dalam rangka serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen resiko klinis serta keamanan atau keselamatan pasien dan kendali biaya.
Klinik sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis.Dalam memberikan pelayanan kesehatan pasien, klinik membutuhkan unit rekam medis yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan data pasien menjadi informasi yang
berguna bagipengambilan keputusan (Budi, 2011). Untuk mewujudkan rekam medis klinik yang berkualitas dibutuhkan penerapan sistem informasi rekam medis klinik berbasis komputeryang mampu melayani pasien dengan cepat dan akurat serta mampu menyajikan informasi rekam medis yang berkualitas untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, dalam penelitian ini dilakukan perancangan sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan pelayanan pendaftaran rawat jalank linik yang manual menjadipelayanan yang berbasissisteminformasi.
METODE
Pada tahap perencanaan dilakukan studi literatur untuk memahami materi yang berhubungan dengan sistem informasi pendaftaran rawat jalan yang mendukung kelengkapan teori dan pemahaman dari kasus yang dihadapi. Tahap penelitian dilakukan dengan pengumpulan data lapangan dan analisis kebutuhan sistem. Hasinya adalah berupa variabel-variabel yang dibutuhkan untuk perancangan sistem. Tahapan perancangan adalah tahapan untuk merancang model berdasarkan variabel yang dibutuhkan, perancangan proses yang terdiri dari
bagan alir sistem dan Diagram Arus Data (DAD), perancangan basis data dan perancangan antarmuka (dialog) sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis dan Peracangan Sistem Flowchart Sistem
Flowachart sistem pendaftaran rawat jalan secara manual disajikan pada gambar 2 berikut ini :
Gambar 2. Flowchart Sistem Pendafaran Rawat Jalan Secara Manual
Alur pendaftaran rawat jalan secara manual dimulai dengan pasien mendaftar di bagian Tempat Pendaftaran, pasien ditanya pernah berobat atau belum. Jika pernah berobat berarti pasien tersebut pasien lama dan jika pasien tersebut belum pernah berobat berarti pasien tersebut pasien baru.
Alur prosedur untuk pasien baru yaitu petugas meminjam kartu identitas pasien, membuatkan KIB, KIUP dan menyiapkan Dokumen Rekam Medis. KIB diserahkan kepada pasien, KIUP disimpan di rak KIUP dan Dokumen Rekam Medis diantar ke poliklinik yang dituju. Sedangkan
untuk pasien lama, petugas akan meminjam KIB pasien. Jika pasien tidak membawa KIB, maka petugas akan mencari nomor rekam medis pasien di KIUP. Kemudian menuliskan nomor rekam medis dan nama pasien pada tracer.Selanjutnya mencari dokumen rekam medis di rak dan menggantikan dokumen tersebut dengan tracer.
Gambar 3. Flowchart Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Yang Dikembangkan
Sistem pendaftaran rawat jalan yang dikembangkan, alurnya dimulai dari pasien mendaftar di bagian pendaftaran, pasien ditanya pernah berobat atau belum. Apabila pernah berobat berarti pasien tersebut termasuk pasien lama dan apabila pasien tersebut belum pernah berobat berarti pasien tersebut termasuk pasien baru.
Jikapasien lama yaitu dengan mencarikan dokumen lama pasien yang sesuai dengan data pasien di komputer kemudian petugas menanyakan pada pasien poliklinik mana yang diinginkan pasien. Petugas pendaftaran mengantar pasien dan menyerahkan DRM ke poliklinik yang dituju pasien.
Sedangkan untuk pasien baru, petugas pendaftaran
DRM ke poliklinik yang dituju pasien, petugas pendaftaran mencatat data pasien baru pada komputer. KIB diberikan pada pasien untuk dibawa saat berobat kembali. KIUP disimpan pada rak KIUP di TPP. Petugas pendaftaran mengantar pasien dan menyerahkan DRM ke poliklinik yang dituju pasien.
Diagram Konteks dan DAD
DAD level 1 merupakan penjabaran proses dari Diagram Konteks. Pada perancangan DAD Level 1 ini, Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan Klinik terdiridari 3 proses utama yaitu : Mengolah data master, mengolah data transaksi dan mengolah laporan. Mengolah data master merupakan proses untuk menginputkan data master yang teridiri dari data pasien, data dokter, data diagnosis, data tindakan, data poliklinik, data wilayah, data obat, dan master data pelayanan. Mengolah data
transaksi digunakan untuk menginputkan data transaksi pendaftaran pasien dan pembayaran. Sedangkan mengolah laporana dalah proses untuk membuat dan menampilkan output system berupalaporan-laporan.
Berdasarkan DAD level 1 tersebutdisusun DAD level 2 yang lebih rinci untuk masing-masing proses. DAD Level 2 mengolah transaksi disajikanpa dagambar 6.
Pada DAD level 2 mengolah transaksi terdapat 3 proses : pendaftaran, pembayaran obat dan pembayaran pelayanan. Proses pendaftaran mendapatkan input data pendaftaran ketika ada pasien mendaftar, membaca data master untuk bertransaksi dan menyimpan hasilnya ke file pendaftaran. Proses pembayaran obat mendapatkan inputan data obat yang diberikan dari dokter, kemudian
detail pelayanansertamenghasilkan output nota pembayaran pelayanan untuk pasien.
Desain Basis Data
SIMPULAN
Perancangan sisteminformasi pendaftaran rawat jalan klinik ini berhubungan dengan 6 entitas yaituPasien, Apotek, Dokter, Tempat Pendaftaran Pasien (TPP), Kasirdan Direktur Klinik. Sistem informasi ini menggunakan database pendaftaran yang terdiridari 13 tabel yang saling berelasi. Berdasarkan hasil perancangan ini dapat dibangun sistem informasi pendaftaran rawat jalan klinik yang mampu melayani pasien dengan cepat dan akurat serta mampu menyajikan informasi rekammedis yang berkualitas.
DAFTAR PUSTAKA
Budi, S.C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:Quantum Sinergis Media.
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta.
_____. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/
Jakarta.
Fatta, H.A. 2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Farlinda, S. dan Siti N. 2015. Desain Sistem Informasi Pendaftaran Rawat Jalan di Rumah Saki tUmum Daerah Sleman.Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI).Vol 3 No. 1, Maret 215.
Jogiyanto,2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi
Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kristanto, A. 2008.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Puspitadkk. 2013. Sistem Informasi Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Dan Observasi Pada Puskesmas Pringkuku Kabupaten Pacitan.
Indonesion Journal on Networking and Security (IJNS).Juli 2013.
Shofari, B. 2002.Sistem Dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis. Semarang : PORMIKI Jawa Tengah.
