73 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (http://www.dikti.go.id)
74 BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Sejarah Organisasi
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi mulai dibentuk tahun 1975 dengan tugas pokok menangani dan membina bidang akademik, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, perguruan tinggi negeri dan swasta serta kemahasiswaan. Sesuai perkembangan, Direktorat Jenderal ditata kembali menjadi Direktorat Pembinaan Sarana Akademik, Direktorat Pembinaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dan Direktorat Kemahasiswaan dan Sekretariatan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Dengan berpedoman pada keputusan dari Menteri P dan K, Nomor 0140/U/1975 tanggal 12 juli 1975 ditetapkan tugas pokok Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi yang disingkat DIKTI untuk melaksanakan sebagian dari tugas-tugas pokok Departemen P dan K di bidang Pendidikan tinggi. Pada 1969 Pemerintah mengubah pola kebijakan pembangunan nasional dari Pembangunan Semesta Berencana ke pola Rencana Pembangunan Lima Tahun (Repelita) yang dilaksanakan secara bertahap, jangka pendek (satu tahun), jangka menengah (lima tahun), dan jangaka panjang (dua puluh lima tahun). Kebijakan pembangunan ini ditingkatkan agar anggaran pembangunan nasional yang jumlahnya terbatas digunakan secara efisien dan efektif. Berdasarkan kebijakan tersebut anggaran yang diinvestasikan dalam pembangunan pendidikan tinggi harus direncanakan secara terprogram untuk mencapai sasaran Tridarma Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dalam jangka pendek, jangka
75
menengah, dan jangka panjang. Untuk melaksanakan kebijakan tersebut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membentuk Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Perubahan Dari PTIP Ke Ditjen DIKTI
Perjalanan Penanganan Pendidikan Tingggi, Sejalan dengan irama perjuangan, organisasi yang menangani pendidikan tinggi dalam kurun waktu sekitar setengah abad (1949-2000) telah mengalami empat kali perubahan. Sejak 1949 organisasi yang mengurus pendidikan dasar, menengah dan pendidikan tinggi adalah:
• Departemen Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan, disingkat Departemen PP dan K. dengan lahirnya Undang-Undang Perguruan Tinggi Nomor 22 Tahun 1961,
• Pada April 1961 dibentuk Departemen Perguruan tinggi dan Ilmu Pengetahuan disinkat Departemen PTIP. Organisasi yang khusus menangani pendidikan tinggi terpisah dari urusan pendidikan dasar dan menengah,
• Kemudian pada tahun 1974 menyatu kembali dalam Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
• Pada tahun 1999 berubah nama menjadi Departemen Pendidikan Nasional.
3.2. Hakekat dan Tujuan
3.2.1. Hakekat Pendidikan Tinggi
Pendidikan tinggi pada hakekatnya merupakan upaya sadar untuk meningkatkan kadar ilmu pengetahuan dan pengamalan bagi mahasiswa dan lembaga dimana upaya itu bergulir menuju sasaran - sasaran pada tujuan yang
76
ditetapkan. Dalam sejarah perjalanan pendidikan tinggi, upaya tersebut tidak berjalan diatas lajur - lajur yang licin yang bebas hambatan dan rintangan.
Perguruan tinggi sebagai lembaga merupakan komunitas hidup dinamik dalam perannya menumbuh-dewasakan kadar intelektual , emosional dan spirirtual para mahasiswa , bergumul dengan nilai - nilai kehidupan kemasyarakatan , mengejar dan mendiseminasikan pengetahuan sebagai pengabdian bagi kemajuan masyarakat. dalam posisi dan perannya ini lembaga pendidikan tinggi merupakan mercu suar kebajikan dan kemaslahatan , tidak seperti menara gading yang merupakan monumen mati sebagai simbol belaka.
Lembaga pendidikan tinggi menjadi benteng kebenaran dan kejujuran ilmiah yang memancarkan potensi prestasinya kepada lingkunan masyarakt di sekitarnya bahkan bagi umat manusia.
3.2.2. Tujuan Pendidikan Tinggi
Tujuan pendidikan tinggi pada dasarnya hendak turut memelihara keseimbangan wacana kehidupan sistem kelembagaan masyarakat yang hakekatnya berarah ganda menuju kadar intelektual meningkat dan kedewasaan moral dimana diperlukan pendekatan khusus untuk penyelesaian permasalahannya. Penyelesaian tersebut memerlukan pendekatan kommpromistis.
77
Dalam menghadapi permasalah pembangunan, pendidikan tinggi tidak sekedar proaktif berpartisipasi dalam pembangunan meterial jangka pendek, harus berpegang teguh pada berbagai keyakinan yang secara fundamental memberikan watak pada misi pendidikan tinggi, yaitu perhatian yang mendalam pada etika dan moral yang luhur.
Didalam keterpurukan yang berlarut hingga dewasa ini , disadari bahwa permasalah utamanya adalah moral dan tatanan moral masyarakat. Ini dapat di lihat dari ketidaktaatan terhadap aturan baku yang telah disepakati bersama, aturan sering dikesampingkan demi kepentingan sesaat. Oleh karena itu urgensi misi pendidikan tinggi kedepan adalah memperbaiki tatanan moral masyarakt, pendidikan tinggi harus memandang tatanan moral sebagai bagian dari mata rantai usaha pendidiakn bagsa , pada hakekatnya merupakan proses regenerasi moral yang luhur.
3.3. Struktur Organisasi
Semua organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional membutuhkan suatu struktur organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
78 3.4. Kamus Data
STRUKTUR DATA
Fakultas
Deskripsi : Data master fakultas pada suatu perguruan tinggi tertentu
Elemen Data Deskripsi Catatan
Kode Perguruan Tinggi Kode Perguruan Tinggi Wajib Diisi
Kode Fakultas Kode fakultas yang diisi oleh Universitas dan Institut
Wajib Diisi
Singkatan Singkatan nama fakultas Wajib Diisi
Nama fakultas Nama lengkap fakultas Wajib Diisi
Alamat Alamat PT Wajib Diisi
Kode pos Kode pos PT Wajib Diisi
Kode Kota Kode kabupaten/kotamadya/kota asal PT Wajib Diisi
Kode provinsi Kode provinsi Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi
Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi
79 Deskripsi : Data master jenis perguruan tinggi
Elemen Data Deskripsi
Kode jenis PT Kode unik jenis perguruan tinggi Wajib Diisi
Nama jenis PT Nama jenis perguruan tinggi Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi
Jenjang Pendidikan
Deskripsi : Data master jenjang pendidikan/studi, seperti S1, S2, dan lain sebagainya
Elemen Data Deskripsi
Kode jenjang pendidikan Kode unik jenjang pendidikan/studi Wajib Diisi Deskripsi Deskripsi jenjang pendidikan seperti S‐3,
S‐2, S‐1, D‐4, D‐3, D‐2, D‐1, Sp‐1, Sp‐2, Profesi, Non‐akademik
Wajib Diisi
Waktu pelaksanaan jenjang pendidikan
Waktu pelaksanaan jenjang pendidikan Wajib Diisi Group jenjang studi Group jenjang studi seperti sarjana,
master, dll
Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi
Jurusan
Deskripsi : Data master jurusan yang dimiliki oleh perguruan tinggi
80
Kode jurusan Kode unik jurusan Wajib Diisi
Nama jurusan Nama jurusan Wajib Diisi
Kode fakultas Kode unik fakultas Wajib Diisi
Kode perguruan tinggi Kode perguruan tinggi Wajib Diisi Program studi yang diasuh Kode program studi yang diasuh Wajib Diisi
Tanggal awal berdiri Tanggal awal berdiri Wajib Diisi
Nomor SK Penyelenggara Nomor SK badan penyelenggara Wajib Diisi Tanggal SK penyelenggara Tanggal SK badan penyelenggara Wajib Diisi
Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi
Perguruan Tinggi
Deskripsi : Data master dan detil perguruan tinggi
81 Kode perguruan tinggi KODE PT berupa kode 6 (enam) digit yang
ditentukan oleh Kopertis, atau Ditjen Dikti untuk PTN. Kode PT memiliki pengertian sebagai berikut:
1. Dua digit pertama menyatakan kode wilayah Kopertis, 01, 02 ... 12, untuk PTN dipakai “00”;
2. Digit ketiga menyatakan jenis perguruan tinggi (1‐universitas, 2‐ institut, 3‐sekolah tinggi, 4‐akademi, 5‐ politeknik);
3. Tiga digit terakhir menyatakan nomor urut pada masing‐masing jenis perguruan tinggi yang selalu mulai dari 001, 002, dst..
Wajib Diisi
Kode badan hukum Kode Badan Hukum Perguruan Tinggi Dapat kosong
Nama PT Nama Perguruan Tinggi Wajib Diisi
Singkatan Singkatan nama Perguruan Tinggi Dapat kosong
Jenis PT Jenis PT yang dapat dikelompokkan menjadi Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Akademi dan Politeknik
Wajib Diisi
Kategori PT Kategori perguruan tinggi yaitu negeri (1) dan swasta (2)
Wajib Diisi
Status PT Status aktif/tutup perguruan tinggi Wajib Diisi
Tanggal awal berdiri Tanggal awal berdiri PT Wajib Diisi
Alamat Alamat PT Wajib Diisi
Kode pos Kode pos PT Wajib Diisi
Kode Kota Kode kabupaten/kotamadya/kota asal PT Wajib Diisi
Kode provinsi Kode provinsi Wajib Diisi
Kode negara Kode negara Wajib Diisi
Telepon Telepon PT Dapat kosong
82
Email Email yang dimiliki PT Dapat kosong
Website Website dari PT Dapat kosong
No. Akta/SK Pendirian Nomor Akta/SK Yayasan yang terakhir Wajib Diisi
Tanggal akta Tanggal Akta/SK yang terakhir Wajib Diisi
Kode akreditasi Kode akreditasi Wajib Diisi
Nomor SK BAN‐PT Nomor SK BAN‐PT Wajib Diisi
Tanggal SK BAN‐PT Tanggal SK BAN‐PT Wajib Diisi
Visi Visi PT Dapat kosong
Misi Misi PT Dapat kosong
Tujuan Tujuan PT Dapat kosong
Sasaran Sasaran PT Dapat kosong
Kode kopertis Kode kopertis yang hanya diisi untuk Perguruan Tinggi Swasta
Dapat kosong
Kode wilayah Kode wilayah kopertis Dapat kosong
Seleksi Penerimaan Seleksi penerimaan yang dilakukan untuk menyaring calon mahasiswa, dosen, pegawai, dll
Dapat kosong
Pola Kepemimpinan Uraian pola kepemimpinan yang efektif untuk mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam program studi, mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama, serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat
Dapat kosong
Sistem Pengelolaan Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing,
staffing, leading, controlling, operasi internal
dan eksternal, serta ketersediaan renstra
Dapat kosong
Sistem Penjaminan Mutu Sistem dan standar mutu dalam PT Dapat kosong Alasan Transfer Mahasiswa Alasan/pertimbangan Fakultas/Sekolah Tinggi
dalam menerima mahasiswa transfer
83 Peran PT dalam Pembelajaran Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam
memonitor dan mengevaluasi pembelajaran
Dapat kosong Peran PT dalam Penyusunan
Kurikulum
Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam penyusunan dan pengembangan kurikulum untuk program studi yang dikelola
Dapat kosong
Peran PT dalam Suasana Akademik
Peran Fakultas/Sekolah Tinggi dalam mendorong suasana akademik yang kondusif, terutama dalam: (1) Kebijakan tentang suasana akademik, (2) penyediaan prasarana dan sarana, (3) dukungan dana, dan (4) kegiatan akademik di dalam dan di luar kelas
Dapat kosong
Pemanfaatan TIK Uraian pemanfaatan sistem informasi manajemen dan fasilitas ICT (Information and
Communication Technology) yang digunakan
Fakultas/Sekolah Tinggi untuk proses penyelenggaraan akademik dan administrasi (misalkan SIAKAD, SIMKEU, SIMAWA, SIMFA, SIMPEG dan sejenisnya), termasuk distance‐
learning
Dapat kosong
Penyebaran informasi Upaya penyebaran informasi/kebijakan untuk sivitas akademika di Fakultas/ Sekolah Tinggi (misalnya melalui surat, faksimili, mailing list,
e‐mail,sms, buletin)
Dapat kosong
Rencana Pengembangan SI Rencana pengembangan sistem informasi jangka panjang dan upaya pencapaiannya beserta kendala‐kendala yang dihadapi
Dapat kosong
Evaluasi lulusan Evaluasi Kinerja lulusan oleh Pihak Pengguna Lulusan
Dapat kosong Mekanisme evaluasi lulusan Metode, proses dan mekanisme kegiatan studi
pelacakan tersebut
Dapat kosong
Kode kementrian Kementrian pengelola Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi
Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi
84
Program Studi
Deskripsi : Data master program studi di perguruan tinggi
Elemen Data Deskripsi Catatan
Kode program studi Kode Program Studi Wajib Diisi
Kode perguruan tinggi Kode perguruan tinggi Wajib Diisi
Kode fakultas Kode fakultas Dapat kosong
Kode jurusan Kode jurusan Dapat kosong
Nama program studi Nama program studi Wajib Diisi
Kode jenjang pendidikan Kode jenjang studi/pendidikan Wajib Diisi
Alamat Alamat PS Wajib Diisi
Kode Kota Kode kabupaten/kotamadya/kota program studi berada
Wajib Diisi
Kode provinsi Kode provinsi Wajib Diisi
Kode negara Kode negara Wajib Diisi
Kode pos Kode pos Dapat kosong
Tanggal berdiri Tanggal awal pendirian program studi Wajib Diisi
Email Email yang dimiliki program studi Dapat kosong
Bidang ilmu Bidang ilmu Wajib Diisi
SKS lulus Total SKS lulus untuk menamatkan studi Wajib Diisi Status Program Studi Kode Status Program Studi yang diisi dengan
status aktif (A) atau status hapus (H)
85 Mulai semester Tahun Semester Mulai H‐hapus, diisi bila
status H‐hapus, diisi dengan format yyyys, dimana yyyy = tahun dan S = Semester dan S diisi 1 = Semester Ganjil dan 2 = Semester Genap
Wajib Diisi
Nomor SK DIKTI Nomor SK DIKTI Wajib Diisi
Tanggal SK DIKTI Tanggal SK DIKTI Wajib Diisi
Tanggal akhir SK DIKTI Tanggal akhir SK DIKTI Wajib Diisi
NIDN NIDN ketua program studi Dapat kosong
HP Nomor HP dari Ketua Program Studi Dapat kosong
Telepon Kantor Nomor telepon kantor dari Program Studi Dapat kosong
Fax Nomor Fax dari Program Studi Dapat kosong
Nama operator Nama pegawai yang bertugas sebagai operator
Dapat kosong
Frekuensi Pemutakhiran Kurikulum
Frekuensi Pemutakhiran Kurikulum Dapat kosong Pelaksanaan Pemutakhiran
Kurikulum
Pelaksanaan Pemutakhiran Kurikulum Dapat kosong
Kode akreditasi Kode akreditasi Wajib Diisi
Nomor SK BAN Nomor SK Akreditasi dari BAN‐PT (yang terakhir, bila ada)
Wajib Diisi
Tanggal SK BAN Tanggal SK BAN‐PT Wajib Diisi
Tanggal akhir SK BAN Tanggal (akhir) berlakunya SK Akreditasi Wajib Diisi Kapasitas mahasiswa Kapasitas/daya tampung mahasiswa Dapat kosong
Visi Pernyataan yang berorientasi ke masa depan
tentang apa yang diharapkan oleh program studi
86
Misi Deskripsi mengenai tugas, kewajiban,
tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi program studi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma
Dapat kosong
Tujuan Tujuan program studi yang berisi rumusan tentang hasil khusus program studi dalam bentuk profil kompetensi yang diharapkan dari lulusan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang dituntutoleh stakeholders
internal dan eksternal, termasuk tuntutan pasar kerja
Dapat kosong
Sasaran Sasaran program studi sebagai target yang terukur, sebagai indikator tingkat keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan
Dapat kosong
Upaya penyebaran Upaya penyebaran/sosialisasi, serta tingkat pemahaman sivitas akademika (dosen dan mahasiswa) dan tenaga kependidikan tentang visi, misi dan tujuan Fakultas/Sekolah Tinggi
Dapat kosong
Keberlanjutan Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi ini, khususnya dalam hal:
a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa
b. Upaya peningkatan mutu manajemen
c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan
d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan
e. Upaya dan prestasi memperoleh dana hibah kompetitif
87
Himpunan alumni Himpunan alumni program studi Dapat kosong
Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi Tanggal akhir efektif Tanggal akhir data efektif Wajib Diisi
Status validasi Status validasi oleh DIKTI Wajib Diisi
Wilayah
Deskripsi : Data referensi wilayah
Elemen Data Deskripsi Catatan
Kode wilayah Kode unik tabel wilayah Wajib Diisi
Nama wilayah Nama wilayah Wajib Diisi
Deskripsi Deskripsi wilayah Wajib Diisi
Tanggal mulai efektif Tanggal data mulai efektif Wajib Diisi
88 3.5. Analisis Sistem Berjalan
89
Staff Data
melakukan akuisisi data
membuat database
mengupdate database
90 Gambar 3.3 Sequence Diagram Acquisition Data
91 Gambar 3.4 Sequence Diagram Create Database
93 Gambar 3.5 Sequence Diagram Update Database
Gambar 3.6 SWOT DIKTI
3.6. Permasalahan
94
• Pimpinan memerlukan sistem yang dapat menampilkan informasi yang dapat digunakan untuk membantu analisis dalam pengambilan kebijakan, seperti masalah kelulusan dan masalah pendidikan lainnya.
• Perlunya sistem yang cerdas untuk memprediksi jumlah kelulusan dan tingkat ketersediaan tenaga kerja.
3.7. Usulan Pemecahan Masalah
Setelah melakukan berbagai cara memperoleh informasi dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi kami menemukan solusi yang akan membantu Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dalam menggali informasi dari kumpulan data. Berikut ini adalah solusi yang kami berikan :
• Merancang Business Intelligence yang menampilkan informasi pengelompokan kelulusan mahasiswa berdasarkan wilayah, untuk membantu pengambilan kebijakan, contoh: kebijakan penambahan universitas berdasarkan jumlah kelulusan diwilayah yang terlalu padat mahasiswanya.
• Merancang Business intelligence yang menampilkan informasi forecasting data kelulusan mahasiswa dan perbandingan informasi kelulusan dengan informasi kebutuhan tenaga kerja.
