BAB II
LANDASAN TOERI
2.1 Analisis Perancanan Sistem Informasi
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam begian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Menurut Osborne (2000, 5) pengertian analisis adalah:
Analysis is the study of a problem prior to taking action. Analysts assume that the study will be honest, and that the purpose is not just to describe or to meet an externally imposed requirement but to precede and guide useful action. Analysis is not a process that affects only one person.
Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi kebanyakan orang. Sering kali sistem mengacu pada komputer seperti IBM PC atau Macintosh, tetapi juga bisa kearah yang lebih luas seperti sistem tatasurya atau bahkan ke hal-hal yang lebih spesifik seperti sistem respirasi mamalia. Menurut Kadir (2003, 54), sistem merupakan sekumpulan elemen yang mana saling berkaitan atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.
Selanjutnya Osborne (2000, 2 ) menyebutkan analisis sistem adalah:
System analysis is a process that can be used effectively in an infinite number of environments, including the business world, the area of information studies, and the library world. The same basic elements of systems analysis apply to the different setting, and people in different environments many share the same misunderstandings of the meaning and purpose of systems analysis.
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas bahwa definisi analisis sistem adalah sebuah proses yang dapat digunakan secara efektif dalam ruang lingkup yang tidak terbatas, termasuk dunia usaha, bidang studi informasi, dan dunia perpustakaan serta mampu mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan dan mampu memberikan perbaikan.
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.
Menurut Imran (2012) bahwa sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Dalam hal ini Mahardiko (2012) menyebutkan bahwa sistem informasi sebagai berikut:
1. Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
2. Suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam suatu perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi.
database, perangkat telekomunikasi, dan jaringan yang saling ketergantungan dan saling menentukan dalam menyediakan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
4. Suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses, dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.
Menurut Muhyuzir (2001, 8) bahwa sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.
Arbie (2000, 35) menyatakan bahwa sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan bagi organisasi tersebut.
2.1.1 Manfaat Sistem Informasi
Erfani, Yoan (2013) menyebutkan bahwa sistem informasi dibuat dan dibangun dengan baik agar meningkatkan produktivitas, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat, meningkatkan layanan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan dalam manajemen.
Sedangkan secara umum manfaat sistem informasi dapat dikategorikan dengan:
1. Manfaat berwujud (tangible benefit)
Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara fakta dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun organisasi bisnis. Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan dengan meningkatnya penjualan dalam pasar, serta mengalami perluasan pasar.
manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.
2. Manfaat tak berwujud (intangible benefit)
Manfaat tak berwujud ini sering menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan, contohnya:
a. Peningkatan kepuasan konsumen b. Peningkatan kepuasan karyawan
c. Peningkatan mutu dan jumlah informasi
d. Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen
Menurut Febriatna (2011) menyebutkan bahwa manfaat sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Memberikan informasi yang sudah terjamin kebenarannya 2. Lebih efisien
3. Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan 4. Meningkatkan kualitas informasi
5. Lebih terjamin keamanannya
2.1.2 Komponen Sistem Informasi
Menurut Yoan Erfani (2011) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input
disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
8. Komponen control
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat di atasi.
Gambar : 1.1 Hubungan komponen sitem informasi Sumber:(Yoan Erfani, 2013)
2.1.3 Elemen Sistem Informasi
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.
2 Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara
spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi Sumber:(Yoan Erfani, 2013)
2.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Kendall (2003)
Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem: 1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan
Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi di dalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain, penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota organisasi lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
sampel dan memeriksa data mentah, wawancara dan mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping. 3. Menganalisis kebutuhan sistem
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
1.Air terjun (Waterfall)
Melaksanakan pekerjaan sesuai urutan siklus, dimana setiap tahapan harus diselesaikan sepenuhnya, kemudian diteruskan ketahapan berikutnya, sebelum suatu tahapan diselesaikan secara keseluruhan maka kegiatan belum dapat berpindah ketahapan berikutnya.
Sumber : (Andri Wijaya,2012) 2.Pengulangan beraturan (spiral)
Menekan adanya analisa resiko jika analisa resiko menunjukan ada ketidak pastian terhadap kebutuhan, maka pengembangan sistem dapat dihentikan.
Model ini dibagi menjadi 6 kegiatan yaitu :
a) Komunikasi pelanggan, komunikasi antara pengembang dengan pelanggan untuk menentukan kebutuhan kerja.
b) Perencanaan, mendefenisikan sumber daya, batas waktu dan hubungan informasi proyek.
c) Analisa resiko, untuk menentukan resiko teknis dan manajemen. d) Rekayasa, membangun satu atau lebih aplikasi yang dapat mewakili. e) Kontruksi dan peluncuran, untuk mengkontruksi, menguji, menginstal
f) Evaluasi pelanggan, untuk memperoleh umpan balik pelanggan berdasarkan pada penilaian terhadap hasil rekayasa.
Model spiral
Sumber : (Andri Wijaya,2012) 3.Pengulangan tidak beraturan (Iterasi)
Setiap tahap pekerjaan dapat dikerjakan secara berulang-ulang . Jika ditemukan kesalahan pada tahap sebelumnya, maka pengerjaan dapat kembali lagi langsung pada tahap yang terdapat kesalahan tersebut.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Kearsipan
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak computer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat dan perangkat lunak tersebut (Kristanto 2003, 11). Informasi merupakan alat penunjang untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan, maka untuk mempersiapkan dan mengolah sebuah sistem informasi ( Sedarmayanti 2003,16).
Sistem informasi yang menggunakan komputerisasi pada khususnya dapat melakukan integrasi atau memilih elemen informasi sesuai keinginan, melakukan up-date, atau melakukan perubahan terhadap arsip(hal ini telah dapat dilakukan dalam Sistem Pengelolaan Arsip Bersis Ternologi yang diperkenalkan oleh ANRI sejak tahun 2004) (Naina, 90).
Kristanto (2003,12) menyebutkan bahwa yang termasuk kedalam kelompok komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input
disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen control
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat di atasi.
Seiring dengan membengkaknya jumlah arsip yang harus dikelola dan perkembanan teknologi informasi yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem informasi kearsipan. Sistem informasi kearsipan adala suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan, dan pencarian kembali arsip yang berbasis computer sehingga maupun mengelola arsip dengan lebih efektif dan efisien( Sitorus 2012).
organisasi pencipta, (2) Alat yang dapat menyajikan informasi tersebut dan (3) Standard dan peraturan yang digunakan dalam menciptakan alatnya.
Dalam melakukan sebuah perancangan maupun pengembangan sistem, masih ada satu hal yang perlu dilakukan yaitu evaluasi terhadap sistem yang baru. Evaluasi sistem secara umum bertujuan untuk melakukan pengukuran dalam mengevaluasi keadalan sebuah sistem yang digunakan. Ada beberapa Kriteria evaluasi yang di tetapkan (Kristanto 2003, 44)
1. Pencapaian tujuan
Sudahkah sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan lainya.
2. Sudah tepat pada waktunya
Tepat pada waktunya bisa dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengolahan secara keseluruhan, waktu jawaban atau operasional lainnya. 3. Biaya yang diperlukan
Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya pemeliharaan, atau baiaya lainnya.
4. Kualitas yang diperoleh
Criteria dalam hal kualitas adalah dapat dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahnya informasi diperbaiki. 5. Kapasitas produk
Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa decade mendatang.
6. Efesiensi dan produktivitas
Kreteriannya adalah apakah sistem lebih efesien dari sebelumnya 7. Kriteria/validitas
Yang termasuk dalam criteria ketelitian adalah sudahkah kesalahan-kesalahan yang sebelumnya terjadi dapat diatasi atau ditangani atau berkurang volumenya
8. Keandalan/reabilitas
Apakah sistem yang baru dipakai lebih sedikit terdapat kemacetan dibandingkan dengan sistem sebelumnya.
baik ketika telah siap untuk digunakan. Kemudian juga perlu dilakukannya evaluasi terhadap sistem yang baru agar fungsionalitas dari sebuah sistem yang baru dapat maksimal dan juga mendukung dalam hal pengembangan sistem kedepannya.
2.2.1 Pengertian Arsip
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Pasal 1, “ arsip
adalah rekamana kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komonikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Mashum (2012) menyatakan bahwa arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan.
Menurut Aulia (2012) menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.
Barthos (2007, 1) menyatakan bahwa arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
Berdasarkan beberapa definisi mengenai arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu bukti otentik dari hasil kegiatan-kegitan yang dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini berkaitan dengan fungsi arsip di masa yang akan datang sebagai bukti maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
2.2.1.1 Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal yang mana arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual.
Wursanto (1991, 28) menyebutkan fungsinya dan kegunaannya arsip/dokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
sudah mulai menurun.
c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.2.1.2 Alur Hidup Arsip
Kegiatan yang terjadi di lingkungan kerja organisasi pemerintah maupun swasta di memorikan kedalam sebuah dokumen atau arsip. Arsip yang dijadikan sebagai memori atau bukti kegiatan akan mengalami sebuah siklus kehidupan mulai darp penciptaannya sampai pemusnahannya. Arsip sebagai bukti dari kegiatan yang dilakukan setiap organisasi, seiring dengan perjalanan waktu tentu jumlah arsinya semakin meningkat. Sehingga arsip-arsip tersebut perlu di tindak lanjuti agar arsip tersebut dapat berfungsi secara efektif dan efesien ketika jumlahnya semakin meningkat.
Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip Sumber: (Mirmani 2011) 2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan
Penyelenggaraan kearsipan di Indonesia secara umum didasarkan pada Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Undang-undang Kearsipan ini ternyata lebih banyak ditujukan untuk mengatur arsip-arsip pemerintah, dengan kata lain tidak menjangkau ke sektor swasta maupun perorangan dan lebih tepat hanya sebatas himbauan.
Perusahaan yang lebih banyak dilaksanakan oleh sektor swasta sebagai suatu bidang usaha yang “Provit Oriented” sedikit banyak memiliki perbedaan
dengan kegiatan pemerintah. Hal ini tentu akan tampak pula perbedaannya Penciptaan
Surat menyurat, formulir, laporan,duplikat, pengolahan dari computer.
Penyusutan
Penyimpanan arsip inaktif, Archieves.
Pemeliharaan
Pemberkasan , pencarian, pemindahan
Penggunaan
Pengambilan keputusan, Dokementasi, Referensi, persyaratan hukum
Distribusi
pada arsip yang tercipta baik tipe maupun informasinya. Disisi lain pada kenyataannya bahwa disamping konstribusinya bagi pembangunan bangsa sesuai dengan bidangnya, perusahaan telah banyak pula memanfaatkan potensi bangsa baik sumber daya alam, smber daya manusia maupun sumber daya financial. Untuk itu wajar apabila aktivitas badan-badan usaha swastapun harus mempertanggungjawabkan kegiatannya melalui arsip-arsip yang tercipta di perusahaan dengan diaturnya arsip-arsip perusahaan dalam peraturan perundang-undangan. Peraturan Perundangan Kearsipan di Lingkungan Perusahaan sejak tanggal 24 Maret 1997 pengaturan terhadap arsip perusahaan berpedoman kepada Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dengan peraturan pelaksanaannya yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah Nomor 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. Dengan demikian masalah penyusutan dokumen atau arsip perusahaan pun tidak lagi berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.
Dari peraturan perundangan tersebut hal-hal yang perlu mendapat perhatian adalah:
1. Subyek hukum adalah perusahaan yang didirikan dan berkedukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia maupun perusahaan Indonesia yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia.
3. Perusahaan wajib membuat catatan sesuai ketentuan yang berlaku. 4. Jangka waktu simpan untuk dokumen tertentu adalah seputuh tahun.
5. Dokumen perusahaan dapat dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya dan wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan.
6. Dokumen perusahaan yang memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan kepada ANRI berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan. 7. Pimpinan perusahaan bertanggungjawab terhadap pemusnahan dokumen
perusahaan aau pejabat lain yang ditunjuk dengan segala konsekuensinya. 8. Ketentuan peralihan menganulir ketentuan pasal 6 KUHD yakni wajib
menyimpan arsip tertentu selama 30 tahun menjadi wajib simpan 10 tahun. Hal yang menarik dan perlu mendapat perhatian dalam Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 ini terutama mengenai:
a. Alih Media
Satu hal yang baru dalam peraturan dokumen/arsip adalah ketentuan alih dokumen perusahaan dari kertas ke media lain seperti: mikrofilm, CD-ROM, WORM. Terdapat tiga hal penting yang harus dicermati berkaitan dengan ketentuan alih media ini:
2. Proses alih media, terkait dengan siapa yang boleh mengalihmediakan, kapan alih media dilaksanakan (retensi) bagaimana teknis alih media.
3. Legalisasi, menyangkut permasalahan siapa yang berwenang melegalisir, bagaimana cara dan bentuk legalisasi, bagaimana keabsahan hasil alih media. Legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalamnya sesuai dengan naskah aslinya.
Meskipun dalam Undang-undang ini dinyatakan bahwa dokumen perusahaan yang telah dialihmediakan merupakan alat bukti yang sah, bagi dunia peradilan masih belum banyak diterapkan. Pada umumnya peradilan masih mengakui arsip dalam bentuk tulisan/kertas sebagai alat bukti yang sah.
b. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
Pemusnahan arsip memiliki dampak hukum yang luas, karena merupakan penghilangan arsip (fisik dan informasi) sebagai bukti suatu kegiatan yang dilakukan dengan kesengajaan.Namun apabila pemusnahan arsip dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku tidak akan membawa konsekuensi negatif kecuali di luar perkiraan manusia.
ketentan pemusnahan dokumen perusahaan yang dinilai oleh pemerintah memiliki kepentingan nasional. Perlu dikemukakan masalah ini karena setiap pemusnahan dokumen perusahaan tidak ada kontrol dari pemerintah melalui persetujuan jadwal retensi perusahaan maupun persetujuan pemusnahan dokumen perusahaan sebagaimana yang berlaku bagi arsip pemerintah tetapi semata-mata dilimpahkan pada kewenangan pimpinan perusahaan.
2.2.1.4 Arsip Perusahaan
Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 5 ayat 6 disebutkan bahwa “yang dimaksud dengan “perusahaan” adalah termasuk BUMN dan BUMD serta perusahaan swasta yang memiliki arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional”. Arsip yang di hasilkan perusahaan atau
dokumentasi perusahaan adalah data, catatan, dan keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dilihat, dibaca, atau didengar.
pengelola arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan dalam Mengelola Dokumen/Arsip Menurut Kurniasih (2007) kriteria aplikasi yang dibutuhkan adalah:
a. Platform
Untuk meningkatkan kinerja perusahaan yang efektif dan efisien maka diperlukan dukungan dari sistem aplikasi yang sanggup menstruktur data dan mengelola dokumen secara elektronik. Perencanaan strategi harus dilakukan sehingga sistem yang dipilih mampu mengintegrasikannya dalam satu platform yang dapat mempermudah kegiatan dan interaksi antara lembaga dengan klien, partner dan relasi kerja lainnya. Platform
aplikasi/software yang dipilih harus memperhatikan scalability, business continuity, security, dan globalization,capabilities.
b. Scalability
Aplikasi dokumen dibuat dengan ukuran yang dapat disesuaikan dengan kemampuan penyimpanan dan pelayanan yang diberikan. Klien dapat meningkatkan kapasitas skalabilitas, keseimbangan load, pengklausteran, dan kapabilitas lain sesuai dengan aplikasi infrastruktur dari server yang digunakan.
c. Business Continuity
Kapasitas penyimpanan (repository) aplikasi memungkinkan klien untuk mengkonsolidasi seluruh aplikasi dokumen yang umumnya dihasilkan oleh infrastruktur lembaga yang bersangkutan sehingga menjamin kontinuitas dan keberlangsungan aktivitas lembaga mereka.
d. Security
e. Globalization
Dokumen perusahaan yang telah terintegrasi dalam aplikasi menggunakan
platform yang dipilih merupakan data yang dapat disebarluaskan secara global. Sehingga akan menguntungkan pertumbuhan perusahaan untuk memperoleh penghargaan internasional. Seperti publikasi yang dapat dilakukan dalam multi bahasa.
f. Ease of Use
Mudah dalam penggunaan aplikasi, sehingga dapat diterapkan dengan cepat oleh berbagai tingkatan perkembangan lembaga sejenis.
g. Standards
Menggunakan berbagai alat teknologi informasi yang banyak digunakan oleh lembaga sejenis, sehingga menjamin keseragaman pengelolaan data lembaga.
Hal ini tentu tidak dapat dilakukan oleh aplikasi-aplikasi yang sederhana atau aplikasi yang terpisah-pisah antara suatu kebutuhan departemen dengan departemen yang lainnya. Aplikasi yang baik setidaknya memiliki fitur yang dapat memberikan solusi bagi peningkatan kinerja lembaga dengan meningkatkan dan memelihara nilai dari sumber informasi suatu organisasi, sehingga mengoptimalkan dan memperlancar fungsi lainnya.
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan
Kurniasih (2007) menyebutkaan bahwa fitur-fitur dalam platform yang dipilih harus dapat mendukung Sistem Informasi Kearsipan secara utuh, antara lain:
a. Document Capture
EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi dokumen tercetak ke dalam dokumen image.
b. Document Management
c. Document Storage
Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media storage: on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokumen storage, mendukung lokasi dokumen
storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali dari sistem pemakai.
d. Document Access
Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.
e. Document Retrieval
Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti anotasi, penggandaan dan pencetakan.
f. Document Exchange
Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan perusahaan.
g. Document Output
Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen
Kurniasih (2007) menyebutkan bahwa aplikasi yang diperlukan dalam mengelola dokumen elektronik dapat dikelompokan ke dalam lima kategori, yaitu:
a. Creation and Revision Control
direktori backup di definisikan, tidak ada kontrol yang bekerja. Pemakai dapat dengan mudah mengedit dokumen yang salah, menghapus dokumen secara sembarang, menciptakan versi baru dari dokumen yang telah ada, menduplikat pekejaan yang sedang berjalan dan mengakses dokumen dengan mudah. Kehilangan kontrol menjadi tantangan serius bagi produktivitas organisasi, keamanan dan kompetitif lembaga. Dengan kontrol pada penciptaan, revisi dan disposisi dokumen, aplikasi dokumen manajemen terhindar dari kesalahan bersama yang berhubungan dengan filing yang salah, duplikasi pekerjaan dan pelanggaran keamanan yang menjadikan perusahaan terhindar dari kehilangan produktivitasnya.
b. Foldering
Pengelolaan dokumen yang dinamis diperlukan dalam aktivitas yang lebih spesifik, seperti untuk customer service, contract management atau dukungan legal. Fitur folder memungkinkan dokumen dikelompokkan ke dalam sebuah folder. Aplikasi manajemen dokumen mengontrol distribusi dan accessibility pada folder.
c. Transaction Processing
Dokumen yang berfokus pada transaksi biasanya memiliki masa hidup dokumen yang pendek dan intensif. Dokumen disimpan, diproses dan dibuang, diarsipkan atau diteruskan ke departemen lainnya. Biasanya volume dokumen tinggi dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan kecepatan transaksi. Dalam hal ini, fungsi utama dari aplikasi manajemen dokumen adalah optimalisasi kecepatan dan efisiensi.
d. Dokumen Enabling
Ketika aplikasi manajemen dokumen berfokus pada kontrol dokumen vital, kemudahan akses pada dokumen yang berhubungan ditingkatkan. Skenario document-anabling, menampilkan aplikasi proses data dengan
e. Storage and Retrieval
Banyak dokumen diciptakan atau diterima perlu untuk disimpan. Aplikasi manajemen dokumen mencakup kemampuan untuk menyimpan dokumen. Manajemen repository dokumen, indeks database dan kewenangan akses individu pengguna ditampilkan dalam platfom manajemen dokumen.
2.3Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu harus ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (2014) dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu:
1. Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, keteranan , nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikai akses, klasifikasi keamanaan, kategori arsip, media arsip, bahasa dan tulisan, fungsi, nma berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas.
2. Elemen data yang bersifat untuk opsional untuk kebutuhan aplikasi yang digunakan meliputi nama aplikasi, retensi aktif, dan retensi inaktif.
3. Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi, tingkat urgensi, penerima/pengirim, jabatan unit pengolahan, dan nama pimpinan unit pengolaha.
5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan pencipta, riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat (sumber wewenang), stuktur internal, konteks umum, kode unik pencipta, kategori keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi penerbit daftar nama pencipta arsip, peraturan atau konvensi, status, tingkatkerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan tulisan, sumber, penjelasan mengenai pemeliharaan.
6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi funsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi.
7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan kode unik lembaga kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resmimya, alamat, nomor telpon, faks, email, petugas yang dapat dihubungin, informasi mengenai khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area public.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh The International Council on Archieves (ICA), meliputi :
1. ISAD (G) (General International Standart Archieval Description), Second Edition, 19999.
2. ISAAR (CPF) (International Standart Archival Authority Record For Corporate Bodies, Person, and Families), Second Edision,2003
3. ISDF (International Standart for Describing Fungnctions), First Edision, 2007
4. ISDIAH (International Standart for Describing Institutions with Archival Holdings), First Edition, 2008.
Informasi Kearsipan Nasional juga disebutkan bahwa dengan adanya standar elemen data arsip ini diharapkan:
1. Terjaminya pendeskripsian arsip yang konsisten, sesuai dan jelas. 2. Memudahkan temu balik dan pertukaran informasi tentang arsip. 3. Memungkin penggunaan data bersama.
4. Memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem informasi yang terpadu.
2.4 Pengertian Visual Basic
Visual basic merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual yang
memiliki bahasa pemrogaman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.
Basis bahasa pemrogaman yang digunakan dalam visual basic adalah bahasa
BASIC (Beginnersall- purpose Symbolic Instruction Code) yang merupakan salah
satu bahasa pemrogaman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari (Tim
Madcoms, 2008).
Visual Basic diciptakan pada tahun 1991 oleh Microsoft untuk menggantikan bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code).Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh computer untuk melakukan tugas tertentu (Arief Ramadhan, 2004).
Walaupun begitu, paran BASIC lebih dari sekedar itu saja. Banyak para programmer andal saat ini memulai karirnya dengan mempelajari BASIC.
Microsoft Visual Besic adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk pengembangan dengan memanfaatkan keistimewaan konsep-konsep antar muka grafis dalam Microsoft Windows, sehingga dalam Microsft Visual Besic terdapat banyak istilah dan konsep untuk menyebut sesuatu yang membentuk sebuah aplikasi, misalkan Object, Property dan Event (Suryana, 2009).
Adapun beberapa fitur yang terdapat di Microsoft Visual Basic yang baru, di antaranya adalah:
1. Edit and Continue
Fitur ini sebelumnya terdapat di dalam Visual Basic, akan tetapi dihapus di dalam Visual Basic .NET. Dengan keberadaan fitur ini, para programmer dapat memodifikasi kode pada saat program dieksekusi dan melanjutkan proses eksekusi dengan kode yang telah dimodifikasi tersebut.
2. Evaluasi ekspresi pada saat waktu desain
3. Munculnya Pseudo-Namespace "My", yang menyediakan:
a. Akses yang mudah terhadap beberapa area tertentu dari dalam .NET Framework yang tanpanya membutuhkan kode yang sangat signifikan.
b. Kelas-kelas yang dibuat secara dinamis (khususnya My.Forms). 4. Peningkatan yang dilakukan terhadap konverter kode sumber dari Visual
5. Penggunaan kata kunci (keyword) Using, yang menyederhanakan penggunaan objek-objek yang membutuhkan pola Dispose untuk membebaskan sumber daya yang sudah tidak terpakai.
6. Just My Code, yang menyembunyikan kode reusable yang ditulis oleh alat bantu Integrated Development Environment (IDE) Visual Studio .NET.
