CONTOH LAPORAN TUGAS BESAR IMK
Aplikasi Rekruitasi Pegawai IT Telkom
Berdasarkan tugas besar kelompok J‐Coo disusun oleh: Angelina PK Institut Teknologi Telkom Bandung 2009
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 2 Pendahuluan ... 3 Gambaran Umum Aplikasi ... 3 User Interface Goal Setting ... 4 1. Karakteristik Pengguna ... 5 Psychological Characteristics ... 5 Knowledge and Experience ... 5 Job and Task Characteristics ... 5 Physical Characteristics ... 6 2. Style Guide ... 7 Screen Layout and Design ... 7 Gaya Dialog ... 7 3. Kebutuhan dokumentasi ... 11 4. Pertimbangan teknologi ... 12 5. Struktur dan isi menu ... 13 6. Pemilihan perangkat interaksi ... 15 7. Desain umum tampilan (mockup) ... 16 8. Rancangan akhir tampilan ... 22 9. Pemilihan kontrol ... 25 10. Perancangan teks dan pesan ... 26 11. Perancangan feedback dan panduan ... 27 12. Perancangan grafis, ikon, gambar & warna ... 28 13. Penutup ... 29 14. Referensi ... 291. Pendahuluan
Gambaran Umum Aplikasi
Institut Teknologi Telkom merupakan sebuah Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di Jawa Barat yang didirikan oleh Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) dengan nama Sekolah Tinggi Teknologi Telkom pada tanggal 28 September 1990. Selanjutnya, Sekolah Tinggi Teknologi Telkom berkembang dan berubah bentuk menjadi Institut Teknologi Telkom, atau disingkat IT Telkom, berdasarkan Keputusan Dirjen DikTi mulai tanggal 1 Desember 2007. Perubahan ini diharapkan akan membentuk IT Telkom menjadi perguruan tinggi berkelas internasional yang unggul di bidang Infokom dan menjadi agen perubahan dalam membentuk insan cerdas dan kompetitif Indonesia. Perubahan ini juga membawa konsekuensi bagi IT Telkom untuk terus meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan, sarana dan prasarana serta mendayagunakan segenap potensi yang dimilikinya.
Salah satu kegiatan yang dilakukan oleh IT Telkom untuk meningkatkan kualitas pendidikan adalah proses rekruitasi pegawai IT Telkom. Proses ini biasanya dilakukan secara manual, dengan menyebarkan pengumuman lowongan di berbagai media, menerima lamaran calon pegawai dalam bentuk hardcopy yang dikirim via pos, kemudian melakukan pemanggilan calon lewat surat, melakukan tes di kampus IT Telkom, dst.
Aplikasi ini dibuat sebagai media yang berfungsi untuk membantu proses rekruitasi pegawai IT Telkom. Aplikasi ini adalah aplikasi yang berbasis web, sehingga dapat diakses di mana saja. Bandingkan dengan cara rekruitasi konvensional yang efisiensinya kurang karena membutuhkan banyak hal yang sebenarnya tidak dibutuhkan pada aplikasi berbasis web ini. Antara lain pelamar harus datang ke tempat pendaftaran, membutuhkan banyak biaya, pengelolaan susah, dan lain – lain. Aplikasi ini memiliki beberapa fungsionalitas antara lain pengumuman rekruitasi, pendaftaran rekruitasi online, pengecekan status rekruitasi, pengolahan data rekruitasi personil, dan pelaporan hasil rekruitasi.
User Interface Goal Setting
Tujuan minimal yang dapat diterima oleh pengguna adalah sebagai berikut : 1. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan bagi calon dosen untuk melamar di IT
Telkom dan bagi SDM IT Telkom untuk proses rekruitasi calon dosen IT Telkom dan proses pengolahan data calon dosen yang melamar.
2. Administrator, dalam hal ini adalah SDM IT Telkom, memiliki hak penuh untuk mengelola data yang terdapat dalam aplikasi ini. Misalnya, input data status kelulusan calon dosen.
3. User terbiasa menggunakan aplikasi sejenis, jadi walaupun sebelumnya belum pernah menggunakan aplikasi sejenis, namun dengan menggunakan aplikasi ini, user tidak merasa tertekan karena aplikasi ini user friendly dan ease of use. 4. Penerapan sifat What You See Is What You Get sehingga user hanya perlu
mengklik menu yang sudah disediakan untuk pindah ke halaman selanjutnya. 5. Sistem memberikan kontrol penuh kepada user.
2. Karakteristik Pengguna
Aplikasi ini memiliki dua tipe pengguna, yaitu administrator dan calon dosen. Berikut ini adalah karakteristik kedua pengguna tersebut:
Psychological Characteristics
ADMINISTRATOR CALON DOSEN
Cognitive Style Verbal / Analytic Verbal / Analytic
Attitude Neutral Positive
Motivation Moderate High
Knowledge and Experience
ADMINISTRATOR CALON DOSEN
Educational Level Advanced College
Reading Level High High
Typing Skill Advanced Good
Computer Literacy High Moderate
Task Experience High Moderate
System Experience High Moderate
Application Experience High Moderate
Use of Other System None Yes
Job and Task Characteristics
ADMINISTRATOR CALON DOSEN
Frequency of Use Low Low
Primary Training None None
System Use Mandatory Discretionary
Task Importance High High
Task Structure Low Moderate
Job Categories Administrator
Turnover Rate Low Low
Other Tools None Yes
Physical Characteristics
ADMINISTRATOR CALON DOSEN
Color Blind No No
Handedness Both Both
Gender Both Both
3. Style Guide
Screen Layout and Design
• Teks
Dalam aplikasi ini, teks digunakan sebagai sarana interaksi antara user dengan sistem. Misal pada proses registrasi, captions yang diberikan dapat menggambarkan apa yang harus dilakukan atau diisi oleh user apabila ia ingin menjadi member.
• Warna
Aplikasi ini menggunakan warna putih, biru, dan hitam sebagai warna dominan. Tidak ada pembedaan warna untuk tiap user yang menggunakan aplikasi ini. Kami sengaja memberikan warna yang sederhana dan cukup netral untuk memberikan rasa nyaman pada user ketika mengakses aplikasi ini.
Gaya Dialog
1. Administrator • Menu Penggunaan gaya dialog menu ini, misalnya pada menu login. • Fill‐in FormPenggunaan gaya dialog fill‐in form ini adalah ketika admin harus memasukkan parameter‐parameter untuk mengedit aplikasi dan database.
• Direct Manipulation
Penggunaan gaya dialog direct manipulation adalah pada saat mengakses control panel untuk mengedit.
2. Calon Dosen • Menu
Penggunaan gaya dialog menu ini adalah pada menu utama yang terdiri dari home, informasi rekruitasi, pendaftaran online, pengecekan status rekruitasi, dan kontak.
• Fill‐in form
Penggunaan gaya dialog fill‐in form ini adalah pada saat calon dosen menginput data pada proses pendaftaran dan search.
• Direct Manipulation
Penggunaan gaya dialog direct manipulation adalah pada saat user akan mencetak artikel dengan menekan icon printer. Dan saat ingin mendapatkan artikel dalam bentuk pdf dengan menekan icon pdf.
4. Kebutuhan dokumentasi
Berdasarkan user profile, identifikasi tujuan kemudahan dalam belajar, kami memutuskan untuk menyediakan dokumentasi di aplikasi ini berupa:
• User manual (hardcopy tutorial) untuk administrator
Pertimbangannya adalah karena administrator memiliki profil pengetahuan dan kemampuan menengah ke atas (expert) sehingga kebutuhan akan dokumentasi termasuk kurang. Administrator memerlukan dokumentasi yang menjelaskan fungsi‐fungsi kompleks secara terperinci. User manual dibuat dengan struktur yang sesuai dengan task seorang administrator, menunjukkan detail dari fungsi‐fungsi yang dibutuhkannya. User manual yang akan kami buat berisi : o Informasi umum aplikasi o Panduan umum penggunaan aplikasi o Problem solving • Online help untuk calon dosen
Calon dosen memiliki profil pengetahuan dan pengalaman yang beragam, namun dapat diasumsikan di bawah pengetahuan dan pengalaman administrator sehingga frekuensi kebutuhan mereka terhadap dokumentasi cukup tinggi, namun tingkat kedalamannya termasuk rendah. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, dokumentasi diberikan dalam bentuk online help yang menyatu dengan aplikasi yang dibangun dengan gaya tutorial yang dapat menjawab pertanyaan‐pertanyaan semacam: o Apa yang harus saya kerjakan berikutnya? o Adakah yang salah dari yang telah saya kerjakan? o Bagaimana caranya saya … ? o Bisakah saya … ? o Di manakah saya … ? o Bagaimana hal ini bisa terjadi? o Apa yang akan terjadi jika … ? o Apa yang bisa saya lakukan dari sini? o Berikan saya gambar/ tampilan utuk menjelaskan hal itu. Karena aplikasi ini ease of use, maka tidak diperlukan adanya training atau pelatihan.
5. Pertimbangan teknologi
Berikut ini adalah beberapa pertimbangan teknologi yang diterapkan dalam perancangan antarmuka aplikasi ini:
ASPEK PENJELASAN
System Power Karena aplikasi ini berbasis web, system power
diharapkan dapat terjamin terus‐menerus. Hal ini terutama harus dipastikan pada masa rekruitasi pegawai, karena calon pegawai dapat mengakses aplikasi kapan saja dan dari mana saja. Dari sisi administrator, karena tidak ada dukungan backup yang disusun, system power juga harus terjamin. Ukuran layar Aplikasi dapat diakses melalui layar berukuran
berapapun, mulai dari layar PC besar hingga perangkat mobile. Aplikasi juga menyediakan fitur penyesuaian ukuran teks, sehingga pengguna dapat menentukan ukuran teks yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Namun, untuk layar perangkat mobile tidak disediakan tampilan khusus yang sesuai dengan karakteristik dan ukuran layar kecil, sehingga mungkin terjadi penurunan kualitas tampilan.
Resolusi layar Aplikasi dibangun dan telah diujikan pada berbagai resolusi layar standar, yaitu:
• 800 x 600 • 1024 x 768 • 1280 x 1024
System platform Aplikasi dibangun pada Windows platform sehingga
pengaksesan oleh pengguna pada platform tersebut terjamin kualitasnya. Pada platform lain pun aplikasi ini tetap dapat diakses, karena berbasis web. Syarat utama pengaksesan aplikasi ini adalah browser yang sesuai dengan kebutuhan aplikasi, antara lain sudah memiliki dukungan flash pada browser tersebut.
Tools pengembangan Aplikasi ini dikembangkan dengan perangkat:
• php sebagai bahasa pemrogramannya • mySql untuk membangun basis datanya
6. Struktur dan isi menu
Administrator User yang Publik User yang Sudah Registrasi Isi Menu: • HomeHalaman ini berisi informasi tentang rekruitasi calon dosen IT Telkom beserta keterangan dan syarat‐syarat yang harus dipenuhi bagi para calon dosen. • Recruitment Information
Halaman ini berisi informasi‐informasi terbaru mengenai rekruitasi calon dosen IT Telkom.
• Online Registration
Halaman ini berisi form yang harus diisi oleh calon dosen.
Calon dosen harus mengisi field nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, nomor telepon, email, dan upload persyaratan.
Untuk nama, tempat lahir, tanggal lahir, agama, alamat, nomor telepon, dan email, dialog style yang digunakan adalah fill‐in form.
Untuk jenis kelamin, dialog style yang digunakan adalah choose‐one menu. Setelah semua form diisi oleh calon dosen, calon dosen diharuskan untuk mengklik send registration data pribadinya.
• Check Recruitment Status
Halaman ini tersembunyi. Halaman ini hanya bisa ditampilkan pada saat user yang telah mendaftar melakukan login.
• Contact
Halaman ini berisi alamat yang bisa dihubungi oleh calon dosen yang ingin melamar untuk mengetahui informasi lebih lanjut.
• Login
Halaman ini berisi proses memasukkan username dan password yang dilakukan oleh user.
Pada saat user sudah klik login, user dapat melihat profile halaman dan recruitment result.
7. Pemilihan perangkat interaksi
Dalam aplikasi ini, pengguna berinteraksi dengan aplikasi untuk: • menunjuk sebuah objek di layar • memilih objek/ mengidentifikasinya sebagai pusat perhatian • memasukkan atau manipulasi data/ informasi Untuk kebutuhan tersebut, digunakan perangkat interaksi berupa: • Keyboard dan mouse : sebagai perangkat masukan• Monitor dan printer : sebagai perangkat keluaran, untuk memproduksi data dalam bentuk hard copy atau soft copy.
Perangkat monitor digunakan sebagai sarana tampilan utama bagi kedua tipe pengguna (administrator dan calon pegawai), sedangkan printer diperlukan oleh administrator untuk mencetak dokumen rekruitasi atau oleh calon pegawai untuk mencetak pengumuman yang dianggap penting terkait rekruitasi.
8. Desain umum tampilan (mockup)
Halaman ini adalah halaman yang berisi tentang informasi kapan dan di mana rekruitasi tahap administrasi, rekruitasi tahap ujian tulis, dan rekruitasi tahap wawancara akan dilaksanakan. Masing‐masing artikel tidak ditampilkan semua. Disediakan READ MORE.. button yang apabila diklik akan menampilkan artikel lengkap.
Pada halaman ini calon dosen memasukkan data dirinya pada field yang sudah tersedia. Saat calon dosen sudah selesai memasukkan data, calon dosen meng‐klik SUBMIT button.
Ketika SUBMIT button diklik, halaman yang akan muncul selanjutnya adalah
Pada halaman pengecekan status rekruitasi, berisi semua daftar nama calon dosen yang melamar beserta status kelulusannya di tiap tahap perekrutan. Terdapat juga fungsi search yang memungkinkan calon dosen untuk mencari misalnya nama.
Halaman selanjutnya adalah halaman yang berisi alamat yang bisa dihubungi oleh calon dosen yang ingin melamar untuk mengetahui informasi yang lebih lengkap.
9. Rancangan akhir tampilan
Halaman Utama
Halaman Informasi Rekruitasi Halaman Profil Pengguna Halaman Contact Halaman Registrasi Pengguna Halaman Hasil Rekruitasi
10. Pemilihan kontrol
Tabel berikut ini menjelaskan berbagai tipe kontrol yang diterapkan dalam aplikasi ini: TIPE KONTROL CONTOH PENJELASAN Buttons Digunakan pengguna untuk mengirimkan data yang telah diinput Text entry Meminta masukan teks dari pengguna Read‐only control Menyampaikan informasi teks kepada pengguna Selection controls Meminta pilihan pengguna Combination entry/ selection controls Pengguna dapat memilih memasukkan data dengan mengetik atau memilih.11. Perancangan teks dan pesan
Secara umum, font yang digunakan dalam aplikasi ini adalah Calibri dengan ukuran default 11pt. Ukuran font dibedakan pada bagian judul halaman untuk membedakannya dengan bagian lain. Contoh: Header/ judul halaman: Isi halaman: Menu:Pengguna dapat memperbesar ataupun memperkecil ukuran font untuk menyesuaikannya dengan selera/ kebiasaan.
12. Perancangan feedback dan panduan
Penanganan feedback pada aplikasi ini sebagian besar sesuai dengan feedback yang ada pada aplikasi‐aplikasi berbasis web lainnya. Beberapa feedback dan panduan yang berbeda/ dirancang khusus adalah untuk penanganan pesan error. Contoh rancangan pesan error: Pesan error spesifik: Contoh panduan dalam bentuk grafis:
13. Perancangan grafis, ikon, gambar & warna
Berikut ini adalah grafis, ikon, gambar, dan warna yang digunakan dalam aplikasi ini:TIPE CONTOH PENJELASAN
Logo Logo Institut Teknologi Telkom pada header, dengan background yang senada dengan warna logonya. Gambar Gambar pada header, ilustrasi tes rekruitasi pegawai di IT Telkom dengan gradasi warna biru pada background. Simbol Simbol penyesuaian ukuran, yang sudah familiar bagi pengguna. Picture Pada halaman utama, untuk memberikan ilustrasi menyeluruh bagi pengunjung situs.
14. Penutup
Aplikasi ini dibangun untuk mendukung kegiatan rekruitasi pegawai baru di lingkungan IT Telkom. Aplikasi berbasis web ini diharapkan dapat membantu kegiatan tersebut, dengan perbaikan proses manual yang selama ini diterapkan.
