LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

1

PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

JUDUL PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI SISTEM EVALUASI PUSAT PENILAIAN KOMPETENSI DAN PEMANTAUAN

KINERJA MELALUI PENYUSUNAN PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI KEGIATAN

INOVASI

(MEMPERMUDAH, MEMPERCEPAT, AKUNTABEL)

DISUSUN OLEH :

NAMA

: RETNO INDARWATI, ST., MT

NO PESERTA : 27

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

2

PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VI

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI SISTEM EVALUASI PUSAT PENILAIAN KOMPETENSI DAN PEMANTAUAN

KINERJA MELALUI PENYUSUNAN PANDUAN MONITORING DAN EVALUASI KEGIATAN

Disusun Oleh:

RETNO INDARWATI, S.T., M.T.

(027)

DISEMINARKAN PADA:

HARI

: KAMIS

TANGGAL

: 29 NOVEMBER 2018

MENTOR

Ir. ATANG, M.Si

NIP. 196202111994011001

COACH

Ir. PUJA SAMEDHI, BE, SE, CES

NIP. 195605151984121001

PENYELENGGARA BALAI

DIKLAT PUPR WILAYAH III

JAKARTA

YAYAK RUKIYANA, SE, MM

NIP. 196012101989031003

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN

FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA,

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Ir. Nicodemus Daud, M.Si

NIP. 196412301997031002

i

DAFTAR ISI

Daftar Isi ……….i

BAB 1 PENDAHULUAN……….1

1. Latar Belakang……….1

2. Identifikasi Masalah……….3

3. Tujuan dan Manfaat ………..6

4. Ruang Lingkup……….6

BAB 2 DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN……….…….8

1. Road Map/Milestones Proyek Perubahan………..8

2. Tata Kelola Proyek Perubahan……….9

3. Stakeholders Proyek Perubahan………..11

4. Analisis Pemetaan Stakeholders………..12

5. Strategi Komunikasi Stakeholders………14

BAB 3 IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN……….….….17

1. Capaian Proyek Perubahan………..17

2. Kendala………..30

3. Strategi untuk Mengatasi Kendala………..31

BAB 4 PENUTUP………..32

1. Kesimpulan………..32

2. Tindak Lanjut………..33

1 BAB I

PENDAHULUAN

Proyek Perubahan ini semula bertujuan untuk mengoptimalkan sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan panduan evaluasi kegiatan. Namun karena kegiatan evaluasi tidak dapat dipisahkan dari kegiatan monitoring serta untuk mendapatkan hasil yang lebih komprehensif, maka lingkup proyek perubahan ini dilengkapi dengan elemen monitoring sehingga proyek perubahan ini berubah menjadi Optimalisasi Sistem Evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja Melalui Penyusunan Panduan Evaluasi dan Monitoring Kegiatan. Panduan ini dilengkapi instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan berupa kuesioner dan check list yang tidak hanya digunakan di akhir kegiatan tapi juga di awal kegiatan utuk membantu mengendalikan pelaksanaan kegiatan sehingga pelaksanaan kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan yang direncanakan, dan hasil yang diperoleh menjadi lebih optimal dan akuntabel. Ke depan, proyek perubahan ini akan ditindak lanjuti dengan mengembangkan instrumen evaluasi yang masih manual ke sistem aplikasi online untuk mempermudah evaluator dan pihak yang dievaluasi. Diharapkan dengan digunakannya panduan monitoring dan evaluasi kegiatan ini dapat mengoptimalkan sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, dan dapat mendukung capaian Perjanjian Kinerja serta akuntabilitas penyelenggaraan di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.

1. Latar Belakang

Pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) adalah penyelenggaraan infrastruktur PUPR dalam upaya untuk mendukung mewujudkan ketahanan air, kedaulatan pangan, kedaulatan energi, pengembangan wilayah, penguatan konektivitas nasional, perwujudan permukiman yang layak huni dan berkelanjutan termasuk pengusahaan penyediaan pembiayaan dan penyediaan rumah, industri konstruksi yang kompetitif, sinergi pusat dan daerah, serta pengelolaan sumber daya yang efektif, efisien dan akuntabel.

2 Untuk mewujudkan hal tersebut Kementerian PUPR menggunakan tiga Dimensi Pembangunan, yaitu Dimensi Pembangunan Manusia, Dimensi Pembangunan Sektor Unggulan dan Dimensi Pemerataan dan Kewilayahan. Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja BPSDM yang tugasnya terkait langsung dengan sumber daya manusia Kementerian PUPR mendukung Dimensi Pembangunan Manusia melalui program dan kegiatannya.

Setiap Unit Kerja di Kementerian PUPR wajib memiliki Perjanjian Kinerja, tak terkecuali Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja (PKPK). Dalam pelaksanaan selama ini progres capaian Pusat PKPK sering tertinggal dari target. Untuk mencegah hal tersebut diperlukan monitoring dan evaluasi kegiatan secara rutin. Dalam pelaksanaannya, kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut terkendala keterbatasan tools seperti panduan dan instrumen yang telah disusun, namun tidak ditindaklanjuti dengan pengesahan, ataupun disusun seadanya. Akibatnya akuntabilitas hasil dan proses evaluasi terhadap kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dalam mendukung capaian Perjanjian Kerja belum optimal. Dan pada akhirnya hal tersebut menghambat tercapainya tujuan Reformasi Birokrasi Kementerian PUPR, yaitu meningkatkan pengawasan dan akuntabilitas untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang baik, bersih, bebas korupsi, kolusi dan nepotisme

Sesuai dengan amanat Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 15/PRT/M/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja memilik tugas melaksanakan penilaian kompetensi, pemetaan karir, dan pemantauan kinerja sumber daya manusia di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Sedangkan Bagian Anggaran dan Umum Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan KInerja, memiliki Tugas: Melaksanakan urusan penyusunan program dan anggaran, evaluasi kinerja serta pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat.

Fungsi Bagian Anggaran dan Umum:

1. pelaksanaan penyusunan program dan anggaran; 2. pelaksanaan evaluasi kinerja dan pelaporan;

3. pelaksanaan urusan administrasi kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara; dan

3 Sedangkan tugas dari Kasubbag. Program dan Evaluasi adalah melakukan penyiapan bahan penyusunan program, anggaran, dan evaluasi kinerja serta pelaporan Pusat.

2. Identifikasi Masalah

Pada pelaksanaan tugas dukungan internal pelaksanaan kegiatan Pusat dalam rangka evaluasi kegiatan penilaian kompetensi, pemetaan karir, dan pemantauan kinerja yang menjadi permasalahan adalah:

1. Belum terorganisasinya sistem perencanaan program dan anggaran, karena selama ini di Pusat 1 belum ada panduan jadwal pengumpulan dokumen program dan anggaran. 2. Hasil evaluasi belum akurat, waktu pelaksanaan evaluasi tidak pasti, dan pengolahanan

data lama. Hal ini karena belum efektif dan efisiennya sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.

Permasalahan tersebut secara langsung berpengaruh pada capaian kinerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dan tidak tercapainya target yang telah direncanakan

4 karena kurang akuratnya data dan analisa yang menjadi dasar pengambilan kebijakan pimpinan. Hal ini terjadi karena belum lengkapnya sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja sehingga kegiatan evaluasi yang dilakukan selama ini terarah. Selain itu, juga karena belum terorganisasinya pengumpulan data yang diperlukan sehingga memperlambat proses pengolahan data.

Dari analisa USG yang digunakan untuk mengetahui urutan prioritas permasalahan, maka permasalahan utama yang harus segera diselesaikan adalah masalah hasil evaluasi yang belum akurat dan waktu pengolahan data yang lama.

Hal - hal yang menyebabkan timbulnya permasalahan ketidakakuratan hasil evaluasi dan lamanya waktu yang diperlukan untuk memproses data adalah belum lengkapnya komponen dalam sistem evaluasi, kurangnya pengetahuan SDM akan pelaksanaan evaluasi kegiatan, dan pengumpulan data yang diperlukan untuk mengevaluasi belum terorganisasi dengan baik yang hanya diberikan saat diminta. Dalam suatu sistem evaluasi, komponen yang diperlukan adalah indikator untuk mengukur, tools yang digunakan untuk melakukan evaluasi, dan proses yang dilakukan dalam evaluasi. Dalam sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, komponen yang belum ada adalah panduan evaluasi kegiatan dan instrumen evaluasi seperti questionnaire dan check list yang seadanya, belum melalui kajian akademis. Akibat pelaksanaan evaluasi kegiatan yang belum direncanakan dengan baik tersebut, maka akuntabilitas kinerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja belum optimal.

Untuk menangani masalah ketidakakuratan hasil evaluasi dan kelambatan proses pengelolaan data, diperlukan tindakan untuk mengoptimalkan sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, yaitu penyusunan panduan evaluasi kegiatan dan peningkatan instrumen evaluasi kegiatan. Selain itu diperlukan data center sebagai pusat

5 penyimpanan semua data yang ada di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja untuk membantu mempercepat pencarian data sehingga akan mempercepat juga proses pengolahan data.

Diharapkan dengan terlaksananya tiga hal tersebut diatas, akan dapat membantu mengoptimalkan sistem evaluasi yang telah ada dan akhirnya meningkatkan akuntabilitas kinerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.

GAMBAR 2. Pohon Masalah

6 3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari proyek perubahan ini adalah optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan beserta instrumennya, sehingga pelaksanaan monitoring dan evaluasi kegiatan dapat berjalan sesuai panduan, dan berdampak pada tercapainya akuntabilitas kinerja baik proses dan hasilnya. Tugas Subbag. Program dan Evaluasi Bagian Anggaran dan Umum memberikan dukungan internal terhadap kegiatan yang dilaksanakan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja. Karena itu manfaat dari Proyek Perubahan Optimalisasi Sistem Evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja ini secara umum akan berdampak bagi pihak internal, yaitu di tingkat Unit Kerja, serta pihak eksternal yang langsung berada dibawah koordinasi Pusat, yaitu Balai Penilaian Kompetensi.

Adapun manfaat yang diharapkan bagi stakehoders internal adalah: 1. Melancarkan proses pelaksanaan evaluasi kegiatan

2. Panduan ini akan dirancang agar dapat merekam semua tahapan proses kegiatan Pusat PKPK secara berkesinambungan dan terintegrasi, sehingga dapat memberikan peringatan dini terhadap masalah/potensi masalah yang terjadi

3. Hasil evaluasi untuk mengetahui apakah kinerja unit kerja sudah sesuai target

4. Hasil evaluasi sebagai bahan masukan dalam penyusunan program secara lebih tepat 5. Hasil evaluasi dapat menjadi untuk menjadi bahan pertimbangan pimpinan dalam mengambil

keputusan secara lebih tepat.

4. Ruang Lingkup

Optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan panduan evaluasi kegiatan ini nantinya akan digunakan secara internal di Unit Kerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja. Adapun pelaksananya adalah Bagian Anggaran dan Umum, yang akan melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang dilakukan oleh Bidang Penilaian Kompetensi dan Evaluasi, Bidang Pemantauan Kinerja dan Evaluasi, Bidang Pemetaan Karir dan Evaluasi, Bagian Anggaran dan Umum, serta Balai Penilaian Kompetensi,

7 yang walaupun unit kerja eksternal tetapi koordinasinya di bawah Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.

Ruang lingkup proyek perubahan ini adalah: a. Penyusunan panduan evaluasi kegiatan b. Penyusunan instrumen evaluasi kegiatan

8 BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

1. Road Map / Milestones Proyek Perubahan

Tahapan yang akan dicapai dalam proyek perubahan ini terdiri atas 3 tahapan waktu yaitu jangka pendek yang berdurasi 2 bulan yaitu pada masa breakthrough-1 dimana dilakukan kegiatan taking ownership selama 5 hari, dan ditambah dengan masa breakthrough-2 dimana dilakukan kegiatan laboratorium kepemimpinan selama 60 hari. Tahapan yang kedua yaitu jangka menegah yang berdurasi 1 bulan dan dilanjutkan tahapan terakhir yaitu jangka panjang yang berdurasi selama 1 tahun. Adapun rincian durasi dan tahapan utama lebih lanjut dijabarkan pada tabel dibawah ini:

No Jangka Waktu Tahapan Utama

1. Jangka Pendek

(25/9/2018 - 24/11/2018)

1. Pembentukan Tim Efektif

2. Penyusunan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan 3. Penyusunan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan 4. Finalisasi draft panduan monitoring dan evaluasi kegiatan 5. Pengalokasian anggaran data center

2. Jangka Menengah (3/12/2018 – 31/1/2018)

Pengesahan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan

3. Jangka Panjang (1/1/2019 – 30/12/2019)

Terbentuknya sistem monitoring dan evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja yang akuntabel proses dan hasilnya.

Sedangkan rencana jadwal detil tahapan pelaksanaan proyek perubahan ini dapat dilihat di Tabel 3 berikut ini.

IV I II III IV I II III IV

1 Rapat persiapan internal Notulen, dokumentasi

2 Pembentukan Tim Efektif SK Tim

3 Addendum TOR dan revisi anggaran (POK) TOR dan RKAKL revisi 4 Penyusunan draft Panduan dan Instrumen monev Draft panduan & questioner

5 Rapat persiapan FGD Notulen, Dokumentasi

6 FGD Notulen, Dokumentasi

7 Ujicoba panduan dan instrumen monev Dokumentasi, hasil evaluasi 8 Finalisasi panduan dan instrumen monev kegiatan Panduan & instrumen evaluasi

KELUARAN

OKTOBER NOPEMBER

NO KEGIATAN SEPTEMBER

PENDEK

TABEL 2. Pentahapan Kegiatan

9 2. Tata Kelola Proyek

Dalam melaksanakan Proyek Perubahan ini diperlukan tim efektif untuk agar dapat berjalan secara terstruktur. Setiap orang yang terlibat dalam tim ini memiliki tugas antara lain:

1) Mentor: Kabag. Anggaran dan Umum

 Menetapkan komitmen dan persetujuan atas Rencana Proyek Perubahan yang akan dikerjakan;

 Memberikan fasilitasi kepada Project Leader dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang ada untuk mendukung proyek perubahan;

 Membimbing dan menetapkan langkah strategis pelaksanaan proyek optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui penyusunan panduan monitoring dan evaluasi kegiatan;

 Memfasilitasi koordinasi dan kolaborasi unit internal dengan unit eksternal dalam proyek perubahan ini

2) Coach: Puja Samedhi, BE., SE., CES

 Memberikan pemahaman teori untuk melaksanakan proyek perubahan;

 Melakukan monitoring pelaksanaan proyek perubahan agar dilakukan sesuai tahapan yang benar;

 Melakukan konseling dan masukan atas kendala dalam pelaksanaan proyek perubahan pada tahap taking ownership dan laboratorium kepemimpinan;

 Menjadi motivator dan pemberi solusi pada seluruh proses pelaksanaan proyek perubahan untuk memastikan project leader dapat menyelesaikan proyeknya.

10 3) Project Leader: Kasubbag. Program dan Evaluasi

 Merencanakan konsep, menetapkan metoda dan menyusun milestone proyek perubahan;

 Melaksanakan proyek perubahan sesuai dengan milestone dengan dibimbing oleh mentor dan diarahkan oleh coach;

 Menggalang komunikasi efektif dan koordinasi dalam rangka meyakinkan stakeholder terkait untuk memberikan dukungan pelaksanaan proyek perubahan.

4) Tenaga Ahli Individual Statistik

 Menyusun instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan sesuai dengan karakteristik masing-masing kegiatan

 Membuat tools untuk mengolah data yang telah dikumpulkan 5) Pelaksana

 Menyusun panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan

 Membantu penyiapan materi dan pelaksanaan proyek perubahan yang bersifat administrasi (surat menyurat, undangan rapat, notulensi, dll)

 Membantu penyiapan materi teknis dan ujicoba panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi TENAGA AHLI STATISTIK PELAKSANA Andrevanus Perwira Fransisca Mailoa Riandi Virgiawan Pandu Sugara Puthut PROJECT LEADER

Kasubbag. Program dan Evaluasi Retno Indarwati., ST., MT

COACH

Puja Samedhi, BE, SE., CES

MENTOR

Kabag. Anggaran dan Umum Ir.Atang, M.Si

11 3. Stakeholders Proyek Perubahan

Stakeholders dari proyek perubahan optimalisasi sistem evaluasi Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja terbagi atas stakeholder internal (lingkup Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja) serta stakeholder eksternal (lintas unit kerja dan mitra kegiatan (Fasilitator Kinerja dan Assessor) yang kesemuanya terdiri atas 12 elemen diantaranya adalah: Stakeholder INTERNAL (lingkup Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja): a. Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja

b. Kabag. Anggaran dan Umum

c. Kabid. Pemetaan Karir dan Evaluasi d. Kabid. Pemantauan Kinerja dan Evaluasi e. Kabid. Penilaian Kompetensi dan Evaluasi f. Kasubbag. Umum Bagian Anggaran dan Umum g. Pelaksana Bagian Anggaran dan Umum

Stakeholder Eksternal

a. Kepala Balai Penilaian Kompetensi

b. Kabag. Pemantauan dan Evaluasi Biro PAKLN c. Kabag. Program dan Evaluasi Sekretariat BPSDM d. Kasubbag. Evaluasi Sekretariat BPSDM

12 4. Analisis Pemetaan Stakeholders

Analisis pengaruh dan kepentingan dalam kuadran stakeholders:

a) Promoters: memiliki kepentingan besar terhadap proyek perubahan dan juga kekuatan untuk mendukung keberhasilan proyek ini: Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dan Kabag. Anggaran dan Umum selaku Mentor

b) Latents: Tidak memiliki kepentingan khusus (interest) maupun keterlibatan langsung dalam proyek perubahan, atau belum terinformasikan proyek perubahan ini walaupun sebenarnya mereka memiliki kepentingan terhadap proyek ini, akan tetapi memiliki kekuatan (influences) untuk mempengaruhi keberhasilan proyek ini. Diharapkan mampu shifting menjadi promoter dengan strategi komunikasi efektif dalam penerapan proyek ini: Kabid. Pemetaan Karir dan Evaluasi, Kabid. Pemantauan Kinerja dan Evaluasi, Kabid. Penilaian Kompetensi dan Evaluasi, Kepala Balai Penilaian Kompetensi, Kabag. Pemantauan dan Evaluasi Biro Perencanaan Anggaran dan Kerjasama Luar Negeri, serta Kabag. Program dan Evaluasi Sekretariat BPSDM. POWER/INFLUENCE POWER/INFLUENCE INT ERE S T INT ERE S T SHIFTING SHIFTING

13 Pada pelaksanaan proyek perubahan selama masa breakthrough-2 dimana dilakukan kegiatan laboratorium kepemimoinan selama 60 hari, semua stakeholder di kuadran ini telah bergeser menjadi promoter (shifting).

c) Defenders: tidak memiliki pengaruh tetapi memiliki keterkaitan dan dapat menyuarakan dukungan untuk mencapai keberhasilan proyek ini: Kasubbag. Umum serta Pelaksana Bagian Anggaran dan Umum.

d) Apathetics: kurang memiliki kepentingan maupun pengaruh, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya proyek perubahan, akan tetapi menjadi salah satu unsur pendukung keberhasilan proyek ini: Kasubbag. Evaluasi Sekretariat BPSDM, mitra kerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja (Fasilitator Kinerja, Assessor).

Pada pelaksanaan proyek perubahan selama masa breakthrough-2 dimana dilakukan kegiatan laboratorium kepemimoinan selama 60 hari, semua 2 stakeholders di kuadran ini, yaitu Fasilitator Kinerja dan Assessor telah bergeser menjadi defenders (shifting).

POWER/INFLUENCE INT ERE ST INT ERE ST POWER/INFLUENCE

14 5. Strategi Komunikasi Stakeholders.

Untuk mendapatkan dukungan dari stakeholders, diperlukan strategi komunikasi. Strategi komunikasi yang digunakan dalam proyek perubahan ini adalah:

Pada kelompok Promotors, yang memiliki kepentingan dan kewenangan penuh terhadap suksesnya proyek perubahan ini dilakukan proses sebagai berikut:

- Melakukan konsultasi, komunikasi secara langsung melalui pertemuan berkala dengan Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja untuk mendapatkan masukan dan arahan sehingga hasil proyek perubahan nantinya sejalan dengan kebutuhan pimpinan dan organisasi yang berada dalam kepemimpinannya. Adapun hasil yang telah dicapai adalah dukungan anggaran dalam bentuk anggaran untuk tenaga ahli

Stakeholders Promotors Latents Defenders Apathetics

Expectations • Dukungan kebijakan • Dukungan operasional • Dukungan teknis • Dukungan anggaran • Dukungan Pembinaan • Dukungan pengawasan • Dukungan evaluasi • Dukungan pelaksanaan • Dukungan administrasi • Dukungan masukan Interaction and Communication Channels • Melakukan Konsultasi • Komunikasi langsung dan berkala • Memberikan informasi • Melakukan Konsultasi • Upaya persuasi

dengan sopan dan sikap wajar • Memberikan informasi secara berkala • Koordinasi rutin • Memberikan informasi • Koordinasi rutin

15 statistik, serta dukungan kebijakan berupa masukan dan arahan untuk pengembangan instrumen dan panduan.

- Melakukan konsultasi dan komunikasi langsung secara berkala dengan Kabag. Anggaran dan Umum selaku Mentor. Adapun dukungan yang diberikan berupa dukungan teknis dan operasional untuk jalannya proyek perubahan ini.

Pada kelompok Latents, yang belum terinformasi kegiatan ini dan memiliki maupun tidak memiliki kepentingan khusus terhadap hasil proyek perubahan ini, serta memiliki kewenangan untuk mempengaruhi keberhasilan proyek ini, dilakukan proses komunikasi sebagai berikut:

- Sebagai pihak yang memiliki kepentingan langsung namun belum terinformasi kegiatan ini, diperlukan konsultasi dengan Kabid. di lingkungan internal Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, sehingga diperoleh masukan yang bermanfaat bagi pengembangan panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.

- Kepala Bagian Perencanaan Evaluasi Sekretariat BPSDM, Kepala Bagian Pemantauan dan Evaluasi Biro PAKLN, serta Kepala Balai Penilaian Kompetensi merupakan

stakeholders eksternal yang tidak terlibat langsung dalam kegiatan ini, namun hasil dari

kegiatan ini akan berdampak bagi capaian kinerja Unit Organisasi dan Kementerian, dilakukan pemberian informasi yang dilakukan secara persuasif dan sopan. Dengan cara tersebut tidak hanya dukungan tapi juga diperoleh masukan, pembinaan, pengawasan, serta evaluasi untuk pengembangan penyusunan panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan ini.

Pada kelompok Defenders, tidak memiliki pengaruh tetapi memiliki keterkaitan dan dapat menyuarakan dukungan untuk mencapai keberhasilan proyek ini dilakukan proses komunikasi sebagai berikut:

- Memberikan informasi secara berkala serta Koordinasi rutin terhadap Kasubbag. Umum dan Staf Bagian Anggaran Umum. Dari kelompok ini diharapkan dukungan pelaksanaan dan administrasi.

16 Pada kelompok Apathetics, kurang memiliki kepentingan maupun pengaruh, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya proyek perubahan, akan tetapi menjadi salah satu unsur pendukung keberhasilan proyek ini dilakukan proses komunikasi sebagai berikut:

- Dilakukan pemberian informasi dan koordinasi rutin dengan Kasubbag. Evaluasi Sekretariat BPSDM. Dari stakeholder ini diharapkan dukungan masukan untuk pengembangan kegiatan ini.

- Mitra kerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja antara lain Fasilitator Kinerja dan Assessor tidak mengetahui kegiatan ini. Tapi hasil dari kegiatan ini dapat mempengaruhi/ meningkatkan layanan kerjasama dengan mereka. Karena itu perlu dilakukan pemberian informasi kepada kelompok ini, dan diharapkan diperoleh masukan untuk mengembangkan panduan dan instrumen yang sesuai dengan keperluan mereka.

17 BAB III

IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

1. Capaian Proyek Perubahan

Proyek perubahan ini terdiri dari 3 tahapan waktu, yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Dalam tahap jangka pendek selama 2 bulan, capaian proyek perubahan yang diperoleh dapat dilihat pada tabel 6 di bawah ini:

Dalam pelaksanaan terjadi pergeseran kegiatan dan waktu dari jadwal yang direncanakan, yaitu jadwal FGD dan ujicoba panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan. Hal ini terjadi karena FGD yang direncanakan mengundang stakeholders, khususnya stakeholders internal yang memiliki keterkaitan langsung dengan hasil kegiatan ini, terpaksa dimundurkan jadwalnya karena kesibukan stakeholders internal tersebut. Hal ini berpengaruh pada jadwal pelaksanaan ujicoba instrumen monitoring dan evaluasi. Uji coba yang seharusnya dilaksanakan setelah FGD, karena keterbatasan waktu diputuskan untuk dilaksanakan sebelum dan sesudah pelaksanaan FGD, agar tetap diperoleh hasil yang optimal. Selain itu juga ada kegiatan tambahan yaitu pengalokasian anggaran data center di tahapan jangka pendek agar di tahap jangka panjang nanti dapat langsung dilaksanakan proses pengadaannya.

Berikut ini adalah milestones dari tahap jangka pendek yang telah dicapai TABEL 6. Realisasi Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Jangka Pendek

18

1. MILESTONE 1 - RAPAT PERSIAPAN INTERNAL

Waktu: Rabu, 25 September 2018 Dipimpin: Team Leader Narasumber: - Peserta: Tim Efektif/Pelaksana

Untuk melakukan pemantapan pelaksanaan proyek perubahan dengan hasil sebagai berikut: 1. Kesepakatan tugas dan tanggung jawab dari masing masing anggota tim efektif untuk ditetapkan dalam Draft Surat Keputusan Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja tentang “Penetapan Tim Efektif Penyusunan Panduan Evaluasi

Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja”.

2. Pembahasan jadwal pelaksanaan proyek perubahan jangka pendek beserta output yang ingin dicapai sesuai milestone selama kurang lebih dua bulan masa breakthrough-2 (laboratorium kepemimpinan).

19 3. Pembahasan materi awal dipimpin oleh Team Leader untuk memberikan penjelasan

mengenai latar belakang kegiatan, tujuan dan manfaat, lingkup kegiatan, serta pengkayaan substansi berdasar literatur tentang monitoring dan evaluasi, serta kajian atau tools evaluais yang telah ada.

Output:

1. Draf SK Tim “Penetapan Tim Efektif Penyusunan Panduan Evaluasi Kegiatan Pusat

Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja”.

2. Pembagian tugas Tim Efektif

3. Jadwal pelaksanaan proyek perubahan beserta jadwal kegiatan bidang yang dapat dilakukan uji coba instrumen monitoring dan evaluasi

Dibuktikan dengan: 1. Dokumentasi; 2. Notulen rapat; 3. Daftar hadir

2. MILESTONE 2 - PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

Waktu:

Jumat, 28 September 2018

Dipimpin: Narasumber: Peserta: - Tim efektif

20 Draft yang sudah disusun bersama Tim Efektif telah disetujui dan disahkan oleh Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.

Output:

1. SK “Penetapan Tim Efektif Penyusunan Panduan Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian

Kompetensi dan Pemantauan Kinerja” yang telah di legalkan.

Dibuktikan dengan: 1. SK Tim Efektif

21 Waktu: Rabu, 3 Oktober 2018 Kamis, 11 Oktober 2018 Dipimpin: Kabag. AU selaku PPK Narasumber: - Peserta: - Tim Efektif

Untuk mengakomodasi proyek perubahan ini diperlukan beberapa tindakan sebagai berikut: 1. Addendum TOR kegiatan evaluasi yang telah ada, yaitu menambahkan output dan ruang

lingkup kegiatan di dalam TOR Addendum ;

2. Revisi POK terhadap kegiatan evaluasi yang telah ada, yaitu menambahkan dana untuk honor profesi/ narasumber, untuk membiayai tenaga ahli statistik yang digunakan sebagai narasumber kegiatan.

Output: 1. TOR Addendum; 2. Revisi POK; Dibuktikan dengan: 1. TOR Addendum; 2. Revisi POK;

22

23 Waktu: 1 Oktober – 16 November 2018 Dipimpin: Team Leader Narasumber: - Tenaga Ahli Statistik Peserta: - Tim Efektif - Stakeholders

Penyusunan panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan dilaksanakan selama 6 minggu, dan pada paruh kedua waktu penyusunan dilakukan juga uji coba instrumen evaluasi dengan menyebarkan kuesioner dan check list di kegiatan yang dilakukan oleh bidang, antara lain kegiatan karir, kinerja, dan kompetensi. Dalam kegiatan uji coba ini diperoleh feed back baik dari peserta maupun stakeholders internal. Masukan tersebut antara lain:

1. Penambahan soal sesuai dengan jenis kegiatan yang dilakukan; 2. Perlunya penyederhanaan bahasa dan tools evaluasi.

Output:

1. Draft Panduan Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pusat 1; 2. Draft instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan Pusat 1. Dibuktikan dengan:

1. Draft Panduan Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pusat 1; 2. Draft instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan Pusat 1.

24

5. MILESTONE 5 – UJI COBA

Waktu: 22 Oktober – 23 November 2018 Dipimpin: Team Leader Narasumber: Peserta: - Tim Efektif - Stakeholders Internal - Peserta kegiatan

Dilaksanakan 3 uji coba instrumen monitoring dan evaluasi, yaitu di kegiatan bidang Karir, Kinerja, dan Kompetensi, dengan hasil sebagai berikut:

1. Kegiatan bidang kinerja pada tanggal 29-30 Oktober 2018 diperoleh 44 responden. 2. Kegiatan bidang karir pada tanggal 1 Novemeber 2018 diperoleh 39 responden. 3. Kegiatan bidang kompetensi pada tanggal 27 Novemeber, diperoleh

32

responden.

25 Output:

1. Data hasil evaluasi kegiatan;

2. Masukan untuk penyusunan panduan dan instrumen monev kegiatan. Dibuktikan dengan:

1. Dokumentasi; 2. Lembar kuesioner.

6. MILESTONE 6 – RAPAT PERSIAPAN FGD

Waktu: Selasa, 13 November 2018 Dipimpin: Team Leader Narasumber: - Mentor - TA Statistik Peserta: - Pelaksana terkait di internal Pusat 1 - Tim Efektif

Dilaksanakan pembahasan dengan melakukan diskusi dan melengkapi instrumen monev yang akan dipaparkan dalam FGD, yaitu:

1. Hasil uji coba penilaian evaluasi terhadap beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan; 2. Penyederhanaan pertanyaan yang digunakan;

26 3. Pengecekan terhadap instrumen penilaian yang telah dibuat.

Diskusi dilanjutkan dengan pembahasan persiapan pelaksanaan FGD. Output: 1. Draft Undangan FGD 2. Bahan Paparan FGD Dibuktikan dengan: 1. Dokumentasi; 2. Notulen rapat; 3. Daftar hadir.

7. MILESTONE 7 - FGD

Waktu: Senin, 19 November 2018 Dipimpin: Kepala Pusat PKPK Narasumber: - TA Statistik - Mentor - Team Leader Peserta: - Stakeholders internal - Stakeholders eksternal

27 FGD Penyusunan Instrumen Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dilaksanakan hari Senin, 19 November 2018 untuk membahas draft panduan dan instrumen monev kegiatan, serta memperoleh masukan dari stakeholders khusunya stakeholders internal yang terkait langsung dengan kegiatan ini, dengan hasil sebagai berikut:

1. Kuesioner dalam instrument akan disesuaikan dengan jenis kegiatan utama yang diselenggarakan oleh semua bidang/bagian di Pusat 1. Jenis kegiatan tersebut adalah

Workshop/Bimtek, Sosialisasi, FGD, dan Assessment/Penilaian.

2. Pada pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi ini, selain terdapat instrumen juga perlu ada SOP atau panduannya, yang tidak hanya mengatur pelaksanaan monitoring dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga pelaporan, tetapi juga menyertakan instrumen persiapan pelaksanaan kegiatan untuk membantu kegiatan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, serta memperoleh hasil yang optimal dan akuntabel;

3. Pilot project ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi evaluasi manfaat, untuk mengetahui mengevaluasi outcome Pusat 1.

Output:

1. Revisi draft panduan dan instrumen monev kegiatan Pusat 1; Dibuktikan dengan:

1. Dokumentasi; 2. Notulen rapat; 3. Daftar hadir.

28

8. MILESTONE 8 – FINALISASI DRAFT PANDUAN & INSTRUMEN MONEV KEGIATAN

Waktu: Kamis, 22 November 2018 Dipimpin: Team Leader Narasumber: - TA Statistik Peserta: - Kasubbid. Evaluasi Pemantauan Kinerja - Kasubbid. Evaluasi Penilaian Kompetensi - Kasubbid. Evaluasi Pemetaan Karir

29 Finalisasi Penyusunan Instrumen Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dilaksanakan hari Kamis, 22 November 2018 untuk memfinalkan draft panduan dan instrumen monev kegiatan, dan dihadiri langsung oleh stakeholders internal yang terkait langsung dengan kegiatan ini, yaitu para Kasubbid. Evaluasi di setiap bidang di Pusat 1, dengan hasil sebagai berikut:

1. Kuesioner dibahas secara detil untuk tiap jenis kegiatan, per kata, untuk menghilangkan kerancuan kalimat;

2. Ditetapkan 4 jenis kegiatan utama, yaitu workshop/bimtek, sosialisasi, FGD, dan

assessment/penilaian;

3. Ada tambahan Check list untuk kegiatan Bimtek . Output:

Draft Final panduan dan instrumen monev kegiatan Pusat 1 Dibuktikan dengan:

1. Dokumentasi; 2. Notulen rapat; 3. Daftar hadir.

9. MILESTONE 9 – PENGALOKASIAN ANGGARAN DATA CENTER

Waktu: 12 November 2018 Dipimpin: Narasumber: - Peserta: - Tim Efektif

30 Untuk pengelolaan data monitoring dan evaluasi, diperlukan pemusatan data, sehingga diperlukan data center di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja. Untuk pengadaan data center akan dilakukan tahun 2019, akan tetapi proses penganggarannya sudah dilakukan di tahun 2018.

Output: RKAKL

Dibuktikan dengan: Rincian Kertas Kerja

2. Kendala

Potensi kendala/masalah sudah diprediksi sejak awal pelaksanaan proyek perubahan. Dan saat pelaksanaanya dijumpai kendala sebagai berikut:

a. Terbatasnya kegiatan yang menjadi objek ujicoba karena sudah memasuki triwulan ke IV TA 2018

b. Terbatasnya anggaran karena sudah di akhir TA 2018

c. Terbatasnya jumlah Tim Efektif karena terbatasnya SDM Bagian Anggaran dan Umum d. Perubahan jadwal karena kesibukan stakeholders

31 3. Strategi untuk Mengatasi Kendala

Dari identifikasi kendala/masalah di atas, solusi dan strategi untuk mengatasinya antara lain sebagai berikut:

a. Melakukan koordinasi dari awal dengan bidang penyelenggara kegiatan di Pusat PKPK b. Melakukan addendum TOR dan revisi anggaran (POK)

c. Dibantu tenaga ahli dari luar

d. Merubah jadwal pelaksanaan ujicoba dan FGD, menyesuaikan dengan jadwal stakeholders

32 BAB IV

PENUTUP

1. Kesimpulan

Pelaksanaan off campus pada kegiatan taking ownership (1 minggu) dan laboratorium kepemimpinan (2 bulan) melalui milestones dan jadwal kegiatan yang sudah direncanakan dan disepakati diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

- Panduan dan Instrumen Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja ini diperlukan untuk mengendalikan jalannya kegiatan di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja serta hasil akhirnya diharapkan dapat meningkatkan kinerja (outcome) organisasi

- Dukungan dari Promoter/Pengarah yaitu Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja sebagai pimpinan tertinggi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja dan sekaligus menjabat sebagai Kuasa Pengguna Anggaran Satuan Kerja Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja melalui SK Kepala Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja Nomor: 27.1/KPTS/MK/2018 tanggal 28 September 2018 tentang Penetapan Tim Efektif Penyusun Panduan Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja;

- Penyusunan Panduan dalam rangka optimalisasi sistem evaluasi di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja, berupa: Panduan Monitoring dan Evaluasi Kegiatan Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja;

- Penyusunan panduan dan instrumen monev kegiatan P2KPK ini didukung para

stakeholders karena dapat membantu melancarkan pelaksanaan kegiatan mereka,

serta hasil evaluasinya dapat menjadi masukan untuk peningkatan kinerja

- Dukungan dari stakeholders terkait, baik internal maupun eksternal, berupa surat dukungan dan masukan untuk penyusunan panduan dan instrumen.

- Panduan dan instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan P2KPK ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut baik instrumen (sistem aplikasi online) maupun targetnya

33 2. Tindak Lanjut

Proyek Perubahan ini masih perlu penyempurnaan ke depannya, melalui milestone jangka menengah dan jangka panjangnya. Masukan dari stakeholders sangat membantu untuk pengembangan kegiatan ini lebih lanjut agar hasilnya lebih optimal.

Berikut ini adalah rencana tindak lanjut dari proyek perubahan ini:

a. Selain pengesahan dokumen, untuk jangka menengah dan panjang, panduan dan instrumen ini akan dilanjutkan dengan pembuatan aplikasi online dan target evaluasi manfaat program dan kegiatan.

b. Akan dilaksanakan sosialisasi panduan dan pengaplikasian instrumen monitoring dan evaluasi kegiatan di Pusat Penilaian Kompetensi dan Pemantauan Kinerja.