SIKLUS PENGELUARAN
PROSEDUR PEMBELIAN DAN
PENGELUARAN KAS BAGIAN I
Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:
Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.
Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah.
I. GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PEMBELIAN PENGELUARAN KAS A. Sistem Permprosesan Pembelian
Berbagai proses ini dijelaskan dalam tahap berikut ini :
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktifitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.
2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian, Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.
3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.
4. informasi mengenai penurunan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan catatan kewajiban untuk membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang diisyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dari diskon yang ditawarkan.
6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akan utang usaha serta akun pengendali persediaan.
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang seharusnya didapatkannya atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak pringkat kreditnya.
C. Sistem Manual
D. Pengendalian Siklus Pengeluaran
Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78.
Hal-hal lainnya diringkas dalam tabel
Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran
POIN PENTING PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas Pengendalian Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas
Otorisasi transaksi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran
Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan
Catatan Akuntansi Buku pembantu utang usaha, buku besar,
file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan.
File voucher ulang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
Akses Keamanan fisik aktiva, batasi akses
hanya ke catatan akuntansi di atas. Keamanan yang memadai atas kas. Batasiakses ke berbagai catatan akuntansi di atas.
Verifikasi Independen Bagian utang dagan merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut
1. Otorisasi Transakasi
a. Subsistem pembelian, bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persediaan secara terus-menerus. Ketika tingkat persediaan jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan, bagian pengendalian persediaan secara formal akan mengotorisasi pengisian kembali melalui permintaan pembelian.
b. Subsistem pengeluaran kas. Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Untuk memberikan pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan. Staf administrasi bagian pengeluaran kas seharusnya tidak menulis cek tanpa otorisasi yang jelas. Jurnal pengeluaran kas (daftar cek) yang berisi nomor voucher mengotorisasi tiap cek dan merupakan jejak audit untuk memverikasi setiap cek yang ditulis.
2. Pemisahan Pekerjaan
a. Pemisahan Pengendalian Persediaan dari Gudang. Dalam subsistem pembelian, aktiva fisik utamanya adalah persediaan. Bagian pengendalian persediaan mencatat secara terperinci berbagai aktiva tersebut, sedangkan bagian gudang harus menyimpannya. Kapan saja, auditor dapat merekonsiliasi catatan persediaannya secara fisik.
b. Pemisahan Bagian Buku Besar dan Utang Usaha dengan Pengeluaran Kas. Aktiva yang berpotensi menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengendalikan aktiva ini adalah buku pembantu utang usahadan akun kas di buku besar. Seseorang dengan tanggung jawab gabungan antara menulis cek, mencatat akun kas, dan mencatat utang usaha dapat peluang terjadinya dua jenis eksposur
a. Inspeksi Aktiva. Ketika barang datang dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan harus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari kerusakan, cacat dan sebagainya).
b. Pencurian Aktiva. Bagian penerimaan kadang kacau dan tidak teratur dalam masa-masa sibuk. Di situasi ini, persediaan yang masuk menghadapi potensi pencurian kecuali jika diamankan di gudang. Prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi yang tidak memadai dapat menciptakan situasi yang konduksif untuk terjadinya pencurian persediaan dalam transit.
4. Catatan Akuntansi
5. Pengendalian Akses
a. Akses langsung. Dalam siklus pengeluaran, perusahaan harus mengendalikan akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan.
b. Akses Tidak Langsung. Perusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya.
6. Verifikasi Independen
a. Verifikasi Independen oleh Bagian Utang Usaha. Bagian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan verifikasi yang dilakukan oleh lainnya dalam sistem ini. Tiap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui kewajiban. Kegiatan ini seperti:
1) Permintaan pembelian, yang menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan persediaan tersebut.
2) Pesanan pembelian, yang menunjukan bahwa staf bagian pembelian hanya memesan persediaan yang dibutuhkan dari pemasok yang valid. Dokumen ini harus direkonsiliasikan dengan permintaan pembelian.
3) Laporan penerimaan, yang merupakan bukti dari penerimaan fisik barang tersebut, kondisinya, dan jumlah yang diterima. Rekosiliasi atas dokumen ini dengan dua dokumen sebelumnya menunjukan bahwa perusahaan memiliki kewajiban yang sah.
4) Faktur dari pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk mencatat kewajiban ini sebagai utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha memverifiksi bahwa harga dalam faktur adalah harga wajar jika dibandingkan dengan perkiraan harga di pesanan pembelian.
II. PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER
A. Otomatisasi Prosedur Pembelian Dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch
Banyak dari berbagaai fungsi manual sistem batch dalam gambar 2-12 sama dengan yang berada pada gambar 2-2. Hanya terdapat perbedaan utama pada berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagian akhir ini menjelaskan berbagai urutan peristiwa yang terjadi dalam sisitem ini
III. APLIKASI PENGELUARAN KAS A. Implikasi Pengendalian
Isu pengendalian teknologi (yaitu yang terkait dengan penggunaan file berurutan versus
file akses langsung) umum terjadi. Oleh karnanya, kita mempelajari hanya berbagai isu khusus dalam siklus ini dengan memfokuskan diri pada berbagai perbedaan antara sistem otomatis dengan yang direkayasa ulang
1. Sistem Otomatis
a. Perbaikan Pengendalian Persediaan. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhanpersediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan diproses secara otomatis. Sebagai hasilnya, resiko mengakumulasi kelebihan persediaan atau kelebihan persediaan akan berkurang. Akan tetapi, selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian.
b. Pengelolaan Kas yang Lebih baik. Jenis sistem ini mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis, perususahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemprosesan, dan meningkatkan akurasi.
c. Jeda Waktu. Terdapat jeda waktu antara datangnya barang di bagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan.
d. Kemacetan dalam Pembelian. Dalam sistem batch rekaan ini, bagian pembelian secara langsung akan terlibat dalam semua keputusan pembelian.
e. Dokumen Kertas yang berlebih. Sistem batch dasar dibebani dengan berbagai dokumen kertas. Semua departemen operasional akan membuat dokumen, yang dikirimkan ke bagian pemprosesan data dan bagian pemprosesan data akan mengonversinya ke media magnetis.
Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem
batch biasa. Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah :
Sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggangdalam pencatatan.
Sistem ini meniadakan prosedur manual rutin melalui otomatisasi.
Sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen.dan menyimpan berbagai record dalam media akses langsung.
a. Pemisah Tugas. Sistem ini menghilangkan pemisah mendasar antara pemprosesan otorisasi dengan transakasi. Di sini, berbagai program komputer akan mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok.
