administrasi kesekretariatan HMI

(1)

Administrasi kesekretariatan

HMI

▸ Baca selengkapnya: formateur hmi

(2)

Curriculum Vitae

 HELMY YUNAN IHNATON, ST  _{Ponorogo, 02 Juli 1989}

 _{S1 Teknik Fisika ITS (2007)}  _{S2 Teknik Fisika ITS (2012)}

Training Formal HMI:

 LK1 (Basic Training)

 _{LK2 (Intermediate Training) Tingkat Nasional}  _{LK3 BADKO HMI JATIM}

 _{Senior Course/ Training Instruktur HMI Cabang Surabaya}

Organisasi :

 Ketua Umum Lembaga Dakwah Jurusan Teknik Fisika

 _{Kepala Biro Infrastruktur Organisasi Himpunan Mahasiswa Teknik}

Fisika

 Kepala Regional 2 Forum Silaturahmi Mahasiswa Nasional  _{Sekum HMI Komisariat Fisika Teknik}

 _{Sekum Lembaga Teknologi Mahasiswa Islam Cabang Surabaya}  _{Ketua Umum HMI Koordinator Komisariat Sepuluh Nopember}  Ketua Bidang KPP HMI Cabang Surabaya

 Ketua Bidang PA BADKO HMI Jawa Timur

(3)

Definition and Example

Konstitusi



Risalah hukum yang berisi sejumlah ketentuan

yang disusun secara sistematis dan menjadi peraturan

tertinggi yang menjadi dasar dan sumber semua peraturan.

Digunakan

dalam

perjalanan

suatu

aktivitas

keorganisasian untuk mencapai tujuan yang diharapkan

Contoh :



Pancasila & UUD 1945 –> Indonesia



Al-Qur’an dan Hadits -> Islam



AD/ART dan pedoman lain –> HMI



Rosulullah di madinah ====) Piagam Madinah

Preface

Hukum merupakan salah satu norma atau kaidah

sosial yang dibentuk oleh masyarakat yang berfungsi

untuk menciptakan keteraturan dalam pergaulan

sosial.

(4)

Syarat Konstitusi



1. Bentuknya: Sebagai naskah tertulis

yang merupakan perundangan tertinggi

yang berlaku dalam suatu

organisasi/negara.



2. Isinya: Merupakan peraturan yang

bersifat fundamental; artinya tidak semua

masalah yang penting harus dibuat,

melainkan hal-hal yang bersifat pokok,

dasar atau azas-azasnya saja.



3. Sifatnya: Universal, Fleksibel, dan

(5)

ADMINISTRASI & KESEKRETARIATAN



1) Pendahuluan

Administrasi merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha

kerjasama manusia mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya

administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, diperlukan suatu

proses yang tertib



2) Kesekretariatan HMI,



3) Administrasi surat menyurat (ketatausahaan)

HMI,



4) Tata kearsipan,



5) Invetaris dan dokumentasi organisasi,



6) Perpustakaan organisasi,



7) Keprotokoleran,

(6)

Sekretariat

Letak Sekretariat : Strategis/ Terjangkau dengan anggota

Bangunan : Dapat menampung seluruh Aktivitas

Isi :



Ruang tata usaha , tempat pengerjaan dan penyesuaian surat-menyurat

dan penyimpanan arsip – arsip organisasi.



Ruang tamu, untuk menerima tamu – tamu organisasi



Ruang perpustakaan



Ruang persidangan, untuk sidang dan rapat para pengurus



Diusahakan kesekretariatan ini juga merupakan sekretariat dari badan-

badan khusus HMI yang setingkat. Atau satu atap dengan komisariat

dalam satu korkom.

(7)

Surat-surat

 _{Untuk Pengurus : 06/A/Sek/08/1435}

 Untuk Kepanitiaan : 06/A/Sek.Pan/08/1435

 Internal HMI menggunakan Kode A, Eksternal HMI menggunakan kode B

 Yang Mengeluarkan Adalah Sekum/Wasekum, dan yang bertanggungjawab adalah

Ketua Umum/ Ketua Bidang

 Menggunakan Kertas Putih ukuran F4

 Nomor Surat berdasarkan Perihal, bukan berdasarkan banyaknya surat  _{Lampiran diisi sebanyak yang mau dilampirkan (lembar/ berkas)}

 _{Tanggal Surat (Hijriah dan Masehi)}  PENGAJUAN BERKAS (KOMISARIAT)

 Surat Pengantar Ketua Umum Demisioner (Ist/A/Pengantar Demisioner/08/1435)  Surat Permohonan SK kepada Pengurus Cabang Up Bidang PAO

 _{Surat Permohonan Melantik kpd Ketua Umum Cabang}

 _{Surat Keputusan Formateur-Mide Formateur (Ist/A/F-MF/08/1435)}  Hasil-hasil RAK (Konsideran/SK, LPJ,Rekomendasi)

 Surat Kesediaan Menjadi Pengurus (Kolektif/Individu)  Biodata Calon Pengurus

(8)

ANGGARAN DASAR



Pasal 1 Nama



Pasal 2 Waktu dan Tempat Kedudukan



Pasal 3 Azas



Pasal 4 Tujuan (5 Kualitas Insan Cita HMI)



Pasal 5 Usaha



Pasal 6 Sifat



Pasal 7 Status



Pasal 8 Fungsi



Pasal 9 Peran



Pasal 10 Keanggotaan

(9)

Anggaran Dasar

Visit : http://bangjanusk.wordpress.com/download | Pedoman Komisariat; Prosedur Mekanisme Kepengurusan

Kerangka Anggaran Dasar HMI

Bab I

Nama, waktu & tempat

Bab II

Azas

Bab III

Tujuan, usaha dan sifat

Bab IV

Status, fungsi dan peran

Bab V

Keanggotaan

Bab VI

Kedaulatan

Bab VII

Struktur organisasi

Bab VIII

Keuangan dan harta benda

Bab IX

Perubahan AD & pembubaran

(10)

Anggaran Rumah Tangga HMI

Bab I

Keanggotaan

Bab II

Struktur Organisasi

Bab III

Alumni

Bab IV

Keuangan dan Harta Benda

Bab V

Lagu, Lambang dan Atribut

Bab VI

Perubahan Anggaran Rumah Tangga

Bab VII

Aturan Tambahan

Bab VIII

Aturan Peralihan

(11)



Masa Keanggotaan (Pasal 5 ART HMI)



Masa keanggotaan berakhir :



Dua tahun setelah berakhirnya masa studi S0 dan S1 serta

tambahan 1 tahun bagi yg melanjutkan masing-masing S2 dan

S3



Masa keanggotaan dapat habis karena (Pasal 5 ART

HMI)



Telah habis masa keanggotaannya.



Meninggal dunia



Atas permintaan sendiri



Diberhentikan atau dipecat



Menjadi anggota partai politik



Anggota yang habis masa keanggotaannya saat masih aktif sebagai

pengurus, maka diperpanjang masa keanggotaannya sampai habis

masa kepengurusan

(12)

Struktur

Kepemimpinan

Struktur

Kekuasaan

(13)

Struktur Organisasi

Struktur Kekuasaan secara hirarki terdiri dari:



1) Kongres



2) Konferensi Cabang



3) Rapat Anggota Komisariat

Struktur Kepemimpinan secara hirarki terdiri dari:



1) Pengurus Besar HMI



2) Pengurus HMI Cabang



3) Pengurus HMI Komisariat

Wilayah Koordinasi  BADKO & KORKOM

MPKMPKPK, MPKPC, MPKPB

(14)

Bagan Struktur Organisasi

Anggota HMI Pengurus Komisariat RAK Badan Khusus HMI Cabang Musyawarah Lembaga Korkom Muskom Pengurus Cabang Pengurus

Besar MPK HMI Kongres

Badan Khusus PB HMI Munas BADKO HMI Musda Konferensi Cabang

(15)

Bidang-bidang di HMI

Bidang-bidang di HMI berdasarkan Azas Fungsional

Bidang di Komisariat :



Umum (Ketua Umum)



Kesekretariatan (Sekum & Wasekum Bidang)



Kebendaharaan (Bendum & Wabendum)



P3A (Penelitian, Pengembangan, dan Pembinaan Anggota)



PTKP (Perguruan Tinggi, Kemahasiswaan & Pemuda)



KPP (Kewirausahaan & Pengembangan Profesi)



PP (Pemberdayaan Perempuan)

(16)

Rapat-Rapat



Rapat Kerja



Rapat Harian



Rapat Presidium



Rapat Pleno

(17)

Pedoman-pedoman Dasar



Pedoman Perkaderan

Perkaderan Formal (LK1, LK2, LK3) dan In-formal

(Kajian/ diskusi, upgrading, dll)



Pedoman KOHATI (Korps HMI-Wati)



Pedoman Lembaga Kekaryaan/ Keprofesian

LTMI, LKMI, LKBHMI, LDMI, LAPMI,dst



Atribut Organisasi

(18)

(19)

3 kali ketukan. Tok…Tok…Tok…!!!

 Lambang HMI adalah sebagai berikut :  1. Bentuk huruf alif :

 - Sebagai huruf hidup, lambang optimis kehidupan HMI

 - Huruf alif merupakan angka 1 (satu) lambang, dasar/semangat

HMI dan ke-Tauhid-an

 2. Bentuk perisai :

 Lambang kepeloporan HMI  3. Bentuk jantung :

 Jantung adalah pusat kehidupan manusia, melambangkan fungsi

perkaderan HMI

 4. Bentuk pena :

 Melambangkan bahwa HMI adalah organisasi mahasiswa yang

senantiasa haus akan ilmu pengetahuan

 5. Gambar bulan bintang :

 Lambang keimanan dan kejayaan seluruh umat Islam di dunia

(20)

3 kali ketukan. Tok…Tok…Tok…!!!

 6. Warna hijau :

 Lambang keimanan, keislaman dan kemakmuran  _{7. Warna hitam :}

 _{Lambang ilmu pengetahuan}

 8. Keseimbangan warna hijau dan hitam :

 Lambang keseimbangan, esensi kepribadian HMI  9. Warna putih :

 _{Lambang kesucian dan kemurnian perjuangan HMI}  _{10. Puncak tiga :}

 - Lambang Iman, Islam dan Ikhsan  - Lambang Iman, Ilmu dan Amal  11. Tulisan HmI :

 _{Kepanjangan dari Himpunan mahasiswa Islam}

(21)

3 kali ketukan. Tok…Tok…Tok…!!!



HYMNE

HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

 _{Bersyukur dan Ikhlas, Himpunan Mahasiswa Islam}  _{Yakin Usaha Sampai, Untuk kemajuan}

 Hidayah dan taufiq, Bahagia HMI

 _{Berdoa dan Ikrar, Menjunjung tinggi syiar Islam}  _{Turut Qur’an dan hadist, Jalan keselamatan}  _{Ya Allah berkati, Bahagia HMI}