7
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Istilah sistem sekarang ini telah banyak digunakan, banyak orang berbicara mengenai sistem akuntansi, sistem perbankan, sistem penggajian, sistem pemasaran dan masih banyak lagi bentuk sistem yang ada. Sebuah sistem terdiri dari atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Penyusunan sistem atas sub sistem adalah tindakan penting dalam menyederhanakan perancangan sistem.
Sebelum kita mempelajari apa itu sistem kita harus mengetahui sistem menurut definisinya, kita akan memperoleh pengertian sistem itu secara berlainan menurut pendapat para ahlinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan penting di dalam pendekatan untuk mempelajari sistem.
2.1.1. Pengertian Sistem
Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi yang membentuk satu kesatuan tujuan dan terintegrasi. Di dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen.
Menurut Mustakini (2014a:1) mendefinisikan “sistem yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya”.
Menurut Mustakini (2014b:2) mengemukakan bahwa “sistem merupakan kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Sedangkan pendekatan sistem yang mendekatkan pada komponen adalah sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pengertian sistem menurut Indrajit, dalam Jeperson Hutahaean (2014:1) mengemukakan bahwa, “sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya”.
Pengertian sistem menurut Harijono Djojodihardjo dalam Jeperson Hutahaean (2014:2) mengemukakan bahwa, “sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional”.
Pengertian sistem menurut Murdick dan Ross dalam Hanif Al Fatta (2007:3) mengemukakan bahwa, “sistem seperangkat elemenyang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama sementara definisi sistem dalam kamus webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi”.
Pengertian sistem menurut Abdul Kadir dalam Muslihudin dan Oktafianto (2016:3) mengemukakan bahwa, “sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Selain itu pula sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Komponen sistem (component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi.
2. Batasan Sistem (boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau system dengan lingkungannya.
3. Lingkungan luar sistem (environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan Sistem (input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem. 6. Keluaran Sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7. Pengolah sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan \merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objectives and goal)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. 2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Mustakini (2014:6) sistem dapat diklasifikasi kan dari beberapa sudut pandangan sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human madesystem)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probalistic system). Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, sedangkan sistem probalistik suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.
4. Sistem tertutup (closed system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak dapat berhubungan dan tidak terpengaruhi oleh lingkungan luar, sedangkan sistem terbuka berhubungan dan terpengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.1.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Mustakini (2009:34) “Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen”.
Pemanfaatan Komputer bagi aplikasi manajerial yaitu sistem informasi, meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih daripada sekedar sebuah alat untuk mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral terpenting dalam suatu sistem informasi.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block) yang terdiri dari :
1. Blok masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Mode Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (tecnology block)
Teknologi merupakan “tools box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware,
software dan hardware. 5. Blok Basis (Database Block)
Basis data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakini bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
2.1.5 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen, dan merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi.
Menurut Scott dalam Mustakini (2010:14) mengemukakan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah “kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajemen maupun kebutuhan operasi”.
2.2. Pengertian Surat
Menurut Subagyo didalam jurnal Yonatan Liliek Prihartanto (2011, vol.3 no.3) menjelaskan bahwa Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan diatas selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan
kehidupan manusia lainnya baik yang berada disekitarnya maupun ditempat yang jauh.
Menurut Nuraida (2008:71) menjelaskan bahwa:
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi /perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi/perusahaan tersebut.
Surat Keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi /perusahaan atau antarbagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama.
2.2.1. Pengertian di dalam Penanganan Surat (Mail Handling)
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Nuraida (2008:73) bahwa, “tujuan pengurusan surat yaitu agar surat dengan cepat dan tepat dapat sampai ke unit pengolah”. Beberapa istilah umum yang digunakan dalam penanganan surat adalah: 1. Surat, yaitu alat komunikasi yang dibuat dan atau diterima oleh suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.
2. Pengurusan surat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
3. Surat terbuka, yaitu surat yang dapat dibuka oleh unit kearsipan.
4. Surat tertutup atau rahasia, yaitu surat yang tidak dibenarkan untuk dibuka oleh petugas unit kearsipan dan harus disampaikan kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.
5. Surat penting, yaitu surat yang isinya bersifat mengikat serta memerlukan tindak lanjut yang berkenaan dengan kebijakan pimpinan, bila surat tersebut terlambat disampaikan atau hilang dapat menghambat dan merugikan instansi.
6. Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak mengikat serta tidak memerlukan tindak lanjut. Bila surat tersebut hilang maka informasi yang terdapat di dalam surat tersebut dapat diperoleh dari sumber lain.
7. Unit kearsipan, yaitu satuan kerja yang merupakan pintu utama dalam penerimaan dan pengiriman surat masuk dan surat keluar, tempat penyimpanan arsip in-aktif (pusat arsip), serta sebagai pembina sistem kearsipan dinamis. 8. Unit pengolah, yaitu satuan kerja yang akan mengolah surat masuk dan
membalas surat keluar yang berkenaan dengan fungsi unit kerja.
9. Tata usaha unit pengolah, yaitu unit fungsional /staf administrasi dan merupakan bagian dari unit pengolah yang melaksanakan tugas ketatausahaan serta mengelola kearsipan (arsip aktif).
2.3. Teori Pendukung
Merupakan alat yang tepat digunakan model logika dari suatu program, yang menjelaskan pemakaian tentang bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari program secara logika akan kerja. Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan secara tetap arti fisiknya. Adapun peralatan pendukung yang dimaksud yaitu:
2.3.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Menurut Hutahaean (2014:301) data flow diagram merupakan “gambaran
suatu sistem yang telah atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir, data akan disimpan”. Menggambarkan pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar. Diagram alir data juga mampu mengkoseptualisasikan bagaimana data-data berpindah didalam organisasi. Pada aliran data menekankan logika yang mendasari sistem.
Dalam membuat Diagram Alir Data, terdapat langkah-langkah atau tahapan-tahapan yaitu sebagaiberikut :
1. Diagram Konteks (Contexs Diagram)
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber data serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol (Overview Diagram)
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Dibuat untuk menggambarkan arus data atau secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahap yang ada pada diagram nol.
2.3.2. Simbol-simbol Diagram Alir Data 1. Kesatuan Luar (External Entity)
Kesatuan luar merupakan dari lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luar yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi.
2. Proses (Processing)
Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu proses yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Proses dapat ditunjukan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak lurus sudut yang tumpul. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap seperti berikut :
a. Identitas proses
Berupa suatu angka yang menunjukan nomor proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses.
b. Nama Proses
Menunjukan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. c. Pemrosesan
Menunjukan siapa atau dimana suatu proses dilakukan. 3. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping terbuka.
4. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses sistem. Bentuknya adalah anak panah.
Aturan main dalam diagram alir data yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem sebagai berikut: a. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external
entity yang satu dengan external entity yang lainnya secara langsung. b. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store
yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan
external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
2.3.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Fathansyah (2012:79) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah,: “Model Entity Relationship yang berisi komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merefresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan Diagram Entity Relationship (Diagram E-R)”.
Notasi-notasi simbolik dalam diagram E-R yang dapat kita gambarkan adalah: a. Persegi panjang menyatakan Himpunan Entitas.
b. Lingkaran/Elips, menyatakan Atribut (Atribut yang berfungsi sebagai key
digarisbawahi).
d. Garis, sebagai penghubung antara Himpunan Relasi dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas dengan Atributnya.
e. Kardinalitas Relasi dapat dinyatakan dengan banyak garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi ke-satu, dan N untuk relasi satu-ke-banyak atau N dan N untuk relasi banyak-satu-ke-banyak).
Berikut adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya:
a. Relasi satu-ke-satu (one-to-one)
Adanya relasi antara himpunan entitas Dosen dengan himpunan entitas Jurusan. Himpunan relasinya kita berinama ‘Mengepalai’. Pada relasi ini setiap Dosen Paling Banyak mengepalai satu jurusan (walaupun memang tidak semua dosen yang menjadi kepala jurusan). Dan setiap jurusan pasti dipakai oleh paling banyak satu orang dosen. Maka penggambarannya adalah:
Dosen Mengepalai Jurusan
1
1
Nama_Dos Alamat_dos
Nama_Dos Kode_jur Kode_jur Nama_Jur
Sumber: Fathansyah (2012:80)
Gambar II.1
b. Relasi satu-ke-banyak (One-to-many)
Adanya relasi antara himpunan emtitas Dosen dengan himpunan entitas Kuliah. Himpunan relasinya kita berinama ‘Mengajar’. Pada relasi ini, setiap Dosen dapat mengajar lebih dari satu mata Kuliah, sedangkan setiap
matakuliah diajar hanya oleh paling banyak satu orang Dosen. Maka penggambarannya adalah:
Dosen Mengajar Kuliah
1 N
Nama_Dos Nama_Dos
Kode_kul Kode_kul Nama_Kul
sks smester tempat waktu Alamat_dos Sumber: Fathansyah (2012:81) Gambar II.2
Diagram E-R Untuk Relasi Satu ke Banyak c. Relasi banyak-ke-banyak (many-to-many)
Adanya relasi antar himpunan entitas Mahasiswa dengan himpunan etntitas Kuliah. Himpunan relasinya kita berinama ‘Mempelajari’. Pada relasi ini, setiap Mahasiswa dapat mempelajari lebih dari satu mata Kuliah, demikian juga sebaliknya, setiap mata kuliah dapat dipelajari oleh lebih dari satu orng mahasiswa. Maka penggambarannya adalah:
Mahasiswa mempelajari Kuliah
N N
nim
nim Nama_mks
Alamat_mhs Tgl_lahir Inndex_nilai
Kode_kul Kode_kul Nama_Kul
sks smester
Sumber: Fathansyah (2012:82)
Gambar II.3
2.3.4. Logical Record Structured (LRS)
Menurut Kusrini (2007:76) menyatakan bahwa, “LRS (Logical Record Structure) adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas, menentukan kardinalitas, jumlah tabel dan Foreign Key (FK)". Berikut contoh serta cara kerja dari LRS berdasarkan kardinalitas antar tabel yaitu:
1. One-to-one Id_nasabah Nm_lengkap Alamat Telepon Jenis_kelamin Nasabah Id_reques Amount Purpose Used date pengajuan 1 1 Sumber: Kusrini (2007:76) Gambar II.4
Kardinalitas antar tabel LRS
Gambar diatas menunjukan relasi dengan kardinalitas one-to-one karena satu nasabah hanya bisa melakukan satu pengajuan pembiayaan. Relasi 1:1 yang terjadi pada contoh diatas membentuk tabel LRS sebagai berikut:
Id_nasabah Nm_lengkap Alamat Telepon Jenis_kelamin Nasabah Id_reques Amount Purpose Used date pengajuan Id_nasabah Sumber: Kusrini (2007:76) Gambar II.5
2. One-to-many Id_karyawan Nama Ttl Alamat telepon karyawan Id_jabatan Nama_jabatan jabatan 1 1..* Sumber: Kusrini (2007:77) Gambar II.6
Kardinalitas antar tabel LRS
Gambar diatas menunjukan relasi dengan kardinalitas satu jabatan dapat dimiliki oleh banyak karyawan, akan tetapi karyawan hanya bisa mengakses atau memiliki satu jabatan saja. Relasi 1..* yang terjadi pada contoh diatas membentuk tabel LRS sebagai berikut: Id_karyawan Nama Ttl Alamat telepon karyawan Id_jabatan Nama_jabatan jabatan Id_jabatan Sumber: Kusrini (2007:77) Gambar II.7
Kardinalitas antar tabel LRS 3. Many-to-many Id_nasabah Nm_lengkap Alamat Telepon Jenis_kelamin Nasabah Id_produk Id_nasabah Name detail produk 1..* 1..* Sumber: Kusrini (2007:78)
Gambar II.8
Kardinalitas antar tabel LRS
Gambar diatas menunjukan relasi dengan kardinalitas satu nasabah dapat melihat banyak produk dan satu produk juga dapat diakses oleh banyak nasabah. Relasi *.* yang terjadi pada contoh diatas menghasilkan sebuah tabel baru, dapat dlihat pada tabel LRS sebagai berikut:
Id_nasabah Nm_lengkap Alamat Telepon Jenis_kelamin Nasabah Id_produk Id_nasabah Name detail produk Id_produk Id_nasabah Detail produk Id_produk Id_nasabah Sumber: Kusrini (2007:78) Gambar II.9
Kardinalitas antar tabel LRS
2.3.5. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:127) “Kamus data adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam database”.
Kamus data pertama berbasis dokumen, kamus data itu tersimpan dalam bentuk
hardcopy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk tercetak. Dengan kamus data dapat di indentifikasikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD (Diagram Alir Data).
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu pada diagram alir data, dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis, karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang departemen yang satu dengan yang lainnya.
3. Bentuk Data
Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar satu proses data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan. Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:
a. Dokumen dasar atau formulir b. Dokumen hasil cetakan komputer c. Laporan tercetak
d. Tampilan layar monitor e. Variabel
f. Parameter 4. Arus Data
Arus data menunjukan dari nama mengalir dan kemana data akan ditujukan keterangan arus data perlu dicatat didalam kamus data agar mudah mencari data didalam diagram alir data.
a. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari elemen-elemen data.
b. Volume
Volume yang dicatat tentang volume rata-rata yang menunjukan banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volume puncak yang menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengindentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah input, alat proses dan alat output.
c. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
d. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari suatu simbol yang dijelaskan, yang disebut dengan Notasi. Notasi atau simbol yang ada di kamus data ada dua macam, yaitu: 5. Notasi Tipe Data
Notasi ini di gunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output
Tabel II.1Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap Karakter 9 Angka Numeric
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong . Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemecah pecahan - Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi
Sumber: Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:132) 6. Notasi Struktur Data
Digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan ( And )
( ) Pilihan ( Ya atau Tidak ) { } Iterasi atau perulang proses
[ ] Pemisah Pilihan
| Pemisah dalam pilihan di dalam tanda [ ] @ Petunjuk ( Key Field )
2.3.6. Pengkodean
Menurut Mustakini (2010:384) “Pengkodean bertujuan untuk mengklafikasikan data, memasukan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengan data tersebut”. Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka (frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk member tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf atau kombinasi keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah:
1. Mengklasifikasikan data.
2. Memasukan data kedalam komputer.
3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.
Dalam pengkodean ada berapa petunjuk pembuatan kode yang menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:
1. Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan carab menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus Unik
Kode harus unik masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak ada kode yang kembar.
3. Harus Fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efesien bila direkam di luar komputer.
5. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan. 6. Harus Distandarisasi
Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan.
7. Spasi Dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter Yang Mirip
Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan di dalam kode.
