INF-735
SISTEM INFORMASI DISTRIBUTOR OBAT BERBASIS WEB
PADA PT PRADIPTA CAKRAWALA PACIFIC
JAKARTA
NICODIAS PALASARA
STMIK Nusa Mandiri Jakarta [email protected]
DIAN SUSANTI
STMIK Nusa Mandiri Jakarta [email protected]
ABSTRAK — Sistem Informasi Distributor adalah
sebuah sistem yang digunakan untuk memasukkan data – data obat – obatan ke dalam database, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam input, output data, dan pembuatan laporan berdasarkan data yang diinginkan. Berdasarkan survei dan wawancara dengan kepala bagian gudang PT. Pradipta Cakrawala Pacific, didapatkan informasi bahwa sistem yang ada di bagian gudang masih manual. Oleh karena itu, sistem yang akan dibuat oleh penulis adalah hasil replikasi dari sistem yang telah ada di bagian gudang PT. Pradipta Cakrawala Pacific. Selain proses input dan output barang, pada sistem informasi ini juga dilengkapi fitur pembuatan laporan data, input, dan output barang, dan pencarian data barang berdasarkan nama barang. Dengan adanya Sistem informasi distributor ini diharapkan dapat bermanfaat bagi bagian gudang PT. Pradipta Cakrawala Pacific. Dengan diterapkannya aplikasi ini pada bagian gudang PT. Pradipta Cakrawala Pacific, maka diharapkan dapat mengurangi kesalahan – kesalahan yang mungkin terjadi. Sistem ini juga diharapkan dapat lebih mempercepat proses input, output, dan pembuatan laporan yang pada akhirnya dapat membantu dan mempermudah bagian gudang PT. Pradipta Cakrawala Pacific.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Distributor, aplikasi
PENDAHULUAN
Sistem Informasi dan Teknologi saat ini berkembang maju dan pesat. Setiap usaha dan industri diharapkan perlu memperhatikan dan mempertimbangkan sistem informasi di setiap aspek untuk kelancaran usahanya dalam menciptakan strategi persaingan yang sehat, serta produk atau usaha yang kreatif dan inovatif. Aplikasi ilmu sistem informasi juga sangat penting dalam komunikasi untuk menjaga stabilitas perekonomian.
Dunia bisnis terutama di bidang perdagangan saat ini memerlukan sistem informasi sebagai pendukung di setiap unit pekerjaan yang berguna untuk memperlancar dan menunjang kegiatan operasional perusahaan secara optimal dan otomatis terutama di unit administrasi umum yang
merupakan lingkup terkecil bagian dari sistem pendukung yang utama dan kapasitasnya sangat penting dalam operasional perusahaan saat ini. Sistem pendukung yang baik tersebut salah satunya adalah adanya sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan usaha dan kemajuan teknologi. Sistem informasi pengolahan data yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak dalam dunia usaha. Terutama di bidang perdagangan, sistem informasi distributor obat pada umumnya sangat diperlukan untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan administrasi di setiap bagian unit kerja.
PT. Pradipta Cakrawala Pacific merupakan perusahaan distributor obat dinamis yang menjual barang kepada apotek-apotek atau rumah sakit. Dalam hal sistem distributor PT. Pradipta Cakrawala Pacific melakukan penjualan obat masih mengalami sebuah kendala yaitu dalam prosesnya pencatatan transaksi masih menggunkan microsoft excel dan bersifat manual, kendala yang sering ditemukan di sini adalah seringnya kurang kontrol stock dan proses pengiriman obat dan penagihan kurang terkontrol sehingga data tidak sesuai.
Menurut Supriyati dan Iriani (2013:1) “Dalam hal sistem penjualannya di Mitra Tani masih mengalami permasalahan, diantaranya sistem informasi yang kurang efisien dikarenakan masih menggunakan sistem manual. Sistem informasi tersebut mencakup; adanya tanda bukti transaksi yang masih ditulis tangan, data barang dan data pelanggan yang belum tersimpan, stock barang dan laporan penjualan yang semuanya masih manual. Permasalahan-permasalahan tersebut sangat menghambat operasional perusahaan.”
.
BAHAN DAN METODE
2.1. Teknik Pengumpulan Data
A. Observasi
Penulis mengamati kegiatan yang berhubungan dengan Sistem distributor obat di PT. Pradipta Cakrawala Pacific Jln Balai Pustaka Timur, No.39 Blok F/3, Rawamangun..
INF-736
Penulis melakukan percakapan dan mengajukan pertanyaan atau wawancara
(interview) dengan ibu Edi Puji Astuti yang
berhubungan dengan kegiatan distributor obat.
C. Studi Pustaka
Penulis melakukan studi pustaka dengan cara mengutip teori dari jurnal ilmiah nasional dan buku penelitian sistem informasi serta buku aplikasi program di toko buku, perpustakaan, dan internet untuk mendukung penulisan ini.
2.2 Model Pengembangan Sistem
A. Analisa Kebutuhan Software
Penulis menganalisa semua kebutuhan user yang berhubungan dengan sistem Sistem distributor obat berdasarkan dokumen dan prosedur yang ada di PT. Pradipta Cakrawala Pacific, agar dapat menentukan tampilan atau kebutuhan user yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi sistem distributor obat. Dokumen yang dimaksud yaitu : form barang masuk, form barang keluar dan form permintaan.
B. Desain
Penulis merancang semua kebutuhan sistem menggunakan Unifield Modelling Language (UML) dalam penggambaran sistem yang ada dan yang diusulkan, Entity Relationship
Diagram (ERD) dalam merancang database
serta membuat rancangan tampilan yang akan digunakan dalam aplikasi sistem distributor obat di PT. Pradipta Cakrawala Pacific.
C. Code Generation
Penulis dalam membuat program aplikasi sistem distributor obat menggunakan bahasa pemprograman php hypertext prepocessor
(php) yang merupakan teknik pemprograman
terstruktur.
D. Testing
Penulis menggunakan black box testing dalam menguji kesesuaian tampilan form dengan fungsinya pada aplikasi Sistem distributor obat, berusaha untuk menemukan kesalahan dalam fungsi-fungsi yang salah atau hilang,
interface, struktur data atau akses database, performa dan inisialisasi.
E. Support
Aplikasi ini dapat dijalankan pada komputer dengan sistem operasi windows dan menggunakan web browser berupa; mozilla, dan google chrome, dan server lainnya yang
available.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Proses bisnis sistem informasi distributor obat pada PT. Pradipta Cakrawala Pacific ini berawal dari customer mengajukan permohonan
pengadaan obat dengan membuat surat permintaan order obat ke unit bagian administrasi umum. Kemudian bagian administrasi umum mengecek langsung ketersediaan obat, jika obat yang dipesan ada atau tersedia, maka obat tersebut langsung diberikan kepada customer, sedangkan apabila yang dibutuhkan tidak ada maka bagian administrasi umum membuat Daftar Bon obat untuk dipesan kepada supplier, kemudian supplier menerima daftar tersebut untuk dibuatkan invoice, dan menyiapkan
delivery order barang pesanan obat untuk dikirim ke
PT. Pradipta Cakrawala Pacific Setelah menerima barang pesanan obat beserta invoice, dan delivery
order terlebih dahulu bagian administrasi umum
mengecek pesanan obat apakah sesuai order atau tidak dan menandatangani surat delivery order sebagai tanda terima pesanan. Setelah pengecekan pesanan selesai, bagian administrasi umum membuat voucher dan kartu monitoring pembayaran order supplier beserta lampirannya untuk ditandatangani oleh Owner sebagai persetujuan membayar pesanan obat yang sudah diterima tersebut, kemudian voucher diserahkan ke
supplier sebagai bukti penagihan yang sah dan
dicairkan oleh teller melalui transfer ke rekening
supplier. Adapun laporan dilakukan bagian
administrasi umum berupa laporan stok, transaksi obat masuk dan obat keluar. Sedangkan teller membuat laporan keuangan setiap bulan untuk diserahkan kepada owner atau pemilik perusahaan.
Gambar III.1 Activity Diagram Distributor Obat
3.1 Desain
Pada tahapan ini akan menjelaskan mengenai desain database, software architecture dan desain interface dari sistem yang dibuat.
Customer Bagian Umum Supplier Teller Owner
Mengirim Permohonan Pengadaan Obat (PPO) Menerima Permohonan Pengadaan Obat (PPO) Stok tersedia Stok kosong Menerima DO Obat Membuat Daftar Bon Obat Menerima daftar bon obat
Kirim Invoice dan Delivery Order Menerima Invoice
dan Delivery Order
Sesuai Order
Membuat Voucher dan Monitoring order Tidak Sesuai
Order
Pengembalian Invoice dan Delivery Order
Revisi Invoice dan Delivery Order
Tanda Tangan Voucher dan berkas monitoring
Menerima Voucher dan berkas monitoring Yang di tandatangani Menerima Voucher Penagihan Melakukan Penagihan Menerima Voucher Tagihan Pembayaran ke Rekening Supplier Membuat laporan stok,
transaksi masuk dan keluar obat
Membuat Laporan keuangan Menerima Laporan Mengirimkan Delivery Order obat ke Customer
INF-737
3.1. Database
Database berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang dibuat beserta relasi antar tabel. Berikut gambaran database pada sistem yang dibuat :
A. ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram berfiungsi untuk
menggambarkan model basis data yang akan dipakai. Model basis data yang digunakan adalah basis data relasional, dimana setiap entitas saling memiliki hubungan dengan entitas lain.
Gambar III.2
ERD (Entity Relationship Diagram)
B. LRS (Logical Record Structure)
Gambar III.3
LRS (Logical Record Structure) C. User Interface
Sebuah website yang dinamis biasanya memiliki dua jenis tampilan website yaitu halaman frontend dan halaman backend. Halaman frontend itu adalah
halaman utama website yang dapat diakses oleh banyak pengujung, sedangkan halaman backend adalah sebagai halaman kontrol yang mengatur content dari halaman utama yang dapat diakses oleh admin website.
Berikut tampilan program dari sistem usulan
1. Halaman Login Customer
Gambar III.4
Tampilan Halaman Login Customer 2. Halaman Beranda Customer
Gambar III.5
Tampilan Halaman Beranda Customer
3. Halaman Pengajuan Barang
Gambar III.6
Tampilan Halaman Pengajuan Order Obat
4. Halaman Data Obat Customer
User
Terima
Membuat
Entry
Barang Pesan Detail
Barang Pesan Barang Keluar Barang Masuk Supplier Mengirim Punya Karyawan Mengajukan PO Id_user nm_user password level Id_pesan Tgl_pesan Id_user Id_supplier Id_user Id_pesan Id_pesan Id_barang Stok_awal Hrg_pesan Jml_pesan Sub_totalpesan
Id_barang Id_barang Id_barang Id_barang Miliki Id_masuk Tgl_masuk Id_user Id_supplier Id_supplier Id_masuk Id_masuk Id_barang Stok_awal jml_masuk Hrg_beli Sub_total
Barang Memiliki Jenis Barang
Id_barang Id_jenis nm_barang satuan stok hrg_beli hrg_jual Id_jenis Nm_jenis Id_barang Id_jenis Id_user Id_keluar
Id_keluar Tgl_keluar Id_user
Id_keluar Id_barang Stok_awal Jml_keluar Id_karyawan Nm_karyawan almt_karyawan Tlp_karyawan passwordkarya wan Id_karyawan Id_minta Tgl_minta Id_karyawan total keterangan 1 1 1 1 1 m 1 1 1 m Id_minta m 1 1 Detail Barang Keluar Detail Barang Masuk Id_masuk Id_barang m m 1 Id_barang Id_keluar Id_jenis Id_user User Id_user Nm_user Password level Supplier Id_suppllier Nm_outlet Almt_outlet Tlp_outlet password Jenis barang Id_jenis Nm_jenis Barang Id_barang Id_jenis Nm_barang Stok Hrg_beli Hrg_jual Barang Keluar Id_keluar Tgl_keluar Id_user Id_oulet Id_barang Id_barang Id_user Id_customer Id_Supplier Customer id_customer nm_customer almt_customer tlp_customer password Barang Masuk Id_masuk Tgl_masuk Id_user Id_supplier Detail Barang Masuk Id_masuk Id_barang Stok_awal Jml_masuk Hrg_beli Sub_total Detail Barang Keluar Id_keluar Id_barang Stok_awal Jml_keluar Hrg_beli Sub_total PO id_po tgl_p0 id_customer total ket Detail Barang Keluar Id_po Id_barang Stok_awal Jml Hrg_jual Sub_total Id_barang Id_masuk Id_keluar
INF-738
Gambar III.7
Tampilan Halaman Data Obat Customer
5. Halaman Login Admin
Gambar III.8
Tampilan Halaman Login Admin
6. Halaman Beranda Admin
Gambar III.9
Tampilan Halaman Beranda Admin
7. Halaman Data User
Gambar III.10
Tampilan Halaman Data User 8. Halaman Data Customer
Gambar III.11
Tampilan Halaman Data Customer
9. Halaman Data Supplier
Gambar III.11
Tampilan Halaman Data Supplier 10. Halaman Data Jenis Obat
INF-739
Gambar III.12
Tampilan Halaman Data Jenis Obat 11. Halaman Data Obat
Gambar III.13
Tampilan Halaman Data Obat 12. Halaman Transaksi Obat Masuk
Gambar III.14
Tampilan Halaman Transaksi Obat Masuk
13. Halaman Transaksi Obat Keluar
Gambar III.15
Tampilan Halaman Transaksi Obat Keluar 14. Halaman Laporan Obat Masuk
Gambar III.16
Tampilan Halaman LaporanObat Masuk 15. Halaman Laporan Obat Keluar
Gambar III.17
INF-740
16. Halaman Laporan Stok Obat
Gambar III.17
Tampilan Halaman Laporan Stok Obat
KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab
sebelumnya, maka penulis memberikan
beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Distributor obat
memiliki
sistem
yang
secara
komputerisasi dan internet jaringan
sehingga lebih cepat, tepat dan
terciptanya efisiensi waktu.
2. Terkontrolnya Stok Obat.
3. Mempermudah
monitoring
data
penerimaan obat dan pemesanan obat
4. Customer dapat melakukan pemesanan
obat secara online.
4.2 Saran
Agar sistem informasi berbasis web ini
berjalan dengan baik, penulis memberikan
beberapa saran sebagai berikut:
1. Adanya maintenance aplikasi secara
teratur dan efektif.
2. Diperlukan pelatihan kepada beberapa
staff sebelum sistem benar-benar di
implementasikan di kantor.
3. Sistem aplikasi ini dapat digunakan
dalam sistem penerimaan obat baru
dan pemesanan obat lebih transparant.
4. Perlu adanya penambahan modul
retur, jika ada obat yang rusak dan
dikembalikan.
Selain itu penulis juga menyadari
bahwa aplikasi website ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran
yang
sangat
membangun
sangat
diharapkan oleh penulis.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan.
REFERENSI
Amelia, dkk. 2015. Sistem Informasi Untuk Monitoring Distribusi Obat Di Indonesia. ISSN: 2460 – 70 41: Jurnal Edukasi dan Penelitian Informatika(JEPIN) Vol 1 No 1 : 45 - 52.
Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman Dan Aplikasi. Jakarta Grasindo. Herlawati. 2011. Menggunakan UML. Bandung:
Informatika.
Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi.
Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasi. Yogyakarta: Gavamedia.
Kusrini. 2007. Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akutansi dengan Visual Basic dan Miscrosoft SQL Server. Yogyakarta: Andi. Marlinda, Linda. Sistem Informasi pemanfaatan
Apotek Hidup dengan menggunakan metode forward chaining. ISSN 2087-1562 okt 2010, hal 277. Proceding National - STT Telkom Bandung.
Marimin. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Grasindo. Oetomo, Sutedjo Dharma Budi. 2006. Perancangan
Dan Pembangunan Sistem Informasi . Yogyakarta: Andi.
Paryudi. 2010. Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Pratama. 2014. Sistem Informasi dan
Implementasinya. Bandung: Informatika. Pressman, Roger S. 2010. Software Engineering.
American : Christopher Styles.
Rosa A.S dan Shalahuddin, M. 2014. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi objek). Bandung: Modula.
Susilo danListyorini.2015. Perancangan Sistem Informasi Distribusi Obat Pasien Rawat Inap. ISBN: 978 – 602 – 1180 – 21 – 1 : Prosiding SNATIF Ke – 2.
