Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi di PT. XYZ

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN

BAHAN BAKU DAN PRODUKSI DI PT. XYZ

TUGAS SARJANA

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Penulisan Tugas Sarjana

Oleh

CORRY PARAMITHA MARPAUNG NIM : 110403030

D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I

F A K U L T A S T E K N I K

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

M E D A N

(2)

(3)

(4)

(5)

ABSTRAK

PT. XYZmerupakan perusahaan swasta yang mengolah nutten menjadi

minyak inti sawit atau Palm Kernel Oil. Saat ini, pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZyang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan biji sawit. PT. XYZdalam menyampaikan informasi mengenai pengadaan bahan baku dan produksi masih manual dengan menggunakan form kertas. Hal ini membuat penyampaian informasi antar bagian menjadi terlambat dan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data yang ingin dilakukan pengolahan data untuk kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan kertas yang berisi data yang diperlukan.

Atas permasalahan tersebut maka perlu dirancang aliran sistem informasi

yang berbasis komputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP.

Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ.

Data yang diambil adalah data mengenai proses bisnis dan aliran sistem informasi yang dilakukan setiap bagian di perusahaan dari aliran informasi yang selama ini diterapkan dimulai dari pemesanan bahan baku sampai pengeluaran PKO pada perusahaan.

Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan sistem informasi dengan

menggunakan software MySQL dan PHP. Dengan adanya sistem informasi

rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat, serta memiliki sistem database yang lebih rapi.

(6)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena

atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana

ini.

Tugas sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar

sarjana teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya Program Studi Reguler

Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Tugas sarjana ini berisi

tentang penelitian penulis yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi

Penerimaan Bahan Baku dan Produksi di PT. XYZ”.

Penulis juga menyadari bahwa penulisan tugas sarjana ini masih

mengalami kekurangan sehingga diharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak

demi kesempurnaan laporan tugas sarjana ini. Semoga tugas sarjana ini dapat

bermanfaat bagi kita semua.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Penulis

(7)

UCAPAN TERIMAKASIH

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena

atas berkat dan rahmat-Nya, penulis bisa mengikuti pendidikan di Departemen

Teknik Industri USU dengan baik dan menyelesaikan penulisan laporan tugas

sarjana ini.

Dalam penulisan tugas sarjana ini penulis telah mendapatkan bimbingan

dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun

administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih

kepada:

1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri

Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas

Sarjana ini.

2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Sekretaris Departemen Teknik Industri

Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas

Sarjana.

3. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L Napitupulu, DEA. selaku Dosen Pembimbing I

atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada

penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.

4. Bapak Ikhsan Siregar, ST, M.Eng. selaku Dosen Pembimbing II atas waktu,

bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam

(8)

5. Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT dan Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc.

selaku koordinator tugas akhir yang sudah memberikan pembekalan dan

arahan dalam pemilihan judul tugas akhir.

6. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku koordinator bidang

manajemen yang memberikan arahan terhadap judul tugas akhir ini.

7. Seluruh dosen Teknik Industri yang sudah memberikan ilmu selama

perkuliahan sehingga penulis memiliki bekal untuk bersaing di dunia

pekerjaan.

8. Bapak P. Marpaung dan ibu N.A. Sagala selaku orangtua penulis yang selalu

memberikan dukungan baik secara moril maupun materil sehingga laporan ini

dapat diselesaikan. Penulis menyadari tidak dapat membalas segala kebaikan

dan kasih sayang dari keduanya. Oleh karena itu, izinkanlah penulis

memberikan karya ini sebagai ungkapan rasa terima kasih kepada Ayahanda

dan Ibunda tercinta.

9. Abangku terkasih Victor Dian Permadi Marpaung yang selalu setia

mendukung dan memberikan arahan kepada penulis dalam mengerjakan

laporan ini dan adikku tersayang Celine Pavlova Marpaung yang selalu

membantu dan mendukung penulis untuk secepatnya menyelesaikan laporan

ini.

10. Seluruh keluarga besar Marpaung dan Sagala yang tiada hentinya

memberikan semangat dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan

(9)

11.Seluruh pegawai Teknik Industri, Bang Ridho, Bang Mijo, Kak Dina, Bang

Nurmansyah, Kak Rahma, Kak Mia dan Ibu Ani, terimakasih atas bantuannya

dalam masalah administrasi untuk melaksanakan tugas sarjana ini.

12.Pak Aan, selaku pemilik PT. XYZyang telah mengizinkan penulis melakukan

penelitian dan mengambil data di PT. XYZ.

13.Pak Dedi, selaku pembimbing lapangan yang telah membantu penulis

melakukan penelitian dan membantu penulis dalam pengumpulan data.

14.Seluruh staf dan pegawai PT. XYZ yang telah banyak memberikan informasi

kapada penulis.

15. Seluruh sahabatku tercinta, Irma, Grace, Giovanny, Dhane, Marina, Chaidir,

Dicky, Tommy, Kak Fina, Kak Enita, dan Kak Nova terimakasih atas

dukungan dan kerjasamanya.

16. Teman-teman GIELAS, terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya serta

seluruh pihak yang telah membantu penulis.

17. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan

(10)

DAFTAR ISI

BAB HALAMAN

LEMBAR JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... iii

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

UCAPAN TERIMAKASIH ... vi

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxi

I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ... I-1

1.2. Rumusan Masalah ... I-4

1.3. Tujuan Penelitian ... I-5

1.4. Manfaat Penelitian ... I-6

1.5. Batasan dan Asumsi Penelitian ... I-6

(11)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1

2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-1

2.3. Lokasi Perusahaan ... II-2

2.4. Daerah Pemasaran ... II-2

2.5. Proses Produksi ... II-2

2.5.1. Standar Mutu Bahan/Produk ... II-3

2.5.2. Bahan yang Digunakan ... II-4

2.5.2.1. Bahan Baku ... II-4

2.5.2.2. Bahan Penolong ... II-4

2.5.2.3. Bahan Tambahan ... II-5

2.5.3. Uraian Proses ... II-6

2.6. Organisasi dan Manajemen ... II-13

2.6.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... II-13

2.6.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab... II-16

2.6.3. Jam Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja ... II-16

(12)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

3.5. Definisi Sistem Informasi Manajemen ... III-6

3.5.1. Tujuan Sistem Informasi Manajemen... III-6

3.5.2. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen ... III-7

3.6. Pengertian Proses Bisnis ... III-8

3.7. Business Process Reengineering (BPR) ... III-10

3.8. Business Process Diagram ... III-12

3.9. Perancangan Sistem Informasi ……… III15

3.9.1. Daur Hidup Pengembangan Sistem……….. III-15

3.10. Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen III-12

3.11. Metode Pengembangan Sistem Informasi ... III-24

3.11.1. Pengembangan Sistem Informasi dengan Metode

Waterfall ... III-2

3.12. HTML (Hypertext Markup Language)... III-29

3.13. PHP (Hypertext Preprocessor) ... III-29

(13)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

4.4. Kerangka Berpikir Penelitian ... IV-1

4.5. Variabel Penelitian ... IV-2

4.6. Rancangan Penelitian ... IV-3

4.7. Pengolahan Data ... IV-5

4.7.1. Perancangan Sistem ... IV-5

4.8. Analisis Pemecahan Masalah ... IV-9

4.9. Kesimpulan dan Saran ... IV-9

V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

5.1. Pengumpulan Data ... V-1

5.1.1. Uraian Aliran Proses Bisnis Penerimaan Bahan Baku

dan Produksi ... .. V-1

5.1.2. Uraian Aliran Informasi Penerimaan Bahan Baku dan

Produksi ... .. V-1

(14)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

5.2.1. Perancangan Model ... V-13

5.2.1.1. Perancangan Model Physical Model ... V-13

5.2.1.1.1.Perancangan Proses Bisnis

Usulan ... V-13

5.2.1.1.2.Perancangan Aliran Informasi

Usulan ... V-13

5.2.1.2. Perancangan Struktur Sistem ... V-21

5.2.1.3.Perancangan Model Logik ... V-22

5.2.2. Perancangan Output ... V-28

5.2.3. Perancangn Input ... V-31

5.2.4. Perancangan Basis Data... V-37

5.2.4.1. Perancangan File ... V-37

5.2.4.2. Perancangan Entity Relationship Diagram

(ERD) ... V-40

5.2.5. Implementasi ... V-41

VI ANALISA PEMECAHAN MASALAH

6.1. Analisa Hasil Perancangan Proses Bisnis ... VI-1

6.2. Analisa Perbandingan Aliran Sistem Informasi Awal

(15)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

6.3. Tampilan Hasil Perancangan Program ... VI-3

VII KESIMPULAN DAN SARAN

7.1. Kesimpulan ... VII-1

7.2. Saran ... VII-2

DAFTAR PUSTAKA

(16)

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

2.1. Jumlah Karyawan PT. XYZ ... II-18

3.1. Elemen-elemen Model Inti Business Process Diagram ... III-13

3.2. Simbol Sistem Flowchart ... III-16

3.3. Simbol Sistem Data Flow Diagram (DFD) ... III-18

5.1. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. XYZ V-9

5.2. Kebutuhan Data Setiap User ... V-10

5.3. Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi pada PT. XYZ ... V-30

5.4. Penjelasan Rancangan Input Sistem Informasi di PT. XYZ ... V-35

5.5. Perhitungan Bahan Baku ... V-37

5.6. Pemesanan Bahan Baku ... V-37

5.7. Stok Bahan Baku ... V-38

5.8. Perintah Produksi PKO ... V-38

5.9. Hasil Produksi PKO ... V-38

5.10. Pembeli ... V-38

5.11.Stok PKO ... V-39

(17)

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

5.13. Jadwal Pesanan Bahan Baku ... V-39

6.1. Perbandingan Sistem Informasi Aktual dengan Sistem Informasi

(18)

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

1.1. Peta Proses Bisnis di PT. XYZ ... I-3

2.1. Blok Diagram dari Uraian Proses Produksi Palm Kernel Oil ... II-12

2.2. Struktur Organisasi PT. XYZ ... II-15

3.1. Operasi Pra-Aliran Kerja ... III-11

3.2. Instalasi Awal Sistem Aliran Kerja ... III-12

3.3. Contoh Business Process Diagram... III-14

3.4. Model Waterfall ... III-24

4.1. Kerangka Berfikir Penelitian ... IV-2

4.2. Langkah-langkah Rancangan Penelitian ... IV-4

4.3. Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-8

5.1. Model Aliran Informasi Aktual Pemesanan Bahan Baku ... V-3

5.2. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Bahan Baku ... V-4

5.3. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Bahan Baku ... V-7

5.4. Model Aliran Informasi Aktual Produksi ... V-8

5.5. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk PKO ... V-10

5.6. Terminal setiap user PT. XYZ ... V-13

5.7. Kebutuhan Setiap User Sistem Informasi Manajemen PT. XYZ .... V-14

(19)

DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN )

5.9. Flowchart Proses Penerimaan Bahan Baku Usulan ... V-18

5.10. Flowchart Proses Pengeluaran Bahan Baku Usulan... V-19

5.11. Flowchart Proses Produksi Usulan ... V-21

5.12. Flowchart Proses Pengeluaran Produk PKO Usulan ... V-22

5.13. Struktur Sistem Informasi di PT. XYZ ... V-24

5.14. Diagram Konteks ... V-25

5.15. Diagram Level 0 ... V-26

5.16. Diagram Level 1Pemesanan Bahan Baku ... V-27

5.17. Diagram Level 2Penerimaaan Bahan Baku ... V-28

5.18. Diagram Level 3Pengeluaran Bahan Baku ... V-29

5.19. Diagram Level 4 Produksi ... V-30

5.20. Diagram Level 5 Pengeluaran Produk PKO ... V-31

(20)

DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN )

5.37. Entity Relationship Diagram ... V-44

(21)

DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN )

6.7. Tampilan Halaman Data Perhitungan Bahan Baku ... VI-7

6.8. Tampilan Halaman Form Hitung ... VI-8

6.9. Tampilan Halaman Form Pemesanan Bahan Baku ... VI-9

6.10. Tampilan Data Pemesanan Bahan Baku ... VI-10

6.11. Cetak Pemesanan Bahan Baku ... VI-11

6.12. Tampilan Halaman Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-11

6.13. Tampilan Halaman Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-12

6.14. Tampilan Halaman Data Stok Bahan Baku ... VI-13

6.15 Tampilan Halaman Form Perintah Produksi ... VI-13

6.16. Tampilan Halaman Data Perintah Produksi... VI-14

6.17 Tampilan Halaman Form Hasil Produksi ... VI-15

6.18. Tampilan Halaman Data Hasil Produksi ... VI-15

6.19. Tampilan Halaman Form Penerimaan PKO ... VI-16

6.20. Tampilan Halaman Form Pengeluaran PKO ... VI-17

6.21. Tampilan Halaman Stok PKO ... VI-17

6.22. Tampilan Halaman Form Pesanan Bahan Baku ... VI-18

(22)

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN HALAMAN

1. Tugas dan Tanggung Jawab Tiap-Tiap Jabatan pada Struktur

Organisasi ... L-1

2. Proses Bisnis Aktual Penerimaan Bahann Baku dan Produksi di

PT. XYZ... L-2

3. Proses Bisnis Usulan Penerimaan Bahann Baku dan Produksi di

PT. XYZ... L-3

4. Algoritma ... L-4

5. Form Tugas Akhir ... L-6

6. Surat Penjajakan ... L-7

7. Surat Balasan ... L-8

8. Surat Keputusan Tugas Akhir ... L-9

9. Lembar Asistensi ... L-10