ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Hayati Kurnia1, Intan Nuru Chika2, Riche Karlina3, Syaiful Adli4 , Amelia Andiningtias5
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Andalas, Padang Email : [email protected]
Abstract
Companies must be able to increase the selling value of them, they should be able to use a good information system, in which the information system can support the activities of the company so that it can compete with other companies. One of information systems that can be designed is a financial information system at PT Steady Soul associated with intake and expenditures, the design of the financial system starting from business process diagrams, use case diagrams, activity diagrams, class diagrams, object diagrams, sequence diagrams, entity relationship diagrams and to design the user interface paradigm that uses visual software 5.0. The information system is designed to have a few actors that finance division, marketing division, production division, HRD and director, where the system serves to determine the costs incurred by the company of each actor in need of funds. The design model of the system of salaries and expenses of raw materials, promotional fees and the cost of salaries of employees at PT Steady Life using a predetermined procedure. The main actors in the form of financial division can receive financial information from the production division, HRD and this promotion by logging into the user interface, and forwarded to the director for approval for funding. In addition, other actors such as the production division, HRD and promotions can also send information to the finance divisions to request the funding requirements divisions.
Keyword : diagram, finance, information system
Abstrak
Suatu perusahaan harus dapat meningkatkan nilai jualnya agar dapat bersaing dengan perusahaan lain, perusahaan tersebut harus bisa menggunakan sistem informasi yang baik, dimana sitem informasi tersebut dapat menunjang aktifitas perusahaan sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Salah satu sistem informasi yang dapat dirancang adalah sistem informasi keuangan pada PT Mantap Jiwa yang berkaitan dengan pemasukkan dan pengeluaran keuangan, perancangan
sistem keuangan dimulai dari business process diagram, use case diagram, activity
diagram, class diagram, object diagram, sequence diagram, entity relationship diagram
dan sampai merancang user interface yang menggunakan software visual paradigm
5.0. Sistem informasi yang dirancang mempunyai beberapa aktor yaitu divisi
keuangan, divisi pemasaran, divisi produksi, HRD dan direktur, dimana sistem ini berfungsi untuk mengetahui biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dari masing-masing aktor yang membutuhkan dana. Perancangan model sistem gaji dan biaya pengeluaran bahan baku, biaya promosi dan biaya kebutuhan gaji karyawan pada pada PT Mantap Jiwa menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Aktor utama berupa divisi keuangan dapat menerima informasi keuangan dari divisi produksi, HRD
dan promosi ini dengan login pada user interface, dan diteruskankan kepada direkur
untuk persetujuan dana. Selain itu, aktor lainnya berupa divisi produksi, HRD dan promosi juga dapat mengirimkan informasi kepada divisi keuangan untuk meminta kebutuhan dana divisi.
Kata Kunci : diagram, keuangan, sistem informasi
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan industri yang terus meningkat dari tahun ke tahun, sehingga membuat masing-masing perusahaan harus memilki nilai jual
yang baik sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lain. Dalam hal meningkatkan nilai jual perusahaan harus bisa menggunakan sistem informasi yang baik, dimana sitem informasi tersebut dapat menunjang aktifitas perusahaan.
Salah satu sistem informasi yang yang sangat penting untuk perusahaan itu sendiri. Jika sistem informasi dapat dijalankan dengan baik dan mudah maka akan meningkatkan nilai jual dari perusahaan itu sendiri.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah pada kasus ini yaitu bagaimana merancang sistem aliran informasi pemasukkan dan pengeluaran keuangan pada PT Mantap Jiwa
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari penilitian ini adalah :
1 Merancang sistem informasi
untuk mengontrol aliran
keuangan baik pemasukan dan pengeluaran di PT Mantap Jiwa 2 Merancang model sistem aliran
keuangan berdasarkan elemen-elemen terkait pada PT Mantap berkaitan dengan pemasukkan dan pengeluaran keuangan PT Mantap Jiwa.
2. Perusahaan yang menjadi subjek adalah perusahaan yang baru pada dunia industri.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Sistem Informasi Keuangan
Sistem merupakan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan[4].
Sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.
Sistem informasi keuangan menggunakan format yang sama seperti sistem informa si untuk area – area bisnis yang lain. Sistem informasi keuangan menghasilkan output yaitu mengelola aliran dana yang melalui perusahaan dan pengendalian keuangan perusahaan[4].
2.2 Business process Diagram
Business process merupakan
seluruh kegiatan yang terjadi pada sistem secara keseluruhan dan aliran informasi yang terjadi dalam sistem. Beberapa model perancangan proses bisnis berupa
input, proses, sumber daya, dan output
yang ada dalam system[2].
Business process diagram
memiliki empat elemen utama, yaitu [2] :
1. Flow Object
2. Connectings object
3. Swimlananes
4. Artifacts, merupakan penyedia
informasi tambahan mengenai proses.
2.3 Use case diagram
Use case diagram adalah suatu
model yang sangat fungsional dalam sebuah sistem yang menggunakan actor dan use case. Sedangkan pengertian dari use case sendiri adalah layanan atau
digambarkan interaksi antara aktor pada
use case diagram dengan sistem[2].
2.5 Class diagram
Class diagram dibuat berdasarkan
use case diagram dan activity diagram.
Class diagram dapat mendeskripsikan
kelas-kelas yang digunakan dalam sistem informasi yang akan dibuat[2].
2.6 Sequence diagram
Sequence diagram dibuat
berdasarkan activity diagram dan class
diagram. Sequence diagram
terjadi antar kelas yang dideskripsikan
pada class diagram dengan
menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence
diagram merujuk pada alur sistem
activity diagram yang telah dibuat
sebelumnya [2].
2.7 Entity relationship diagram
Entity relationship diagram (ERD)
merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya dilakukan oleh
system analys dalam tahap analisis
persyaratan proyek pengembangan
system[3].
Jenis-jenis drajat relasi dgai ari
ERD sebagai berikut[3]:
A. One to One (1:1)
Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.
B. One to many (1:M / Many)
Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.
C. Many to Many (M:M)
Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebagai sarana untuk berinteraksi antara pengguna (user) dengan sistem operasi (OS), yang mana pengguna (user) memberikan perintah kepada sistem operasi (OS) untuk kemudian di terima, diproses dan di tampilkan oleh sistem operasi (OS)[3].
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Studi Literatur
Studi literatur berisikan teori yang menunjang proses penelitian, sebagai teori dasar dalam memperoleh penjelasan serta membantu memberikan
penyelesaian terhadap masalah yang ada.
3.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah pada kasus ini yaitu bagaimana merancang sistem informasi aliran keuangan pada PT Mantap Jiwa?
3.3 Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan yaitu berupa data aliran informasi, aliran uang kas yang terdapat pada PT Mantap Jiwa.
3.4 Pengolahan Data
Data yang telah dikumpulkan kemudian dirancang menggunakan
software visual paradigm 8.5.
3.5 Analisis
Analisis berisikan tentang analisis-analisis yang berkaitan dengan modul ini yaitu analisis perancangan sistem informasi, analisis perancangan model sistem, dan analisis kelebihan dan kekurangan sistem informasi yang dirancang.
3.6 Penutup
Penutup berisikan tentang kesimpulan dari penelitian yang dilakukan serta saran untuk perbaikan penelitian lain kedepannya.
Gambar 1. Flowchart
4. PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI
4.1 Perancangan Model Sistem
Berikut ini merupakan
perancangan model sistem informasi aliran keuangan PT Mantap Jiwa :
4.1.1 Business Process Diagram
Diagram proses bisnis bagian keuangan PT Mantap Jiwa dapat dilihat pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Business Process Diagram
Gambar business process lebih jelas dapat dilihat pada LAMPIRAN A.
4.1.2 System Requirement
A. Deskripsi Perusahaan
PT Mantap Jiwa merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perakitan tamiya, dimana part atau komponen-komponen penyusun tamiya tersebut didapatkan dari supplier yang memproduksi komponen tamiya. PT Mantap Jiwa dikepalai oleh seorang
direktur dah beberapa divisi
penyusunnya, salah satunya yaitu divisi
keuangan. Dimana tugas divisi keuangan yaitu mengelola aliran kas perusahaan, baik pemasukan yang didapatkan ataupun pengeluaran yang harus dikeluarkan.
B. System Requirement
print terlebih dahulu dan kemudian diantarkan ke ruangan direktur untuk dipertimbangkan oleh direktur. Itu sangat memakan waktu dan meperlama proses bisnis pada PT Mantap Jiwa. Sehingga dirancang suatu sistem informasi bagian keuangan guna mempermudah aliran informasi keuangan pada PT Mantap Jiwa.
C. Kelebihan Sistem
Dengan merancang suatu sistem informasi aliran keuangan pada PT Mantap Jiwa banyak keuntungan yang didapatkan diantaranya yaitu kemudahan akan informasi yang didapatkan. Para pengguna informasi dapat dengan mudah dan cepat dalam mendapatkan informasi karena aliran informasinya terhubung dengan komputer yang mudah diakses. Selain itu dapat menghemat penggunaan kertas, karena informasi yang diberikan tidak lagi secara manual menggunakan kertas, melainkan menggunakan suatu sistem yang terstruktur dalam suatu program komputer yang mudah diakses.
4.1.3 Use case diagram
Use case diagram dapat dilihat
pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Use case diagram
Gambar use case diagram lebih jelas dapat dilihat pada LAMPIRAN B.
4.1.4 Use Case Description
Berikut merupakan use case
description untuk masing-masing use
case yang digunakan :
A. Merekap Jumlah Karyawan
Use case description untuk
merekap jumlah karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Use case description
Use case description
selengkapnya dapat dilihat pada LAMPIRAN C.
4.1.5 Activity Diagram
Berikut merupakan activity
diagram untuk masing-masing use case
yang digunakan :
A. Merekap Jumlah Karyawan
Activity diagram untuk merekap
jumlah karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Activity Diagram
Activity diagram selengkapnya
dapat dilihat pada LAMPIRAN D.
4.1.6 Sequence Diagram
Berikut merupakan sequence
diagram untuk masing-masing use case
yang digunakan :
A. Merekap Jumlah Karyawan
Sequence diagram untuk
merekap jumlah karyawan dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Gambar 4.5 Sequence Diagram
Sequence diagram selengkapnya
dapat dilihat pada LAMPIRAN E.
4.1.7 Class Diagram
Class diagram sistem informasi
aliran keuangan pada PT Mantap Jiwa dapat dilihat pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Class Diagram
Gambar class diagram lebih jelas dapat dilihat pada LAMPIRAN F.
4.1.8 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram sistem
informasi aliran keuangan pada PT Mantap Jiwa dapat dilihat pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7Entity Relationship Diagram
Gambar entity relationship
diagram lebih jelas dapat dilihat pada
LAMPIRAN G.
4.1.9 User Interface Awal
Berikut merupakan user interface
awal sistem informasi aliran keuangan PT Mantap Jiwa :
Gambar 4.8 User Interface Awal
User interface awal selengkapnya
dapat dilihat pada LAMPIRAN H.
5. ANALISIS
5.1 Perancangan Sistem
Informasi
Sistem informasi yang dirancang yaitu sistem informasi aliran keuangan pada PT Mantap Jiwa. Banyaknya proses penyampaian informasi yang masih dilakukan secara manual menjadi latar belakang perancangan sistem informasi aliran keuangan pada PT Mantap Jiwa ini. Selain itu proses penyampaian informasi
pemborosan pada pemakaian kertas serta memakan waktu yang lama dalam proses bisnisnya.
5.2 Perancangan Model Sistem
Perancangan model sistem informasi aliran keuangan pada PT
Mantap Jiwa yang dirancang
menggambarkan bentuk sistem informasi yang akan digunakan. Perancangan model sistem dilakukan guna membantu proses pembuatan sistem informasi itu sendiri. Perancangan model sistem yang dilakukan antara lain business process
diagram, use case diagram, use case
description, activity diagram, sequence
diagram, class diagram, entity
relationship diagram, dan user interface
diagram.
A. Object Oriented Analysis (OOA)
OOA adalah metode yang
melakukan analisa requirement
(syarat/keperluan) yang harus dipenuhi sebuah sistem) yang dispesifikasikan berdasarkan sudut pandang kelas-kelas dan objek-objek yang ditemui dalam ruang lingkup perusahaan. OOA terdiri atas business process diagram, use case
diagram, dan use case description.
Diagram tersebut dirancang guna menentukan semua kelas dan hubungan serta tingkah laku yang berkaitan dengan objek secara relevan dengan masalah yang akan dipecahkan.
B. Object Oriented Design (OOD)
OOD adalah metode untuk mentransformasi model analisis yang dibuat dengan menggunakan OOA ke dalam suatu model desain yang berfungsi sebagai cetak biru bangunan perangkat lunak. OOD terdiri atas activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan
entity relationship diagram. Diagram
tersebut dirancang guna
meimplementasikan kelas dan interface yang dihasilkan oleh model. Pada OOD terdapat penjelasan secara rinci tentang bagaimana sistem akan dibangun.
5.3 Kelebihan dan Kekurangan
Sistem Informasi
Kelebihan dari sistem informasi aliran keuangan yang dirancang yaitu kemudahan dalam penggunaan informasi. Informasi yang dibutuhkan oleh aktor-aktor tertentu didapatkan dengan mudah dan cepat, sehingga tidak memakan
waktu yang lama dalam proses bisnisnya. Selain itu pemakaian kertas dapat diminimalisir karena informasi yang dibutuhkan sudah terkomputerisasi dengan baik.
Kelemahan dari sistem informasi yang dirancang yaitu belum menyediakan sistem informasi yang terlalu detail. Sistem aliran informasi yang dibuat belum menggambarkan aliran keuangan secara keseluruhan, seperti aliran kebutuhan biaya maintanance mesin, pajak dan sewa gedung yang harus berfungsi untuk mengetahui biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dari masing-masing aktor yang membutuhkan dana. menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Aktor utama berupa divisi keuangan dapat menerima informasi keuangan dari divisi produksi, HRD dan dapat mengirimkan informasi kepada divisi keuangan untuk terdapat pada PT Mantap Jiwa. 2. Perusahaan yang menjadi subjek
penelitian ini adalah perusahaan
yang baru, sebaiknya perusahaan yang telah ada sebelumnya sehingga dapat membandingkan antara sistem lama dan sistem baru pada perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] contohlengkap.com. 2016.
Pengertian Use case diagram.
Diakses tanggal 12 April 2017 pada http://www.contohlengkap.com/2016/ 03/pengertian-dan-contoh-use-l,l,lkuuihuhiioyg ’’]
[2] Jogianto, 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek
Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI.
[3] Leman, 1998. Metodologi
Pengembangan Sistem Informasi.
Jakarta : PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia.
[4] Setyamurti, Nanik. 2016. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Keuangan. Diakses tanggal 12 April
2017 pada
http://download.portalgaruda.org/arti cle.php?
