PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN
BAHAN BAKU DAN PRODUKSI DI PT. XYZ
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Penulisan Tugas Sarjana
Oleh
CORRY PARAMITHA MARPAUNG NIM : 110403030
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
M E D A N
ABSTRAK
PT. XYZmerupakan perusahaan swasta yang mengolah nutten menjadi minyak inti sawit atau Palm Kernel Oil. Saat ini, pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZyang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan biji sawit. PT. XYZdalam menyampaikan informasi mengenai pengadaan bahan baku dan produksi masih manual dengan menggunakan form kertas. Hal ini membuat penyampaian informasi antar bagian menjadi terlambat dan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data yang ingin dilakukan pengolahan data untuk kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan kertas yang berisi data yang diperlukan.
Atas permasalahan tersebut maka perlu dirancang aliran sistem informasi yang berbasis komputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ.
Data yang diambil adalah data mengenai proses bisnis dan aliran sistem informasi yang dilakukan setiap bagian di perusahaan dari aliran informasi yang selama ini diterapkan dimulai dari pemesanan bahan baku sampai pengeluaran PKO pada perusahaan.
Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat, serta memiliki sistem database yang lebih rapi.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas sarjana ini.
Tugas sarjana ini merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar
sarjana teknik di Departemen Teknik Industri, khususnya Program Studi Reguler Strata Satu, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara. Tugas sarjana ini berisi tentang penelitian penulis yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi
Penerimaan Bahan Baku dan Produksi di PT. XYZ”.
Penulis juga menyadari bahwa penulisan tugas sarjana ini masih
mengalami kekurangan sehingga diharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak demi kesempurnaan laporan tugas sarjana ini. Semoga tugas sarjana ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Penulis
UCAPAN TERIMAKASIH
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
atas berkat dan rahmat-Nya, penulis bisa mengikuti pendidikan di Departemen Teknik Industri USU dengan baik dan menyelesaikan penulisan laporan tugas sarjana ini.
Dalam penulisan tugas sarjana ini penulis telah mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun
administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri
Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana ini.
2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT selaku Sekretaris Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara, yang telah memberi izin pelaksanaan Tugas Sarjana.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L Napitupulu, DEA. selaku Dosen Pembimbing I atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada
penulis dalam penyelesaian Tugas Sarjana ini.
4. Bapak Ikhsan Siregar, ST, M.Eng. selaku Dosen Pembimbing II atas waktu, bimbingan, pengarahan, dan masukan yang diberikan kepada penulis dalam
5. Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT dan Bapak Ir. Mangara M. Tambunan, M.Sc. selaku koordinator tugas akhir yang sudah memberikan pembekalan dan arahan dalam pemilihan judul tugas akhir.
6. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE selaku koordinator bidang
manajemen yang memberikan arahan terhadap judul tugas akhir ini.
7. Seluruh dosen Teknik Industri yang sudah memberikan ilmu selama
perkuliahan sehingga penulis memiliki bekal untuk bersaing di dunia pekerjaan.
8. Bapak P. Marpaung dan ibu N.A. Sagala selaku orangtua penulis yang selalu memberikan dukungan baik secara moril maupun materil sehingga laporan ini
dapat diselesaikan. Penulis menyadari tidak dapat membalas segala kebaikan dan kasih sayang dari keduanya. Oleh karena itu, izinkanlah penulis memberikan karya ini sebagai ungkapan rasa terima kasih kepada Ayahanda
dan Ibunda tercinta.
9. Abangku terkasih Victor Dian Permadi Marpaung yang selalu setia
mendukung dan memberikan arahan kepada penulis dalam mengerjakan laporan ini dan adikku tersayang Celine Pavlova Marpaung yang selalu membantu dan mendukung penulis untuk secepatnya menyelesaikan laporan
ini.
10. Seluruh keluarga besar Marpaung dan Sagala yang tiada hentinya
11.Seluruh pegawai Teknik Industri, Bang Ridho, Bang Mijo, Kak Dina, Bang Nurmansyah, Kak Rahma, Kak Mia dan Ibu Ani, terimakasih atas bantuannya dalam masalah administrasi untuk melaksanakan tugas sarjana ini.
12.Pak Aan, selaku pemilik PT. XYZyang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian dan mengambil data di PT. XYZ.
13.Pak Dedi, selaku pembimbing lapangan yang telah membantu penulis
melakukan penelitian dan membantu penulis dalam pengumpulan data.
14.Seluruh staf dan pegawai PT. XYZ yang telah banyak memberikan informasi
kapada penulis.
15. Seluruh sahabatku tercinta, Irma, Grace, Giovanny, Dhane, Marina, Chaidir,
Dicky, Tommy, Kak Fina, Kak Enita, dan Kak Nova terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya.
16. Teman-teman GIELAS, terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya serta
seluruh pihak yang telah membantu penulis.
17. Semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan
DAFTAR ISI
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
SERTIFIKAT EVALUASI TUGAS SARJANA ... iii
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
UCAPAN TERIMAKASIH ... vi
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xxi
I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ... I-1
1.2. Rumusan Masalah ... I-4 1.3. Tujuan Penelitian ... I-5 1.4. Manfaat Penelitian ... I-6
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-1
2.3. Lokasi Perusahaan ... II-2 2.4. Daerah Pemasaran ... II-2 2.5. Proses Produksi ... II-2
2.5.1. Standar Mutu Bahan/Produk ... II-3 2.5.2. Bahan yang Digunakan ... II-4
2.5.2.1. Bahan Baku ... II-4 2.5.2.2. Bahan Penolong ... II-4 2.5.2.3. Bahan Tambahan ... II-5
2.5.3. Uraian Proses ... II-6 2.6. Organisasi dan Manajemen ... II-13
2.6.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... II-13 2.6.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab... II-16 2.6.3. Jam Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja ... II-16
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
III LANDASAN TEORI
3.1. Definisi Sistem ... III-1 3.2. Karakteristik Sistem ... III-2
3.3. Informasi ... III-2 3.4. Sistem Informasi... III-4 3.5. Definisi Sistem Informasi Manajemen ... III-6
3.5.1. Tujuan Sistem Informasi Manajemen... III-6 3.5.2. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen ... III-7
3.6. Pengertian Proses Bisnis ... III-8 3.7. Business Process Reengineering (BPR) ... III-10 3.8. Business Process Diagram ... III-12
3.9. Perancangan Sistem Informasi ……… III15 3.9.1. Daur Hidup Pengembangan Sistem……….. III-15
3.10. Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen III-12 3.11. Metode Pengembangan Sistem Informasi ... III-24
3.11.1. Pengembangan Sistem Informasi dengan Metode
Waterfall ... III-2
3.12. HTML (Hypertext Markup Language)... III-29
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
IV METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Tempat dan Waktu Penelitian ... IV-1 4.2. Objek Penelitian ... IV-1
4.3. Jenis Penelitian ... IV-1 4.4. Kerangka Berpikir Penelitian ... IV-1 4.5. Variabel Penelitian ... IV-2
4.6. Rancangan Penelitian ... IV-3 4.7. Pengolahan Data ... IV-5
4.7.1. Perancangan Sistem ... IV-5 4.8. Analisis Pemecahan Masalah ... IV-9 4.9. Kesimpulan dan Saran ... IV-9
V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1. Uraian Aliran Proses Bisnis Penerimaan Bahan Baku
dan Produksi ... .. V-1
5.1.2. Uraian Aliran Informasi Penerimaan Bahan Baku dan Produksi ... .. V-1
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
5.2.1. Perancangan Model ... V-13 5.2.1.1. Perancangan Model Physical Model ... V-13
5.2.1.1.1.Perancangan Proses Bisnis
Usulan ... V-13 5.2.1.1.2.Perancangan Aliran Informasi
Usulan ... V-13
5.2.1.2. Perancangan Struktur Sistem ... V-21 5.2.1.3.Perancangan Model Logik ... V-22
5.2.2. Perancangan Output ... V-28 5.2.3. Perancangn Input ... V-31 5.2.4. Perancangan Basis Data... V-37
5.2.4.1. Perancangan File ... V-37 5.2.4.2. Perancangan Entity Relationship Diagram
(ERD) ... V-40
5.2.5. Implementasi ... V-41
VI ANALISA PEMECAHAN MASALAH
6.1. Analisa Hasil Perancangan Proses Bisnis ... VI-1 6.2. Analisa Perbandingan Aliran Sistem Informasi Awal
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
6.3. Tampilan Hasil Perancangan Program ... VI-3
VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1. Kesimpulan ... VII-1 7.2. Saran ... VII-2
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN 2.1. Jumlah Karyawan PT. XYZ ... II-18 3.1. Elemen-elemen Model Inti Business Process Diagram ... III-13 3.2. Simbol Sistem Flowchart ... III-16
3.3. Simbol Sistem Data Flow Diagram (DFD) ... III-18 5.1. Keluhan yang Diperoleh dari Aliran Informasi Aktual di PT. XYZ V-9 5.2. Kebutuhan Data Setiap User ... V-10
5.3. Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi pada PT. XYZ ... V-30 5.4. Penjelasan Rancangan Input Sistem Informasi di PT. XYZ ... V-35
5.5. Perhitungan Bahan Baku ... V-37 5.6. Pemesanan Bahan Baku ... V-37 5.7. Stok Bahan Baku ... V-38
5.8. Perintah Produksi PKO ... V-38 5.9. Hasil Produksi PKO ... V-38
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN 5.13. Jadwal Pesanan Bahan Baku ... V-39 6.1. Perbandingan Sistem Informasi Aktual dengan Sistem Informasi
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
1.1. Peta Proses Bisnis di PT. XYZ ... I-3 2.1. Blok Diagram dari Uraian Proses Produksi Palm Kernel Oil ... II-12 2.2. Struktur Organisasi PT. XYZ ... II-15
3.1. Operasi Pra-Aliran Kerja ... III-11 3.2. Instalasi Awal Sistem Aliran Kerja ... III-12 3.3. Contoh Business Process Diagram... III-14
3.4. Model Waterfall ... III-24 4.1. Kerangka Berfikir Penelitian ... IV-2
4.2. Langkah-langkah Rancangan Penelitian ... IV-4 4.3. Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-8 5.1. Model Aliran Informasi Aktual Pemesanan Bahan Baku ... V-3
5.2. Model Aliran Informasi Aktual Penerimaan Bahan Baku ... V-4 5.3. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Bahan Baku ... V-7
5.4. Model Aliran Informasi Aktual Produksi ... V-8 5.5. Model Aliran Informasi Aktual Pengeluaran Produk PKO ... V-10 5.6. Terminal setiap user PT. XYZ ... V-13
DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN )
GAMBAR HALAMAN
5.9. Flowchart Proses Penerimaan Bahan Baku Usulan ... V-18 5.10. Flowchart Proses Pengeluaran Bahan Baku Usulan... V-19 5.11. Flowchart Proses Produksi Usulan ... V-21
5.12. Flowchart Proses Pengeluaran Produk PKO Usulan ... V-22 5.13. Struktur Sistem Informasi di PT. XYZ ... V-24 5.14. Diagram Konteks ... V-25
5.15. Diagram Level 0 ... V-26 5.16. Diagram Level 1 Pemesanan Bahan Baku ... V-27
5.17. Diagram Level 2 Penerimaaan Bahan Baku ... V-28 5.18. Diagram Level 3 Pengeluaran Bahan Baku ... V-29 5.19. Diagram Level 4 Produksi ... V-30
5.20. Diagram Level 5 Pengeluaran Produk PKO ... V-31 5.21. Format Output Master Supplier ... V-32
5.22. Format Output Master Pembeli... V-32 5.23. Format Output Data Stok Bahan Baku ... V-32 5.24. Format Output Data Stok PKO ... V-33
DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN )
GAMBAR HALAMAN
5.27. Format Output Jadwal Pemesanan Bahan Baku ... V-33 5.28. Format Input Form Perhitungan Bahan Baku... V-35 5.29. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku ... V-35
5.30. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku ... V-36 5.31. Format Input Form Perintah Produksi ... V-36 5.32. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku ... V-37
5.33. Format Input Form Hasil Produksi PKO ... V-37 5.34. Format Input Form Penerimaan PKO ... V-37
5.35. Format Input Form Pengeluaran Produk PKO ... V-38 5.36. Format Input Form Pesanan Bahan Baku ... V-38 5.37. Entity Relationship Diagram ... V-44
5.38. Tampilan Desain Layout ... V-46 5.39. XAMPP for Windows ... V-47
5.40. Tabel-tabel pada Database ... V-47 6.1 Login User ... VI-3 6.2. Tampilan Halaman Awal ... VI-4
6.3. Tampilan Halaman Input Pembeli ... VI-5 6.4. Tampilan Halaman Master Pembeli ... VI-5
DAFTAR GAMBAR ( LANJUTAN )
GAMBAR HALAMAN
6.7. Tampilan Halaman Data Perhitungan Bahan Baku ... VI-7 6.8. Tampilan Halaman Form Hitung ... VI-8 6.9. Tampilan Halaman Form Pemesanan Bahan Baku ... VI-9
6.10. Tampilan Data Pemesanan Bahan Baku ... VI-10 6.11. Cetak Pemesanan Bahan Baku ... VI-11 6.12. Tampilan Halaman Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-11
6.13. Tampilan Halaman Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-12 6.14. Tampilan Halaman Data Stok Bahan Baku ... VI-13
6.15 Tampilan Halaman Form Perintah Produksi ... VI-13 6.16. Tampilan Halaman Data Perintah Produksi... VI-14 6.17 Tampilan Halaman Form Hasil Produksi ... VI-15
6.18. Tampilan Halaman Data Hasil Produksi ... VI-15 6.19. Tampilan Halaman Form Penerimaan PKO ... VI-16
6.20. Tampilan Halaman Form Pengeluaran PKO ... VI-17 6.21. Tampilan Halaman Stok PKO ... VI-17 6.22. Tampilan Halaman Form Pesanan Bahan Baku ... VI-18
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
1. Tugas dan Tanggung Jawab Tiap-Tiap Jabatan pada Struktur
Organisasi ... L-1
2. Proses Bisnis Aktual Penerimaan Bahann Baku dan Produksi di PT. XYZ... L-2
3. Proses Bisnis Usulan Penerimaan Bahann Baku dan Produksi di
PT. XYZ... L-3 4. Algoritma ... L-4
5. Form Tugas Akhir ... L-6 6. Surat Penjajakan ... L-7 7. Surat Balasan ... L-8
8. Surat Keputusan Tugas Akhir ... L-9 9. Lembar Asistensi ... L-10
ABSTRAK
PT. XYZmerupakan perusahaan swasta yang mengolah nutten menjadi minyak inti sawit atau Palm Kernel Oil. Saat ini, pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZyang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan biji sawit. PT. XYZdalam menyampaikan informasi mengenai pengadaan bahan baku dan produksi masih manual dengan menggunakan form kertas. Hal ini membuat penyampaian informasi antar bagian menjadi terlambat dan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data yang ingin dilakukan pengolahan data untuk kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan kertas yang berisi data yang diperlukan.
Atas permasalahan tersebut maka perlu dirancang aliran sistem informasi yang berbasis komputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ.
Data yang diambil adalah data mengenai proses bisnis dan aliran sistem informasi yang dilakukan setiap bagian di perusahaan dari aliran informasi yang selama ini diterapkan dimulai dari pemesanan bahan baku sampai pengeluaran PKO pada perusahaan.
Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat, serta memiliki sistem database yang lebih rapi.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem informasi dengan menggunakan teknologi komputer dapat memudahkan untuk melakukan pengolahan data sehingga menghemat waktu dan biaya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi setiap perusahaan atau instansi, seperti pada PT. XYZ yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan nutten (biji sawit). Penggunaan teknologi informasi yang begitu pesat menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan akan sistem informasi guna melancarkan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. PT. XYZ mengolah nutten (biji sawit). Produk yang dihasilkan berupa
palm kernel oil, PKE (Palm Kernel Expeller), cangkang dan serat sawit. Namun,
fokus utama perusahaan ini adalah palm kernel oil.
Sistem informasi yang ada pada bagian penerimaan bahan baku dan produksi PT. XYZ saat ini belum terintegrasi dengan baik yang dapat dilihat dari
pemakaian teknologi informasi hanya pada proses penimbangan bahan baku yang dibawa oleh supplier sedangkan untuk pencatatan data masih dilakukan secara manual dengan menuliskannya di bon faktur kertas. Beberapa laporan kegiatan di
pabrik seperti catatan pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku, pengeluaran bahan baku, persediaan bahan baku dan laporan proses produksi
dalam map arsip yang begitu banyak. Dalam pencarian data persediaan bahan baku dan PKO yang telah disimpan sebelumnya, harus mengumpulkan form kertas hasil transaksi dari penerimaan dan pengeluaran bahan baku maupun PKO
yang tidak jarang form tersebut sudah hilang dan ada yang dalam kondisi rusak atau robek karena tumpukkan form kertas tersebut tidak tersusun dengan rapi dan
disimpan ke dalam map arsip. Hal ini menimbulkan kesulitan dalam pencarian data persediaan bahan baku dan PKO yang ingin dilakukan pengolahan data untuk kepentingan antar bagian yang ada di pabrik dan tidak jarang terjadi kehilangan
kertas yang berisi data yang diperlukan.
Penyampaian aliran informasi yang terjadi di pabrik sering mengalami
keterlambatan. Hal ini juga mempengaruhi proses bisnis yang terjadi di dalam pabrik. Keterlambatan yang terjadi adalah terlambat dalam melakukan pemesanan bahan baku karena tidak diketahuinya persediaan bahan baku di gudang dan
jumlah bahan baku yang harus dipesan yang mengakibatkan aktivitas proses bisnis tidak berjalan dengan lancar. Jika data pemesanan bahan baku tidak dapat
diketahui secara akurat dan cepat maka proses bisnis di perusahaan akan terganggu sebab aktivitas produksi di perusahaan dimulai dari pemesanan bahan baku sehingga jika data pemesanan bahan baku tidak akurat maka proses produksi
Gambar 1.1. Peta Proses Bisnis di PT. XYZ
Permasalahan ini perlu diselesaikan dengan merancang sistem informasi
penerimaan bahan baku dan produksi yang terkomputerisasi yang dapat mendukung proses koordinasi antar bagian di PT. XYZ.
Perancangan sistem informasi berbasis komputerisasi perlu dibuat untuk menggantikan sistem manual pada pengolahan data. Misalnya, penelitian yang dilakukan oleh Radiant Victor dan Billy pada produksi rajut kerah. Dengan
dibuatnya suatu aplikasi untuk menggantikan sistem secara manual menjadi sistem terkomputerisasi dapat memberi solusi untuk menghadapi masalah yang
penjadwalan mesin produksi dengan menggunakan sistem database management
dan software pemograman Microsoft Windows XP Professional SP 3 dapat
memudahkan untuk mengakses data dan menyimpan data yang lebih efisien.1
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, rumusan masalah pada bagian penerimaan bahan baku dan produksi yaitu belum adanya sistem informasi yang terintegrasi antar bagian penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ
mengakibatkan keterlambatan penyampaian data dan aliran informasi sehingga terganggunya kegiatan proses produksi. Oleh karena itu, perlu dilakukan
penelitian untuk perancangan sistem informasi.
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi penerimaan bahan baku dan produksi yang berbasis komputer di PT. XYZ.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah:
1. Mempercepat aliran proses bisnis antar bagian yang terkait dengan penerimaan bahan baku dan produksi di PT. XYZ.
2. Mempercepat aliran informasi dan data dengan menggunakan basis data yang terkomputerisasi pada bagian yang terkait dengan penerimaan bahan baku
dan bagian produksi di PT. XYZ.
1 Radiant Victor Imbar dan Billy, “Pembuatan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan, dan Produksi dengan Penjadwalan Mesin Produksi”,(diakses dari Jurnal Sistem Informasi
3. Mendapatkan rancangan sistem informasi penerimaan bahan baku dan produksi yang terkomputerisasi dengan baik pada PT. XYZ.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat yang hendak dicapai dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Manfaat bagi mahasiswa
Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang
diperoleh selama kuliah di lapangan kerja dan menambah keterampilan dalam menganalisis dan memecahkan masalah sebelum memasuki dunia kerja
khususnya dalam hal menganalisa dan merancang sistem informasi pada bagian penerimaan bahan baku dan produksi.
2. Manfaat bagi perusahaan
Perusahaan memperoleh informasi mengenai kondisi perusahaan yang dilihat dari sudut pandang ilmu ketekindustrian dalam hal ini mengenai sistem
informasi penerimaan bahan baku dan produksi di perusahaan. 3. Bagi Departemen Teknik Industri USU
Untuk mempererat hubungan kerja sama antara perusahaan dengan
Departemen Teknik Industri USU.
1.5. Batasan dan Asumsi Penelitian
1. Perancangan sistem informasi dilakukan pada bagian yang terkait dengan proses penerimaan bahan baku dan pengeluaran PKO.
2. Perancangan sistem informasi dimulai dari pemesanan bahan baku sampai
dengan pengeluaran produk PKO sesuai dengan prosedur pelaksanaan di setiap bagian di perusahaan.
3. Aplikasi dibuat dengan menggunakan software MySQL dan PHP.
4. Tidak membahas biaya dalam merancang sistem informasi.
5. Penelitian dilakukan sampai terbentuknya sistem informasi yang
terkomputerisasi dengan menggunakan software MySQL dan PHP. Asumsi-asumsi yang digunakan dalam penelitian adalah:
1. Perlengkapan dan peralatan yang mendukung sistem informasi dapat disediakan dengan baik.
2. Karyawan pada bagian penerimaan bahan baku dan produksi dapat
mengoperasikan sistem informasi dengan baik.
3. Kondisi perusahaan berjalan normal selama penelitian.
1.6. Sistematika Penulisan Laporan
Bab I berisi tentang pendahuluan, menguraikan latar belakang
permasalahan yang mendasari dilakukannya penelitian, perumusan permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, batasan dan asumsi yang digunakan dalam
karyawan PT. XYZ. Bab III berisi tinjauan pustaka yang berisikan uraian teori-teori yang digunakan dalam menganalisis masalah. Sumber teori-teori atau literatur yang dapat digunakan berupa buku-buku, e-book, dan jurnal penelitian.
Metodologi penelitian dibahas pada Bab IV yang menguraikan tahap-tahap dalam penelitian yaitu persiapan penelitian meliputi penentuan lokasi penelitian,
waktu penelitian, jenis penelitian, objek penelitian, kerangka berpikir, variabel penelitian, rancangan penelitian, instrumen penelitian, perancangan sistem, dan analisis pemecahan masalah sampai kesimpulan dan saran. Penyelesaian kendala
pada penelitian dibahas pada Bab V yang berisi Pengumpulan dan Pengolahan Data yang berupa langkah-langkah perancangan sistem informasi berdasarkan
metode perancangan sistem.
Analisis Pemecahan Masalah dibahas pada Bab VI yang meliputi analisis perbandingan antara sistem lama dengan sistem usulan yang dirancang dilihat dari
proses bisnis dan aliran sistem informasi, serta tampilan hasil rancangan sistem informasi secara komputerisasi. Bab VII Kesimpulan dan Saran, berisi
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. XYZ didirikan oleh Hendra Wijaya pada tahun 1998 yang merupakan perusahaan swasta yang mengolah minyak kelapa. Sebelumya, PT.
XYZ mengolah minyak kelapa. Namun, dikarenakan bahan baku yang diperlukan susah didapatkan, maka PT. XYZ beralih memproduksi minyak inti sawit (palm
kernel oil). Produk yang dihasilkan berupa minyak inti sawit (palm kernel oil),
ampas minyak inti sawit (palm kernel expeller), cangkang dan serat sawit. Namun, fokus utama produksi adalah palm kernel oil. Kapasitas produksi pabrik
adalah 6 ton nutten (biji sawit)/jam.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
Ruang lingkup bidang usaha PT. XYZ berupa palm kernel oil yang masih berupa bahan mentah. Bahan ini akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan
produk berupa obat-obatan dan kosmetik. Selain itu, PT. XYZ juga menjual ampas minyak inti sawit atau palm kernel expeller (PKE) sebagai pakan ternak, cangkang dan serat sawit sebagai bahan bakar boiler pada pabrik kelapa sawit dan
pabrik kayu. PT. XYZ menggunakan sistem produksi make to stock dimana produk diproduksi terlebih dahulu kemudian disimpan dalam tangki timbun yang
2.3. Lokasi Perusahaan
PT. XYZ berlokasi di Jalan Teuku Amir Hamzah KM 31. Dusun V A
Kadir RT 0 RW 0 Tandem Hulu II, Hamparan Perak, Kabupaten Deli Serdang.
2.4. Daerah Pemasaran
Daerah pemasaran PT. XYZ yaitu di daerah sekitar Sumatera Utara, seperti Tanjung Balai, dan Belawan. PT. XYZ juga memiliki konsumen tetap,
yaitu PT Wilmar, PT Musim Mas, PT Agro dan PT Asian Agri.
2.5. Proses Produksi
Proses produksi noten (biji sawit) menjadi palm kernel oil (PKO) dapat dibagi menjadi 8 tahapan (stasiun kerja) sebagai berikut.
1. Stasiun penerimaan dan penimbangan nutten (biji sawit) 2. Stasiun pemeriksaan
3. Stasiun penyaringan nutten (biji sawit) dari kotoran 4. Stasiun pemecahan nutten (biji sawit) menjadi inti sawit 5. Stasiun pembersihan inti sawit dari debu dan serat sawit
6. Stasiun pemisahan inti sawit dengan cangkang 7. Stasiun pemanggangan inti sawit
8. Stasiun pengepresan
11. Stasiun penimbunan palm kernel oil
2.5.1. Standar Mutu Bahan/Produk
PT. XYZ menghasilkan palm kernel oil dengan memperhatikan standar mutu bahan baku yang diolah. Standar mutu bahan baku yang diolah dilihat dari
kadar asam lemak bebas atau fault free acid (FFA) yang harus dibawah 5%, kadar kotoran 5%, dan kadar air 0,4%. Produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ adalah
palm kernel oil (PKO), palm kernel expeller (PKE), cangkang dan serat noten.
Standar PKO harus memliki asam lemak bebas atau fault free acid (FFA) di bawah 5%, kadar air di bawah 0,5%, konsentrat minyak 7% dan warna minyak
17% sedangkan untuk palm kernel expeller, konsentrat minyak minimal 7%, cangkang dan serat sawit tidak ada ketentuan.
2.5.2. Bahan yang Digunakan
2.5.2.1. Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan yang digunakan sebagai bahan utama dalam proses produksi, dimana sifat dan bentuknya akan mengalami perubahan fisik
maupun kimiawi yang langsung ikut di dalam proses produksi sampai dihasilkannya barang jadi.
Bahan baku yang digunakan adalah nutten (biji sawit). Nutten adalah inti
sawit yang masih bersatu dengan cangkangnya. Nutten (biji sawit) yang dipecah menghasilkan cangkang dan inti sawit. Inti sawit (kernel) diproduksi menjadi minyak palm kernel oil. Cangkang kemudian dijual ke pabrik yang menggunakan
2.5.2.2. Bahan Penolong
Bahan penolong adalah bahan yang digunakan dalam rangka
memperlancar proses produksi, tetapi bukan bagian dari produk akhir. PT. XYZ juga menggunakan bahan penolong yang secara langsung digunakan di dalam
proses produksi. Bahan penolong yang digunakan sebagai berikut.
1. Garam Non Iodium (NaCl)
Garam non iodium (NaCl) digunakan untuk campuran pada bak pemisah
cangkang dan inti. Garam non iodium yang dipakai untuk satu kali
pencampuran adalah 100 Kg. Satu kali pencampuran menggunakan 6000 Kg
nutten (biji sawit).
2. Susu Kapur (CaCO3)
Susu kapur (CaCO3) digunakan sebagai campuran untuk larutan di bak
pemisah. Susu kapur (CaCO3) berguna untuk menghemat bahan penolong
garam non iodium. Perbandingan campuran adalah 1 : 1. Jika Garam non
iodium (NaCl) yang digunakan adalah 100 Kg maka Susu kapur (CaCO3) yang
digunakan adalah 100 Kg. 3. Air
Air digunakan sebagai bahan utama untuk larutan garam yang dicampurkan di bak pemisah. Air yang digunakan sebanyak 400 liter untuk sekali
pencampuran. Dalam sekali pencampuran bahan baku nutten (biji sawit) yang dicampurkan adalah 6000 Kg.
Minyak thermo digunakan sebagai minyak panas yang membantu proses pengurangan kadar air nutten ( biji sawit).
5. Kayu
Kayu digunakan sebagai bahan bakar pada thermoheater.
2.5.2.3. Bahan Tambahan
Bahan tambahan adalah bahan yang digunakan sebagai pelengkap produk. Bahan tambahan adalah bahan yang digunakan dalam rangka
meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan dan bahan ini merupakan bagian dari produk akhir. PT. XYZ tidak ada menggunakan bahan tambahan. Hal
ini disebabkan oleh produk masih berupa bahan setengah jadi sehingga tidak digunakan kemasan.
2.5.3. Uraian Proses
1. Stasiun penerimaan dan penimbangan nutten (biji sawit)
2. Stasiun pemeriksaan
3. Stasiun penyaringan nutten (biji sawit) dari kotoran 4. Stasiun pemecahan nutten (biji sawit) menjadi inti sawit
5. Stasiun pembersihan inti sawit dari debu dan serat sawit 6. Stasiun pemisahan inti sawit dengan cangkang
7. Stasiun pemanggangan inti sawit
8. Stasiun pengepresan
10. Stasiun pengujian kualitas
11. Stasiun penimbunan palm kernel oil
2.6. Organisasi dan Manajemen
Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerja untuk mencapai
suatu tujuan yang sama dan di antara mereka diberikan pembagian tugas sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing. Ditinjau dari segi badan atau struktur, organisasi merupakan gambaran skematis hubungan-hubungan kerjasama dari
orang-orang dalam mencapai suatu tujuan.
2.6.1. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka hubungan kerja antara satu individu dengan individu lainnya dalam rangka mencapai satu tujuan dengan
menggunakan aturan-aturan yang telah disepakati secara bersama. Struktur organisasi juga mempunyai peranan yang penting bagi suatu perusahaan dalam
menentukan dan memperlancar jalannya roda perusahaan. Distribusi tugas, wewenang dan tanggung jawab serta keselarasan hubungan satu bagian dengan bagian yang lain dapat digambarkan dalam suatu struktur organisasi. Dengan
demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing karyawan dapat mengetahui dengan jelas
Struktur organisasi di PT. XYZ adalah struktur organiasasi campuran antara struktur organisasi lini dan fungsional seperti pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 menjelaskan bahwa pimpinan tertinggi dipegang oleh seorang
manager pabrik dan ada beberapa asisten dimana didalamnya telah terlihat batasan-batasan pertanggungjawaban dari setiap bidang pekerjaan tersebut dan
Keterangan:
= hubungan fungsional = hubungan lini
Sumber : PT. XYZ
2.6.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap jabatan pada
struktur organisasi PT. XYZ dapat dilihat pada Lampiran 1.
2.6.3. Jam Kerja dan Jumlah Tenaga Kerja
Tenaga kerja yang bekerja di PT. XYZ terdapat karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana.
Jam kerja yang diberlakukan bagi setiap karyawan bagian pengolahan dibagi dalam 3 shift jam kerja untuk Senin-Jumat sedangkan untuk hari Sabtu
hanya 1 shift. Pembagian shift dapat dilihat sebagai berikut.
1. Shift I : Pukul 08.00 WIB – 16.00 WIB dengan jam istirahat 12.00-
13.00
2. Shift II : Pukul 16.00 WIB – 24.00 WIB dengan jam istirahat 20.00-
21.00
3. Shift III : Pukul 24.00 WIB – 07.00 WIB dengan jam istirahat 05.00-
06.00
Karyawan yang berada di bagian kantor atau tata usaha dan laboratorium
hanya 1 shift jam kerja dengan masa kerja selama 6 hari kerja dalam seminggu dengan jam kerja sebagai berikut :
1. Senin - Jumat
Pukul 07.30 WIB – 12.00 WIB : Jam Kerja
Pukul 12.00 WIB – 14.00 WIB : Jam Istirahat
2. Sabtu
Pukul 07.30 WIB – 12.00 WIB : Jam Kerja
Satpam yang bekerja di PT. XYZ mengalami pergantian shift setiap seminggu sekali. Jumlah tenaga kerja di PT. XYZ adalah 53 orang dengan
perincian seperti pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Jumlah Karyawan PT. XYZ
No Keterangan Jumlah Orang
Pimpinan
1 Direktur 1
2 Manajer pabrik 1
3 Asisten Laboratorium 1
4 Asisten Produksi 1
5 Asisten Pemasaran 1
6 Asisten Gudang dan Timbangan 1
7 Asisten Tata Usaha/Kantor 1
8 Kepala Keamanan 1
9 Mandor Produksi 1
10 Mandor Bengkel/Umum 1
11 Mandor Gudang dan Timbangan 1
Pelaksana (Petugas)
1 Laboratorium 1
2 Produksi (Operator) 29
3 Bengkel umum/listrik/workshop 3
4 Pemasaran 2
4 Karyawan 3
5 Personalia/Satpam 4
Total 53
2.6.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya
Selain pemberian gaji tetap, perusahaan juga memberikan imbalan
kompensasi yang merupakan suatu bentuk balas jasa yang dinilai dengan uang, serta mempunyai kecendrungan untuk diberikan secara tetap, seperti pemberian
bermacam-macam fasilitas kepada karyawan, pemberian tunjangan, dan pemberian insentif. Pemberian kompeensasi ini merupakan pendorong utama bagi karyawan untuk lebih meningkatkan semangat dan gairah dalam bekerja.
Agar kompensasi yang diberikan dapat memberikan efek positif, maka jumlah yang diberikan haruslah memenuhi kebutuhan secara minimal serta sesuai
dengan peraturan yang ada.
Sistem pengupahan pada PT. XYZ sebagai berikut. 1. Untuk karyawan pengolahan
a. Gaji pokok bulanan
b. Premi pengolahan, dihitung berdasarkan sawit yang di olah.
c. Catu beras. d. Upah lembur
2. Untuk karyawan maintenance/ teknik, laboratorium, dan kantor
a. Gaji pokok bulanan b. Premi
c. Catu beras
Selain pemberian gaji diatas, perusahaan juga memberikan beberapa tunjangan seperti berikut.
2. Tunjangan Keluarga
3. Tunjangan Pemakaman/kematian
4. Tunjangan Hari Raya dan Tahun Baru
5. Tunjangan Bahan Bakar
6. Santunan kematian antar karyawan
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
3.1. Defenisi Sistem2
2 Sukaria Sinukingga, Pengantar Teknik Industri, (Graha Ilmu: Yogyakarta, 2008), hal. 16-17.
Sistem sering didefinisikan dengan berbagai cara, tetapi salah satu definisi
yang paling banyak dikutip ialah sebagai berikut:
Sistem ialah seperangkat elemen atau komponen yang saling bergantung
atau berinteraksi satu dengan yang lain menurut pola tertentu dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
Definisi diatas menjelaskan karakteristik sebuah sistem yaitu seperangkat
elemen yang membentuk satu kesatuan (unity), mempunyai hubungan fungsional (Functional relationship) dan kesatuan tujuan. Sekelompok benda yang terletak secara acak dalam sebuah ruangan memenuhi persyaratan sebagai seperangkat
elemen tetapi tidak dapat disebut sebagai sistem karena antar benda tersebut tidak terjadi interaksi atau tidak membentuk hubungan fungsional dan tidak memiliki
kesatuan tujuan. Tubuh manusia adalah sebuah sistem yang komponen-komponennya adalah kerangka, otak, syaraf, cairan tubuh, dan lain-lain. Masing-masing komponen memiliki fungsi Masing-masing-Masing-masing tetapi terintegrasi dalam satu
3.2. Karakteristik Sistem
Di samping memiliki seperangkat elemen atau komponen, dan hubungan
fungsional, sebuah sistem juga harus memiliki atribut. Komponen dari sebuah sisten adalah elemen-elemen operasional dari sistem tersebut yang terdiri dari
input, proses, dan output. Keterkaitan atau interaksi antar komponen sistem
dengan atribut tertentu menentukan tujuan dari sistem tersebut. Properti dari komponen sistem menjelaskan sifat-sifat dari komponen tersebut yaitu:
a. Sifat-sifat dan perilaku setiap komponen dalam perangkat komponen
memberikan efek terhadap sifat-sifat dan perilaku seluruh perangkat dalam
sistem.
b. Sifat-sifat dan perilaku masing-masing komponen bergantung pada sifat-sifat dan perilaku sedikitnya salah satu komponen lainnya.
c. Setiap sub-set dari komponen juga memiliki sifat-sifat dan karakteristik, tetapi komponen-komponen tidak dapat dibagi ke dalam sub-set yang
independen.
3.3. Informasi3
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang dan keputusan-keputusan yang akan datang. Pada dasarnya informasi adalah data yang penting yang
3
memberikan pengetahuan yang berguna. Apakah suatu informasi itu berguna atau tidak tergantung kepada:
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberi bantuan, maka informasi itu
harus membantu si penerima dalam apa yang ia usahakn untuk memperolehnya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan
3. Waktu informasi itu diterima
Apakah informasi itu masih tepat waktunya (up to date)
4. Ruang dan tempat
Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat 5. Benuk informasi itu sendiri
Dapatkah informasi dipergunakan secara efektif? Apakah informasi itu menunjukkan hubungan-hubungan yang diperlukan, kencenderungan-kecenderungan, dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen?
Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya? 6. Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas?
Adakah kemungkinan salah tafsir?
Dari uraian diatas jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat , dan dalam bentuk
3.4. Sistem Informasi4
4 Teguh Wahyono, Sistem Informasi, (Graha Ilmu : Yogyakarta, 2004), hal 17-19.
Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi
yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Pada dasarnya sistem
informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suat organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem
menghendaki agar masukan, pengolahan dan keluaran tiba pada saaat bersamaan, yang sebaliknya sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana,
dimana semua masukan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang sekali terjadi.
Sistem informasi memiliki komponen-komponen yang saling terintegrasi
a. Blok masukan (Input Block)
Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan
media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok model ( Model Block)
Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang berfungsi memanipuasikan data untuk keluaran tertentu.
c. Blok keluaran (Output Block)
Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan
informasi yang berkualitas
d. Blok teknologi (Technology Block)
Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi
ini merupakan komponen bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
f. Blok kendali (Controls Blok)
3.5. Definisi Sistem Informasi Manajemen5
3.5.1. Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Sistem manajeman informasi dapat didefenisikan sebagai kumpulan
subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan berkerjasama antara bagian satu dengan yang
lainnya dengan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan
keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung
kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebu guna mencapai tujuan.
6
Adapun tujuan dari SIM adalah untuk mengintegrasikan semua sistem informasi dalam organisasi dan untuk memonitor kegiatan-kegiatan dalam perusahaan agar diketahui apakah kegiatan tersebut tetap seimbang. Sebagai
contoh, SIM yang baik dapat digunakan untuk memonitor penjualan harian di setiap daerah pemasaran, untuk membandingkannya dengan angka-angka
persediaan pada masing-masing daerah, untuk meninjau jadwal produksi setiap pabrik, dan memberikan laporan harian yang memperlihatkan apakah produksi
5 Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, (Graha Ilmu: Yogyakarta,2003), hal. 19.
6
harus dikurangi atau ditingkatkan, dan apakah harus diturunkan untuk meningkatkan permintaan. Dalam praktek, tentunya SIM dapat lebih memadai
memonitor informasi dari fungsi-fungsi yang lebih banyak lagi.
3.5.2. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen7
1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai
alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.
Berikut karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondisi SIM di organisasi:
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih
baik.
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan,
serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah.
Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support
Systems. 5. SIM biasanya berorientasi pada data yang sudah terjadi atau data
yang sedang terjadi, bukan data yang akan terjadi, seperti forecasting.
5. SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi disbanding data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabil.
7
6. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan
agar manajer dapat membuat laporannnya sendiri, tetapi data yang dibutuhkan manajer tersebut telah ada dan sudah disiapkan lebih dahulu.
Sebagaimana problematika yang disebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang.
3.7. Pengertian Proses Bisnis8
Proses dapat didefinisikan sebagai suatu tindakan yang dimaksudkan
untuk mencapai suatu hasil, atau lebih khusus, sebagai satu set tugas yang secara logis terkait dengan pencapaian hasil suatu bisnis yang ditetapkan. Dalam kedua definisi ini hal utama yang penting adalah hasil akhir, dimana proses dilakukan Bisnis adalah pertukaran barang, jasa, atau uang yang saling menguntungkan atau memberikan manfaat. Sedangkan menurut arti dasarnya, bisnis memiliki makna sebagai the buying selling of goods and services. Sebagai
perusahaan bisnis adalah suatu organisasi yang terlibat dalam pertukaran barang, jasa, atau uang untuk menghasilkan keuntungan. Dunia bisnis sendiri memiliki
kendala-kendala tertentu, dan juga menunjukan karakteristik yang khas. Kenyataan ini sebenarnya sudah cukup untuk membuat orang harus keluar memikirkan kembali mengenai usaha dan langkah-langkah yang sampai sekarang
cenderung dilakukan dalam dunia bisnis.
untuk mencapai tujuan. Hal ini berguna untuk memikirkan peran serta tanggung jawab dengan cara yang digunakan.
Menurut Merriam Webster’s Dictionary, definisi proses adalah sebuah fenomena alam yang ditandai dengan perubahan struktur yang memimpin hasil
yang berkesinambungan, sebuah aktivitas atau fungsi dari kejadian yang
berkesinambungan, dan sebuah serangkaian aksi atau operasi yang
menggambarkan kelakukan sampai akhir. Transformasi dari input ke output
secara umum dapat diklasifikasikan, sebagai berikut9
1. Fisik, sebagai inputnya, bertransformasi dari bahan baku menjadi produk jadi. :
2. Lokasi , sebagai instansinya, bertransformasi dari penyedia layanan menjadi sebuah tempat pemberian layanan.
3. Transaksi, sebagai inputnya adalah pihak bank dan bertransformasi dari Uang
kas perusahaan.
4. Informasi sebagai intansinya, mentrasnsformasikan data finansial ke dalam
bentuk catatan-catatan informasi pada bagian finansial. Beberapa alasan untuk meninjau proses bisnis adalah :
1. Untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan dan memberikan
keunggulan kompetitif
2. Untuk memastikan proses sesuai dengan prinsip-prinsip bagaimana perusahaan
melakukan bisnis
3. Sebagai prasyarat pada pengimplementasian sistem
4. Sebagai bagian dari Continuous Improvement Cycle [CIC]
9 Manuel Laguna dan Johan Marklund, Business Process Modeling, Simulation, And Desain,
3.8. Business Process Reengineering (BPR)10
Otomatisasi aliran kerja berkaitan erat dengan BPR karena otomatisasi
merupakan jenis khusus sistem komputer yang berusaha mengkoordinasikan berbagai aktivitas. Aliran kerja dimulai dengan memeriksa dokumen, formulir bisnis, dan informasi lain yang melewati jalannya menuju organisasi. Prosedur ini
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi manajemen, perlu
dilakukan perbaikan prosedur dan proses bisnis yang diterapkan perusahaan dengan menggunakan BPR. BPR merupakan filosofi perbaikan/penyempurnaan.
BPR bertujuan mencapai perbaikan-perbaikan langkah dalam kinerja dengan mendesain ulang proses-proses dimana organisasi beroperasi, memaksimumkan kandungan nilai tambahnya dan meminimumkan kandungan tak bernilai
tambah.Pendekatan ini dapat diterapkan untuk level proses individual maupun untuk organisasi secara keseluruhan.
Gagasan BPR lebih dipopulerkan oleh Michael Hammer dalam artikelnya “Reengineering Work: Don’t Automate-Obliterate”. Ia menyarankan bahwa organisasi perlu memikirkan ulang bisnisnya dengan mempergunakan kesempatan
yang ditimbulkan oleh teknologi informasi baru. Ia memperkuat kembali pesan bahwa sebelum menerapkan teknologi informasi, pertama kali organisasi harus
yakin bahwa prosesnya sudah benar. Hammer membantu mempromosikan pesan BPR ke seluruh dunia dan telah melakukan banyak hal untuk menjadikan topic tersebut sebagai perhatian semua level manajemen sampai level yang paling
senior dalam bisnis.
10
memperlambat aktivitas perusahaan dan menambah biaya. Rute baru dibangun dan satu sistem aliran kerja diinstal untuk membawa informasi dengan segera ke
bagian yang tepat baik dalam bentuk gambar digital faktur atau surat elektronik dari pelanggan.
Perangkat lunak aliran kerja membuat pergerakan dokumen menjadi otomatis, mengeliminasi kebutuhan orang untuk menetapkan siapa yang harus mendapatkan informasi berikutnya, mempersingkat waktu perjalanan, dan
menghindari rute yang salah. Sistem tersebut dapat juga deprogram untuk mengirim dokumen sepanjang jalur berbeda, tergantung pada isinya.
Sebagai salah satu contoh otomatisasi aliran kerja yaitu proses pengapalan dari suatu perusahaan. Pesanan diterima oleh wakil penjualan dari pelanggan, kemudian berlanjut melalui proses verifikasi, perakitan/persiapan pesanan, dan
pengepakan kemudian pengiriman ke pelanggan. Operasi pra-aliran kerja dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Sumber : Joe Peppard & Philip Rowland, The Essence of Business Process Reengineering, 1994.
Jika sistem aliran kerja diinstalasi untuk mendukung proses yang ada, beberapa manfaat dapat diperoleh melalui aliran informasi yang lebih cepat dan
menghindari input ulang tertentu dari data ke dalam komputer lokal melalui setiap tahap. Instalasi awal sistem aliran kerja dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Sumber : Joe Peppard & Philip Rowland, The Essence of Business Process Reengineering, 1994.
Gambar 3.2. Instalasi Awal Sistem Aliran Kerja
3.8.1. Business Process Diagram11
Business Process Diagram memiliki tujuan untuk pengembangan
BPMN(Business Process Modelling Notation) yang digunakan untuk memetakan proses bisnis dengan notasi sederhana dan mudah digunakan oleh analis bisnis dan
juga berpotensi memberikan kekuatan untuk menggambarkan proses bisnis yang kompleks dan peta untuk BPM (Business Process Modelling) dalam bahasa eksekusi. Pengembangan BPMN adalah untuk menciptakan mekanisme sederhana
11 Object Management Group, Business Process Modelling Notation, V1.1., (diakses dari
model proses bisnis, sementara pada saat yang sama mampu menangani kompleksitas yang melekat untuk bisnis proses. Pendekatan yang dilakukan untuk
menangani dua persyaratan bertentanga ini adalah dengan mengatur aspek grafis dari notasi ke dalam kategori tertentu. BPD menyediakan satu set kecil kategori
notasi sehingga pembaca diagram BPMN dapat dengan mudah mengenali tipe dasar elemen dan memahami diagram. Elemen-elemen yang digunakan dalam
Business Process Diagram dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1. Elemen-elemen Model Inti Business Process Diagram
Elemen Keterangan Notasi
Event Event adalah sesuatu yang terjadi selama proses
bisnis. Peristiwa ini mempengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab (pemicu) atau
dampak (hasil). Ada tiga jenis Events,
berdasarkan alirannya, yaitu : Mulai, Menengah, dan Akhir
Proses yang dilakukan sebagai bagian dari proses bisnis
Tugas alur kerja yang khas dimana manusia melakukan tugas dengan bantuan aplikasi perangkat lunak.
Tugas yang menggunakan beberapa jenis layanan, yang bisa menjadi layanan web atau aplikasi otomatis.
Tugas yang diharapkan akan dilakukan tanpa bantuan mesin eksekusi proses bisnis atau aplikasi apapun.
Gateway Sebuah Gateway digunakan untuk mengontrol
perbedaan dan konvergensi urutan aliran. Dengan demikian, akan menentukan aliran yang bercabang dan bergabung dengan jalur.
Sequence Flow
Digunakan untuk menunjukkan aliran dari aktivitas yang menggambarkan sebuah proses
Tabel 3.1. Elemen-elemen Model Inti Business Process Diagram (Lanjutan)
Elemen Keterangan Notasi
Lanes
Pengelompokkan aliran proses ke dalam kategori yang berbeda sesuai dengan fungsi masing-masing
Name
Group Sebuah pengelompokan kegiatan yang berada dalam sama kategori. Jenis pengelompokan tidak mempengaruhi arus urutan dari kegiatan dalam kelompok. Nama kategori muncul pada diagram sebagai label kelompok. Kategori dapat digunakan untuk dokumentasi atau tujuan analisis. Kelompok adalah salah satu cara di mana kategori objek dapat visual ditampilkan pada diagram
Sumber :
Contoh business process diagram dapat dilihat pada Gambar 3.3
Sumber :
3.9. Perancangan Sistem Informasi 3.9.1. Daur Hidup Pengembangan Sistem12
3.10. Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan perusahaan menggunakan suatu metodelogi yang disebut metodelogi pengembangan sistem.
Yang dimaksud dengan metodelogi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk
menganalisa, merancang, mengimplemantasikan, dan memelihara sistem informasi.
Seperti yang berlaku pada kebanyakan proses, pada kebanyakan proses,
pengembangan sistem informasi juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya disebut daur pengembangan sistem informasi atau secara lebih umum dinamakan SDLC
(System Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. SDLC merupakan metode klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metodelogi ini mencakup sejumlah fase atau
tahapan.
13
12
Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, (Penerbit Andi: Yogyakarta, 2003), hal 398.
13 Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, (Yogyakarta: ANDI, 2000), hal 11-20.
Langkah-langkah perancangan sistem SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam mengembangkan sistem informasi
1. Perancangan model
Perancangan model terdiri dari:
a. Physical System14
Sketsa physical system dapat menunjukkan kepada user bagaiman
nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem ( system
flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakn untuk
menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis
komputer ini. Adapun simbol-simbol pada systems flowchart adalah:
Tabel 3.2. Simbol Sistem Flowchart
No. Simbol Fungsi
1. Terminal, untuk memulai atau mengakhiri suatu
program.
2. Process, suatu simbol yang menunjukan setiap
pengolahan yang dilakukan oleh computer dan digunakan untuk mewakili suatu proses.
3. Input-output, untuk mewakili data input/output.
4. Decision, suatu penyeleksian kondisi dalam program.
5. Document, merupakan simbol untuk data yang berbentuk
kertas maupun untuk informasi.
6. Conector, digunakan untuk menunjukan sambungan dari
bagan alir yang terputus di halaman yang masih sama atau di halaman lainnya.
Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, 2000.
Tabel 3.2. Simbol Sistem Flowchart (Lanjutan)
No. Simbol Fungsi
8. Flow Lines Symbol, digunakan untuk menunjukkan
arus dari proses.
9. Media penyimpanan berupa hardisk
10. Predifined process symbol, digunakan untuk
menunjukan suatu operasi yang rinciannya ditunjukan di tempa lain.
11. File/Storage, tempat penyimpanan data (file)
Sumber : Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, 2000.
b. Logical model15
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user
bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan
bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan DFD (Data Flow
Diagram). Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram (DFD) sering
digunakan untuk menggambarkan sistem yang dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan merupakan dokumentasi sistem yang baik.
Pedoman untuk menggambar DFD adalah sebagai berikut:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan di luar sistem yang
terlibat di sistem.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat ke dalam kesatuan
luar.
3. Gambarkan terlebih dahulu diagram konteks. Pendekatan terstruktur menggambarkan sistem secara garis besar (top level) dan memecahnya
menjadi bagian yang lebih terinci (lower level). DFD yang pertama kali digambar adalah diagram konteks. Dalam diagram konteks hanya
terdapat satu proses dan tidak boleh ada store di dalamnya. Dari diagram ini digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut overview
diagram (level 0). Tiap proses di overview diagram akan digambar
lebih terinci lagi dan disebut level 1 dan seterusnya sampai tiap proses tidak dapat digambar lebih rinci lagi. Adapun simbol dari DFD dapat
dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3. Simbol Sistem Data Flow Diagram (DFD)
Simbol Keterangan
Process
Mengolah data atau aliran data masuk menjadi aliran data ke luar dan berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
Arus Data
Menunjukan arus data yang berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem
External Entity
Sesuatu yang berada di luar sistem, tetapi ia memberikan data ke dalam sistem atau memberikan data dari sistem.
Tabel 3.3. Simbol Sistem Data Flow Diagram (DFD) (Lanjutan)
Simbol Keterangan
Penyimpanan Data
Data Store atau penyimpanan data merupakan tempat
penyimpanan data pengikat data yang ada dalam sistem
Sumber: Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, 2005.
2. Perancangan Output16
Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu output intern
(internal output). Output intern adalah dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen yang tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output ektern
adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Perancangan output secara umum meliputi:
a. Menentukan kebutuhan output sistem baru
Output ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke satuan luar atau
dari satu proses ke proses yang lainnya.
b. Menentukan parameter output
Parameter output meliputi tipe output (intern atau ekstern), format, dan media yang digunakan, distribusi, dan periode output.
3. Perancangan Input
Input dapat dikelompokkan ke dalam 2 tipe, yaitu input ekstern (external input) dan input intern (internal input). Input ekstern adalah input yang
berasal dari luar organisasi seperti faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi. Input intern adalah input yang berasal dari dalam organisasi misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya.
Langkah-langkah perancangan input adalah:
a. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru
Input di DFD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau ke suatu proses dan bentuk tampilan input yang ditunjukkan oleh suatu proses pemasuukan data
b. Menentukan parameter dari input
Parameter ini meliputi yaitu bentuk dari input, sumber input, format input.
4. Perancangan Basis Data
Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak
tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia
informasi bagi para pemakainya. Perancangan basis data terdiri dari: a. Perancangan file
Perancangan file adalah rancangan untuk memudahkan user (pemakai)
sesuai dengan tata cara penggunaan DFD. Tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi entitas berdasarkan DFD tingkatan yang telah terbentuk.
b. Perancangan ERD17
Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship
adalah dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disiman dalam sistem secara abstrak. Jadi, jelaslah bahwa ERD ini berbeda
dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data
yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data. ERD memperlihatkan hubungan antar data store pada DFD. Hubungan ini tidak terlihat pada DFD, karena DFD memusatkan perhatian pada fungsi-fungsi
sistem bukan pada data yang dibutuhkan. Elemen-elemen diagram hubungan entitas, yaitu:
1. Entitas (Entity)
Pada ERD, entitas digambarkan dengan sebuah kotak persegi panjang. Entitas adalah sesuatu yang terdapat di dalam sistem, baik nyata
maupun abstrak. Entitas diberi nama dengan kata benda. 2. Hubungan (Relationship)
Pada ERD, hubungan dilambangkan dengan bentuk belah ketupat.
Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi di antara entitas.
17 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, (Graha Ilmu :Yogyakarta,
Pada umumnya, hubungan diberi nama dengan kata kerja sehingga memudahkan pembacaan relasinya.
3. Atribut
Secara umum, atribut adalah sifat atau karakteristik dari setiap entitas
atau setiap relationship. Atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud dengan entitas dan relationship, sehingga sering disebut atribut adalah elemen dari setiap entitas dan
relationship.
4. Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi antara satu entitas dengan entitas yang lain. Terdapat 3 macam kardinalitas relasi, yaitu:
a. One to One
Tingkat hubungan satu ke satu ini dinyatakan dengan satu kejadian
pada entitas pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu entitas kedua, demikian pula sebaliknya.
b. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak sama dengan hubungan banyak ke satu. Tergantung dari mana hubungan tersebut dilihat. Satu
kejadian padaentitas pertama mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas kedua hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada
c. Many to Many
Tingkat hubungan ini terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas
mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas pertama maupun sisi entitas
kedua.
5. Perancangan Teknologi18
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Perancangan teknologi teridiri
dari perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software), dan perangkat teknisi (Brainware).
1. Perangkat Keras (Hardware)
Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat output dan simpanan luar.
2. Perangkat Lunak (Software)
Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi-instruksi tersebut
disebut dengan perangkat lunak (software). Instruksi-instruksi perangkat lunak ditulis oleh manusia untuk mengaktifkan fungsi dari perangkat keras
komputer. Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian, yaitu perangkat lunak sistem operasi (operating system), perangkat lunak bahasa (language software), dan perangkat lunak aplikasi (aplication software).
