ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP DI PT. QTON INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC
Skripsi
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Serjana Sosial (S.Sos)
Dalam bidang studi Perpustakaan dan Informasi
OLEH: SITI KHODIJAH
130723025
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
ABSTRAK
Siti khodijah.2015. Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT.Qton Indonesia dengan menggunakan Visual Basic.
Penelitian ini dilakukan di Kantor PT. Qton Indonesia di bagian Legal Konotariatan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi arsip pertanahan yang berjalan di PT. Qton Indonesia didevisi legal kenotariatan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar bisa lebih baik dalam pengembangan sistem informasi arsip.
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan metode purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melaui observasi pada unit kerja kearsipan dan melakukan wawancara secara mendalam terhadap karyawan kearsipan. Analisis data dilakukan dengan mengelompokkan data hasil wawancara dan observasi berdasarkan pengujian asumsi masalah yang ada dan pola jawaban dari wawancara.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa mekanisme proses penyelenggaraan sistem informasi kearsipan belum sepenuhnya berjalan dengan baik disebabkan oleh beberapa hal. Beberapa hal tersebut disebabkan karena penggunaan sistem informasi arsip masih manual, dengan hanya mengentri data ke Microsoft Excel. Dalam penggunaan sistem manual yang ada terdapat kendala dan keluhan sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan secara efisien. Mengingat jumlah volume arsip yang tergolong banyak dan permintaan yang cukup tinggi, sebaiknya manajemen arsip didukung oleh sistem berbasis komputer.
Penelitian ini mengidentifikasi berbagai hambatan dalam pengelolaan arsip secara manual dan memberikan masukan untuk perbaikan sistem informasi arsip. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai sistem informasi arsip dan mengkaji kemungkinan penyelesaian dengan dukungan teknologi informasi. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, serta memiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang
telahmemberikan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi yang berjudul “Analisis Perancangan Sistem Informasi Arsip di PT. Qton
Indonesia dengan menggunakan Visual Basic”. Skripsi ini diselesaikan sebagai
salah satu persyaratan untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos.) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada
Ibunda Sulastri dan Ayahanda Barito beserta abang dan kakak tercinta yang selalu
memberikan dukungan baik dari segi apapun serta do’a yang selalu menyertai
hingga terselesaikannya skripsi ini.
Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih
kepada pihak yang telah membantu keberhasilan penyusunan skripsi ini baik
secara langsung maupun tidak langsung. Penulis mengucapkan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
USU.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. Selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya.
3. Ibu Himma Dewiyana, S.T., M.Hum. Selaku Pembimbing I, dimana beliau
telah banyak memberikan bimbingan. Rasa penghormatan dan terima
kasih yang sangat luar biasa atas waktu, dukungan, petunjuk dan
nasehatnya kepada penulis.
4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. Selaku Pembimbing II, dimana
beliau juga telah banyak memberikan bimbingan, petunjuk serta nasehat
kepada penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Ishak ,S.S., M.Hum, Selaku Dosen Penguji I yang telah
memberikan pernyataan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi
6. Ibu Laila Hadri Nasution. S.Sos. M.P , Selaku Dosen Penguji II yang telah
memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi
ini agar lebih baik
7. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan
dan Informasi yang telah mendidik penulis selama ini.
8. Semua teman-teman angkatan 2013 di Departemen Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Universitas Sumater Utara yang telah memberikan dukungan
dan masukan kepada penulis seperti kak Miranda, kak Ice, Ayu Febriana
dan sabahat saya Mastiana Nur Mega dan seseorang yang hangat sepecial
yang telah banyak mendukung Amir Mahmud Hasibuan.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih banyak terdapat
kesalahan dan kekurangan dalam penulisan. Untuk itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan
penulisan ini. Penulis juga berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pihak yang membutuhkannya, terima kasih.
Medan, Agustus 2015 Penulis
DAFTAR ISI
1.5Ruang Lingkup Penelitian ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Analisis Perancangan Sistem Informasi ... 5
2.1.1 Manfaat Sistem Informasi ... 8
2.1.2 Komponen Sistem Informasi ... 10
2.1.3 Elemen Sistem Informasi ... 12
2.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 15
2.2 Pengertian Sistem Kearsipan ... 21
2.2.1 Pengertian Arsip ... 24
2.2.1.1 Fungsi Arsip ... 25
2.2.1.2 Alur Hidup Arsip ... 26
2.2.1.3 Hukum Kearsipan Perusahaan ... 27
2.2.1.4 Arsip Perusahaan ... 31
2.2.2 Kriteria Aplikasi yang Dibutuhkan Dalam Mengelola Dokumen/Arsip ... 32
2.2.3 Fitur dalam Sistem Informasi Kearsipan ... 33
2.2.4 Aplikasi Pengelolaan Dokumen ... 34
2.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI ... 36
2.4 Pengertian Visual Basic ... 38
BAB III METODE PENELITIAN ... 41
3.1 Metode Penelitian ... 41
3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ... 41
3.5.4 Keabsahan Data ... 45
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 46
4.1 Karakteristik Informal ... 46
4.2 Mengidentifikasi Masalah ... 47
4.2.1 Kategori ... 47
4.2.1.1 Sistem Informasi Kearsipan ... 47
4.3 Rangkuman Hasil Wawancara ... 58
4.4 Analisis Kebutuhan Sistem dan Rekomendasi Sistem yang Terautomasi ... 61
4.4.1 Kebutuhan Sistem ... 61
4.4.2 Rekomendasi Sistem Baru ... 62
4.5 Perancangan Sistem ... 63
4.5.1 Diagram Konteks ... 63
4.5.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 64
4.5.3 ERD ( Entity Relationship Diagram) ... 66
4.5.4 Skema Diagram ... 67
4.6 Rancangan Desain Antar Muka ( Interface ) ... 68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 73
5.1 Kesimpulan ... 73
5.2 Saran ... 73
DAFTAR PUSTAKA ... 74
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Hubungan komponen sistem informasi ... 12
Gambar 1.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi ... 15
Gambar 1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 16
Gambar 1.4 Siklus Hidup Arsip ... 27
Gambar 4.1 Rangkuman Hasil Wawancara ... 59
Gambar 4.2 Alur Kerja Arsip ... 60
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Arsip Tanah ... 63
Gambar 4.4 DFD Level 0 ... 64
Gambar 4.5 Diagram Level 1 ... ……65
Gambar 4.6 ERD ... ……66
Gambar 4.7 Skema Diagram Pertanahan ... ……67
Gambar 4.8 Desain Menu Utama ... ……68
Gambar 4.9 Desain Menu Admin ... ……69
Gambar 4.10 Desain From Laporan Tanah ... ……70
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I Pedoman Wawancara ... 76
