BAB II
LANDASAN TEORI A. Kajian Teori
1. Peranan Sistem Informasi Manajemen a. Arti kata peranan
Berdasarkan kamus besar Bahasa Indonesia, peranan adalah sesuatu yang menjadi bagian atau memegang pimpinan terutama dalam terjadinya suatu hal atau peristiwa.
Menurut Soerjono Soekanto dalam buku yang berjudul sosiologi suatu pengantar (2012: 212). Pengertian Peranan adalah sebagai berikut : Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status) apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya maka ia menjalankan suatu peranan. Konsep tentang Peran (role) menurut Komarudin (1994: 768 ) dalam buku “ensiklopedia manajemen” mengungkap sebagai berikut :
1. Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh manajemen 2. Pola prilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu status 3. Bagian suatu fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata
4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya
5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat
Berdasarkan pengertian tersebut dapat diambil pengertian bahwa peranan merupakan penilaian sejauh mana fungsi seseorang atau bagian dalam menunjang usaha pencapaian tujuan yang ditetapkan atau ukuran mengenai hubungan 2 ( dua ) variabel yang merupakan hubungan sebab akibat (jbptunikompp-gdl-herinugrah-24326-2-babii.pdf-Foxit Reader. Diakses pada tanggal 07-07-2015).
Jadi peranan informasi manajemen terhadap mutu pendidikan disini ialah sejauhmana fungsi sistem informasi manajemen dalam menunjang pencapaian mutu pendidikan.
b. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen mengandung arti sekumpulan orang, seperangkat pedoman dan pemilihan peralatan pengolahan data, menyimpan, mengolah dan memakai data untuk mengurangi ketidak pastian dalam pengambilan keputusan dengan memberikan informasi kepada manajer agar dapat dimanfaatkan pada waktunya secara efesien (Harbangan Siagian, 1989: 22).
Didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input)berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna baik pada saat itu maupun di masa mendatang, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia guna mencapai tujuan (Yeniretnowati, “Sistem Informasi Manajemen” dalam http:// yeniretnowati. blogspot. com/, diunduh pada tanggal 20-12-2013).
Kombinasi dari istilah sistem, informasi, dan manajemen menjadi kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen (SIM)”. Berikut ini adalah pengertian sistem informasi manajemen menurut beberapa ahli (Eti Rochaety dkk, 2006: 12).
Menurut Gordon B. Davis (1995) Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi.
James. A.F. Stoner (1992) sistem informasi manajemen yaitu metode yang formal yang menyediakan bagi pihak manajemen sebuah informasi yang tepat waktu, dapat dipercaya, untuk mendukung proses
pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, dan fungsi oprasi sebuah organisasi yang lebih efektif.
Sistem Informasi Manajemen pendidikan (SIM) mempunyai karakteristik, yaitu:
a. Dalam organisasi terdapat satu bagian khusus sebagai pengelola SIM pendidikan
b. SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam bagian dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM pendidikan
c. SIM merupakan jalinan hubungan antar bagian dalam organisasi melalui satu bagian Sistem Informasi Manajemen
d. SIM merupakan segenap proses yang mencakup: 1) pengumpulan data, 2) pengolahan data, 3) Penyimpanan data, 4) Pengambilan data, 5) Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat.
e. SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pemimpin dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat (Tim Dosen Administrasi Pendidikan Universitas Pendidikan Indonesia 2009: 166).
Jadi, dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan.
c. Tujuan dan fungsi Sistem Informasi Manajemen a. Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Di antara Tujuan Sistem Informasi Manajemen adalah:
1) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. 3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya (Death, “Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen” dalam, http://abprallen. blogspot.com/2010/10/tujuan-umum-sistem-informasi-manajemen.html. diunduh pada tanggal 20-12-2013). Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
b. Fungsi Sistem Informasi Manajemen
Ada beberapa persyaratan agar informasi yang dibutuhkan itu dapat berfungsi, bermanfaat bagi para pengambil keputusan dan pengguna lainnya, yaitu: Uniformity, lengkap, jelas dan tepat waktu (Tim Dosen Administrasi Pendidikan Uninersitas Pendidikan Indonesia, 2009 : 187). Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain (Death, “Fungsi Penting Sistem Informasi Akuntansi (SIA)” dalam,
http://abprallen.blogspot.com/2010/10/fungsi-penting-sistem-informasi.html, diunduh pada tanggal 20-12-2013) :
1) Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
2) Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3) Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Dengan demikian jelas bahwa SIM yang efektif dapat memperlancar manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi.
Pertanyaannya adalah sistem Informasi Manajemen yang efektif itu yang bagaimana? Sistem Informasi Manajemen yang efektif yaitu Sistem Informasi Manajemen yang dapat berfungsi dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang lebih baik. Hal tersebut dapat tercapai dengan disediakannya informasi yang sesuai dengan kebutuhan baik dalam jumlah, kualitas, waktu, maupun biaya, selain biayanya mahal, juga tidak berguna.
c. Komponen-Komponen Sistem Informasi
Komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Perangkat keras (hardware) mencakup fisik seperti computer dan printer;
b. Perangkat lunak (software) yaitu sekumpulan instruksi-instruksi yang memungkinkan perangkat keras yang memproses data;
c. Prosedur (procedure) yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki;
d. Orang (brainware) yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi;
e. Basis data (database) yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data;
f. Jaringan komputer dan komunikasi data yaitu sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dapat secara bersama atau
diakses oleh sejumlah pemakai
(https://fairuzelsaid.wordpress.com/2014/10/13/komponen-sistem-informasi. diunduh pada tanggal 20-12-2013).
Dari hal tersebut komponen-komponen sistem informasi yang menjadikan sebagai bahan untuk pelaksaanaan dalam suatu pendidikan sangatlah penting guna tercapainya tujuan sarana dan prasarana penunjang terlaksananya pendidikan.
d. Kegiatan Sistem Informasi
Kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :
a. Input adalah proses yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses.
b. Proses adalah bagaimana suatu data yang diolah untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai lebih.
c. Output adalah suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses. d. Penyimpanan adalah suatau kegiatan untuk memelihara dan
menyimpan data.
e. Control adalah suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan (http://hanifsky.blogspot.com/2012/01/kegiatan-sistem-informasi.html. diakses pada tanggal 20-12-2013).
Sistem informasi sangat mendukung proses dalam sebuah organisasi khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi :
a. Perencanaan (planning) yaitu proses untuk memikirkan secara matang dan bijaksana serta menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan metode yang paling baik.
b. Pelaksanaan (organizing) yaitu proses untuk menata dan menetapkan pekerjaan dan sumber daya manusia yang ada.
c. Pengendalian (controlling) yaitu proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi sesuai dengan metode atau prosedur yang telah ditetapkan.
Dari keterangan di atas jenis sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan sistem tertutup (Open-loop dan Closed-loop system). Sistem terbuka adalah sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik. Sedangkan sistem yang tertutup yaitu sebuah sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik
(Raymond McLeod, Jr, 2001: 12). Kedua sistem tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :
Gambar 1. Sistem Terbuka (Open-loop System)
e. Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen
Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “Sistem”, “Informasi”, dan “Manajemen” (Admin, “Definisi SIM” dalam http:// www.simkes.co.cc/ 2010/ 02/ definisi-sim. html. diakses pada tanggal 20-12-2013).
Sistem adalah keseluruhan komponen yang saling terkait satu sama lain dan saling mempengaruhi. Komponen tersebut dapat dikelompokan menjadi tiga kelompok besar, yaitu input, transformasi dan output. Sebagai ilustrasi dapat digambarkan sebagai berikut (Asep Kurniawan, 2011: 2).
Definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi secara sederhanan sistem diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen/variable yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Wahyudi Kumorotomo & Subando Agus Margono, 2001: 8).
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan relevan yang dibutuhkan orang untuk menambah pemahamanannya terhadap fakta-fakta yang ada (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2002: 168).
Manajemen berasal dari kata "to manage" yang berarti mengatur, mengurus atau mengelola.Manajemen terdiri dari proses kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaanseperti merencanakan (menetapkan
INPUT Process/
strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan (Budi Sutedjo, 2002: 168).
Manajemen atau pengelolaan merupakan komponen integral dan tidak dapat dipisahkan dari proses pendidikan secara keseluruhan, alasannya tanpa manajemen tidak mungkin tujuan pendidikan dapat diwujudkan secara optimal, efektif, dan efisien. Konsep tersebut berlaku di sekolah yang memerlukan manajemen yang efektif dan efisien (Mulyasa, 2002: 20).
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang Sistem Informasi Manajemen, antara lain :
a. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989). b. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995). c. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag
akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996).
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
f. Tahapan-tahapan Sistem Informasi Manajemen
Tahapan-tahapan dalam Sistem Informasi pendidikan adalah sebagai berikut:
a. Bagian pengumpul data
Bertugas mengumpulkan data, baik bersifat internal maupun eksternal. Data internal merupakan data yang berasal dari dalam organisasi (level manajemen), sedangkan data eksternal merupakan data yang berasal dari luar organisasi akan tetapi masih terdapat hubungan dengan perkembangan organisasi.
b. Bagian proses data
Bertugas memproses data dengan mengikuti serangkaian langkah atau pola tertentu sehingga data di rubah ke dalam bentuk informasi yang lebih berguna (Moekijat 2005: 22). Pada pemrosesan data bisa dilakukan secara manual maupun dengan bantuan mesin. Bagian pemroses data terdiri dari beberapa ahli yang bertugas membentuk data menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan level-level manajemen. Karena kebutuhan setiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda, maka kebutuhan data pada tiap-tiap manajer (kepala sekolah dan wakil kepala sekolah) berbeda pula.
c. Bagian penyimpan data
Bagian penyimpanan data bertugas menyimpan data. Penyimpanan data sangat diperlukan, karena tujuan utamanya adalah demi keamanan data. Apabila level-level manajemen membutuhkan data baik data berupa bahan mentah maupun data yang telah diolah, maka data dapat diambil dan digunakan sesuai dengan kebutuhan manajer (kepala sekolah maupun wakilnya).
d. Bagian Pemrogram data
Apabila Sistem Informasi Manajemen sudah memiliki Perangkat komputer, maka bagian pemrogram data disebut Programmers, yaitu
kelompok ahli yang bertanggung jawab atas penyusunan program untuk diberikan kepada Perangkat komputer. Karena komputer memiliki bahasa sendiri, maka tugas programmer adalah membahasakan data-data yang telah dihimpun sesuai dengan bahasa computer (Sondang P. Siagian, 2006: 159-160).
B. Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan a. Pengertian Sistem Penjaminan Mutu
Mutu adalah kemampuan (ability) yang dimiliki oleh suatu produk atau jasa (services) yang dapat memenuhi kebutuhan atau harapan, kepuasan (satisfaction), pelanggan (costumers) yang dalam pendidikan dikelompokan menjadi dua, yaitu internal costumer dan eksternal.
Penjaminan mutu adalah istilah umum yang digunakan sebagai kata lain untuk semua bentuk kegiatan monitoring, evaluasi atau kajian (review) mutu (Nanang Fattah, 2012: 3).
Secara kelembagaan, sistem penjaminan mutu pendidikan diposisikan sebagai bagian dari keseluruhan fungsi manajemen pendidikan. Sistem penjaminan mutu pendidikan sebagai salah satu fungsi manajemen pendidikan mengemban tugas dan tanggung jawab dalam mengukur dan menilai pemenuhan standar mutu sebagaimana yang telah ditetapkan dalam kebijakan atau regulasi (Ibid., hal. 3).
Mutu pendidikan dapat dilihat dalam dua hal, yakni mengacu pada proses pendidikan dan hasil pendidikan. Proses pendidikan yang bermutu apabila seluruh komponen pendidikan terlibat dalam proses pendidikan itu sendiri. Faktor-faktor dalam proses pendidikan adalah berbagai input, seperti bahan ajar, metodologi, sarana sekolah, dukungan administrasi dan sarana prasarana dan sumber daya lainnya serta penciptaan suasana yang kondusif. Sedangkan mutu pendidikan dalam konteks hasil pendidikan mengacu pada prestasi yang dicapai oleh sekolah pada setiap kurun waktu tertentu. Prestasi yang dicapai atau hasil pendidikan (student achievement) dapat berupa
hasil tes kemampuan akademis (misalnya ulangan umum, Ebta dan Ebtanas). Dapat pula di bidang lain seperti prestasi di suatu cabang olah -raga, seni atau keterampilan tambahan tertentu misalnya computer, beragam jenis teknik, jasa dan sebagainya. Bahkan prestasi sekolah dapat berupa kondisi yang tidak dapat dipegang (intangible) seperti suasana, disiplin, keakraban, saling menghormati, kebersihan, dan sebagainya (Suryosubroto, 2004: 210-211).
Upaya peningkatan kualitas pendidikan disekolah, sesungguhnya merupakan persoalan yang sederhana, akan tetapidemikian kompleks. Oleh karena itu, upaya-upaya dimaksud memerlukan penanganan secara multidimensional dengan melibatkan berbagai pihak terkait. Kualitas pendidikan yang diharapkan bukan hanya pada pencapaian target kurikulum semata, akan tetapi menyangkut semua aspek yang secara langsung mampu tidak langsung turut menunjang tercapainya mutu pendidikan di sekolah (Dadang Dally, 2010: 8).
Peningkatan mutu pendidikan merupakan titik strategis dalam upaya menciptakan pendidikan yang berkualitas. Pendidikan yang berkualitas merupakan salah satu pilar pembangunan bagi suatu bangsa melalui pengembangan potensi individu. Karenanya, dapat dikatakan bahwa masadepan suatu bangsa terletak pada mutu dan kualitas pendidikan yang dilaksanakan.
Untuk menjamin mutu dan kualitas pendidikan, diperlukan perhatian yang serius, baik oleh penyelenggaran pendidikan, pemerintah, maupun masyarakat. Sebab, dalam sistem pendidikan nasional sekarang ini, konsentarasi terhadap mutu dan kualitas bukan semata-mata tanggung jawab sekolah dan pemerintah, tetapi merupakan sinergi antara
berbagai komponen termasuk masyarakat
(http://www.slideshare.net/anannur/manajemen-mutu-dalam-pendidikan, diakses pada tanggal 25-03-2015).
Oleh karena itu, masyarakat harus sadar dan berkonsentrasi terhadap peningkatan mutu pendidikan. Untuk melaksanakan penjaminan
mutu tersebut, diperlukan kegiatan yang sistematis dan terencana dalam bentuk manajemen mutu.
Di Indonesia, perihal penjaminan mutu diatur oleh Peraturan Pemerintah No. 19/2005, pasal 91:
a. Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan nonformal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan.
b. Penjaminan mutu pendidikan dimaksud pada ayat 1 bertujuan untuk memenuhi atau melampaui Standar Nasional Pendidikan.
c. Penjaminan Mutu Pendidikan dilakukan secara bartahap, sistematis dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas.
Selanjutnya pemerintah melakukan akreditasi pada setiap jenjang dan satuan pendidikan untuk menentukan kelayakan program dan atau satuan pendidikan. Apa yang menjadi esensi akreditasi adalah sebagai bentuk Akuntabilitas Publik yang dilakukan secara objektif, adil, transparan dengan menggunakan instrument dan Kriteria yang mengacu pada standar Nasional Pendidikan. Standar Nasional Pendidikan mencakup:
a. Standar kompetisi lulusan b. Standar isi
c. Standar proses
d. Standar pendidik dan tenaga pendidik e. Standar sarana dan prasarana
f. Standar pembiayaan g. Standar penilaian
Sedangkan menurut Sondang P. Siagaian menyatakan bahwa berdasarkan pengalaman dan kenyataan menunjukkan bahwa sumber data yang dapat diolah dapat bersifat internal maupun eksternal (Made Pidarta, 1998: 162).
Berdasarkan konsep relatif tentang kualitas, maka pendidikan yang berkualitas apabila:
a. Pelanggan internal berkembang baik fisik maupun psikis. Secara fisik antara mendapatkan imbalan finansial. Sedangkan secara psikis adalah bila mereka diberi kesempatan untuk terus belajar dan mengembangkan kemampuan, bakat dan kreatifitasnya.
b. Pelanggan eksternal :
1) Eksternal primer (para siswa) : menjadi pembelajar sepanjang hayat, komunikator yang baik dalam bahasa nasional dan internasional, punya keterampilan teknologi untuk lapangan kerja dan kehidupan sehari-hari, siap secara kognitif untuk pekerjaan yang kompleks, pemecahan masalah dan penciptaan pengetahuan, dan menjadi warga Negara yang bertanggung-jawab secara sosial, politik dan budaya.
2) Eksternal sekunder (orang tua, para pemimpin pemerintahan dan perusahan): mendapatkan konstribusi dan sumbangan yang positif. Misalnya para lulusan dapat memenuhi harapan orang tua dan pemerintah dan pemimpin perusahan dalam hal menjalankan tugas-tugas dan pekerjaan yang diberikan.
3) Eksternal tersier (pasar kerja dan masyarakat luas) : para lulusan memiliki kompetensi dalam dunia kerja dan dalam pengembangan masyarakat sehingga mempengaruhi pada pertumbuhan ekonomi, kesejahteraan rakyat dan keadilan sosial (Nurkolis, 2003: 71).
b. Standar Penjaminan Mutu Pendidikan
Untuk mencapai pendidikan yang berkualitas tentunya dibutuhkan perencanaan program pendidikan yang baik. Dalam perencanaan pendidikan untuk mencapai pendidikan yang berkualitas perlu memperhatikan kondisikondisi yang mempengaruhi, strategi -strategi yang tepat, langkah-langkah perencanaan dan memiliki kriteria penilaian(Nurkolis, 2003: 74-78)
Secara garis besar sistem penjamina mutu pendidikan dapat dikategorikan kedalam tiga kegiatan utama, yakni: input, proses, output, dan outcome (Nanang Fattah, 2012: 15)
Gambar 1. OUTPUT (Kompetensi yang dihasilkan) Proses Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan di Satuan Pendidikan
c. Bentuk dan Fungsi Layanan Mutu Pendidikan
Masalah mutu pendidikan merupakan salah satu isu sentral dalam pendidikan nasional, terutama berkaitan dengan rendahnya mutupendidikan pada setiap jenjang dan satuan pendidikan, terutama pada
Standar Tenaga Kependidikan
Standar Nasional Pendidik
Standar Mutu (Standar Pelayanan) OUTCOME (kompetensi yang dibutuhkan) Dunia Kerja Lembaga INPUT (kondisi siswa dan kondisi lingkungan) Isi PTK Sarpras Pembiayaan PROSES (kualitas pembelajaran) Proses Pengelolaan PROSEDUR OPERASIONA L STANDAR
jenjang pendidikan dasar dan menengah. Menyadari hal tersebut, pemerintah telah melakukan berbagai upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan nasional, antara lain melalui berbagai pelatihan dan peningkatan nasional, antara lain melalui berbagai pelatihan dan peningkatan kompetensi guru, pengadaan buku dan media pembelajaran, perbaikan sarana dan prasarana pendidikan, serta peningkatan mutu manajemen sekolah (Mulyasa, 2012: 158).
Keberhasilan sekolah diukur dari tingkat kepuasan pelanggan, baik internal maupun eksternal. Sekolah dikatakan berhasil jika mampu memberikan pelayanan sama atau melebihi harapan pelanggan, karena mereka sudah mengeluarkan butged cukup banyak pada lembaga pendidikan.
Bentuk pelayanan dalam lembaga pendidikan ada dua, di antaranya adalah (Oteng Sutisno, 1985: 65).
1. Layanan pokok
Dalam memenuhi kebutuhan siswa yang berhubungan dengan pelayanan siswa di sekolah, dalam menjalankan tugasnya kepala sekolah dibantu oleh para personil profesional sekolah yang dipekerjakan pada sistem sekolah di antaranya adalah:
1) Personil pelayanan pengajaran, terdiri dari orang-orang yang bertanggung jawab pokoknya ialah mengajar, baik sebagai guru kelas, guru kegiatan ekstra kurikuler, tutor, dan lain-lain. 2) Personil pelayanan administrasi, meliputi mereka yang
mengarahkan, memimpin, dan mengawasi personil lain dalam operasi sekolah serta bagian-bagiannya.
3) Personil pelayanan fasilitas sekolah, meliputi tenaga-tenaga diperpustakakan, pusat-pusat sumber belajar dan laboratorium bahasa; ahli-ahli teknik dan tenaga yang terlibat dalam fungsi mengajar atau fungsi melayani siswa.
4) Personil pelayanan murid atau siswa, meliputi pada spesialis yang tanggung jawabnya meliputi bimbingan dan penyuluhan,
pemeriksaan psikologis dan kesehatan, nasihat medis dan pengobatan, testing dan penelitian, penempatan kerja dan tindak lanjut, serta koordinasi kegiatan murid.
Untuk melengkapi keempat kategori di atas, maka tidak lepas membahas tentang fungsi-fungsi mereka, karena tiap fungsi saling mendukung dan melengkapi. Dari uraian di atas, dapat dikemukakan fungsi pelayanan murid sebagai berikut: (Oteng Sutisno, 1985: 65).
1) Fungsi pemeliharaan
2) Pembantu kepala sekolah yang ditugasi sebagai pengawasan kehadiran dan disiplin murid, dengan kegiatannya yaitu menyelenggarakan wawancara pada saat penerimaan siswa baru, mengurus penempatannya; mengikuti semua kasus yang diteruskan; menyelenggarakan pembicaraan dengan orang tua; mungkin mengawasi seluruh bimbingan.
3) Petugas kehadiran, dengan kegiatannya yaitu memeriksa identitas siswa (alamat siswa baru), memeriksa yang tidak masuk, dll.
4) Fungsi kesehatan, kedudukan personilnya adalah dokter, dokter gigi, dengan kegiatannya yaitu melakukan pemeriksaan, memberikan pengobatan darurat, dan memberi nasihat tentang pengobatan dan pencegahan.
5) Fungsi bimbingan dan penyuluhan, pelayanan psikologis, kedudukan personilnya.
6) Fungsi dokumentasi, dengan personilnya adalah petugas dokumentasi dengan kegiatan memelihara catatan kumulatif. 7) Fungsi testing dan penelitian dengan kedudukan personil
sebagai koordinator atau direktur, ahli psikiatri yang memiliki kegiatan menyelenggarakan program testing, melakukan testing individual atas dasar penyerahan kasus; membandingkan data dan hasil penelitian; membantu mengembangkan kurikulum.
8) Fungsi penempatan kerja dan tindak lanjut dengan kedudukan personil sebagai koordinator/kepala penempatan kerja dan atau tindak lanjut, mempunyai kegiatan menangani pelayanan penempatan kerja dan studi tindak lanjut; bekerja dengan mereka yang menggunakan data ini dalam menilai program sekolah.
9) Fungsi kegiatan murid (ekstrakulikuler), dengan kedudukan personil sebagai koordinator kegiatan murid, melaksanakan tugas merancang, membimbing, dan menilai kegiatan murid yang bertalian dengan perkembangan pihak pribadi dan sosial murid.
2. Layanan bantu
Perubahan dinamika masyarakat yang cepat seperti yang kita alami saat ini, sekolah merupakan pemegang peranan penting, dengan memberikan banyak pelayanan yang diharapkan dari sekolah, antara lain adalah: (Oteng Sutisno, 1985: 130).
1) Pelayanan Perpustakaan
2) Pelayanan Gedung dan halaman sekolah 3) Pelayanan kesehatan dan keamanan
Selain mengetahui layanan bantu, kita juga perlu mengetahui layanan dalam bidang bimbingan dan penyuluhan, ada empat pelayanan program kegiatan pokok, yaitu: (M. Sulthon Masyhud et al, 2005: 139).
1) Pelayanan pengumpulan data adalah usaha untuk memperoleh keterangan sebanyak-banyaknya dan selengkap-lengkapnya tentang identitas diri individu siswa beserta lingkungannya.
2) Pelayanan penyuluhan merupakan pelayanan terpenting dalam program bimbingan di sekolah, ini juga merupakan kesempatan bagi siswa untuk mendapatkan bantuan pribadi secaralangsung di dalam menanggulangi masalah dan kesulitan yang dihadapi, tetapi juga ditujukan untuk membantu seorang
individu dalam mengubah dirinya menuju kedewasaan pengembangan diri.
3) Pelayanan informasi dan penempatan adalah kegiatan dalam rangka program bimbingan dilakukan dengan cara memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh individu(siswa) untuk mengenal lingkungannya, terutama kesempatan-kesempatan yang ada di dalam lingkungannya yang dapat dimanfaatkan, baik pada waktu kini maupun yang akan datang.
4) Pelayanan penelitian dan penilaian, dalam program bimbingan di lembaga diartikan sebagai usaha untuk menelaah program pelayanan bimbingan yang telah dan sedang dilaksanakan untuk mengembangkan dan memperbaiki program bimbingan khususnya dan program-program lembaga bersangkutan pada umumnya.
d. Prinsip Layanan Mutu dalam Pendidikan
Layanan merupakan persoalan serius bagi manajer, termasuk manajer dalam pendidikan Islam. Layanan merupakan salah satu komponen penting dan harus mendapatkan perhatian khusus dalam pengolahan pendidikan, apabila menginginkan lembaga yang dikelolanya mengalami peningkatan di segala bidang.
Berkaitan dengan paradigma tersebut, manajer sebagai pengelola lembaga pendidikan berperan sebagai penjual yang melayani pembeli (pengguna jasa pendidikan). Sebagai penjual manajerharus menampilkan sifat, antara lain: (Mujamil Qomar, 2007: 195).
a) Berusaha memberikan layanan dengan cepat dan tepat, b) Berusaha bersikap ramah,
c) Berusaha mematok harga yang bersaing, d) Berusaha menghibur pembeli,
f) Berusaha mampu menahan diri dari perasaan kecewa bila ada pembeli yang bersikap kurang menyenangkan.
Pelayanan dalam pendidikan mencakup berbagai hal, seperti: (Mujamil Qomar, 2007: 196).
a. Pelayanan pembelajaran, yang merasakan pelayanan ini adalah: para siswa.
b. Pelayanan bimbingan dan konseling bagi siswa, guru. c. Pelayanan kepegawaian
d. Pelayanan keuangan
e. Pelayanan kesejahteraan, diartikan dalam ukuran material. Misalnya: Gaji, honorarium, dan fasilitas fisik.
Dalam memberikan layanan, manajer pendidikan harus bersikap adil kepada semua pelanggan. Pelanggan pendidikan terdiri dua jenis, yaitu:
a. Pelanggan internal terdiri atas guru, pustakawan, laboran, teknisi dan tenaga administrasi.
b. Pelanggan eksternal yang merupakan pelanggan primer, yaitu: siswa; pelanggan sekunder, yaitu orang tua, pemerintah, dan masyarakat; dan pelanggan tersier, yaitu pemakai atau penerima lulusan, baik lembaga pendidikan yang lebih tinggi maupun dunia usaha (ibid, 196).
Manajemen dalam memberikan layanan mutu harus memberikan yang terbaik kepada semua pelanggan agar pelanggan puas. Menurut Mulyasa (2005) dalam manajemen pendidikan Islam, yakni: (reliability) layanan yang sesuai dengan yang dijanjikan, (assurance) mampu menjamin kualitas pembelajaran, (tangible) iklim sekolah yang kondusif, (emphaty) memberikan perhatian penuh kepada peserta didik, (responsibility) cepat tanggap terhadap kebutuhan peserta didik.
Sekolah dikatakan berhasil jika mampu memberikan layanan sesuai harapan pelanggan. Dilihat dari jenis pelanggannya sekolah dikatakan berhasil jika:
a. Siswa puas dengan layanan sekolah, misalnya: puas dengan pelajaran yang diterima, puas dengan perlakuan guru maupun pimpinan, puas dengan fasilitas yang disediakan sekolah.
b. Orang tua puas dengan layanan terhadap anaknya maupun layanan kepada orang tua, misalnya: puas karena menerima laporan periodik tentang perkembangan siswa maupun program-program sekolah.
c. Pihak pemakai/penerima lulusan (perguruan tinggi, industri, dan masyarakat) puas karena menerima lulusan dengan kualitas yang sesuai dengan harapan.
d. Guru dan karyawan puas dengan pelayanan sekolah, misalnya: dalam pembagian kewajiban kerja, hubungan antara guru/ karyawan/ pimpinan, honorarium/ gaji, dan sebagainya.
C. Penelitian yang Relevan
Setelah peneliti menelusuri penelitian-penelitian yang dilakukan oleh orang lain atau sebuah lembaga dalam masalah yang sama, atau memiliki kemiripan baik yang berkenaan dengan “penerapan sistem informasi manajemen pendidikan dalam sistem penjaminan mutu pendidikan di MTs. Al-Hidayah Ciawijapura” ditemukan beberapa hasil penelitian sebagai berikut:
1. Ali Sahid Wahyono, 59440892 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Ilmu Pengetahuan Sosial Institut Agama Islam Negeri Syekh Nurjati Cirebon, 2013) “Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan pada SMK Darul Ulum Kertasmaya Indramayu.” Yang di dalamnya berisi tentang:
1) Proses pengumpulan data SIM di SMK Darul Ulum yang sudah berjalan dengan baik karena semua data yang dikumpulkan lengkap dengan indikator pengumpulan data yang meliputi data internal (kesiswaan, kurikulum, humas, sarana prasarana, dan administrasi)
dan eksternal (orang tua, komite sekolah, masyarakat dan pemerintah).
2) Proses pengelolaan SIM yang dapat berjalan baik dengan adanya penggunaan alat software aplikasi yang digunakan dalam pengelolaan SIM.
3) Penerapan SIM Pendidikan di SMK Darul Ulum Kertasmaya Indramayu yang memanfaatkan potensi fasilitas/ sarana prasarana sebagai batu pijakan dalam penerapannya.
2. Khusnul Hadi, 063311038 (Fakultas Tarbiyah Jurusan Kependidikan Islam (KI) Institut Agama Islam Negeri Walisongo Semarang, 2011) “Optimalisasi Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Peningkatan Layanan Pendidikan di SMA Semesta Kota Semarang.” Dimana kesimpulan dari penelitiannya yaitu:
1) SMA Semesta Semarang berusaha mengoptimalkan penerapan SIM dengan memberikan layanan SIM pendidikan berbasis Web dalam memudahkan kinerja siswa, guru, karyawan dan Stakeholder lainnya.
2) Tujuan dari penerapan SIM pendidikan di SMA Semesta Semarang adalah menyediakan informasi yang dipergunakan dalam pelaksanaan manajemen pendidikan. Jadi, dengan demikian manajemen dalam pendidikan dapat difungsikan dengan memberikan informasi yang up to date.
3) Penyebaran SIM dapat meningkatkan layanan pendidikan secara spesifik, peningkatan dalam layanan pendidikan yaitu pertimbangan pengambilan kebijakan terhadap proses kepuasan pelanggan dalam suatu penetapan pemenuhan standar mutu pendidikan.
3. Fifi Fitriyah, 206018200196 (Fakultas Ilmu Tarbiyah Dan Kependidikan Jurusan Kependidikan Islam Uin Syarif Hidayatullah Jakarta, 2011) “Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Dalam Meningkatkan Pelayanan Sekolah Terhadap Masyarakat Pada Website Sma Bakti Mulya 400”
Dimana hasil dari penelitiannya yaitu:
1) Strategi sistem informasi manajemen dengan pelayanan menggunakan website dapat mendorong kelangsungan hidup sebuah lembaga pendidikan.
2) Manfaat dari penerapan sistem informasi manajemen dengan layanan internet (website) diantaranya yaitu; perbaikan layanan pelanggan dengan mempermudah mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu; mempermudah berkomunikasi dengan siswa, orang tua murid, lembaga dengan masyarakat.
3) Penerapan sistem informasi manajemen dengan meningkatkan pelayanan menggunakan website telah terlaksana dengan efektif, hal ini dapat dilihat dari jawaban responden yaitu: a). Kelengkapan dengan interval 80,08% (baik); b). Ketepatan berada pada interval 59,67% (cukup baik); c). Akurasi dengan interval 61,5% (cukup baik); d). Keadaan dengan interval 57,08% (cukup baik); e). Kekinian dengan interval 88% hal ini menunjukan bahwa sekolah mampumemenuhi kebutuhan kekinian yang diterapkan melalui web sekolah dengan baik; f). Format output dengan inteval 52,76% (kurang baik). Dengan rata-rata interval 61,45% maka penerapan SIM terhadap masyarakat pada website cukup baik.
D. Kerangka Pemikiran
Teknologi informasi merupakan salah satu senjata persaingan. Hal ini tidak dapat diragukan lagi karena saat ini teknologi informasi telah menjadi salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi aktivitas operasional lembaga pendidikan. Hampir disetiap lembaga pendidikan telah tampak fenomena bahwa yang menjadi kriteria pilihan masyarakat saat ini adalah lembaga pendidikan yang telah memiliki perangkat teknologi informasi sangat memadai dalam berbagai aktifitas operasional lembaga pendidikan tersebut. Hal ini disebabkan oleh salah satu unsur penilaian masyarakat tentang kualitas pendidikan saat ini dapat dilihat dari kemampuan sebuah lembaga
dalam menyajikan jasa pendidikan diantaranya menggunakan teknologi informasi (Pontjorini Rahayuningsih, 2006).
Pengertian sistem informasi manajemen yaitu sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi (Gordon B. Davis, 1997: 3).
Dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan yang memiliki nilai tambah, betul-betul membutuhkan persiapan yang sangat matang sehingga harapan untuk mengaplikasikan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan dapat terwujud sesuai dengan perkembangan dunia pendidikan yang dituntut masyarakat lebih marketable dan sellable. SIM Pendidikan diharapkan sangat bermanfaat tidak hanya bagi para pengambil keputusan bidang pendidikan, tetapi sangat berguna bagi sangat berguna bagi masyarakat sebagai salah satu subsistem dan control society, terutama dalam proses operasional lembaga pendidikan dan penyajian kualitas jasa pendidikan yang bisa dipertanggung jawabkan (Eti Rochaetiy, 2008: 13).
Kebijakan desentralisasi pendidikan diharapkan akan mendorong peningkatan pelayanan di bidang pendidikan kepada masyarakat, yang bermuara pada upaya peningkatan kualitas pengelolaan pendidikan dalam tataran yang paling bawah (at the bottom), yaitu sekolah melalui penerapan manajemen berbasis sekolah (Fasli Jalal dan Dedi Supriadi, 2001: 159).
Manajemen sekolah dengan rancangan MBS dipandang berhasil jika mampu mengangkat derajat mutu prose dan produk pendidikan dan pembelajaran. Dalam konteks pendidikan, pengertian mutu mengacu pada masukan, proses, luaran, dan dampaknya. Mutu masukan dapat dilihat dari. Pertama, kondisi baik atau tidaknya masukan sumber daya manusia, seperti kepala sekolah, guru, staf tata usaha dan siswa. Kedua, memenuhi atau tidaknya kriteria masukan material berupa alat peraga, buku-buku, kurikulum, prasarana, sarana sekolah, dan lain-lain. Ketiga, memenuhi atau tidaknya kriteria masukan yang berupa perangkat lunak, seperti peraturan, struktur organisasi, dan deskripsi kerja. Keempat, mutu masukan yang
bersifat harapan dan kebutuhan, seperti visi, motivasi, ketekunan, dan cita-cita (Sudarwan Danim, 2007: 53).
Mutu dan kualitas layanan (jasa) yang dihasilkan merupakan ukuran mutu sebuah lembaga pendidikan, yaitu sejauh mana kepuasaan pelanggan terhadap jasa yangdihasilkan. Menurut Mulyasa, sebagai industri jasa, mutu lembaga pendidikandapat diukur dari pelayanan yang diberkan oleh pengelola pendidikanbeserta seluruh karyawan kepada para pelanggan sesuai dengan standarmutu tertentu (Mulyasa, 2005: 226).
Dengan demikian, sekolah dikatakanbermutu apabila mampu memberi layanan sesuai atau bahkan melebihiharapan guru, karyawan, peserta didik, dan pihak-pihak lain yang terkaitseperti orang tua, penyandang dana, pemerintah atau dunia kerja penggunalulusan.Untuk memberikan jaminan terahadap mutu dan kualitas, lembagapendidikan harus mengetahui dengan pasti apa yang dibutuhkan olehpelanggannya. Lembaga pendidikan hendaknya selalu berupaya mensinergikan berbagai komponen untuk melaksanakan manajemen mutupendidikan yang dikelolanya agar dapat menjalankantugas dan fungsikependidikan.
(http://www.slideshare.net/anannur/manajemen-mutu-dalam-pendidikan). Menurut Depdiknas (1999), menyebutkan 4 hal yang merupakan cakupan keberhasilan manajemen sekolah, yaitu: a) Siswa puas dengan layanan sekolah, yaitu dengan pelajaran yangditerima, perlakuan guru, pimpinan, puas dengan fasilitas yangdisediakan sekolah atau siswa menikmati situasi sekolah dengan baik. b) Orang tua siswa merasa puas dengan layanan terhadap anaknya, layanan yang diterimanya dengan laporan tentang perkembangan kemajuan belajar anaknya dan program yang dijalankan sekolah. c) Pihak pemakai lulusan puas karena menerima lulusan dengan kualitas tinggi dan sesuai harapan. d) Guru dan karyawan puas dengan layanan sekolah, dalam bentuk pembagian kerja, hubungan dan komunikasi antar guru/pimpinan,karyawan, gaji/ honor yang diterima dan pelayanan (Syafaruddin, 2005: 289).
informasi manajemen terhadap mutu pendidikan dapat dilihat gambar dibawah ini:
Gambar 3. Peran Sistem Informasi Manajemen terhadap Mutu Pendidikan Keterangan:
Sistem informasi manajemen didalamnya mencakup sarana prasarana (fisik dan non fisik), tenaga pendidik, dan partisipasi masyarakat. Dengan adanya sistem informasi manajeman yang baik akan memacu pada
pendidikan yang baik pula. sehingga tidak hanya pendidikannya yang baik tapi diharapkan pula menghasilkan output berupa siswa yang berhasil dalam kegiatan belajar mengajar yang akhirnya dapat meningkatkan mutu
pendidikan tersebut.
Sistem Informasi Manajemen
Sarana Prasarana
(fisik & non fisik) Tenaga Pendidik
Siswa
(Kegiatan Belajar Mengajar)
Partisipasi Masyarakat
Hasil (Mutu Pendidikan)
