Chapter 11 Communications

(1)

Chapter 11 – Communications

Robbins and Judge

Organization Behavior

15 Edition

The material used in producing this presentation derived from the book. Several examples added

to enrich the student’s understanding Please acknowledge the Authors

(2)

Sasaran Perkuliahan



Memahami Fungsi Komunikasi



Mengetahui dan mempraktekkan Proses komunikasi



Membedakan Komunikasi non verbal dan verbal

(3)

TARGET SATU

(4)

Definition of Communications



Aktivitas untuk menyampaikan informasi melalui

pertukaran pesan, pikiran melalui pembicaraan, kode,

perilaku, dan visual



Any act by which one person gives to or receives from

another person information about that person's needs,

desires, perceptions, knowledge, or affective states.



Communication may be intentional or unintentional,

 Involve conventional or unconventional signals,  Take linguistic or non-linguistic forms,

(5)

Function of Communications

• Tell what to do, not to do, how to do

Control behavior

• Feedback on progress, reward

Drive the motivation

• Sad, happy, anxious

Show of emotional

expression

• Data, what happen, how it happen

Information to make

decision

• Hang out, chit-chat, stress relief

Fullfilment of social

needs

(6)

TARGET DUA

(7)

The Communication Process



Tahapan interaksi dari pembawa pesan kepada penerima

pesan yang diakhiri dengan tersampaikan dan dipahaminya

pesan tersebut

(8)

Key parts of Communications Process

 The Sender – ide awal yang akan disampaikan

 Encoding – mengubah dalam bentuk pesan yang mudah dipahami

 The Message – hal yang akan disampaikan

 The Channel – saluran yang akan digunakan

 The Receiver – orang yang menerima pesan

 Decoding – cara penerima pesan mengolah apa yang diterimanya

 Noise – gangguan yang dialami ketika proses penerimaan pesan

 Feedback – tanggapan penerima pesan mengenai hal yang disampaikan oleh pembawa pesan

(9)

Communications Channels



Saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari

pembawa pesan kepada penerima



Jenis saluran:

 Formal

 Established by the organization and transmit messages that are related to the professional activities of members and follow the chain of authority

 Informal

 Used to transmit personal or social messages in the organization. These informal channels are spontaneous and emerge as a response to

(10)

Directions of Communications



Vertikal- ke bawah

 Atasan menjelaskan apa yang diharapkan kepada bawahan  Jika perlu dijelaskanjuga mengapa suatu tindakan perlu

dilakukan



Vertikal – ke atas

 Bawahan memastikan tugas dari atasan, khususnya jika tidak/kurang jelas

 Berbagi pendapat dan ide2 

Lateral - sejajar

(11)

(12)

Interpersonnal Communications

 Oral Communication

 Manfaat : umpan balik cepat, respon

 _{Kerugian: potensi penyimpangan terkait jumlah penerima dan}

saluran yang digunakan

 Written Communication

 Manfaat: jelas dan ada buktinya, dapat dicek ulang

 Kerugian: butuh waktu dan umpan balik relatif lama

 Nonverbal Communication

 Manfaat: mendukung bentuk komunikasi lain & memperlihatkan

ekspresi dan perasaan

(13)

TARGET TIGA

(14)

Body Language Issues

All of these common U.S. hand signs are offensive somewhere in

the world.

(15)

Nonverbal Communications

 Body Movement

 Gerakan yang tidak disadari tetapi memiliki arti tertentu

 _{Menunjukkan tingkat ketertarikan kepada pihak lain atau perbedaan}

status

 Intonations and Voice Emphasis

 Cara mengucapkan berpengaruh terhadap arti yang ingin disampaikan

 Facial Expressions

 _{Show emotion}

 Physical Distance between Sender and Receiver

 Proper space depend on budaya yang dianut

(16)

Electronic Communication

 E-mail

 Advantages:

 Mudah, cepat, tersimpan, murah  Disadvantages:

 Tergantung jaringan

 Sering menimbulkan salah arti

 Tidak tepat untuk menyampaikan pesan yang negatif

 Terlalu sering digunakan dan membebani penerima

 Kurang mencerminkan perasaan penerima dan pembawa pesan

 Rawan penyalahgunaan

(17)

Electronic Communication

 Instant/Short Messaging

 Explosive growth in business use

 Fast and inexpensive means of communication  Can be intrusive and distracting

 Easily “hacked” with weak security  Can be seen as too informal

(18)

Electronic Communication

 Social Networking:

 Fasilitas publik yang bepotensi membuat orang lain melihat pesan yang disampaikan

 Memberikan manfaat untuk menggali informasi mengenai seseorang

 Maintain your contact, don’t use them only to get wht you want

 Remember to avoid any negative expression cause it might get you into trouble later

(19)

Electronic Communication

 Blogs:

 Salah satu bentuk webstie yang dibuat sebagai bagian untuk

mengekspresikan seseorang

 Pisau bermata dua

(20)

Organizational Communications



Formal small group network

 Chain:

 Kaku mengikuti pole struktur organisasi  Wheel:

 Bergantung pada satu figur yang bertindak sebagai saluran untuk berkomunikasi

 Tim yang memiliki pemimpin yang kuat  All Channel:

 Seluruh anggota kelompok berkomunikasi aktif satu dengan yang lain

(21)

(22)

(23)

Grapevine

An organizational informal communication network

Three Main Grapevine Characteristics

• Sifatnya INFORMAL

• Sering dianggap lebih dapat dipercaya dibanding informasi dari sumber formal • Seringkali diarahkan untuk kepentingan orang yang menggunakannya

Cuase of grapevine:

• Keingintahuan mengenai suatu informasi yang dianggap penting • Berkembangnya kondisi yang ambigu

• Terjadi kondisi yang menyebabkan kegelisahan

Menjadi sumber informasi bagi manajemen

(24)

Grapevine



Leads to negative rumor



Cara meminimalkan berkembangnya rumor:

 Berikan informasi sesegera mungkin

 Jelaskan suatu tindakan yang menimbulkan polemik

(ketidakjelasan, ketidakadilan, tidak konsisten, penyimpangan)  Merespon dengan tenang dan tidak mencari penyebarnya

 Selalu menyediakan sarana komunikasi yang terbuka bagi seluruh jajaran

(25)

Choice of Communication Channel



_Richness

 Menangani banyak pesan atau petunjuk dalam satu waktu  Memberikan umpan balik yang cepat

 Bisa memenuhi kebutuhan kerahasiaan atau pribadi



_{Routine and non routine message}



Level of importance of the message

(26)

(27)

Respond to the Message in Communication

Faktor yang mempengaruhi



Automatic (sekilas) & Control processing (detail)



_{Interest level}



Prior knowledge (like YOU)



Personality



_{Message characterictic}

 Interested student?

(28)

TARGET EMPAT

(29)

(30)

Barriers in Effective Communication

 Filtering

 Manipulasi yang dilakukan oleh pengirim pesan agar penerima menerima pesan sesuai keinginannya atau harapannya

 Selective Perception

 Hanya mengartikan hal-hal yang menarik sesuai dengan latar belakang, pengalaman, dan sikapnya

 Information Overload

 Terlalu banyak informasi yang diterima membuat individu suit memproses

 Emotions

 Kondisi ketika pesan diterima berpengaruh thd interpretasi pesan tersebut

(31)

Barriers in Effective Communication

 Language

 Words have different meanings to different people

 Affraid to communicate

 Rasa tgang dan kekhawatiran untuk berkomunikasi lisan, tertulis,

atau bahkan keduanya

 Lies/Deception

 Menyampaikan pesan secara sengaja dengan mengurangi atau